Bạn đã bao giờ nhận được một đánh giá xấu khiến bạn cảm thấy chán nản chưa? Đánh giá tiêu cực có thể xảy ra, ngay cả khi bạn đã cố gắng hết sức. Điều quan trọng nhất là cách bạn phản hồi.
Phản hồi đó tạo nên sự khác biệt. Một phản hồi được viết tốt có thể làm dịu tình hình, thể hiện sự đồng cảm và bảo vệ danh tiếng thương hiệu của bạn. Nhưng viết nó trong lúc nóng giận? Đó chính là lúc mọi thứ trở nên phức tạp.
Đó là lý do tại sao chúng tôi đã tổng hợp 18 mẫu phản hồi đánh giá xấu — để giúp bạn giữ bình tĩnh, chuyên nghiệp và sẵn sàng với những từ ngữ phù hợp khi khó tìm nhất. 💬
Mẫu phản hồi đánh giá xấu là gì?
Mẫu phản hồi đánh giá xấu là câu trả lời sẵn sàng, có thể tùy chỉnh mà bạn có thể sử dụng khi đối mặt với phản hồi tiêu cực, cho dù đó là trên các trang đánh giá, mạng xã hội hay tin nhắn trực tiếp của khách hàng. Mẫu này giúp nhóm dịch vụ khách hàng của bạn phản hồi một cách chuyên nghiệp và nhanh chóng, với ngôn ngữ chu đáo phản ánh thương hiệu của bạn. Thay vì loay hoay tìm kiếm từ ngữ phù hợp, bạn sẽ được trang bị để xử lý phản hồi khó khăn một cách bình tĩnh và nhất quán.
Tại sao nên sử dụng mẫu phản hồi?
- Tránh căng thẳng khi phải viết từ đầu
- Trả lời nhanh chóng mà không làm mất đi giọng điệu của bạn
- Giữ thái độ chuyên nghiệp và thân thiện ngay cả khi gặp áp lực
🔎 Bạn có biết? Hệ thống xếp hạng sao cho đánh giá của khách hàng trở nên phổ biến vào đầu những năm 2000, cung cấp một cách nhanh chóng và trực quan để người tiêu dùng đánh giá sản phẩm và dịch vụ.
Điều gì tạo nên một mẫu phản hồi đánh giá xấu tốt?
Mẫu phản hồi đánh giá xấu được soạn thảo kỹ lưỡng giúp bạn có cách thức nhất quán để giải quyết phản hồi khó xử, phù hợp với các tình huống, nền tảng và cảm xúc của khách hàng khác nhau.
Dưới đây là các tính năng khóa mà một mẫu phản hồi đánh giá tiêu cực lý tưởng nên có:
- Chào hỏi cá nhân hóa: Gọi tên khách hàng không hài lòng để thể hiện sự quan tâm và chú ý chân thành
- Tone của sự đồng cảm: Bắt đầu bằng sự đồng cảm — “Chúng tôi rất tiếc khi nghe…” hoặc “Điều đó không phải là điều chúng tôi mong đợi” — để thể hiện sự quan tâm của bạn
- Xác nhận rõ ràng: Nhận ra vấn đề hoặc khiếu nại của khách hàng để xác thực phản hồi trung thực của họ
- Lời xin lỗi: Dù vấn đề không hoàn toàn là lỗi của bạn, hãy đưa ra lời xin lỗi chân thành để thể hiện trách nhiệm của mình
- Giải thích mà không đổ lỗi: Làm rõ vấn đề mà không đổ lỗi cho người khác — tập trung vào sự minh bạch
📮 ClickUp Insight: Trong khi 78% người tham gia khảo sát của chúng tôi rất chú trọng việc cài đặt mục tiêu, chỉ 34% dành thời gian để phản ánh khi những mục tiêu đó không thành công. 🤔 Đó là nơi mà sự phát triển thường bị mất đi. Với ClickUp Docs và ClickUp Brain, một trợ lý AI tích hợp, việc phản ánh trở thành một phần của quá trình, không phải là suy nghĩ sau cùng. Tự động tạo các bài đánh giá hàng tuần, theo dõi thành công và bài học kinh nghiệm, đồng thời đưa ra các quyết định thông minh hơn, nhanh hơn để tiến về phía trước.
💫 Kết quả thực tế: Người dùng ClickUp báo cáo năng suất tăng gấp đôi vì việc xây dựng vòng phản hồi trở nên dễ dàng khi có trợ lý AI để cùng nhau động não.
TL;DR: Các mẫu phản hồi đánh giá xấu tốt nhất
| Tên mẫu | Loại | Phù hợp cho | Nền tảng |
|---|---|---|---|
| Mẫu báo cáo phản hồi sự cố ClickUp | Ghi lại vấn đề và chuyển cấp | Đội ngũ IT, trưởng nhóm hỗ trợ, quản lý thương hiệu | ClickUp |
| Mẫu nâng cấp dịch vụ khách hàng của ClickUp | Xử lý khiếu nại của khách hàng | SaaS, thương mại điện tử, nhóm dịch vụ | ClickUp |
| Mẫu quản lý dịch vụ khách hàng ClickUp | Hỗ trợ hệ thống bán vé | Hỗ trợ khách hàng và bộ phận trợ giúp CNTT | ClickUp |
| Mẫu phân tích nhu cầu khách hàng của ClickUp | Phân tích phản hồi | Nhóm tiếp thị, sản phẩm, CX | ClickUp |
| Mẫu tuyên bố vấn đề của khách hàng ClickUp | Chẩn đoán vấn đề của khách hàng | Quản lý sản phẩm, nhóm UX | ClickUp |
| Mẫu trợ giúp ClickUp | Quản lý vé | CNTT, thương mại điện tử, hỗ trợ khách hàng | ClickUp |
| Mẫu thành công của khách hàng ClickUp | Đang theo dõi mối quan hệ với khách hàng | Nhóm CS, B2B, quản lý tài khoản | ClickUp |
| Mẫu hỗ trợ khách hàng ClickUp | Hỗ trợ hệ thống quy trình làm việc | SaaS, viễn thông, đội ngũ hỗ trợ CNTT | ClickUp |
| Mẫu khảo sát sự hài lòng của khách hàng ClickUp | Khảo sát hài lòng | Tiếp thị, CS, nhóm khảo sát | ClickUp |
| Mẫu biểu mẫu phản hồi ClickUp | Thu thập phản hồi | SaaS, quản lý sản phẩm | ClickUp |
| Mẫu biểu mẫu liên hệ khách hàng ClickUp | Tiếp nhận liên hệ của khách hàng | Doanh nghiệp nhỏ, đội ngũ hỗ trợ | ClickUp |
| Mẫu khảo sát phản hồi sản phẩm ClickUp | Khảo sát đánh giá sản phẩm | Nhóm sản phẩm & UX | ClickUp |
| Mẫu phản hồi phản hồi tiêu cực | Trả lời đánh giá tiêu cực | Quản lý dịch vụ khách hàng, pháp lý, thương mại điện tử | Template.net |
| Mẫu thư phản hồi đánh giá nhà hàng | Mẫu trả lời đánh giá trong ngành dịch vụ khách sạn | Nhà hàng, khách sạn, quán cà phê | Template.net |
| Mẫu bản ghi nhớ phản hồi ý kiến khách hàng về bán hàng | Theo dõi đánh giá bán hàng | Nhóm bán hàng, thành công của khách hàng | Template.net |
| Mẫu phản hồi đánh giá | Trả lời đánh giá chung | Doanh nghiệp vừa và nhỏ, đội ngũ hỗ trợ | HubSpot |
| Mẫu phản hồi đánh giá PDF | Trả lời trong nhiều tình huống | Ngành dịch vụ, doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB), bán lẻ | Review Fire |
| Mẫu phản hồi đánh giá trên Google | Phản hồi đánh giá trên Google | Khách sạn, nhà hàng, nhóm dịch vụ | Liên minh khách hàng |
18 mẫu phản hồi đánh giá xấu hay nhất để khám phá
Dưới đây là các mẫu phản hồi đánh giá xấu miễn phí và có thể tùy chỉnh tốt nhất để giúp bạn xây dựng lại lòng tin và biến trải nghiệm tiêu cực thành cơ hội giành lại khách hàng.
1. Mẫu báo cáo phản hồi sự cố ClickUp
Mẫu báo cáo phản hồi sự cố của ClickUp giúp bạn ghi lại, quản lý và giải quyết các vấn đề một cách hợp tác với quy trình làm việc từng bước mà nhóm của bạn có thể tuân theo. Bạn có thể hợp lý hóa tài liệu, phân công vai trò, theo dõi tiến độ và giao tiếp hiệu quả trong nhóm bảo mật hoặc CNTT của mình.
Mặc dù ban đầu được thiết kế cho các sự cố kỹ thuật, mẫu này có thể được điều chỉnh để quản lý các vấn đề nghiêm trọng liên quan đến khách hàng, chẳng hạn như đánh giá tiêu cực có tác động lớn, khủng hoảng PR hoặc khiếu nại của khách hàng lan truyền. Nhóm của bạn có thể phản hồi một cách khẩn trương, rõ ràng và nhất quán.
🌟 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Xử lý phản hồi tiêu cực nghiêm trọng bằng cách ghi lại theo định dạng có cấu trúc, có thể theo dõi
- Đảm bảo mọi phần của phản hồi được bao quát bằng cách phân công công việc, cài đặt thời hạn và huy động đúng người ngay lập tức
- Tải lên bằng chứng hỗ trợ (ảnh chụp màn hình, email) và gắn thẻ các thành viên quan trọng trong nhóm bằng các trường như "Đã xem xét bởi" và "Đã chuẩn bị bởi"
🔑 Lý tưởng cho: Các nhóm CNTT và công ty luật xử lý dữ liệu nhạy cảm, đội ngũ hỗ trợ khách hàng và quản lý thương hiệu xử lý các đánh giá leo thang, khủng hoảng khách hàng hoặc phản hồi ảnh hưởng đến danh tiếng.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Nhận được đánh giá xấu là điều không thể tránh khỏi — cách bạn xử lý sau đó sẽ giúp nhóm của bạn trở nên khác biệt. Với ClickUp CRM, bạn có thể theo dõi phản hồi của khách hàng, phân công nhiệm vụ theo dõi và quản lý mọi cuộc hội thoại tại một nơi. Cách thực hiện như sau:
- Sắp xếp các chủ đề phản hồi, khiếu nại và giải pháp theo khách hàng 🗂️
- Sử dụng trạng thái tùy chỉnh để theo dõi quá trình tiếp cận: Đang chờ phản hồi, Đang xử lý, Đã giải quyết 📊
- Phân công công việc cho các thành viên trong nhóm để không bỏ sót bất kỳ phản hồi nào ✅
- Tập trung giao tiếp qua email và bình luận để có lịch sử khách hàng đầy đủ 📩
Bạn muốn biến cả những khách hàng không hài lòng thành khách hàng trung thành? Hãy thử ClickUp CRM. Bắt đầu miễn phí.
2. Mẫu chuyển tiếp dịch vụ khách hàng của ClickUp
Mẫu Escalation Dịch vụ khách hàng của ClickUp giúp bạn phản hồi nhanh chóng và nhất quán trước khi khiếu nại trở thành khủng hoảng thương hiệu.
Mẫu này cung cấp một cách có cấu trúc để phân loại, phân công và giải quyết các vấn đề của khách hàng giữa các bộ phận. Cho dù bạn đang xử lý sự chậm trễ trong giao hàng, lỗi sản phẩm hay sự không hài lòng về dịch vụ, mẫu này đảm bảo không có khiếu nại nào bị bỏ qua, không được quản lý hoặc không được giải quyết.
🌟 Đây là lý do bạn sẽ thích nó:
- Chuyển nhanh các khiếu nại ưu tiên cao bằng cách gắn thẻ mức độ nghiêm trọng và tự động hóa việc phân công nhiệm vụ cho nhóm
- Phân công công việc leo thang giữa các cấp hỗ trợ để đội ngũ phù hợp xử lý vấn đề nhanh chóng
- Sử dụng các phản hồi mẫu sẵn có để đảm bảo giao tiếp nhất quán và an toàn cho thương hiệu ngay cả trong tình huống áp lực
🔑 Lý tưởng cho: Đội ngũ hỗ trợ khách hàng, thương hiệu thương mại điện tử, công ty SaaS và các doanh nghiệp dịch vụ cần một quy trình rõ ràng, có thể lặp lại để chuyển tiếp và giải quyết phản hồi tiêu cực hoặc khiếu nại về dịch vụ.
3. Mẫu quản lý dịch vụ khách hàng ClickUp
Mẫu Quản lý dịch vụ khách hàng của ClickUp được thiết kế để tập trung các hoạt động hỗ trợ, giúp các nhóm xử lý các yêu cầu, phản hồi và thắc mắc một cách hiệu quả hơn.
Với cấu trúc và tính năng tự động hóa tích hợp sẵn, mẫu này giúp loại bỏ sự lộn xộn và cho phép bạn tập trung vào điều quan trọng nhất: cung cấp trải nghiệm hỗ trợ xuất sắc. Mẫu này giúp theo dõi yêu cầu, hợp tác giữa các bộ phận và giữ khách hàng hài lòng mà không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào.
🌟 Đây là lý do bạn sẽ thích nó:
- Theo dõi tiến độ xử lý yêu cầu thông qua các trạng thái rõ ràng như Đang xử lý, Đã giải quyết hoặc Khách hàng đã trả lời
- Tùy chỉnh phiếu yêu cầu của bạn bằng các trường như Email người yêu cầu, Cảm xúc, Danh mục và Ghi chú để cung cấp bối cảnh
- Hợp lý hóa các hoạt động hỗ trợ hàng ngày — không chỉ các trường hợp cần chuyển cấp — trên nhiều nhóm và điểm tiếp xúc
🔑 Lý tưởng cho: Đội ngũ hỗ trợ khách hàng, bộ phận trợ giúp CNTT, nền tảng SaaS và các doanh nghiệp dựa trên dịch vụ quản lý lượng lớn tương tác với khách hàng và muốn có một hệ thống theo dõi phiếu yêu cầu hợp lý, minh bạch.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Trong những trường hợp đặc biệt như thế này, hãy tạo một nhiệm vụ ClickUp có nhãn “Xử lý đánh giá” kèm theo nhận xét, ảnh chụp màn hình và thẻ. Gán nhiệm vụ này cho người phụ trách phù hợp và theo dõi các bước tiếp theo — tất cả chỉ trong một nơi.
4. Mẫu phân tích nhu cầu khách hàng của ClickUp
Mặc dù không được thiết kế cho các đánh giá trực tiếp, Mẫu phân tích nhu cầu khách hàng của ClickUp giúp phát hiện các chủ đề phản hồi cơ bản và kỳ vọng ngày càng cao của khách hàng.
Cho dù bạn đang nhắm mục tiêu thị trường mới hay cải thiện dịch vụ hiện có, nó sẽ giúp bạn thu thập phản hồi, phân tích thông tin chi tiết và biến chúng thành các bước hành động cụ thể.
Mẫu này tập trung nghiên cứu, phản hồi và lập kế hoạch vào một không gian làm việc hợp lý. Mẫu này đặc biệt hữu ích cho các nhóm tiếp thị, sản phẩm và thành công của khách hàng nhằm tối đa hóa lòng trung thành của khách hàng bằng cách phản hồi chính xác các vấn đề của khách hàng.
🌟 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Sắp xếp các công việc nghiên cứu và phản hồi bằng chế độ xem Danh sách, Gantt và Lịch
- Phân tích phản hồi của khách hàng thông qua chế độ xem Bảng để phát hiện xu hướng và mô hình
- Xác định nhu cầu dài hạn và khoảng cách giữa sản phẩm/dịch vụ — không chỉ là phản hồi một lần
🔑 Lý tưởng cho: Các nhóm tiếp thị, quản lý sản phẩm và chuyên gia trải nghiệm khách hàng trong các công ty B2B hoặc B2C muốn điều chỉnh các sản phẩm, dịch vụ theo mong đợi của khách hàng thông qua thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu.
5. Mẫu tuyên bố vấn đề của khách hàng ClickUp
Mẫu Tuyên bố Vấn đề của Khách hàng ClickUp giúp bạn ghi chép, phân tích và sắp xếp các vấn đề của khách hàng theo thứ tự ưu tiên một cách có hệ thống.
Nếu bạn đang làm việc trong lĩnh vực phát triển sản phẩm, thiết kế UX hoặc hỗ trợ khách hàng, mẫu này sẽ giúp bạn hợp lý hóa quá trình biến phản hồi của khách hàng thành những thông tin hữu ích. Mẫu này cung cấp một khung công việc có thể lặp lại để ghi lại các vấn đề, giúp dễ dàng hợp tác và theo dõi tiến độ giữa các bộ phận.
🌟 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Theo dõi tiến độ bằng các trạng thái tùy chỉnh từ "Đã xác định" đến "Đã giải quyết" để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ vấn đề nào
- Tự động hóa việc thu thập khảo sát và theo dõi phản hồi để hợp lý hóa quá trình thu thập dữ liệu
- Biến những phàn nàn lặp đi lặp lại thành các vấn đề rõ ràng mà nhóm của bạn có thể giải quyết nhanh hơn
🔑 Lý tưởng cho: Các nhà quản lý sản phẩm, nhóm UX và trưởng bộ phận hỗ trợ khách hàng nhằm mục đích xây dựng các sản phẩm tốt hơn bằng cách giải quyết hiệu quả các vấn đề thực tế của khách hàng.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Bạn muốn biến đội ngũ dịch vụ khách hàng của mình thành những nhà vô địch về thành công của khách hàng? 💪Với công cụ Dịch vụ khách hàng của ClickUp, việc quản lý hỗ trợ chưa bao giờ dễ dàng và thú vị đến thế! Dưới đây là cách để nhóm của bạn tỏa sáng:
- Phân công công việc như một người quản lý bằng cách thêm nhiều người được giao công việc và hợp tác xử lý các phiếu yêu cầu
- Tùy chỉnh quy trình làm việc với Trường Tùy chỉnh cho các loại khách hàng, danh mục phiếu yêu cầu và hơn thế nữa
- Đánh dấu và theo dõi các vấn đề lặp lại và liên kết các công việc liên quan để hợp tác giữa các bộ phận
6. Mẫu trợ giúp ClickUp
Mẫu Help Desk của ClickUp giúp các nhóm hợp lý hóa hoạt động hỗ trợ khách hàng bằng cách tổ chức, theo dõi và giải quyết các yêu cầu một cách hiệu quả. Đây là một hệ thống tập trung kết hợp tất cả các phiếu hỗ trợ, dữ liệu khách hàng và quy trình giải quyết. Điều này giúp giảm thiểu lỗi thủ công và đảm bảo cung cấp dịch vụ nhất quán.
Mẫu này đảm bảo mọi phiếu yêu cầu được xử lý suôn sẻ từ khi nhận được đến khi giải quyết. Các nhóm sẽ được hưởng lợi từ các quy trình có cấu trúc, phân công công việc tự động và hiển thị hiệu suất hỗ trợ theo thời gian thực.
🌟 Đây là lý do bạn sẽ thích nó:
- Theo dõi các yêu cầu với trạng thái công việc như Đang mở, Đang chờ xử lý, Đã giải quyết và Đã chuyển lên cấp trên để hiển thị toàn bộ tiến độ xử lý phiếu yêu cầu
- Tập trung các thông tin quan trọng của khách hàng với Trường Tùy chỉnh, bao gồm Số Tài khoản, Hành động Đã Thực hiện và Loại Khách hàng để theo dõi hỗ trợ chính xác
- Tự động hóa việc chuyển tiếp phiếu yêu cầu và thông báo đến các thành viên nhóm phù hợp bằng cách sử dụng Tự động hóa ClickUp trong một bảng điều khiển duy nhất
🔑 Lý tưởng cho: Đội ngũ hỗ trợ khách hàng, bộ phận trợ giúp CNTT và nền tảng thương mại điện tử muốn hợp lý hóa việc xử lý phiếu yêu cầu, đảm bảo thời gian giải quyết nhanh hơn và tăng mức độ hài lòng của khách hàng.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Hãy để ClickUp Brain soạn thảo phản hồi hoàn hảo cho bạn
Viết phản hồi cho một đánh giá xấu không nhất thiết phải bắt đầu từ một trang trống. Sau khi chọn mẫu phù hợp, hãy để ClickUp Brain xử lý phần việc khó khăn.
Với công nghệ AI tích hợp, bạn có thể:
- Dán một đánh giá tiêu cực, và Brain sẽ ngay lập tức soạn thảo một phản hồi chuyên nghiệp, đầy sự đồng cảm
- Điều chỉnh giọng điệu—thành thật, cứng rắn, hữu ích hoặc lạc quan—tùy theo tình huống
- Cải thiện và tái sử dụng các mẫu phản hồi yêu thích của bạn, phù hợp với các loại phản hồi khác nhau
- Cộng tác trong thời gian thực bằng cách gắn thẻ thành viên nhóm hoặc chuyển đánh giá thành công việc có thể thực hiện được
Không còn phải loay hoay tìm từ hay lo lắng về giọng điệu. Chỉ cần những phản hồi thông minh, phù hợp với thương hiệu — được gửi đi trong vài giây.
Dưới đây là ví dụ về cách ClickUp Brain có thể tạo ra phản hồi hoàn hảo ngay lập tức, để bạn có thể tập trung vào việc giải quyết vấn đề thay vì viết lại bản nháp.
7. Mẫu thành công của khách hàng ClickUp
Mẫu thành công của khách hàng ClickUp cải thiện mối quan hệ với khách hàng, tăng cường sự trung thành và mang lại sự hài lòng nhất quán cho khách hàng. Được thiết kế để cung cấp chế độ xem toàn diện về hành trình của khách hàng — từ khi bắt đầu đến khi gia hạn — mẫu này giúp các nhóm luôn đồng bộ ở mọi giai đoạn của vòng đời khách hàng.
Mẫu này tập trung tất cả dữ liệu khách hàng, phản hồi và kế hoạch hành động. Đây là một giải pháp mạnh mẽ để giảm tỷ lệ khách hàng rời bỏ, tăng mức độ tương tác và biến khách hàng hài lòng thành đối tác lâu dài.
🌟 Đây là lý do bạn sẽ thích nó:
- Theo dõi các giai đoạn của khách hàng bằng cách sử dụng các trạng thái tùy chỉnh như Đang gia hạn, Đang giới thiệu và Đã hủy để giám sát các giai đoạn trong vòng đời
- Sắp xếp dữ liệu quan trọng bằng Trường Tùy chỉnh để phân loại khách hàng và xem chi tiết tài khoản cần thiết trong nháy mắt
- Quản lý mối quan hệ khách hàng lâu dài với các hướng dẫn và theo dõi phản hồi được cá nhân hóa
🔑 Lý tưởng cho: Các nhóm hỗ trợ khách hàng, quản lý tài khoản, công ty SaaS và nhà cung cấp dịch vụ B2B muốn hợp lý hóa quá trình tiếp nhận khách hàng, nuôi dưỡng mối quan hệ và tăng tỷ lệ giữ chân khách hàng thông qua hỗ trợ chủ động.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Muốn tự động hóa thông minh hơn, không khó hơn? Hãy xem Bots and Beyond: An Actionable Guide on Using AI in Customer Service để hợp lý hóa hỗ trợ và nâng cao trải nghiệm khách hàng. 🚀
8. Mẫu hỗ trợ khách hàng ClickUp
Mẫu hỗ trợ khách hàng của ClickUp hợp lý hóa và tối ưu hóa cách các nhóm quản lý các yêu cầu của khách hàng và yêu cầu dịch vụ. Nó cho phép bạn theo dõi các phiếu yêu cầu, phân công trách nhiệm và đảm bảo mọi khách hàng đều nhận được hỗ trợ kịp thời, được cá nhân hóa.
Cho dù bạn đang xây dựng hệ thống hỗ trợ mới hay cải thiện hệ thống hiện có, mẫu này sẽ cung cấp cho nhóm của bạn quy trình làm việc được định sẵn để xử lý các yêu cầu hỗ trợ một cách suôn sẻ, cải thiện thời gian phản hồi và dễ dàng theo dõi hiệu suất.
🌟 Đây là lý do bạn sẽ thích nó:
- Theo dõi tiến độ bằng 20 trạng thái có thể tùy chỉnh như Đang tiến hành, Đang chờ xử lý và Đã chuyển lên T2
- Nhập các chi tiết quan trọng bằng cách sử dụng Trường Tùy chỉnh cho Số điện thoại, Tên, Tên công ty, Địa chỉ email và Loại yêu cầu
- Truy cập Chế độ xem danh sách, Chế độ xem tất cả công việc và Chế độ xem công việc quá hạn để có cái nhìn rõ ràng về khối lượng công việc và các ưu tiên
🔑 Lý tưởng cho: Đội ngũ hỗ trợ khách hàng trong các lĩnh vực SaaS, thương mại điện tử, viễn thông hoặc dịch vụ CNTT cần một hệ thống tập trung để xử lý các yêu cầu một cách hiệu quả và duy trì mức độ hài lòng cao.
🧠 Thông tin thú vị: Đơn khiếu nại của khách hàng được ghi lại bằng văn bản lâu đời nhất là một tấm đất sét có tuổi đời 3.767 năm từ Babylon cổ đại (khoảng năm 1750 trước Công nguyên). Tấm đất sét này ghi lại sự thất vọng của Nanni đối với thương gia Ea-nasir về chất lượng kém của đồng. Một số điều không bao giờ thay đổi!
9. Mẫu khảo sát sự hài lòng của khách hàng ClickUp
Mẫu khảo sát sự hài lòng của khách hàng ClickUp đơn giản hóa toàn bộ quá trình phản hồi, giúp bạn tổ chức, phân phối và phân tích các phản hồi khảo sát một cách hiệu quả.
Với các biểu mẫu, tự động hóa và Trường Tùy chỉnh tích hợp sẵn, mẫu này cho phép các nhóm thu thập thông tin chi tiết theo thời gian thực và chuyển chúng thành các cải tiến có thể thực hiện được. Mẫu này hoàn hảo cho các doanh nghiệp muốn nâng cao trải nghiệm và sự hài lòng của khách hàng tại mọi điểm tiếp xúc.
🌟 Đây là lý do bạn sẽ thích nó:
- Tạo các câu hỏi có mục tiêu bằng cách sử dụng Chế độ xem biểu mẫu để thiết kế các khảo sát nhằm khám phá phản hồi chi tiết của khách hàng
- Theo dõi các phản hồi với tính năng hiển thị thời gian thực trong Chế độ xem người trả lời để giám sát những người đã tham gia và theo dõi nếu cần
- Đo lường kiến thức và mức độ hài lòng bằng các Trường Tùy chỉnh như "Mức độ hữu ích", "Kiến thức về vấn đề" và "Chất lượng giải quyết"
🔑 Lý tưởng cho: Đội ngũ hỗ trợ khách hàng, giám đốc tiếp thị và các ngành dịch vụ muốn cải thiện trải nghiệm và sự trung thành của khách hàng thông qua hệ thống phản hồi có cấu trúc, dựa trên thông tin chi tiết.
10. Mẫu biểu mẫu phản hồi ClickUp
Mẫu biểu mẫu phản hồi ClickUp giúp thu thập phản hồi từ khách hàng, đối tác và người dùng để phát triển các sản phẩm và dịch vụ tốt hơn. Nó đơn giản hóa quá trình này bằng cách cung cấp một giải pháp có cấu trúc và có thể tùy chỉnh để thu thập, theo dõi và hành động dựa trên những ý kiến đóng góp quý giá.
Cho dù bạn tập trung vào sự hài lòng của khách hàng hay cải tiến sản phẩm, mẫu này đảm bảo mọi phản hồi đều được sắp xếp và có thể thực hiện được. Mẫu này giúp các nhóm thiết kế khảo sát có mục tiêu, tập trung các phản hồi và phân tích thông tin chi tiết để thúc đẩy quá trình ra quyết định.
🌟 Đây là lý do bạn sẽ thích nó:
- Thiết kế biểu mẫu phản hồi phù hợp bằng chế độ xem Biểu mẫu có thể tùy chỉnh của ClickUp để đáp ứng nhu cầu dữ liệu cụ thể của bạn
- Ghi lại các chi tiết quan trọng với bảy Trường Tùy chỉnh như Cấp độ khách hàng, Dịch vụ đã mua và Đề xuất cải tiến
- Hình dung các phản hồi trong nhiều chế độ xem, bao gồm định dạng Danh sách, Bảng và Bảng, để dễ dàng sắp xếp và phân tích
🔑 Lý tưởng cho: Đội ngũ hỗ trợ khách hàng, quản lý sản phẩm SaaS, doanh nghiệp dịch vụ và đội ngũ hỗ trợ muốn thu thập và xử lý phản hồi của khách hàng một cách hiệu quả.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Nắm vững cách giải quyết các thách thức phổ biến trong dịch vụ khách hàng và biến trở ngại thành cơ hội để củng cố mối quan hệ với khách hàng.
11. Mẫu biểu mẫu liên hệ khách hàng ClickUp
Mẫu biểu mẫu liên hệ khách hàng của ClickUp giúp các doanh nghiệp hợp lý hóa và quản lý giao tiếp với khách hàng một cách hiệu quả. Cho dù là thu thập phản hồi tiêu cực của khách hàng, giải quyết truy vấn hay theo dõi vấn đề, mẫu này đều đơn giản hóa quy trình, đảm bảo mọi tương tác đều được ghi lại và giải quyết.
Mẫu này rất phù hợp cho các nhóm hỗ trợ khách hàng, nghiên cứu và tiếp thị. Mẫu này giúp dễ dàng tập trung thông tin khách hàng và phản hồi nhanh chóng các yêu cầu, từ đó tăng mức độ hài lòng và duy trì mối quan hệ khách hàng bền vững.
🌟 Đây là lý do bạn sẽ thích nó:
- Sử dụng các trạng thái có thể tùy chỉnh như Đã chặn, Hoàn thành, Đang xem xét và Yêu cầu mới để quản lý mọi tương tác với khách hàng một cách rõ ràng
- Thêm các thuộc tính chi tiết bằng Trường Tùy chỉnh để gắn thẻ yêu cầu theo loại, mức độ khẩn cấp hoặc bộ phận để dễ dàng sắp xếp và ưu tiên hơn
- Sử dụng Chế độ xem biểu mẫu để thu thập ý kiến của khách hàng như phản hồi thẳng thắn, đánh giá tích cực, câu hỏi hoặc khiếu nại một cách trực tiếp và hiệu quả
🔑 Lý tưởng cho: Các nhóm dịch vụ khách hàng và doanh nghiệp nhỏ muốn cải thiện quy trình hỗ trợ khách hàng, thu thập đánh giá trực tuyến một cách nhất quán và tăng cường sự tương tác thông qua quản lý liên hệ được tối ưu hóa.
➡️ Đọc thêm: Quản lý giao tiếp với khách hàng (CCM) là gì?
12. Mẫu khảo sát phản hồi sản phẩm ClickUp
Mẫu khảo sát phản hồi sản phẩm ClickUp cho phép các nhóm thu thập, sắp xếp và phân tích phản hồi tiêu cực và tích cực của khách hàng, từ đó đưa ra quyết định sản phẩm tốt hơn.
Cho dù bạn đang ra mắt một tính năng mới hay cải tiến một tính năng hiện có, mẫu này cung cấp cho bạn các công cụ để thu thập phản hồi trung thực, theo dõi mức độ hài lòng của khách hàng và sắp xếp các thay đổi theo mức độ ưu tiên. Điều này đảm bảo sản phẩm của bạn luôn phù hợp với nhu cầu của người dùng.
🌟 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Tạo biểu mẫu phản hồi khách hàng có cấu trúc với các trường có thể tùy chỉnh như mức độ hài lòng, cách sử dụng sản phẩm và thông tin chi tiết về giá cả
- Theo dõi tiến độ bài nộp/gửi bằng trạng thái công việc như Đang xem xét, Đã xem xét và Cần xem xét
- Hình dung cảm nhận của khách hàng bằng năm chế độ xem được tạo sẵn, bao gồm Mức độ hài lòng chung và Đánh giá sản phẩm
🔑 Lý tưởng cho: Các nhà quản lý sản phẩm, nhà nghiên cứu UX và chuyên gia tiếp thị trong ngành công nghệ hoặc sản phẩm tiêu dùng muốn cải tiến sản phẩm dựa trên phản hồi trực tiếp của khách hàng.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Khám phá sức mạnh của ảnh hưởng — tìm hiểu cách yêu cầu khách hàng viết lời chứng thực để xây dựng lòng tin và tăng tỷ lệ chuyển đổi. 🚀
13. Mẫu phản hồi phản hồi tiêu cực của Template. Net
Mẫu phản hồi đánh giá tiêu cực của Template.net giúp chủ doanh nghiệp và nhóm phản hồi hiệu quả các đánh giá tiêu cực của khách hàng, đặc biệt là trên các trang đánh giá công khai. Mẫu này giúp biến khách hàng không hài lòng thành khách hàng hài lòng bằng cách giải quyết các mối quan tâm một cách chu đáo, đưa ra giải pháp và duy trì cam kết của thương hiệu về dịch vụ khách hàng xuất sắc.
Cho dù bạn đang quản lý đánh giá tiêu cực trên mạng, trả lời khiếu nại về dịch vụ khách hàng kém hay xoa dịu một cuộc tấn công cá nhân, mẫu này đảm bảo các câu trả lời của bạn sẽ thể hiện sự đồng cảm, có cấu trúc và được tối ưu hóa.
🌟 Đây là lý do bạn sẽ thích nó:
- Cung cấp thông tin rõ ràng với lý do cụ thể hoặc bối cảnh đằng sau trải nghiệm tiêu cực bằng giọng điệu không phòng thủ
- Đưa ra các giải pháp cụ thể, chẳng hạn như hoàn tiền, đổi hàng hoặc tín dụng dịch vụ, để lấy lại lòng tin của khách hàng
- Giao tiếp một cách bình tĩnh, có cấu trúc và chuyên nghiệp ngay cả khi đối mặt với khách hàng không hài lòng hoặc các vấn đề giao tiếp kém
🔑 Lý tưởng cho: Các nhà quản lý dịch vụ khách hàng, công ty pháp lý, cửa hàng thương mại điện tử, nền tảng SaaS và các doanh nghiệp khách sạn phải đối mặt với các đánh giá tiêu cực của khách hàng hoặc cố gắng duy trì danh tiếng trực tuyến tích cực.
➡️ Đọc thêm: Các chỉ số KPI về trải nghiệm khách hàng để đánh giá cách nhóm của bạn xử lý các đánh giá và phản hồi.
14. Mẫu thư phản hồi ý kiến khách hàng nhà hàng của Template.net
Mẫu thư phản hồi ý kiến khách hàng của nhà hàng do Template.net cung cấp giúp các doanh nghiệp trong lĩnh vực khách sạn, nhà hàng xử lý khéo léo những lời khen ngợi và chỉ trích trong các đánh giá của khách hàng. Mẫu này được thiết kế để phản hồi ý kiến một cách chu đáo và hữu ích, đồng thời thừa nhận những đánh giá tích cực và giải quyết các vấn đề như thời gian chờ đợi lâu hoặc dịch vụ khách hàng kém.
Sử dụng mẫu này, bạn có thể xây dựng lại lòng tin với khách hàng không hài lòng và khuyến khích khách hàng hài lòng để lại nhiều đánh giá hơn. Bạn cũng có thể thể hiện cam kết của mình trong việc cung cấp dịch vụ khách hàng xuất sắc và trải nghiệm ẩm thực được cá nhân hóa cho khách hàng tiềm năng.
🌟 Đây là lý do bạn sẽ thích nó:
- Thừa nhận cả những khía cạnh tích cực và tiêu cực trong đánh giá của khách hàng bằng giọng điệu cân bằng
- Xin lỗi về bất kỳ trải nghiệm tiêu cực nào, thể hiện sự đồng cảm và trách nhiệm một cách chân thành
- Trấn an khách hàng bằng cách đề cập đến các bước khắc phục mà bạn đang thực hiện nội bộ để ngăn chặn các vấn đề trong tương lai
🔑 Lý tưởng cho: Quản lý nhà hàng, chủ khách sạn, giám sát quán cà phê và các thương hiệu khách sạn muốn phản hồi các đánh giá tiêu cực, tăng cường sự tương tác với khách hàng và thúc đẩy các đánh giá tích cực trên các trang đánh giá lớn.
15. Mẫu bản ghi nhớ phản hồi khách hàng về bán hàng của Template. Net
Mẫu bản ghi nhớ phản hồi ý kiến khách hàng của Template.Net có thể được sử dụng để trả lời các mối quan tâm của khách hàng được nêu ra trong hoặc sau quá trình bán hàng. Bằng cách thừa nhận ý kiến phản hồi của khách hàng một cách rõ ràng, tôn trọng và chuyên nghiệp, các doanh nghiệp có thể thể hiện trách nhiệm và cam kết cung cấp dịch vụ khách hàng xuất sắc.
Sử dụng mẫu này giúp các nhà lãnh đạo bán hàng ghi lại phản hồi của khách hàng, tóm tắt các vấn đề quan trọng như giao tiếp kém hoặc các vấn đề theo dõi và vạch ra các bước hành động cụ thể. Phản hồi chủ động này giúp xây dựng lòng tin, giữ chân khách hàng không hài lòng và bảo vệ danh tiếng thương hiệu của bạn trên các trang đánh giá.
🌟 Đây là lý do bạn sẽ thích nó:
- Tóm tắt rõ ràng các mối quan tâm của khách hàng về giao tiếp, kiến thức sản phẩm và các lỗ hổng trong việc theo dõi
- Thừa nhận vấn đề một cách chuyên nghiệp bằng ngôn ngữ tránh leo thang, giúp phản hồi các đánh giá tiêu cực một cách tôn trọng
- Sử dụng làm tài liệu tham khảo để soạn thảo ví dụ phản hồi đánh giá tiêu cực hoặc cho cuộc hội thoại ngoại tuyến khi giải quyết vấn đề với khách hàng không hài lòng
🔑 Lý tưởng cho: Giám đốc bán hàng, chủ doanh nghiệp, giám đốc tài khoản và trưởng nhóm thành công khách hàng trong các dịch vụ B2B, công ty pháp lý và nhóm bán hàng doanh nghiệp cần phản hồi phản hồi tiêu cực hoặc cải thiện sự tương tác với khách hàng.
16. Mẫu phản hồi đánh giá của HubSpot
Mẫu phản hồi đánh giá của HubSpot giúp chủ doanh nghiệp và nhóm dịch vụ khách hàng phản hồi các ý kiến tích cực bằng lời cảm ơn chân thành, các ý kiến phê bình bằng cam kết cải thiện và các đánh giá tiêu cực trên mạng bằng lời xin lỗi chân thành và nêu rõ các bước cụ thể để giải quyết vấn đề.
Mẫu này khuyến khích dịch vụ khách hàng xuất sắc và tạo cơ hội biến dịch vụ khách hàng kém thành những khoảnh khắc xây dựng lòng tin. Nó cũng cải thiện tối ưu hóa công cụ tìm kiếm của bạn thông qua sự tương tác tích cực.
🌟 Đây là lý do bạn sẽ thích nó:
- Làm rõ vấn đề bằng cách tóm tắt những gì đã xảy ra, cho dù đó là sự cố giao tiếp hay lời hứa dịch vụ miễn phí không được thực hiện
- Chịu trách nhiệm bằng cách giải thích cách bạn sẽ khắc phục vấn đề để đảm bảo nó không ảnh hưởng đến các khách hàng khác
- Khuyến khích kết nối lại bằng cách đề nghị tiếp tục cuộc hội thoại ngoại tuyến, khôi phục lòng tin và mời viết thêm đánh giá
🔑 Lý tưởng cho: Nhân viên dịch vụ khách hàng và chủ doanh nghiệp nhận được đánh giá tiêu cực hoặc trái chiều trên mạng và muốn giải quyết chúng một cách chuyên nghiệp đồng thời cải thiện sự tương tác với khách hàng.
17. Mẫu phản hồi đánh giá PDF của Review Fire
Mẫu phản hồi đánh giá PDF của Review Fire cung cấp các phản hồi sẵn sàng sử dụng, được thiết kế riêng cho các đánh giá tiêu cực, trung lập và tích cực. Được thiết kế cho các ngành công nghiệp nơi đánh giá trực tuyến ảnh hưởng đến uy tín, mẫu này giúp bảo vệ danh tiếng thương hiệu đồng thời giải quyết các mối quan tâm của khách hàng một cách đồng cảm.
Cho dù là trả lời khách hàng giận dữ hay cảm ơn thực khách hài lòng, mẫu này giúp đơn giản hóa việc tạo/lập các câu trả lời lịch sự và cá nhân hóa. Nó cải thiện giao tiếp với khách hàng, thể hiện trách nhiệm và khuyến khích sự tương tác trong tương lai, là chìa khóa để nuôi dưỡng lòng trung thành và cải thiện nhận thức của công chúng trên các nền tảng đánh giá.
🌟 Đây là lý do bạn sẽ thích nó:
- Trả lời một cách chuyên nghiệp với các tin nhắn lịch sự và chu đáo cho mọi loại đánh giá — tiêu cực, trung lập hoặc tích cực
- Cung cấp các điểm liên hệ để báo cáo lên cấp trên, như quản lý theo dõi hoặc số liên lạc trực tiếp để giải quyết vấn đề.
- Tùy chỉnh dễ dàng bằng cách điền vào các vị trí giữ chỗ như tên khách hàng, dịch vụ hoặc đề cập đến địa điểm
🔑 Lý tưởng cho: Nhóm dịch vụ khách hàng, quản lý khách sạn và nhà hàng hoặc chủ doanh nghiệp thường xuyên quản lý các đánh giá trực tuyến trên Google, Yelp hoặc Facebook.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Tìm hiểu cách đặt mục tiêu dịch vụ khách hàng để nâng cao trải nghiệm và lòng trung thành, đồng thời giúp nhóm của bạn tập trung và khách hàng hài lòng! 💬
18. Mẫu phản hồi đánh giá của Google do Customer Alliance cung cấp
Các mẫu phản hồi đánh giá của Google do Customer Alliance cung cấp là một cách chuyên nghiệp và chân thành để kết nối với những người đánh giá của bạn, cả những người hài lòng và không hài lòng, đồng thời tiết kiệm thời gian và duy trì tính nhất quán.
Được thiết kế cho các doanh nghiệp muốn hợp lý hóa sự tương tác với khách hàng, mẫu này cung cấp các phản hồi sẵn sàng sử dụng, phù hợp với nhiều tình huống đánh giá khác nhau. Từ những lời khen ngợi năm sao đến những lời chỉ trích gay gắt, bạn sẽ luôn biết chính xác phải nói gì để để lại ấn tượng tích cực.
🌟 Đây là lý do bạn sẽ thích nó:
- Trả lời một cách tự tin với các câu trả lời được soạn sẵn cho cả đánh giá tích cực và tiêu cực
- Tiết kiệm thời gian bằng cách sử dụng các phản hồi sẵn có mà bạn có thể tùy chỉnh trong vài giây
- Giữ vững sự chuyên nghiệp trong tất cả các phản hồi với ngôn ngữ phù hợp và chuyên nghiệp
🔑 Lý tưởng cho: Quản lý khách sạn, chủ nhà hàng, doanh nghiệp bán lẻ và nhà cung cấp dịch vụ nhằm mục đích cải thiện mối quan hệ với khách hàng và niềm tin của công chúng thông qua việc tương tác với các đánh giá trực tuyến một cách chu đáo và hiệu quả.
🚫 Khi nào không nên sử dụng mẫu
Các mẫu là điểm khởi đầu tuyệt vời, nhưng không phải lúc nào cũng là công cụ phù hợp cho mọi tình huống. Đôi khi, phản hồi theo mẫu có thể làm vấn đề trở nên nghiêm trọng hơn thay vì giải quyết vấn đề, đặc biệt là trong các tình huống quan trọng.
Dưới đây là một số trường hợp bạn nên dừng lại trước khi sử dụng mẫu:
- Đe dọa pháp lý hoặc trách nhiệm pháp lý tiềm ẩn: Nếu khách hàng đề cập đến việc kiện tụng, vi phạm pháp luật hoặc các vấn đề pháp lý, tránh trả lời trực tiếp. Hãy chuyển vấn đề lên nhóm pháp lý hoặc tuân thủ của bạn
- Ngôn ngữ xúc phạm hoặc không phù hợp: Bạn không cần phải tương tác với các tin nhắn độc hại, spam hoặc xúc phạm. Hầu hết các nền tảng cho phép bạn báo cáo hoặc đánh dấu các đánh giá như vậy
- Khách hàng vi phạm nhiều lần: Nếu một khách hàng đã được xử lý nhưng vẫn tiếp tục để lại đánh giá tiêu cực trên các nền tảng khác nhau, việc giải quyết trực tiếp ngoài nền tảng có thể hiệu quả hơn
- Liên quan đến dữ liệu khách hàng bí mật hoặc nhạy cảm: Không bao giờ chia sẻ chi tiết tài khoản cá nhân hoặc thông tin dịch vụ trong phản hồi công khai. Chuyển cuộc hội thoại sang kênh riêng tư
💡 Bạn cần một phản hồi phù hợp hơn? Sử dụng ClickUp Brain để tạo ra một câu trả lời chu đáo, phù hợp với thương hiệu trong vài giây, dựa trên bối cảnh, giọng điệu và nền tảng.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Khám phá cách sử dụng ClickUp Brain cho dịch vụ khách hàng
Hài lòng và giành được nhiều khách hàng hơn với ClickUp!
Trả lời các đánh giá tiêu cực một cách chu đáo cho thấy bạn đang lắng nghe và sẵn sàng khắc phục vấn đề. Nếu được xử lý tốt, ngay cả những phản hồi chỉ trích cũng có thể trở thành cơ hội để xây dựng lòng trung thành và niềm tin.
ClickUp, ứng dụng tất cả trong một cho công việc, giúp chủ doanh nghiệp, nhóm tiếp thị và chuyên gia hỗ trợ khách hàng hợp lý hóa hoạt động, thu hút khách hàng tiềm năng và giữ chân khách hàng trung thành, tất cả chỉ trong một nơi.
Ngoài ra, với hơn 1.000 mẫu có thể tùy chỉnh, bạn có thể quản lý công việc, tự động hóa phản hồi và duy trì tính nhất quán trong mọi tương tác.
Với ClickUp, trải nghiệm của khách hàng trở nên liền mạch, chủ động và nâng cao thương hiệu.