Har du någonsin undrat varför vissa evenemang säljer slut på några minuter medan andra har svårt att få bort biljetterna? Hemligheten ligger i en marknadsföringsplan som skapar spänning och brådska långt innan dörrarna öppnas. Ett fantastiskt evenemang förtjänar en publik som matchar det, men de kommer inte att hitta dig av en slump.
Det är därför det är så viktigt att veta hur man marknadsför evenemang. Det säkerställer att potentiella deltagare som gärna vill vara där inte missar chansen.
I den här artikeln går vi igenom genomtänkta sätt att sprida budskapet och ge liv åt ditt evenemang, från att dela rätt information online till att skapa små detaljer som får människor att känna sig välkomna.
⭐ Utvalda mallar
ClickUps mall för evenemangsmarknadsföring hjälper till att förenkla den kaotiska planeringen genom att samla alla detaljer på ett lättanvänt ställe. Oavsett om det handlar om att sätta upp kampanjer, samordna marknadsföring eller spåra resultat, finns allt på ett och samma ställe.
Varför marknadsföring av evenemang är viktigt
I oktober 2012 bestämde sig den österrikiske fallskärmshoppare Felix Baumgartner, sponsrad av Red Bull, för att hoppa från stratosfären och bryta ljudvallen i fritt fall.
Vid första anblicken kunde det ha varit ännu ett extremsportevent. Men det var Red Bulls sätt att förvandla det till ett gemensamt globalt ögonblick som gjorde det legendariskt. Evenemanget sändes live på YouTube, där miljontals människor tittade på när historien utspelade sig i realtid.
Och marknadsföringen? Red Bull byggde upp förväntningarna under flera månader genom att dela med sig av glimtar bakom kulisserna, pressuppdateringar och slående bilder som en del av sin evenemangsreklam på olika sociala medieplattformar.
Över 8 miljoner människor tittade på livestreamen samtidigt, vilket var ett rekord vid den tiden. Och Red Bull blev ett varumärke som ingen kunde glömma.
Resultatet är kraften i positiv evenemangsmarknadsföring. ✨
Här är några andra bra sätt på vilka evenemangsmarknadsföring kan göra skillnad:
✅ Skapa minnen som människor vill dela med sig av och förvandla ditt evenemang till en berättelse som lever långt bortom rummet eller skärmen.
✅ Hjälper dig att nå din målgrupp där de befinner sig, så att de som är mest intresserade får reda på evenemanget i tid för att kunna delta.
✅ Ökar medvetenheten om ditt varumärke, din sak eller din idé genom att placera den i samtal som fortsätter även efter att evenemanget är slut.
✅ Uppmuntrar potentiella evenemangsdeltagare att bli aktiva deltagare med användargenererat innehåll, vilket skapar entusiasm som sprider sig genom mun till mun-metoden och delning på sociala medier.
✅ Skapa momentum för ditt nästa evenemang, eftersom ett välmarknadsfört evenemang gör att människor ser fram emot det som kommer efteråt.
📖 Läs också: Bästa gratisprogramvaran för evenemangsplanering
5 strategier för marknadsföring före evenemanget för att väcka intresse
Som du säkert förstår är veckorna före evenemanget lika viktiga som själva dagen.
Anmälningarna tenderar att komma in sent, och att övertyga upptagna människor att anmäla sig känns som att dra ut tänder. Och eftersom de flesta pengarna går till själva evenemanget är budgetarna snäva.
Men det finns några strategier för att möta dessa utmaningar direkt. Låt oss titta på hur du kan marknadsföra ditt evenemang under veckorna och dagarna före den stora dagen.
1. Ta reda på vem du bjuder in
Ett av de vanligaste misstagen är att anta att ditt evenemang är "för alla". Det är det aldrig. Att begränsa din målgrupp sparar pengar, skärper ditt budskap och får faktiskt människor att säga ja.
Om du inte vet vem du pratar med kommer du att få en intetsägande flygblad eller ett generiskt LinkedIn-inlägg som inte når fram. Det är bortkastad möda.
Segmentera istället din lista: lokala samhällsmedlemmar, tidigare deltagare eller en nischgrupp som ”mellanchefer inom hälso- och sjukvården”. Tala direkt till dem med ditt evenemangsämne och andra detaljer, och se hur ditt evenemangs synlighet ökar.
💡 Proffstips: Gå igenom tidigare data från din evenemangsapp eller evenemangssidor. Vilken grupp registrerade sig snabbast? Vilken grupp uteblev oftast? Att känna till dessa uppgifter hjälper dig att rikta in dig på de personer som är mest benägna att delta i ditt kommande evenemang.
2. Förvandla din inbjudan till en berättelse, inte ett meddelande
Här är en realitet: ingen kommer ihåg datum och tider i sig. ”Fredag, kl. 18, sal B” kommer inte att locka deltagare till evenemanget. Människor kommer ihåg berättelser – vad de kommer att lära sig, vem de kommer att träffa eller den känsla de kommer att gå därifrån med.
Naturligtvis måste du offentliggöra de viktigaste detaljerna om evenemanget. Men tänk också på de utmaningar som din publik står inför.
Sparar ditt evenemang tid för dem? Ger det dem tillgång till röster som de normalt kanske inte hör? Hjälper det dem att undvika misstag? Din strategi för att marknadsföra evenemanget bör lyfta fram det problem du löser åt dem.
📌 Exempel: En skatterådgivare hade svårt att få anmälningar till sina webbseminarier. Hennes ursprungliga ämnesrad var ”Skatteseminarium 2024”. Hon skrev om den till ”Sluta förlora pengar: 5 misstag som småföretag gör vid deklarationstidpunkten”. Plötsligt började folk vidarebefordra hennes e-postmeddelanden och anmälningarna ökade.
📮 ClickUp Insight: 92 % av arbetstagarna förlitar sig på spridda metoder för att spåra åtgärdspunkter, vilket leder till missade beslut och långsammare genomförande. Från uppföljningsanteckningar till kalkylblad går viktiga detaljer ofta förlorade längs vägen.
Med ClickUps uppgiftshantering kan varje konversation omvandlas till en genomförbar uppgift, vilket gör att ditt team kan arbeta snabbt, fokuserat och synkroniserat.
3. Skiktade kanaler med avsikt
Din evenemangswebbplats kanske ser snygg ut, men den är bara en del av pusslet. Om du förlitar dig på en enda kanal riskerar du att missa större delen av din publik.
Utmaningen är att människor är spridda: vissa lever på Instagram, andra öppnar e-post religiöst, medan LinkedIn kanske är din enda väg in till företagsköpare.
Nyckeln är inte att "vara överallt", utan att använda varje kanal för det den gör bäst:
- E-postmeddelanden för påminnelser och nedräkningar
- Instagram-berättelser för en titt bakom kulisserna
- LinkedIn-inlägg för tankeledarskap
- Facebook-evenemang för RSVP
4. Uppmuntra tidigt engagemang
Alla evenemangsplanerare känner till den sjunkande känslan av tomma registreringspaneler tre veckor före ett evenemang. Folk älskar att vänta till sista minuten, men det orsakar kaos för catering, hotellbokningar och sponsorns förtroende. Lösningen är att belöna folk för att de anmäler sig tidigt.
Om du inte vill sänka priserna kan du erbjuda exklusivitet. Du kan till exempel ge tidiga anmälda förtur till populära workshops, en VIP-träff eller till och med en nedladdningsbar bonus.
Målet är att göra väntan riskabel.
📌 Exempel: En hälsocoach som erbjöd ett gratis evenemang lovade de första 50 anmälda en digital meditationsguide. Det kostade ingenting att distribuera, men skapade en känsla av brådska. Inom en vecka hade hon tillräckligt många anmälningar för att med självförtroende kunna kontakta evenemangssponsorer.
📖 Läs också: Hur man använder AI för evenemangsplanering
5. Låna förtroende från partners och röster som människor redan följer
En av de svåraste delarna av marknadsföring är att bryta igenom skepticismens mur. Varför ska människor lita på dig tillräckligt för att ge upp sin tid?
Här kan evenemangssponsorer, partners eller influencers hjälpa till. Deras trovärdighet smittar av sig på ditt evenemang och deras publik blir din.
De bästa samarbetena är inte med de största namnen utan med de mest relevanta. Det som är viktigt är överlappningen: deras publik bör likna dina potentiella deltagare.
5 strategier för evenemangsmarknadsföring under evenemanget
I slutet av 1800-talet öppnade Guinness sitt bryggeri i Dublin och välkomnade lokalbefolkningen. Folk kunde se hur ölet tillverkades och till och med dricka en pint efteråt.
Det gav besökarna, som blev kunder, en historia som de kunde ta med sig hem och dela med sig av.
På sätt och vis var detta ett av de allra första evenemangen som anordnades av ett företag. Numera är fabriksvisningar dock ganska vanliga. Därför behöver du några nya strategier. Låt oss gå igenom ett par stycken:
1. Dela berättelsen medan den utvecklas
Marknadsföring av evenemang i sociala medier i realtid är det som skiljer evenemang som försvinner nästa dag från dem som lever kvar i minnet.
Publicera höjdpunkter när de inträffar. Dela utdrag från talare, publikens reaktioner eller en kort filmklipp av ett viktigt tillkännagivande. Detta ger deltagarna en känsla av erkännande och visar personer som tittar online att de går miste om något betydelsefullt.
💡 Proffstips: Sätt ihop ett litet innehållsteam som helt fokuserar på uppdateringar i realtid. Om du förlitar dig på det huvudsakliga organisationsteamet kommer marknadsföringen alltid att hamna i bakgrunden jämfört med den operativa verksamheten.
2. Sätt deltagarna i centrum
Människor litar mer på sina jämlikar än på polerade inlägg från arrangörerna. Gör det enkelt för deltagarna att dela genom att ge dem uppmaningar, bilder och skäl att posta.
En fotobås med ditt varumärke, en giveaway kopplad till delning på sociala medier eller ett utrop från scenen kan göra underverk.
📌 Exempel: En lokal konstfestival satte upp muralmålningar med evenemangets unika hashtag målad över dem. Besökarna ställde sig i kö för att ta foton och lägga upp dem på Instagram. Arrangörerna behövde inte aktivt marknadsföra evenemanget på sociala medier, eftersom deltagarna tog på sig större delen av arbetet.
3. Visa vad som händer bakom kulisserna
Deltagarna älskar den polerade produkten, men utomstående känner ofta mer för den råa, mänskliga sidan. Att dela glimtar bakom kulisserna skapar intimitet och äkthet.
Visa en talare som värmer upp, en snabb pratstund med en volontär eller teamet som förbereder sig innan dörrarna öppnas.
För hybridevenemang är detta också ett sätt att få virtuella deltagare att känna sig som en del av atmosfären istället för som utomstående som tittar på en feed.
📌 Exempel: Vid en hybridmusikshowcase gick teamet live på Instagram från backstage tio minuter före första akten. Fans som tittade hemifrån översvämmade chatten med kommentarer, och många köpte sista minuten-tillgång till livestreamen. Den spontana feedgen genererade fler biljettförsäljningar än någon betald annons de hade kört tidigare.
4. Skapa små scener för din publik
Evenemang handlar inte bara om vad som händer på huvudscenen. Deltagarna själva är de mest inflytelserika berättarna.
Fånga deras röster genom att hålla snabba frågestunder, spela in korta vittnesmål eller göra intervjuer i stil med "röda mattan" för sociala medier. Detta förvandlar deltagarna till förespråkare och multiplicerar ditt innehållsutbud omedelbart.
5. Håll onlinepubliken aktiv
Hybridarrangemang är inte längre någon sällsynthet. Utan en plan för att engagera online-deltagarna riskerar du att förlora en stor del av din publik.
Livestreama viktiga sessioner, skapa interaktiva omröstningar, anordna tävlingar på dina sociala medier och lägg upp resurser i chatten i realtid. När deltagare på distans känner sig engagerade stannar de längre och är mer benägna att anmäla sig till framtida evenemang.
5 sätt att lyckas med marknadsföring efter evenemanget
Det bästa du kan göra efter ett evenemang är att se till att du har en stark drivkraft att anteckna och dokumentera åtgärder medan samtalen pågår, och att du stöder säljarna i att så snabbt som möjligt få ut högst personliga uppföljningar.
Det bästa du kan göra efter ett evenemang är att se till att du har en stark drivkraft att anteckna och dokumentera åtgärder medan samtalen pågår, och att du stöder säljarna i att så snabbt som möjligt få ut högst personliga uppföljningar.
Det är ett bra råd från denna Reddit-användare. Men det är bara början.
Efter evenemanget förlänger du i princip livslängden på ditt evenemang.
Det här är din chans att fördjupa relationerna med deltagarna och omvandla den dynamik du har byggt upp till något som ger långsiktig effekt. Så här ser du till att ditt evenemang inte tar slut när dörrarna stängs.
1. Agera medan minnet är färskt
För varje dag du dröjer med uppföljningen minskar engagemanget kraftigt. Deltagarna blir upptagna, inkorgarna förblir överfulla och detaljerna glöms bort snabbt.
Skicka ett tackmeddelande inom 24 timmar, där du lyfter fram viktiga ögonblick och delar med dig av användbara resurser. Detta håller energin uppe. Om du väntar en vecka är gnistan borta.
📖 Läs också: Bästa CRM för evenemangshantering
2. Skapa en hubb efter evenemanget
Din evenemangswebbplats bör utvecklas till en samlingsplats för sammanfattningar.
Här kan deltagarna återvända till sessionerna, de som inte kunde närvara ta igen det de missade och potentiella deltagare till ditt nästa evenemang se bevis på dess värde.
Fyll det med inspelningar, presentationsbilder, ett fotogalleri, statistik och utmärkande citat. Gör det till en destination som är värd att dela.
📖 Läs också: Hur man skapar en checklista för evenemangsplanering
3. Segmentera din marknadsföring
Alla deltagare är inte lika. Någon som stannade kvar till avslutningsanförandet skiljer sig mycket från en deltagare som aldrig loggade in.
Segmentera din publik och anpassa din marknadsföring därefter. Skicka ett meddelande med höjdpunkter till dem som inte kom till evenemanget. Erbjud engagerade deltagare möjligheter till nästa steg, till exempel en demo eller tidig registrering för framtida evenemang.
💡 Proffstips: Bädda in knappar för delning på sociala medier så att deltagarna kan publicera höjdpunkter i sina egna nätverk med ett enda klick.
4. Återanvänd ditt innehåll
Du har redan gjort det svåraste: skapa fantastiska sessioner, visuella presentationer och konversationer. Nu är det dags att sätta det innehållet i arbete.
Omvandla keynote-videor till blogginlägg, breakout-sessioner till poddar och evenemangshöjdpunkter till LinkedIn-karuseller. Genom att återanvända materialet kan du marknadsföra ditt evenemang långt bortom ett enda datum.
📌 Exempel: Tänk dig att en designbyrå klippte ut 30 sekunders höjdpunkter från sin konferens och publicerade dem varje vecka på Instagram. Drip-kampanjen förlängde buzzet i nästan tre månader och lockade nya prenumeranter till deras mailinglista.
5. Håll konversationerna igång
Ditt evenemang är en möjlighet att bygga en gemenskap. Marknadsföring efter evenemanget fungerar bäst när du ger människor ett utrymme att fortsätta hålla kontakten.
Skapa en LinkedIn- eller Slack-grupp, dela ytterligare resurser eller genomför en snabb uppföljning med frågor och svar med dina talare. När deltagarna känner sig delaktiga i en pågående konversation är det mycket mer troligt att de kommer att delta i dina framtida evenemang.
💡 Proffstips: Fråga deltagarna vad de vill se härnäst. Det är både engagemang och gratis publikundersökning i ett.
Hur ClickUp stöder arbetsflöden för evenemangsmarknadsföring
Vid det här laget har du säkert insett att det krävs hundratals små detaljer för att anordna ett evenemang. För att inte tappa bort allt du behöver göra behöver du en plattform som samlar allt på ett ställe.
Det är där ClickUp, den dagliga appen för arbete, kommer in.
Håll koll på alla detaljer med ClickUps uppgiftshantering
Tänk dig följande: du planerar en hybridkonferens med workshops, huvudtalare och en stor nätverkssession. I ClickUp kan du skapa en särskild mapp för evenemanget och dela upp den i listor som ”Sociala medier”, ”Presskontakter” och ”Talaranordnande”.
Du skapar uppgifter som ”Designa Instagram-teaser-banner”, ”Skicka informationspaket om keynote” eller ”Publicera biljettmeddelande” med hjälp av ClickUp Tasks.
Varje uppgift går igenom ClickUps anpassade statusar som Att göra, Pågående, Behöver granskas och Planerad, så att projektledningen för evenemanget blir lätt att följa.
📌 Exempel: Tänk dig en evenemangsbyrå som hanterar en matfestival i hela staden. De kan organisera sina uppgifter efter kanal – en lista för inlägg på sociala medier, en annan för presskontakter och en tredje för samordning med leverantörer. På så sätt undviker de misstag som att publicera samma Instagram-bild två gånger och samtidigt helt glömma bort att schemalägga sitt massutskick via e-post.
🌟 Bonustips: Har du för många bollar i luften samtidigt? Använd ClickUp Brain MAX och få händerna fria! Använd Talk to Text för att fråga, diktera och styra ditt arbete med rösten – handsfree, var du än befinner dig.
Centralisera dina tillgångar med ClickUp Docs
Varje evenemang medför en flod av filer: talarbiografier, sponsorlogotyper, pressmeddelanden och utkast till sociala medier. Istället för att förlora dem i oändliga e-posttrådar kan du samla allt i ClickUp Docs.
Du kan spara ett dokument med evenemangets budskap så att varje tweet, affisch eller LinkedIn-inlägg känns konsekvent. Ett annat dokument kan innehålla vanliga frågor och mallar för ditt team, direkt länkade till relevanta uppgifter.
📌 Exempel: Tänk dig en ideell organisation som anordnar en välgörenhetsgala. De kan använda Docs för att lagra sponsordetaljer, varumärkesriktlinjer och instruktioner för volontärer på ett och samma ställe. På så sätt behöver volontärerna inte ständigt fråga ”Kan du skicka den PDF-filen igen?” och arrangörerna kan lägga mer tid på marknadsföring.
Spara tid med automatisering
Deadlines går snabbt i evenemangsmarknadsföring. Istället för att manuellt påminna dina teammedlemmar, låt ClickUps automatiseringar hantera överlämningarna åt dig.
Du kan ställa in regler som: ”När designen är klar med en social grafisk bild, ändra uppgiften till Klar för granskning och meddela marknadsföringschefen.” Eller: ”När en uppgift är taggad med ’e-postkampanj’, tilldela den automatiskt till copywritern.”
💡 Proffstips: Marknadsföringen av evenemang går aldrig långsamt, och ClickUp Brain hänger med. Behöver du skriva ett påminnelsemejl för sena anmälningar, en LinkedIn-bildtext för att presentera en ny talare eller ett tackbrev till deltagarna? Fråga bara, så genererar ClickUp Brain eleganta, varumärkesanpassade alternativ på några sekunder.
Evenemangsteam som använder ClickUp Brain kan också sammanfatta planeringsmöten, hämta åtgärdspunkter från dina dokument och till och med svara på snabba frågor som ”När är deadline för sponsorns leveranser?” eller ”Var finns den slutgiltiga versionen av evenemangets agenda?”
Marknadsföringsteam rapporterar att de sparar 3–5 timmar per vecka på repetitiva arbetsuppgifter som att skriva utkast, sammanfatta och söka efter svar. Det är tid som du kan ägna åt att skapa en starkare berättelse om evenemanget.
Så här samverkar ClickUp Automations och ClickUp Brain för att göra ditt liv enklare:
Fokusera på genomförandet med ClickUp-mallar
ClickUp-mallen för evenemangsmarknadsföring gör planeringen mindre stressig genom att samla alla rörliga delar på ett organiserat ställe. Istället för att jonglera med spridda anteckningar och deadlines kan du tydligt planera mål, tidslinjer och kampanjer.
🌻Här är varför du kommer att älska den här mallen:
- Sätt upp mätbara mål som stämmer överens med syftet med ditt evenemang.
- Skapa en tydlig tidsplan för marknadsföringen med uppgifter och deadlines.
- Samordna sociala medier, presskontakter och influencerkampanjer på ett och samma ställe.
- Spåra resultaten och förfina din strategi för evenemangsmarknadsföring inför framtida evenemang.
📖 Läs också: Gratis mallar för program i Excel och ClickUp
Bonus: Här är en video som förklarar hur du förenklar planeringen av stora evenemang med ClickUp.
Vanliga utmaningar vid marknadsföring av evenemang och hur man övervinner dem
Marknadsföring av evenemang kan ofta ställa till det på oväntade sätt. Här är några utmaningar som vi har sett gång på gång, tillsammans med genomtänkta sätt att vända dem till något positivt:
🚩 Utmaning: Begränsade budgetar begränsar hur långt dina marknadsföringsinsatser kan nå.
✅ Lösning:
- Fokusera på kanaler som ger högst avkastning på investeringen.
- Återanvänd ett innehåll i flera format
- Utnyttja partnerskap eller sponsorer för gemensam marknadsföring för att få ut mesta möjliga av varje krona.
🚩 Utmaning: Otillräcklig tid för att planera kampanjer innan evenemangets datum närmar sig
✅ Lösning:
- Arbeta baklänges från evenemangsdatumet för att skapa en tidsplan.
- Skapa reklammaterial i batcher
- Använd automatiseringsverktyg för påminnelser, uppföljningar och social schemaläggning.
🚩 Utmaning: Små team eller begränsad personal som måste hantera flera rörliga delar
✅ Lösning:
- Identifiera de viktigaste rollerna och delegera icke-väsentliga uppgifter.
- Förbered en pool av volontärer eller externa frilansare som backup för att täcka luckor i sista minuten.
🚩 Utmaning: Svårigheter att spåra den verkliga effekten av din strategi för evenemangsmarknadsföring
✅ Lösning:
- Sätt upp tydliga och mätbara mål innan du lanserar din evenemangsplan.
- Gå bortom ytliga mätvärden genom att mäta meningsfull data såsom källor till evenemangsregistrering, hänvisad trafik, engagemang i sociala medier och svar på enkäter efter evenemanget.
🚩 Utmaning: Marknadsföring riskerar att låta för påträngande eller överdriven, vilket minskar förtroendet hos din målgrupp.
✅ Lösning:
- Håll kommunikationen transparent och deltagarfokuserad
- Dela autentiska glimtar bakom kulisserna
- Se till att alla löften i din marknadsföring stämmer överens med den faktiska upplevelsen av evenemanget.
📖 Läs också: Hur man planerar ett virtuellt konferensevenemang
Inga problem i sista minuten, bara ClickUp
När du funderar på hur du ska marknadsföra ett evenemang, kom ihåg att magin uppstår när din marknadsföringsplan är lika genomtänkt som evenemanget självt.
Det handlar om att nå ut till rätt personer, vid rätt tidpunkt, på ett sätt som känns äkta och minnesvärt. De bästa evenemangen fyller inte bara platserna, de väcker samtal, bygger gemenskaper och får människor att längta efter din nästa stora idé.
Oavsett om du planerar fysiska, virtuella eller hybridarrangemang är marknadsföring lika mycket kreativitet som koordination. Det är e-postmeddelanden, inlägg, sena brainstormingmöten och de sista detaljerna som gör att den stora dagen blir smidig för dina deltagare.
Och även om arbetet bakom kulisserna inte alltid är glamoröst, förvandlar det en vanlig sammankomst till ett minne som människor bär med sig.
Det är här ClickUp verkligen lyser. ✨
Det håller inte bara reda på dina uppgifter, utan ger dig också ett utrymme där helheten och de små detaljerna finns sida vid sida.
Är du redo att få alla att prata om dina kommande evenemang? Börja planera, håll ordning och låt ClickUp hantera kaoset – så att du kan fokusera på att skapa minnesvärda upplevelser.
Registrera dig gratis på ClickUp!