В скорошна статия в MIT Sloan се твърди, че „Днес работниците в сферата на знанието обикновено прекарват повече от 85% от времето си в срещи. Над две трети от отдалечените екипи изпитват повишена умора от инструментите за дигитална комуникация. Мнозина споделят, че непрекъснатите срещи отнемат от времето за концентрация и продуктивност, което ги кара да работят по-дълго.
Нека си признаем: не всички обичат срещите. Въпреки това, те спомагат за сътрудничеството, креативността и доверието между корпоративните екипи.
Като ръководител на екип, вие сте отговорен за организирането на интересни и продуктивни срещи, които позволяват на членовете на екипа ви да общуват и да си сътрудничат.
В тази публикация в блога ще ви дадем няколко идеи за екипни срещи, които работят. Но първо, защо изобщо са ви необходими екипни срещи?
Значението на ангажиращите екипни срещи
За да може един екип да работи заедно, членовете му трябва да обменят информация по ясен, контекстуален и изчерпателен начин. Нека вземем за пример една маркетингова кампания.
- Бизнес екипът трябва да комуникира своята стратегия
- Маркетинг екипът трябва да планира кампанията
- Дизайнерският екип трябва да създаде визуални елементи в съответствие със стратегията/плана
- Копирайтърите трябва да напишат историите за кампанията
- Екипът по дистрибуция трябва да закупи рекламно пространство в различни канали
- Цифровият екип трябва да интегрира кампанията в онлайн ресурсите, като уебсайтове, приложения и др.
- Финансовият екип трябва да преразгледа и актуализира бюджетите
Въпреки че всеки може да документира идеите си в Google Doc или да си разменя имейли, истинската стойност идва от междуфункционалното сътрудничество. Това е основната причина, поради която срещите са от съществено значение. Но има и още.
Яснота на мисията: Срещите позволяват на екипите да изяснят разбирането си за получената информация. Това помага на всички да са на една и съща страница и да вървят в една и съща посока.
Вземане на решения: Срещите помагат на всички членове на екипа да разберат контекста. По този начин те могат да вземат решения, които служат на по-голямата цел на проекта.
Непрекъснато усъвършенстване: Когато екипите обсъждат напредъка на проекта си, те могат да споделят идеи, които подобряват общите резултати.
Междуличностни отношения: Трудно е да се изграждат отношения чрез имейли. Срещите помагат на хората да се разберат и да се сближат като личности.
Усетете принадлежност: Екипните срещи помагат на членовете да се почувстват част от нещо по-голямо от задачите, които изпълняват ежедневно.
Въпреки многото си предимства, повечето срещи днес карат членовете на екипа да възкликват: „О, не, не още една!“ Ето десет идеи за виртуални екипни срещи, с които да избегнете това и да направите срещите си продуктивни и ангажиращи.
10 идеи за сътрудничество и забавни екипни срещи
1. Напишете забавна програма за срещата
За да бъде една среща ефективна, тя се нуждае от дневен ред. Затова повечето ръководители на екипи изписват точките, които искат да обсъдят.
За да направите срещите си по-съвместни и забавни, трябва да се постараете повече. Ето някои идеи за екипни срещи, които можете да опитате на следващата си среща.
Разкажете история с вашата програма за срещата. Отнасяйте се с колегите си като с герои в тази история. Ако някой е свършил чудесна работа, напишете за това, като за развитието на героя.
Включете загадки: Поставете важната информация под формата на загадка, за да предизвикате любопитството на екипа да се включи в срещата.
Направете го визуално: Добавете графики, рисунки или диаграми, за да направите дневния ред бърз и лесен за разбиране.
Направете една-две шеги: Не правете програмата на екипната среща скучна. Добавете й малко личност. Направете (лоша/бащинска) шега, за да разсмеете екипа си.
2. Разчупете леда
Първите няколко минути от срещата – особено когато чакате хората да се присъединят – могат да бъдат неудобни. Като ръководител на екипа, поемете отговорността да разчупите леда. Можете да попитате хората за уикенда им или за хобитата им. Задаването на общи въпроси е една от най-добрите идеи за екипни срещи, за да разчупите леда.
Използвайте подсказка като „Какво бихте направили, ако намерите един милион долара?“
Играйте някои игри, за да научите повече за всеки член на вашия отдалечен екип. Някои популярни примери са:
- Какво имаме общо? Започнете с нещо, което ви интересува, като спорт, телевизионно предаване, филм и т.н. Всеки, който харесва същото нещо, се включва в разговора.
- Какво рисувам? Нарисувайте нещо и поканете хората да отгатнат какво е. Добър софтуер за бяла дъска като Whiteboard на ClickUp е чудесно място за това.
- Камък, хартия, ножици: Играйте тази игра, за да решите кой ще даде първи своята актуална информация по време на ежедневната ви среща.
- Пъзел: Определете основната програма на срещата като изображение; разделите я на пъзел и насърчете служителите да я решат.
3. Използвайте стаи за почивка за забавно обсъждане на идеи
Взимащите много време виртуални срещи, като стратегическите срещи или целодневните семинари, могат да бъдат скучни. Но не е задължително да е така. Добавете малко смях с творчески мозъчни бури в стаи за почивка, които ще намерите във всеки от наличните днес инструменти за онлайн срещи.
Например, ако организирате 4-часова среща за стратегия на маркетингова кампания, преместете по-малките групи в отделни стаи, за да измислят идеи за слогани.
Обявете награди за най-лудата или най-забавната идея. Можете да я изберете или не за кампанията, но отпразнувайте идеите, които внасят забавление в разговора.
4. Провеждайте кратки семинари
Най-добрият начин да се уверите, че хората не смятат срещите за загуба на време, е да им помогнете да научат нещо ново. В зависимост от нуждите и профилите на вашите екипи, включете 15-минутни семинари.
Това може да бъде всичко, дори и да е косвено свързано.
- Написване на имейли
- Написване на автобиография
- Теория на цветовете
- Златното съотношение
Тези семинари могат да бъдат още по-интересни, ако насърчите членовете на екипа да се учат един от друг. Копирайтърът може да преподава писане на имейли, дизайнерът може да преподава теория на цветовете и т.н.
С помощта на специално разработени приложения за сътрудничество можете да включите и дейности, които да бъдат изпълнени в рамките на тези петнадесет минути, като внесете малко действие и вълнение в семинара.
5. Провеждайте викторини
Поканете екипа да прави смели предположения, ако нямат информация, за да знаят отговорите. Например, ако инженерният екип представя своите актуализации пред останалата част от организацията, те могат да задават въпроси като:
- Колко функции пуснахме този месец? Варианти: 10, 24, 108
- Колко бъга сме отстранили? Варианти: 112, 3, 50
- Кой е новият клиент, който привлякохме този месец? Варианти: Apple, Facebook, Reddit
Целта на този тест не е да получите правилни отговори от никого. Той има за цел да провокира любопитството, като представя информация под формата на въпроси.
Ако създаването на тест само за целите на екипна среща ви се струва като досадна задача, разгледайте формулярите на ClickUp. Тази проста, но мощна функция ви позволява да създавате визуално въпроси с няколко възможни отговора чрез плъзгане и пускане на елементи. Тя е персонализирана, предлага множество опции и е лесна за споделяне! Разгледайте тези шаблони за анкети на ClickUp за вдъхновение.
6. Организирайте тематични екипни срещи
Следващото в списъка ни с забавни идеи за срещи са тематичните срещи. Ако събитията и излетите на екипа могат да имат теми, защо да не могат и срещите? Веднъж месечно или на две седмици провеждайте тематични срещи. Разбира се, можете да ги направите с коледна, благодарствена или хелоуинска тематика през съответния сезон.
За да направите срещата по-интересна, поканете членовете на екипа да изберат темата, която им харесва най-много. Ако сте фен на Marvel или Ghostbusters, ще имате забавна среща с много смях и сплотяване на екипа.
7. Споделяйте актуалната информация помежду си
Продуктивната среща е такава, в която всички участници излизат с яснота за това, какво трябва да направят след това, и с усещането, че са били изслушани по време на срещата. По време на кратките срещи и срещите за преглед хората обикновено представят свои собствени актуализации. Това ги кара да се чувстват неловко и притеснени. Често можете да разчупите тази ситуация, като поканите хората да представят актуализациите на други членове на екипа.
Когато правят това, членовете на екипа могат:
- Разберете по-добре работата на другите
- Опознайте препятствията и предизвикателствата, пред които се изправят другите
- Съчувствайте на нуждите и пропуските на другите
- Оценявайте се взаимно и се подкрепяйте
Макар това да е чудесна дейност за изграждане на екип, може да стане малко объркващо, когато някой друг дава актуализация. В такива случаи ClickUp Meetings е фантастичен начин да възстановите яснотата. Превърнете дневния си ред в списък за проверка, за да сте сигурни, че сте прегледали всичко. Използването на богатия редактор ви позволява да оптимизирате и организирате актуализациите в реално време.
Когато коментарите изискват усилие от някой член на екипа, можете да ги възложите и маркирате. Използвайте повтарящи се задачи, за да сте сигурни, че винаги имате готова програма за срещите.
8. Организирайте срещи без ограничения
Членовете на екипа често имат много въпроси или обратна връзка, които може да им е неудобно да споделят. Освен това, когато срещата е с ограничено време, те може да отложат въпросите си за по-късно и да ги забравят.
Организирайте редовни срещи без ограничения. Поканете членовете на екипа да задават въпроси или да споделят каквото пожелаят. Като ръководител на екипа, използвайте функцията „Питайте ме за всичко“ (AMA), за да демонстрирате своята отвореност и отговорност.
Използвайте тези срещи без ограничения, за да мотивирате екипа да поеме отговорност и да участва активно.
9. Организирайте интерактивни екипни срещи
Срещите са най-скучни, когато един човек говори, а останалите слушат. Променете това, като провеждате интерактивни срещи с най-добрите инструменти за сътрудничество по проекти.
Да предположим, че провеждате среща на продуктовия екип, за да проектирате потребителския поток за новата функция, която планирате.
- Стартирайте ClickUp Whiteboard и определете отправната точка
- Насърчавайте членовете на екипа да добавят стъпките, които според тях трябва да бъдат част от потребителския поток
- Приоритизирайте и организирайте без усилие с функциите за плъзгане и пускане
- Превърнете идеите в действия директно от бялата дъска в работната среда на ClickUp
10. Пишете заедно
Лицето, на което е възложено да пише „протокола от срещата“, най-вероятно мрази тази задача. Това е една от онези задачи, от които хората се страхуват, защото често е пасивна и не изисква сътрудничество.
Променете нещата с онлайн инструмент за сътрудничество като ClickUp Docs. За всяка среща създайте документ и поканете всички да правят бележки в реално време. Форматирайте текста в заглавия, списъци, връзки и др.
След като сте определили приоритетите на действията, превърнете ги незабавно в задачи в ClickUp. Добавете тези документи като част от работните си процеси, за да сте сигурни, че винаги ще са ви под ръка.
И това не е всичко. Можете да използвате и AI инструменти за бележки от срещи, като ClickUp AI, за да обобщите бележките си от срещите и да ги превърнете автоматично в задачи.
Не знаете откъде да започнете? Изберете някой от шаблоните за бележки от срещи на ClickUp и го персонализирайте според нуждите си.
Извлечете максимума от екипните си срещи с ClickUp
Независимо дали ни харесват или не, срещите са неизбежни. Те не трябва да бъдат изморителни или неприятни, само защото са неизбежни. Прилагането на тези положителни идеи за срещи на персонала прави срещите по-добри за всички. В края на краищата, времето за срещи не трябва да бъде скучно.
Опитайте тези забавни теми за екипни срещи на следващата си екипна среща. Независимо дали става дума за упражнение за изграждане на екип, в което участва целият ви екип, или сте екипен лидер, който експериментира с идея за среща – крайната цел е да направите бъдещите срещи забавни.
Какъв е друг забавен начин да направите срещите интересни? Използвайте подходящия инструмент, за да ви помогне.
Провеждайте забавни, ангажиращи и продуктивни срещи с помощта на специално разработените функции на ClickUp. С ClickUp Meetings можете да определяте дневния ред, да водите бележки от срещите и да обсъждате идеи. Използвайте ClickUp Whiteboard, за да обменяте идеи и да иноватирате заедно по визуален начин. Преобразувайте елементите на Whiteboard, Meetings или Docs в задачи и ги проследявайте в реално време. Превърнете идеите в действия.