ทุกวันนี้ ทุกทีมมืออาชีพต่างตระหนักถึงความสำคัญของข้อมูล ไม่ว่าจะเป็นไฟล์สเปรดชีตทางการเงิน ไฟล์กราฟิกเวกเตอร์ เอกสารหรือการนำเสนอที่ทำงานร่วมกัน หรือสิ่งอื่นใดก็ตาม ข้อมูลคือสิ่งที่ช่วยให้ทีมของคุณทำงานสำเร็จในแต่ละวัน ดังนั้นจึงเป็นเรื่องที่สมเหตุสมผลที่การกำกับดูแลข้อมูลควรอยู่ในความสนใจของทีมคุณในทุกขั้นตอนของกระบวนการ
การรักษาข้อมูลของทีมคุณให้ปลอดภัยและมั่นคงไม่จำเป็นต้องซับซ้อน เราได้รวบรวมรายการเครื่องมือและกลยุทธ์ 5 อย่างที่ทุกทีมมืออาชีพสามารถ (และควร!) ใช้เพื่อรักษาความปลอดภัยของข้อมูลของพวกเขา
นี่คือสิ่งที่อยู่ในรายการ:
- สำรองข้อมูลไว้ล่วงหน้าและบ่อยครั้ง
- เลือกแพลตฟอร์มจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ที่มีความสามารถในการลบข้อมูลจากระยะไกล
- ติดตามการควบคุมการเข้าถึงไฟล์และโฟลเดอร์อย่างใกล้ชิด
- รหัสผ่านยังคงเป็นส่วนสำคัญของการรักษาความปลอดภัยข้อมูล
- อย่าทิ้งอุปกรณ์ไว้โดยไม่มีคนดูแล
การสำรองข้อมูลของทีมคุณไว้บนเซิร์ฟเวอร์ที่ปลอดภัยของผู้ให้บริการพื้นที่จัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการป้องกันการสูญหายของข้อมูล
สำรองข้อมูลไว้ล่วงหน้า บ่อยๆ
เมื่อพูดถึงการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลของคุณ โลกภายนอกนั้นเต็มไปด้วยความบ้าคลั่ง มีหลายสิ่งที่อาจผิดพลาดได้ หากฮาร์ดแวร์ของอุปกรณ์คุณล้มเหลวและคุณสูญเสียไฟล์ที่บันทึกไว้ในเครื่องล่ะ? หากข้อมูลของคุณถูกทำลายโดยไวรัสล่ะ? หากอุปกรณ์ของคุณถูกขโมยหรือถูกทำลายล่ะ? หากไม่มีการสำรองข้อมูลของทีมคุณไว้ สถานการณ์ใด ๆ ที่กล่าวมาอาจหมายถึงข้อมูลของคุณจะหายไปตลอดกาล
วิธีที่ง่ายที่สุดในการป้องกันการสูญหายของข้อมูลคือการสำรองข้อมูลของคุณไว้บนคลาวด์ เมื่อคุณสำรองข้อมูลไปยังคลาวด์ ข้อมูลของคุณจะถูกสร้างสำเนาและจัดเก็บไว้บนเซิร์ฟเวอร์ที่ปลอดภัยของผู้ให้บริการพื้นที่จัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์
อย่างเห็นได้ชัด ยิ่งคุณสำรองข้อมูลบ่อยเท่าไร คุณก็จะสูญเสียข้อมูลน้อยลงเท่านั้นในกรณีฉุกเฉิน ความถี่ที่ทีมของคุณจำเป็นต้องสำรองข้อมูลขึ้นอยู่กับปัจจัยหลายประการ เช่น ลักษณะงานของทีมคุณ
เลือกแพลตฟอร์มจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ที่มีความสามารถในการลบข้อมูลระยะไกล
หากอุปกรณ์ของคุณสูญหายหรือถูกขโมย การมีข้อมูลสำรองที่อัปเดตไว้จะช่วยให้ทีมของคุณสามารถทำงานต่อไปได้โดยไม่สะดุด อย่างไรก็ตาม หากอุปกรณ์ของคุณตกไปอยู่ในมือของคนที่ไม่ควรได้รับข้อมูลสำคัญที่ทีมของคุณอาจกำลังทำงานอยู่ เช่น หมายเลขบัญชี ชื่อลูกค้า หรือข้อมูลอื่น ๆ ที่สำคัญ อาจถูกนำไปใช้ในทางที่ไม่เหมาะสมได้
โชคดีที่ผู้ให้บริการพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์บางรายมีฟีเจอร์การลบข้อมูลระยะไกลเพื่อเป็นมาตรการรักษาความปลอดภัย นั่นหมายความว่าหากอุปกรณ์สูญหายหรือถูกขโมย คุณสามารถลบไฟล์ที่เชื่อมโยงกับแอปของผู้ให้บริการพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ของคุณได้ แม้ว่าคุณจะไม่ได้ถืออุปกรณ์นั้นอยู่ในมือก็ตาม
เนื่องจากข้อมูลของคุณได้รับการสำรองไว้บนคลาวด์แล้ว คุณสามารถเข้าถึงข้อมูลได้จากอุปกรณ์อื่น ๆ และคุณไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับความเสี่ยงด้านความปลอดภัยจากการเข้าถึงข้อมูลโดยบุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาต
หากคุณทำอุปกรณ์หาย คุณไม่มีทางรู้ว่าใครอาจกำลังเข้าถึงข้อมูลของคุณ การล้างข้อมูลระยะไกลมอบอำนาจให้คุณปกป้องข้อมูลของคุณได้ไม่ว่าจะเกิดอะไรขึ้นก็ตาม
ติดตามการควบคุมการเข้าถึงไฟล์และโฟลเดอร์อย่างใกล้ชิด
เมื่อพูดถึงเรื่องนี้แล้ว การตรวจสอบว่าใครกำลังเข้าถึงข้อมูลของคุณและพวกเขากำลังทำอะไรกับข้อมูลนั้นก็มีความสำคัญเช่นกัน ผู้ให้บริการพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ส่วนใหญ่ทำให้การทำงานร่วมกันง่ายขึ้น – และนั่นหมายถึงการแบ่งปันการเข้าถึงไฟล์และโฟลเดอร์ – ซึ่งทำให้คุณได้เปรียบเหนือคู่แข่งเครื่องมือการทำงานร่วมกันที่ปลอดภัยยังมอบสิทธิ์การเข้าถึงในระดับต่าง ๆ ตามบทบาทของทีม
โดยทั่วไป ให้สิทธิ์การเข้าถึงไฟล์และโฟลเดอร์ของเอกสารการขออนุมัติแก่บุคคลที่จำเป็นต้องใช้เท่านั้น แม้ว่าจะไม่น่าเป็นไปได้ที่บุคคลจากทีมอื่นจะทำอะไรโดยเจตนาที่อาจทำให้ข้อมูลของคุณเสี่ยงก็ตาม แต่การจำกัดสิทธิ์การเข้าถึงไฟล์และโฟลเดอร์จะช่วยลดโอกาสให้เกิดอุบัติเหตุได้
การมีหลายคนทำงานในโครงการเป็นสิ่งสำคัญอย่างแน่นอน แต่การติดตามว่าใครมีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลใดบ้างก็เป็นสิ่งสำคัญเช่นกัน
รหัสผ่านยังคงเป็นส่วนสำคัญของการรักษาความปลอดภัยข้อมูล
นี่คือความรู้พื้นฐานด้านความปลอดภัยของข้อมูล แต่ยังมีคนจำนวนมากที่ยังไม่ได้ทำให้การปฏิบัติที่ดีที่สุดในการตั้งรหัสผ่านเป็นนิสัย ด้วยบัญชีส่วนตัวและบัญชีทางอาชีพที่เราเข้าถึงทุกวัน อาจเป็นเรื่องยากที่จะจำรหัสผ่านที่ไม่ซ้ำกันสำหรับแต่ละบัญชี และการคิดถึงการเปลี่ยนรหัสผ่านที่ไม่ซ้ำกันทั้งหมดทุก 6 เดือน (ตามที่ผู้เชี่ยวชาญด้านความปลอดภัยทางไซเบอร์ส่วนใหญ่แนะนำ) นั้นเป็นเรื่องที่น่ากลัวอย่างยิ่ง
โบนัส:เรียนรู้วิธีการนำกรอบการจัดการความเสี่ยงด้านความปลอดภัยทางไซเบอร์ไปใช้
แต่อย่ากลัว! มีเครื่องมือสร้างรหัสผ่านที่ปลอดภัยหลากหลายที่สามารถช่วยคุณจัดการทุกอย่างให้เป็นระเบียบได้
อย่าทิ้งอุปกรณ์ไว้โดยไม่มีคนดูแล
หากอุปกรณ์สูญหายหรือถูกขโมย เราจะกังวลทันทีเกี่ยวกับความปลอดภัยของข้อมูลของเรา เพราะใครจะรู้ว่าใครอาจกำลังเข้าถึงข้อมูลของเราจากอุปกรณ์นั้นเมื่อมันไม่อยู่ในสายตาของเรา
แต่แล้วจะเป็นอย่างไรหากคุณทิ้งโทรศัพท์มือถือที่คุณใช้เพื่อเข้าถึงอีเมลงานไว้บนโต๊ะที่ร้านกาแฟเมื่อคุณลุกขึ้นไปหยิบครีมเพิ่ม? และจะเป็นอย่างไรหากคุณเดินออกจากแลปท็อปหรือคอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะที่ทำงานโดยไม่ได้ล็อกเอาต์ออกจากบัญชีของคุณ?
ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหนหรือคาดว่าจะกลับมาที่อุปกรณ์ของคุณเร็วแค่ไหน การปฏิบัติที่ดีที่สุดในการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลคือการออกจากระบบก่อนที่คุณจะออกไปหรือนำอุปกรณ์ไปด้วยหากเป็นไปได้
นอกจากนี้ ให้เปิดใช้งานการยืนยันตัวตนสองขั้นตอนเพื่อทำให้ยากขึ้นสำหรับผู้ใดก็ตามที่จะเข้าถึงข้อมูลของคุณ
การใช้เครื่องมือรักษาความปลอดภัยข้อมูลที่ง่ายและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเหล่านี้ ทีมงานของคุณสามารถก้าวไปไกลในการรักษาความปลอดภัยข้อมูลของคุณได้
ความปลอดภัยของข้อมูลมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อทีมมืออาชีพในปัจจุบัน แต่การนำแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดด้านความปลอดภัยของข้อมูลมาใช้ไม่จำเป็นต้องเป็นเรื่องยาก เครื่องมือและกลยุทธ์ 5 อย่างนี้เป็นวิธีที่เราชื่นชอบในการรักษาความปลอดภัยข้อมูลของทีมใด ๆ และทำให้ทีมของคุณทำงานได้อย่างราบรื่น ทีมของคุณมีมาตรการรักษาความปลอดภัยอะไรบ้าง? เราอยากได้ยินจากคุณในความคิดเห็น!
นี่คือโพสต์ที่ได้รับการสนับสนุนจาก Dropbox ความคิดเห็นทั้งหมดเป็นของฉันเอง Dropbox ไม่ได้มีส่วนเกี่ยวข้องหรือรับรองผลิตภัณฑ์หรือบริการอื่นใดที่กล่าวถึง
*
เมลิสสา พัลลอตติ เป็นนักเขียนมืออาชีพ นักคอมพิวเตอร์ และแฟนฮอกกี้ที่อาศัยอยู่ในเมืองพิตต์สเบิร์ก รัฐเพนซิลเวเนีย คุณสามารถติดต่อเมลิสสาได้ทางTwitterหรือLinkedIn