Ditt team är entusiastiskt över generativ AI, men alla använder olika verktyg utan någon övervakning. Utan tydliga riktlinjer utsätter du ditt företag för AI-spridning – den oplanerade spridningen av AI-verktyg, modeller och plattformar utan övervakning, strategi eller kontroll.
Detta leder till risker för dataintegriteten, inkonsekvent arbetskvalitet och stora problem med efterlevnaden, eftersom anställda omedvetet matar in konfidentiell information i offentliga AI-modeller.
De resulterande bristerna i ansvarsskyldigheten är svåra och tidskrävande att lösa, och 69 % av företagen misstänker eller har bevis för att anställda använder förbjudna AI-verktyg.
Den här artikeln guidar dig genom 10 kostnadsfria mallar för arbetsflöden för AI-användningspolicyer som omvandlar dina skriftliga riktlinjer till verkställbara, spårbara processer.
10 kostnadsfria mallar för arbetsflöden för AI-användningspolicy i korthet
| Mallnamn | Länk för nedladdning | Perfekt för | Bästa funktioner |
| Mall för personalhandböcker, policyer och procedurer från ClickUp™ | Få en gratis mall | Team som skapar sin första AI-policyhandbok eller samlar spridda riktlinjer till en central källa för information. | 12 fördefinierade policyavsnitt; inbyggd versionskontroll och revisionshistorik; spårning av bekräftelser; anpassade fält för taggning efter avdelning, risknivå eller nästa granskningsdatum |
| Mall för företagspolicy från ClickUp | Få en gratis mall | Team som behöver en fokuserad policy för acceptabel användning av AI som ett fristående dokument (utan att hantera en fullständig handbok) | Avsnitt med policyöversikt; godkännandearbetsflöde via uppgiftsfördelning (juridik, HR, ledning); påminnelser om ikraftträdandedatum och granskning via anpassade fält; länkade resurser (utbildning, vanliga frågor, dokument om efterlevnad) |
| Mall för styrningsplan från ClickUp | Få en gratis mall | Organisationer som implementerar formell AI-styrning med definierade beslutsroller och tillsyn | Kartläggning av styrningsstruktur (ägande och ansvar); register för riskbedömning; möteskalender för styrningsgranskningar; beslutslogg |
| IT-säkerhetsmall från ClickUp | Få en gratis mall | IT- och säkerhetsteam som dokumenterar de tekniska kontroller som stöder AI-styrning (åtkomst, dataskydd, verktygsgranskning) | Dokumentation av åtkomstkontroll och rollbaserade behörigheter; matris för dataklassificering kopplad till användningsbehörigheter; incidenthanteringsprocedurer för AI-relaterade överträdelser; checklista för leverantörsbedömning för leverantörer av AI-verktyg |
| Process- och procedurmall från ClickUp | Få en gratis mall | Team som omvandlar AI-policyer till repeterbara, stegvisa procedurer som anställda kan följa dagligen | Steg-för-steg-beskrivningar av arbetsflöden; rolltilldelningar för varje steg; kontrollpunkter för efterlevnad via inbäddade checklistor; visualisering av processflödet för en snabb överblick |
| Mall för implementeringshantering från ClickUp | Få en gratis mall | Team som inför en AI-policy på arbetsplatsen och hanterar utkast, utbildning, lansering och införande som ett projekt | Stegvis tidsplan för införande med beroenden; kommunikation med intressenter och spårning av bekräftelser; hantering av utbildningsuppgifter och spårning av slutförande; antagningsmått via anpassade fält |
| Mall för internrevisionschecklista från ClickUp | Få en gratis mall | Compliance-, risk- och internrevisionsteam som utför återkommande granskningar av AI-användningen mot policyn | Fördefinierad checklista med granskningskriterier; insamling av bevis via bilagor (skärmdumpar, loggar, dokument); kategorisering efter allvarlighetsgrad och nödvändiga åtgärder; spårning av korrigerande åtgärder |
| Mall för checklista för intern kontroll från ClickUp | Få en gratis mall | Team som övervakar kontroller proaktivt för att förhindra överträdelser av AI-policyer (istället för att endast granska i efterhand) | Kontrollmål (vad varje kontroll förhindrar/upptäcker); dokumenterade testprocedurer; kontrollansvariga för ansvarsskyldighet; loggning av undantag med dokumenterad affärsmässig motivering |
| Revisionspolicy-mall från ClickUp | Få en gratis mall | Organisationer som standardiserar hur AI-revisioner genomförs (omfattning, frekvens, kvalifikationer, rapportering) | Definition av revisionsomfång (verktyg, aktiviteter, team); revisionsfrekvens och utlösande faktorer; revisorns kvalifikationer/utbildningskrav; standardiserade rapporteringskrav för revisionsresultat |
| Mall för AI-användningspolicy från HubSpot för nystartade företag | Ladda ner denna mall | Startups och team i tidiga skeden som behöver en snabb grundläggande AI-policy utan dedikerade resurser för efterlevnad/juridik. | Startup-vänligt språk; anpassningsanvisningar; snabb implementering med minimala revideringar |
Vad är en policy för AI-användning?
En policy för AI-användning är ett formellt dokument som sätter stopp för kaoset. Det är en enda källa till sanning som exakt beskriver hur anställda kan – och inte kan – använda AI-verktyg i sitt arbete. Det här är inte bara ännu en informell riktlinje, utan en dokumenterad, verkställbar standard som skyddar din organisation.
En effektiv AI-policy för företag behandlar vanligtvis följande:
- Godkända AI-verktyg: En tydlig lista över vilka plattformar som är godkända för användning
- Förbjudna användningsområden: Aktiviteter som uttryckligen är förbjudna, såsom att mata in känslig kundinformation i en offentlig chatbot.
- Datahantering: Regler för vilka typer av information som kan delas med AI-system
- Granskning av resultat: Krav på mänsklig övervakning innan AI-genererat innehåll används
- Ansvarighet: En tydlig befälsordning för vem som ansvarar för att genomföra policyn och hantera förfrågningar
📮ClickUp Insight: 88 % av våra undersökningsdeltagare använder AI för sina personliga uppgifter, men över 50 % drar sig för att använda det på jobbet. De tre största hindren? Brist på smidig integration, kunskapsluckor eller säkerhetsproblem.
Men vad händer om AI är inbyggt i din arbetsyta och redan är säkert? ClickUp Brain, ClickUps inbyggda AI-assistent, gör detta till verklighet. Den förstår uppmaningar i klartext och löser alla tre problem med AI-implementering samtidigt som den kopplar samman din chatt, dina uppgifter, dokument och kunskap i hela arbetsytan. Hitta svar och insikter med ett enda klick!
Varför ditt team behöver en arbetsflödesmall för AI-användningspolicy
Du har alltså skrivit en policy för acceptabel användning av AI. Problemet är att den nu ligger på en delad hårddisk och samlar digitalt damm. En policy som ingen läser är detsamma som att inte ha någon policy alls, vilket skapar en falsk känsla av säkerhet medan riskfyllt beteende fortsätter okontrollerat.
Istället för att hoppas att människor kommer ihåg reglerna bör du integrera efterlevnaden direkt i deras dagliga arbete. Detta är nyckeln till effektiv tillämpning av AI-policyer.
En arbetsflödesmall förvandlar din policy från ett passivt dokument till en aktiv, automatiserad process med tydliga fördelar:
- Konsekvens: Alla teammedlemmar följer exakt samma steg för AI-verktygsförfrågningar, godkännanden och incidentrapportering.
- Synlighet: Ledningen får en realtidsbaserad, granskbar översikt över hur AI används, av vem och i vilket syfte.
- Anpassningsförmåga: När AI-reglerna ändras kan du uppdatera arbetsflödet en gång, och den nya processen distribueras omedelbart till alla utan att det krävs omskolning för hela företaget.
- Ansvarsskyldighet: Med tydligt ansvar för granskningar, hantering av undantag och efterlevnadsrevisioner faller ingenting mellan stolarna.
💡 Proffstips: ClickUp centraliserar skapandet av policyer, spårning och samarbete tillsammans med AI-projektarbetsflöden, vilket minskar fragmenteringen av verktyg och förbättrar styrningen.
Vad bör en policy för AI-användning innehålla?
Innan du väljer en mall måste du veta hur en bra mall ser ut. Ditt team kanske frestas att bara skriva några snabba regler, men en svag policy gör dig lika utsatt som om du inte hade någon alls. En omfattande AI-policy för arbetsplatsen är din första försvarslinje mot AI-spridning och efterlevnadsrisker.
Använd denna lista för att säkerställa att din policy täcker alla kritiska områden.
- Omfattning och tillämplighet: Ange tydligt vilka anställda, entreprenörer och avdelningar policyn gäller för.
- Lista över godkända verktyg: Underhåll en dynamisk lista över godkända AI-plattformar och processen för att begära och granska nya.
- Förbjudna aktiviteter: Definiera tydliga gränser, till exempel att ingen personlig identifierbar information (PII) eller konfidentiella kunduppgifter får matas in i offentliga AI-verktyg.
- Dataklassificering: Tillhandahåll ett enkelt ramverk för anställda så att de kan avgöra vilken information som är säker att använda med AI-system baserat på dess känslighet.
- Krav på mänsklig övervakning: Ange när AI-genererade resultat måste granskas och verifieras av en människa innan de används.
- Incidentrapportering: Skapa en enkel process för anställda att flagga policyöverträdelser eller potentiella AI-relaterade säkerhetsproblem
- Utbildning och bekräftelse: Dokumentera hur anställda kommer att utbildas i policyn och hur de kommer att bekräfta att de har läst och förstått den.
- Granskningsfrekvens: Definiera hur ofta policyn ska granskas och uppdateras för att hålla jämna steg med ny teknik och nya regler.
📮ClickUp Insight: Medan 34 % av användarna har fullt förtroende för AI-system, har en något större grupp (38 %) en inställning som kan beskrivas som ”lita men verifiera”.
Ett fristående verktyg som inte är anpassat till din arbetsmiljö medför ofta en högre risk för felaktiga eller otillfredsställande svar.
Det är därför vi har utvecklat ClickUp Brain, AI-tekniken som kopplar samman din projektledning, kunskapshantering och samverkan över hela din arbetsyta och integrerade verktyg från tredje part. Få kontextuella svar utan att behöva växla mellan olika verktyg och upplev en 2–3 gånger högre arbetseffektivitet, precis som våra kunder på Seequent.
10 kostnadsfria mallar för arbetsflöden för AI-användningspolicy
Att starta din AI-styrning från ett tomt blad kräver mycket tid och ansträngning. Du undrar vad du ska inkludera, hur du ska strukturera det och hur du ska göra det genomförbart. Detta leder till förseningar som förlänger ditt företags exponering för risker.
Dessa mallar för arbetsflöden för AI-användningspolicy ger dig den struktur du behöver för att snabbt bygga upp ett omfattande styrningsramverk. Istället för att börja från scratch kan du anpassa dessa mallar efter din organisations specifika behov, oavsett om du är ett nystartat företag eller ett stort företag.
1. Mall för personalhandböcker, policyer och rutiner från ClickUp™
Mallen för personalhandböcker, policyer och procedurer från ClickUp är ett omfattande ramverk för att dokumentera alla företagspolicyer, inklusive dina nya riktlinjer för AI-användning, på en central och lättillgänglig plats.
De är perfekta för organisationer som utarbetar sin första formella AI-policy eller samlar spridda riktlinjer i en enda, auktoritativ handbok.
Varför du kommer att gilla den här mallen:
- Fördefinierade policyavsnitt: Börja med 12 färdiga policyklausuler som täcker dataklassificering, godkända verktygslistor och incidentrapportering – anpassa språket så att det passar din bransch.
- Versionskontroll: Spåra automatiskt varje uppdatering av din AI-policy med inbyggd revisionshistorik, så att du alltid har en tydlig översikt över vad som har ändrats och när.
- Spårning av bekräftelser: Sluta jaga efter underskrifter genom att övervaka vilka anställda som har granskat och godkänt policyn direkt i systemet
- ClickUp Custom Fields: Organisera dina policyer genom att tagga dem efter avdelning, risknivå eller nästa granskningsdatum för enkel filtrering och rapportering.
2. Mall för företagspolicy från ClickUp
Använd ClickUps mall för företagspolicy för att skapa ett fokuserat, individuellt dokument för AI-användningspolicy med en tydlig struktur och inbyggda godkännandearbetsflöden.
De är perfekta för team som behöver en särskild policy för acceptabel användning av AI utan att behöva hantera en komplex personalhandbok.
Varför du kommer att gilla den här mallen:
- Avsnittet Policyöversikt: Definiera policyens syfte, omfattning och tillämplighet högst upp så att läsarna omedelbart förstår vad som omfattas.
- Godkännandearbetsflöde: Eliminera e-postväxlingen med inbyggda ClickUp Tasks-uppdrag som automatiskt vidarebefordrar policyn till juridikavdelningen, HR och ledningen för godkännande.
- Effektiv datumspårning: Använd ClickUp Custom Fields för att logga när en policy träder i kraft och ställa in automatiska påminnelser för när det är dags för nästa granskning.
- Länkade resurser: Håll allt sammankopplat genom att bifoga utbildningsmaterial, vanliga frågor eller externa efterlevnadsdokument direkt till policyn.
3. Mall för styrningsplan från ClickUp
ClickUps mall för styrningsplan är en mall för strategisk planering som hjälper dig att etablera det kompletta organisatoriska ramverk som behövs för att skapa, genomdriva och uppdatera dina AI-policyer över tid.
De passar bäst för organisationer som implementerar formell AI-styrning med definierade roller, ansvarsområden och beslutsprocesser.
Varför du kommer att gilla den här mallen:
- Kartläggning av styrningsstruktur: Definiera visuellt vem som ansvarar för beslut om AI-policy, från verkställande sponsorer till avdelningschefer.
- Avsnitt om riskbedömning: Skapa ett centralt arkiv för att dokumentera potentiella AI-risker och de strategier du kommer att använda för att hantera dem.
- Mötesfrekvensspårare: Planera och hantera återkommande granskningar av styrningskommittén för att säkerställa en konsekvent övervakning.
- Beslutslogg: För en granskbar logg över viktiga styrningsbeslut, inklusive motiveringar och resultat, för framtida referens.
💡 Proffstips: Ge användarna möjlighet att själva ta del av och förstå policyerna i ClickUp. Samla alla dina policyer på ett enda ställe med ClickUpDocs och markera de viktigaste som wikis. Enterprise Search i ClickUp säkerställer att sökare snabbt kan få svar och AI-sammanfattningar efter behov.
I videon nedan visas hur du använder AI som ett internt sökverktyg.
4. IT-säkerhetsmall från ClickUp
Ta itu med den tekniska grunden för din AI-styrning genom att dokumentera åtkomstkontroller, dataskyddsåtgärder och leverantörers säkerhetsprotokoll. ClickUps mall för IT-säkerhet är utformad för IT- och säkerhetsteam som prioriterar de tekniska aspekterna av AI-användning, såsom begränsningar för datainmatning och granskning av verktyg.
Varför du kommer att gilla den här mallen:
- Dokumentation av åtkomstkontroll: Definiera exakt vem som kan använda vilka AI-verktyg och på vilka behörighetsnivåer för att genomdriva rollbaserad åtkomst.
- Dataklassificeringsmatris: Kartlägg datakänslighetsnivåer till specifika AI-användningstillstånd, vilket ger anställda tydliga riktlinjer för vad som är säkert att dela.
- Procedurer för incidenthantering: Dokumentera proaktivt steg-för-steg-procedurer för hantering av AI-relaterade säkerhetsöverträdelser innan de inträffar.
- Checklista för leverantörsbedömning: Standardisera hur du utvärderar nya leverantörer av AI-verktyg mot ditt företags säkerhetskrav.
5. Mall för processer och procedurer från ClickUp
Förvandla dina övergripande policyuttalanden till konkreta, repeterbara procedurer som anställda kan följa utan att behöva gissa. ClickUps mall för processer och procedurer är perfekt för team som behöver visa anställda exakt hur de ska begära, använda och rapportera om AI-verktyg i sitt dagliga arbete.
Varför du kommer att gilla den här mallen:
- Steg-för-steg-uppdelning av uppgifter: Definiera varje steg i arbetsflödet för användning av AI-verktyg, från den initiala begäran till den slutliga granskningen av resultatet.
- Rollfördelning: Klargör vem som är ansvarig för varje steg i proceduren för att undvika förvirring och säkerställa ansvarsskyldighet.
- ClickUp-checklistor: Bädda in efterlevnadskontroller direkt i dina procedurer med hjälp av kapslade checklistor som måste fyllas i vid varje steg.
- Visualisering av processflöden: Kartlägg dina procedurer visuellt med hjälp av diagram så att alla lättare kan förstå dem med ett ögonkast.
6. Mall för implementeringshantering från ClickUp
Behandla implementeringen av din AI-policy som ett formellt projekt med tydliga milstolpar, uppgifter och deadlines för att säkerställa att ingenting faller mellan stolarna under lanseringen. ClickUps mall för implementeringshantering är utformad för team som lanserar en ny AI-policy på arbetsplatsen och behöver hantera alla rörliga delar, från utkast till utbildning och införande.
Varför du kommer att gilla den här mallen:
- Tidsplan för lansering: Planera lanseringen av din policy i etapper, med beroenden och deadlines tydligt angivna i ett ClickUp Gantt-diagram.
- Kommunikationsspårare för intressenter: Logga all kontakt med olika avdelningar och spåra deras bekräftelsestatus på ett och samma ställe
- Hantering av utbildningsuppgifter: Tilldela och övervaka genomförandet av utbildningar i AI-policy för alla berörda medarbetare
- Användningsstatistik: Använd ClickUp Custom Fields för att spåra policymedvetenhet och efterlevnadsgrad i hela organisationen efter lanseringen.
💡 Proffstips: Ambient Answers, en förkonfigurerad Autopilot Agent som finns tillgänglig i chattkanaler, ger detaljerade, korrekta och kontextmedvetna svar på ditt teams frågor.
7. Mall för internrevisionschecklista från ClickUp
Gör regelbundna granskningar av ditt företags AI-användning mot dina fastställda policyer med Clickups mall för internrevisionschecklista. Den är utformad för compliance-, risk- och internrevisionsteam som behöver genomföra AI-policyrevisioner enligt ett regelbundet schema.
Varför du kommer att gilla den här mallen:
- Checklista för revisionskriterier: Spara tid med fördefinierade punkter som ska verifieras vid varje AI-policyrevision, vilket säkerställer enhetlighet mellan granskningarna.
- Bevisinsamling: Bifoga stödjande dokumentation, skärmdumpar eller loggar direkt till varje revisionspost för att skapa en fullständig och försvarbar dokumentation.
- Kategorisering: Tagga problem efter allvarlighetsgrad (t.ex. hög, medel, låg) och nödvändiga åtgärder för att prioritera åtgärdsinsatser.
- Uppföljning av korrigerande åtgärder: Tilldela korrigerande åtgärder för alla revisionsresultat och övervaka deras status tills de är helt lösta.
8. Mall för checklista för intern kontroll från ClickUp
Gå från reaktiv revision till proaktiv kontrollövervakning genom att regelbundet verifiera att dina AI-skyddsåtgärder fungerar som avsett. ClickUps mall för intern kontroll hjälper team att förebygga brott mot AI-policyn innan de inträffar, istället för att bara upptäcka dem i efterhand.
Varför du kommer att gilla den här mallen:
- Kontrollmål: Definiera tydligt vad varje intern kontroll är avsedd att förhindra eller upptäcka (t.ex. ”Förhindra att personuppgifter matas in i offentliga AI-verktyg”).
- Testprocedurer: Dokumentera de exakta steg som krävs för att verifiera att varje kontroll fungerar korrekt.
- Kontrollera ägaruppdrag: Förtydliga ansvaret genom att tilldela varje säkerhetsåtgärd till en specifik person eller ett specifikt team i olika avdelningar.
- Undantagsloggning: Skapa en formell process för att spåra fall där kontroller har kringgåtts och dokumentera affärsmässiga skäl.
9. Mall för revisionspolicy från ClickUp
Skapa ett metaskikt i ditt styrningsprogram genom att formalisera hur, när och av vem dina AI-policyrevisioner ska genomföras. Revisionspolicymallen från ClickUp är avsedd för organisationer som är redo att standardisera sin approach till efterlevnadsgranskningar med dokumenterade standarder och scheman.
Varför du kommer att gilla den här mallen:
- Definition av revisionsomfång: Ange vilka AI-aktiviteter, verktyg och team som omfattas av dina revisionsgranskningar
- Revisionsfrekvens: Fastställ en tydlig granskningsrytm – oavsett om det är kvartalsvis, årligen eller utlöst av specifika händelser som införandet av ett nytt verktyg.
- Revisors kvalifikationer: Definiera kriterierna och den utbildning som krävs för personer som är behöriga att genomföra revisioner av AI-policyer.
- Rapporteringskrav: Standardisera formatet för hur revisionsresultat dokumenteras och kommuniceras till ledningen och andra intressenter.
💡 Proffstips: Behöver du hjälp med att ändra befintliga AI-policyer på din arbetsplats? ClickUp Brains generativa AI kan hjälpa dig. Ge bara en uppmaning så ändrar den texten efter dina behov.
10. Mall för AI-användningspolicy från HubSpot för nystartade företag
Få en snabbstartad AI-policy utan att behöva bygga den från grunden med HubSpot for Startups mall för AI-användningspolicy, ett färdigt dokument som är utformat för mindre team och nystartade företag. Det är ett utmärkt val för företag i ett tidigt skede som behöver etablera styrning nu men som kanske saknar dedikerad personal inom juridik eller regelefterlevnad.
Varför du kommer att gilla den här mallen:
- Startup-vänligt språk: Policyn är skriven med tanke på team som inte har specialiserad expertis inom regelefterlevnad.
- Viktiga policyavsnitt: Den täcker det väsentliga, inklusive acceptabel användning, datarestriktioner och krav på offentliggörande.
- Anpassningsvägledning: Mallen innehåller användbara anteckningar om hur olika avsnitt kan anpassas för specifika branscher eller affärsmodeller.
- Snabb implementering: De är utformade för snabb implementering, så att du kan få en grundläggande policy på plats med minimala revideringar.
Här är en kort sammanfattning av alla sätt som AI i ClickUp hjälper dig att bli mer produktiv på jobbet:
Skapa effektiva AI-styrningsprocesser med ClickUp
AI-styrning kräver mer än ett statiskt dokument – det behövs arbetsflöden som integrerar policyn i den dagliga verksamheten, tydligt ägarskap och regelbundna granskningar. Team som inför AI utan strukturerade policyer riskerar att drabbas av AI-spridning, efterlevnadsrisker och inkonsekventa rutiner.
Mallar för AI-arbetsflöden utgör ett ramverk för att styra AI-användningen utan att behöva bygga upp något från grunden. I takt med att AI-funktionerna utökas och reglerna skärps kommer organisationer med dokumenterade, verkställbara policyer att anpassa sig snabbare än de som kämpar för att hinna ikapp.
Kom igång gratis med ClickUp och skapa ditt arbetsflöde för AI-användningspolicy redan idag.
Vanliga frågor
En policy för AI-användning definierar de dagliga reglerna för anställda, medan en policy för AI-styrning är det övergripande ramverket för hur din organisation hanterar AI-risker och -strategier. Tänk på användning som ”vad” och styrning som ”hur och varför”.
Arbetsflödesmallar förvandlar din policy till en interaktiv process. De integrerar efterlevnadskontroller och godkännanden direkt i dagliga uppgifter, vilket skapar en automatisk revisionsspår och säkerställer att reglerna följs utan att man behöver förlita sig på minnet.
En policy för användning av AI inom företaget bör omfatta alla anställda, entreprenörer och tredjepartsleverantörer som har tillgång till företagets system eller data. I princip måste alla som kan komma att använda AI-verktyg i sitt arbete för organisationen inkluderas.
De flesta organisationer granskar sina policyer för AI-användning kvartalsvis eller när en betydande förändring inträffar, till exempel införandet av ett nytt AI-verktyg, en större uppdatering av regelverket eller en säkerhetsincident. Din policy bör innehålla en fastställd granskningsfrekvens för att förhindra att den blir föråldrad.