วิธีการสร้างระบบการจัดการความรู้สำหรับองค์กร

คุณรู้ว่าคำตอบอยู่ที่ไหนสักแห่ง อาจเป็นในอีเมลเก่าหรือในเครื่องมือการทำงานร่วมกัน (ฝังอยู่ในเอกสารหรือในแชทจากไตรมาสที่แล้ว)

แต่การค้นหาข้อมูลนั้นใช้เวลานานกว่างานที่คุณต้องใช้มันจริง ๆ มาก

เข้าสู่: ระบบการจัดการความรู้ขององค์กร

คิดถึงมันเหมือนฐานความรู้ขององค์กรคุณ ที่เก็บข้อมูล, ทำความเข้าใจบริบท, และมอบข้อมูลเชิงลึกที่เกี่ยวข้องเมื่อต้องการ

ด้านล่างนี้ เราจะแสดงให้คุณเห็นวิธีการสร้างระบบการจัดการความรู้ขององค์กรของคุณ พร้อมตัวอย่างและเครื่องมือที่เป็นผู้นำทาง

การจัดการความรู้ขององค์กรคืออะไร?

การจัดการความรู้ขององค์กร (EKM) คือกระบวนการในการรวบรวม จัดระเบียบ ควบคุม และนำไปใช้ความรู้อย่างเป็นระบบทั่วทั้งองค์กรขนาดใหญ่ เพื่อให้สามารถนำกลับมาใช้ใหม่ในการตัดสินใจที่รวดเร็วและดียิ่งขึ้นในระดับที่กว้างขวาง

EKM ครอบคลุมหลายระดับขององค์กร:

ประเภทของทรัพยากร EKM

นอกจากนี้ ความรู้ขององค์กรแบ่งออกเป็น 3 ประเภท:

ระบบเอกสารแบบดั้งเดิมหรือวิกิภายในเทียบกับระบบความรู้ขององค์กร

ความแตกต่างที่สำคัญ ได้แก่ 👇

บทบาทของปัญญาประดิษฐ์ในระบบ EKM สมัยใหม่

เมื่อความรู้ขององค์กรของคุณเพิ่มขึ้นทั้งในด้านปริมาณและความซับซ้อน การนำทางและการค้นหาแบบดั้งเดิมจะเริ่มถึงขีดจำกัด นั่นเป็นเพราะความรู้ถูกกระจายอยู่ในเอกสาร งาน ความคิดเห็น การประชุม และเครื่องมือต่างๆ

โครงสร้างโฟลเดอร์ตั้งอยู่บนสมมติฐานว่าผู้คนรู้แน่ชัดว่าข้อมูลควรอยู่ในที่ใด การค้นหาด้วยคำสำคัญตั้งอยู่บนสมมติฐานว่าพวกเขารู้คำที่ถูกต้องที่จะใช้

ในความเป็นจริง ผู้คนรู้ปัญหาที่พวกเขากำลังพยายามแก้ไข แต่ไม่ใช่ชื่อเอกสาร, เส้นทางโฟลเดอร์, หรือคำที่ใช้โดยใครบางคนเมื่อหลายเดือนก่อน—ซึ่งสร้างความสับสนในระดับใหญ่ เข้ามา:การจัดการความรู้ด้วยพลังของ AI

ระบบ EKM ที่ขับเคลื่อนด้วย AI จะดึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องจากเอกสาร งาน การสนทนา และบันทึกการประชุม จากนั้นสร้างสรุปตามบริบทสำหรับคำถามของคุณ ไม่จำเป็นต้องค้นหาในโฟลเดอร์หรือเดาคำสำคัญ ถามคำถามตามธรรมชาติและรับคำตอบที่เข้าใจบริบท

📌 ตัวอย่าง: ในพื้นที่ทำงานที่เชื่อมต่อกัน เช่น ClickUp การค้นหาแบบองค์กรภายใน ClickUp Brain ครอบคลุมงาน เอกสาร ความคิดเห็น ไฟล์แนบ และเครื่องมือที่เชื่อมต่อ เช่น Google Drive หรือ GitHub

แทนที่จะค้นหาเครื่องมือทีละอย่าง ทีมงานสามารถถามว่า "มีการตัดสินใจอะไรบ้างเกี่ยวกับการเปิดตัวในไตรมาสที่ 4?" และได้รับคำตอบที่คำนึงถึงสิทธิ์การใช้งานและรวบรวมข้อมูลจากพื้นที่ทำงานจริง พร้อมการอ้างอิงถึงงาน การสนทนา และไทม์ไลน์ที่เกี่ยวข้อง

ทำไมการจัดการความรู้ขององค์กรจึงมีความสำคัญ

คิดถึง EKM เป็นโครงสร้างพื้นฐานที่ช่วยป้องกันไม่ให้การตัดสินใจ การดำเนินการ และการเรียนรู้แตกแยกเมื่อบริษัทเติบโตขึ้น มันมีความสำคัญเพราะ:

1. การกระจายความรู้เป็นชิ้นส่วนทำให้การดำเนินการช้าลงโดยตรง

ในองค์กรขนาดใหญ่ การตัดสินใจมักไม่ได้ถูกบันทึกไว้ในที่เดียว พวกมันอยู่ในบันทึกการประชุม เหตุผลอยู่ในการสนทนาในแชท ข้อยกเว้นอยู่ในความทรงจำของใครบางคน และแนวทางอย่างเป็นทางการอยู่ในเอกสารที่ล้าสมัย

เมื่อคุณมองไม่เห็นภาพรวมทั้งหมด คุณต้องทำงานโดยอาศัยบริบทที่ขาดหายไป

EKM มีความสำคัญเพราะ:

2. การรักษาความรู้ขององค์กรในระหว่างการขยายตัวและการสูญเสียบุคลากร

เมื่อองค์กรเติบโต ปรับโครงสร้าง หรือมีการเปลี่ยนแปลงบุคลากร ความสูญเสียทางความรู้กลายเป็นต้นทุนที่ซ่อนอยู่

EKM ป้องกันสิ่งนี้โดย:

3. การขยายขนาดเผยให้เห็นการพึ่งพาที่ซ่อนอยู่ต่อบุคคล

หลายองค์กรดำเนินงานโดยอาศัยความเชี่ยวชาญที่ไม่มีเอกสารบันทึกไว้ ซึ่งอยู่ในมือของบุคคลเพียงไม่กี่คน แล้วจะเกิดอะไรขึ้นเมื่อบุคคลเหล่านั้นไม่สามารถทำงานได้ มีภาระงานมากเกินไป หรือลาออกจากองค์กร?

ณ จุดนั้น การดำเนินการช้าลง และคุณตระหนักว่ามีความรู้มากมายที่ไม่เคยถูกจัดระบบ

EKM มีความสำคัญเพราะ:

4. การแบ่งปันความรู้ระหว่างทีมที่ดีขึ้น

หากไม่มีระบบที่เป็นโครงสร้าง การแบ่งปันความรู้จะขึ้นอยู่กับ การประชุม ข้อความใน Slack หรือการรู้จักคนที่เหมาะสมที่จะถาม

EKM ช่วยให้:

นี่คือตัวอย่างของการจัดการความรู้ในองค์กรที่ได้รับการช่วยเหลือจากปัญญาประดิษฐ์:

5. การจัดระเบียบเนื้อหาที่ชาญฉลาดขึ้นเมื่อองค์ความรู้ขยายตัว

การจัดระเบียบด้วยมือจะล่มสลายเมื่อปริมาณเนื้อหาเพิ่มขึ้น โครงสร้างโฟลเดอร์จะเบี่ยงเบนไปจากเดิม กฎเกณฑ์การตั้งชื่อจะเสื่อมถอย และการซ้ำซ้อนจะเกิดขึ้นอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้—ทำให้แม้แต่สินทรัพย์ความรู้ที่มีคุณค่าก็ยากต่อการค้นหา

ระบบ EKM แนะนำ:

องค์ประกอบหลักของระบบการจัดการความรู้ขององค์กรที่ประสบความสำเร็จ

ด้านล่างนี้คือการเปรียบเทียบแบบตัวต่อตัวระหว่างสิ่งที่การจัดการความรู้ขององค์กรสมัยใหม่ต้องการ และจุดที่เครื่องมือแบบดั้งเดิมมักประสบปัญหา

1. ความรู้ที่ฝังอยู่ในกระบวนการทำงาน

เครื่องมือแบบดั้งเดิม: เอกสารอยู่ในหน้าและโฟลเดอร์ งานเกิดขึ้นที่อื่น ทีมงานเชื่อมโยงเอกสารกับโครงการหรือคัดลอกข้อมูลเชิงลึกไปยังงานด้วยตนเอง

ข้อกำหนด EKM สมัยใหม่: ความรู้ต้องอยู่ในกระบวนการปฏิบัติงานจริง SOP ต้องเชื่อมโยงกับงานเฉพาะ การตัดสินใจต้องเชื่อมโยงกับไทม์ไลน์ของโครงการ การอัปเดตต้องสะท้อนการเปลี่ยนแปลงของกระบวนการทำงานแบบเรียลไทม์

ตัวอย่างเช่น ใน ClickUp งานของคุณจะเชื่อมต่อกับเอกสารโดยตรง และตัวเลือก 'ถาม AI' ก็มีให้ใช้งานโดยตรงภายในงานนั้นด้วย

2. การค้นหาข้ามระบบตามบริบท

เครื่องมือแบบดั้งเดิม: การค้นหาถูกจำกัดอยู่เฉพาะภายในแพลตฟอร์มเท่านั้น หากบริบทอยู่ในความคิดเห็น งาน กระทู้ใน Slack หรือไดรฟ์ภายนอก ทีมงานจะต้องค้นหาในแต่ละระบบแยกกัน

ข้อกำหนด EKM สมัยใหม่: การค้นหาทั่วทั้งองค์กรครอบคลุมเอกสาร งาน ความคิดเห็น ไฟล์แนบ และเครื่องมือที่เชื่อมต่อกัน โดยจะแสดงผลลัพธ์ที่สังเคราะห์ขึ้นและเข้าใจเจตนาของผู้ใช้งาน

3. การรวบรวมความรู้อย่างต่อเนื่อง

เครื่องมือแบบดั้งเดิม: เอกสารต้องเขียนและปรับปรุงด้วยตนเอง การประชุม การตัดสินใจ และข้อยกเว้นจะไม่ถูกบันทึกไว้ เว้นแต่จะมีผู้บันทึกไว้

ข้อกำหนด EKM สมัยใหม่: ความรู้ถูกบันทึกไว้ระหว่างกระบวนการทำงานผ่านบันทึกการประชุม, การอัปเดตงาน, การทบทวนย้อนหลัง, และตัวกระตุ้นอัตโนมัติ

4. การกำกับดูแลในระดับที่กว้างขวาง

เครื่องมือแบบดั้งเดิม: มีสิทธิ์และการจัดโครงสร้างให้ใช้ แต่จะเกิดความไม่สอดคล้องกันเมื่อเวลาผ่านไป การกระจายหน้าและการทำซ้ำเกิดขึ้นบ่อยเมื่อทีมขยายตัว

ข้อกำหนด EKM สมัยใหม่: การควบคุมการเข้าถึงตามบทบาท, บันทึกการตรวจสอบ, ประวัติเวอร์ชัน, ความชัดเจนของความเป็นเจ้าของ และการกำกับดูแลวงจรชีวิต ถูกสร้างไว้ในสถาปัตยกรรมระบบ

5. ความสดใหม่ของความรู้และการจัดการวงจรชีวิต

เครื่องมือแบบดั้งเดิม: เอกสารจะคงอยู่จนกว่าจะมีการปรับปรุงหรือจัดเก็บเข้าคลังด้วยตนเอง การบังคับใช้รอบการตรวจสอบมีข้อจำกัด

ข้อกำหนด EKM สมัยใหม่: ระบบความรู้มีเจ้าของ, กำหนดระยะเวลาการตรวจสอบ, การแจ้งเตือนอัตโนมัติ, และกระบวนการเก็บรักษาที่มีโครงสร้าง

6. ความรู้อัจฉริยะที่ขับเคลื่อนด้วยปัญญาประดิษฐ์

เครื่องมือแบบดั้งเดิม: ส่วนใหญ่เป็นแพลตฟอร์มสำหรับการจัดเก็บและทำงานร่วมกัน ความสามารถของ AI ถ้ามี จะจำกัดอยู่เพียงการสรุปหรือให้ความช่วยเหลือในระดับหน้าเท่านั้น

ข้อกำหนด EKM สมัยใหม่: AI สามารถสังเคราะห์ข้อมูลจากเอกสาร, กระบวนการทำงาน, การสนทนา, และกิจกรรมในอดีตได้ ให้คำตอบที่ตระหนักถึงบริบทและอยู่บนพื้นฐานของข้อมูลการดำเนินการจริง

ความท้าทายในการจัดการความรู้ขององค์กร

เมื่อองค์กรของคุณเติบโตขึ้น การจัดการความรู้ร่วมกันจะยิ่งซับซ้อนมากขึ้น ความท้าทายที่คุณอาจพบเจอได้แก่:

⚠️ การกักเก็บความรู้เฉพาะกลุ่มในแต่ละทีมและเครื่องมือ

เมื่อองค์กรขยายตัว ความรู้จะกระจายไปอยู่ในหลายแพลตฟอร์ม แผนก และกระบวนการทำงานที่แตกต่างกัน ทีมผลิตภัณฑ์บันทึกข้อมูลในเครื่องมือหนึ่ง ทีมไอทีดูแลระบบอีกระบบหนึ่ง ฝ่ายปฏิบัติการมีคลังข้อมูลของตัวเอง และการตัดสินใจที่สำคัญก็อยู่ในแชทกลุ่มต่างๆ

ผลลัพธ์คือ? คุณจะต้องสร้างบริบทขึ้นใหม่ด้วยตนเองข้ามระบบต่างๆ ซึ่งทำให้การทำงานช้าลง

⚠️ การเสื่อมของเนื้อหาและความสดใหม่ของความรู้

กระบวนการต่าง ๆ มีการพัฒนา กฎระเบียบมีการเปลี่ยนแปลง และการตัดสินใจเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์มีการเปลี่ยนแปลง แต่ฐานความรู้มักคงที่ หากไม่มีการเป็นเจ้าของที่ชัดเจนและวงจรการทบทวนที่มีโครงสร้าง เนื้อหาจะกลายเป็นล้าสมัยและไม่น่าเชื่อถือ

เมื่อความไว้วางใจในระบบลดลง การยอมรับระบบจะลดลงอย่างรวดเร็ว ทำให้ฐานความรู้กลายเป็นคลังข้อมูลที่เฉื่อยชาแทนที่จะเป็นสินทรัพย์ในการตัดสินใจที่มีชีวิตชีวา

⚠️ ปัญหาการบริหารจัดการ

สำหรับความปลอดภัยระดับองค์กร คุณจำเป็นต้องมีการควบคุมการเข้าถึงที่แข็งแกร่ง, บันทึกการตรวจสอบ, และการปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมาย. อย่างไรก็ตาม การกำกับดูแลที่รวมศูนย์มากเกินไปอาจทำให้การร่วมมือช้าลง.

เป็นไปได้หรือไม่ที่จะออกแบบระบบที่บังคับใช้สิทธิ์ตามบทบาทและมาตรฐานการปฏิบัติตามกฎระเบียบ โดยไม่มีความยุ่งยาก?

ใช่—แต่เฉพาะเมื่อการบริหารจัดการถูกสร้างขึ้นเป็นส่วนหนึ่งของสถาปัตยกรรม ไม่ใช่ถูกเพิ่มเข้าไปในภายหลัง

⚠️ การบันทึกความรู้ที่ไม่ได้บันทึกไว้และความรู้ที่เกิดจากการทำงานตามขั้นตอน

ความรู้ที่มีค่าที่สุดขององค์กรบางส่วนไม่เคยถูกบันทึกไว้ในเอกสารอย่างเป็นทางการ ความรู้นี้อยู่ในกระบวนการแก้ไขปัญหาและประสบการณ์ของสมาชิกทีมที่มีประสบการณ์สูง ซึ่งทำให้เกิดการพึ่งพาบุคคล และเพิ่มความเสี่ยงในการดำเนินงานเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงบุคลากรหรือการปรับโครงสร้างองค์กร

คุณจะเริ่มบันทึกความรู้ที่ฝังอยู่ในตัวทุกคนได้อย่างไร? เริ่มต้นด้วยการกำหนดมาตรฐานวิธีการบันทึกความรู้ ใช้แม่แบบที่สอดคล้องกันสำหรับการบันทึกกระบวนการ การทบทวนเหตุการณ์ คู่มือการปฐมนิเทศ และคำถามที่พบบ่อย

เทมเพลตฐานความรู้ ClickUpมอบโครงสร้างที่พร้อมใช้งานสำหรับการจัดระเบียบกระบวนการ นโยบาย และความรู้ที่แชร์ไว้ในที่เดียวที่เชื่อถือได้ เนื่องจากเทมเพลตนี้อยู่ในพื้นที่ทำงานของคุณ เอกสารของคุณจึงเชื่อมโยงกับงานที่สนับสนุนอยู่เสมอ การอัปเดตเกิดขึ้นในบริบทที่เหมาะสม และทีมของคุณจะทราบตำแหน่งที่ต้องการค้นหาอย่างชัดเจน

รับเทมเพลตฟรี

⚠️ การยอมรับต่ำและการต่อต้านทางวัฒนธรรม

แม้แต่ระบบความรู้ที่ออกแบบมาอย่างดีเยี่ยมที่สุดก็ล้มเหลวหากไม่มีการนำไปใช้ หากเอกสารประกอบรู้สึกไม่เชื่อมโยงกับกระบวนการทำงานประจำวันหรือประสบการณ์การค้นหาไม่น่าเชื่อถือ พนักงานจะกลับไปใช้ช่องทางที่ไม่เป็นทางการ

การจัดการความรู้ขององค์กรต้องฝังอยู่ในวิธีการทำงานเพื่อให้การจับความรู้และการเรียกคืนความรู้รู้สึกเหมือนเป็นส่วนหนึ่งของการปฏิบัติงาน ไม่ใช่ภาระเพิ่มเติม

ข้อมูลล้นเกินโดยปราศจากปัญญา

เมื่อองค์กรเติบโตขึ้น ปริมาณความรู้ก็เพิ่มขึ้นอย่างมหาศาล หากปราศจากการค้นหาที่มีบริบทและการเรียกคืนข้อมูลอย่างชาญฉลาด ทีมงานจะรู้สึกท่วมท้นด้วยเอกสาร การอัปเดต และการตัดสินใจในอดีต ความท้าทายจึงอยู่ที่การทำให้ความรู้ที่ถูกต้องสามารถค้นพบได้ในเวลาที่เหมาะสม เพื่อการตัดสินใจที่รวดเร็วขึ้น

วิธีการสร้างระบบการจัดการความรู้สำหรับองค์กร

จากการทฤษฎีสู่การนำไปใช้ในทางปฏิบัติ นี่คือวิธีการสร้างระบบการจัดการความรู้ในองค์กรที่มีประสิทธิภาพ 👇

ขั้นตอนที่ 1: กำหนดขอบเขตความรู้และเจ้าของ

ระบุขอบเขตความรู้ที่ชัดเจน ขอบเขตเหล่านี้คือหมวดหมู่ระดับสูงที่จัดกลุ่มข้อมูลตามหน้าที่และวัตถุประสงค์

ถัดไป กำหนดความเป็นเจ้าของในระดับโดเมน ซึ่งต้องรวมถึงความรับผิดชอบในด้านความถูกต้อง การอัปเดต วงจรการตรวจสอบ และการสอดคล้องกับการกำกับดูแล

การเป็นเจ้าของยังช่วยลดการซ้ำซ้อน เมื่อทีมรู้ว่าใครเป็นผู้ดูแลโดเมน พวกเขาจะร่วมกันพัฒนาแทนที่จะสร้างระบบคู่ขนาน

รองประธานฝ่ายผลิตภัณฑ์รับผิดชอบด้านความรู้เกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ ซึ่งรวมถึงเอกสารประกอบฟีเจอร์ การตัดสินใจเกี่ยวกับแผนงาน และบันทึกการเผยแพร่

หัวหน้าฝ่ายวิศวกรรมเป็นเจ้าของมาตรฐานสถาปัตยกรรมและการเรียนรู้จากเหตุการณ์

เอกสารการปฏิบัติตามข้อกำหนดเป็นความรับผิดชอบของทีมกฎหมายและความปลอดภัย โดยมีรอบการทบทวนรายไตรมาสที่กำหนดไว้ล่วงหน้า

ขั้นตอนที่ 2: สร้างชั้นเอกสารที่เชื่อมโยงกัน

สร้างชั้นเอกสารที่เชื่อมต่อโดยตรงกับวิธีการทำงานจริง ไม่ใช่เป็นเพียงวิกิแยกเดี่ยว แต่ต้องรองรับการจัดทำเอกสาร การควบคุมเวอร์ชัน การกำหนดสิทธิ์ และการแก้ไขร่วมกัน ทั้งหมดนี้ต้องผสานรวมกับงาน โครงการ และกระบวนการทำงานอย่างสมบูรณ์

แต่คุณทำอย่างไร? กุญแจคือการเชื่อมต่อ

เอกสารควรอ้างอิงถึงสิ่งประดิษฐ์จากการดำเนินการจริง เช่น งานที่ทำ กำหนดเวลา กระดานสปรินต์ และการอัปเดตสถานะ เมื่อข้อกำหนดของผลิตภัณฑ์มีการอัปเดต งานที่เชื่อมโยงควรสะท้อนถึงการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้น เมื่อมีการบันทึกบทเรียนจากเหตุการณ์ ควรอ้างอิงถึงตั๋วที่เกี่ยวข้องหรือการทบทวนสปรินต์

ขั้นตอนที่ 3: ดำเนินการค้นหาข้อมูลระดับองค์กรข้ามระบบ

ในระดับองค์กร ความรู้ไม่ได้อยู่ในที่เดียว

แม้จะมีขอบเขตที่กำหนดไว้และเอกสารที่เชื่อมโยงกันแล้ว บริบทที่สำคัญอาจยังคงอยู่ในความคิดเห็นของงาน ไฟล์แนบ กระดานสปรินต์ หรือเครื่องมือที่ผสานรวม เช่น Google Drive หรือ GitHub หากทีมต่างๆ ต้องค้นหาแต่ละระบบแยกกัน การแยกส่วนก็จะยังคงอยู่

การค้นหาภายในองค์กรขจัดความยุ่งยากนั้นออกไป

แทนที่จะพึ่งพาการนำทางผ่านโฟลเดอร์หรือคำค้นหาที่ตรงกัน ระบบของคุณอนุญาตให้ผู้ใช้ค้นหาตามเจตนา

คำถามเช่น "ทำไมการเปิดตัวฟีเจอร์ในไตรมาสที่ 4 ถึงล่าช้า?" หรือ "อะไรที่เปลี่ยนแปลงในอัปเดตการปฏิบัติตามข้อกำหนดล่าสุด?" จะให้ผลลัพธ์ที่รวบรวมและเข้าใจบริบท ซึ่งดึงข้อมูลมาจากเอกสาร งาน การสนทนา และระบบที่เชื่อมต่อ

ขั้นตอนที่ 4: แนะนำการค้นหาตามบริบทด้วยปัญญาประดิษฐ์

ในระดับที่ใหญ่ขึ้น การส่งคืนรายการเอกสารเพียงอย่างเดียวไม่เพียงพอ คุณยังคงต้องการคำตอบที่สังเคราะห์ขึ้นซึ่งเชื่อมโยงการตัดสินใจ กำหนดเวลา การอัปเดตงาน และบริบททางประวัติศาสตร์เข้าด้วยกัน

การค้นหาด้วยระบบ AI วิเคราะห์ทั้งข้อมูลที่มีโครงสร้าง เช่น งานและสถานะ และข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้าง เช่น เอกสาร ความคิดเห็น และบันทึกการประชุม จากข้อมูลนี้ คุณจะได้รับข้อมูลเชิงลึกที่เข้าใจเนื้อหาและการดำเนินการ

ขั้นตอนที่ 5: เพิ่มการกำกับดูแล, การอนุญาต, และการควบคุมการปฏิบัติตามข้อกำหนด

การกำกับดูแลรวมถึงการอนุญาตตามบทบาทที่สอดคล้องกับขอบเขตความรู้ที่คุณกำหนดไว้

คุณยังต้องการให้แน่ใจว่ามันไม่ก่อให้เกิดความขัดแย้ง

สำหรับสิ่งนี้ ควรมีการสืบทอดสิทธิ์การเข้าถึงโดยอิงตามเหตุผลจากทีมและบทบาท ไม่จำเป็นต้องกำหนดค่าด้วยตนเองสำหรับทุกสินทรัพย์

การตรวจสอบย้อนหลังควรทำงานโดยอัตโนมัติ บันทึกการเปลี่ยนแปลงและประวัติเวอร์ชันโดยไม่ขัดจังหวะกระบวนการทำงาน ฝังการควบคุมการปฏิบัติตามข้อกำหนดลงในแม่แบบและกระบวนการ เพื่อให้ทีมปฏิบัติตามมาตรฐานโดยอัตโนมัติ

ขั้นตอนที่ 6: อัตโนมัติการตรวจสอบความสดใหม่ของความรู้และวงจรชีวิต

นี่คือประเด็นเกี่ยวกับความรู้ในองค์กร: กระบวนการจะพัฒนาเปลี่ยนแปลง ข้อกำหนดด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบจะเปลี่ยนแปลง และผลิตภัณฑ์จะได้รับการอัปเดตอย่างต่อเนื่อง หากปราศจากวงจรชีวิตที่เป็นระบบ ฐานความรู้ก็จะล้าสมัย

เพื่อหลีกเลี่ยงสิ่งนี้ คุณต้องพิจารณาเพิ่มระบบอัตโนมัติเข้าไปในกระบวนการ

เริ่มต้นด้วยการกำหนดรอบระยะเวลาในการทบทวนให้กับแต่ละโดเมนความรู้ตามความต้องการทางธุรกิจ นโยบายการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่สำคัญอาจจำเป็นต้องทบทวนทุกไตรมาส ในขณะที่เอกสารประกอบผลิตภัณฑ์อาจดำเนินการตามรอบการเปิดตัวผลิตภัณฑ์

กำหนดว่าความล้าสมัยมีลักษณะอย่างไรสำหรับองค์กรของคุณ และฝังเกณฑ์เหล่านี้ไว้ในระบบของคุณ

ถัดไป ให้ทำการทำงานอัตโนมัติสำหรับเวิร์กโฟลว์ตลอดวงจรชีวิต ตั้งค่าการแจ้งเตือนสำหรับเจ้าของโดเมนก่อนถึงกำหนดเส้นตายการตรวจสอบ ทำเครื่องหมายเนื้อหาที่ยังไม่ได้อัปเดตภายในระยะเวลาที่กำหนด นอกจากนี้ ให้ย้ายเอกสารที่ล้าสมัยไปยังสถานะเก็บถาวร

🎷 ClickUp One Up: ใช้ClickUp Automationsเพื่อสร้างการทริกเกอร์ตามกฎโดยไม่ต้องมีการแทรกแซงด้วยตนเอง คุณสามารถทำให้การแจ้งเตือน การสร้างงานสำหรับการตรวจสอบ การเปลี่ยนแปลงสถานะสำหรับเอกสารที่ล้าสมัย และการแจ้งเตือนข้ามเวิร์กสเปซเป็นไปโดยอัตโนมัติตามเงื่อนไขที่คุณกำหนด อาจเป็นเวลาตั้งแต่การอัปเดตครั้งล่าสุด สถานะการเสร็จสิ้นของงาน หรือฟิลด์ที่กำหนดเอง

ขั้นตอนที่ 7: วัดการยอมรับและความเร็วในการเรียนรู้

การนำไปใช้เป็นการวัดว่าทีมมีส่วนร่วมอย่างแข็งขันและพึ่งพาอาศัยระบบหรือไม่

ซึ่งรวมถึง:

หากการใช้งานต่ำ อาจเกิดจากแรงเสียดทานในการค้นหา การผสานรวมกับกระบวนการทำงาน หรือการกำกับดูแล ความเร็วในการใช้ความรู้วัดว่าทีมสามารถเคลื่อนจากคำถามไปสู่คำตอบและลงมือปฏิบัติได้อย่างรวดเร็วเพียงใด

การทดสอบอย่างรวดเร็ว: ต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงในการสร้างบริบทใหม่สำหรับการตัดสินใจหรือไม่? หากใช่ ระบบมีช่องว่าง หากคำตอบปรากฏขึ้นภายในไม่กี่นาที ความรู้กำลังทำงานเป็นโครงสร้างพื้นฐาน

🎷 ClickUp One Up:แดชบอร์ดของ ClickUpช่วยให้คุณติดตามการนำความรู้ไปใช้และประสิทธิภาพตลอดวงจรชีวิตได้แบบเรียลไทม์ เพิ่มAI Cardsเพื่อแสดงภาพเวิร์กโฟลว์การตรวจสอบด้วยแผนภูมิแท่งหรือแผนภูมิวงกลม วัดจุดคอขวดด้วย Calculation Cards และใช้ AI StandUp เพื่อสรุปแนวโน้มกิจกรรม

ตัวอย่างการจัดการความรู้ขององค์กร

มาดูกันว่า EKM สามารถนำไปใช้กับสถานการณ์จริงได้อย่างไร ⭐

การประสานงานระหว่างผลิตภัณฑ์และวิศวกรรม

ความท้าทาย: การตัดสินใจเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ การทบทวนสปรินต์ การหารือเกี่ยวกับสถาปัตยกรรม และบันทึกการปล่อยเวอร์ชันถูกเผยแพร่ในระบบต่าง ๆ มากมาย เมื่อทีมวางแผนคุณสมบัติใหม่ ๆ พวกเขาเสียเวลาในการสร้างการตัดสินใจในอดีตขึ้นมาใหม่

EKM ในการใช้งาน: ระบบ EKM ที่เชื่อมต่อกันเชื่อมโยงเอกสารแผนงานกับงานในสปรินต์, แนบการวิเคราะห์หลังเหตุการณ์กับตั๋วต้นฉบับ, และเปิดใช้งานการค้นหาทั่วทั้งองค์กรในประวัติการตัดสินใจที่ผ่านมา

🏆 ผลลัพธ์: เมื่อมีการเสนอคุณลักษณะที่คล้ายกันอีกครั้ง ทีมจะเห็นทันทีว่าทำไมจึงถูกจัดลำดับความสำคัญต่ำก่อนหน้านี้ มีความเสี่ยงอะไรบ้างที่ถูกระบุไว้ และอะไรที่เปลี่ยนแปลงไปตั้งแต่นั้น การตัดสินใจจะสร้างขึ้นจากบริบทแทนที่จะเริ่มการอภิปรายใหม่

การปฏิบัติตามข้อกำหนดและการจัดการความเสี่ยง

ความท้าทาย: เอกสารกำกับดูแลล้าสมัย และการเตรียมการตรวจสอบต้องมีการตรวจสอบเปรียบเทียบเวอร์ชันนโยบายและบันทึกการเปลี่ยนแปลงด้วยตนเอง

EKM ในการใช้งาน: นโยบายการปฏิบัติตามข้อกำหนดมีการควบคุมเวอร์ชัน จำกัดสิทธิ์การเข้าถึง และเชื่อมโยงกับกระบวนการตรวจสอบอัตโนมัติ บันทึกการตรวจสอบจะบันทึกการเปลี่ยนแปลงโดยอัตโนมัติ

🏆 ผลลัพธ์: เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงกฎระเบียบ การอัปเดตจะกระตุ้นให้เกิดการทบทวนอย่างเป็นระบบและการแจ้งเตือนผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

การสนับสนุนลูกค้าและการดำเนินงาน

ความท้าทาย: ทีมสนับสนุนแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นซ้ำอย่างไม่เป็นทางการ แต่ไม่มีการบันทึกวิธีแก้ไขอย่างสม่ำเสมอ ส่งผลให้เกิดการยกระดับปัญหาซ้ำบ่อยครั้ง

EKM ในการใช้งานจริง: คู่มือการแก้ไขปัญหา (Resolution playbooks) เชื่อมโยงโดยตรงกับตั๋วงานและสามารถค้นหาได้ทั่วทั้งกรณีต่างๆ รูปแบบที่เกิดขึ้นซ้ำจะถูกบันทึกไว้ระหว่างการทำงานของกระบวนการ

🏆 ผลลัพธ์: ตัวแทนสามารถดึงข้อมูลการแก้ไขปัญหาที่มีโครงสร้างได้ทันที ช่วยลดเวลาในการแก้ไขปัญหาและเพิ่มความสม่ำเสมอในการให้บริการลูกค้า

การปฐมนิเทศและถ่ายทอดความรู้สำหรับบุคลากรใหม่

ความท้าทาย: พนักงานใหม่พึ่งพาการให้คำปรึกษาอย่างไม่เป็นทางการเป็นอย่างมาก เนื่องจากบริบททางประวัติศาสตร์และกระบวนการทำงานมีความกระจัดกระจาย

EKM ในการปฏิบัติ: โดเมนความรู้เฉพาะบทบาทช่วยรวบรวมเอกสารการฝึกอบรม, เอกสารกระบวนการ, และการตัดสินใจในอดีตไว้ในระบบที่เชื่อมต่อถึงกัน

🏆 ผลลัพธ์: การเริ่มต้นทำงานใหม่เป็นไปอย่างรวดเร็วขึ้น การพึ่งพาความรู้เฉพาะบุคคลลดลง และความทรงจำขององค์กรยังคงอยู่ครบถ้วนในช่วงการเติบโตและการสูญเสียบุคลากร

เครื่องมือการจัดการความรู้ทั่วไปสำหรับองค์กร

มาดูเครื่องมือบางอย่างที่สนับสนุนการจัดการความรู้ขององค์กรข้ามทีมและแผนกกัน

Confluence (เหมาะที่สุดสำหรับทีมที่ฝังตัวอยู่ในระบบนิเวศของ Atlassian อย่างลึกซึ้ง)

Confluence มอบพื้นที่ร่วมกันให้คุณเพื่อบันทึกและพัฒนาความรู้ขององค์กรในขณะที่งานดำเนินไป แทนที่จะจัดการไฟล์ คุณทำงานกับหน้าต่าง ๆ ที่ทีมสามารถแก้ไขร่วมกัน แสดงความคิดเห็น และปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

คุณสามารถดึงปัญหาจาก Jira และการอัปเดตโครงการเข้ามาในหน้าเอกสารได้โดยตรง ทำให้เอกสารสะท้อนสิ่งที่กำลังเกิดขึ้นจริง แทนที่จะแยกออกจากกัน โครงสร้างหน้าเอกสารช่วยให้คุณจัดระเบียบความรู้อย่างเป็นระบบ และลิงก์ระหว่างหน้าช่วยให้สามารถข้ามไปยังหัวข้อที่เกี่ยวข้องได้อย่างง่ายดายโดยไม่สูญเสียบริบท

Confluence ยังช่วยลดความพยายามในการบันทึกความรู้ขององค์กรด้วยฟีเจอร์ที่ขับเคลื่อนด้วย AI คุณสามารถเริ่มต้นด้วยเทมเพลตสำเร็จรูปสำหรับบันทึกการประชุมและแผนโครงการ หรือใช้การสร้างเนื้อหาโดยมี AI ช่วยในการร่าง

คุณสมบัติเด่นของ Confluence

ข้อจำกัดของการบรรจบกัน

การกำหนดราคาแบบคอนฟลูเอนซ์

คะแนนและรีวิวของคอนฟลูเอนซ์

ผู้ใช้จริงพูดถึง Confluence อย่างไรบ้าง?

นี่คือสิ่งที่ผู้รีวิวบน G2กล่าวไว้:

ฉันชอบ Confluence มากจนถึงตอนนี้ แต่ถ้าต้องพูดอะไรสักอย่าง ฉันอยากให้มีตัวเลือกเพิ่มเติมในตัวสร้างหน้าเพจเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการแบ่งปันข้อมูล ฉันต้องการเพิ่มฟอนต์ รูปแบบ และสีให้กับข้อความและบล็อกข้อความได้มากขึ้น Confluence ในฐานะผลิตภัณฑ์โดยรวมนั้นต้องใช้เวลาในการเรียนรู้ก่อนที่จะใช้งานจริง แม้ว่าเมื่อคุณเข้าใจพื้นฐานแล้ว คุณก็จะอยู่บนเส้นทางสู่ความสำเร็จ

SharePoint (เหมาะที่สุดสำหรับองค์กรที่ใช้ Microsoft 365 เป็นศูนย์กลางและมีความต้องการในการกำกับดูแลเอกสารอย่างเข้มงวด)

SharePoint ช่วยให้คุณสามารถกำหนดประเภทเนื้อหาและเทมเพลตได้ ทำให้เอกสารต่างๆ เช่น นโยบาย, SOPs, หรือคู่มือ มีรูปแบบเดียวกันและรวมข้อมูลที่จำเป็นเหมือนกันไว้ด้วย เมื่อเวลาผ่านไป จะทำให้การจัดการความรู้เป็นเรื่องง่ายขึ้น และลดความแตกต่างที่เกิดจากการที่ทีมต่างๆ สร้างเนื้อหาในรูปแบบที่แตกต่างกัน

เมื่อฐานความรู้ภายในของคุณเติบโตขึ้น SharePoint จะช่วยให้คุณจัดระเบียบข้อมูลได้มากกว่าแค่การจัดเก็บในโฟลเดอร์ เมทาดาทาที่จัดการได้และระบบการจัดหมวดหมู่ช่วยให้คุณสามารถจัดประเภทเนื้อหาโดยใช้คำศัพท์ที่แชร์ร่วมกัน ในขณะที่ไซต์ศูนย์กลางและหน้าเว็บที่ขับเคลื่อนด้วยการค้นหาจะรวบรวมเนื้อหาที่เกี่ยวข้องจากหลายไซต์เข้าไว้ด้วยกัน

นอกจากนี้ คุณสามารถใช้ประโยชน์จากตัวแทนเพื่อเข้าถึงความรู้ที่มีอยู่ได้ พวกเขาช่วยค้นหาเอกสารที่กระจายอยู่ในสภาพแวดล้อมขนาดใหญ่ และตอบคำถามโดยใช้เอกสารที่คุณมีสิทธิ์ในการดูอยู่แล้ว

คุณสมบัติที่ดีที่สุดของ SharePoint

ข้อจำกัดของ SharePoint

ราคา SharePoint

การให้คะแนนและรีวิวใน SharePoint

ผู้ใช้ในชีวิตจริงพูดถึง SharePoint อย่างไรบ้าง?

นี่คือสิ่งที่ผู้รีวิวบน G2กล่าวไว้:

SharePoint เป็นมากกว่าเครื่องมือแชร์ไฟล์พื้นฐาน; มันทำหน้าที่เป็นแพลตฟอร์มเนื้อหาองค์กรที่ครอบคลุม เมื่อผู้คนใช้มันเพียงแค่เป็นไดรฟ์แชร์บนคลาวด์ มักจะนำไปสู่ความสับสนและความไม่เป็นระเบียบ

Notion Enterprise (เหมาะที่สุดสำหรับระบบความรู้ที่ยืดหยุ่นและขับเคลื่อนด้วยฐานข้อมูลระหว่างแผนก)

Notion Enterprise ช่วยให้คุณจัดโครงสร้างความรู้โดยใช้ฐานข้อมูลที่เชื่อมต่อกันและสคีมาที่ยืดหยุ่นได้ ข้อมูลที่จัดเก็บไว้ในที่เดียวสามารถอ้างอิงได้จากที่อื่น ดังนั้นการอัปเดตจึงไม่จำเป็นต้องทำซ้ำในเอกสารหลายฉบับ

Notion รองรับบล็อกเนื้อหาที่สามารถนำกลับมาใช้ใหม่ได้และการอ้างอิง. หน้าเดียวหรือรายการฐานข้อมูลสามารถฝังไว้ในหลายตำแหน่งได้โดยไม่มีการทำซ้ำ. วิธีการนี้ช่วยลดการทำซ้ำและทำให้การบำรุงรักษาอย่างต่อเนื่องง่ายขึ้น, โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับข้อมูลที่ใช้ข้ามแผนก.

ในระดับองค์กร Notion Enterprise ประกอบด้วยระบบควบคุมการบริหารจัดการสำหรับการจัดการการเข้าถึงและการมองเห็น คุณสามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึง, ตรวจสอบกิจกรรมผ่านบันทึกการตรวจสอบ, และจัดการการแบ่งปันข้อมูลภายในพื้นที่ทำงานได้

คุณสมบัติที่ดีที่สุดของ Notion Enterprise

ข้อจำกัดของ Notion Enterprise

ราคาของ Notion

คะแนนและรีวิวของ Notion

ผู้ใช้จริงพูดถึง Notion อย่างไรบ้าง?

นี่คือสิ่งที่รีวิวผสมใน Capterraกล่าวไว้:

ชัดเจนว่าส่วนที่ฉันชอบที่สุดของ Notion คือความง่ายในการใช้งาน แม้แต่สำหรับผู้เริ่มต้น...อย่างไรก็ตาม ฟีเจอร์ AI ยังคงมีข้อบกพร่องอยู่มาก AI ของ Notion มีประสิทธิภาพน้อยกว่า ChatGPT อย่างเห็นได้ชัด โดยมีฟังก์ชันการทำงานที่ไม่น่าเชื่อถือ AI ทำงานช้า และเมื่อใช้กับหน้าที่มีข้อมูลจำนวนมาก จะเกิดความล่าช้าอย่างรุนแรง มักจะค้างเป็นเวลาหลายนาที

กูรู (เหมาะที่สุดสำหรับทีมที่ทำงานรวดเร็วและต้องการความรู้ที่ผ่านการตรวจสอบแล้วในรูปแบบสั้นๆ ในกระบวนการทำงาน)

กูรู เป็นระบบการจัดการความรู้ที่เก็บข้อมูลเป็นบัตรความรู้แต่ละใบแทนเอกสารแบบยาว โครงสร้างแบบบัตรยังรองรับการเปลี่ยนแปลงบ่อยครั้งโดยไม่ต้องเขียนเอกสารใหม่ทั้งหมด

แพลตฟอร์มนี้มีระบบควบคุมการเป็นเจ้าของและการตรวจสอบความรู้ในตัว บัตรแต่ละใบสามารถเชื่อมโยงกับผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านและกำหนดตารางการตรวจสอบได้ โดยสถานะการตรวจสอบปัจจุบันจะแสดงให้ผู้ใช้เห็น ซึ่งช่วยให้ติดตามความรับผิดชอบและระบุเนื้อหาที่ต้องตรวจสอบได้ง่ายขึ้น

คุณสามารถจัดระเบียบและนำเสนอความรู้ตามบทบาทและทีมได้ นอกจากนี้ ควรจำกัดการเข้าถึงข้อมูลให้เฉพาะกลุ่มที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้ผู้ใช้เห็นข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงานของตนโดยไม่ต้องค้นหาข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้อง

คุณสมบัติเด่นของ Guru

ข้อจำกัดของกูรู

การตั้งราคาแบบกูรู

การจัดอันดับและรีวิวของกูรู

ผู้ใช้จริงพูดถึง Guru อย่างไรบ้าง?

นี่คือสิ่งที่ผู้รีวิวบน G2กล่าวไว้:

จุดแข็งที่สุดของ Guru คือความสามารถในการส่งมอบข้อมูลที่ถูกต้องตรงตามเวลาและสถานที่ที่คุณต้องการได้อย่างแม่นยำ ทุกครั้งที่เราต้องการคำตอบ เราสามารถตรวจสอบใน Guru ได้อย่างรวดเร็วและพบคำตอบที่เชื่อถือได้ ระบบนี้ทำให้ทุกอย่างเบาสบาย ใช้งานง่าย และค้นหาได้ง่าย ด้วยฟีเจอร์ใหม่ที่ช่วยให้เราสามารถถามคำถามกับ Guru ได้โดยตรง การรับข้อมูลที่ละเอียดก็กลายเป็นเรื่องง่ายยิ่งขึ้นไปอีก Guru มีประโยชน์อย่างมากสำหรับกระบวนการทำงานที่เกี่ยวข้องกับการเดินทาง การอัปเดตนโยบาย และการบันทึกข้อมูลผู้จัดจำหน่าย โดยรวมแล้ว มันเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมที่ทำให้การทำงานของเราเร็วขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

Slab (เหมาะสำหรับทีมที่ต้องการเอกสารที่เรียบง่ายและสะอาดปราศจากโครงสร้างที่ซับซ้อน)

Slab ถูกออกแบบมาเพื่อให้ความรู้ขององค์กรง่ายต่อการจัดระเบียบและง่ายต่อการค้นหา มันจำกัดโครงสร้างลำดับชั้นที่ลึกและต้นไม้หน้าเว็บที่ซับซ้อน ซึ่งทำให้ข้อมูลแบนราบและง่ายต่อการค้นหาเมื่อเนื้อหาเพิ่มขึ้น นี่ช่วยลดเวลาที่คุณใช้ในการตัดสินใจว่าสิ่งใดควรอยู่ที่ไหน และลดความพยายามในการบำรุงรักษาในระยะยาว

บรรณาธิการใน Slab ส่งเสริมการใช้หัวข้อที่ชัดเจนและการจัดรูปแบบที่เรียบร้อย ช่วยให้ทีมต่างๆ บันทึกข้อมูลได้อย่างสม่ำเสมอ การเป็นเจ้าของทำงานในระดับหัวข้อแทนที่จะเป็นระดับหน้า ดังนั้นความรับผิดชอบจึงอยู่กับพื้นที่ความรู้ที่กว้างกว่าแทนที่จะเป็นเอกสารแต่ละฉบับที่เปลี่ยนแปลงบ่อย

ซอฟต์แวร์การจัดการความรู้ตัวนี้ผสานการทำงานกับเครื่องมือเช่น Slack, GitHub, และ Google Drive เพื่อดึงข้อมูลขึ้นมาให้เห็นในระหว่างการทำงานและบทสนทนาประจำวัน ระบบค้นหาสนับสนุนการค้นหาแบบธรรมชาติในรูปแบบคำถาม และตัวบ่งชี้ความสดใหม่ทำให้เนื้อหาที่ล้าสมัยปรากฏให้เห็นโดยไม่ต้องบังคับให้ทำกระบวนการตรวจสอบอย่างเคร่งครัด

คุณสมบัติที่ดีที่สุดของแผ่นพื้นคอนกรีต

ข้อจำกัดของแผ่นพื้น

ราคาแผ่นคอนกรีตสำเร็จรูป

การให้คะแนนและรีวิวแผ่นคอนกรีต

ผู้ใช้จริงพูดถึง Slab อย่างไรบ้าง?

บทวิจารณ์ G2หนึ่งฉบับกล่าวไว้ว่า:

สิ่งที่ฉันชอบมากที่สุดเกี่ยวกับ Slab คือความง่ายในการแบ่งปันความรู้และการทำงานร่วมกัน อินเทอร์เฟซที่สะอาดและฟังก์ชันการค้นหาที่ทรงพลังช่วยให้ทีมสามารถค้นหาและเพิ่มเนื้อหาได้อย่างรวดเร็ว...สิ่งหนึ่งที่ฉันไม่ชอบเกี่ยวกับ Slab คือมันอาจรู้สึกท่วมท้นสำหรับผู้ใช้ใหม่ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากทีมมีเนื้อหาจำนวนมาก การคุ้นเคยกับโครงสร้างและรูปแบบอาจใช้เวลาสักหน่อย และอาจต้องมีการจัดระเบียบล่วงหน้าเพื่อให้ทุกอย่างง่ายต่อการนำทาง แต่เมื่อคุณคุ้นเคยกับมันแล้ว มันจะราบรื่นขึ้นมาก!

ทำไม ClickUp จึงเป็นทางเลือกที่แข็งแกร่งสำหรับการจัดการความรู้ขององค์กร

เครื่องมือความรู้ขององค์กรแบบดั้งเดิมใช้สำหรับเก็บข้อมูล คุณบันทึกกระบวนการและการตัดสินใจ แต่ข้อมูลเหล่านั้นแยกออกจากงานที่ควรจะเป็นแนวทาง

ClickUp,ที่ทำงาน AI แบบรวมศูนย์แห่งแรกของโลก, ช่วยกำจัดปัญหาการกระจายงานในสถาปัตยกรรมการจัดการความรู้ขององค์กร. มันรวมเอกสาร, งาน, การสนทนา, และข้อมูลเชิงลึกไว้ในระบบเดียว, ลดการกระจายตัวระหว่างทีม.

มาดูกันว่าซอฟต์แวร์การจัดการความรู้ของ ClickUpเปลี่ยนแปลงความรู้ขององค์กรให้กลายเป็นระบบปฏิบัติการที่ครอบคลุมเอกสาร การค้นหา การทำงานอัตโนมัติ และการกำกับดูแลได้อย่างไร

สร้างเอกสารและเปลี่ยนให้เป็นงานที่นำไปปฏิบัติได้

สาเหตุที่พบบ่อยที่สุดที่ทำให้เอกสารขององค์กรล้มเหลวคือถูกสร้างขึ้นนอกกระบวนการทำงานจริง ทีมงานเขียนเอกสารกระบวนการ, SOPs, และแนวทางปฏิบัติในซอฟต์แวร์การจัดการความรู้ แต่การนำไปปฏิบัติจริงเกิดขึ้นที่อื่น

เมื่อเวลาผ่านไป เอกสารจะค่อยๆ แตกต่างจากความเป็นจริง และความเป็นเจ้าของจะกลายเป็นไม่ชัดเจน

ClickUp Docsช่วยให้คุณสร้างเอกสารที่เชื่อมโยงกับการดำเนินงานและการทำงานร่วมกัน

ด้วย ClickUp Docs คุณสามารถ:

เนื่องจากเอกสารเชื่อมโยงโดยตรงกับงานและกระบวนการทำงาน การอัปเดตจึงเกิดขึ้นเป็นส่วนหนึ่งของการดำเนินงานประจำวัน ซึ่งช่วยให้เอกสารมีความถูกต้องและเป็นเจ้าของอย่างชัดเจน แม้ในขณะที่กระบวนการทำงานมีการเปลี่ยนแปลงข้ามทีม

💡 เคล็ดลับมืออาชีพ: ใช้Docs Hubเพื่อกรองและจัดระเบียบเอกสารอย่างรวดเร็วโดยใช้แท็ก, รายการโปรด, เอกสารล่าสุด และการค้นหา วิธีนี้ช่วยให้ทีมค้นหาเอกสารที่น่าเชื่อถือได้เร็วขึ้นโดยไม่ต้องค้นหาผ่านพื้นที่หรือโฟลเดอร์ต่างๆ

คุณยังสามารถส่งเสริมให้พนักงานทำงานร่วมกันใน Docs ได้โดยไม่ต้องกังวลเรื่องการอนุมัติหรือความกลัวที่จะทำผิดพลาด ประวัติหน้าเอกสารช่วยให้คุณเห็นการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดได้อย่างครบถ้วน และสามารถกู้คืนเวอร์ชันก่อนหน้าได้ทันทีเมื่อจำเป็น

• เปิดเอกสารใดก็ได้
• คลิกจุดไข่ปลา (จุดไข่ปลา) ที่มุมขวาบน
• เลือกประวัติหน้าเพื่อดูตัวอย่างการแก้ไขโดยผู้ใช้ เวลา และวันที่
• กู้คืนเวอร์ชันก่อนหน้าได้ด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียวโดยไม่ต้องทำงานซ้ำด้วยตนเอง

บันทึกความรู้จากการประชุมโดยอัตโนมัติด้วย AI Notetaker

เมื่อมีการตัดสินใจในที่ประชุม คุณไม่ควรต้องพึ่งพาความจำหรือบันทึกที่กระจัดกระจายClickUp AI Notetakerจะบันทึกโน้ตการประชุม การตัดสินใจ รายการที่ต้องดำเนินการ และบันทึกการประชุมที่สามารถค้นหาได้โดยอัตโนมัติ

คุณสามารถค้นหาการสนทนาที่ผ่านมา เชื่อมโยงการตัดสินใจไปยังงานและเจ้าของโดยตรง และเปลี่ยนจากการสนทนาไปสู่การดำเนินการโดยไม่ต้องติดตามผลด้วยตนเอง สิ่งนี้ช่วยให้บริบทที่สำคัญยังคงเข้าถึงได้แม้หลังจากการประชุมสิ้นสุดลง ในขณะที่ลดความพยายามในการจัดทำเอกสารสำหรับทีมของคุณ

ค้นหาความรู้ที่เหมาะสมได้ทันทีด้วยระบบค้นหาสำหรับองค์กร

ClickUp Enterprise Searchช่วยให้คุณสามารถค้นหาข้อมูลได้ทั่วทั้งเอกสาร งาน ความคิดเห็น และไฟล์แนบ จากจุดเริ่มต้นเดียว ทำให้คุณค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้โดยไม่ต้องสลับเครื่องมือหรือนำทางผ่านโฟลเดอร์ต่างๆ

ผลการค้นหาจะคำนึงถึงสิทธิ์การเข้าถึงและจัดอันดับตามความเกี่ยวข้องและความใหม่ของข้อมูล ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณค้นหาขั้นตอนอนุมัติ คุณจะเห็นเอกสาร SOP ล่าสุด วันที่อัปเดตล่าสุด และกระทู้ความคิดเห็นที่อธิบายเหตุผลของการเปลี่ยนแปลง ทั้งหมดนี้ในมุมมองเดียว

คุณสามารถเปิดเอกสารเพื่อทบทวนกระบวนการหรือกระโดดเข้าสู่ภารกิจเพื่อดำเนินการได้ทันที เปลี่ยนการค้นหาให้กลายเป็นขั้นตอนการทำงานทันทีแทนที่จะเป็นการค้นหาข้อมูล

รับคำตอบจากพื้นที่ทำงานของคุณด้วย ClickUp Brain

การค้นหาข้อมูลเป็นเพียงครึ่งหนึ่งของปัญหาเท่านั้น คุณยังต้องเข้าใจข้อมูลอย่างรวดเร็วและนำไปใช้ได้อย่างถูกต้องด้วยClickUp Brainเปลี่ยนพื้นที่ทำงานของคุณให้เป็นชั้นความรู้ที่ขับเคลื่อนด้วย AI ซึ่งสามารถตอบคำถามโดยใช้ข้อมูลการทำงานของคุณ

AI เชิงบริบทนี้ให้คำตอบโดยตรงจากพื้นที่ทำงานของคุณโดยใช้เอกสาร งาน ความคิดเห็น และข้อมูลโครงการของคุณ คุณสามารถถามคำถามด้วยภาษาทั่วไปและได้รับคำตอบที่อ้างอิงจากกระบวนการและความรู้การจัดการของคุณจริง

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถกระตุ้นให้AI ที่เชื่อมต่อนี้ทำงานโดย: "สรุปกระบวนการยกระดับปัญหาในปัจจุบันและแสดงงานที่ยังค้างอยู่ซึ่งใช้กระบวนการนี้"

สมองดึง SOP ที่ได้รับการอนุมัติออกมา, ไฮไลต์การเปลี่ยนแปลงล่าสุด, และเชื่อมโยงกับงานที่กำลังดำเนินการอยู่ซึ่งกระบวนการนี้ถูกนำไปใช้. สิ่งนี้ช่วยให้คุณสามารถตรวจสอบกระบวนการและดำเนินการได้ทันทีโดยไม่ต้องค้นหาเอกสารหรือโปรเจ็กต์ต่าง ๆ.

💟 โบนัส: ให้ตัวแทนตอบคำถามในกระบวนการทำงานที่ต้องใช้ความรู้ได้อย่างอัตโนมัติ

ระหว่างการย้ายข้อมูล คำถามจะเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ เอกสารนี้อยู่ที่ไหนตอนนี้? ใครเป็นเจ้าของงานนี้? มีการตัดสินใจอะไรเมื่อสัปดาห์ที่แล้ว?

หากไม่มีการสนับสนุน คำถามเหล่านั้นจะกลายเป็นการขัดจังหวะอย่างต่อเนื่อง เครื่องมืออย่างSuper Agents ใน ClickUpช่วยเปลี่ยนพลวัตนี้โดยทำหน้าที่เป็นจุดอ้างอิงร่วมกัน แทนที่จะถามไปรอบๆ ผู้ใช้จะได้รับคำตอบโดยตรงจากระบบ ซึ่งอ้างอิงจากงานและเอกสารจริง

สิ่งนี้ช่วยลดการพึ่งพาบุคคลเพียงไม่กี่คนที่เป็น "ผู้ถือความรู้" และช่วยให้ผู้ใช้ใหม่สร้างความมั่นใจได้โดยไม่ทำให้ผู้อื่นทำงานช้าลง

หากต้องการทราบเพิ่มเติมเกี่ยวกับลักษณะการทำงานของตัวแทน AI สามารถรับชมวิดีโอได้ที่นี่ 👇

รวมการจัดการความรู้ขององค์กรเข้าด้วยกันด้วย ClickUp

เมื่อบริษัทเติบโตขึ้น ความรู้จะหยุดเป็นปัญหาด้านการจัดเก็บเอกสารและเริ่มกลายเป็นปัญหาด้านการประสานงาน

การจัดการความรู้ขององค์กรจะทำงานได้ก็ต่อเมื่อเอกสาร, การสนทนา, งาน, การรายงาน, และการกำกับดูแลอยู่ในระบบเดียวกัน มิฉะนั้น ข้อมูลเชิงลึกจะถูกกักขังอยู่ในโฟลเดอร์ที่ไม่เคลื่อนไหวในขณะที่การดำเนินการเกิดขึ้นที่อื่น

ClickUp นำทุกชั้นเหล่านั้นมารวมกัน เอกสารของคุณเชื่อมต่อโดยตรงกับงาน การตัดสินใจที่บันทึกไว้ในประชุมกลายเป็นงานที่สามารถติดตามได้ การค้นหาแบบองค์กรครอบคลุมโครงการ, การสนทนา, และเครื่องมือที่เชื่อมต่อไว้ แผงควบคุมสะท้อนความคืบหน้าแบบเรียลไทม์ AI เข้าใจบริบททั้งหมดแทนที่จะสรุปไฟล์ที่แยกกัน

ความรู้หยุดเป็นเพียงคลังข้อมูลและเริ่มทำหน้าที่เป็นข้อมูลเชิงปฏิบัติการ

ลองใช้ ClickUp ฟรีและเปลี่ยนความรู้ที่เชื่อมโยงให้กลายเป็นการดำเนินงานที่ประสานกัน

คำถามที่พบบ่อย

การจัดการความรู้ (KM) คือแนวทางโดยรวมที่คุณใช้ในการรวบรวม จัดระเบียบ แบ่งปัน และรักษาความรู้ภายในองค์กรของคุณ จุดมุ่งหมายคือเพื่อช่วยให้คุณตัดสินใจโดยใช้ข้อมูลเป็นหลักและลดการแยกส่วนของความรู้ ฐานความรู้เป็นส่วนหนึ่งของแนวทางนี้ เป็นที่เก็บข้อมูลส่วนกลางสำหรับเนื้อหาที่เป็นเอกสาร รวมถึงบทความ คำถามที่พบบ่อย และขั้นตอนต่างๆ ฐานความรู้ให้การเข้าถึงข้อมูล ในขณะที่ KM เป็นตัวขับเคลื่อนการใช้ความรู้นั้นทั่วทั้งองค์กร

ทรัพยากรความรู้ของคุณควรได้รับการอัปเดตทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลงในกระบวนการ นโยบาย หรือข้อบังคับ สำหรับเนื้อหาที่มีผลกระทบสูง เช่น SOP และเอกสารการปฏิบัติตามกฎระเบียบ การตรวจสอบตามกำหนดทุก 6 ถึง 12 เดือนจะช่วยป้องกันข้อมูลที่ล้าสมัย สำหรับการจัดการความรู้ที่มีประสิทธิภาพ การอัปเดตเนื้อหาการดำเนินงานประจำวันควรเกิดขึ้นทันทีที่ทีมของคุณพบความไม่ถูกต้องหรือรายละเอียดที่ขาดหายไป การกำหนดผู้รับผิดชอบที่ชัดเจนและการตรวจสอบเป็นประจำจะช่วยให้คุณรักษาความน่าเชื่อถือของเอกสารโดยไม่ต้องบำรุงรักษาเกินความจำเป็น

กลยุทธ์การจัดการความรู้ควรมีการกำหนดผู้รับผิดชอบอย่างชัดเจนในระดับผู้นำ โดยมีผู้นำด้านการจัดการความรู้โดยเฉพาะหรือทีมปฏิบัติการส่วนกลางหรือทีมไอที ในขณะเดียวกัน ความรับผิดชอบไม่ได้อยู่ที่ทีมใดทีมหนึ่งเพียงทีมเดียว ผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านจากแต่ละแผนกมีบทบาทสำคัญในการให้ความเชี่ยวชาญและรับรองความถูกต้องของเนื้อหาภายในพื้นที่ของตน

เครื่องมือที่เหมาะสมสำหรับคุณขึ้นอยู่กับปัจจัยต่างๆ เช่น ขนาด การบูรณาการ ข้อกำหนดด้านการกำกับดูแล และระดับโครงสร้างที่คุณต้องการ อย่างไรก็ตาม ClickUp เป็นตัวเลือกที่แข็งแกร่งสำหรับการจัดการความรู้ในองค์กร เนื่องจากช่วยให้คุณสามารถสร้างเอกสารที่มีโครงสร้างและเชื่อมโยงความรู้กับงานได้