การดูแลรักษา CRM: ปรับปรุงคุณภาพข้อมูลและประสิทธิภาพการขาย

คุณภาพข้อมูลที่ไม่ดีทำให้ธุรกิจสูญเสียโอกาสและทรัพยากรโดยเฉลี่ยปีละ 13 ล้านดอลลาร์📉

เหตุผลเบื้องหลังนี้คืออะไร? ตัวแทนขายมักใช้เวลาส่วนหนึ่งของวันไปกับการต่อสู้กับข้อมูลติดต่อที่ไม่ถูกต้อง บันทึกซ้ำซ้อน และข้อมูลที่ขาดหาย แทนที่จะปิดการขาย

นี่คือจุดที่การดูแลความสะอาดของระบบ CRM สามารถสร้างความแตกต่างได้ ✨

แม้ว่าคำว่า "CRM hygiene" อาจฟังดูเหมือนกระบวนการทำความสะอาดซอฟต์แวร์ แต่แท้จริงแล้วมันคือการรักษาข้อมูลลูกค้าให้สะอาดและเชื่อถือได้ทั่วทั้งระบบ CRM ของคุณ ซึ่งนำไปสู่คุณภาพข้อมูลที่ดีขึ้น และช่วยให้ทีมสามารถตัดสินใจโดยใช้ข้อมูลเป็นฐานซึ่งส่งผลเชิงบวกต่อประสิทธิภาพการขายและความสำเร็จของลูกค้า

มาทบทวนเรื่องความสะอาดของระบบ CRM และกำหนดแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่คุณสามารถนำไปใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพระบบ CRM ของคุณ

อะไรคือ CRM Hygiene?

แดชบอร์ดที่รกไปด้วยโน้ตกระจัดกระจาย ไฟล์สุ่ม และรายละเอียดลูกค้าที่ไม่ถูกต้อง—นี่คือสิ่งที่ระบบ CRM ที่ไม่เป็นระเบียบจะดูเหมือน 😣

การเก็บรักษาพื้นที่ทำงานให้เรียบร้อยช่วยให้คุณทำงานได้ดีขึ้น เช่นเดียวกับการทำความสะอาดข้อมูล CRM ที่ช่วยให้ทีมขาย (และทีมที่เกี่ยวข้องอื่น ๆ) มีข้อมูลที่ถูกต้องอยู่เสมอในมือของพวกเขา

และนี่คือหัวข้อของเรา! ✅

แนวคิดนี้มีสองเสาหลัก: คุณภาพของข้อมูล และ ความสะอาดของข้อมูล ซึ่งคล้ายกับการจัดระเบียบพื้นที่ทำงานของคุณมากกว่าการตรวจสอบสภาพแวดล้อมการทำงาน

การดูแลข้อมูลมุ่งเน้นไปที่การแก้ไขข้อผิดพลาดและการทำความสะอาดข้อมูล ในขณะที่คุณภาพข้อมูลเกี่ยวข้องกับการประเมินว่าข้อมูลนั้นตรงตามมาตรฐานเฉพาะหรือไม่ 💯

เมื่อตัวแทนฝ่ายขายของคุณทำความสะอาดรายชื่อผู้ติดต่อ (การดูแลข้อมูล) พวกเขาอาจลบนามบัตรเก่าและอัปเดตหมายเลขโทรศัพท์ แต่เมื่อตรวจสอบคุณภาพของข้อมูล พวกเขาจะประเมินว่าผู้ติดต่อเหล่านั้นถูกจัดหมวดหมู่อย่างเหมาะสมหรือไม่ คะแนนการให้คะแนนลูกค้าเป้าหมายนั้นถูกต้องหรือไม่ และข้อมูลนั้นช่วยให้การเจรจาธุรกิจก้าวหน้าไปได้หรือไม่

ทำไมการดูแลข้อมูล CRM ให้ดีจึงมีความสำคัญ

หมายเลขโทรศัพท์ 35 ล้านหมายเลขถูกจัดสรรใหม่ให้กับผู้ใช้รายใหม่ทุกปี

ผลกระทบของสิ่งนี้คืออะไร?

ข้อมูลคุณภาพต่ำก่อให้เกิดผลกระทบแบบโดมิโนซึ่งสร้างปัญหาให้กับผู้เชี่ยวชาญด้านการขาย ฐานข้อมูลการตลาดทางอีเมลเริ่มเสื่อมสภาพ ทีมงานการตลาดสูญเสียทรัพยากรไปกับการมุ่งเป้าไปยังผู้ติดต่อที่ล้าสมัย ในขณะที่ผู้จัดการฝ่ายขายตัดสินใจโดยอิงจากข้อมูลคาดการณ์ที่ไม่ถูกต้อง

การรักษาความสะอาดของระบบ CRM อย่างต่อเนื่อง (โดยเฉพาะส่วนประกอบของCRM) จะเปลี่ยนฐานข้อมูลของคุณจากระบบที่ไม่เป็นระเบียบให้กลายเป็นพื้นที่ทำงานดิจิทัลที่มีการจัดระเบียบอย่างดี

นอกเหนือจากประสิทธิภาพแล้ว การดูแลระบบ CRM อย่างดี ยังช่วยปกป้องชื่อเสียงของบริษัทคุณอีกด้วย การส่งอีเมล์แสดงความยินดีเกี่ยวกับการเลื่อนตำแหน่งให้กับผู้ที่ออกจากบริษัทไปนานแล้ว หรือการใช้ตำแหน่งงานที่ไม่ถูกต้องในการติดต่อผู้บริหาร จะทำลายความน่าเชื่อถือของคุณ 🙌

เมื่อทีมขายและทีมการตลาดทำงานกับข้อมูลที่สะอาด พวกเขาสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้าที่แข็งแกร่งขึ้น

ผลกระทบทางการเงินจากการรักษาความสะอาดของระบบ CRM ก็มีความสำคัญไม่แพ้กัน บริษัทที่ใช้ข้อมูล B2B ที่ไม่ถูกต้องไม่เพียงแต่เสี่ยงต่อการสูญเสียโอกาสทางธุรกิจเท่านั้น แต่ยังอาจถูกบล็อกโดเมนจากการส่งอีเมลที่ไม่ถึงผู้รับเป็นจำนวนมากอีกด้วย การสูญเสียลูกค้าเป้าหมาย การสูญเสียโอกาสทางธุรกิจ และในท้ายที่สุดอาจทำให้รายได้และยอดขายลดลง

สาเหตุทั่วไปของสุขอนามัยที่ไม่ดีใน CRM

เหมือนกับบาริสต้าที่ผสมเครื่องดื่มผิดในช่วงเวลาเร่งด่วน ระบบ CRM ก็สามารถเกิดความยุ่งเหยิงและสับสนได้จากหลายสาเหตุ ด้านล่างนี้คือเหตุผลสำคัญที่ทำให้ข้อมูล CRM อาจเกิดความผิดพลาดได้

ปัญหาข้างต้นยิ่งทวีความรุนแรงขึ้นด้วยข้อมูลที่ล้าสมัย

บริษัทเปลี่ยนที่อยู่ คนเปลี่ยนงาน และหมายเลขโทรศัพท์ถูกจัดสรรใหม่ หากไม่มีการอัปเดตอย่างสม่ำเสมอ ระบบ CRM ของคุณจะกลายเป็นเหมือนสมุดโทรศัพท์เก่า—เต็มไปด้วยหมายเลขที่ไม่ใช้งานแล้ว การแยกข้อมูลเป็นกลุ่มๆ เพิ่มความซับซ้อนอีกชั้นเมื่อแผนกต่างๆ เก็บรักษาข้อมูลลูกค้าแยกกัน ซึ่งมักขัดแย้งกัน

เหตุการณ์โชคร้ายทั้งหมดนี้ส่งผลให้เกิดสุขอนามัยของ CRM ที่ไม่ดี ทำให้ธุรกิจสูญเสียเงินหลายล้านดอลลาร์ต่อปี

ทางออกคืออะไร? ต่อไปนี้คือแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดซึ่งช่วยแก้ไขสาเหตุหลักที่ทำให้เกิดปัญหาด้านสุขอนามัยของระบบ CRM และป้องกันไม่ให้เกิดปัญหาดังกล่าวอีก

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการดูแลข้อมูล CRM

1. กำหนดแนวทางและข้อจำกัดที่ชัดเจน ✅

นโยบายการกำกับดูแลข้อมูลทำหน้าที่เป็นคู่มือของ CRM ของคุณ สร้างรูปแบบมาตรฐานสำหรับหมายเลขโทรศัพท์ ที่อยู่ และชื่อบริษัท

ตัวอย่างเช่น ตัดสินใจว่าหมายเลขโทรศัพท์ควรรวมรหัสประเทศหรือไม่ หรือชื่อบริษัทควรใช้ "Inc." หรือ "Limited" เมื่อทุกคนปฏิบัติตามแนวทางเดียวกัน ข้อมูลจะมีความสอดคล้องและสะอาด

2. ดำเนินการตรวจสอบข้อมูลเป็นประจำ ✅

กำหนดตารางการตรวจสอบคุณภาพข้อมูลรายเดือน เช่นเดียวกับการบำรุงรักษาเซิร์ฟเวอร์ ตรวจสอบบันทึกการติดต่อให้ครบถ้วน ถูกต้อง และเกี่ยวข้องเพิ่มความสมบูรณ์ให้กับข้อมูล CRM ของคุณโดยการลบหรืออัปเดตข้อมูลที่ล้าสมัย รวมรายการที่ซ้ำกัน และตรวจสอบข้อมูลสำคัญ การตรวจสอบเป็นประจำจะช่วยให้ระบุรูปแบบของการเสื่อมสภาพของข้อมูลและพื้นที่ที่ต้องการความสนใจทันที

3. การมาตรฐานและการป้อนข้อมูล ✅

นำมาตรฐานการป้อนข้อมูลที่เป็นมาตรฐานเดียวกันมาใช้ในทุกทีม สร้างเมนูแบบดรอปดาวน์แทนช่องข้อความอิสระเมื่อเป็นไปได้

ตัวอย่างเช่น ให้มาตรฐานตำแหน่งงานเพื่อป้องกันการเกิดการเปลี่ยนแปลงเช่น "ผู้อำนวยการการตลาด," "CMO," และ "หัวหน้าการตลาด" ที่อาจทำให้ฐานข้อมูลของคุณรก ตั้งค่าช่องข้อมูลที่ต้องการเพื่อให้ได้ข้อมูลที่จำเป็นอย่างสม่ำเสมอ

4. ระบบอัตโนมัติและการบูรณาการ ✅

ให้เทคโนโลยีจัดการงานที่ทำซ้ำ ๆ ใช้แบบฟอร์มออนไลน์ที่จัดรูปแบบข้อมูลโดยอัตโนมัติก่อนการป้อนข้อมูล

เชื่อมต่อระบบ CRM ของคุณกับระบบอีเมลเพื่ออัปเดตข้อมูลติดต่อโดยอัตโนมัติ เมื่อลูกค้าอัปเดตข้อมูลของตนผ่านเว็บไซต์ของคุณ ระบบ CRM ควรจะสะท้อนการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นโดยไม่ต้องมีการแทรกแซงด้วยตนเอง

5. การจัดการข้อมูลซ้ำ ✅

กำจัดการบันทึกซ้ำซ้อนผ่านระบบตรวจจับอัตโนมัติ ตั้งกฎการจับคู่ตามอีเมล, หมายเลขโทรศัพท์, หรือชื่อบริษัท

เมื่อพบข้อมูลที่อาจซ้ำกัน ให้มอบหมายสมาชิกในทีมโดยเฉพาะเพื่อตรวจสอบและรวมข้อมูลอย่างรอบคอบ แทนที่จะลบข้อมูลจำนวนมากพร้อมกัน

6. การควบคุมการเข้าถึงตามบทบาท ✅

ไม่ใช่ทุกคนที่ต้องแก้ไขทุกสิ่งทุกอย่าง. ตัวแทนขายอาจต้องการอัปเดตข้อมูลติดต่อ ขณะที่ทีมการตลาดต้องการเข้าถึงข้อมูลแคมเปญ. กำหนดบทบาทและสิทธิ์การเข้าถึงอย่างชัดเจนเพื่อป้องกันการแก้ไขข้อมูลโดยไม่ตั้งใจ. เมื่อมีผู้คนน้อยที่สามารถแก้ไขข้อมูลที่สำคัญได้ ความสมบูรณ์ของข้อมูลก็จะดีขึ้นโดยธรรมชาติ.

7. ส่งเสริมความโปร่งใสและความร่วมมือ ✅

สร้างวงจรการให้ข้อมูลย้อนกลับระหว่างทีมต่าง ๆ ตัวแทนฝ่ายขายที่พบข้อมูลล้าสมัยควรมีขั้นตอนที่ชัดเจนในการแจ้งเตือน

ทีมการตลาดที่ค้นพบข้อมูลเชิงลึกใหม่เกี่ยวกับลูกค้าควรแบ่งปันข้อมูลเหล่านั้นอย่างเป็นระบบ เมื่อทุกคนมีส่วนร่วมในการทำให้ข้อมูลสะอาด องค์กรทั้งหมดจะได้รับประโยชน์

เพิ่มประสิทธิภาพ CRM ด้วยการคลิกเดียว

ตอนนี้ คุณอาจกำลังคิดว่า—การจัดการกับความซ้ำซากของข้อมูลทั้งหมดนี้ไม่ใช่หน้าที่ของคนเพียงคนเดียวอย่างแน่นอน และยิ่งไปกว่านั้น ยังไม่สามารถแก้ไขได้ด้วยแพลตฟอร์มเดียวอย่างแน่นอน

แต่จะเป็นอย่างไรถ้ามีแพลตฟอร์มที่มีคุณสมบัติทั้งหมดที่คุณต้องการเพื่อรักษาความสะอาดของระบบ CRM ของคุณ? นั่นคือจุดที่ ClickUp เข้ามาช่วย

มาทบทวนสิ่งที่เราต้องการกัน: ข้อมูลที่สะอาด, เป็นระเบียบ, และสามารถติดตามได้สำหรับระบบ CRM ที่ทำงานได้ดี. ClickUp ตอบโจทย์ทุกข้อ. ✅

อันดับแรกClickUp Automationsจะทำงานอัตโนมัติสำหรับงานที่ทำซ้ำ เช่น การจับคู่บันทึกที่ซ้ำกันและการอัปเดตข้อมูลติดต่อ

ถัดไป: การจัดระเบียบ คิดถึงแฟ้ม, รายการ, และมุมมองที่กำหนดเองซึ่งให้คุณมีมุมมองแบบ 360 องศาเกี่ยวกับโครงการและงานของคุณ

ClickUp มอบClickUp Viewsที่ทรงพลัง — ตั้งแต่กระดาน Kanban ไปจนถึงมุมมองแบบรายการ — ช่วยให้ทีมของคุณปรับแต่งกระบวนการทำงานได้ตามต้องการ ตัวอย่างเช่น ทีมขายสามารถมองเห็นภาพรวมของกระบวนการขายทั้งหมดผ่านกระดาน Kanban ซึ่งช่วยให้เห็นสถานะของแต่ละดีลได้ง่ายขึ้นและหลีกเลี่ยงการทำงานซ้ำซ้อน

แต่เมื่อมีดีลและตัวชี้วัดมากมายกระจัดกระจายอยู่ในกระบวนการทำงานของทีม คุณจะมั่นใจได้อย่างไรว่างานและรายละเอียดสำคัญจะไม่ตกหล่น?

ClickUp Tasksมีบทบาทสำคัญในกระบวนการนี้ เนื่องจากเป็นศูนย์กลางที่รวบรวมงานทั้งหมดขององค์กรไว้ด้วยกัน ช่วยให้คุณสามารถกำหนดเส้นตายและมอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีมได้

แต่ข้อมูลจะมีความหมายอะไรหากไม่มีการติดตามความก้าวหน้า? แน่นอนว่า ClickUp ก็มีทางออกสำหรับเรื่องนี้เช่นกัน

ไม่ว่าคุณจะกำลังติดตามกิจกรรมการขายหรือจัดการข้อมูลลูกค้าClickUp Dashboardsให้ภาพรวมแบบเรียลไทม์และรวมวิดเจ็ตที่ปรับแต่งได้มากกว่า 50 รายการ

ทีมขายสามารถติดตามมูลค่าตลอดอายุลูกค้า วัดคุณภาพข้อมูล และตัดสินใจอย่างมีข้อมูลจากหน้าจอเดียวด้วย ClickUp Dashboards

ชอบฟีเจอร์เหล่านี้ใช่ไหม? มีวิธีง่ายๆ ที่คุณสามารถสัมผัสประสบการณ์ทั้งหมดนี้ได้ด้วยเทมเพลต CRM ของ ClickUp

เทมเพลตนี้เป็นชุดเครื่องมือที่ครบถ้วนสำหรับการจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้าอย่างมีประสิทธิภาพ ทีมขายสามารถติดตามลูกค้าเป้าหมายผ่านกระบวนการขายที่ปรับแต่งได้ ในขณะที่ทีมการตลาดสามารถจัดระเบียบข้อมูลติดต่อไว้ในศูนย์กลางเดียว

ClickUp ก็พร้อมช่วยเหลือคุณเช่นกันการเชื่อมต่อ ClickUpรองรับแอปมากกว่า 1,000 แอป

ClickUp สามารถผสานการทำงานได้อย่างราบรื่นกับเครื่องมือยอดนิยมในอุตสาหกรรมอื่น ๆ เช่น Salesforce, Zendesk, Zoho CRM, Pipedrive และ Freshworks

ความท้าทายและแนวทางแก้ไขในการรักษาความสะอาดของระบบ CRM

คุณอาจเข้าใจดีว่าการรักษาความสะอาดของระบบ CRM มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อธุรกิจของคุณ แต่มาพูดกันตามตรง—มันง่ายกว่าที่จะพูดมากกว่าทำ

ความท้าทายเช่นข้อมูลที่ไม่สมบูรณ์หรือบันทึกที่ล้าสมัยสามารถแทรกซึมเข้ามาและสร้างความวุ่นวายได้หากไม่จัดการตั้งแต่เนิ่นๆ แล้วอุปสรรคที่พบบ่อยคืออะไร และคุณจะเอาชนะได้อย่างไร? มาดูกัน:

ความท้าทายที่ 1: ข้อมูลไม่สมบูรณ์ 💢

ลองพิจารณาอเล็กซ์ ตัวแทนขายทางไกลที่ขยันอัปเดต CRM ของเขาหลังจากการโทรหาลูกค้าทุกครั้ง อย่างไรก็ตาม เขาสังเกตเห็นว่าบางรายการขาดรายละเอียดสำคัญ เช่น วิธีการติดต่อที่ลูกค้าต้องการ ข้อมูลที่ไม่สมบูรณ์มักนำไปสู่ความเข้าใจผิดและโอกาสที่พลาดไป

🎉 วิธีแก้ไข: ดำเนินการจัดทำรายการตรวจสอบมาตรฐานสำหรับการป้อนข้อมูล

โดยการตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกช่องที่จำเป็นถูกกรอกข้อมูลครบถ้วนก่อนที่จะบันทึกข้อมูลบันทึก, อเล็กซ์สามารถรักษาข้อมูล CRM ให้สะอาดและหลีกเลี่ยงปัญหาที่เกิดจากการดูแลข้อมูลที่ไม่ดีได้

ความท้าทายที่ 2: ข้อมูลรก 💢

เควิน นักวิเคราะห์การขาย ประสบปัญหาการเก็บข้อมูลที่ไม่เหมาะสม ระบบ CRM ของเขาเต็มไปด้วยข้อมูลลูกค้าที่ไม่ได้ใช้งานจากห้าปีที่แล้ว ซึ่งไม่ได้มีการติดต่อตั้งแต่ครั้งแรก

ข้อมูลที่ล้าสมัยนี้ทำให้การคาดการณ์ยอดขายคลาดเคลื่อนและสิ้นเปลืองทรัพยากรในการจัดเก็บ

🎉 วิธีแก้ไข: สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับการตั้งค่ากฎการเก็บถาวรอัตโนมัติ กฎเหล่านี้จะทำการติดแท็กผู้ติดต่อที่ไม่มีการเคลื่อนไหวหลังจาก 18 เดือน ทำให้ทีมสามารถติดต่อใหม่หรือเก็บถาวรข้อมูลเหล่านี้เพื่อรักษาฐานข้อมูลที่กระชับและใช้งานได้จริง

ความท้าทายที่ 3: การจัดรูปแบบไม่ถูกต้อง 💢

ปัญหาของ Arvind แม้จะไม่มีรายละเอียดที่ซับซ้อน แต่ก็ใช้เวลามาก ครึ่งหนึ่งของทีมของเขาใช้คำว่า "United States" ในขณะที่คนอื่นๆ เขียนว่า "USA" หรือ "U. S. A." ในช่องกรอกสถานที่

การจัดรูปแบบที่ไม่สอดคล้องกันสร้างความสับสนเมื่อพยายามแบ่งกลุ่มลูกค้าตามภูมิภาค

🎉 วิธีแก้ไข: การสร้างเมนูแบบดรอปดาวน์มาตรฐานสำหรับช่องกรอกสถานที่สามารถแก้ปัญหาของเขาได้อย่างง่ายดาย

การกำจัดความแปรปรวนจะทำให้เขามีรายชื่อลูกค้าที่เหมาะสมและจัดหมวดหมู่ไว้แล้วสำหรับการติดต่อ เสนอข้อเสนอ และปิดการขาย

ทำความสะอาดกระบวนการ CRM ของคุณด้วย ClickUp

โปรดจำไว้ว่า การดูแลระบบ CRM อย่างดีไม่ใช่การทำความสะอาดครั้งใหญ่เพียงครั้งเดียว แต่เป็นกระบวนการที่ต้องทำอย่างต่อเนื่องและต้องอาศัยความมุ่งมั่นจากสมาชิกทุกคนในทีม

แม้ว่าระบบอัตโนมัติและเครื่องมือจะมีประโยชน์ในการรักษาความสะอาดของระบบ CRM แต่ระบบที่ดีที่สุดก็อาจล้มเหลวได้หากไม่มีการสื่อสารที่ดีในทีม

นี่คือจุดที่ ClickUp โดดเด่นในฐานะเครื่องมือที่สมบูรณ์แบบสำหรับทุกความต้องการด้าน CRM ของคุณ ด้วย ClickUp ทีมงานของคุณจะมีเครื่องมือและฟีเจอร์หลากหลายเพื่อรักษาข้อมูลลูกค้าให้ถูกต้อง ปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพ และขับเคลื่อนผลลัพธ์การขายที่ดีขึ้น

พร้อมที่จะสร้างความแตกต่างหรือยัง?สมัครใช้ ClickUp วันนี้และพิชิตเป้าหมายของทีมคุณ! ✅