วิธีสร้างฐานข้อมูลเนื้อหา (พร้อมแม่แบบ)

การสร้างเนื้อหาโดยทั่วไปเริ่มต้นอย่างง่าย ๆ: คุณหรือบริษัทของคุณมีผู้ชม ผู้ชมของคุณมีคำถาม และคุณต้องการที่จะตอบคำถามเหล่านั้น

บางทีคุณอาจเริ่มต้นด้วยบล็อก โพสต์บนโซเชียลมีเดีย หรือหน้าแลนดิ้งเพจ แล้วก็มีอีกอัน และอีกอัน และอีกอัน ก่อนที่คุณจะรู้ตัว คุณก็มีเนื้อหาเยอะมากแล้ว

แต่คุณได้จัดระเบียบมันหรือไม่? และระบบการจัดระเบียบของคุณสามารถขยายได้หรือไม่?

หากคำตอบของคุณสำหรับคำถามใดคำถามหนึ่งอยู่ระหว่าง "เฉยๆ" กับ "ไม่" ไม่ต้องกังวล! คุณไม่ได้อยู่คนเดียว! ท้ายที่สุดแล้ว การคาดการณ์ความต้องการก่อนที่จะเกิดขึ้นเป็นเรื่องยาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งในวงการที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วและพัฒนาอย่างต่อเนื่องเช่นการตลาดเนื้อหา

ในความเป็นจริงทีมการตลาดและทีมสร้างสรรค์ของ ClickUpได้เผชิญกับผลกระทบที่ตามมาจากการเติบโตอย่างรวดเร็วของเนื้อหา สมาชิกในทีม กระบวนการทำงาน และทุกสิ่งทุกอย่างที่เกี่ยวข้อง ดังนั้นจึงไม่น่าแปลกใจที่เราจะใช้ ClickUp ในการสร้างระบบที่เป็นระเบียบมากขึ้น และเราต้องการจะแบ่งปันสิ่งนี้กับคุณ!

ฐานข้อมูลเนื้อหาคืออะไร?

ฐานข้อมูลเนื้อหา อธิบายถึงระบบที่บุคคลหรือทีมใช้เพื่อรวบรวมเนื้อหาและบริบทของเนื้อหา (เช่น วันที่เปิดตัว สถานะ การวิเคราะห์) ในรูปแบบที่เป็นมาตรฐาน การทำเช่นนี้เพื่อให้การสร้างและรักษาแคมเปญที่มีเนื้อหาเป็นฐานง่ายขึ้น

ทีมขนาดใหญ่ส่วนใหญ่มักจะรักษาฐานข้อมูลสำหรับแต่ละประเภทของเนื้อหาที่พวกเขาต้องการติดตาม—หน้า landing, บล็อก, โฆษณา,โพสต์บนโซเชียลมีเดีย—แต่ทีมขนาดเล็กหรือบุคคลอาจสามารถเก็บเนื้อหาทั้งหมดไว้ในฐานข้อมูลเดียว โดยจัดหมวดหมู่เนื้อหาตามประเภท

แม้ว่าข้อมูลและเทมเพลตฟรีในบล็อกนี้มีไว้เพื่อเป็นแนวทางทั่วไปเพื่อช่วยคุณสร้างและดูแลฐานข้อมูลของคุณเอง แต่จะมีข้อผิดพลาดและการลองผิดลองถูกอยู่เสมอเมื่อคุณตัดสินใจว่าส่วนประกอบใดที่คุณต้องการเพื่อติดตามสิ่งของทั้งหมดของคุณไว้ในที่เดียว

คำอธิบายสั้น ๆ เกี่ยวกับประเภทของฐานข้อมูล

ความแตกต่างที่คุณจะได้ยินบ่อย ๆ เมื่อพูดถึงฐานข้อมูลคือ ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์กับฐานข้อมูลที่ไม่เชิงสัมพันธ์

หากจะพูดให้เข้าใจง่าย ๆ ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์จะจัดเก็บข้อมูลไว้ในตาราง และเชื่อมโยงข้อมูลตารางที่เกี่ยวข้องกันไว้ด้วยกัน การเชื่อมโยงระหว่างจุดข้อมูลต่าง ๆ ในตารางต่าง ๆ นี้เรียกว่า สคีมา นักวิเคราะห์ข้อมูลค้นหาข้อมูลในฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์โดยการค้นหาข้อมูลผ่านภาษาเฉพาะทางเช่น SQL

ฐานข้อมูลที่ไม่สัมพันธ์กัน (Non-relational databases) นั้น ไม่จำเป็นต้องมีโครงสร้างเป็นตารางเสมอไป พวกมันถูกออกแบบมาเพื่อเหมาะกับประเภทของข้อมูลที่เก็บไว้ และฐานข้อมูลที่ไม่สัมพันธ์กันอาจประกอบด้วยวิธีการนำเสนอ, การติดป้ายกำกับ, และการค้นหาข้อมูลได้หลายรูปแบบ

เนื่องจาก ClickUp ช่วยให้คุณสร้างฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์โดยไม่ต้องเขียนโค้ดสำหรับงานของคุณ ฐานข้อมูลเนื้อหาที่เสร็จสมบูรณ์ของคุณจะคล้ายกับฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์แบบดั้งเดิมมากขึ้น: ป้ายกำกับและหมวดหมู่จะถูกมาตรฐานข้อมูล และข้อมูลจะถูกแสดงในรูปแบบตาราง อย่างไรก็ตาม ไม่มีสิ่งใดในบล็อกนี้ที่ต้องการความรู้เกี่ยวกับ SQL หรือภาษาโปรแกรมอื่น ๆ

เมื่อคำชี้แจงสั้น ๆ นี้เสร็จสิ้นแล้ว ขอให้เราเริ่มต้นกันเถอะ!

ใครใช้ฐานข้อมูลเนื้อหา?

ก่อนที่คุณจะใช้เวลาหลายชั่วโมงในการวางแผน จัดระเบียบ และสร้างฐานข้อมูล ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณและทีมของคุณจะได้รับประโยชน์จากการใช้งานฐานข้อมูลนี้จริง ๆ

คุณอาจสงสัยว่า "ทีมประเภทไหนกันที่ใช้ฐานข้อมูลเนื้อหาจริง ๆ?"

คำตอบที่ง่ายที่สุดคือแทบจะทุกคนหรือทุกทีมที่มีเนื้อหาจำนวนมากซึ่งจำเป็นต้องจัดระเบียบ ติดตาม และอัปเดต—เน้นที่ส่วนของ ติดตาม และ อัปเดต ฐานข้อมูลที่ดีจะไม่เพียงแค่ช่วยให้คุณค้นหาเนื้อหาได้เท่านั้น แต่ยังช่วยให้คุณสามารถเพิ่มตัวชี้วัด สถานะ และข้อมูลเชิงคุณภาพให้กับเนื้อหาเหล่านั้นได้อีกด้วย เพื่อให้คุณสามารถตัดสินใจได้:

ดังนั้น หากคุณหรือทีมของคุณพบว่าตัวเองกำลังถามคำถามเหล่านี้ คุณควรใช้เวลาพิจารณาฐานข้อมูลเนื้อหาอย่างน้อยที่สุด

ฐานข้อมูลเนื้อหาเป็นประโยชน์สำหรับการจัดระเบียบสินทรัพย์สำหรับทีมทุกประเภท แต่โดยทั่วไปแล้วจะติดตามข้อมูลสำหรับ:

แม้ว่าโพสต์นี้จะอธิบายเกี่ยวกับฐานข้อมูลในบริบทของทีมการตลาดเนื้อหา แต่ข้อมูลนี้สามารถนำไปใช้ได้กับทุกคนที่ต้องการจัดการปริมาณเนื้อหาจำนวนมาก

เมื่อทีมมีการกระจายตัวมากขึ้นและมีจำนวนมากขึ้น การอยู่ในแกนกลางของธุรกิจก็กลายเป็นเรื่องที่ท้าทายมากขึ้น เนื่องจากข้อบกพร่องหรือการขัดข้องในขั้นตอนการทำงานจะถูกขยายให้ใหญ่ขึ้นอย่างไม่คาดคิดClickUp Marketing Teams Templateมอบโซลูชันเพื่อปรับปรุงการร่วมมือให้ดีขึ้นโดยการรวบรวมภารกิจทางการตลาดทั้งหมดไว้ในที่เดียว ปรับปรุงการมองเห็นภายในแผนกการตลาด และช่วยให้สามารถตอบสนองได้อย่างรวดเร็ว

ทำไมต้องสร้างฐานข้อมูลเนื้อหา?

ไม่ว่าคุณจะเป็นทีมคนเดียวหรือหนึ่งร้อยคน เหตุผลในการสร้างฐานข้อมูลเนื้อหาของคุณก็น่าจะอยู่ในหมวดหมู่ใดหมวดหมู่หนึ่งหรือมากกว่านั้นดังต่อไปนี้:

ในขณะที่ปัจจัยแต่ละอย่างเหล่านี้มีบทบาทในการตัดสินใจของทีมการตลาด ClickUp ในการสร้างฐานข้อมูลบล็อกและหน้าแลนดิ้ง ความต้องการที่ใหญ่ที่สุดของเราคือ ความสามารถในการขยาย

เมื่อทุกทีมเติบโตอย่างรวดเร็ว เราจำเป็นต้องหาวิธีในการนำข้อมูลจำนวนมหาศาลที่อยู่ในหัวของคนเพียงไม่กี่คนมาทำให้สามารถเข้าถึงได้สำหรับทีมใหม่ที่ไม่คุ้นเคยกับกระบวนการและโปรแกรมเฉพาะของ ClickUp ที่ใช้มาหลายปี

แต่ความสามารถในการขยายขนาดเป็นเพียงหนึ่งในประโยชน์ของฐานข้อมูลเนื้อหาที่ได้รับการดูแลอย่างดี มาดูประโยชน์อื่นๆ กัน:

1. ฐานข้อมูลช่วยประหยัดเวลาให้กับทีมของคุณ

ข้อเสนอหลักของ ClickUp คือการช่วยคุณประหยัดเวลาหนึ่งวันต่อสัปดาห์ ดังนั้นพูดกันตามตรง "ช่วยประหยัดเวลา" คือจุดเด่นอันดับหนึ่งของเราเสมอมา แต่ก็ไม่ได้ทำให้ข้อเท็จจริงนี้ลดน้อยลงแต่อย่างใด! ท้ายที่สุดแล้ว หากเนื้อหาไม่ได้ถูกจัดกลุ่มอย่างเป็นระบบ ก็เท่ากับว่า:

การเก็บทุกอย่างไว้ในฐานข้อมูล ในทางกลับกัน ก็เหมือนกับการเก็บเข็มทั้งหมดไว้ในลิ้นชักเดียวที่มีป้ายเขียนว่า "เข็ม" เพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องไปขุดหาในกองฟางเพื่อทำโครงการปักของคุณให้เสร็จ

พูดง่ายๆ คือ ถ้าคุณใช้เวลาน้อยลงในการค้นหาสิ่งต่างๆ คุณจะมีเวลามากขึ้นในการทำงานเพื่อสร้างและปรับปรุงมัน

เมื่อทุกคนรู้ว่าต้องหาอะไรที่ไหน ก็จะช่วยให้ทีมของคุณไม่ต้องทำงานซ้ำซ้อนโดยการสร้างสิ่งที่อยู่แล้วขึ้นมาใหม่ตั้งแต่ต้นเพียงเพราะหาไม่เจอ เพราะพูดตามตรงแล้ว ในบางจังหวะของชีวิต เราทุกคนต่างก็เคยสร้างเนื้อหาเดิมขึ้นมาใหม่ทั้งนั้น เพราะมันง่ายกว่าการต้องเสียเวลาไปค้นหา

ยิ่งไปกว่านั้น การจัดเก็บข้อมูลในฐานข้อมูล—โดยเฉพาะฐานข้อมูลบนคลาวด์—ช่วยให้ทุกคนทราบตำแหน่งที่แน่นอนในการค้นหาเวอร์ชันล่าสุดของสิ่งต่างๆ

2. ฐานข้อมูลทำให้การขยายขนาดเป็นไปได้

หากปล่อยให้จัดการด้วยตนเอง แทบทุกคนจะพัฒนาระบบการจัดระเบียบของตนเองขึ้นมา

เมื่อคุณเป็นคนเดียวที่ต้องใช้งานมัน ก็ไม่เป็นไร หากมีคนอื่นอีกหนึ่งหรือสองคนที่ต้องเรียนรู้ระบบของคุณ แม้ว่ามันจะดูไม่เป็นระเบียบเล็กน้อย ก็มักจะไม่มีปัญหา

แต่เมื่อทีมเติบโตขึ้นจนมีสิบคน ยี่สิบคน หรือหนึ่งร้อยคนที่ต้องปรับตัวเข้ากับระบบที่สร้างขึ้นอย่างฉับพลันโดยคนเพียงคนเดียว และมักจะถูกสร้างขึ้นเพื่อคนเพียงคนเดียว คุณก็กำลังเผชิญกับปัญหาแล้ว

แนวคิดของฐานข้อมูลเนื้อหาที่มีโครงสร้างดีคือการป้องกันปัญหานั้นก่อนที่จะเกิดขึ้น ดังนั้นแม้ว่าคุณจะเป็นทีมที่มีเพียงคนเดียวและคุณจัดระเบียบเนื้อหาทั้งหมดของคุณในวิธีที่เหมาะสมกับคุณอยู่แล้ว ให้พิจารณาว่าระบบนั้นจะยังคงใช้งานได้เมื่อมีคนอื่นๆ อีกหลายสิบคนต้องใช้งานมันด้วยหรือไม่

หากคำตอบของคุณคือ 'อาจ' หรือ '😬' อาจถึงเวลาแล้วที่คุณต้องมีการติดตามเนื้อหาของคุณอย่างเป็นระบบและมีกลยุทธ์มากขึ้น

3. ฐานข้อมูลทำให้สามารถวิเคราะห์และปรับปรุงเนื้อหาได้

หนึ่งในประโยชน์ที่ใหญ่ที่สุดของฐานข้อมูลที่มีโครงสร้างดีคือมันไม่เพียงแต่ช่วยให้ผู้คนค้นหาสิ่งต่าง ๆ ได้ (หากเป็นเช่นนั้นมันก็จะเป็นเพียง ห้องสมุด ของเนื้อหา) แต่ยังให้บริบทกับเนื้อหาด้วย นั่นคือ มันช่วยให้คุณสามารถเห็นข้อมูลเชิงปริมาณ เช่น การเข้าชม การมีส่วนร่วม สถานะ และประวัติ ซึ่งสามารถช่วยคุณปรับปรุงเนื้อหาเฉพาะและพัฒนาเนื้อหาโดยรวมให้ดีขึ้น

เมื่อทุกคนสามารถเข้าถึงฐานข้อมูลได้ ทุกคนก็สามารถคิดสร้างสรรค์โดยใช้บริบทเดียวกัน ซึ่งอาจนำไปสู่แนวทางใหม่ ๆ ที่น่าสนใจในการจัดการกับเนื้อหา

ตัวอย่างเช่น เมื่อทำการตรวจสอบสื่อสังคมออนไลน์ ผู้เชี่ยวชาญอาจดูโพสต์บล็อกที่มีปริมาณการเข้าชมสูงและมีส่วนร่วมมากในฐานข้อมูลเนื้อหา และตระหนักว่ามันมีสถิติที่สามารถนำมาใช้สร้างชุดโพสต์บน LinkedIn ได้ นักการตลาดทางอีเมลอาจเห็นโพสต์เดียวกันและตระหนักว่ามันมีการแยกกระบวนการที่สามารถนำมาทำเป็นอินโฟกราฟิกที่ยอดเยี่ยมสำหรับจดหมายข่าวที่กำลังจะมาถึง

เพียงแค่จัดเนื้อหาให้เหมาะสมกับบริบทและทำให้ทุกคนสามารถเข้าถึงได้ จะช่วยให้เกิดข้อมูลเชิงลึกของกลุ่มมากขึ้น และส่งเสริมการกระจายเนื้อหาที่มีประสิทธิภาพสูงสุดออกไปในวงกว้าง

การจัดระเบียบและติดตามทุกอย่างไว้ในที่เดียวช่วยให้ทีมข้อมูลสามารถเปรียบเทียบประสิทธิภาพของเนื้อหาได้ง่ายขึ้น ทำให้พวกเขาสามารถประเมินได้ว่าอะไรที่ได้ผลและอะไรที่ไม่ได้ผล และทำการปรับเปลี่ยนกลยุทธ์เนื้อหาที่เสียค่าใช้จ่ายหรือเนื้อหาที่ไม่มีค่าใช้จ่ายให้เหมาะสม

ฐานข้อมูลเนื้อหาควรมีอะไรบ้าง?

การตัดสินใจว่าจะรวมข้อมูลใดไว้ในฐานข้อมูลเนื้อหาของคุณนั้นจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับประเภทของเนื้อหาที่คุณกำลังติดตามและเหตุผลที่คุณติดตามข้อมูลนั้น แต่ต่อไปนี้คือแนวทางที่ดีที่ควรปฏิบัติตาม:

1. เริ่มต้นด้วยพื้นฐาน

ก่อนอื่น คุณต้องหาว่าคุณต้องการจัดระเบียบและติดตามสินทรัพย์ประเภทใด—หน้าเว็บ โพสต์ในโซเชียลมีเดีย บล็อก หรือทั้งหมดที่กล่าวมา—จากนั้น คุณต้องตัดสินใจว่าคุณจะติดตามสินทรัพย์เหล่านี้อย่างไร

หากเนื้อหาที่คุณกำลังติดตามสามารถคิดได้ว่าเป็นชุดของรายการต่าง ๆ แล้ว "วิธีที่คุณติดตาม" ก็คือภาชนะจัดเก็บที่คุณใช้เพื่อจัดระเบียบวัสดุเหล่านั้น คุณควรเลือกภาชนะจัดเก็บที่ง่ายต่อการบรรจุ สามารถใส่ข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดได้ และสามารถติดฉลากและค้นหาได้ง่ายในภายหลัง

หากคุณกำลังใช้ ClickUp เพื่อสร้างฐานข้อมูล เราขอแนะนำให้ใช้ภารกิจเพื่อเก็บชิ้นส่วนเนื้อหาแต่ละชิ้น แต่เราจะอธิบายอย่างละเอียดในส่วนถัดไป

2. ตัดสินใจว่าคุณจะจัดหมวดหมู่เนื้อหาอย่างไร

เมื่อคุณได้ตัดสินใจแล้วว่าคุณต้องการติดตามเนื้อหาประเภทใด (หรือหลายประเภท) และเก็บรักษาไว้อย่างไร คุณต้องตัดสินใจว่าจะจัดหมวดหมู่เนื้อหาเหล่านั้นอย่างไร

ในกรณีของ ClickUp เราเก็บข้อมูลฐานข้อมูลแยกต่างหากสำหรับบล็อกและหน้า landing page และเราจัดหมวดหมู่แต่ละอย่างตามหมวดหมู่

บล็อกถูกจัดกลุ่มตามหัวข้อ ดังนั้นเราจึงรวมฟิลด์ที่กำหนดเองพร้อมตัวเลือก เช่น Agile, CRM, เครื่องมือ, การทำงาน/ชีวิต, เป็นต้น

หน้า Landing Page ถูกจัดกลุ่มตามประเภท เพื่อให้ฟิลด์ที่กำหนดเองเดียวกันในภารกิจหน้า Landing Page มีตัวเลือกเช่น คุณสมบัติ, คู่แข่ง, ทีม, ฯลฯ

เมื่อคิดชื่อหรือป้ายกำกับของคุณเอง ไม่ว่าคุณจะตัดสินใจจัดหมวดหมู่ตามหัวข้อหรือไม่ก็ตาม อย่าลืมว่า การใช้ป้ายกำกับอย่างสม่ำเสมอ เป็นสิ่งสำคัญที่สุด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณและทีมของคุณเข้าใจความหมายของแต่ละป้ายกำกับ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าการสะกดและการใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ของป้ายกำกับมีความสม่ำเสมอ

3. ตัดสินใจว่าข้อมูลอื่นใดที่คุณต้องการจัดเก็บ

ตอนนี้คุณได้ตัดสินใจแล้วว่าคุณจะเก็บข้อมูลอะไรไว้ในฐานข้อมูลของคุณและจัดระเบียบอย่างไร คุณสามารถเริ่มกรอกรายละเอียดได้แล้ว ในขั้นตอนนี้ คุณควรพิจารณาคำถามสำคัญบางข้อ:

การตอบคำถามเหล่านี้จะช่วยให้คุณตัดสินใจได้ว่าข้อมูลใดที่คุณจำเป็นต้องรวมไว้ในงานฐานข้อมูลของคุณ (*หรือหากคุณไม่ได้ใช้ ClickUp ก็ให้ใช้ "ภาชนะ" อะไรก็ตามที่คุณใช้เพื่อเก็บข้อมูลเกี่ยวกับเนื้อหา)

เราจะมาดูรายละเอียดเฉพาะบางประการที่เราติดตามในฐานข้อมูลของเราในหัวข้อถัดไป

4. วางแผนกระบวนการที่จะถูกจัดการภายในฐานข้อมูลของคุณ

ฐานข้อมูลจะมีประโยชน์ก็ต่อเมื่อมันช่วยให้คุณและทีมของคุณรวบรวมข้อมูลและปรับปรุงกระบวนการทำงานที่มีอยู่ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

ท้ายที่สุดแล้ว หากคุณไม่ต้องการทำอะไรกับเนื้อหาของคุณเลย ทำไมต้องเสียเวลาทั้งหมดเพื่อเพิ่มมันเข้าไปในฐานข้อมูล?

ขณะที่คุณกำลังตัดสินใจว่าจะติดตามรายละเอียดใดบ้าง ให้พิจารณาด้วยว่าข้อมูลเหล่านั้นจะช่วยให้คุณและทีมของคุณเชื่อมโยงฐานข้อมูลกับกระบวนการที่มีอยู่ซึ่งเกี่ยวข้องกับเนื้อหานั้นได้อย่างไร

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณได้สร้างฐานข้อมูลสำหรับหน้าเว็บทั้งหมดของคุณและคุณต้องการให้ใครสักคนในทีมตรวจสอบโพสต์ทุกหกเดือนนับจากวันที่เผยแพร่เพื่อความถูกต้องของข้อมูล คุณจะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่างานแต่ละหน้าเว็บมีสถานะ "ต้องการตรวจสอบ" หรือ "ต้องอัปเดต" และวันที่ครบกำหนด คุณยังสามารถเพิ่มผู้ตรวจสอบเป็นผู้รับผิดชอบในงานนั้นเพื่อระบุความรับผิดชอบของพวกเขาอย่างชัดเจน

การทำให้แน่ใจว่าเนื้อหาของคุณสามารถค้นหาได้ง่ายและสามารถนำไปใช้ในกระบวนการทำงานได้ จะช่วยประหยัดเวลาให้กับทีมของคุณ และทำให้การฝึกอบรมสมาชิกใหม่ให้ใช้ฐานข้อมูลและเรียนรู้กระบวนการทำงานภายในองค์กรง่ายขึ้นมาก

นอกจากนี้ การติดตามสถานะ, ป้ายกำกับ, และตัวชี้วัดอย่างต่อเนื่องจะช่วยให้คุณสามารถตั้งค่าการอัตโนมัติเพื่อรักษาฐานข้อมูลและช่วยให้กระบวนการทำงานเป็นไปอย่างราบรื่น. ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการอัตโนมัติในไม่ช้า.

วิธีสร้างฐานข้อมูลเนื้อหา

เมื่อตัดสินใจสร้างฐานข้อมูลเนื้อหาสำหรับคุณและทีมของคุณ ให้แน่ใจว่าทุกคนที่เกี่ยวข้องกับโครงการทราบถึงปัญหาที่ฐานข้อมูลนี้จะช่วยแก้ไขได้ คุณสามารถทำเช่นนี้ได้ด้วยรายการง่าย ๆ เช่นตัวอย่างต่อไปนี้สำหรับฐานข้อมูลบล็อก:

ปัญหาเนื้อหาบล็อก:

จากปัญหาเหล่านี้ ให้สร้างคำอธิบายความยาวหนึ่งถึงสองประโยคสำหรับฐานข้อมูล:

"ฐานข้อมูลบล็อกนี้ถูกออกแบบมาเพื่อใช้เป็นแหล่งอ้างอิงหลักสำหรับบล็อกของ ClickUp กรุณาหลีกเลี่ยงการสร้างงานบล็อกในที่อื่นของ ClickUp และเก็บรวบรวมข้อมูลบล็อกที่เกี่ยวข้องทั้งหมดไว้ในงานที่เกี่ยวข้อง และอัปเดตข้อมูลของงานเมื่อคุณทำการแก้ไขหรือปรับปรุง SEO"

สิ่งนี้ช่วยให้สมาชิกทีมปัจจุบันและสมาชิกใหม่เข้าใจบริบทเล็กน้อยเกี่ยวกับวิธีการใช้ฐานข้อมูล ยกตัวอย่างเช่น ในตัวอย่างข้างต้น เรากำลังบอกว่าข้อมูลบล็อกทั้งหมดควรอยู่ในฐานข้อมูล

คุณยังสามารถใช้จุดที่สร้างความเจ็บปวดข้างต้นเพื่อช่วยตัดสินใจว่าควรรวมข้อมูลใดไว้ในฐานข้อมูลของคุณ และควรจัดเก็บและจัดระเบียบข้อมูลอย่างไร ทำได้โดยระบุแนวทางว่าคุณตั้งใจจะใช้ฐานข้อมูลนี้เพื่อแก้ไขปัญหาแต่ละข้ออย่างไร:

การทำซ้ำกระบวนการนี้สำหรับแต่ละจุดปวดหลักจะรับประกันว่าฐานข้อมูลของคุณกำลังแก้ไขปัญหาที่ถูกต้อง

เพื่อที่จะเห็นภาพว่ากระบวนการนี้ส่งผลให้เกิดอะไร ให้เราแยกแยะหนึ่งในงานในฐานข้อมูลบล็อกของ ClickUp:

แม้ว่าฐานข้อมูลของคุณอาจมีการตั้งค่าที่แตกต่างและข้อมูลที่แตกต่างจากตัวอย่างข้างต้น แต่นี่ควรเป็นจุดเริ่มต้นที่ดีสำหรับคุณและทีมของคุณด้วยเทมเพลตการจัดการเนื้อหาของ ClickUp คุณสามารถวางแผนและดำเนินการส่งมอบผ่านช่องทางทางการตลาดหลายช่องทางได้อย่างง่ายดาย นอกจากนี้ยังให้การมองเห็นที่ชัดเจนในแผนการกระจายเนื้อหาของคุณอีกด้วย

อีกประเด็นสำคัญที่ควรพิจารณาคือ คุณต้องการทบทวนข้อมูลทั้งหมดนี้ในระดับภาพรวมอย่างไร แม้ว่าการรวบรวมข้อมูลทั้งหมดของเนื้อหาแต่ละชิ้นไว้ในที่เดียวจะเป็นสิ่งสำคัญ แต่ความสามารถในการจัดเรียง คัดกรอง จัดกลุ่ม และค้นหาเนื้อหาหลายชิ้นได้อย่างรวดเร็วและง่ายดายก็มีความสำคัญไม่แพ้กัน และนี่คือ จุดที่มุมมองของ ClickUpเข้ามาช่วย

แม้ว่าคุณจะสามารถมองเห็นฐานข้อมูลของคุณได้หลากหลายวิธีใน ClickUp แต่เราจะมาดูอย่างใกล้ชิดกับสองมุมมองที่เป็นมิตรกับฐานข้อมูลมากที่สุดที่นี่:

1. มุมมองรายการ

มุมมองรายการมีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับการจัดกลุ่มและกรองเนื้อหาของคุณอย่างรวดเร็วในหลากหลายวิธี เพื่อให้ได้ข้อมูลเชิงลึกที่ดีขึ้นและเปรียบเทียบระหว่างประเภทของเนื้อหาต่างๆ โดยค่าเริ่มต้น มุมมองรายการจะจัดกลุ่มข้อมูลตามสถานะ แต่ตัวเลือกการกรองและการจัดเรียงที่ละเอียดของ ClickUp ช่วยให้คุณแสดงเนื้อหาตามตัวแปรใดก็ได้

ตามที่ระบุไว้ข้างต้น เรามักจะจัดกลุ่มตามหมวดหมู่ของเนื้อหา แต่ฐานข้อมูลก็สามารถจัดกลุ่มตามสถานะของฐานข้อมูล ผู้รับผิดชอบ วันที่ครบกำหนด และอื่นๆ ได้เช่นกัน

เพื่อใช้ประโยชน์จากตัวเลือกการจัดกลุ่ม การกรอง และการเรียงลำดับที่มีอยู่ในมุมมองรายการ (รวมถึงตัวเลือกอื่น ๆ) อย่างถูกต้อง จำเป็นอย่างยิ่งที่คุณต้อง กำหนดและรักษามาตรฐานการตั้งชื่อที่ชัดเจนและสม่ำเสมอทั่วทั้งฐานข้อมูลของคุณ

2. มุมมองตาราง

มุมมองตารางให้คุณเห็นภาพรวมในระดับสูงของเนื้อหาในฐานข้อมูล มุมมองนี้เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการจัดเก็บและตรวจสอบการวิเคราะห์เนื้อหา (เช่น ปริมาณการเข้าชม อัตราการคลิก และอัตราการเปลี่ยนแปลง) และสำหรับการดูอย่างรวดเร็วว่าเนื้อหาแต่ละชิ้นอยู่ในสถานะใด

มุมมองตารางยังมีประโยชน์อย่างยิ่งหากคุณกำลังสร้างฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์แบบไม่ต้องเขียนโค้ดสำหรับเนื้อหาของคุณ ในการทำเช่นนี้ เพียงแค่เพิ่มฟิลด์ที่กำหนดเองที่อนุญาตให้ใส่ลิงก์ได้ ซึ่งจะสามารถเข้าถึงได้จากมุมมองตาราง ทำให้ผู้ใช้สามารถกระโดดไปยังข้อมูลที่เกี่ยวข้องได้เพียงแค่คลิกเดียว

ในทำนองเดียวกัน ให้ใช้ ความสัมพันธ์ และ การพึ่งพา คุณสมบัติภายในงานเพื่อจัดระเบียบฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ที่ชัดเจนโดยไม่ต้องใช้โค้ด

แม้ว่านี่จะเป็นสองมุมมองที่ทีม ClickUp ใช้บ่อยที่สุดในการสร้างและดูแลเนื้อหาฐานข้อมูล แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าเป็นมุมมองเดียวที่มีประโยชน์สำหรับการทำเช่นนี้

ฐานข้อมูลขนาดเล็กที่เน้นการทำงานเป็นขั้นตอนอย่างมากอาจได้รับประโยชน์จากมุมมองกระดานคัมบังของ ClickUp

ฐานข้อมูลเนื้อหาโซเชียลมีเดียยังสามารถทำหน้าที่เป็นปฏิทินเนื้อหาได้อีกด้วยผ่านมุมมองปฏิทินของ ClickUp

ดังนั้นอย่ารู้สึกผูกมัดกับมุมมองใดมุมมองหนึ่งเมื่อวางแผนและสร้างฐานข้อมูลเนื้อหาของคุณ เพียงแค่จำไว้ว่าให้รักษาหมวดหมู่และป้ายกำกับให้สอดคล้องกัน เพื่อให้ง่ายต่อการกรองและจัดกลุ่มในภายหลังในมุมมองใดก็ตามที่คุณเลือก

วิธีดูแลฐานข้อมูลเนื้อหา

ฐานข้อมูลของคุณเสร็จสมบูรณ์แล้ว! เนื้อหาทั้งหมดของคุณถูกจัดระเบียบเป็นงานเรียบร้อย ซึ่งถูกจัดเรียงเป็นมุมมองที่ง่ายต่อการนำทาง งานของคุณเสร็จแล้วใช่ไหม?

ไม่เชิง

ตอนนี้คุณมีฐานข้อมูลเนื้อหาที่ใช้งานได้อย่างสมบูรณ์แล้ว ถึงเวลาที่จะนำมันมาใช้ให้เกิดประโยชน์! ท้ายที่สุดแล้ว ฐานข้อมูลมีไว้เพื่อทำให้การติดตาม วิเคราะห์ และอัปเดตเนื้อหาเป็นเรื่องง่ายขึ้น แต่ทั้งนี้ คุณและทีมของคุณยังคงต้องดำเนินการติดตาม วิเคราะห์ และอัปเดตเหล่านั้นอยู่ดี

ก่อนที่เราจะเข้าสู่กระบวนการและขั้นตอนการทำงาน ขอทบทวนกฎพื้นฐานง่าย ๆ ไม่กี่ข้อที่จะช่วยให้การดูแลฐานข้อมูลของคุณเป็นไปได้ในระยะยาว

1. ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีทัศนวิสัย

กล่าวโดยง่าย นั่นหมายถึงการทำให้แน่ใจว่าทุกคนที่จำเป็นต้องใช้ฐานข้อมูลสามารถเข้าถึงได้และรู้ว่าอยู่ที่ไหน วิธีการใช้งาน และวิธีการ (และเวลา) ในการปรับปรุงเนื้อหาภายในอย่างถูกต้อง

หากพนักงานใหม่ต้องการเข้าถึงฐานข้อมูล โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้รวมคำแนะนำเกี่ยวกับฐานข้อมูลไว้ในเอกสารการปฐมนิเทศของพวกเขาเพื่อช่วยให้การฝึกอบรมเป็นไปอย่างราบรื่น

และตรวจสอบให้แน่ใจว่าคู่มือปฏิบัติการภายในและขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน (SOPs)ทั้งหมดของคุณได้รับการอัปเดตด้วยคำแนะนำที่ชัดเจนเกี่ยวกับวิธีการใช้ฐานข้อมูลอย่างถูกต้อง มิฉะนั้น คุณเสี่ยงที่จะเล่นเกมโทรศัพท์กับข้อมูลสำคัญเมื่อ SOPs ถูกส่งต่อด้วยวาจาหรือในอีเมลและ Slack ที่เกิดขึ้นเป็นครั้งคราว

สุดท้าย การรับประกันการมองเห็นที่เหมาะสมจะช่วยลดโอกาสที่คุณและทีมของคุณจะทำงานซ้ำซ้อนโดยการสร้างเนื้อหาเดียวกันในหลายงานหรือรายการ

2. สร้างความรับผิดชอบ

ให้แน่ใจว่าทุกคนทราบถึงบทบาทของตนในการดูแลฐานข้อมูล การทำเช่นนี้จะช่วยหลีกเลี่ยงการทำงานซ้ำซ้อนหรือแย่กว่านั้นคือเกิดการขัดแย้งกัน เช่น บุคคลหนึ่งทำสิ่งหนึ่งแล้วบุคคลอื่นมาแก้ไขสิ่งที่ทำไว้ และดำเนินต่อไปเช่นนี้

ทั้งหมดนี้หมายความว่าการดูแลฐานข้อมูลเนื้อหาควรเป็นความรับผิดชอบของทีม ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังดูแลฐานข้อมูลบล็อกสำหรับบริษัทเทคโนโลยี คุณอาจกระจายความรับผิดชอบดังนี้:

เมื่อคุณได้กำหนดแล้วว่าใครรับผิดชอบอะไร ขั้นตอนต่อไปคือการหาว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแต่ละคนจะรู้ได้อย่างไรว่า เมื่อไหร่ ที่จะทำอะไร

3. อัตโนมัติการแจ้งเตือนและการส่งต่อ

ระบบอัตโนมัติสามารถมีประโยชน์อย่างมากเพราะสามารถช่วยประหยัดเวลาของทีมคุณและลดข้อผิดพลาดของมนุษย์ได้ แต่ก่อนที่คุณจะทำการอัตโนมัติสิ่งใด ให้ถามตัวเองว่า "อะไรที่ต้องเกิดขึ้น ทุกครั้ง ที่ทีมของฉันและฉันสร้างเนื้อหาชิ้นหนึ่ง?"

นี่เป็นคำถามที่สำคัญที่ต้องตอบ เพราะหลายขั้นตอนในกระบวนการอาจเปลี่ยนแปลงได้ ดังนั้นพวกมันอาจเปลี่ยนแปลงตามประเภทของเนื้อหาและบริบท ขั้นตอนและกระบวนการที่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ควรทำด้วยตนเองเป็นส่วนใหญ่ เนื่องจากระบบอัตโนมัติอาจก่อให้เกิดปัญหามากกว่าที่จะแก้ไขได้ในกรณีเช่นนี้

หากขั้นตอนในกระบวนการถูกกำหนดไว้อย่างตายตัวและเกิดขึ้นทุกครั้งที่คุณสร้างเนื้อหาใหม่ ขั้นตอนเหล่านั้นถือเป็นตัวเลือกที่เหมาะสมสำหรับการทำงานอัตโนมัติ

เราจะเจาะลึกการทำงานอัตโนมัติบางอย่างที่ทีม ClickUp ใช้ในการดูแลฐานข้อมูลบล็อกของพวกเขา แต่โปรดทราบว่าสิ่งเหล่านี้เป็นเพียงตัวอย่างอธิบาย ไม่ใช่คำแนะนำที่ตายตัว ดังนั้นควรใช้เป็นแนวทางทั่วไปมากกว่าการนำไปใช้โดยตรงในการตั้งค่าการทำงานอัตโนมัติของคุณเอง

ระบบอัตโนมัติของฐานข้อมูลบล็อก ClickUp หลายระบบมีไว้เพื่อจัดการกระบวนการที่เกิดขึ้นในระยะเวลาหลายสัปดาห์หรือหลายเดือน ท้ายที่สุดแล้ว มนุษย์มักจะลืมสิ่งต่างๆ เมื่อเวลาผ่านไป—แต่หากตั้งค่าอย่างถูกต้อง ระบบอัตโนมัติจะไม่ลืม มาดูตัวอย่างที่เป็นประโยชน์ของสิ่งนี้กัน:

หนึ่งในระบบอัตโนมัติหลักของเราช่วยให้สถานะต่างๆ ของงานที่บล็อกต้องผ่านง่ายต่อการอ้างอิงในฐานข้อมูลบล็อกโดยใช้ฟิลด์สถานะฐานข้อมูลที่กำหนดเอง:

ระบบอัตโนมัติวันครบกำหนดจะรับประกันว่าประสิทธิภาพของบทความบล็อกจะได้รับการวิเคราะห์ในบางช่วงของหกเดือนข้างหน้า

ระบบอัตโนมัติเพิ่มเติมถูกตั้งค่าเพื่อให้แน่ใจว่า หลังจากระยะเวลาหกเดือนผ่านไป ฟิลด์สถานะฐานข้อมูลแบบกำหนดเองจะเปลี่ยนเป็น ตรวจสอบ ซึ่งจะทำให้ระบบอัตโนมัติสร้างงานย่อยการประเมินประสิทธิภาพใหม่ขึ้นมา โดยทีม SEO จะทำการวิเคราะห์ประสิทธิภาพของบล็อกและพิจารณาว่าจำเป็นต้องมีการอัปเดตหรือไม่

โดยสรุป ระบบอัตโนมัติสามารถช่วยให้มั่นใจได้ว่ากระบวนการต่างๆ เป็นมาตรฐานและขั้นตอนการทำงานที่ยาวนานจะไม่ถูกลืม

4. ทำให้เรียบง่าย!

พยายามทำให้ทุกอย่างง่ายที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ตั้งแต่การตั้งชื่อไปจนถึงระบบอัตโนมัติ สิ่งนี้จะทำให้การค้นหาสิ่งต่าง ๆ ง่ายขึ้นอย่างมหาศาล และจะทำให้ทีมของคุณ (รวมถึงพนักงานใหม่ในอนาคต) ทำความคุ้นเคยกับฐานข้อมูลและกระบวนการทำงานที่ครอบคลุมได้ง่ายขึ้นมาก

หากคุณต้องการความช่วยเหลือในการทำให้ขั้นตอนการทำงานของคุณง่ายขึ้นให้ใช้เทมเพลต ClickUp Creative and Designเพื่อสร้างการแบ่งส่วนที่ชัดเจนของขั้นตอนการทำงานทางการตลาดของคุณ เทมเพลตนี้รองรับแง่มุมการตลาดทั่วไป เช่น แบบฟอร์มการรับข้อมูล คำขอสรุปเนื้อหา และการจัดการคลังทรัพยากร ดังนั้นจึงมีเส้นทางที่ชัดเจนถึงวิธีการทำงานของกระบวนการการตลาดเนื้อหาของคุณ

เริ่มต้น

ส่วนที่ยากที่สุดของโครงการแบบนี้คือการเริ่มต้น ท้ายที่สุดแล้ว การสร้างฐานข้อมูลเนื้อหาเป็นงานใหญ่ที่อาจทำให้เกิดอาการวิเคราะห์จนไม่สามารถตัดสินใจได้

หากคุณกำลังสร้างฐานข้อมูลของคุณตั้งแต่เริ่มต้น ไม่ว่าจะด้วย ClickUp หรือเครื่องมือจัดการงานหรือโครงการอื่น ๆ ให้เริ่มวางแผนฐานข้อมูลของคุณโดยใช้ขั้นตอนพื้นฐานที่ได้กล่าวถึงในบล็อกนี้:

เนื่องจากการวางแผนและติดตามขั้นตอนแรกเหล่านี้อาจดูซับซ้อนเกินไป โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณต้องจัดการกับเนื้อหาจำนวนมากหรือหลายประเภท ลองจัดระเบียบความคิดของคุณโดยใช้แผนผังความคิดของ ClickUp

การทำเช่นนี้จะช่วยให้คุณสามารถกำหนดโครงสร้างฐานข้อมูลของคุณในระดับสูง พร้อมทั้งมองเห็นภาพรวมของความสัมพันธ์ระหว่างแต่ละส่วนได้อย่างชัดเจน

คุณยังสามารถใช้ Docs ใน ClickUpเพื่อจัดเก็บบันทึกและทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์กับทีมของคุณเกี่ยวกับโครงสร้างฐานข้อมูลและการนำไปใช้งานได้อีกด้วย วิธีนี้ช่วยให้ทุกคนเข้าใจตรงกันและง่ายต่อการมอบหมายหน้าที่เมื่อคุณพร้อมที่จะเริ่มสร้าง

เพื่อเริ่มต้นวางแผนทั้งหมดนี้ล่วงหน้าดาวน์โหลด ฐานข้อมูลบล็อกฟรีและเทมเพลตฐานข้อมูลหน้าแลนดิ้งเพจ ของเราได้เลย เทมเพลตเนื้อหาเหล่านี้ได้รับการพัฒนาขึ้นจากฐานข้อมูลบล็อกและหน้าแลนดิ้งเพจของทีมการตลาด ClickUp เอง จึงผ่านการทดลองและใช้งานจริงมาแล้ว

คำแนะนำสุดท้ายที่ควรพิจารณาเมื่อวางแผน สร้าง และดูแลฐานข้อมูลเนื้อหาของคุณ: ให้ทีมทั้งหมดมีส่วนร่วม

การให้ทีมของคุณมีส่วนร่วมตั้งแต่เริ่มต้นจะช่วยให้:

หากคุณกำลังมองหาเครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกันที่ยอดเยี่ยมซึ่งยังสามารถใช้เป็นฐานข้อมูลเนื้อหาได้อย่างสมบูรณ์แบบ ไม่ต้องมองหาที่ไหนอีกแล้วClickUp คือคำตอบของคุณ เริ่มต้นกับทีมของคุณด้วยแผนฟรีตลอดชีพของเรา และรวมการทำงานร่วมกันของทีม เครื่องมือฐานข้อมูล และการจัดการงานไว้ในที่เดียว