İş tanımına tam olarak uyan birini işe aldınız, ancak daha sonra bu kişinin rolüne uyum sağlayamadığını fark ederek şaşırdınız mı?
İşe alım sürecinin bir parçası olarak, her kuruluş bir iş tanımı yazar ve bu tanım genellikle adayın sahip olması gereken beceri ve deneyimleri içerir. Ancak, belirli bir rolde başarılı olmak için çalışanların bundan daha fazlasına ihtiyacı vardır. Daha bütünsel bir "yetkinlikler" setine ihtiyaçları vardır
Yetkinlik çerçevesi oluşturmak ve kullanmak, kuruluşların çalışanlarını değerlendirmesine, onların katılımını sağlamasına ve başarılı olmaları için destek olmasına yardımcı olur. Bu blog yazısında, yetkinlik çerçevesinin ne olduğunu, neden kullanmanız gerektiğini ve kuruluşunuz için nasıl oluşturabileceğinizi inceliyoruz.
Yetkinlik Çerçevesi Nedir?
Yetkinlik çerçevesi, bir çalışanın iş rolünde başarılı olmak için sahip olması gereken bilgi, beceri, tutum, özellik ve davranışların bir kümesidir.
Yetkinlik çerçevesi nasıl işler?
Diyelim ki bir Python geliştiricisi işe alıyorsunuz. Genellikle, Python programlama sertifikası veya deneyimi olan birini ararsınız. Yetkinlik çerçevesi kullanırken, aşağıdaki özelliklere sahip birini ararsınız:
- Programlama dilleri bağlamında Python bilgisi, tasarım felsefesi, özellikleri ve anlam bilimi
- Programlama uygulamaları, makine öğrenimi algoritmaları vb. için Python kullanma becerileri.
- Python programlama ve iş tarafından kullanılan diğer teknoloji yığınlarına karşı tutum
- Topluluk katılımı, açık kaynak katkıları vb. ile ilgili özellikler.
- Problem çözme, işbirliği, uzaktan çalışma, şeffaflık vb. davranış becerileri.
Yetkinlik çerçevesi ne zaman kullanılmalıdır?
Bir kuruluşun yetkinlik çerçevesini kullandığı ilk durum, işe alım sürecidir. Yetkinlik çerçevesi, belirli bir rol için bir adayı seçmeden önce, bu adayın role uygun olup olmadığını garanti eder.
Ancak, bu çerçeve çalışanların kariyerleri boyunca çok yararlı bir araçtır. Performans değerlendirmelerinde, terfilerde, eğitim ve gelişim programlarının tasarlanmasında ve değişim yönetiminde kullanılabilir. Ayrıca, yedekleme planlaması için de yararlıdır.
Yetkinlik çerçeveleri neleri içerir?
Yetkinlik çerçevesini oluşturan tek bir bileşen seti yoktur. Kuruluş, takım, iş rolü, görev, sorumluluklar vb. faktörlere bağlı olarak ihtiyaç duyulan yetkinlikler değişebilir.
Ancak, tipik bir yetkinlik çerçevesi aşağıdaki bileşenleri içerir.
🏆 Temel değerler: Günümüzün kuruluşları, çalışanlarının ilke ve inançlarının belirli boyutlarda şirketinkilerle uyumlu olmasını beklemektedir.
Örneğin, temel değerleriniz çeşitlilik ve dürüstlükse, potansiyel çalışanların yetkinliklerinin bir parçası olarak yüksek etik standartlara sahip olmasını beklersiniz.
🏆 Temel yetkinlikler: Tüm iş rollerinde, genellikle organizasyon becerileri, kişilerarası beceriler, problem çözme, müşteri odaklılık vb. gibi yetkinlikler gereklidir.
Örneğin, bir spor salonu veya spa gibi bir hizmet kuruluşunda çalışıyorsanız, herkesin müşteri hizmetleri becerilerine sahip olmasını beklersiniz. Bir bağlı kuruluş veya otomobil bayisi gibi öncelikle satış odaklı bir kuruluşta çalışıyorsanız, müzakere becerileri temel yetkinlikler arasında yer alır. Aşağıda, sizin için geçerli olabilecek diğer temel yetkinlik örnekleri verilmiştir.
🏆 Fonksiyonel yetkinlikler: Bunlar, belirli bir rol için gerekli olan niş becerilerdir. Teknik beceriler, yazılım yeterliliği, araştırma uzmanlığı vb. olabilir. Herkesin bu yetkinliğe ihtiyacı yoktur.
Örneğin, bir geliştirici işe alıyorsanız, bu kişinin belirli bir dil kullanarak programlama konusunda fonksiyonel yetkinliklere sahip olması gerekir.
🏆 Liderlik yetkinlikleri: Proje yönetimi, denetim, çatışma çözümü, kriz yönetimi vb. gibi yöneticilerin ve liderlerin sahip olması gereken yetkinliklerdir. Bir bakıma, liderlik yetkinlikleri yöneticiler için fonksiyonel yetkinliklerdir.
Bir kuruluş, her çalışanın temel değerleri ve temel yetkinlikleri ile uyumlu olmasını bekler. Rolüne bağlı olarak, bazı çalışanlar sadece fonksiyonel yetkinliklere ihtiyaç duyarken, diğerleri hem fonksiyonel hem de liderlik yetkinliklerine ihtiyaç duyabilir.
Çalışanlarınızı tüm bu yetkinlikler açısından değerlendirebilmenin en kısa yolu, kapsamlı bir çerçeveye sahip olmaktır. İşte bunu nasıl geliştirebileceğiniz.
Yetkinlik Çerçevesi Geliştirme Adımları
Başlamadan önce, yetkinlik çerçevesinin kapsamlı bir belge olduğunu unutmayın. Bu belge, kuruluşun işlerini, çalışanlarını ve kültürünü kapsar. Bu nedenle, yetkinlik çerçevesi oluşturmak için kapsamlı bir yaklaşım ve ClickUp for Human Resources gibi işbirliğine dayalı bir platform gerekir. İşte nasıl başlayabilirsiniz.
1. Hedeflerinizi tanımlayın
Yetkinlik çerçevesi birçok amaç için kullanılabilir. Çerçeveyi oluşturmaya başlamadan önce, neden ihtiyacınız olduğunu belirleyin. Kendinize şu soruları sorun:
- Bunu ne için kullanacaksınız?
- Bununla neyi başarmak istiyorsunuz?
- Bu, performansı nasıl iyileştirecek?
- Bu, çalışanlara ve kuruluşa nasıl yardımcı olacaktır?
Bu soruların yanıtları, hedeflerinizi daraltmanıza yardımcı olacaktır. Ancak, bu soruların her birine birden fazla yanıt vermeniz tamamen normaldir; bu yanıtlar arasından en önemlilerini önceliklendirmeniz gerekir.
ClickUp Beyaz Tahtalar gibi işbirliğine dayalı bir sanal çalışma alanı ile bu tartışmaları kolaylaştırın. Departman başkanları, yetenek liderleri, İK ve finans dahil olmak üzere tüm ilgili paydaşları yetkinlikleriniz hakkında aynı sayfaya getirin.
Bunu tamamladıktan sonra, ClickUp Goals gibi bir araç kullanarak hedeflerinizi ve planlarınızı ilgili tüm paydaşlar için görünür hale getirin. Yetkinlik çerçevenizin hedeflerini organizasyonel hedeflerinizle ilişkilendirin. Ardından, her bir bölüm başkanına kendi hedeflerini belirlemeleri için görevlendirin.
2. Bilgi toplayın
Yetkinlik çerçevesi oluşturmak için dört bileşen hakkında bilgiye ihtiyacınız vardır: Temel değerler, temel, fonksiyonel ve liderlik yetkinlikleri. Mevcut çalışanlarınızdan bu boyutlar hakkında bilgi toplayın.
Takımlarınıza sorun
ClickUp Formlarını kullanarak kuruluş genelinde anketler gerçekleştirin. Takım üyelerine, ilgili işi yapmak için gerekli yetkinlikleri sorun. Yöneticilere, takım üyelerinden hangi yetkinlikleri beklediklerini sorun. Üst düzey yöneticilere, kuruluşun değerlerini sorun.
Mevcut verilerinizi inceleyin
Çalışan bağlılığı yazılımınızdan, performans değerlendirme şablonlarından vb. elde ettiğiniz bilgileri inceleyerek eksiklikleri belirleyin. Yöneticilerin takımlarına verdikleri geri bildirimleri inceleyin ve eğilimleri gözlemleyin.
Ayrıca, işlerin nasıl yürüdüğünü anlamak için bir süreç analizi gerçekleştirin.
Pazarı inceleyin
Kuruluşunuzu pazarda talep gören becerilerle karşılaştırın. Yenilikçi veya devrim niteliğinde bir şey geliştiriyorsanız, önümüzdeki birkaç yıl için ihtiyaç duyabileceğiniz becerileri de haritalandırdığınızdan emin olun.
İhtiyacınız olan tüm yetkinliklerin kapsamlı bir listesi ile çerçeveyi oluşturun.
3. Çerçeveyi oluşturun
Yetkinlikleri düzenleyin: Listeyi temel değerler, temel, fonksiyonel ve liderlik yetkinlikleri altında kategorilere ayırın. Aşağıda bunu nasıl yapabileceğinize dair bazı örnekler verilmiştir.
| Temel değerler | Temel yetkinlikler | Fonksiyonel yetkinlikler | Liderlik yetkinlikleri |
|---|---|---|---|
| Çeşitlilik ve kapsayıcılık, Şefkat, Empati, Dürüstlük ve doğruluk, Kişisel sorumluluk | İletişim, İşbirliği, Uzaktan çalışma, Problem çözme, Analitik beceriler, Mantıksal akıl yürütme | Programlama, Yazılım testi, DevOps, Siber güvenlik, APA stil kılavuzuna dayalı düzenleme, Uyumluluk | Büyük resim düşünme, Problem çözme, Çatışma çözme, Duygusal zeka, Müzakere becerileri, Öz farkındalık |
Yetkinlikleri tanımlayın: İletişim, işbirliği vb. becerilerin açık olduğunu düşünebilirsiniz. Ancak çoğu zaman öyle değildir. Bu yetkinlikleri, ilgili anahtar eylemlerle birlikte açık bir şekilde tanımlamak yardımcı olur. Örneğin, uzaktan çalışma bir yetkinlikse, bunu şu şekilde tanımlayabilirsiniz:
- Ofis dışında bağımsız olarak iş yapabilme becerisi
- Zaman yönetimi becerileri
- Metin tabanlı işbirliği araçları aracılığıyla etkili iletişim kurma becerisi
- Video konferans, ekran paylaşımı, ekran kaydetme, sanal işbirliği vb. için dijital araçları rahatlıkla kullanın.
- Rahatsızlık veya yanlış anlaşılmaları algılama ve bunları proaktif olarak çözme konusunda duygusal zeka
- Kavranmasını sağlamak için kavramları tekrarlamaya/tekrarlamaya istekli olmak
Bunu yaparken örnekler vermek de yardımcı olacaktır. Örneğin, "Bir iş arkadaşınızın bir şeyi anlamakta zorlandığını hissettiğinizde, proaktif olarak ona yardım etmek için gönüllü olacaksınız" diyebilirsiniz
Yetkinliklerin, normal KPI metrikleri gibi ölçülmesi zor beceri, tutum ve davranışlar olduğunu unutmayın. Ancak bu sorun değildir. Bunları belirlemek ve geliştirmek için niteliksel ölçütleri değerlendirin.
Yetkinlikleri haritalandırın: Kategorileri belirledikten sonra, bunları her bir role göre haritalandırın. Temel değerler ve temel yetkinlikler her çalışan için gerekli olabilir. Fonksiyonel ve liderlik yetkinliklerini, uygulanabilecekleri belirli rollere göre haritalandırmak için zaman ayırın. Ayrıca, bu yetkinliklerin kariyer ilerlemesine nasıl yardımcı olacağını da tanımlayın.
ClickUp'ın Beceri Haritalama Şablonu, bunu yapmak için basit ama kapsamlı bir yoldur. Tamamen özelleştirilebilir, yeni başlayanlar için uygun bu şablon, takımınızın yetkinliklerini kaydetmek, düzenlemek ve haritalamak için idealdir.
⚡️Şablon Arşivi: İşte seçebileceğiniz diğer beceri matris şablonları.
4. Çerçeveyi uygulayın ve takımlar arasında iletişim kurun
Tanıtın: Çerçeveyi tüm personel üyelerine iletin. Takım liderlerini, yöneticileri ve üst düzey liderleri yeni çerçeveye dahil edin ve onları işe alım, eğitim ve mesleki gelişim süreçlerinde denemeye davet edin.
Kayıt: Yetkinlik çerçevesini yayınlayın ve kuruluşunuzdaki tüm ilgili paydaşlarla paylaşın. ClickUp Belgeleri, yetkinlik çerçevenizin görsel olarak ilgi çekici bir kaydını oluşturmanıza ve doğru erişim düzeyine sahip kişilerle paylaşmanıza yardımcı olur.
Uygulama: Hedefleri belirlerken ilgili olduğunu belirlediğiniz tüm süreçlere entegre edin.
- Yetkinlik çerçevesini işe alımlarda kullanmak istiyorsanız, yetenek yönetimi yazılımınıza entegre edin ve ilgili eleme programları tasarlayın
- Yıllık değerlendirmelerinizde kullanıyorsanız, performans değerlendirme yazılımına entegre edin
- Bunu sürekli kariyer gelişiminde kullanmak istiyorsanız, yetkinlikle ilgili verileri performans yönetimi araçlarınıza entegre edin
ClickUp'ın Performans Raporu Şablonunu kullanarak, her bir çalışanın/takımın belirlediğiniz çeşitli yetkinliklerdeki performansını görselleştirin.
⚡️Şablon Arşivi: Bu performans geliştirme planı şablonlarıyla yetkinliklerinizde ilerleme kaydedin.
İnceleme ve ayarlama: Yetkinlik çerçevenizi sürekli değiştirmek yararlı olmasa da, düzenli aralıklarla gözden geçirmek önemlidir. Örneğin, pazarlama takımınızın fonksiyonel yetkinliklerinden biri SEO ise, yapay zekanın kullanımının artması bağlamında bu yetkinliğin büyük ölçüde yenilenmesi gerekir.
Böyle önemli dönüm noktalarında, yetkinlik çerçevenizi kapsamlı bir şekilde gözden geçirmek gerekir.
⚡️Şablon Arşivi: Bu süreç iyileştirme şablonlarıyla çerçeve revizyonunuzu etkili bir şekilde tasarlayın.
Bunu okurken, "zaten iş tanımlarımız, değerlendirmelerimiz vb. var, neden başka bir çerçeveye ihtiyacımız var?" diye düşünüyorsanız, işte cevabı.
Yetkinlik Çerçevesinin Faydaları
İyi bir yetkinlik çerçevesi, aşağıdaki nedenlerle bir kuruluşun çalışanları işe alma, eğitme, geliştirme ve bağlılıklarını artırma becerisini önemli ölçüde güçlendirir:
İşe alımları iyileştirir: Yetkinlik çerçevesi, açık pozisyonlar için yalnızca doğru adayların seçilmesini sağlar. İşe alım hatalarının olasılığını azaltır ve beceri sorunlarını önler. Ayrıca, aday işe alındıktan sonra eğitim ve işe alım maliyetlerini en aza indirir.
Net beklentiler belirler: Adaylar, çalışanlar ve yöneticiler için performans beklentilerini net bir şekilde ortaya koyar. Onları başarıya hazırlar ve çabalarını önemli yetkinlikleri geliştirmeye odaklamaları için teşvik eder.
Şeffaflık sağlar: Yetkinlik çerçeveleri, tüm paydaşların aynı sayfada olmasını sağlar. Adaylar, hangi konularda test edildiklerini bilir. Çalışanlar, hangi konularda başarılı olduklarını ve hangi becerilerde eksik olduklarını bilir. Bu, performansla ilgili gereksiz endişeleri ortadan kaldırır.
Performansı artırır: İşin yapılması için nelerin gerekli olduğu konusunda daha fazla netlik olduğunda, bireysel performansın artması muhtemeldir. Tüm organizasyonun ortak değerlere ve yetkinliklere sahip olması durumunda, bunun birleşik etkisi çok büyüktür.
Sürdürülebilir işler sağlar: İyi bir yetkinlik çerçevesi, kuruluşun günümüzde sağlam ve gelecekte çevik olmasını sağlar. İş liderlerinin gelecekte rekabet avantajı sağlayacak beceri ve yetkinlikler geliştirmelerine olanak tanır. Uzun vadede yetenek yönetimini kolaylaştırır.
ClickUp ile Yetkinlik Çerçevenizi Güçlendirin
İşe alım süreci yorucu olabilir. Yanlış bir işe alım, işten çıkarma, yeniden işe alma, oryantasyon, eğitim vb. konularda önemli kayıplara neden olabilir. Daha da kötüsü, geç olana kadar etkisiz bir işe alım kararı verdiğinizi fark etmeyebilirsiniz.
Örneğin, Python programlamada harika olan ancak ürününüzü geliştirmek için gerekli işbirliği becerilerine veya sektör uzmanlığına sahip olmayan birini işe almış olabilirsiniz. Bu eksiklikleri tespit ettiğinizde, gerçek maliyetler ve fırsat maliyetleri ortaya çıkmış olabilir.
Düşünülmüş bir yetkinlik çerçevesi, bu tür olasılıkları önleyebilir ve bilinçli kararlar alınmasını sağlayabilir. ClickUp ile yetkinlik çerçevenizi beyin fırtınası yapın, planlayın, oluşturun, uygulayın ve optimize edin.