Känns din arbetsdag som Groundhog Day? Du vaknar, svarar på samma e-postmeddelanden, uppdaterar samma kalkylblad manuellt och går igenom ännu en omgång godkännanden, bara för att göra om allt igen imorgon.
Många företag är fast i en tid före internet med repetitiva och själsdödande uppgifter som dränerar produktiviteten och ofta leder till utbrändhet hos medarbetarna.
Stepstone Group rapporterade nyligen att en heltidsanställd i genomsnitt lägger cirka 8,7 timmar per vecka på repetitiva uppgifter.
Men hallå! Det visar sig att övergången till ett automatiserat arbetsflöde inte är så komplicerat som du trodde! Den här artikeln visar dig exakt hur du automatiserar manuella affärsprocesser, sparar tid, sänker kostnaderna och ökar produktiviteten.
⏰ 60-sekunders sammanfattning
Undrar du hur du automatiserar manuella affärsprocesser? Här är en steg-för-steg-process:
- Identifiera: Leta reda på repetitiva, tidskrävande uppgifter i dina nuvarande arbetsflöden.
- Omfattning: Definiera tydliga mål och välj rätt automatiseringsverktyg
- Utveckla: Utforma och bygg automatiserade arbetsflöden som är anpassade efter dina affärsbehov.
- Test: Följ noggrant prestandan hos dina automatiserade processer och samla in feedback.
- Övervaka: Förfina och förbättra kontinuerligt dina automatiserade arbetsflöden baserat på data och feedback.
- Samarbeta: Involvera ditt team i processen och uppmuntra dem att komma med feedback för kontinuerlig förbättring.
- Slutligen, glöm inte att ta hjälp av AI-drivna automatiseringsverktyg som ClickUp, som gör kodfri automatisering till en barnlek!
Förstå manuella processer
Manuella processer är arbetsflöden eller uppgifter som utförs utan hjälp av automatisering eller avancerad teknik. Dessa processer är beroende av mänsklig arbetskraft, fysiska verktyg eller grundläggande programvara med minimal sammankoppling. De är vanligtvis arbetsintensiva och kräver manuell inmatning i varje steg, vilket gör dem benägna att vara ineffektiva och felaktiga.
Några vanliga exempel på manuella processer är:
- Datainmatning: Manuell inmatning av data från pappersformulär eller e-postmeddelanden till kalkylblad eller andra system.
- Fakturahantering: Manuell generering, skickning och avstämning av fakturor utan automatiserad faktureringsprogramvara
- Godkännandeprocesser: Fysiska underskrifter eller godkännanden via e-post istället för digitala, spårbara system.
- Introduktion av nya medarbetare: Samla in dokument, fyll i formulär och genomföra introduktioner utan en centraliserad plattform.
- Lagerhantering: Använda pappersloggar eller fristående kalkylblad för att spåra lagernivåer och behov av ombeställningar.
- Schemaläggning och uppgiftsfördelning: Koordinera arbetsscheman eller uppgiftsfördelning via e-postkedjor eller fysiska tavlor.
- Kundrelationshantering (CRM): Att manuellt underhålla kundinformation och interaktionsloggar istället för att använda CRM-programvara.
Vanliga utmaningar i samband med manuella processer
Dessa manuella processer leder ofta till flaskhalsar, fel och ineffektivitet som hindrar företagets tillväxt och operativa effektivitet.
Även om dessa processer är nödvändiga tenderar de att påverka din produktivitet. Här är några utmaningar med manuella processer.
Tidskrävande
Alla företag har tråkiga, repetitiva manuella uppgifter, vare sig det handlar om att sortera e-post eller fördela dagliga arbetsuppgifter. Även om dessa uppgifter i sig verkar obetydliga, tar de tillsammans upp otaliga timmar som annars skulle kunna ägnas åt strategiska och kreativa initiativ.
Tänk bara på det. Klockan är 9 på morgonen och istället för att ta en kopp kaffe och njuta av en fräsch start på arbetsdagen sitter du fast i en loop av monotont arbete. Det är inte roligt för någon!
Benägen för mänskliga fel
Tänk dig att du godkänner en faktura på en miljon dollar bara för att någon har missat en decimal – aj! Manuella fel som detta kan leda till problematiska resultat, särskilt inom datakänsliga områden som finans eller reglerade branscher.
Ett enkelt skrivfel eller en förbiseende kan förstöra projekt, störa arbetsflöden och kosta företag en förmögenhet (för att inte tala om din värdighet i teammöten).
👀 Visste du att? Det japanska företaget Mizuho Securities förlorade över 225 miljoner dollar på grund av ett skrivfel i en aktiehandel 2005 – en kostsam påminnelse om hur manuell datainmatning kan leda till fel.
Höga arbetskraftskostnader
Varje uppgift som kräver manuellt ingripande kräver också arbetstimmar, vilket resulterar i ekonomiska utgifter. Oavsett om det handlar om att anställa ytterligare personal eller betala övertid för att slutföra processer, kan beroendet av mänsklig arbetskraft för repetitiva uppgifter onödigt öka driftskostnaderna.
Brist på standardisering
Är du redo för en sanningsbomb? Ett av de största problemen som chefer står inför är att få alla att följa samma steg för att uppnå konsekventa resultat. Detta leder ofta till förvirring och försenat arbete.
Utan ordentliga standardrutiner (SOP) kan anställda göra saker på sitt eget sätt. Det är som att be fem personer laga samma maträtt utan recept. En maträtt blir för salt, en annan bränd, och ingen vet vad som gick fel.
Men gör det dig till en dålig chef? Absolut inte! Du behöver bara rätt process.
Begränsad skalbarhet
Att förlita sig på manuella processer för att hantera uppgifter innebär att dina tillgängliga personalresurser är begränsade.
Om ditt företag växer, tar emot fler kunder, hanterar större datamängder eller hanterar flera intressenter kan dina nuvarande affärsprocesser buckla under trycket.
Ineffektivt samarbete
Samarbete på jobbet ska vara roligt, inte som en oändlig e-postväxling med frågor som ”Hej, har du godkänt det här?” och ”Åh, jag trodde att du hade gjort det!”.
Lägg till några möten, så hopar sig förseningarna. Detta resulterar i oändliga kommunikationstrådar som inte kommunicerar effektivt, vilket gör alla utmattade och frustrerade.
📮ClickUp Insight: 83 % av kunskapsarbetare förlitar sig främst på e-post och chatt för teamkommunikation. Men nästan 60 % av deras arbetsdag går åt till att växla mellan dessa verktyg och söka efter information.
Med en app för allt som rör arbetet , som ClickUp, samlas din projektledning, dina meddelanden, e-postmeddelanden och chattar på ett och samma ställe! Det är dags att centralisera och vitalisera!
Fördelar med att automatisera manuella processer
Alla dessa oregelbundenheter kan lösas med en enkel lösning: automatisering.
Här är några exempel på hur automatisering kan hjälpa ditt företag.
- Digital transformation: Att automatisera processer är som att uppgradera ditt företag från analogt till digitalt. Det ersätter berg av pappersarbete och manuell datainmatning med smidiga, digitala arbetsflöden.
- Spara tid för företaget: Varför lägga timmar på repetitiva uppgifter när automatisering kan utföra dem på några sekunder? Frigör tid för ditt team så att de kan ägna sig åt mer strategiskt och kreativt arbete.
- Minska mänsklig inblandning: Säg adjö till ständig mikrostyrning. Genom att integrera robotiserad processautomation (RPA) i din verksamhet kan du ta hand om rutinuppgifter och minska risken för fel.
- Förbättra den operativa effektiviteten: Automatisering förenklar processer, hjälper till att använda resurser effektivt, påskyndar uppgifter, minskar fel och håller arbetsflödena konsekventa för bättre total effektivitet.
- Förbättra samarbetet: Inget mer jagande efter e-postmeddelanden för uppdateringar! Automatisering centraliserar informationen och gör det enklare för teamen att dela uppdateringar genom kommentarer om specifika uppgifter och hålla sig uppdaterade hela tiden.
- Öka kundnöjdheten: När du sparar tid på uppgifter kan du fokusera mer på att utveckla kvaliteten i din verksamhet. Ett exempel på automatisering inom kundservice är automatiserade uppdateringsmejl.
Kort sagt, automatisering åtgärdar inte bara ineffektivitet, utan förbättrar hela din verksamhet.
🧠 Rolig fakta: Harvard Business Review rapporterade att 60 % av de anställda anser att automatisering har ökat deras produktivitet och kvaliteten på deras arbete, vilket gör deras jobb säkrare.
Hur man automatiserar manuella processer
Hur kommer du igång med automatiseringen av dina affärsprocesser? Du kan hitta otaliga exempel på automatisering av affärsprocesser online, men alla passar inte dig.
Du måste experimentera och skapa en unik arbetsflödesprocess som uppfyller dina krav. Här är en steg-för-steg-guide som hjälper dig att komma igång:
Steg 1: Identifiera processförbättringar
Innan du kastar dig in i automatiseringen bör du ta ett steg tillbaka och utvärdera dina befintliga processer. Ställ dig själv följande frågor.
- Hur ser ditt nuvarande arbetsflöde ut?
- Vilka uppgifter tar mest tid?
- Hur många av dem kan automatiseras?
Dessa frågor hjälper dig att identifiera vilka processer som är redo för en digital uppgradering. För att underlätta denna process kan du använda verktyg för automatisering av affärsprocesser.
ClickUp är den bästa programvaran för automatisering av uppgifter som hjälper dig att automatisera affärsprocesser, samarbeta och följa framsteg – allt på en och samma plattform.
Använd verktyg som ClickUp Mind Maps för att visualisera ditt arbetsflöde och enkelt identifiera förbättringsområden med ett ögonkast.
💡Proffstips: Involvera ditt team och samarbeta med dem i realtid. Behöver du koppla ihop din visuella brainstorming – med klisterlappar, former och kopplingar – med faktiska uppgifter? Prova ClickUp Whiteboards och gör arbetet med att förfina ditt arbetsflöde mycket roligare!
Steg 2: Kartlägg automatiseringskraven
När du har kartlagt ineffektiviteterna är det dags att sätta upp tydliga mål. Vilka resultat vill du uppnå med automatiseringen? Med ClickUp kan du skapa anpassade uppgiftstyper som är skräddarsydda för olika aspekter av din verksamhet.
Oavsett om du hanterar kundförfrågningar, spårar projektmilstolpar eller hanterar HR-processer kan du definiera varje typ av uppgift med unika anpassade fält och statusar som återspeglar dess syfte.
Använd ClickUps anpassade fält för att lägga till specifik information som är relevant för varje uppgiftstyp, till exempel rullgardinsmenyer för prioriteringsnivåer eller formler för att beräkna framsteg.
📌 Exempel: Om du spårar marknadsföringsprojektkategorier kan du skapa ett anpassat fält med rullgardinsmeny med alternativ som "Betald media", "Organiskt innehåll" och "Användargenererat innehåll". Lägg till unika fält för att fånga viktiga detaljer, som publiceringsdeadlines eller kanaltyper.
Detta hjälper till att upprätthålla konsekvensen i informationsregistreringen. Spara dessa anpassade uppgiftstyper som mallar för återanvändning i hela organisationen.
Steg 3: Utveckla automatiseringen
När du har definierat dina uppgifter är det dags att automatisera dem! Med ClickUp Automations kan du ställa in återkommande uppgifter och skapa triggers som automatiskt initierar åtgärder.
Man skulle kunna tro att det kräver kodningskunskaper. Men så är det inte! Det är som domino – en åtgärd utlöser en annan i perfekt synkronisering, vilket resulterar i att även de mest tråkiga uppgifterna utförs automatiskt.
📌 Exempel: Anta att ditt team markerar en designuppgift som "klar". Du kan skapa en anpassad automatisering som omedelbart meddelar dig för godkännande och schemalägger en kvalitetskontroll med en deadline. Detta gör att du kan ta ansvar och säkerställer att arbetet fortskrider utan avbrott.
Det finns inte längre något behov av manuella påminnelser som vi kanske glömmer att skicka. Med bara några få klick kan du undvika risken för onödiga förbiseenden av alla uppgifter som ingår!
Innan automatiseringen, när en copywriter avslutade en uppgift, var vi tvungna att manuellt meddela uppåt i befälsordningen att texten var klar. Det kunde ta upp till 36 timmar. Det har varit fantastiskt, eftersom hela teamet följer upp sina dagliga uppgifter i ClickUp.
Innan automatiseringen, när en copywriter hade slutfört en uppgift, var vi tvungna att manuellt meddela uppåt i befälskedjan att texten var klar. Det kunde ta upp till 36 timmar. Det har varit fantastiskt, eftersom hela teamet följer upp sina dagliga uppgifter i ClickUp.
Steg 4: Övervaka automatiseringen noggrant i början
När din automatiseringsprocess är igång, övervaka den noggrant och testa vad som fungerar för ditt team.
Välj bland över 15 ClickUp-vyer för att spåra ditt arbete på ett sätt som passar ditt team. Använd listvyn för detaljerad uppgiftshantering, kalendervyn för att spåra deadlines och Gantt-vyn för att se alla dina milstolpar och beroenden.
Dessa vyer är helt anpassningsbara, så du kan justera dem precis som du vill. Du kan också filtrera uppgifterna efter status, ansvariga och mer för att ytterligare skapa ordning i din affärsprocesshantering.
Dessutom ger ClickUp Dashboards en översikt i realtid över dina arbetsflöden och gör det möjligt för dig att spåra KPI:er effektivt.
Från medarbetarnas arbetsbelastning till projektets tidsplaner – med dessa instrumentpaneler kan du hålla koll på allt och automatisera din affärsrapportering.
Steg 5: Optimera automatiseringen över tid
Automatisering är visserligen bekvämt, men det krävs fortfarande en viss grad av mänsklig övervakning. Så det räcker inte att bara ställa in det och sedan glömma bort det.
ClickUp erbjuder de mest robusta rapporteringsverktygen för automatisering. Vår rapporteringsprogramvara låter dig skapa allt-i-ett-instrumentpaneler som fungerar som ditt kontrollcenter.
Det är lika enkelt som att lägga till mätkort och diagram, lägga in dina data och anpassa grafiken. Du kan se allt arbete på en övergripande nivå för att hantera personer, uppgifter, tid, dokument, inbäddningar och sprintar på ett och samma ställe.
Sätt upp kvartalsmål och följ varje medarbetares arbete i en enda översikt. Resurshantering hjälper dig att visualisera hur väl du utnyttjar ditt team, och arbetsbelastningsanalys visar hur produktivt ditt team är genom att spåra slutförda uppgifter.
Slutmålet? Att identifiera vad du gör bra och eliminera flaskhalsar i dina processer genom effektiv automatisering. Genom att visualisera varje steg i ditt arbetsflöde kan du driva mer sammansvetsade team och producera bättre arbete.
📮ClickUp Insight: Vi har nyligen upptäckt att cirka 33 % av kunskapsarbetare skickar meddelanden till 1–3 personer dagligen för att få den information de behöver. Men tänk om du hade all information dokumenterad och lättillgänglig?
Med ClickUp vid din sida blir kontextväxling ett minne blott tack vare automatiska uppdateringar.
Vill du ha en snabb sammanfattning av teamets framsteg utan att behöva gå igenom instrumentpanelen? Använd ClickUp Brain, din AI-drivna assistent!
Brain har svar på alla projektrelaterade frågor eftersom det hämtar sin information från din egen arbetsplats – uppgifter, mötesanteckningar och till och med chattkonversationer. Det innebär att du bara får det du behöver utan onödiga detaljer och med 100 % noggrannhet!
Du kan också använda det för att skapa anpassade automatiseringar i ClickUp med hjälp av kommandon i naturligt språk.
Bonussteg 6: Engagera ditt team för kontinuerlig förbättring
Ditt team är din största tillgång – så involvera dem! Lägg till kommentarer i uppgifter för att samla in feedback om automatiserade arbetsflöden och uppmuntra förbättringsförslag.
Planera regelbundna möten för att diskutera vad som fungerar och brainstorma idéer för optimering.
Allt från idé till implementering och rapportering sker här på ClickUp:
- Identifiera repetitiva och tidskrävande uppgifter
- Spara tid genom att skapa mallar för olika typer av uppgifter och fält som passar dina affärsbehov.
- Aktivera automatiska aviseringar och påminnelser så att alla deadlines hålls.
- Få realtidsinsikter om dina automatiseringar
- Samarbeta produktivt med ditt team och samla alla uppgifter och konversationer på ett och samma ställe.
ClickUps användarvänliga gränssnitt och helt anpassningsbara funktioner hjälper dig att äntligen säga adjö till de där tråkiga manuella uppgifterna:
Det är utmärkt för att automatisera repetitiva processer, öka synligheten och ansvarsskyldigheten och, ärligt talat, för att slippa gå runt fabriken tre gånger för att samla in information från tre olika teammedlemmar. Jag antar att de flesta använder det för att stödja sin administration eller sina projekt, men vi har implementerat det ganska bra för att digitalisera vår tillverkningsprocess.
Det är utmärkt för att automatisera repetitiva processer, öka synligheten och ansvarsskyldigheten och, ärligt talat, för att slippa gå runt fabriken tre gånger för att samla in information från tre olika teammedlemmar. Jag antar att de flesta använder det för att stödja sin administration eller sina projekt, men vi har implementerat det ganska bra för att digitalisera vår tillverkningsprocess.
💡 Proffstips: Börja inte från noll. För att snabba på automatiseringen kan du använda mallar som är anpassade efter din bransch, till exempel mallar för kundonboarding eller spårning av marknadsföringskampanjer.
Bästa praxis för framgångsrik processautomatisering
Att automatisera hanteringen av dina affärsprocesser är en resa, inte ett mål. Följ dessa bästa praxis för att säkerställa en smidig och framgångsrik övergång.
Börja i liten skala
Försök inte automatisera allt på en gång. Börja med en enda, väl definierad process inom en specifik avdelning. På så sätt kan du testa vattnet, identifiera potentiella utmaningar och förfina din strategi innan du utökar automatiseringen till hela organisationen.
Engagera intressenter från dag ett
Automatisering förändrar ditt arbetsflöde avsevärt, så se till att involvera flera intressenter redan från planeringsfasen.
Detta gör att alla engagerar sig i processen och hjälper dem att förstå automatiseringsmålen. Samla in synpunkter från anställda, chefer och till och med kunder för att identifiera problemområden och förbättringsmöjligheter.
Standardisera processen
Innan du implementerar någon automatisering bör du definiera, dokumentera och standardisera dina processer i hela organisationen. Detta lägger grunden för en smidig och framgångsrik övergång till automatiserade arbetsflöden.
Överväg att skapa och implementera standardrutiner (SOP) för alla viktiga processer så att även en nybörjare kan använda plattformen med minimal manuell vägledning.
Testa noggrant
Testa dina automatiserade arbetsflöden noggrant innan du slutför dem. Övervaka prestandan noggrant efter implementeringen. Spåra viktiga mätvärden såsom bearbetningstid, felfrekvens och kundnöjdhet.
Detta gör att du kan identifiera och åtgärda eventuella problem snabbt, vilket säkerställer att automatiseringen ger de förväntade resultaten.
Inför artificiell intelligens
AI kan avsevärt förbättra dina automatiseringsinsatser. Använd det därför så mycket som möjligt för att underlätta ditt arbete. Utforska AI-drivna lösningar för dataanalys, prediktiv modellering och kundtjänstuppgifter.
Det hjälper dig att identifiera mönster, fatta mer välgrundade beslut och anpassa kundupplevelserna.
Behåll mänsklig övervakning
Även om automatisering kan minska behovet av mänsklig inblandning avsevärt, är det viktigt att behålla en viss grad av mänsklig övervakning. Vissa uppgifter kommer alltid att kräva mänskligt omdöme, kreativitet och kritiskt tänkande.
Balansera automatisering med mänsklig övervakning för att säkerställa bästa möjliga resultat.
Genom att följa dessa bästa praxis kan du maximera fördelarna med processautomatisering, förbättra arbetsflödeseffektiviteten och framgångsrikt övergå till automatisering utan att bli överväldigad av den tekniska sidan av det.
Befria dig från pappershanteringen med ClickUp
Repetitiva uppgifter är som små stenar i skorna – i början står man ut med dem, men med tiden blir de frustrerande och saktar ner dig. Minns du känslan när du äntligen kan ta bort dessa stenar? Så känns automatisering.
Men varför ska du välja ClickUp för automatisering?
Det är den ultimata plattformen för processautomatisering, med anpassade automatiseringar, instrumentpaneler och en intelligent AI-assistent. Det är nyckeln till smidigare arbetsflöden, gladare team och nöjda kunder. Så varför nöja sig med monotoni när innovation bara är några klick bort?
Det är ganska enkelt. Börja i liten skala, involvera ditt team och justera efterhand. Innan du vet ordet av kommer du att undra hur du någonsin klarade dig utan automatisering.
Är du redo att automatisera? Registrera dig för ett gratis ClickUp-konto nu!