คุณทราบหรือไม่ว่า การให้ข้อเสนอแนะอย่างมีประสิทธิภาพสามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานได้อย่างมาก? ไม่ว่าคุณต้องการจะแบ่งปันการปรับปรุงหรือเฉลิมฉลองความสำเร็จ การให้ข้อเสนอแนะที่มีความหมายและสามารถนำไปปฏิบัติได้เป็นสิ่งสำคัญ. แบบจำลองข้อเสนอแนะ SBI (สถานการณ์-พฤติกรรม-ผลกระทบ) เป็นกรอบการทำงานที่สามารถช่วยเหลือได้อย่างมากในที่ทำงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลหรือผู้นำทางธุรกิจ.
กรอบการทำงานที่ทรงพลังนี้จะมอบเครื่องมือให้คุณเพื่อให้คำแนะนำที่สร้างสรรค์อย่างมั่นใจและด้วยสติปัญญาทางอารมณ์ พร้อมทั้งทำให้การเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นจริง
เราจะพาคุณไปดูวิธีการใช้โมเดล SBI ให้เหมาะกับคุณเพื่อให้คุณสามารถให้คำแนะนำที่ตรงจุดทุกครั้งได้. เริ่มกันเลย! 🚀
โมเดลข้อเสนอแนะ SBI คืออะไร?
แบบจำลองการให้ข้อเสนอแนะของ SBI เป็นแนวทางที่มีโครงสร้างสำหรับการให้ข้อเสนอแนะที่มุ่งเน้นไปที่สามองค์ประกอบหลัก: สถานการณ์, พฤติกรรม, และผลกระทบ. ในบรรดาแบบจำลองการให้ข้อเสนอแนะอื่น ๆ, วิธีนี้มอบกรอบที่ชัดเจนสำหรับการให้ข้อเสนอแนะที่เฉพาะเจาะจง, มีวัตถุประสงค์, และช่วยลดการป้องกันตัวเอง, พร้อมทั้งส่งเสริมการเปลี่ยนแปลงในทางบวก.
การแบ่งกระบวนการให้ข้อเสนอแนะออกเป็นสามส่วนที่ชัดเจนนี้ ช่วยขจัดความคลุมเครือและอารมณ์ที่อาจรบกวนการสนทนาเกี่ยวกับข้อเสนอแนะได้ แทนที่นั้น ข้อเสนอแนะจะกลายเป็นสิ่งที่ตั้งอยู่บนข้อเท็จจริงที่เป็นกลาง ช่วยให้ทั้งผู้ให้และผู้รับข้อเสนอแนะอยู่ในความเข้าใจที่ตรงกัน
ต่างจากวิธีการแซนด์วิช ซึ่งแนะนำให้ผู้จัดการรวมคำติชมเชิงลบเข้ากับคำชม วิธีการ SBI นั้นตรงไปตรงมามากกว่า เน้นเฉพาะสถานการณ์ และมุ่งเน้นการกระทำ
มาวิเคราะห์องค์ประกอบแต่ละส่วนของวิธีการให้ข้อเสนอแนะ SBI กัน:
สถานการณ์
'สถานการณ์' คือการเตรียมเวทีให้พร้อม สิ่งสำคัญคือการอธิบายบริบทที่พฤติกรรมเกิดขึ้น ลองนึกถึงการวางกรอบข้อเสนอแนะด้วยรายละเอียดเกี่ยวกับเวลาและสถานที่ที่สังเกตเห็นพฤติกรรมนั้น การทำเช่นนี้จะช่วยขจัดความจำเป็นในการคาดเดาจากฝ่ายที่ได้รับข้อเสนอแนะ พวกเขาจะสามารถนึกภาพสถานการณ์ที่คุณกำลังอ้างถึงได้ทันที
ตัวอย่าง: "ในระหว่างการประชุมสถานะโครงการเมื่อวานนี้ ฉันสังเกตเห็นว่า…"
เริ่มต้นด้วยสถานการณ์เพื่อวางรากฐานให้ข้อเสนอแนะของคุณอยู่บนเหตุการณ์เฉพาะ วิธีนี้ช่วยหลีกเลี่ยงการสรุปแบบคลุมเครือและเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการสนทนาข้อเสนอแนะที่สร้างสรรค์
พฤติกรรม
ส่วนประกอบ 'พฤติกรรม' มุ่งเน้นไปที่การกระทำของพนักงาน สิ่งสำคัญคือต้องยึดถือข้อเท็จจริง—พวกเขาพูดหรือทำอะไรกันแน่? การทำเช่นนี้จะช่วยให้ข้อเสนอแนะเป็นกลางและส่งเสริมให้คุณหลีกเลี่ยงการคาดเดาหรือตัดสินเจตนาหรือลักษณะนิสัยของบุคคลนั้น
ตัวอย่าง: "คุณขัดจังหวะผู้พูดหลายครั้งก่อนที่พวกเขาจะพูดจบความคิดของพวกเขา"
เป้าหมายคือการอธิบายพฤติกรรมโดยไม่ผูกติดอารมณ์หรืออคติใด ๆ ยิ่งคุณอธิบายพฤติกรรมได้ชัดเจนและเฉพาะเจาะจงมากเท่าไร ผู้รับก็จะยิ่งเข้าใจได้ง่ายขึ้นว่าคุณกำลังพูดถึงเรื่องอะไรอยู่
ผลกระทบ
'ผลกระทบ' คือส่วนที่คุณอธิบายถึงผลลัพธ์หรือผลที่ตามมาของพฤติกรรมนั้น นี่คือจุดที่การให้ข้อเสนอแนะมักขาดไปในบทสนทนาส่วนใหญ่ แต่เป็นส่วนที่สำคัญที่สุดของโมเดลการให้ข้อเสนอแนะแบบ SBI การชี้ให้เห็นเพียงว่าใครทำอะไรนั้นไม่เพียงพอ; การอธิบายว่าพฤติกรรมนั้นส่งผลต่อผู้อื่น ทีม หรือโครงการอย่างไร คือสิ่งที่ทำให้ข้อความนั้นชัดเจนและส่งผลกระทบอย่างแท้จริง
ตัวอย่าง: "เนื่องจากเหตุนี้ เราจึงไม่ได้ยินการอัปเดตทั้งหมดของพวกเขา ซึ่งนำไปสู่ความสับสนเกี่ยวกับกำหนดการของโครงการ"
เมื่อคุณอธิบายผลกระทบของพฤติกรรมนั้น คุณจะช่วยให้ผู้รับเข้าใจว่าทำไมการเปลี่ยนแปลงจึงสำคัญ และทำให้ข้อเสนอแนะมีจุดมุ่งหมายมากกว่าการแก้ไขเพียงอย่างเดียว
นี่คือความคิดเห็นทั้งหมดเกี่ยวกับสถานการณ์นี้:
"ในการประชุมสถานะโครงการเมื่อวานนี้ ฉันสังเกตเห็นว่าคุณขัดจังหวะผู้พูดหลายครั้งก่อนที่พวกเขาจะพูดจบความคิดของพวกเขา เนื่องจากเหตุนี้ เราจึงไม่ได้ยินการอัปเดตทั้งหมดของพวกเขา ซึ่งนำไปสู่ความสับสนเกี่ยวกับกำหนดการของโครงการ"
ตอนนี้ที่คุณเข้าใจแล้วว่า SBI ย่อมาจากอะไร มาดูกันว่าทำไมมันถึงเป็นประโยชน์ต่อผู้นำ
ทำไม SBI ถึงมีประสิทธิภาพ?
ความงดงามของแบบจำลองการให้คำแนะนำของ SBI อยู่ที่ความเรียบง่ายและการมุ่งเน้นไปที่ข้อเท็จจริง. มีประสิทธิภาพสูงมากด้วยเหตุผลหลายประการ:
- ความเป็นกลาง: โมเดลนี้ช่วยลดการตีความและอคติที่เกิดจากความรู้สึกส่วนตัว โดยเน้นไปที่สถานการณ์เฉพาะและพฤติกรรมที่สังเกตได้ เมื่อข้อเสนอแนะมุ่งเน้นเฉพาะข้อเท็จจริง ผู้รับจะยอมรับและนำไปปฏิบัติได้ง่ายขึ้น
- ความชัดเจน: แนวทางที่มีโครงสร้างช่วยให้แน่ใจว่าข้อเสนอแนะมีความชัดเจน กระชับ และเข้าใจง่าย การหลีกเลี่ยงการพูดแบบเหมารวมและพูดตรงไปยังพฤติกรรมที่สังเกตได้ช่วยลดความคลุมเครือ ซึ่งนำไปสู่ผลลัพธ์ที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น เนื่องจากพนักงานที่ได้รับข้อเสนอแนะสามารถเข้าใจได้อย่างชัดเจนว่าอะไรที่ต้องเปลี่ยนแปลง
- ลดการป้องกันตัว: การมุ่งเน้นที่ข้อเท็จจริงที่สังเกตได้มากกว่าการตัดสินส่วนตัว ช่วยสร้างบรรยากาศที่เปิดกว้างและยอมรับความคิดเห็นมากขึ้น มันช่วยขจัดอารมณ์ที่มักเกี่ยวข้องกับคำติชม ทำให้มีโอกาสน้อยที่จะกระตุ้นการตอบสนองเชิงป้องกัน แทนที่จะทำให้คำติชมรู้สึกเหมือนการโจมตี SBI ส่งเสริมการสนทนาแบบร่วมมือที่เน้นความชัดเจน
- การสนทนาแบบเปิดและการนำไปปฏิบัติได้: SBI เปิดโอกาสให้เกิดการสนทนาที่ซื่อสัตย์และเปิดเผย เนื่องจากเน้นการอธิบายสถานการณ์เฉพาะและผลกระทบที่เกิดขึ้น โมเดลนี้ส่งเสริมให้ผู้ให้และรับข้อเสนอแนะมีส่วนร่วมในการสนทนา แทนที่จะเป็นการวิจารณ์ฝ่ายเดียว
โมเดลนี้นำไปสู่การหารือเกี่ยวกับการปรับปรุงและการเปลี่ยนแปลงอย่างเป็นธรรมชาติโดยการเน้นย้ำถึงผลกระทบของพฤติกรรม ดังนั้น คุณสามารถนำโมเดล SBI ไปใช้ในกระบวนการทำงานประจำวันของคุณได้อย่างไร?
คู่มือทีละขั้นตอนสำหรับการให้ข้อเสนอแนะโดยใช้แบบจำลอง SBI
ตอนนี้ที่คุณเข้าใจพื้นฐานของแบบจำลองการให้ข้อเสนอแนะ SBI แล้ว ขอพาคุณไปดูคู่มือขั้นตอนต่อขั้นตอนเพื่อใช้มันอย่างมีประสิทธิภาพในการให้ข้อเสนอแนะของคุณ
เราจะเห็นด้วยว่าเครื่องมือการจัดการโครงการแบบครบวงจรเช่นClickUpสามารถช่วยคุณบันทึกเอกสาร, แชร์, และรับคำแนะนำที่สร้างสรรค์ได้อย่างง่ายดาย
ตามที่มาร์ธา คูมิ, นักเขียนเทคนิคที่ Akkadian Labs, ได้กล่าวไว้ว่า,
การแบ่งปันข้อมูลและการทำงานร่วมกันกลายเป็นเรื่องง่ายมากในตอนนี้ที่ทุกทีมทำงานจากระยะไกล การแชร์ข้อมูลอัปเดตของโครงการและการให้ข้อเสนอแนะแก่สมาชิกในทีมทำได้ง่ายมาก เราสามารถติดตามงานและโครงการระหว่างทีมต่าง ๆ และให้ข้อมูลอัปเดตได้แบบเรียลไทม์
การแบ่งปันข้อมูลและการทำงานร่วมกันกลายเป็นเรื่องง่ายมากในตอนนี้ที่ทุกทีมทำงานจากระยะไกล การแชร์ข้อมูลอัปเดตของโครงการและการให้ข้อเสนอแนะแก่สมาชิกในทีมทำได้ง่ายมาก เราสามารถติดตามงานและโครงการข้ามทีมได้ และให้ข้อมูลอัปเดตแบบเรียลไทม์
การให้การร่วมมือแบบเรียลไทม์คือสิ่งที่ทำให้เครื่องมือเช่น ClickUp มีคุณค่าอย่างมากในกระบวนการให้คำแนะนำ
โดยการผสานรวมแบบจำลองการให้ข้อเสนอแนะของ SBI กับคุณสมบัติของ ClickUp ผู้จัดการและสมาชิกทีมสามารถมีส่วนร่วมในการสนทนาที่ให้ข้อเสนอแนะอย่างมีโครงสร้างและมีประสิทธิภาพ ซึ่งสามารถนำไปสู่การปรับปรุงที่สามารถนำไปปฏิบัติได้โดยไม่ติดขัด
มาดูกันว่าสิ่งนี้ทำงานอย่างไรในทางปฏิบัติ:
ขั้นตอนที่ 1: เตรียมข้อเสนอแนะของคุณ
ก่อนเข้าสู่ช่วงการให้ข้อเสนอแนะ ขอให้คุณใช้เวลาสักครู่ในการจัดระเบียบความคิดและรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้อง การเตรียมตัวนี้จะช่วยให้คุณให้ข้อเสนอแนะได้อย่างมีจุดมุ่งหมายและสร้างผลกระทบมากยิ่งขึ้น
สร้างวาระการประชุมที่ครอบคลุมในClickUp Docs ซึ่งจะเป็นประโยชน์เมื่อต้องหารือเกี่ยวกับแผนการปรับปรุงหรือบันทึกการสนทนาไว้เพื่อใช้อ้างอิงในอนาคต
ขั้นตอนที่ 2: เริ่มต้นการสนทนา
ติดต่อบุคคลที่จะได้รับข้อเสนอแนะ ถามว่าเป็นเวลาที่เหมาะสมสำหรับการสนทนาหรือไม่ หากไม่สะดวก ให้กำหนดเวลาที่เหมาะสม
เลือกสถานที่ส่วนตัวสำหรับการให้ข้อเสนอแนะแบบพบหน้าเพื่อลดสิ่งรบกวนและรักษาความลับ สำหรับการสนทนาทางไกล คุณสามารถใช้การประชุมทางวิดีโอแบบบูรณาการเพื่อประสบการณ์แบบเห็นหน้ากัน
ขั้นตอนที่ 3: อธิบายสถานการณ์
เริ่มต้นด้วยการอธิบายสถานการณ์หรือบริบทเฉพาะที่พฤติกรรมเกิดขึ้นอย่างชัดเจน ให้ระบุเวลา สถานที่ และสภาพแวดล้อมโดยละเอียดที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้
โปรดจำไว้ว่าให้ยึดเฉพาะเหตุการณ์หรือการประชุมที่เฉพาะเจาะจง—หลีกเลี่ยงคำกล่าวทั่วไปเช่น "คุณทำแบบนี้เสมอ"
หากคุณกำลังทำงานกับสมาชิกทีมที่ทำงานจากระยะไกล คุณสามารถใช้ประโยชน์จากฟีเจอร์แชทเช่นClickUp Chat ได้ นี่คือวิธีเชื่อมต่ออย่างรวดเร็วและตรงไปตรงมากับสมาชิกทีมที่ให้ความรวดเร็วและความเป็นส่วนตัว
ขั้นตอนที่ 4: อธิบายพฤติกรรม
ต่อไป ให้มุ่งเน้นที่พฤติกรรมที่สังเกตได้ ให้ข้อมูลที่เป็นข้อเท็จจริงและหลีกเลี่ยงการตีความหรือสมมติฐานเกี่ยวกับเจตนาของพวกเขา จะเป็นประโยชน์หากระบุการกระทำ คำพูด หรือรูปแบบพฤติกรรมเฉพาะที่สำคัญต่อการกล่าวถึง
เมื่ออธิบายพฤติกรรมที่เฉพาะเจาะจงและสามารถสังเกตได้ จำเป็นต้องมีความเป็นกลางและให้ตัวอย่างที่เป็นรูปธรรม.คุณสมบัติการจัดการงานของ ClickUpช่วยในเรื่องนี้ โดยมอบเอกสารพฤติกรรมและกิจกรรมที่เฉพาะเจาะจงมากมาย.
ตัวอย่าง: "คุณไม่ได้อัปเดตสถานะงานตามเวลาที่กำหนด ซึ่งทำให้ทีมเกิดความไม่แน่ใจเกี่ยวกับความคืบหน้าของโครงการ และเกิดการตรวจสอบที่ไม่จำเป็น"
ระบบจัดการงานของ ClickUp ให้บันทึกอย่างละเอียดเกี่ยวกับพฤติกรรมที่เกี่ยวข้องกับการทำงาน
นี่คือวิธีที่คุณสามารถใช้ประโยชน์จากมันในเซสชั่นให้คำแนะนำของคุณ:
- ประวัติงาน: ตรวจสอบประวัติงานที่ได้รับมอบหมายหรือเสร็จสิ้นโดยบุคคลนี้ ซึ่งจะให้ตัวอย่างเฉพาะเกี่ยวกับรูปแบบการทำงาน ความตรงต่อเวลา และคุณภาพของงานที่ส่งมอบ
- ความคิดเห็นและการอัปเดต: ความคิดเห็นเกี่ยวกับงานมักสะท้อนพฤติกรรมที่เกิดขึ้นแบบเรียลไทม์ เช่น วิธีที่บุคคลสื่อสารความคืบหน้าหรือจัดการกับความท้าทาย
- การติดตามเวลา: คุณสมบัติการติดตามเวลาของ ClickUp สามารถให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับนิสัยการทำงานและความมีประสิทธิภาพ พร้อมข้อมูลที่เป็นรูปธรรมเพื่อหารือ
- งานย่อยและรายการตรวจสอบ: สิ่งเหล่านี้สามารถแสดงให้เห็นถึงความใส่ใจในรายละเอียด ความรอบคอบ หรือแนวโน้มที่จะมองข้ามขั้นตอนใด ๆ ในกระบวนการ
ขั้นตอนที่ 5: อธิบายผลกระทบ
ขั้นตอนนี้มีความสำคัญอย่างยิ่ง
อธิบายว่าพฤติกรรมของบุคคลนั้นส่งผลต่อทีม โครงการ หรือแม้แต่ตัวบุคคลเองอย่างไร ไม่ว่าจะเป็นด้านบวกหรือด้านลบ ผลกระทบคือสิ่งที่ทำให้ข้อเสนอแนะสามารถนำไปปฏิบัติได้จริง ตัวอย่าง: "ส่งผลให้เราพลาดกำหนดส่งการอัปเดตโครงการ และทำให้ลูกค้าสับสน"
โดยการอธิบายผลกระทบ คุณไม่เพียงแต่แสดงให้เห็นถึงผลลัพธ์ที่เกิดขึ้น แต่ยังเปิดโอกาสให้พนักงานได้ทบทวนพฤติกรรมของตนเองอีกด้วย
นี่คือวิธีที่คุณสามารถใช้การจัดการงานของ ClickUp เพื่ออธิบายผลกระทบ:
- มุมมองปริมาณงาน: ใช้เพื่อแสดงว่าพฤติกรรมของแต่ละคนส่งผลต่อความสมดุลของทีมและประสิทธิภาพโดยรวมอย่างไร
- แผนภูมิแกนต์: แสดงให้เห็นว่าการกระทำเฉพาะเจาะจงมีผลกระทบต่อระยะเวลาของโครงการหรือการพึ่งพาอาศัยกันอย่างไร
- แดชบอร์ด: ใช้แดชบอร์ดที่ปรับแต่งเองเพื่อแสดงตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลัก (KPIs) ที่ได้รับผลกระทบจากพฤติกรรมที่กล่าวถึง
- เป้าหมาย:คุณสมบัติเป้าหมายของ ClickUpช่วยให้คุณสามารถเชื่อมโยงพฤติกรรมโดยตรงกับความก้าวหน้า (หรือการขาดความก้าวหน้า) ในเป้าหมายของทีมหรือบริษัทได้
ขั้นตอนที่ 6: บันทึกความคิดเห็น
หลังจากให้ข้อเสนอแนะแล้ว สิ่งสำคัญคือการมีบันทึกไว้ โดยเฉพาะในสภาพแวดล้อมการทำงานเป็นทีมClickUp Formsสามารถช่วยคุณบันทึกคำตอบได้ทันทีและแปลงเป็นงานที่สามารถติดตามได้
คุณสามารถปรับแต่งแบบฟอร์มความคิดเห็นของคุณได้ตามความต้องการของคุณ หรือดีกว่านั้น—คุณสามารถใช้เทมเพลตแบบฟอร์มที่พร้อมใช้งานของ ClickUp สำหรับการรวบรวมความคิดเห็นได้
แบบฟอร์มข้อเสนอแนะ ClickUp
แบบฟอร์มข้อเสนอแนะ ClickUpเป็นเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับการจัดโครงสร้างข้อเสนอแนะอย่างชัดเจนและเป็นระเบียบ ไม่ว่าคุณจะกำลังจัดการทีมขนาดใหญ่หรือทำการประเมินผลแบบตัวต่อตัว แบบฟอร์มนี้จะให้รูปแบบที่เรียบง่ายสำหรับการรวบรวมข้อเสนอแนะอย่างมีประสิทธิภาพ
นี่คือประโยชน์หลักบางประการของมัน:
- สอดคล้องกับรูปแบบการให้ข้อเสนอแนะแบบมีโครงสร้างของ SBI (สถานการณ์, พฤติกรรม, ผลกระทบ)
- ทำให้ข้อเสนอแนะสามารถนำไปปฏิบัติได้และติดตามได้ง่ายเพื่อการปรับปรุงหรือการยอมรับที่ชัดเจน
- หลากหลายสำหรับการประเมินผลการปฏิบัติงาน การให้ข้อเสนอแนะแบบเรียลไทม์ หรือการสังเกตการณ์ลูกค้า
- ผสานการทำงานกับกระบวนการทำงาน ช่วยให้สามารถจัดทำเอกสารและติดตามผลข้อเสนอแนะได้
- อำนวยความสะดวกในการติดตามผลของรายการที่ต้องดำเนินการ เพื่อให้เกิดความก้าวหน้าอย่างต่อเนื่อง
ขั้นตอนที่ 7: ส่งเสริมการสนทนา
หลังจากที่คุณได้นำเสนอข้อเสนอแนะโดยใช้รูปแบบข้อเสนอแนะ SBI แล้ว สิ่งสำคัญคือการส่งเสริมให้เกิดการสนทนาอย่างเปิดเผย เปิดโอกาสให้ผู้รับข้อเสนอแนะได้ตอบกลับ ตั้งคำถาม หรือขอคำชี้แจงเพิ่มเติม
เมื่อความคิดเห็นถูกบันทึกไว้เป็นเอกสารแล้ว สมาชิกทีมสามารถหารือเกี่ยวกับความคิดเห็นนั้นได้อย่างเปิดเผยผ่านคุณสมบัติการทำงานร่วมกันของ ClickUp เช่น ความคิดเห็น และการ@เมนชั่น ซึ่งช่วยให้การสนทนาดำเนินต่อไปได้ และส่งเสริมการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
ขั้นตอนที่ 8: วางแผนการติดตามผล
การให้ข้อเสนอแนะไม่ใช่เหตุการณ์ที่ทำเพียงครั้งเดียวแล้วจบไป สิ่งสำคัญคือการติดตามผลเพื่อตรวจสอบว่าพฤติกรรมมีการเปลี่ยนแปลงหรือไม่ หรือต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติมหรือไม่
แม่แบบกลยุทธ์การสื่อสารภายในองค์กรและแผนปฏิบัติการของ ClickUp เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการจัดตั้งการสื่อสารอย่างต่อเนื่องและติดตามความคืบหน้าหลังการให้ข้อเสนอแนะ ซึ่งช่วยให้ทุกคนมีความรับผิดชอบและมั่นใจได้ว่าข้อเสนอแนะจะนำไปสู่การปรับปรุงที่เป็นรูปธรรม
ลองดูประโยชน์บางประการของเทมเพลตกลยุทธ์การสื่อสารภายในองค์กรและแผนปฏิบัติการของ ClickUp:
- ส่งเสริมการสื่อสารในทีมที่ชัดเจนและมีโครงสร้างเพื่อการประสานงานที่ดีขึ้น
- ให้แนวทางเชิงกลยุทธ์ในการสื่อสารภายในองค์กรพร้อมวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนและข้อความสำคัญ
- รับประกันการให้ข้อเสนอแนะที่สม่ำเสมอและมีประสิทธิผลในทุกแผนก
- ผสานเป้าหมายการสื่อสารเข้ากับกระบวนการทำงานของทีม
- จัดระเบียบข้อเสนอแนะสำหรับกระบวนการใหม่ การทบทวนโครงการ และการทำงานร่วมกันระหว่างแผนก
- สร้างแผนปฏิบัติการอย่างเป็นทางการพร้อมกำหนดเวลาและเป้าหมายเพื่อให้ได้ข้อเสนอแนะที่ทันเวลาและสามารถนำไปปฏิบัติได้
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการให้ข้อเสนอแนะ
เมื่อให้ข้อเสนอแนะโดยใช้แบบจำลองข้อเสนอแนะ SBI มีแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดบางประการที่ควรคำนึงถึงเพื่อให้ข้อเสนอแนะมีประสิทธิภาพและได้รับการตอบรับที่ดี
✅ ตรงต่อเวลา
อย่ารอช้าเกินไปในการให้ข้อเสนอแนะ ยิ่งคุณจัดการกับพฤติกรรมนั้นเร็วเท่าไรหลังจากเกิดขึ้น ข้อเสนอแนะก็จะยิ่งมีความเกี่ยวข้องและส่งผลกระทบมากขึ้นเท่านั้น
✅ ให้ความสนใจกับพฤติกรรมของบุคคล ไม่ใช่ตัวบุคคล
การตำหนิหรือให้ข้อเสนอแนะในเชิงส่วนตัวนั้นเป็นเรื่องง่าย แต่โมเดลข้อเสนอแนะ SBI สนับสนุนให้คุณมุ่งเน้นไปที่พฤติกรรมอย่างเคร่งครัดเท่านั้น วิธีนี้จะช่วยให้ควบคุมอารมณ์ได้และหลีกเลี่ยงการตั้งรับหรือปกป้องตัวเอง
✅ ใช้โทนเสียงที่เป็นบวก
แม้เมื่อให้คำวิจารณ์ที่สร้างสรรค์ ให้รักษาโทนเสียงให้เป็นบวกและสนับสนุน. เป้าหมายคือการช่วยให้พนักงานปรับปรุง ไม่ใช่ทำให้พวกเขารู้สึกถูกโจมตี.
✅ ส่งเสริมการสนทนาแบบสองทาง
การสำรวจแสดงให้เห็นว่า41% ของพนักงานมีแนวโน้มที่จะลาออกจากงานเมื่อพวกเขาไม่รู้สึกว่าได้รับการรับฟัง
ข้อเสนอแนะควรเป็นการสนทนา ไม่ใช่การพูดฝ่ายเดียว กระตุ้นให้พนักงานแบ่งปันมุมมองของพวกเขา ถามคำถาม และมีส่วนร่วมในการอภิปราย
ตัวอย่างความคิดเห็นจาก SBI ในสถานการณ์ต่าง ๆ
มาดูกันว่าโมเดลการให้ข้อเสนอแนะของ SBI ทำงานอย่างไรในสถานการณ์จริง:
ตัวอย่างที่ 1: การประชุมแบบตัวต่อตัว
💡 สถานการณ์: "ในการพบกันตัวต่อตัวของเราเมื่อสัปดาห์ที่แล้ว…"➡️ พฤติกรรม: "คุณมาสาย 15 นาที และไม่ได้เตรียมข้อมูลอัปเดตมาด้วย"🎯 ผลกระทบ: "สิ่งนี้ทำให้เวลาที่เราจะใช้พูดคุยเกี่ยวกับความคืบหน้าของคุณลดลง และเราไม่สามารถหารือประเด็นสำคัญบางเรื่องได้"
ตัวอย่างที่ 2: โครงการทีม
💡สถานการณ์: "ระหว่างการทบทวนโครงการครั้งล่าสุดของเรา…"➡️ พฤติกรรม: "คุณได้ให้ข้อเสนอแนะอย่างละเอียดซึ่งช่วยให้เข้าใจขั้นตอนต่อไปได้ชัดเจนขึ้น"🎯 ผลกระทบ: "สิ่งนี้ช่วยให้กระบวนการเป็นไปอย่างราบรื่นมากขึ้น และทีมสามารถดำเนินการต่อไปได้อย่างมั่นใจ"
ตัวอย่างที่ 3: การประเมินผลการปฏิบัติงาน
💡 สถานการณ์: "ในการประเมินผลการปฏิบัติงานประจำปีของคุณเมื่อสัปดาห์ที่แล้ว…"➡️ พฤติกรรม: "คุณได้ประเมินตนเองอย่างรอบคอบและตั้งเป้าหมายในการพัฒนาที่สมจริง" 🎯 ผลกระทบ: "แนวทางเชิงรุกนี้ช่วยให้เราสามารถพัฒนาแผนปฏิบัติการที่ชัดเจนสำหรับการเติบโตของคุณ และผมมั่นใจว่าสิ่งนี้จะช่วยให้คุณก้าวไปสู่ระดับถัดไปในอาชีพของคุณ"
ตัวอย่างที่ 4: การนำเสนอผลงานต่อลูกค้า
💡 สถานการณ์: "ในการนำเสนอให้กับลูกค้าเมื่อวันอังคารที่ผ่านมา…"➡️ พฤติกรรม: "คุณใช้คำศัพท์ทางเทคนิคมากเกินไปจนลูกค้าไม่เข้าใจทั้งหมด"🎯 ผลกระทบ: "ส่งผลให้ลูกค้าดูสับสน และเราต้องใช้เวลาเพิ่มเติมหลังการประชุมเพื่ออธิบายประเด็นให้ชัดเจน"
ตัวอย่างที่ 5: การทำงานร่วมกันระหว่างแผนก
💡 สถานการณ์: "ในการประชุมข้ามแผนกครั้งล่าสุด…"➡️ พฤติกรรม: "คุณขัดจังหวะหัวหน้าแผนกคนอื่นอย่างต่อเนื่องในขณะที่พวกเขากำลังพูด" 🎯 ผลกระทบ: "สิ่งนี้ทำให้การประชุมขาดความต่อเนื่องและทำให้ทีมตัดสินใจได้อย่างมีประสิทธิภาพยากขึ้น"
โดยการนำตัวอย่างการให้คำแนะนำเหล่านี้ไปใช้ และทำตามขั้นตอนข้างต้น คุณจะสามารถแบ่งปันข้อมูลเชิงลึกที่ช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพ และเสริมสร้างความสื่อสารและความไว้วางใจภายในทีมของคุณได้
และด้วยเครื่องมืออย่าง ClickUp การผสานรวมข้อเสนอแนะเข้ากับกระบวนการทำงานของคุณไม่เคยง่ายขนาดนี้มาก่อน
ปรับปรุงกลไกการให้ข้อเสนอแนะของคุณด้วย ClickUp
การเชี่ยวชาญศิลปะของการให้ข้อเสนอแนะเป็นหนึ่งในทักษะที่มีคุณค่ามากที่สุดที่ผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคล ผู้จัดการ หรือผู้นำทีมสามารถพัฒนาได้ โมเดลการให้ข้อเสนอแนะแบบ SBI มอบวิธีการที่ตรงไปตรงมาและมีประสิทธิภาพในการให้ข้อเสนอแนะที่ชัดเจนและนำไปปฏิบัติได้ ซึ่งช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพและเสริมสร้างพลวัตของทีม
การมุ่งเน้นไปที่สถานการณ์และพฤติกรรมเฉพาะเจาะจง รวมถึงผลกระทบที่เกิดขึ้น สามารถส่งเสริมการสื่อสารที่เปิดกว้างและการพัฒนาอย่างต่อเนื่องภายในองค์กรของคุณได้ แต่ทำไมต้องหยุดเพียงแค่นั้น? การนำรูปแบบการให้ข้อเสนอแนะ SBI มาใช้ร่วมกับ ClickUp สามารถเปลี่ยนกระบวนการให้ข้อเสนอแนะของคุณจากดีให้กลายเป็นยอดเยี่ยมได้
ด้วยคุณสมบัติเช่นการแชทแบบร่วมมือ, ความคิดเห็น, การกล่าวถึง, และเทมเพลตที่สามารถปรับแต่งได้, ClickUp ช่วยให้คุณสามารถปรับปรุงการให้คำแนะนำ, ติดตามความคืบหน้า, และสร้างวัฒนธรรมของความโปร่งใสและการเติบโต.
พร้อมที่จะทำให้กระบวนการให้ข้อเสนอแนะของคุณมีประสิทธิภาพและสร้างผลกระทบมากขึ้นหรือไม่? ลองใช้ ClickUp วันนี้และเริ่มสร้างทีมที่แข็งแกร่งและสอดคล้องกันมากขึ้นด้วยพลังของการให้ข้อเสนอแนะที่มีโครงสร้าง