วิธีคำนวณชั่วโมงการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพด้วยเครื่องมือสมัยใหม่

สมาชิกใหม่ในทีมของคุณที่กระตือรือร้นที่จะพิสูจน์คุณค่าของตนเอง มักจะอยู่ทำงานล่วงเวลาเพื่อปิดงานให้เสร็จอยู่เสมอ แต่เมื่อถึงวันเงินเดือนออก กลับไม่เห็นค่าล่วงเวลาของพวกเขา ซึ่งทำให้เกิดความหงุดหงิดและสับสน

ฟังดูคุ้นๆ ไหม?

การคำนวณชั่วโมงการทำงานอย่างถูกต้องไม่ใช่เพียงแค่การติดตามเวลาเท่านั้น แต่ยังเป็นการสร้างความไว้วางใจและรับรองว่าทุกนาทีของความพยายามได้รับการยอมรับและตอบแทนอย่างเหมาะสม

ไม่ว่าคุณจะบริหารธุรกิจขนาดเล็กหรือองค์กรขนาดใหญ่ การจัดเวลาทำงานของพนักงานให้ถูกต้องเป็นสิ่งสำคัญ

ในบล็อกนี้ เราจะสำรวจวิธีการคำนวณชั่วโมงและรับประกันค่าตอบแทนที่ถูกต้อง ครอบคลุมวิธีการต่างๆ และเครื่องมือคำนวณชั่วโมงทำงาน

การเข้าใจชั่วโมงการทำงาน

เมื่อเราพูดถึงชั่วโมงการทำงาน เราหมายถึงเวลาทั้งหมดที่พนักงานหรือผู้รับเหมาทำงาน—หรือมีกำหนดทำงาน—ภายในช่วงเวลาที่กำหนด เช่น วัน สัปดาห์ หรือเดือน

ตามพระราชบัญญัติมาตรฐานแรงงานที่เป็นธรรมของสหรัฐอเมริกา (FLSA) นี้รวมถึงเวลาที่ใช้จริงในการทำกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับงานซึ่งพนักงานควรได้รับค่าจ้าง

แม้ว่าไม่ใช่ทุกองค์กรจะต้องติดตามชั่วโมงการทำงาน (โดยเฉพาะหากไม่ได้จ่ายเป็นรายชั่วโมง) แต่ธุรกิจที่ทำงานร่วมกับฟรีแลนซ์ ผู้รับเหมา คนงานก่อสร้าง หรือพนักงานพาร์ทไทม์ จำเป็นต้องมีความรอบคอบในการคำนวณอย่างเคร่งครัด

การติดตามเวลาอย่างถูกต้องเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งในการเข้าใจประสิทธิภาพการทำงานของทีมคุณและประสิทธิภาพของธุรกิจคุณ. เมื่อคุณมีภาพที่ชัดเจนว่าเวลาถูกใช้ไปอย่างไร คุณสามารถประเมินประสิทธิภาพได้ดีขึ้น ระบุจุดที่ต้องปรับปรุง และทำให้การดำเนินงานของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น.

ขั้นตอนในการคำนวณชั่วโมงการทำงาน

เรามาดูขั้นตอนในการคำนวณชั่วโมงการทำงานของพนักงานอย่างง่ายและมีประสิทธิภาพ เพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างถูกต้องครบถ้วน

ขั้นตอนที่ 1: ระบุเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดอย่างชัดเจน

เพื่อติดตามเวลาอย่างถูกต้อง ให้เริ่มต้นด้วยการบันทึกเวลาที่แน่นอนของเวลาเริ่มและเวลาสิ้นสุดของแต่ละช่วงเวลาการทำงาน คุณสามารถใช้เครื่องบันทึกเวลา ซอฟต์แวร์ดิจิตอล หรือแม้กระทั่งบัตรเวลาแบบแมนนวลก็ได้—สิ่งที่เหมาะกับคุณที่สุด

กุญแจสำคัญคือการตรวจสอบให้แน่ใจว่าวิธีการติดตามของคุณให้ข้อมูลที่แม่นยำและคำนึงถึงการทำงานล่วงเวลาหรือการหยุดพักที่ไม่ได้รับค่าจ้างตามข้อตกลงการทำงานของคุณ

ขั้นตอนที่ 2: แปลงรูปแบบเวลาเพื่อความชัดเจน

เพื่อให้การคำนวณง่ายขึ้น ให้แปลงเวลาเริ่มต้นและเวลาสิ้นสุดเป็นเวลาทหารหรือรูปแบบ 24 ชั่วโมง ซึ่งหมายความว่า 9:00 น. จะกลายเป็น 09:00 และ 17:00 น. จะกลายเป็น 17:00

รูปแบบ 24 ชั่วโมงช่วยขจัดความสับสนระหว่างช่วงเช้าและช่วงบ่าย ทำให้การลบค่าได้ง่ายขึ้นและลดข้อผิดพลาด การแปลงเวลาเป็นรูปแบบนี้ช่วยให้การลบเวลาเริ่มต้นจากเวลาสิ้นสุดมีความชัดเจนยิ่งขึ้น

ขั้นตอนที่ 3: ลบเวลาเริ่มต้นออกจากเวลาสิ้นสุด

เมื่อเวลาถูกแปลงแล้ว ให้ลบเวลาเริ่มต้นออกจากเวลาสิ้นสุดเพื่อคำนวณจำนวนชั่วโมงที่ทำงานทั้งหมด

หากพนักงานทำงานตั้งแต่เวลา 09:00 ถึง 17:00 คุณเพียงลบเวลา 09:00 ออกจากเวลา 17:00 ซึ่งจะได้ 8 ชั่วโมง ขั้นตอนนี้จะให้จำนวนชั่วโมงทั้งหมดที่ทำงานในช่วงเวลาที่กำหนด

ขั้นตอนที่ 4: คำนวณเวลาพัก

ถัดไป ให้หักเวลาพักที่ไม่ได้จ่ายออกจากจำนวนชั่วโมงทำงานทั้งหมด

ตัวอย่างเช่น หากพนักงานพักรับประทานอาหารกลางวัน 30 นาทีในช่วงกะทำงาน 8 ชั่วโมง ให้หัก 30 นาทีนี้ออกจากชั่วโมงการทำงานทั้งหมด

ดังนั้น หากจำนวนชั่วโมงทำงานเฉลี่ยในการคำนวณครั้งแรกคือ 8 ชั่วโมง หลังจากหักเวลาพัก 30 นาทีแล้ว จำนวนชั่วโมงที่ปรับแล้วจะเป็น 7.5 ชั่วโมง

ขั้นตอนที่ 5: แปลงผลลัพธ์สุดท้ายเป็นรูปแบบทศนิยม

เพื่ออำนวยความสะดวกในการคำนวณเงินเดือน ให้แปลงจำนวนชั่วโมงที่ทำงานทั้งหมดเป็นรูปแบบทศนิยม

ดังนั้น หากพนักงานทำงาน 7 ชั่วโมง 30 นาที ควรแปลงเป็น 7.5 ชั่วโมง

ชั่วโมงทศนิยมช่วยให้การคำนวณค่าจ้างง่ายขึ้น โดยเฉพาะเมื่อต้องจัดการกับเศษส่วนของชั่วโมง

ขั้นตอนที่ 6: รวมชั่วโมงทั้งหมดสำหรับรอบการจ่ายเงิน

รวมจำนวนชั่วโมงทำงานทั้งหมดในช่วงเวลาการจ่ายเงิน

หากพนักงานทำงาน 35 ชั่วโมงในสัปดาห์แรก, 37.5 ชั่วโมงในสัปดาห์ที่สอง, และ 40 ชั่วโมงในสัปดาห์ที่สาม, รวมทั้งหมดในเดือนนี้คือ 112.5 ชั่วโมง.

การสรุปชั่วโมงเหล่านี้ให้ภาพรวมที่ครอบคลุมของแรงงานทั้งหมดที่ลงทุนไป และมีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับการคำนวณเงินเดือนอย่างถูกต้อง

ขั้นตอนที่ 7: คำนวณเงินเดือนรวม

สำหรับขั้นตอนสุดท้าย ให้คูณจำนวนชั่วโมงที่ทำงานทั้งหมดด้วยอัตราค่าจ้างต่อชั่วโมงเพื่อคำนวณจำนวนเงินที่ต้องจ่าย

หากอัตราค่าจ้างของคุณสำหรับพนักงานเต็มเวลาคือ $40 ต่อชั่วโมง และพวกเขาทำงาน 37.5 ชั่วโมง คุณจะต้องคำนวณเป็น $40 คูณ 37.5 ซึ่งเท่ากับ $1,500 นั่นคือจำนวนเงินทั้งหมดที่คุณต้องจ่ายสำหรับการทำงานของพวกเขา

แต่แล้วเวลาทำงานล่วงเวลาล่ะ?

การจัดการชั่วโมงล่วงเวลาต้องคำนวณอย่างรอบคอบ

เริ่มต้นด้วยการระบุจำนวนชั่วโมงมาตรฐานสำหรับรอบการจ่ายเงิน เช่น 40 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ ชั่วโมงที่ทำงานเกินจากนี้ถือเป็นชั่วโมงล่วงเวลา

ตัวอย่างเช่น หากพนักงานทำงาน 45 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ 5 ชั่วโมงเป็นเวลาทำงานล่วงเวลา คำนวณค่าล่วงเวลาตามอัตราค่าล่วงเวลาของบริษัทคุณ ซึ่งมักจะกำหนดไว้ที่หนึ่งเท่าครึ่งของอัตราค่าจ้างปกติ

การตรวจสอบเป็นประจำและการบันทึกเวลาทำงานอย่างถูกต้องสามารถช่วยจัดการการทำงานล่วงเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพและทำให้แน่ใจว่าพนักงานได้รับค่าจ้างอย่างถูกต้อง

การเลือกเครื่องมือที่เหมาะสมในการคำนวณชั่วโมงการทำงาน

การคำนวณชั่วโมงและนาทีที่ใช้ในการทำงานสามารถเป็นเรื่องง่ายได้ด้วยเครื่องมือที่เหมาะสมในมือของคุณ ไม่ว่าคุณจะกำลังจัดการทีมขนาดเล็กหรือองค์กรขนาดใหญ่ เครื่องมือที่เหมาะสมสามารถช่วยให้กระบวนการเป็นไปอย่างราบรื่นและแม่นยำ

มาดำดิ่งสู่เครื่องมือต่าง ๆ ที่มีอยู่ สำรวจวิธีการทำงานของแต่ละเครื่องมือ และค้นหาว่าเครื่องมือใดเหมาะสมที่สุดสำหรับองค์กรของคุณ

การคำนวณด้วยตนเอง

การคำนวณด้วยมือเป็นวิธีการแบบเก่าในการติดตามชั่วโมงการทำงาน

ในการรวมชั่วโมงที่ทำงาน คุณจะต้องใช้ปากกา กระดาษ หรือเครื่องคิดเลขพื้นฐาน จดเวลาเริ่มและเวลาสิ้นสุดจากโทรศัพท์ นาฬิกาข้อมือ หรือนาฬิกาแขวนผนัง แล้วคำนวณด้วยตัวเองเมื่อสิ้นสุดวัน

มันง่ายและตรงไปตรงมา แต่ต้องใช้ความพยายามบ้างเพื่อให้ถูกต้อง

ข้อดี

ข้อเสีย

สเปรดชีต

สเปรดชีตเป็นทางเลือกที่ดีกว่าการคำนวณด้วยมือ ช่วยให้คุณสามารถใช้สูตรเพื่อทำให้การคำนวณทางคณิตศาสตร์บางส่วนเป็นไปโดยอัตโนมัติ

เครื่องมือเช่น Microsoft Excel หรือ Google Sheets ช่วยให้คุณสามารถติดตามเวลา, คำนวณยอดรวม, และสร้างรายงานพื้นฐานได้

ข้อดี

ข้อเสีย

แพลตฟอร์มเช่นClickUpให้บริการเทมเพลตเพื่อทำให้กระบวนการนี้ราบรื่นขึ้น

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

เทมเพลตบันทึกเวลาทำงานของบริการ ClickUpช่วยให้การติดตามเวลา ค่าใช้จ่าย และทรัพยากรเป็นเรื่องง่าย สามารถติดตามชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้และการใช้ทรัพยากรในหลายโครงการได้อย่างราบรื่น

คุณจะชื่นชอบเครื่องมือภาพเช่นแผนภูมิและกราฟที่ให้ข้อมูลเชิงลึกแบบเรียลไทม์เกี่ยวกับความคืบหน้า นอกจากนี้ การผสานรวมกับแอปต่างๆ เช่น Stripe และ PayPal ยังช่วยให้ข้อมูลทางการเงินของคุณทั้งหมดถูกซิงค์อย่างสมบูรณ์

เทมเพลตนี้มาพร้อมกับสถานะที่กำหนดเองใน ClickUpเช่น อนุมัติแล้ว และต้องการความสนใจพร้อมด้วยฟิลด์ที่กำหนดเองใน ClickUpจำนวน 12รายการเช่น อัตราค่าจ้างรายชั่วโมง และชั่วโมงลาป่วยที่ได้รับค่าจ้าง ช่วยให้สามารถติดตามข้อมูลได้อย่างละเอียดครบถ้วน

เทมเพลตนี้ยังช่วยให้สามารถสร้างใบแจ้งหนี้ได้โดยอัตโนมัติตามบันทึกเวลาของคุณ ซึ่งช่วยประหยัดเวลาและลดข้อผิดพลาด

ซอฟต์แวร์ติดตามเวลา

เครื่องมือเหล่านี้ถูกออกแบบมาเพื่อช่วยในการจัดโครงสร้างกระบวนการบันทึกและคำนวณชั่วโมงการทำงาน

แอปติดตามเวลาจะบันทึกเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดโดยอัตโนมัติ บางแอปยังมีฟีเจอร์เช่นการหักเวลาพักอัตโนมัติและการคำนวณการทำงานล่วงเวลา

ข้อดี

ข้อเสีย

เครื่องมือการจัดการโครงการ

เครื่องมือเหล่านี้มอบวิธีการที่ครอบคลุมในการติดตามชั่วโมงการทำงานและจัดการงาน โครงการ และกำหนดเวลาทั้งหมดในที่เดียวโซลูชันการจัดการเวลาของ ClickUpเป็นหนึ่งในเครื่องมือดังกล่าว

การติดตามเวลาโครงการของ ClickUpมีความหลากหลายอย่างไม่น่าเชื่อ คุณสามารถติดตามเวลาได้จากอุปกรณ์เกือบทุกชนิด ไม่ว่าคุณจะใช้โทรศัพท์ Android, iPhone, คอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะ หรือแล็ปท็อป

ติดตามเวลาสำหรับพื้นที่ทำงานทั้งหมดของคุณหรือมุ่งเน้นไปที่งานเฉพาะ และคุณมีความยืดหยุ่นในการหยุดและเริ่มการติดตามใหม่ด้วยตัวจับเวลาทั่วโลก

ด้วยคุณสมบัตินี้ คุณสามารถ:

และนี่คือข้อดีอีกอย่างหนึ่ง: หากคุณกำลังใช้เครื่องมือเช่น Toggl, Everhour, หรือ Clockify อยู่แล้ว ClickUp ก็สามารถผสานการทำงานกับเครื่องมือเหล่านี้ได้อย่างราบรื่น ทำให้ข้อมูลเวลาของคุณถูกซิงค์ไปยังพื้นที่ทำงาน ClickUp ของคุณได้อย่างไม่มีสะดุด ซึ่งทำให้การจัดการเวลาและโครงการของคุณมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น!

ข้อดี

ข้อเสีย

เครื่องบันทึกเวลา

นี่คือวิธีการบันทึกเวลาแบบดั้งเดิมมากขึ้น แต่ยังคงใช้กันอย่างแพร่หลายอยู่ พนักงานจะตอกบัตรเข้าและออก และนาฬิกาจะบันทึกเวลาของพวกเขา

วิธีนี้ตรงไปตรงมาและสามารถมีประสิทธิภาพในสภาพแวดล้อมที่พนักงานทำงานในสถานที่

ข้อดี

ข้อเสีย

ระบบไบโอเมตริก

ระบบดังกล่าวใช้ลายนิ้วมือ, การจดจำใบหน้า, หรือข้อมูลชีวมิติอื่น ๆ ในการติดตามเวลาทำงาน

ระบบเหล่านี้มีความปลอดภัยสูงและลดความเสี่ยงของการตอกบัตรแทนกัน (กรณีที่พนักงานคนหนึ่งตอกบัตรเข้างานแทนอีกคนหนึ่ง)

ข้อดี

ข้อเสีย

ระบบเงินเดือน

ซอฟต์แวร์เงินเดือน เช่น Paychex, Paycor, Jibble เป็นต้น มักจะมีระบบติดตามเวลาเป็นส่วนหนึ่งของฟีเจอร์

ระบบเหล่านี้ผสานเวลาการทำงานของพนักงานกับการประมวลผลเงินเดือน โดยคำนวณค่าจ้างโดยอัตโนมัติตามชั่วโมงที่บันทึกไว้และอัตราที่เกี่ยวข้อง

ข้อดี

ข้อเสีย

ประโยชน์ของการคำนวณเวลาที่แน่นอนในการจ้างงาน

มาพูดกันตรงๆ: การติดตามเวลาทำงานไม่ใช่แค่การคำนวณตัวเลขเท่านั้น แต่เป็นการดูแลให้ทีมของคุณมีความสุขและทำงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ

นี่คือการแจกแจงประโยชน์ทั้งหมดที่การคำนวณเวลาอย่างถูกต้องมอบให้แก่พนักงานของคุณ

พนักงานที่มีความสุข = ผลลัพธ์การทำงานที่ดีขึ้น

เมื่อพนักงานเห็นว่าชั่วโมงการทำงานของตนถูกบันทึกอย่างถูกต้อง มันแสดงให้พวกเขาเห็นว่าเวลาของพวกเขาได้รับการให้คุณค่า ซึ่งช่วยกระตุ้นขวัญกำลังใจและความมุ่งมั่นของพวกเขา

และพนักงานที่มีความสุขก็จะมีประสิทธิภาพมากขึ้นเช่นกัน. จริง ๆ แล้ว งานวิจัยชี้ให้เห็นว่าพนักงานที่มีความสุขจะมีประสิทธิภาพมากขึ้นถึง 13%.

ประหยัดเวลาและเงิน

วิธีการติดตามเวลาแบบเก่า เช่น การใช้กระดาษบันทึกเวลา เป็นวิธีที่ช้าและเสี่ยงต่อข้อผิดพลาด การแก้ไขข้อผิดพลาดและการจัดการบันทึกเหล่านี้อาจใช้เวลามาก

ด้วยเครื่องมือติดตามเวลาแบบดิจิทัล คุณสามารถลดข้อผิดพลาดและให้ทีมของคุณมุ่งเน้นไปที่งานที่แท้จริงของพวกเขา

ป้องกันการหมดไฟของพนักงาน

การติดตามเวลาที่ดีช่วยให้ปริมาณงานอยู่ในระดับที่จัดการได้

ด้วยการมีข้อมูลเชิงลึกที่ชัดเจนเกี่ยวกับวิธีการใช้เวลา คุณสามารถจัดสรรทรัพยากรได้ดีขึ้น กำหนดเส้นตายที่เป็นจริง และทำให้แน่ใจว่าภาระงานของทุกคนเป็นธรรม

สิ่งนี้ช่วยป้องกันการหมดไฟและควบคุมความคาดหวังให้อยู่ในระดับที่เหมาะสม เพื่อให้ทีมของคุณสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและหลีกเลี่ยงความเครียดที่มากเกินไป

ติดตามชั่วโมงการทำงานได้ดีขึ้นด้วย ClickUp

การติดตามเวลาอย่างถูกต้องช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและความพึงพอใจในองค์กรของคุณ ด้วยเครื่องมือมากมายที่มีอยู่ การเลือกเครื่องมือที่เหมาะสมสามารถสร้างความแตกต่างอย่างมาก

โซลูชันสมัยใหม่เช่น ClickUp สามารถทำให้กระบวนการทั้งหมดเป็นระบบมากขึ้น ทำให้การบันทึกและติดตามเวลาทำงานของพนักงานได้แม่นยำขึ้น

ลองใช้ ClickUp ดูสิแล้วคุณจะเห็นว่ามันช่วยให้ชีวิตคุณง่ายขึ้นแค่ไหน!