Lindsey Rossi är verksamhetschef på New Reach Marketing. Hon är specialiserad på att bygga upp system och förbättra verksamheten för företaget. På fritiden gillar Lindsey att skriva musik, sjunga, ge sånglektioner och vara ute i naturen.
När man startar ett företag är det lätt att snabbt sätta ihop ett system för att hantera sina projekt utan att tänka på skalbarhet. Kanske använder du verktyg som Google Sheets och meddelandeappar, och har vuxit ur ditt nuvarande system.
Om du upplever att du saknar struktur och slösar bort tid kan ett effektivt projektledningsverktyg vara lösningen för att stödja tillväxt och skalbarhet i ditt företag.
New Reach Marketing startade som ett litet företag 2020 och sköttes då helt och hållet via Google Sheets.
När vårt företag växte och fick fler kunder insåg vi att det system vi hade inte skulle vara skalbart eller hanterbart.
Vi testade flera projektledningsverktyg under sex månaders tid och valde ClickUp eftersom det är användarvänligt, sparar tid och kan anpassas efter vår unika verksamhet.
Så här blev övergången till en annan projektledningsplattform ett av de bästa besluten vi har fattat som byrå.
Problemet: Oorganiserade arbetsflöden, svårigheter att hantera projekt och missförstånd
Tänk dig att du stämplar in på jobbet och omedelbart bombarderas med sms, Slack-meddelanden och en lista över uppgifter utan tydlighet eller prioriteringsordning.
Du lägger en timme eller mer varje morgon på att försöka få ordning på saker och ting, men har fortfarande ingen aning om hur du ska börja dagen.
Du öppnar Google Drive för att hitta rätt Google Sheet och söker igenom meddelanden för att se till att inget har missats.
Du bläddrar igenom otaliga rader med data för att hitta det du behöver – systemet fungerar, men knappt.
Så här såg verkligheten ut hos New Reach Marketing innan vi bytte till ClickUp.
Våra kalkylblad blev allt svårare att hantera ju längre tiden gick. Bara i vårt innehållskalkylblad hade vi nått 648 rader, och vi hade flera flikar i ett och samma kalkylblad för att hantera olika projekt för alla våra kunder! 😱
Det var nästan omöjligt att hålla reda på allt, och saker och ting föll ständigt mellan stolarna.
Vår projektledning var inte optimerad för den typ av tillväxt vi förväntade oss.
Jag ska visa dig några skärmdumpar från våra gamla Google Sheets och senare presentera vårt nya system så att du kan se hur vi arbetade före och efter att vi började använda ClickUp.
Men först ska vi ge lite bakgrundsinformation om vilken typ av företag vi är och hur vi lyckades anpassa ClickUp efter vår verksamhet.
Vad vi gör som byrå: En inblick i vårt gamla system
För att du ska få en inblick i hur ClickUp hjälpte oss att skala upp till 800 000 dollar i ARR behöver du ha en allmän förståelse för vad vi gör som företag.
New Reach Marketing är specialiserat på SEO och innehållsmarknadsföring. Vi har flera kunder inom olika nischer och med olika mål och hanterar tre olika typer av kunder, däribland våra kunder inom länkbyggande och våra innehållskunder.
När en kund vill förbättra sin övergripande placering i sökmotorerna anlitar de oss för länkbyggande. Här är de sju marknadsföringskampanjerna som vi väljer mellan när vi utformar en plan för våra kunder inom länkbyggande:
- Gästinlägg
- Infografik
- Listor över marknadsföringsinsatser (vilket kan innebära att man köper bakåtlänkar om de genererar hänvisningstrafik)
- Skyskrapstekniken
- Spårning av omnämnanden
- Resurssidor
Varje kampanj genomgår tre olika faser, oavsett vilken kampanj vi genomför.
- Kundprospektering
- Personalisering
- Outreach
Vår mest populära kampanj är gästbloggning – här är en kort översikt över hur gästbloggning fungerar:
Steg 1: Kundprospektering
Vi hittar webbplatser som har bloggar relaterade till kundens nischmålgrupper och samlar in deras e-postadresser.
Steg 2: Personalisering
Vi tittar på den potentiella kundens blogg, hittar något vi gillar med den och anpassar e-postmallen efter det. Vi lämnar också en kommentar på bloggen för att värma upp kontakten. Det bidrar till en högre svarsfrekvens eftersom vi skickar kalla e-postmeddelanden.
Steg 3: Kontaktskapande
Vi skickar ut e-postmeddelanden till potentiella kunder, och när vi får svar skickar vi förslag på ämnen till deras blogg. När mediet har valt ett ämne skickar vi sedan innehållsförfrågan till vår redaktör och inkluderar länkar till vår kunds webbplats i dessa gästinlägg.
För våra innehållskunder genomför vi djupgående sökordsanalyser, skapar anpassad grafik för att uppmuntra organiska länkar och utformar artiklarna så att de rankas högre än konkurrerande artiklar som rankas för det sökord vi siktar på.
Tidigare skötte vi allt detta i Google Sheets, och eftersom det inte hanterades som separata projekt kunde vi varken skala upp verksamheten eller hantera saker och ting på ett smidigt sätt.
Ta en titt på vårt gamla innehållsark ⬇️
Lite överväldigande, eller hur? Och det här är inte ens en fullständig översikt över all information som vi lagrat via Google Sheets.
Det var verkligen svårt för oss att hålla reda på hur många artiklar vi hade på gång för våra kunder och hur länge de hade legat kvar i respektive status! Saker och ting försvann och det tog mycket tid att ta fram en rapport till en kund.
Så här hanterade vi våra kunders aktiva kampanjstatusar. Det var också där vi lagrade kampanjdata (alla detaljer om varje kampanj vi körde) och kundens kalkylblad ⬇️
Här får du en fullständig översikt över våra kunder, deras mål och hur stor andel av målen som har uppnåtts jämfört med var vi befann oss tidigare under månaden. Detta gäller specifikt våra kunder inom länkbyggande, eftersom vi innan vi började använda ClickUp inte ens hade något uppföljningssystem för kunder som vi arbetar direkt med på plats.
Som ni ser hade vi ett system, men det var definitivt inte skalbart. 😬
Vår första projektledare valde Asana som lösning, men det löste inte problemet i närheten – det gjorde bara saker och ting värre.
Det första problemet var att de försökte fasa ut Google Sheets och gå över till Asana istället för att göra en smidig övergång. Detta skapade ännu fler kommunikationsproblem eftersom samma projekt hanterades på flera olika ställen.
På grund av detta slösade vårt team bort mer tid än när vi enbart använde Google Sheets, och ärligt talat använde folk inte ens plattformen särskilt mycket.
Det var också väldigt svårt för teamet att komma in i arbetet, och verktyget var inte tillräckligt anpassningsbart för att uppfylla vår byrås behov. Vi lade ner mycket tid på att försöka sätta oss in i Asana, och tid är pengar, så vi slösade bort en hel del pengar också.
Men så är det ju med startups – det innebär många tillväxtproblem och en brant inlärningskurva.
Lösningen: Övergång till en allt-i-ett-plattform för projektledning
I slutändan hade ClickUp allt vi behövde för att skala upp snabbt. Vi kunde kopiera det system vi hade i Google Sheets till ClickUp, vilket gjorde övergången mycket enklare för teamet. Vi ändrade inte på processerna, utan förbättrade bara verksamheten.
ClickUp är användarvänligt, har ett fantastiskt hierarkiskt system och möjliggör teamsamarbete, anpassning och automatisering – det var precis allt vi letade efter.
Vi lyckades smidigt överföra vårt team till ClickUp på drygt en månad. Detta visar hur användarvänligt och intuitivt ClickUp är, och hur många resurser de ställer till förfogande för nybörjare. Så om du känner dig osäker på att byta, var inte det. Om jag kan göra det, kan du också. 😊
Hur vi använder ClickUp som byrå: En inblick i vårt nya system
Nu när du har sett hur det gjordes förr ska jag visa dig hur vi använder ClickUp som byrå idag.
Låt oss börja med vårt innehållsområde!
Nedan visas en översiktsvy som visar statusen för varje artikel vi arbetar med just nu. Om du tittar på vårt gamla kalkylblad kommer du att märka att det inte fanns något sätt att se hur många gånger vi har följt upp artiklarna eller att avgöra hur många artiklar som befann sig i varje steg. Vi hade heller inga förfallodatum eller någon ordentlig organisation.
Bonus: Programvara för marknadsföringsbyråer
Nu när vi använder ClickUp kan vi se hur många artiklar som är under arbete för en kund genom att filtrera vyerna. Med bara ett klick får vi en fullständig översikt över läget. Vi kan också hålla koll på deadlines och hantera vårt team mycket enklare.
Vi har många anpassade statusar, men det fungerar bra för oss eftersom vi stöter på många olika scenarier som rör olika webbplatser. Vi har ställt in en automatisering för varje status så att rätt förfallodatum visas när ärendet rör sig genom pipelinen, och vi arbetar med att förbättra vårt innehållsflöde ännu mer i takt med att vi växer.
Här får du en inblick i hur vi hanterar vårt innehåll på webbplatsen i ClickUp ⬇️
Här är en översikt över hur vi hanterar kundkampanjer med ClickUp ⬇️
Kampanjerna går igenom dessa tre statusar om och om igen tills de avslutas, vilket vanligtvis bara sker om vi väljer att gå en annan väg eller om kunden säger upp avtalet. Det är väldigt enkelt att hantera detta via ClickUp.
Nu ska vi ta en titt på vår nya och förbättrade kundlista ⬇️
Visst är det fantastiskt? Här har vi all information vi behöver om våra kunder, och vi har kopplat aktiva kampanjer till varje kund. Vi kan också enkelt flytta kunder mellan olika statusar.
Vi har skapat flera automatiseringar för att minska mängden administrativa uppgifter. När till exempel antalet kundtimmar per vecka ökar skriver ClickBot en kommentar som nämner och meddelar den teammedlem som ansvarar för att fördela tiden mellan de olika projekten (kundprospektering, personalisering, kontakter).
Innan ClickUp infördes och en kund ville pausa arbetet kommunicerades detta via Slack, vilket ibland blev väldigt förvirrande. Nu räcker det med ett klick för att hela teamet ska få reda på kundens status.
Vi har också en lista för varje typ av kund som jag nämnde tidigare. På sikt planerar vi att expandera ännu mer, och vi vet att vi kan göra det tack vare de oändliga möjligheterna som ClickUp erbjuder.
De 5 främsta fördelarna med ClickUp
1. Användarvänligt
En av de saker vi uppskattar mest med ClickUp är hur användarvänligt det är. Det är extremt enkelt att använda och mycket intuitivt. Här är fyra saker som gjorde övergången till ClickUp smidig:
- Möjlighet att få allt på plats på en månad utan tidigare erfarenhet
- Enkel överföring av data från Google Sheets till ClickUp – vi bäddade till och med in vårt gamla Google Sheet med länkbyggande-kunder tills teamet kände sig mer bekvämt med ClickUp. När alla hade kommit in i det skapade vi listvyn. Detta underlättade övergången för alla
- Flera resurser finns tillgängliga via ClickUp University och ClickUp-bloggen
- Snabba svar från kundsupporten om du upptäcker ett fel eller behöver hjälp
2. Erbjuder en tydlig hierarki
Vi uppskattar verkligen hierarkin i ClickUp eftersom det är enkelt att hålla ordning på saker och ting. Med ClickUp kan du:
- Se allt på en gång
- Se hela utrymmet
- Dela upp utrymmen och visa mappar
- Dela upp mappar och visa listor
Du kan också filtrera vyerna efter ansvarig, taggar, anpassade fält och mycket mer!
Här är ett exempel på hur vi utnyttjar ClickUps hierarki:
Här får du en översikt över våra olika Spaces. Om du klickar på ”Allt” ser du bokstavligen allt som händer i ClickUp för ditt företag. Därifrån kan du visa dina enskilda Spaces.
Om du till exempel klickar på området ”Content” kan du se allt som händer inom det området. Jag har färgkodat det, så om jag tittar på allt vårt innehåll i listvyn kommer det att vara uppdelat efter färg.
Om du klickar på mappen ”Guest Post Content” ser du allt som finns i den mappen.
När du öppnar mappen kan du se alla dina listor i den mappen. Som du ser är vårt innehåll uppdelat i två mappar och varje mapp innehåller listor som hjälper oss att hålla ordning. Vi kan också se hur många uppgifter som finns på varje lista. Jag fick en riktigt bra förståelse för ClickUps hierarki efter att ha gått igenom introduktionskursen till ClickUp på ClickUp University.
3. Underlättar samarbetet i teamet
ClickUp främjar samarbetet i teamet. Vi uppskattar särskilt möjligheten att:
- Tilldela flera ansvariga till en uppgift. Detta är användbart när flera personer behöver vidta åtgärder eller följa uppgifterns framsteg. Till exempel om en skribent behöver göra en ändring i en artikel och vår redaktör behöver granska den ändringen
- Skapa deluppgifter/checklistor för teammedlemmarna. Du kan också tilldela deluppgifter och checklistpunkter inom uppgiften för att säkerställa att alla har de verktyg de behöver för att utföra sitt arbete
- Skicka länkar till uppgifter. Detta är användbart när det finns mer brådskande förfrågningar. Vi skickar ibland uppgifter i Slack för att säkerställa att alla är medvetna om dem. Andra användningsfall kan vara att skicka uppgifter till kunder. Du kan också ställa in en integration mellan ClickUp och Slack för att skicka automatiska meddelanden om du föredrar det.
- Bjud in gäster. Vi använder den här funktionen ofta för gästskribenter och frilansskribenter som ingår i vårt team. Det ger oss möjlighet att bjuda in våra skribenter till vårt innehållsområde på exklusiv basis, så att de inte får tillgång till känslig kundinformation.
4. Mycket anpassningsbart
Att hitta en plattform med många anpassningsbara alternativ var avgörande för vår verksamhet. Med ClickUp kan du anpassa din konfiguration genom att:
- Skapa utrymmen och implementera arbetsflöden utifrån ditt företags behov. Du kan till och med aktivera ClickApps som tidrapportering, tidsuppskattningar, sprintar och anpassade fält, beroende på dina behov
- Skapa anpassade vyer utifrån behovet. Dessa inkluderar alternativ som tavlevy, listvy, inbäddad Google Sheets, dokumentvy, kalendervy och mycket mer. Du kan även fästa och skydda vyer
- Anpassade fält för att lagra viktig information. Detta är avgörande för vår verksamhet och en värdefull ClickApp som vi använder överallt. Vi använder anpassade fält för att lagra bland annat kundinformation och innehållsinformation. Det finns flera alternativ att välja mellan
- Skapa anpassade statusar. Du kan namnge och ordna statusarna precis som du vill! Vi uppskattar möjligheten att uppdatera och flytta dem när som helst.
5. Användbara automatiseringsfunktioner
ClickUp har flera automatiseringsfunktioner som du kan implementera på valfri nivå – utrymme, mapp eller listor. Automatiseringar:
- Spara tid
- Intuitivt och enkelt att komma igång med
- Se till att inga uppgifter faller mellan stolarna
- Minska administrativa uppgifter, vilket sparar pengar åt oss
Att lösa våra utmaningar och skala upp verksamheten med ClickUp
ClickUp hjälpte vårt företag att skala upp och gav oss möjligheten att ta emot fler kunder och mer arbete.
Genom övergången till ClickUp kunde vi lösa de flesta av våra utmaningar som företag. Detta öppnade upp fler möjligheter att expandera verksamheten och fortsätta skala upp. Innan vi gick över till ClickUp erbjöd vi endast ett paket till våra kunder, nu har vi tre.
Det har också gett oss möjlighet att ta emot nya kunder och anställa ny personal. Vi har systematiserat verksamheten och har nu en logg över allt vi arbetar med för varje del av företaget samlat på ett ställe.
Så om du känner igen dig i vår historia eller helt enkelt planerar att skala upp din verksamhet, rekommenderar vi starkt att du använder ClickUp för att samla allt ditt arbete på ett ställe, hålla ditt arbetsflöde organiserat, konsekvent och hanterbart, samtidigt som du eliminerar onödiga friktioner som uppstår när man använder flera olika appar. 🙏