วิธีสร้างแผนภูมิแกนต์ใน Notion (พร้อมคำแนะนำทีละขั้นตอน)

การบริหารจัดการหลายทีมหมายถึงการคอยระวังความล่าช้าหรือใครก็ตามที่ตามไม่ทัน

หากคุณเป็นผู้จัดการโครงการ คุณอาจต้องรับมือกับสิ่งนี้ทุกวัน โดยดูแลทีมต่าง ๆ ให้ทำงานตามภารกิจของโครงการ กำหนดเวลา และสิ่งที่ต้องพึ่งพาซึ่งกันและกัน

คุณจะตระหนักได้อย่างรวดเร็วว่าการจัดสรรทรัพยากรโดยไม่มีเครื่องมือและกลยุทธ์ที่เหมาะสมนั้นเป็นเรื่องที่ท้าทายเพียงใด นั่นคือช่วงเวลาที่ผู้คนหันมาใช้เครื่องมืออย่าง Notion เพื่อสร้างแผนภูมิแกนต์ Notion มอบมุมมองแบบภาพรวมให้กับผู้จัดการ ช่วยให้สามารถกำหนดกรอบเวลาและเป้าหมายสำคัญต่าง ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพผ่านกระบวนการทำงานที่แสดงผลอย่างชัดเจน

แผนภูมิ Gantt ใน Notion ผสานการจัดการโครงการและการติดตามงานไว้ในแดชบอร์ดเดียว ช่วยให้คุณสามารถมองเห็นภาพรวมของงานและหลีกเลี่ยงปัญหาคอขวดได้ ด้วยเทมเพลตที่ปรับแต่งได้และการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ จึงเป็นเครื่องมือที่ควรลองใช้สำหรับการบริหารทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ

ในบทความนี้ มาทำความเข้าใจวิธีการสร้างแผนภูมิแกนต์ใน Notion และจัดการงานให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

วิธีสร้างแผนภูมิแกนต์ใน Notion

ทำตามขั้นตอนง่าย ๆ เหล่านี้เพื่อสร้างแผนภูมิแกนต์ใน Notion:

ขั้นตอนที่ 1: ตั้งค่าพื้นที่ทำงาน Notion ของคุณและสร้างหน้าใหม่

จัดระเบียบพื้นที่ทำงาน Notion ของคุณเพื่อสร้างและจัดการหลายหน้า ซึ่งช่วยให้รักษาความชัดเจนและโฟกัส

ขั้นตอนที่ 2: ตั้งค่าฐานข้อมูลและเพิ่มคอลัมน์

ต่อไป คุณจะต้องมีฐานข้อมูลที่มีจุดข้อมูลและประเภทข้อมูลที่จะนำมาใช้ในแผนภูมิแกนต์ของคุณ

โปรดทราบว่าตารางมาพร้อมกับคอลัมน์เริ่มต้น คุณจำเป็นต้องปรับแต่งคอลัมน์เหล่านี้ให้เหมาะสมกับโครงการและความต้องการในการประเมินของคุณ การเริ่มต้นที่ดีคือการคลิกที่ส่วนหัวของแต่ละคอลัมน์และเปลี่ยนชื่อคอลัมน์ด้วยแท็กที่ไม่ซ้ำกันตามที่ต้องการ

คุณสมบัติใน Notion ยังช่วยให้คุณสามารถปรับปรุงฐานข้อมูลของคุณด้วยโครงสร้าง การจัดหมวดหมู่ และการจัดระเบียบได้อีกด้วย ตอนนี้คุณสามารถสร้างเสร็จสมบูรณ์ได้แล้ว—

ขั้นตอนที่ 3: สร้างแผนภูมิ Gantt ใน Notion โดยเพิ่มมุมมองไทม์ไลน์

คุณทราบหรือไม่ว่าไทม์ไลน์และแผนภูมิแกนต์เป็นเครื่องมือติดตามความคืบหน้าที่แตกต่างกัน? แม้ว่า Notion จะไม่รองรับแผนภูมิแกนต์โดยตรง แต่คุณสามารถสร้างสิ่งที่คล้ายกันได้โดยเพิ่มมุมมองแบบไทม์ไลน์ นี่คือวิธีการ:

ขั้นตอนที่ 4: ป้อนงาน วันที่ และสถานะ

ต่อไป ให้เพิ่มงานและงานย่อยของโครงการของคุณ พร้อมวันที่เริ่มต้นและวันที่ครบกำหนดของแต่ละงาน

ขั้นตอนที่ 5: การปรับแต่งแผนภูมิแกนต์ของคุณโดยการตั้งค่าการพึ่งพา

คุณสามารถตั้งค่าการพึ่งพา (dependencies) ระหว่างงานต่าง ๆ บน Notion ได้เพื่อเข้าใจลำดับและสัมพันธ์ของกิจกรรมในโครงการ การพึ่งพาเหล่านี้บ่งชี้ว่างานใดต้องทำให้เสร็จก่อนที่งานอื่น ๆ จะสามารถเริ่มต้นได้

ขั้นตอนที่ 6: มอบหมายงาน

มอบหมายงานให้กับสมาชิกทีมเฉพาะเพื่อดูแลความรับผิดชอบและทำให้ทุกคนทราบถึงหน้าที่ของตน

คลิกที่ปุ่ม '+' อีกครั้ง เลือก 'บุคคล' เป็นคุณสมบัติ และเพิ่มคอลัมน์ที่มีชื่อว่า 'ผู้รับผิดชอบ'. คุณสามารถเพิ่มสมาชิกทีมหนึ่งคนหรือหลายคนที่มีความรับผิดชอบในแต่ละงานในคอลัมน์นี้ได้ ตอนนี้หน้าจอของคุณแสดงตัวอย่างคลาสสิกของแผนภูมิแกนต์ใน Notionที่สามารถใช้ในการจัดการโครงการได้

ใช้ส่วนความคิดเห็นในแต่ละงานเพื่อสื่อสารรายละเอียดงานที่ชัดเจนให้กับสมาชิกทีมที่เกี่ยวข้อง

ลองทดสอบขั้นตอนทั้ง 8 ข้างต้นเพื่อสร้างแผนภูมิแกนต์ที่มีคุณสมบัติแตกต่างกัน

ข้อจำกัดของแผนภูมิแกนต์ใน Notion

แม้กระบวนการสร้างแผนภูมิแกนต์ใน Notion จะง่าย แต่ก็มีข้อจำกัดหลายประการ มาดูกันว่ามีอะไรบ้าง:

ปัญหาด้านความสามารถในการขยายทำให้ไม่เหมาะสำหรับโครงการขนาดใหญ่

แม้ว่า Notion จะเป็นเครื่องมือที่ทรงพลังสำหรับการจัดการโครงการขนาดเล็กถึงขนาดกลาง แต่โดยทั่วไปแล้ว Notion มักประสบปัญหาในการจัดการโครงการที่ใหญ่และซับซ้อนมากขึ้น เมื่อจำนวนงานและความสัมพันธ์ระหว่างงานเพิ่มขึ้น แผนภูมิ Gantt ใน Notion อาจกลายเป็นรกและยากต่อการจัดการ

แม้ว่าจะมีความยืดหยุ่น แต่หน้าต่างของ Notion ไม่ได้ถูกออกแบบมาเพื่อรองรับความต้องการที่ซับซ้อนของการจัดการโครงการที่กว้างขวาง

ตัวอย่างเช่น การแสดงภาพงานจำนวนมากบนไทม์ไลน์เดียวกันอาจเป็นเรื่องท้าทาย และประสิทธิภาพอาจลดลงตามปริมาณข้อมูล

การจัดการการพึ่งพาอาศัยต้องการความพยายามจากผู้จัดการโครงการ

การจัดการการพึ่งพาเป็นสิ่งสำคัญเมื่อวางแผนโครงการในสภาพแวดล้อมที่มีหลายทีม เนื่องจากช่วยในการติดตามความพยายามที่จำเป็นและจัดตารางงานใหม่โดยอัตโนมัติหากล่าช้า แผนภูมิแกนต์ใน Notion ขาดความสามารถในการจัดตารางงานใหม่โดยอัตโนมัติ ทำให้การตั้งค่าการพึ่งพาของงานยากขึ้น

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณมีไทม์ไลน์โครงการที่ประกอบด้วยงานหลักและงานย่อยที่เชื่อมโยงกันเป็นลำดับ คุณตัดสินใจเปลี่ยนระยะเวลาของงานแรก แต่กลับพบว่างานที่สองไม่ได้ปรับเปลี่ยนโดยอัตโนมัติ นั่นหมายความว่าความสัมพันธ์ระหว่างงานของคุณไม่ได้เชื่อมโยงกันใน Notion ซึ่งขัดกับจุดประสงค์ของการใช้แผนภูมิแกนต์ที่มีประสิทธิภาพ

ในการปรับกำหนดเวลาของโครงการ คุณจำเป็นต้องจัดตารางงานที่ขึ้นอยู่กับงานก่อนหน้าใหม่ทั้งหมดด้วยตนเอง หากงานก่อนหน้าล่าช้า กระบวนการทำด้วยตนเองนี้ใช้เวลามากและมีความเสี่ยงต่อข้อผิดพลาดในระยะยาว โดยเฉพาะอย่างยิ่งในโครงการที่มีงานซึ่งกันและกันหลายงาน

Notion ยังไม่สามารถให้ตัวบ่งชี้หรือการแจ้งเตือนทางภาพสำหรับความขัดแย้งในการพึ่งพาได้ หากไม่สามารถระบุปัญหาเหล่านี้ได้อย่างล่วงหน้า ระยะเวลาของโครงการอาจไม่สอดคล้องกัน

การขาดรายงานในตัวทำให้ยากต่อการวิเคราะห์ความก้าวหน้า

เครื่องมือการจัดการโครงการเกือบทุกตัวมีความสามารถในการรายงานในตัวเพื่อช่วยติดตามความคืบหน้าของทีมคุณและวางแผนสิ่งต่าง ๆ ได้ดีขึ้น อย่างไรก็ตาม Notion ขาดคุณสมบัติพื้นฐานนี้

รายงานการผสานรวมมีให้บริการบน Notion แต่มาพร้อมกับราคาที่สูงมาก โชคดีที่Clickup Dashboardsช่วยให้คุณมองเห็นข้อมูลโครงการผ่านแผนภูมิ Velocity, แผนภูมิ Burnup, แผนภูมิ Burndown และอื่น ๆ ได้โดยไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม

สร้างแผนภูมิแกนต์ใน ClickUp

เมื่อพูดถึงการสร้างแผนภูมิแกนต์ ClickUp โดดเด่นในฐานะทางเลือกที่เหนือกว่า Notion เนื่องจากมีฟีเจอร์ที่หลากหลายและการออกแบบที่เน้นผู้ใช้เป็นศูนย์กลาง

แม้ว่า Notion จะมีความสามารถในการปรับแต่งสูง แต่ก็ยังขาดประสิทธิภาพในการจัดการความต้องการด้านการบริหารโครงการที่ซับซ้อน ในทางกลับกัน ClickUp สามารถแก้ไขข้อจำกัดเหล่านี้ได้ด้วยฟังก์ชันการทำงานที่ครอบคลุมในตัว ซึ่งรองรับโครงการที่มีความซับซ้อนได้เป็นอย่างดี

เทมเพลต ClickUp

แคตตาล็อกเทมเพลตสำเร็จรูปของ Clickup ช่วยลดเวลาในการตั้งค่าอย่างมากและสร้างกรอบการทำงานสำหรับโครงการของคุณ ซึ่งช่วยประหยัดความพยายามในการตั้งค่าตารางและการจัดการการพึ่งพาของงานที่สอดคล้องกันด้วยตนเอง

คุณสมบัติเช่นการจัดการงานอัตโนมัติ, การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์, และการรายงานขั้นสูงยังช่วยให้กระบวนการทำงานของคุณเป็นไปอย่างราบรื่น

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

เทมเพลต Gantt แบบง่ายของ ClickUpช่วยจัดการการพึ่งพาของงานโดยอัตโนมัติและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานร่วมกันของทีมคุณ

มันให้ภาพรวมที่ครอบคลุมของกระบวนการพัฒนาโครงการของคุณ, ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับระยะเวลาเฉพาะของงาน, การไหลของงาน, และประสิทธิภาพของทีมคุณเมื่อเทียบกับกำหนดเวลา

แผนภูมิแกนต์ของ ClickUp ใช้ส่วนประกอบแบบไดนามิกที่สามารถโต้ตอบกับองค์ประกอบต่าง ๆ เช่น รายการงาน ปฏิทิน และแดชบอร์ด

แผนภูมิแกนต์ของ ClickUpช่วยส่งเสริมการอ่านสถานะงานได้ง่ายด้วยหลายรูปแบบสี ตั้งแต่การแปลงงานเป็นหมุดหมายโดยอัตโนมัติและการนำแม่แบบงานกลับมาใช้ใหม่ในแผนภูมิแกนต์ ClickUp มีทุกอย่างที่คุณต้องการ

ClickUpยังรองรับการนำเข้าพื้นที่ทำงานของ Notion ด้วย ดังนั้นคุณสามารถยกระดับ ความสามารถในการจัดการโครงการของคุณได้โดยไม่ต้องสูญเสียข้อมูลที่มีอยู่ การนำเข้าข้อมูลจาก Notion ไปยัง Clickup ยังช่วยให้เข้าถึงฟีเจอร์การติดตามเวลาและเป้าหมาย การผสานรวมกับเครื่องมือของบุคคลที่สาม และการตั้งค่าการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ได้อีกด้วย

Notion vs ClickUp – เครื่องมือใดดีกว่าสำหรับการสร้างแผนภูมิแกนต์?

นี่คือตารางเปรียบเทียบสั้น ๆระหว่างการใช้ Notion กับ ClickUp:

นี่คือภาพรวมที่ขยายเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่ClickUp ช่วยให้ทีมของคุณทำงานได้มากขึ้น

คุณสมบัติพิเศษเฉพาะของ ClickUp สำหรับแผนภูมิแกนต์

ต่างจาก Notion, ระบบการจัดการการพึ่งพาขั้นสูงของ ClickUp ช่วยให้สามารถปรับเปลี่ยนได้โดยอัตโนมัติเมื่อกำหนดเวลาของงานเปลี่ยนแปลง ทำให้งานที่พึ่งพาทั้งหมดได้รับการอัปเดตตามไปด้วย ซึ่งช่วยลดความพยายามในการทำงานด้วยตนเองและลดความเสี่ยงของข้อผิดพลาด

เครื่องมือการจัดตารางเวลาที่แข็งแกร่งของ ClickUp รวมถึงการบล็อกเวลาและการผสานปฏิทิน ช่วยให้สมาชิกในทีมของคุณอยู่ในตารางเวลาเดียวกัน การแจ้งเตือนและการเตือนอัตโนมัติช่วยให้มั่นใจว่าจะไม่มีกำหนดส่งงานที่พลาด

ความสามารถในการปรับขนาดและความหลากหลายในซอฟต์แวร์การจัดการโครงการเป็นสิ่งที่คาดหวังได้เมื่อใช้ ClickUp สำหรับแผนภูมิแกนต์ นี่คือคุณสมบัติพิเศษเฉพาะของ ClickUp

การติดตามเวลาด้วย ClickUp

ฟีเจอร์การติดตามเวลาของ ClickUpอนุญาตให้ติดตามจากหลายอุปกรณ์ได้ทุกที่ พร้อมรายงานกิจกรรมของพนักงานอย่างละเอียด นอกจากนี้ยังสามารถซิงค์แอปติดตามเวลาเข้ากับอินเทอร์เฟซของมันได้ พร้อมทั้งช่วยให้คุณกรอง, จัดเรียง, และติดป้ายกำกับผลลัพธ์ได้

เป้าหมาย ClickUp

อีกหนึ่งคุณสมบัติคือClickUp Goals ซึ่งช่วยให้คุณตั้งเป้าหมายที่วัดผลได้และติดตามความคืบหน้าด้วยหมุดหมายเฉพาะสำหรับงานและโครงการ คุณยังสามารถตั้งเป้าหมายทางการเงินและเป้าหมายอื่นๆ พร้อมคำอธิบายและ KPI ที่ระบุไว้ได้อีกด้วย

งานที่ทำซ้ำใน ClickUp

นอกจากนี้คุณสมบัติของงานที่ทำซ้ำของ ClickUpช่วยให้คุณสามารถหลีกเลี่ยงการกรอกข้อมูลสรุปงานซ้ำๆ และทำให้การทำงานประจำวันเป็นอัตโนมัติเพื่อประหยัดเวลา

ยกระดับแผนงาน Gantt ของคุณด้วย ClickUp

การสร้างแผนภูมิ Gantt ใน Notion นั้นง่ายมาก สิ่งที่ยากคือการจัดการและพัฒนาต่อยอดจากมัน คุณสามารถใช้ Notion เป็นจุดเริ่มต้นที่ยอดเยี่ยมสำหรับการตั้งค่าและจัดระเบียบโครงการต่างๆ

แต่เมื่อความต้องการในการบริหารโครงการของคุณเพิ่มขึ้น ClickUp สามารถรองรับแง่มุมที่สำคัญมากขึ้นได้ เช่น การจัดตารางงาน การจัดการกำหนดเวลา และการเปิดเผยจุดคอขวด

สิ่งที่ดีที่สุดคือคุณสามารถใช้การเลื่อนเมาส์เพื่อกำหนดเส้นทางที่สำคัญและดูเปอร์เซ็นต์ของโครงการหรืองานได้แบบไดนามิก จากนั้นคุณสามารถจัดลำดับความสำคัญของงานที่สำคัญต่อการเสร็จสิ้นโครงการของคุณได้

คุณพร้อมที่จะยกระดับทักษะการจัดการโครงการของคุณด้วย ClickUp หรือยัง?ลงทะเบียนใช้ ClickUp ฟรี