วิธีใช้ Copilot ใน Microsoft Teams อย่างมีประสิทธิภาพ

Microsoft Copilot ได้ออกมาสักพักแล้วจนกระแส 'AI กำลังจะมาแย่งงานคุณ' เริ่มสงบลง และผู้คนก็เริ่มเข้าใจว่ามันมีประโยชน์ในด้านใดบ้าง

คำตอบสั้น ๆ คือ: มากมาย, หากคุณรู้ว่าจะมองที่ไหน

ผู้ใช้ส่วนใหญ่ยังคงใช้มันเพื่อสรุปการประชุมเท่านั้น ซึ่งก็ไม่เป็นไร แต่มันเป็นเพียงการแตะผิวเผินของสิ่งที่อยู่ในแถบเครื่องมือของคุณเท่านั้น

นี่คือสรุปอย่างละเอียดเกี่ยวกับวิธีการใช้ Copilot ใน Microsoft Teams และวิธีที่ClickUpเป็นทางเลือกที่เหนือกว่า

Microsoft Copilot ใน Teams คืออะไร?

Microsoft Copilot ใน Teams คือผู้ช่วยปัญญาประดิษฐ์ที่ขับเคลื่อนด้วยโมเดลภาษาขนาดใหญ่ ซึ่งทำงานอยู่ภายในศูนย์กลางการสื่อสารของคุณ มันอ่านบันทึกการสนทนา ประวัติการแชท และไฟล์ที่แชร์ เพื่อสร้างสรุป ตอบคำถาม และร่างข้อความติดตามผล

คุณจะพบกับ Copilot ได้ในสี่พื้นผิวหลักใน Teams:

สิ่งที่คุณต้องเตรียมก่อนใช้ Copilot ใน Teams

ในการเข้าถึง Copilot คุณจำเป็นต้องมีสมาชิก Microsoft 365 ที่รวมบริการนี้ไว้ด้วย หากคุณไม่แน่ใจว่าแผนของคุณมีสิทธิ์หรือไม่ กรุณาตรวจสอบกับผู้ดูแลระบบ IT ของคุณ

สิ่งอื่น ๆ ที่ควรเตรียมไว้:

วิธีใช้ Copilot ในการประชุม

Copilot สรุปประเด็นสำคัญของการสนทนา รวมถึงผู้ที่พูดและสิ่งที่พวกเขาพูด แนะนำรายการที่ต้องดำเนินการ และตอบคำถามแบบเรียลไทม์ในระหว่างการประชุมหรือหลังการประชุม นี่คือวิธีการใช้งานในทุกขั้นตอน 👇

ขั้นตอนที่ 1: ตั้งค่า Copilot ก่อนการประชุม

ในฐานะผู้จัดประชุม ให้ไปที่ตัวกำหนดเวลาการประชุมและเปิดตัวเลือกการประชุมออนไลน์ > Copilot และ AI อื่นๆ คุณจะเห็นการตั้งค่าสามรายการให้เลือก:

เลือกอันที่เหมาะกับประชุมของคุณ สำหรับการประชุมส่วนใหญ่ 'ระหว่างและหลัง' เป็นตัวเลือกที่มีประโยชน์ที่สุด

ขั้นตอนที่ 2: เปิด Copilot ระหว่างการประชุม

เมื่อคุณอยู่ในประชุม ให้เลือก Copilot จากตัวควบคุมการประชุมเพื่อเปิดแผงด้านข้างส่วนตัว ไม่มีใครในประชุมสามารถเห็นการสนทนาของคุณกับมันได้

เลือก 'ดูคำแนะนำ' เพื่อเรียกดูข้อเสนอแนะ หรือพิมพ์ของคุณเองในช่องเขียนข้อความก็ได้ คำแนะนำที่ควรลอง:

ชมวิดีโอนี้เพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการเขียนหัวข้อสำหรับ Microsoft Copilot:

หากคุณเข้าร่วมการประชุมหลังจากเริ่มไปแล้วเกินห้านาที และ Copilot กำลังทำงานอยู่ ระบบจะส่งการแจ้งเตือนเพื่อเสนอให้คุณติดตามข้อมูลล่าสุด คลิก เปิด Copilot และสรุปจะปรากฏขึ้นทางด้านขวาของหน้าจอคุณ

ในแอปเดสก์ท็อป คุณสามารถเปิดแผงเป็นหน้าต่างแยกต่างหากได้ เพื่อให้คุณสามารถทำงานหลายอย่างพร้อมกันได้โดยไม่สูญเสียการสนทนา

ขั้นตอนที่ 3: ส่งออกคำตอบของ Copilot

หากคำตอบมีคุณค่าควรเก็บไว้ คุณไม่จำเป็นต้องคัดลอกและวาง

คำตอบที่ยาวเกิน 1,300 ตัวอักษรสามารถเปิดได้โดยตรงใน Word และคำตอบที่จัดรูปแบบเป็นตารางสามารถเปิดใน Excel เพื่อแก้ไขเพิ่มเติมและทำงานร่วมกับทีมได้

ขั้นตอนที่ 4: ใช้ Copilot หลังการประชุม

คุณสามารถเข้าถึง Copilot หลังการประชุมได้จากแชทการประชุมและจากแท็บ สรุป

หากต้องการถามคำถามเกี่ยวกับสิ่งที่กล่าวหลังจากการประชุมสิ้นสุดลง จำเป็นต้องมีบันทึกการประชุม หากไม่มี Copilot จะสามารถอ้างอิงได้เฉพาะแชทเท่านั้น ไม่สามารถอ้างอิงสิ่งที่พูดได้

การใช้ Copilot ในการสนทนาและช่องทาง

Copilot ในแชทและช่องทางของ Teams ช่วยให้คุณติดตามการสนทนาได้อย่างรวดเร็ว โดยทบทวนประเด็นหลัก รายการที่ต้องดำเนินการ และการตัดสินใจต่าง ๆ โดยไม่ต้องเลื่อนดูข้อความยาว ๆ นี่คือวิธีการใช้งานในแต่ละบริบท

วิธีใช้ Copilot ในการสนทนาแบบตัวต่อตัวหรือกลุ่ม

Copilot อ้างอิงถึงเธรดข้อความที่เปิดอยู่ โดยมีประวัติย้อนหลัง 30 วันเป็นกรอบเวลาเริ่มต้น เว้นแต่คุณจะระบุเป็นอย่างอื่น การเพิ่มกรอบเวลาเฉพาะ เช่น 'สัปดาห์ที่แล้ว' หรือ 'ธันวาคม 2024' ลงในคำสั่งของคุณจะช่วยจำกัดผลลัพธ์ให้แคบลงได้

เมื่อคุณได้รับการตอบกลับ คุณสามารถเลือก แหล่งที่มา เพื่อดูว่าข้อความใดที่ Copilot ดึงมา และแชทจะเลื่อนไปยังข้อความนั้นโดยเฉพาะ

วิธีใช้ Copilot ในช่อง Teams

วิธีสรุปหัวข้อในช่อง

หากคุณต้องการเพียงสรุปย่อของหัวข้ออย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องเปิดแผง Copilot เต็มรูปแบบ คุณสามารถทำได้สองวิธี

จากการสนทนาในช่อง ให้เลือก ดำเนินการเพิ่มเติม บนโพสต์ใดก็ได้ แล้วเลือก สรุป กระทู้ หรืออีกวิธีหนึ่ง ให้เปิดกระทู้เต็มแล้วเลือก สรุปกระทู้ ที่ด้านล่าง

กระทู้ต้องมีข้อความอย่างน้อย 1,000 ตัวอักษรก่อนที่คุณจะสามารถสร้างสรุปได้

วิธีเขียนข้อความใหม่และปรับข้อความ

กล่องข้อความใน Teams มี Copilot เพื่อช่วยคุณเขียนใหม่และแก้ไขข้อความแชทและข้อความในช่อง ปรับโทนและยาวของข้อความในทุกการสื่อสารของคุณ มันทำงานได้ทั้งก่อนและหลังจากที่คุณกดส่ง

ขั้นตอนที่ 1: เขียนข้อความใหม่ก่อนส่ง

คุณยังสามารถเขียนข้อความใหม่เฉพาะส่วนที่ต้องการได้ โดยไม่ต้องแก้ไขทั้งหมด เพียงเลือกข้อความที่ต้องการเปลี่ยนแปลง จากนั้นกด "เขียนใหม่ด้วย Copilot" ระบบจะปรับเฉพาะส่วนที่คุณเลือกเท่านั้น

นี่คือสิ่งที่แต่ละตัวเลือกทำ:

ขั้นตอนที่ 2: แก้ไขข้อความที่คุณได้ส่งไปแล้ว

🚀 ข้อได้เปรียบของ ClickUp: การประชุมมักล้มเหลวในสามจุด: การเตรียมตัวไม่เพียงพอ การสนทนาขาดบริบท และการติดตามผลไม่เคยเกิดขึ้นClickUp AI Super Agentsเชื่อมต่อโดยตรงกับทั้งสามจุดนี้

พวกเขาจะนั่งอยู่ในพื้นที่ทำงานของคุณ เข้าใจทุกอย่างที่เกิดขึ้นในระหว่างงาน เอกสาร และการสนทนา และสนับสนุนการประชุมของคุณอย่างแข็งขันตั้งแต่ต้นจนจบ

นี่คือสิ่งที่เกิดขึ้นจริงในทางปฏิบัติ:

🪄 ก่อนการประชุม พวกเขาเตรียมห้องให้คุณ

• ดึงการอัปเดตจากงานและโครงการที่เกี่ยวข้อง
• สร้างวาระการประชุมที่ชัดเจนและมีโครงสร้างโดยอิงจากงานจริง
• ตัวบล็อกพื้นผิว, ความเสี่ยง, และการตัดสินใจที่รออยู่
• นำบริบทจากการสนทนาและเอกสารที่ผ่านมาเข้ามา

🪄 ในระหว่างการประชุม พวกเขาทำให้ทุกอย่างชัดเจนและดำเนินไปตามแผน

• ตอบคำถามได้ทันทีโดยใช้บริบทของพื้นที่ทำงาน
• สรุปการหารือเพื่อให้ไม่มีอะไรสูญหาย
• แนะนำขั้นตอนถัดไปในขณะที่การสนทนายังคงดำเนินอยู่

🪄 หลังการประชุม พวกเขาเปลี่ยนการพูดคุยให้เป็นการลงมือทำ

• เปลี่ยนการสนทนาเป็นงานที่มีผู้รับผิดชอบและกำหนดเวลา
• แชร์สรุปกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียโดยอัตโนมัติ
• กระตุ้นการติดตามผลเพื่อให้งานเริ่มต้นทันที
• เก็บทุกอย่างให้เชื่อมโยงกลับไปยังการสนทนาเดิม

การใช้ Copilot Chat ใน Teams

ทุกฟีเจอร์ที่ได้กล่าวถึงจนถึงตอนนี้ ไม่ว่าจะเป็นสรุปการประชุม การติดตามแชท การแก้ไขข้อความ ทั้งหมดทำงานภายใต้บริบทเฉพาะ: การประชุมหนึ่งครั้ง การแชทหนึ่งครั้ง หรือหนึ่งหัวข้อสนทนา

Copilot Chat แตกต่างออกไป มันทำงานร่วมกับคุณเพื่อรวบรวมข้อมูลจากเอกสาร, การนำเสนอ, อีเมล, ปฏิทิน, บันทึก, และผู้ติดต่อของคุณ, ทำให้คุณสามารถค้นหาข้อมูลได้ทั่วทั้งโลกของ Microsoft 365 ของคุณ

วิธีเปิด Copilot Chat

เคล็ดลับการใช้ MS Copilot ใน Teams ให้เกิดประโยชน์สูงสุด

Copilot ทำงานได้ดีที่สุดเมื่อคุณใช้มันอย่างตั้งใจ นี่คือสิ่งที่ไมโครซอฟท์แนะนำ รวมถึงสิ่งที่คุณควรรู้เกี่ยวกับข้อจำกัดของมัน

เขียนหัวข้อหรือโจทย์การเขียนในรูปแบบสั้น ๆ

ปัจจัยสำคัญที่สุดที่ทำให้ Copilot มีประโยชน์มากน้อยเพียงใดนั้นขึ้นอยู่กับวิธีที่คุณให้คำแนะนำแก่มัน 'สรุปการประชุมนี้' จะทำให้คุณได้ย่อหน้าที่ทั่วไปซึ่งครอบคลุมทุกอย่างและไม่มีอะไรเลย

'สรุปการตัดสินใจสำคัญเกี่ยวกับการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ ระบุผู้รับผิดชอบแต่ละขั้นตอนถัดไป และทำเครื่องหมายสิ่งที่ยังไม่ได้แก้ไข' จะช่วยให้คุณได้ข้อมูลที่สามารถส่งต่อให้ทีมของคุณได้ ยิ่งคุณให้บริบทเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการและเหตุผลมากเท่าไร ผลลัพธ์ที่ได้ก็จะตรงเป้าหมายมากขึ้นเท่านั้น

ปรับปรุงให้ดีขึ้น อย่าเริ่มต้นใหม่

หากคำตอบแรกไม่ถูกต้อง อย่าเริ่มใหม่ตั้งแต่ต้น ให้ติดตามในเซสชันเดียวกันด้วยการปรับปรุง 'ทำให้สั้นลง' 'เน้นเฉพาะรายการที่ต้องดำเนินการและตัดส่วนที่เหลือ' หรือ 'กลับไปรวมว่าใครพูดอะไรเกี่ยวกับไทม์ไลน์' ทั้งหมดนี้ใช้ได้ผลดี

Copilot จะเก็บรักษาบริบทภายในเซสชัน ดังนั้นคุณสามารถดำเนินการและปรับแต่งผลลัพธ์ได้อย่างต่อเนื่องโดยไม่ต้องเริ่มใหม่หรืออธิบายทุกอย่างซ้ำ

🚀 ข้อได้เปรียบของ ClickUp: คุณไม่ควรต้องเสียเวลาค้นหาผ่านบันทึก, แชท, และปฏิทินเพื่อหาว่าเกิดอะไรขึ้นในประชุม หรือแย่กว่านั้น ต้องเสียเวลาทำสิ่งนั้นให้เป็นขั้นตอนต่อไปด้วยตนเอง

ClickUp Brain MAXจะคิดแทนคุณทันทีที่การประชุมสิ้นสุดลง โดยเชื่อมโยงบริบทการประชุม การสนทนาที่ผ่านมา และงานที่กำลังดำเนินอยู่เข้าด้วยกัน จากนั้นนำเสนอสิ่งที่คุณต้องการเพื่อก้าวไปข้างหน้าได้อย่างตรงจุด

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับผู้ช่วยเดสก์ท็อป AI นี้และวิธีที่มันขจัดปัญหาAI Sprawlได้ที่นี่:

เพิ่มกรอบเวลาให้กับทุกคำถามแชทที่คุณให้ความสำคัญ

ในการสนทนาและช่องทางต่างๆ Copilot จะดึงข้อมูลจากประวัติข้อความย้อนหลัง 30 วันโดยอัตโนมัติ ซึ่งเป็นช่วงเวลาที่กว้างมาก และในทีมที่มีการใช้งานบ่อย อาจทำให้ผลลัพธ์ที่ได้ขาดความเฉพาะเจาะจง

การระบุ 'สัปดาห์ที่แล้ว', 'สองสัปดาห์แรกของเดือนมกราคม', หรือแม้กระทั่ง 'เมื่อวาน' จะช่วยจำกัดขอบเขตให้แคบลงอย่างมากและทำให้คุณได้รับคำตอบที่ชัดเจนและตรงประเด็นมากขึ้นโดยไม่มีข้อมูลที่ไม่จำเป็น

ตรวจสอบแกลเลอรีคำแนะนำก่อนเขียนคำแนะนำจากศูนย์

Microsoft มีแกลเลอรีคำสั่ง Copilotที่ได้รับการทดสอบและพร้อมใช้งาน ซึ่งจัดระเบียบตามงานและแอปพลิเคชัน

ก่อนที่จะใช้เวลาคิดหาวิธีที่ดีที่สุดในการเขียนข้อความหรือประโยคบางอย่าง ควรตรวจสอบก่อนว่า Microsoft ได้จัดทำข้อความตัวอย่างหรือคำแนะนำไว้สำหรับกรณีการใช้งานนั้นโดยเฉพาะหรือไม่ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ใช้ใหม่ นี่เป็นวิธีหนึ่งที่รวดเร็วที่สุดในการเรียนรู้ว่า Copilot สามารถทำอะไรได้บ้างในแต่ละส่วนของ Teams

ClickUp Brain ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการประชุมทีมได้อย่างไร

เครื่องมือ AI อย่าง Copilot สามารถสรุปการประชุมได้ คุณยังคงต้องตีความสรุปนั้น สร้างงาน และมอบหมายงานด้วยตนเอง

ClickUp Brain จัดการกับกระบวนการทั้งหมดนี้ภายในพื้นที่ทำงาน AI แบบรวมศูนย์แห่งแรกของโลกAI ที่เข้าใจบริบทของClickUp ช่วยให้มั่นใจว่าทุกสิ่งที่พูดคุยกันในการประชุมสามารถแปลงเป็นผลลัพธ์ที่มีโครงสร้างและเชื่อมโยงกับงานจริงได้

ด้านล่างนี้คือวิธีที่มันช่วยปรับปรุงแต่ละส่วนของกระบวนการทำงานในการประชุมของคุณ พร้อมวิธีการใช้งานที่เป็นจริง 🔁

สรุปสิ่งที่สำคัญจริง ๆ

คุณเพิ่งจบการประชุมวางแผนเนื้อหาที่รู้สึกว่าไปได้ดี ไอเดียชัดเจน ทุกคนเห็นพ้องต้องกันในทิศทาง แต่คำถามสำคัญก็เกิดขึ้นทันที: ใครจะทำอะไร และเมื่อไหร่?

ClickUp Brain อ่านบริบทการประชุมที่บันทึกไว้โดยAI Meeting Notetaker ของ ClickUpและดึงสัญญาณสำคัญออกมา

จากการโทรครั้งเดียวกันนั้น ClickUp Brain ได้เน้นย้ำว่า:

คุณเปิดสรุปและรู้ทันทีว่ามีการเปลี่ยนแปลงอะไรและอะไรที่ต้องให้ความสนใจ

รีวิว ClickUp บน G2ไฮไลท์:

ClickUp ได้กลายเป็นเครื่องมือที่เราเลือกใช้สำหรับการจัดการโครงการและผลิตภัณฑ์ ตั้งแต่การปรับปรุงการร่วมมือของทีมไปจนถึงการติดตามงานที่ซับซ้อนให้อยู่ในเส้นทางที่ถูกต้อง มันได้สร้างความแตกต่างอย่างเห็นได้ชัดในวิธีการทำงานของเรา ระบบบันทึกข้อความด้วย AI ที่ติดตั้งไว้ในตัวมีประโยชน์อย่างไม่น่าเชื่อ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับการสรุปการประชุมและประหยัดเวลาในการติดตามงาน เรายังชื่นชอบความสามารถในการเผยแพร่บันทึกการปล่อยเวอร์ชันที่ชัดเจนและมีโครงสร้างโดยตรงภายในแพลตฟอร์ม ซึ่งช่วยในการประสานงานกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งภายในและภายนอกได้อย่างง่ายดาย มันใช้งานง่าย ยืดหยุ่น ใช้งานง่าย และเต็มไปด้วยคุณสมบัติที่สร้างความแตกต่างได้จริง ไม่ใช่แค่เพียงการทำตามรายการเท่านั้น

เปลี่ยนการตัดสินใจให้กลายเป็นงานที่ได้รับมอบหมาย

นี่คือจุดที่การประชุมส่วนใหญ่เริ่มช้าลง

ClickUp Brain ข้ามความล่าช้านั้น และสร้างงาน ClickUpจากบทสนทนาของคุณ:

แต่ละงานได้ถูกจัดอยู่ในโปรเจกต์ที่ถูกต้องแล้ว พร้อมบริบทจากการประชุมแนบไว้ ไม่มีใครต้องถามว่าตนเองรับผิดชอบงานใด

ร่างการอัปเดตโดยใช้บริบทจริง

คุณยังต้องปิดงานกับทีมหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณอยู่ ClickUp Brain จะนำบริบทของการประชุมนั้นมาสร้างร่าง:

เปลี่ยนการสนทนาให้เป็นการลงมือทำด้วย ClickUp

เครื่องมือ AI อย่าง Copilot ได้เปลี่ยนแปลงวิธีที่ทีมจัดการประชุมและการสนทนา แทนที่จะต้องเร่งรีบตามให้ทัน คุณสามารถรับสรุปทันที คำตอบอย่างรวดเร็ว และการสื่อสารที่ชัดเจนยิ่งขึ้นโดยไม่ต้องค้นหาผ่านข้อความยาวหรือบันทึกการสนทนา

แต่การสรุปเพียงอย่างเดียวไม่สามารถขับเคลื่อนงานให้ก้าวหน้าได้ ทีมยังคงต้องตัดสินใจว่าอะไรสำคัญ มอบหมายความรับผิดชอบ และดำเนินการต่อหลังจากสายสนทนาสิ้นสุด ช่องว่างระหว่าง 'เราพูดคุยกันแล้ว' กับ 'มันได้ถูกทำจริงๆ' คือจุดที่กระบวนการทำงานส่วนใหญ่ล้มเหลว

ClickUp Brain นำเสนอวิธีการที่ครอบคลุมมากขึ้น มันเปลี่ยนการสนทนาในการประชุมให้เป็นงานที่มีโครงสร้าง มอบหมายเจ้าของงาน ร่างการอัปเดต และเชื่อมโยงทุกอย่างกับงานที่กำลังดำเนินอยู่ เอกสาร งาน และการสนทนาจะสอดคล้องกันอยู่เสมอ ดังนั้นจึงไม่มีอะไรตกหล่นเมื่อการประชุมสิ้นสุดลง

สมัครใช้ ClickUpวันนี้!

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

1. เกิดอะไรขึ้นกับ Copilot บน Teams?

Copilot ยังคงมีให้บริการใน Teams และไม่เคยถูกนำออกไป ความสับสนมักเกิดจากการเปลี่ยนแปลงของ UI การอัปเดตข้อกำหนดของใบอนุญาต หรือการเปลี่ยนชื่อฟีเจอร์ เช่น Microsoft 365 Chat หากไอคอน Copilot หายไป มักเกิดจากปัญหาเกี่ยวกับใบอนุญาตหรือนโยบายของผู้ดูแลระบบ

2. Copilot สามารถจดบันทึกการประชุมได้หรือไม่โดยไม่ต้องบันทึกการประชุม?

ใช่, Copilot สามารถทำงานได้เต็มที่โดยไม่ต้องมีการบันทึกวิดีโอ มันต้องการเพียงบันทึกการสนทนาแบบเรียลไทม์เพื่อสร้างบันทึกการประชุม การถอดความและการบันทึกเป็นคุณสมบัติที่แยกจากกันอย่างสมบูรณ์

3. ความแตกต่างระหว่าง Teams Copilot และ Intelligent Recap คืออะไร?

Copilot เป็นระบบโต้ตอบและใช้คำสั่งแบบ prompt ซึ่งต้องการใบอนุญาต Microsoft 365 Copilot Intelligent Recap สร้างสรุปโดยอัตโนมัติและต้องการใบอนุญาต Teams Premium ทั้งสองมีกรณีการใช้งานที่แตกต่างกันและสามารถทำงานร่วมกันได้ในผู้เช่าเดียวกัน

4. สมาชิกทุกคนในทีมจำเป็นต้องมีใบอนุญาต Copilot เพื่อใช้ในระหว่างการประชุมหรือไม่?

ไม่, เฉพาะผู้ใช้รายบุคคลที่ต้องการใช้ Copilot เท่านั้นที่ต้องการใบอนุญาต ผู้เข้าร่วมประชุมคนอื่นไม่จำเป็นต้องมีใบอนุญาต เนื่องจาก Copilot ทำงานจากมุมมองของผู้ใช้ที่มีใบอนุญาตโดยใช้บันทึกการสนทนาที่แชร์ร่วมกัน