MIT Sloan'da yayınlanan yakın tarihli bir makalede, "Günümüzün bilgi çalışanları genellikle zamanlarının %85'inden fazlasını toplantılarda geçiriyor. Uzaktan çalışan takımların üçte ikisinden fazlası, dijital iletişim araçlarından dolayı daha fazla tükenmişlik hissediyor. Birçoğu, aralıksız toplantıların odaklanma ve verimlilik zamanını kestiğini ve bu nedenle daha uzun saatler çalıştıklarını belirtiyor.
Gerçeği kabul edelim: Herkes toplantıları sevmez. Ancak toplantılar, kurumsal takımlar arasında işbirliği, yaratıcılık ve güveni sağlar.
Takım lideri olarak, takım üyelerinizin iletişim kurup işbirliği yapmasını sağlayan ilgi çekici ve verimli toplantılar düzenlemek sizin sorumluluğunuzdadır.
Bu blog yazısında, işe yarayacak bazı takım toplantısı fikirleri vereceğiz. Ama önce, takım toplantılarına neden ihtiyaç duyuyorsunuz?
Takım Toplantılarına Katılmanın Önemi
Bir takımın birlikte çalışabilmesi için, bilgileri açık, bağlamsal ve eksiksiz bir şekilde paylaşması gerekir. Bir pazarlama kampanyasını örnek olarak alalım.
- İş takımları stratejilerini iletmek zorundadır
- Pazarlama ekibi kampanyayı planlamalı
- Tasarım ekibi, strateji/plana uygun görseller oluşturmalıdır
- Metin yazarları kampanya hikayelerini yazmalıdır
- Dağıtım ekibi, kanallar arasında reklam alanı satın almalıdır
- Dijital takım, kampanyayı web siteleri, uygulamalar vb. gibi çevrimiçi varlıklara entegre etmelidir.
- Finans ekibi bütçeleri gözden geçirmeli ve güncellemelidir
Herkes fikirlerini Google Dokümanlar'da belgeleyebilir veya birbirlerine e-posta ile gönderip alabilir, ancak asıl değer işlevler arası işbirliğinden gelir. Toplantıların vazgeçilmez olmasının başlıca nedeni budur. Ancak daha fazlası da var.
Görev netliği: Toplantılar, takımların aldıkları bilgileri netleştirmesine olanak tanır. Bu, herkesin aynı sayfada ve aynı yönde ilerlemesine yardımcı olur.
Karar verme: Toplantılar, takımdaki herkesin bağlamı anlamasına yardımcı olur. Bu sayede, projenin genel amacına hizmet eden kararlar alabilirler.
Sürekli iyileştirme: Takımlar projelerinin ilerlemesini tartışırken, genel sonuçları iyileştiren fikirleri paylaşabilirler.
Kişilerarası ilişkiler: E-postalarla ilişkiler kurmak zordur. Toplantılar, insanların birbirlerini anlamalarına ve bireyler olarak bir araya gelmelerine yardımcı olur.
Ait hissedin: Takım toplantıları, üyelerin günlük görevlerinden daha büyük bir şeyin parçası olduklarını hissetmelerine yardımcı olur.
Birçok faydasına rağmen, günümüzde çoğu toplantı takım üyelerinin "Oh hayır, yine mi?" demesine neden oluyor. Bunu önlemek ve toplantılarınızı verimli ve ilgi çekici hale getirmek için on sanal takım toplantısı fikri.
10 İşbirliğine Dayalı ve Eğlenceli Takım Toplantısı Fikri
1. Eğlenceli bir toplantı gündemi yazın
Bir toplantının etkili olabilmesi için bir gündeme ihtiyaç vardır. Bu nedenle, çoğu takım lideri tartışmak istedikleri konuları madde madde yazar.
Toplantılarınızı daha işbirlikçi ve eğlenceli hale getirmek için daha iyisini yapmalısınız. Bir sonraki toplantınız için deneyebileceğiniz takım toplantı fikirleri.
Toplantı gündeminizle bir hikaye anlatın . Takım arkadaşlarınızı bu hikayenin kahramanları gibi davranın. Birisi harika bir iş yaptıysa, kahramanın karakter gelişimini anlatır gibi bunu yazın.
Bilmece ekleyin: Önemli bilgileri bilmece olarak ekleyerek takımın toplantıya katılmak için meraklanmasını sağlayın.
Görselleştirin: Gündeminizi hızlı ve kolay anlaşılır hale getirmek için grafikler, çizimler veya diyagramlar ekleyin.
Birkaç şaka yapın: Takım toplantı gündeminizi sıkıcı hale getirmeyin. Biraz kişilik katın. Takımınızı güldürmek için (kötü/baba) şakalar yapın.
2. Buzları kırın
Toplantının ilk birkaç dakikası, özellikle de katılımcıların gelmesini beklerken, biraz garip geçebilir. Takım lideri olarak, buzları kırma sorumluluğunu üstlenin. Katılımcılara hafta sonlarını veya hobilerini sorabilirsiniz. Ortak bir soru sormak, buzları kırmak için en iyi takım toplantısı fikirlerinden biridir.
"Bir milyon dolar bulsan ne yapardın?" gibi bir soru kullanın
Uzaktan çalışan ekibinizin her bir üyesi hakkında daha fazla bilgi edinmek için bazı oyunlar oynayın. Popüler örnekler şunlardır:
- Ortak noktamız nedir? Spor, TV programı, film vb. gibi ilgi duyduğunuz bir şeyle başlayın. Aynı şeyi seven herkes buradan devam ederek o konu hakkında konuşur
- Ne çiziyorum? Bir şey çizin ve diğerlerini tahmin etmeye davet edin. ClickUp'ın Beyaz Tahta gibi iyi bir beyaz tahta yazılımı, bunu yapmak için harika bir yerdir
- Taş, kağıt, makas: Bu oyunu oynayarak günlük standup toplantısında kimin ilk güncellemeyi yapacağına karar verin
- Yapboz: Toplantının ana gündemini bir resim olarak ayarlayın; bunu bir yapboza bölün ve çalışanları bunu çözmeye teşvik edin
3. Eğlenceli beyin fırtınası için küçük toplantı odalarını kullanın
Strateji toplantıları veya tüm gün süren atölye çalışmaları gibi zaman alıcı sanal toplantılar sıkıcı olabilir. Ancak böyle olmak zorunda değil. Günümüzde mevcut tüm çevrimiçi toplantı araçlarında bulunan küçük toplantı odalarında yaratıcı beyin fırtınaları ile biraz kahkaha katın.
Örneğin, 4 saatlik bir pazarlama kampanyası strateji toplantısı düzenliyorsanız, daha küçük grupları slogan fikirleri üretmeleri için küçük toplantı odalarına taşıyın.
En çılgın veya en komik fikir için ödüller verin. Kampanya için seçip seçmemek size kalmış, ancak konuşmaya eğlence katan fikirleri kutlayın.
4. Hızlı atölye çalışmaları düzenleyin
İnsanların toplantıların zaman kaybı olduğunu düşünmemelerini sağlamanın en iyi yolu, onlara bir şeyler öğrenmelerine yardımcı olmaktır. Takımlarınızın ihtiyaçlarına ve profillerine göre 15 dakikalık atölye çalışmaları ekleyin.
Bu, konuyla ilgisi olmasa bile herhangi bir şey olabilir.
- E-posta yazma
- Özgeçmiş yazma
- Renk teorisi
- Altın oran
Takım üyelerinin birbirlerine öğretmelerini teşvik ederseniz, bu atölye çalışmaları daha da ilgi çekici hale gelebilir. Metin yazarı e-posta yazımını, tasarımcı renk teorisini öğretebilir vb.
Özel olarak tasarlanmış işbirliği uygulamalarıyla, bu on beş dakika içinde tamamlanacak etkinlikler de ekleyerek atölyeye biraz hareket ve heyecan katabilirsiniz.
5. Bir quiz düzenleyin
Cevapları bilmedikleri konularda takıma çılgın tahminlerde bulunmalarını önerin. Örneğin, mühendislik takımı güncellemelerini organizasyonun geri kalanına sunuyorsa, şu tür sorular sorabilirler:
- Bu ay kaç özellik sunduk? Seçenekler: 10, 24, 108
- Kaç tane hata düzelttik? Seçenekler: 112, 3, 50
- Bu ay yeni müşteri olarak kazandığımız kişi kim? Seçenekler: Apple, Facebook, Reddit
Bu testin amacı, kimseye doğru cevapları vermektir. Bilgileri soru formunda sunarak merak uyandırmaktır.
Sadece bir takım toplantısı için bir test hazırlamak size zahmetli geliyorsa, ClickUp formlarını deneyin. Bu basit ama güçlü özellik, öğeleri sürükleyip bırakarak çoktan seçmeli soruları görsel olarak hazırlamanıza olanak tanır. Özelleştirilebilir, kullanıma hazır çok sayıda seçenek sunar ve paylaşımı kolaydır! İlham almak için bu ClickUp anket şablonlarına göz atın.
6. Temalı takım toplantıları düzenleyin
Eğlenceli toplantı fikirleri listemizin bir sonraki maddesi temalı toplantılar. Etkinlikler ve takım gezileri temalı olabiliyorsa, neden toplantılar olmasın? Ayda bir veya iki haftada bir temalı toplantılar düzenleyin. Elbette, yılın belirli dönemlerinde Noel, Şükran Günü veya Cadılar Bayramı temalı toplantılar düzenleyebilirsiniz.
Toplantıyı daha ilgi çekici hale getirmek için, takım üyelerini en çok beğendikleri temayı seçmeye davet edin. Marvel veya Ghostbusters hayranıysanız, kahkahalar ve takım kaynaşmasıyla eğlenceli bir toplantı geçireceksiniz.
7. Birbirinize güncellemeleri iletin
Verimli bir toplantı, herkesin toplantı sırasında dinlendiğini hissettiği ve bir sonraki adımda ne yapması gerektiğinin net olduğu bir toplantıdır. Standup ve inceleme toplantılarında, insanlar genellikle kendi güncellemelerini verir. Bu, onları garip ve utangaç hissettirir. Sık sık, insanları diğer takım üyelerinin güncellemelerini vermeye davet ederek bu durumu değiştirin.
Bunu yaptıklarında, takım üyeleri şunları yapabilir:
- Birbirinizin işini daha derinlemesine anlayın
- Birbirinizin engellerini ve zorluklarını öğrenin
- Diğerlerinin ihtiyaçlarını ve eksikliklerini anlayın
- Birbirinizi takdir edin ve birbirinizi destekleyin
Bu harika bir takım oluşturma etkinliği olsa da, başka biri güncelleme yaptığında biraz kafa karıştırıcı olabilir. Böyle durumlarda, ClickUp Toplantıları netliği geri kazanmak için harika bir yoldur. Gündeminizi bir kontrol listesine dönüştürerek hepsini gözden geçirdiğinizden emin olun. Zengin düzenleyiciyi kullanarak gerçek zamanlı güncellemeleri kolaylaştırın ve düzenleyin.
Yorumlar herhangi bir takım üyesinin çabasını gerektirdiğinde, bunları atayabilir ve etiketleyebilirsiniz. Yinelenen görevleri kullanarak toplantılar için gündeminizi her zaman hazır tutun.
8. Sınırsız toplantılar düzenleyin
Takım üyeleri genellikle paylaşmaktan çekinebilecekleri birçok soru veya geri bildirimleri vardır. Dahası, toplantı zaman sınırlı olduğunda, sorularını sonraya bırakıp unutabilirler.
Düzenli, sınırsız toplantılar düzenleyin. Takım üyelerini istediklerini sormaya veya paylaşmaya davet edin. Takım lideri olarak, Ask Me Anything (AMA) özelliği ile açıklığınızı ve sorumluluğunuzu gösterin.
Takımı sahiplik bilincine sahip olmaya ve anlamlı bir şekilde katılmaya motive etmek için bu sınırsız toplantıları kullanın.
9. Etkileşimli takım toplantıları düzenleyin
Toplantılar, bir kişi konuşurken diğerleri dinlediğinde en sıkıcı hale gelir. En iyi proje işbirliği araçlarıyla etkileşimli toplantılar düzenleyerek bunu değiştirin.
Diyelim ki, planladığınız yeni özellik için kullanıcı akışını tasarlamak üzere bir ürün takımı toplantısı yapıyorsunuz.
- ClickUp Beyaz Tahta 'yı başlatın ve başlangıç noktasını ayarlayın
- Takım üyelerinin, kullanıcı akışının bir parçası olması gerektiğini düşündükleri adımları eklemelerini teşvik edin
- Sürükle ve bırak özelliği ile bunları zahmetsizce önceliklendirin ve düzenleyin
- Beyaz tahtanızdan doğrudan ClickUp Çalışma Alanınıza fikirleri eylem öğelerine dönüştürün
10. Birlikte yazın
Toplantı tutanaklarını yazmakla görevlendirilen kişi büyük olasılıkla bu görevden nefret eder. Bu, genellikle pasif ve işbirliği gerektirmeyen bir görev olduğu için insanların korktuğu görevlerden biridir.
ClickUp Belgeleri gibi bir çevrimiçi işbirliği aracıyla değişiklik yapın. Her toplantı için bir belge oluşturun ve herkesi gerçek zamanlı olarak not almaya davet edin. Metni başlıklar, kontrol listeleri, bağlantılar ve daha fazlası olarak biçimlendirin.
Eylem öğelerine öncelik verdikten sonra, bunları ClickUp içinde anında görevlere dönüştürün. Bu belgeleri iş akışlarınızın bir parçası olarak ekleyin, böylece her zaman elinizin altında olsunlar.
Hepsi bu kadar değil. Toplantı notlarınızı özetlemek ve otomatik olarak görevlere dönüştürmek için ClickUp AI gibi AI araçlarını da kullanabilirsiniz.
Nereden başlayacağınızı bilmiyor musunuz? ClickUp'ın toplantı notu şablonlarından birini seçin ve ihtiyaçlarınıza göre özelleştirin.
ClickUp ile Takım Toplantılarınızdan En İyi Şekilde Yararlanın
Hoşumuza gitse de gitmese de, toplantılar kaçınılmazdır. Kaçınılmaz oldukları için yorucu veya hoş olmayan olmaları gerekmez. Bu olumlu personel toplantısı fikirlerini uygulamak, toplantıları herkes için daha iyi hale getirir. Toplantı zamanı sonuçta sıkıcı olmak zorunda değildir.
Bir sonraki takım toplantınızda bu eğlenceli takım toplantı konularını deneyin. İster tüm takımınızı içeren bir takım oluşturma egzersizi olsun, ister bir toplantı fikrini deneyen bir takım lideri olun, gelecekteki toplantıları eğlenceli hale getirmek nihai hedefinizdir.
Toplantıları ilginç hale getirmenin başka eğlenceli bir yolu var mı? Doğru aracı kullanın.
ClickUp'ın özel olarak tasarlanmış özellikleriyle eğlenceli, ilgi çekici ve verimli toplantılar yapın. ClickUp Toplantıları ile gündemi belirleyin, toplantı notları alın ve fikirleri tartışın. ClickUp Beyaz Tahta'yı kullanarak birlikte görsel olarak beyin fırtınası yapın ve yenilikler ortaya çıkarın. Beyaz Tahta, Toplantılar veya Belgeler'deki öğeleri görevlere dönüştürün ve bunları gerçek zamanlı olarak takip edin. Fikirlerden eyleme geçin.