Şirket genelinde veya takımınızda stratejik bir toplantıya katıldığınızda, muhtemelen Hedefler ve Anahtar Sonuçlar (OKR'ler) ile Anahtar Performans Göstergeleri (KPI'lar) belgeleri içeren slaytlarla karşılaşmışsınızdır.
İşletmeler, performans yönetimi sürecine veriye dayalı, nicel bir yaklaşım sağladıkları için bu çerçevelere güveniyorlar.
Şirketlerin %79'u her yıl KPI'lar tasarlar ve uygular.
Ancak asıl soru şu: OKR'leri ne zaman, KPI'ları ne zaman kullanmalısınız?
Bu blogda, aralarındaki anahtar farkları (gerçek hayattan örneklerle) inceleyecek ve maksimum etki için her ikisini de süreçlerinize nasıl entegre edebileceğinizi göstereceğiz.
OKR nedir?
OKR (Hedefler ve Anahtar Sonuçlar), kuruluşlar (ve takımlar) tarafından hedefleri tanımlamak ve performansı ölçmek için kullanılan bir hedef belirleme çerçevesini ifade eder.
Genel olarak, bir OKR üç bileşenden oluşur:
- Hedef: Ulaşmak istediğiniz şeyi açıklayan niteliksel bir ifade.
- Anahtar sonuçlar: Hedefinize doğru ilerlemeyi ölçen nicel metrikler
- Girişimler: Anahtar sonuçların elde edilmesine yardımcı olacak strateji (belirli projeler veya görevler)
OKR'ler amaç, yön ve sahiplik duygusu sağlar. Takımların, yapılacak listesindeki onlarca düşük öncelikli, düşük etkili görev tarafından dikkatlerinin dağılmadan en önemli konulara odaklanmalarını sağlar.
OKR'lerin iyi işlediği bazı senaryolar şunlardır:
- Üç aylık planlama: Takımların çabalarını önceliklendirmesine ve belirli bir çeyrek içinde en kritik girişimlere odaklanmasına yardımcı olur.
- Stratejik girişimler: Yeni projeler veya girişimler başlatırken OKR'leri kullanmak, net hedefler belirlemenize, işlevler arası takımlar arasında şeffaflığı artırmanıza ve herkesin aynı sonuç için iş yapmasını sağlamanıza yardımcı olabilir.
- Performans değerlendirmeleri: Performans değerlendirmeleri için ölçülebilir veri noktaları sağlayarak, kişisel önyargılardan arınmış, daha objektif ve içgörülü geri bildirimler elde edilmesini sağlar.
Şimdi, OKR'leri nasıl ayarlayacağınızı ve izleme yapacağınızı inceleyelim:
- Organizasyonunuzun vizyonunu ve stratejik hedeflerini net bir şekilde anlayarak başlayın ve OKR'lerinizi genel misyonunuzla ilişkilendirin.
- Belirli bir zaman diliminde (genellikle üç aylık) ulaşmak istediğiniz hedefleri yansıtan 2 ila 4 adet iddialı ve ulaşılabilir nesne belirleyin.
- Her nesne için, ilerlemeyi izleyen 3 ila 5 ölçülebilir anahtar sonuç (metrik) ayarlayın.
- Tüm takım üyelerinin OKR'lerin bireysel sorumluluklarla nasıl uyumlu olduğunu anlaması için uygulanabilir bir plan oluşturun.
- Haftalık veya iki haftalık toplantılarla anahtar sonuçlara yönelik ilerlemeyi düzenli olarak kontrol edin.
- Neyin işe yaradığını ve neyin yaramadığını tartışın; bu bilgileri gelecekteki OKR'leri iyileştirmek için kullanın.
OKR örnekleri
OKR'leri ve bunların kuruluşunuza ne zaman fayda sağlayabileceğini tartıştıktan sonra, şimdi bazı özel OKR örneklerini inceleyelim.
⚒️ Örnek 1: Proje yönetimi
- Hedef: Proje teslimat verimliliğini artırmak Anahtar sonuç 1: Proje tamamlanma süresini %20 azaltmak Anahtar sonuç 2: Proje bütçesi sapmasını %5'in altında tutmak Anahtar sonuç 3: Paydaş memnuniyeti puanını en az %90'a çıkarmak Girişim: Proje yönetimi yazılımını kullanarak görevleri, son teslim tarihlerini ve ilerlemeyi gerçek zamanlı olarak izlemeyi gerçekleştirin Girişim: Manuel işi azaltmak için proje planları, risk değerlendirmeleri ve iletişim planları için yeniden kullanılabilir şablonlar oluşturun
- Anahtar sonuç 1: Proje tamamlanma süresini %20 azaltın
- Anahtar sonuç 2: Proje bütçesinde %5'ten az bir sapma elde etmek
- Anahtar sonuç 3: Paydaş memnuniyeti puanını en az %90'a yükseltmek
- Girişim: Proje yönetimi yazılımını kullanarak görevleri, son teslim tarihlerini ve ilerlemeyi gerçek zamanlı olarak izleyin.
- Girişim: Manuel iş yükünü azaltmak için proje planları, risk değerlendirmeleri ve iletişim planları için yeniden kullanılabilir şablonlar oluşturun.
- Anahtar sonuç 1: Proje tamamlanma süresini %20 azaltın
- Anahtar sonuç 2: Proje bütçesinde %5'ten az bir sapma elde etmek
- Anahtar sonuç 3: Paydaş memnuniyeti puanını en az %90'a yükseltmek
- Girişim: Proje yönetimi yazılımını kullanarak görevleri, son teslim tarihlerini ve ilerlemeyi gerçek zamanlı olarak izleme.
- Girişim: Manuel işi azaltmak için proje planları, risk değerlendirmeleri ve iletişim planları için yeniden kullanılabilir şablonlar oluşturun.
🔮 Örnek 2: Stratejik planlama
- Hedef: Asya'daki pazar varlığını genişletmek Anahtar sonuç 1: Bir yıl içinde Asya'da %15 pazar payı elde etmek Anahtar sonuç 2: Asya pazarlarına özel üç yeni ürün piyasaya sürmek Anahtar sonuç 3: Beş yerel distribütörle ortaklık kurmak Girişim: Kültürel açıdan uygun mesajlarla Asya'nın önemli pazarlarında yerelleştirilmiş pazarlama kampanyaları başlatmak Girişim: Rakiplerin fiyatlandırmasını analiz etmek ve yeni müşteriler çekmek için rekabetçi bir fiyatlandırma stratejisi geliştirmek
- Anahtar sonuç 1: Bir yıl içinde Asya'da %15 pazar payı elde etmek
- Anahtar sonuç 2: Asya pazarlarına özel üç yeni ürün piyasaya sürmek
- Anahtar sonuç 3: Beş yerel distribütörle ortaklık kurmak
- Girişim: Kültürel açıdan uygun mesajlarla Asya'nın anahtar pazarlarında yerelleştirilmiş pazarlama kampanyaları başlatın.
- Girişim: Rakip fiyatlandırmasını analiz edin ve yeni özel müşteriler çekmek için rekabetçi bir fiyatlandırma stratejisi geliştirin.
- Anahtar sonuç 1: Bir yıl içinde Asya'da %15 pazar payı elde etmek
- Anahtar sonuç 2: Asya pazarlarına özel üç yeni ürün piyasaya sürmek
- Anahtar sonuç 3: Beş yerel distribütörle ortaklık kurmak
- Girişim: Kültürel açıdan uygun mesajlarla anahtar Asya pazarlarında yerelleştirilmiş pazarlama kampanyaları başlatın.
- Girişim: Rakip fiyatlandırmasını analiz edin ve yeni özel müşteriler çekmek için rekabetçi bir fiyatlandırma stratejisi geliştirin.
🎧 Örnek 3: Müşteri desteği performansı
- Hedef: Müşteri desteği deneyimini iyileştirmek Anahtar sonuç 1: Müşteri taleplerine ortalama yanıt süresini %30 azaltmak Anahtar sonuç 2: Anketlerden elde edilen müşteri memnuniyeti puanlarını %85'in üzerine çıkarmak Anahtar sonuç 3: İlk temasta destek taleplerinin en az %90'ını çözmek Girişim: Rutin sorgulara anında yanıt vermek için web sitenize yapay zeka destekli bir sohbet robotu entegre edin Girişim: Yoğun saatlerde yeterli personel seviyesi sağlayın ve farklı düzeydeki müşteri taleplerini ele almak için çok katmanlı bir destek sistemi uygulayın
- Anahtar sonuç 1: Müşteri taleplerine verilen ortalama yanıt süresini %30 azaltmak
- Anahtar sonuç 2: Anketlerden elde edilen müşteri memnuniyeti puanlarını %85'in üzerine çıkarmak
- Anahtar sonuç 3: İlk temasta destek taleplerinin en az %90'ını çözün.
- Girişim: AI destekli bir chatbot'u web sitenize entegre ederek rutin sorgulara anında yanıt sağlayıcı olun.
- Girişim: Yoğun saatlerde yeterli personel seviyesi sağlayın ve farklı düzeylerdeki özel taleplerini ele almak için çok katmanlı bir destek sistemi uygulayın.
- Anahtar sonuç 1: Müşteri taleplerine verilen ortalama yanıt süresini %30 azaltmak
- Anahtar sonuç 2: Anketlerden elde edilen müşteri memnuniyeti puanlarını %85'in üzerine çıkarmak
- Anahtar sonuç 3: İlk temasta destek taleplerinin en az %90'ını çözün.
- Girişim: AI destekli bir chatbot'u web sitenize entegre ederek rutin sorgulara anında yanıt sağlayıcı olun.
- Girişim: Yoğun saatlerde yeterli personel seviyesi sağlayın ve farklı seviyelerdeki müşteri taleplerini ele almak için çok katmanlı bir destek sistemi uygulayın.
📚 Ayrıca Okuyun: En İyi OKR Yazılımı (İncelemeler ve Fiyatlandırma)
KPI nedir?
Anahtar Performans Göstergeleri (KPI'lar), bir kuruluşun belirli bir iş nesnesine ne kadar etkili bir şekilde ulaştığını gösteren bağımsız, ölçülebilir metriklerdir. KPI örnekleri arasında gelir, müşteri kayıp oranı, web sitesi trafiği ve çalışan devir hızı sayılabilir.
İki tür anahtar performans göstergesi (KPI) vardır: öncü göstergeler (tahminsel metrikler) ve gecikmeli göstergeler (yansıtıcı metrikler).
Öncü göstergeler, kuruluşların gelecekteki performansı öngörmelerine yardımcı olurken, gecikmeli göstergeler geçmiş sonuçlara (tarihsel verilere) dayalı içgörüler sağlar.
KPI'ları çeşitli ayarlarda kullanan kuruluşlar bulacaksınız:
- Finansal KPI'lar: Gelir artışı veya kar marjları gibi finansal performansı ölçün.
- Operasyonel KPI'lar: Üretim maliyetleri veya döngü süreleri gibi operasyonel verimliliği değerlendirin.
- Müşteri KPI'ları: Net Promoter Score (NPS) veya müşteri sadakat oranları gibi müşteri memnuniyeti ve bağlılığını değerlendirin.
- Çalışan KPI'ları: Çalışan bağlılığını izleyin ve ciro oranları veya çalışan memnuniyeti puanları dahil olmak üzere performansı gözden geçirin.
KPI'ları uygulamaya yönelik hızlı bir kılavuz:
- Nesneleri belirleyin: Organizasyonel, departman veya bireysel düzeyde neyi başarmak istediğinizi belirleyin.
- İlgili KPI'ları seçin: Hedeflerinizle uyumlu ve eyleme geçirilebilir içgörüler sağlayan KPI'ları seçin.
- Hedefler belirleyin: Başarıyı tanımlamak ve ölçmek için her KPI için net hedefler belirleyin.
- Veri toplama: Seçtiğiniz KPI'lar için verileri toplamak ve analiz etmek için sistemler uygulayın.
- İlerlemeyi izleyin: İlerlemeyi değerlendirmek ve gerekli ayarlamaları yapmak için KPI performansını düzenli olarak gözden geçirin.
- Sonuçları paylaşın: Şeffaflığı ve hesap verebilirliği teşvik etmek için KPI sonuçlarını paydaşlarla paylaşım yapın.
👀 Biliyor muydunuz? Sonuçlarınızın %80'i, çabalarınızın %20'sinden kaynaklanmaktadır. Bu nedenle, en önemli etkiyi yaratan az sayıda kritik KPI'ya odaklanın.
KPI örnekleri
📌 Performans değerlendirme ölçütleri
- Satış geliri: Bir çalışanın tamamladığı toplam kapalı anlaşma sayısını ve elde ettiği geliri ölçer.
- Müşteri memnuniyeti: Müşterilerin bir çalışanın hizmetinden duydukları memnuniyet düzeyini ölçer — CSAT puanı.
- Toplantı katılımı: Çalışanın toplantılara ve eğitim oturumlarına katılımını ölçer.
📌 İş performansı ölçütleri
- Gelir artışı: Belirli bir dönemdeki gelirdeki yüzde artışını ölçer.
- Müşteri kayıp oranı: Müşterilerin bir şirketle yapılacak iş yapmayı bırakma oranını ölçer.
- Pazar payı: Bir şirketin hizmet verdiği pazarın yüzdesini ölçer.
- Yatırım Getirisi (ROI): Bir yatırımın karlılığını ölçer.
📮 ClickUp Insight: Anket katılımcılarının %78'i uzun vadeli hedeflere motivasyonla yaklaşmakta zorlanıyor. Motivasyon eksikliğinden değil, beynimizin işleyişinden kaynaklanıyor! Motivasyonumuzu korumak için başarıları görmemiz gerekiyor. 💪ClickUp tam da bu noktada devreye giriyor.
ClickUp Milestones ile başarıları izleme, rollup'larla anlık ilerleme özetleri al ve ClickUp'taki akıllı Hatırlatıcılar ile odaklanın; bu küçük başarıları görselleştirmek, uzun vadede ivme kazandırır.
💫 Gerçek Sonuçlar: ClickUp kullanıcıları, aşırı yük hissetmeden yaklaşık %10 daha fazla işi halledebildiklerini bildiriyor.
OKR ve KPI Arasındaki Fark
OKR ve KPI'ların kuruluşunuza ayrı ayrı nasıl fayda sağlayabileceğini ve bunları nasıl ayarlayacağınızı gördük, şimdi de ayrıntılara girerek bunların farklı amaçlarını inceleyelim.
| Aspect | OKR'ler | KPI'lar |
| Hedef ayarı | Destekleyici nicel anahtar sonuçlarla birlikte iddialı, niteliksel hedefler | Spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve zaman sınırlı (SMART) metrikler |
| Amaç | Stratejik yönü belirleyin ve harekete geçin | Belirli nesnelere yönelik ilerlemeyi izleme |
| Kapsam | Genel hedefler | Dar, spesifik metrikler |
| Zaman çerçevesi | Genellikle üç ayda bir | Çeşitli zaman dilimleri için kullanılabilir: günlük, haftalık, aylık ve diğerleri. |
| Esneklik | Daha esnek ve değişen koşullara daha kolay uyum sağlayan, genellikle daha uzun dönemler için oluşturulan | Daha az esnek |
Hedef ayarı
OKR'ler, organizasyona ilham veren ve onu zorlayan niteliksel, iddialı, uzun vadeli hedefleri vurgular. "Pazar payını artırmak" veya "Müşteri memnuniyetinde sektör lideri olmak" gibi organizasyonun ulaşmak istediği "hedeflerine" odaklanırlar.
KPI'lar ise SMART metriklerine ve "önümüzdeki ay web sitesi ziyaretlerini %15 artırmak" gibi çok spesifik bir nesneyi nasıl gerçekleştirebileceğinize odaklanır.
🧠 İlginç Bilgi: Bazı uzmanlar OKR'leri "ruhlu KPI'lar" olarak adlandırır, çünkü OKR'ler metriklere bağlam ve amaç katarak sonuçları doğrudan kuruluşun misyonuyla ilişkilendirir.
Amaç
OKR'ler, organizasyon içinde stratejik yönü belirlemek, eyleme geçmek için ilham vermek ve takımları uyumlu hale getirmek için güçlü bir araç görevi görür. Organizasyonel hedefler hakkında paylaşılan bir anlayış sağlar, çalışanları motive eder ve sorumluluk kültürünü teşvik eder.
KPI'lar daha çok karar odaklıdır. Temel amaçları, belirli bir süreç veya işin belirli bir yönü içinde ilerlemeyi izleme, performansı ölçme ve iyileştirilmesi gereken alanları belirleme ve veriye dayalı karar vermeyi desteklemektir.
Kapsam
OKR'ler genellikle organizasyon, takım veya proje için genel stratejik vizyonu yönlendiren üst düzey bir çerçeve sağlar.
👉🏼 Örneğin, bir OKR "Avrupa bölgesinde pazar payını artırmak" veya "İlk çeyrekte 10.000 indir sayısına ulaşan yeni bir ürün piyasaya sürmek" olabilir.
KPI'lar, satış, pazarlama, gelir veya çalışan performansı gibi belirli iş alanlarına ilişkin ayrıntılı bilgiler sağlar. Performansı ayrıntılı bir görünüm sunan daha dar ve daha spesifik metriklere odaklanırlar.
👉🏼 Örneğin, bir satış takımı için, "Avrupa bölgesinde pazar payını artırmak" OKR'si ile ilgili KPI'lar arasında "Avrupa'da satış gelirini %15 artırmak" veya "Üç yeni Avrupa ülkesinde dağıtım kanallarını genişletmek" yer alabilir.
Zaman çerçevesi
OKR'ler, genellikle en az bir çeyrek olmak üzere uzun vadeli planlandığında en iyi şekilde iş yapar. Bu zaman aralığı, kısa vadeli odaklanma ile uzun vadeli stratejik yönelim arasında bir denge sağlar ve düzenli incelemeler ve ayarlamalar yapılarak kuruluşun yolunda ilerlemesini ve değişime uyum sağlamasını mümkün kılar.
KPI'lar ise daha esnektir. Sadece bir zaman aralığına ihtiyaç duyarlar ve çoğu kuruluşta yaygın olarak kullanılan Yıllık Tekrarlayan Gelir (ARR) metriği gibi günler, haftalar ve hatta yıllar boyunca izlenebilirler.
👉🏼 Örneğin, günlük web sitesi trafiği kısa vadeli eğilimleri izlemeye yardımcı olurken, müşteri kayıp oranı genellikle aylık veya yıllık olarak ölçülür. Bu esneklik, işlerin farklı ayrıntı düzeylerinde performansı izlemesine olanak tanıyarak hem anlık ilerleme hem de uzun vadeli eğilimler hakkında içgörüler elde etmesini sağlar.
Esneklik
OKR'ler, her kuruluşun kendine özgü ihtiyaçlarına ve koşullarına göre esnek ve uyarlanabilir yapıdadır. Şirketin hedefleri, misyonu ve vizyonuna dayalıdır. Bu esneklik, değişen pazar koşullarını, ortaya çıkan fırsatları ve beklenmedik zorlukları yansıtacak şekilde ayarlamalar yapılmasına olanak tanır.
👉🏼 Örneğin, bir rakip yıkıcı bir yeni ürün piyasaya sürdüğünde, bir kuruluş OKR'lerini hızlı bir şekilde ayarlayarak en son tehdidi ele alabilir ve rekabet avantajını koruyabilir.
Öte yandan, KPI'lar genellikle performans eğilimlerinin anlamlı bir şekilde karşılaştırılabilmesi ve iyileştirilmesi gereken alanların belirlenmesi için zaman içinde tutarlı kalmalıdır. KPI'larda sık sık değişiklik yapılması, ilerlemenin doğru bir şekilde izlenmesini, performans sorunlarının temel nedenlerinin belirlenmesini ve iyileştirme girişimlerinin etkisinin gösterilmesini zorlaştırabilir.
OKR, KPI ve KRA
OKR ve KPI ile sıklıkla karıştırılan bir diğer çerçeve ise KRA'dır (Anahtar Sonuç Alanları). KRA'lar, kuruluşların çeşitli rollerdeki ilerlemeyi ve başarıyı izlemek için belirledikleri SMART hedeflerdir. Belirli bir iş veya rolle ilişkili ana sorumlulukları liste ederler.
Özetlemek gerekirse:
- KRA'lar, bir kuruluşun üstünlük sağlaması gereken anahtar alanları tanımlar.
- OKR'ler, bu anahtar alanlarda iddialı hedefler belirler.
- KPI'lar, bu hedefler doğrultusunda yapılan ilerlemeyi izler.
OKR, KPI ve MBO
Benzer şekilde, MBO (Hedeflerle Yönetim) de performansı izleme için KPI ve OKR ile sıklıkla kullanılan bir çerçevedir. MBO, yöneticiler ve bireysel takım üyelerinin işbirliği içinde hedefleri belirlediği ve bireysel hedefleri daha geniş organizasyonel hedeflerle uyumlu hale getirdiği bir süreçtir.
👉🏼 Diyelim ki bir pazarlama takımı, yeni bir çevre dostu spor giyim serisi için marka bilinirliğini artırmayı hedefliyor:
- OKR, hedef pazarda lider çevre dostu spor giyim markası olmak olacaktır.
- KPI, tüm kaynaklardan gelen toplam web sitesi trafiğini ölçer.
- MBO, her bir pazarlama takım üyesinin bireysel hedefi olacaktır, örneğin ücretli reklamlar kullanarak bir sonraki çeyrekte trafiği %25 artırmak gibi.
📚 Ayrıca okuyun: OKR ve MBO
Proje Yönetimi'nde OKR ve KPI'ları entegrasyonlarıyla
OKR ve KPI'ları proje yönetimi sisteminizin bir parçası haline getirerek, her bir projeyi ana, genel hedefe bağlayabilirsiniz. Aynı zamanda, KPI'lar aracılığıyla toplanan veriler, proje yaşam döngüsü boyunca veriye dayalı karar vermeyi mümkün kılar.
İş için her şeyi içeren uygulama ClickUp, tüm hedef belirleme, izleme ve proje yönetimi ihtiyaçlarınızı tek bir yerde bir araya getirerek performans izlemeyi kolaylaştırır.
📮 ClickUp Insight: Yapılacaklar listenizin işe yaradığını mı düşünüyorsunuz? Bir daha düşünün. Anketimiz, profesyonellerin %76'sının görev yönetimi için kendi önceliklendirme sistemlerini kullandığını gösteriyor. Ancak, son araştırmalar, çalışanların %65'inin etkili bir önceliklendirme yapmadan yüksek değer görevler yerine kolay kazançlara odaklandığını doğruluyor.
ClickUp'ın Görev Öncelikleri, karmaşık projeleri görselleştirme ve ele alma şeklinizi dönüştürerek kritik görevleri kolayca öne çıkarır. ClickUp'ın yapay zeka destekli ş Akışları ve özel öncelik işaretleri ile her zaman önce neyi ele almanız gerektiğini bileceksiniz.
OKR ve KPI'ları proje yönetimi sisteminizde nasıl uygulayabileceğinize bir göz atalım.
1. Proje düzeyinde OKR'leri tanımlayın
Öncelikle, kuruluşunuzun genel stratejik hedeflerini ve ilgili şirket düzeyindeki OKR'leri gözden geçirin. Ardından, belirli bir projenin bu üst düzey hedeflere nasıl katkıda bulunabileceğini kendinize sorun.
Ayrıca, liderlik takımınızla bir beyin fırtınası oturumu düzenleyerek potansiyel proje düzeyindeki OKR'ler hakkında görüşler toplayabilirsiniz. Unutmayın, hedef 'iddialı', sonuç odaklı hedefler belirlemektir.
ClickUp Belge'yi kullanarak, hedef belirleme süreciyle ilgili önemli belgeleri tek bir yerde toplayabilirsiniz. ClickUp Brain (ClickUp'ın tescilli yapay zekası) ise fikir üretmenize ve takip etmeniz gereken ilgili hedefleri belirlemenize yardımcı olur. Ayrıca, hedefler ve amaçlarla ilgili kararları özetleyerek herkesin aynı doğrultuda hareket etmesini sağlar.
ClickUp Brain'den çeşitli belgelerinizi incelemesini ve daha büyük hedefinizi belirli bir projeyle bağlantılı OKR'ler önermesini isteyin. Ve işte! İpuçlarını kullanarak daha da iyileştirebileceğiniz bağlamsal öneriler alacaksınız.
Hedeflerinizi belirledikten sonra, AI'dan hedeflerinizi ve anahtar sonuçlarınızı açıklayan, takımınızın geri kalanıyla paylaşım yapabileceğiniz, kanıtlanmaya hazır bir belge oluşturmasını isteyin.
📚 Ayrıca Okuyun: Excel ve ClickUp için Ücretsiz Hedef Belirleme ve Takip Şablonları
2. İlgili KPI'ları belirleyin
Bir sonraki adım, hedefleriniz için belirlediğiniz anahtar sonuçlara yönelik ilerlemeyi hesaplayan KPI'ları seçmektir. Bu, proje performansı hakkında değerli bilgiler sağlayacak, iyileştirilmesi gereken alanları belirlemenize yardımcı olacak ve nihayetinde projenin başarısını sağlamak için veriye dayalı kararlar almanızı sağlayacaktır.
💡 Profesyonel İpucu: Kendinize şu soruyu sorun: "Bu KPI, nesnemize yaklaşıp yaklaşmadığımızı gerçekten gösteriyor mu?" Bir başka ipucu da, aşırı karmaşık veya ölçülmesi zor KPI'lardan kaçınmaktır. Bunun yerine, anlaşılması, izleme ve yorumlanması kolay metrikler seçin.
3. OKR'lerinizi ve KPI'larınızı proje yönetimi aracınızla entegre edin
KPI'larınızı belirledikten ve veri kaynaklarının doğruluğunu kontrol ettikten sonra, bunları görevlerinize ve projelerinize dahil edebilirsiniz. Örneğin, KPI'larınızı izlemek için ClickUp'ın "Yolunda", "Gecikmeli", "Yolunda Değil" ve benzeri Özel Görev Durumlarını kullanabilirsiniz.
ClickUp, bu süreci basitleştiren ücretsiz şablonlar da sunar, örneğin ClickUp OKR Şablonu. Bu son derece sezgisel planlama aracı, takımların OKR'lerini etkili bir şekilde ayarlamalarına, izlemelerine ve gerçekleştirmelerine yardımcı olmak için tasarlanmıştır.
Bu OKR şablonu şunları içerir:
- Planlama ritmi: Bu, OKR planlamasının temel yapısını ve zamanlamasını(örneğin, üç aylık veya altı aylık döngüler) özetler ve tutarlı ve zamanında hedef ayarını sağlar.
- OKR listeleri: Bu listeler, takımların büyük hedefleri belirli, ölçülebilir hedeflere ayırmasına ve her bir Anahtar Sonuca yönelik ilerlemeyi izlemesine olanak tanır.
Şablonda, OKR'lerinizi kategorize etmenize ve düzenlemenize yardımcı olacak birden fazla Özel Alan da bulunmaktadır. Her görev için Hedef, Anahtar Sonuç, Planlama ve Uygulama gibi etiketler ekleyebilirsiniz.
Benzer şekilde, görevleri belirli bir "Girişim"e de ayırabilirsiniz. Daha da iyisi, bir ilerleme çubuğu, işaretlediğiniz eylem öğelerinin sayısına göre tamamlanma oranını izler.
OKR sisteminizi oluşturduktan sonra, bir sonraki adım KPI'larınızı eklemektir. Bunu, görevleriniz için birkaç Özel Alan daha ekleyerek yapabilirsiniz:
- Hedef Değer: KPI'nın hedef değerini not etmek için sayı alanı
- Gerçek Değer: Mevcut KPI'nın gerçek değerini not etmek için sayı alanı
- Fark: Hedef ve gerçek değer arasındaki farkı gösteren formül alanı
- İlerleme (%): Hedef değerin ulaşılan yüzdesini hesaplamak için kullanılan başka bir formül alanı.
ClickUp'ta, aşağıdaki kodları kullanarak bu formül alanlarını ayarlayabilirsiniz:
- Fark: (alan(“Hedef Değer”) – (alan(“Gerçek Değer”)
- İlerleme: CONCATENATE((alan(“Gerçek Değer”) / alan(“Hedef Değer”)) * 100, “%”)
Elbette, ClickUp'ın KPI Şablonunu kullanarak temel performans göstergelerini sorunsuz bir şekilde ayarleyebilir, izleyebilir ve analiz edebilir, böylece takımınızın iş hedeflerine doğru ilerlemesini sağlayabilirsiniz. Sektörünüze özel olarak özelleştirin ve performans eğilimleri hakkında gerçek zamanlı içgörüler elde edin.
Bu şablon size şu yapılacakları sunar:
- Özel KPI gösterge paneli: Dinamik grafikler ve raporlarla ilerlemeyi görselleştirin
- Otomatik izleme: Hedefleri ayarlayın ve performansı zahmetsizce izleyin
- İşbirliği ve uyarılar: KPI sahiplerini atayın ve gerçek zamanlı güncellemeler alın
💡Profesyonel İpucu: KPI İzleme Şablonunuzu ClickUp'ın SMART Hedefler Şablonu ile eşleştirerek, anahtar performans göstergelerinizle uyumlu, net ve uygulanabilir hedefler ayarlayın ve her hedefin spesifik, ölçülebilir ve etkili olmasını sağlayın!
4. İlerlemeyi izleme için gösterge panelleri ayarlayın
OKR'lerinizi ve KPI'larınızı ayarladıktan sonra, bir sonraki adım bunları izlemektir. Bunu yapmanın en iyi yolu, OKR gösterge paneli ve KPI ilerleme grafiklerini kullanmaktır.
Bunlar, anahtar metrikleri ve ilerleme güncellemelerini tek bir, kolay erişilebilir konumda birleştirir, böylece çeşitli elektronik tablolar, raporlar ve veri kaynaklarını tek tek incelemek zorunda kalmazsınız.
ClickUp'ta, özelleştirilebilir gösterge paneli ve ilerleme çubukları kullanarak hedeflerinize yönelik ilerlemeyi gerçek zamanlı olarak izlemenizi sağlayan yerleşik bir hedef ayarlama ve izleme özelliği olan ClickUp Goals bulunmaktadır. Ayrıca, verilerinizi düzenlemek için aşağıdakiler dahil olmak üzere birçok seçenek sunar:
- İlerleme özeti: Anahtar Sonuçlara yönelik ilerlemeyi ve genel proje tamamlanma durumunu izlemek için
- Gantt grafikleri: Proje zaman çizelgelerini görselleştirmek ve olası darboğazları belirlemek için
- Pasta grafikler: Proje görevlerinin veya kaynak tahsisinin dağılımını göstermek için
- Sayı bileşenleri: Harcanan bütçe, müşteri memnuniyeti puanları ve görev tamamlama oranları gibi KPI'ları görüntülemek için
Bu görsel raporlar, güçlü ve zayıf alanları belirlemenize, potansiyel riskleri tespit etmenize ve projeinizin çeşitli yönleri hakkında bilinçli kararlar almanıza yardımcı olarak her şeyin yolunda gitmesini sağlar.
📚 Ayrıca okuyun: KPI Puan Kartlarıyla Proje İlerleme İzleme
5. İlerlemeyi dönemsel olarak gözden geçirin
Son adım, ilerlemeyi gözden geçirmek için düzenli kontroller (örneğin haftalık, iki haftada bir) planlamaktır. Bu süre zarfında, KPI'lar aracılığıyla toplanan verileri analiz ederek anahtar sonuçları ayarlayabilir, zaman çizelgelerini revize edebilir veya kaynakları yeniden tahsis edebilirsiniz.
OKR ve KPI En İyi Uygulamaları
Son olarak, OKR'leri ayar yapmak ve yönetmek için bazı en iyi uygulamalar şunlardır:
- Hırslı ancak ulaşılabilir hedefler belirleyin. Bu hedefler, çalışanları istenen sonuçlara ulaşmak için ilham vermeli ve motive etmeli, onları bunaltmamalı ve sonunda tükenmelerine neden olmamalıdır.
- Netlik ve odaklanmayı korumak için az sayıda OKR'ye (genellikle her biri 3-5 anahtar sonuç içeren 2-4 nesne) odaklanın.
- Takım üyeleri arasında OKR'lerdeki ilerlemeleriyle ilgili sürekli geri bildirim almayı teşvik edin. Bu, engelleri erken tespit etmeye ve işbirliği içinde sorunları çözmeye yardımcı olabilir.
Benzer şekilde, KPI'ları ayarlarken şunlara dikkat edin:
- Net ve güvenilir veri kaynaklarına sahip ve zaman içinde ölçülebilen ve izlenebilen metrikleri seçimiyle belirleyin.
- KPI izlemeyi otomasyona aktararak zaman kazanın ve doğru sonuçlar elde edin.
- KPI verilerini görselleştirmek ve eğilimleri ve kalıpları belirlemek için gösterge paneli ve grafikler kullanın.
Son olarak, anahtar sonuçlara yönelik ilerlemeyi doğrudan ölçen metrikleri seçerek KPI'ların OKR'lerin gerçekleştirilmesini desteklediğinden emin olun. Bu uyum, organizasyonel uyum ve hızlandırılmış büyüme arasında mükemmel bir uyum yaratır.
ClickUp ile yapay zeka destekli OKR ve KPI sistemleri ayarlayın.
Özetlemek gerekirse, OKR'ler, ulaşmak istediğiniz "hedef" ve bunun "önemi"ne odaklanır. Hırslı hedef belirleme ve stratejik yönlendirme için bir çerçeve sağlarlar.
KPI'lar, hedeflerinize doğru nasıl ilerlediğinize odaklanır. Performans izleme ölçütlerini takip etmek ve iyileştirilmesi gereken alanları belirlemek için veri sağlarlar. Genellikle, ilerlemeyi ölçmek ve OKR çabalarınızı en üst düzeye çıkarmak için her bir Anahtar Sonuç ile ilgili birkaç KPI'ya ihtiyacınız olacaktır.
Bu işlem manuel olarak da yapılabilir, ancak ClickUp gibi bir proje yönetimi aracı kullanarak bu süreçlerin çoğunun otomasyonunu gerçekleştirmek, verimliliği önemli ölçüde artırabilir ve tüm OKR sürecini kolaylaştırabilir.
Örnek, KPI ilerlemesine göre görev güncellemelerini tetikleyici, performansınızı şık grafiklerle gerçek zamanlı olarak görselleştirici ve genellikle en çok zaman alan iki görev olan beyin fırtınası ve yoğun işler için ClickUp Brain'den yararlanabilirsiniz. Sonuç: daha az çaba, daha fazla etki!
OKR ve KPI'larınızı daha iyi yönetmek ister misiniz? ClickUp'a ücretsiz kaydolun.