Сигурно сте чували израза „Хюстън, имаме проблем“.
А какво да кажем за тигърските екипи? 🐅
Терминът „тигърски екипи“ е въведен в статията от 1964 г. „Управление на програми в проектирането и разработването“ и става известен благодарение на НАСА, която сформира такъв екип, за да разследва неизправността на „Аполо 13“ и да спаси астронавтите. 🌕
Тази работна група спечели Президентския медал за свобода за своята работа. Макар че не можем да ви гарантираме същото признание, със сигурност можем да ви помогнем да създадете тигров екип, който да отговаря на нуждите на вашата организация, за да постигнете успех.
От лунната мисия през 1970 г. насам правителствени организации и компании по целия свят използват тигърски екипи, за да поддържат гладкото функциониране на операциите си. Разнообразният и високоспециализиран подход на тигърските екипи е създаден с единствената цел да решава конкретни (и често сложни) проблеми, които затрудняват по-големите организации.
Както всяка доказана стратегия, създаването на перфектния тигров екип е цяло изкуство. Но с подходящите инструменти сме уверени, че можете да използвате този метод, за да постигнете максимална полза. Прочетете всичко, което трябва да знаете за тигровите екипи, преди да създадете такъв във вашата организация.
Разберете какво представляват, какви са предимствата им, най-добрите практики и как вицепрезидентът по маркетинг на ClickUp използва тигърските екипи, за да постигне успех.
Какво е тигров екип?
Тигърният екип е малка, мултифункционална група от експерти във вашата организация, които се събират, за да решат сложен проблем. За разлика от типичния екип, ориентиран към решаване на проблеми, тигърните екипи не само намират решение, но и разработват системи за ефективното му прилагане.
Тигърските екипи се формират по един от двата начина:
- Екипът се създава специално за решаване на определен проблем. Всички задачи на тигърския екип имат приоритет пред типичните роли на всеки член, а когато целта бъде постигната, те се връщат към обичайните си ежедневни отговорности.
- Екипът се създава, за да се справи с определен проблем или да постигне конкретна цел в допълнение към текущата си натовареност. Този подход на тигров екип може да изисква ежедневно или седмично отделяне на време в календарите им, посветено на каузата, но няма да промени обичайния им график, за да разреши проблема.
Подходът, който ще изберете, зависи от естеството на целта и от времето, с което разполагате, за да я постигнете. Може би членовете на вашия тигров екип се срещат редовно за продължителен период от време или често в рамките на ограничен период от време. Независимо от това, екипът трябва да има способността да се адаптира и да действа бързо, ако е необходимо.
Тигърските екипи трябва да се състоят от членове от различни отдели или клонове на вашата организация, за да допринесат с широк спектър от умения. Целта е да се създаде разнообразен мозъчен тръст от членове на висше ниво, които принасят години опит, експертиза и перспективи.
Това дава на вашия тигров екип уникална възможност да открива пречки, области от интерес и решения, които един обикновен екип може да пропусне. Става въпрос за използване на колективните умения и знания на вашите вътрешни експерти по темата, за да се намерят иновативни решения и стратегии за проблемите, пред които е изправен вашият бизнес.
Звучи достатъчно просто, нали? Не съвсем, но резултатът си заслужава.
Предизвикателствата и предимствата на подхода на тигърските екипи
Вашите висшестоящи ще бъдат първите, които ще ви кажат, че междуфункционалната работа в екип е постоянно предизвикателство. Тя е и основата на всеки успешен тигров екип.
Когато се прави правилно, междуфункционалното сътрудничество елиминира изолираността на екипите, насърчава креативността, спомага за здрави работни взаимоотношения и повишава производителността. Но когато не е успешно, междуфункционалният екип може бързо да се превърне в прекалено много хора, които се месят в работата на другите.
Амрита Матур, вицепрезидент по маркетинг в ClickUp, знае всичко за изпитанията, трудностите и значителните предимства на тигърските екипи. Те са една от ключовите стратегии, които тя пренесе в ClickUp от Superside, където за четири години израсна компанията от практически нула до 45 милиона долара годишни приходи (ARR).
Нейната тайна? Стратегическо разпределение на срещите, за да се информират всички членове, които трябва да знаят, като същевременно се поддържа здравословна култура на работа от разстояние.
Бонус: Прочетете интервюто на Амрита с Growth Sprints за подробен анализ на най-добрите стратегии за срещи и сътрудничество, които помогнаха на Superside да се разрасне.
Премахването на бариерите между екипа или бизнеса ви не е еднократна задача, а процес, който изисква търпение, последователност и целенасочени усилия. В противен случай бариерите в екипа ви просто се връщат и често се затвърждават още по-дълбоко в организацията ви.
Най-добрият начин да се справите с това предизвикателство е да се уверите, че вашият тигров екип включва най-опитните и зрели експерти. Избраният технически екип ще има богат опит в работата по мултифункционални проекти и ще може бързо да премахне всички комуникационни бариери, за да се справи с новите препятствия от самото начало.
За лидерството е изключително ценно, особено в асинхронна дистанционна структура, всички да се събират на едно място по веднъж месечно.
За лидерството е изключително ценно, особено в асинхронна дистанционна структура, всички да се събират на едно място по веднъж месечно.
Като поддържате екипа малък, той може да действа по своите решения възможно най-бързо (без да се затруднява от сложни процеси или одобрения от заинтересовани страни). Други основни предимства на добре смазан тигров екип включват:
- Стратегическо вземане на решения с достатъчно предварителна подготовка и предвидливост, за да се отчете въздействието
- Способността да анализирате сложни проблеми от различни гледни точки
- Незабавен достъп до ресурси, данни, анализи и други от цялата организация
- Интерес към нови бизнес процеси, творчески решения и иновации
- Позитивно и проактивно отношение към непредвидени препятствия
Ефективните тигърски екипи са и един от най-рентабилните начини за оптимизиране на вътрешната ви стратегия. Повече от половината от мениджърите посочват ефективното използване на ресурсите като свой основен приоритет в скорошно проучване на ClickUp, което означава, че този подход към решаването на проблеми, подобен на фокус групите, може да стане още по-разпространен в различни индустрии.
Кога да използвате тигров екип
Тигърските екипи не са нещо, което се среща всеки ден. И тъй като те се структурират за всеки отделен случай, е много вероятно нито един тигърски екип да не има същите членове, дори и без организационни промени.
Тези специализирани работни групи са създадени, за да се справят с критичните проблеми, които пречат на компанията да постигне по-големи цели или да завърши проект с голямо въздействие – например, упорит бъг, който пречи на клиентите да използват правилно вашия продукт, или важна инициатива, която продължава да се проваля и вие трябва да проучите нов план за действие.
Преди да започнете да прилагате подхода на тигърския екип, е важно да обмислите дали тази стратегия е най-добрият вариант за вашата ситуация. Задайте си следните въпроси:
- Бяха ли опитани всички други възможни решения за отстраняване на проблема?
- Можете ли да определите ясно проблема, който трябва да бъде решен?
- Сблъсквате ли се с комплексен проблем, който изисква поглед от различни гледни точки?
- Проблемът е ли срочен и от жизненоважно значение за успеха на бизнеса?
Отговорите на тези въпроси ще ви помогнат да прецените дали е време да сформирате тигров екип, като същевременно ще предизвикат подходящи дискусии за утвърждаване на обхвата на проекта.
Кои са членовете на вашия тигров екип?
Няма строги правила за това кой да бъде в екипа ви, всичко зависи от обхвата на вашата организация, проблема и целта.
Идеалните членове на екипа са лесни за работа, проактивни и не се страхуват да нарушават нормите или да променят отдавна установени бизнес практики за доброто на компанията.
Консултирайте се с софтуера си за организационна структура и погледнете отвъд най-добре представящите се служители, за да намерите динамични членове с богат професионален опит (както технически, така и нетехнически).
Имайте предвид, че тигърските екипи от двама или трима членове са доста разпространени, въпреки че по-сложните проекти може да изискват екипи от 10 или повече членове. Всичко това означава, че мястото ви в тигърския екип е изключително ценно и тези решения трябва да се вземат с най-голямо внимание и обмисляне.
3 стъпки за създаване на тигров екип
Препоръчваме да започнете с набор от критерии, базирани на проблема, с който ще се занимава вашият тигров екип, и необходимите умения за неговото решаване. Макар да е добре екипът да е малък, не се страхувайте да мислите широко, когато обмисляте потенциални членове – особено по отношение на техните специалности.
Следвайте тези три прости стъпки, за да съберете в тигърския си екип всички подходящи играчи:
Стъпка 1: Определете проблема
Определете кой, какво, къде, защо и как на проблема, с който се занимавате, преди да започнете да създавате екипа. Използвайте тези фактори, за да обмислите основната причина за проблема и какво може да е необходимо, за да се стигне до решение.
Определянето на тези характеристики ще ви помогне да помислите критично кои екипи са най-засегнати от този проблем, нуждите на проекта и цялостната му сложност. Определянето на ясни параметри за обхвата на проекта в ранния етап ще помогне на екипа да се съсредоточи върху задачите, когато започне реалната работа, и ще предотврати натрупването на ненужни резултати в проекта, т.е. разширяване на обхвата.
Стъпка 2: Идентифицирайте най-важните умения на ключовите си играчи
Един балансиран и ефективен тигров екип се състои от опитни експерти, които разбират проблема от всички ъгли – включително рисковете, залозите и препятствията. С добре дефиниран проблем в ума си, задайте си следните въпроси:
- Кои екипи или отдели са засегнати от този проблем?
- Какъв тип решение ще изисква този проблем?
- Кой има най-голям поглед върху този проблем?
По-техническите проекти може да изискват допълнителна подкрепа от вашите инженерни или продуктови екипи, но разнообразието е от решаващо значение.
Твърде много членове с прекалено сходни или хиперспецифични специалности ще забавят напредъка, ще създадат слепи точки в логиката на екипа и потенциално ще изключат ценни гледни точки от разговора. Вместо това, погледнете отвъд длъжностните наименования, за да съставите екип с разнообразен опит, силни страни и познания по въпроса.
Стъпка 3: Решете кой ще поеме ръководството
След като членовете са на място, е време да назначите лидер на тигров екип.
Този човек ще действа като модератор на групата, говорител и спонсор за допълнителни ресурси, ако е необходимо. Просто казано, това е огромна роля и вероятно факторът, който ще определи дали тигърският екип ще постигне целта си.
Едно проучване установи, че 76% от успешните мултифункционални екипи, които са били проучени, имат една обща черта – силно влияние в групата.
Ръководителят на тигърския екип може да има последната дума по важните решения на групата, но той трябва също така да насърчава участието, отворения диалог и сътрудничеството на всички членове на екипа. Неспазването на това изискване може да доведе до пропускане на решения или до оставане на проблема нерешен.
Най-добри практики и стратегии за тигърски екипи
Алекса, пусни „Eye of the Tiger” на Survivor.
Сега, след като разгледахме основите и подготвихме сцената, нека се впуснем в стратегиите и най-добрите практики, които ще доведат вашия тигров екип до победа:
- Подгответе се, подгответе се, подгответе се: Преди първата среща на тигърския екип, подгответе го за успех, като съберете колкото се може повече информация за бърза справка и необходимия контекст. Като проектен мениджър на екипа, уверете се, че те имат достъп до всички relevante данни, прозрения, бюджети и ресурси, за да разберат как е възникнал този проблем, за да го решат.
- Поставете SMART цели: Определете конкретни, измерими, постижими, реалистични и навременни (SMART) цели, за да съгласувате всеки член с това, което трябва да бъде постигнато и защо.
- Мислете итеративно: Тигърските екипи вероятно няма да решат проблемите за една нощ. Ще са необходими опити и грешки, както и постепенен напредък седмица след седмица, за да следвате пътната карта, изготвена от вашия екип от експерти.
- Насърчавайте отворени дискусии: Прозрачността е ключът към ефективен тигров екип. Отворената комуникация насърчава честната обратна връзка, колегиалността, иновациите, продуктивните разговори и много други.
- Документацията по проекта е всичко: от ролята и отговорностите на всеки член до ежедневния напредък – запишете всичко. Следете как вървят нещата, за да можете лесно да продължите дискусията оттам, откъдето сте спрели, или да откриете пречките, преди да е станало твърде късно.
- Определете каналите си за комуникация: Ефективността е всичко за вашия тигров екип и макар че личното обсъждане на идеи е идеалният вариант, то не винаги е възможно. Преди най-добрите ви идеи да се изгубят в пощенската кутия, докато останалата част от екипа чати в Slack, определете ясни очаквания за това как ще комуникирате помежду си по време на целия процес в реално време и асинхронно.
- Празнувайте победите си: Моралът е всичко! Оказвайте признание, когато е необходимо, и празнувайте с екипа си всяка победа, независимо колко голяма или малка е тя.
Прилагането на тези практики в ранна фаза ще гарантира, че тигърският ви екип ще запази стратегическата си посока през целия процес на решаване на проблеми и ще предотврати отклоняването на екипа от курса, както и други често срещани грешки. Но най-големият ресурс за тигърски екип от всякакъв размер или индустрия е да се инвестира в мощен софтуер за управление на проекти, в който да се съхранява тяхната работа.
Развийте своя тигров екип с ClickUp
За изцяло отдалечени или изцяло асинхронни екипи е от решаващо значение да се отдели пространство, в което членовете на тигърските екипи да могат да общуват, да си сътрудничат и да реализират най-добрите си идеи. Нашето предложение? ClickUp.
Цялостните решения за управление на проекти като ClickUp съдържат всички необходими инструменти за ефективно разработване на решения за проблеми от всякакъв мащаб. С възможността да делегирате задачи, да редактирате документи, да организирате графици, да планирате срокове и да проследявате напредъка, ClickUp отразява динамиката и ефективността на личните сесии за мозъчна атака в една единствена платформа за сътрудничество – и дори повече.
Екипи от различни индустрии разчитат на ClickUp заради неговата гъвкавост, богат набор от функции и широка гама от интеграции, които им позволяват да свързват работата си от практически всякакви приложения. Освен това, обширната библиотека с шаблони улеснява персонализирането на работното ви пространство и ви позволява да се заемете веднага с най-важните си задачи.
Но не се доверявайте само на думите ни – убедете се сами, като се регистрирате в ClickUp още днес.