Årliga planeringsstrategier för företagsledare

Som det populära militära ordspråket, även känt som 7P:na, lyder:

Rätt planering i förväg förhindrar dåliga resultat.

Även om inte alla organisationer följer arméns enhetliga befälsordning eller har en enda tydligt definierad motståndare att besegra, är vikten av planering universell. Särskilt för moderna företag där framtidsutsikterna är begränsade till ett dussin år.

En studie från EY visar att den genomsnittliga livslängden för ett företag i amerikanska S&P 500 för 80 år sedan var 67 år. Idag är den bara 15 år! I princip innebär det att om du gör en femtonårsplan för ett ettårigt företag kanske du inte ens hinner använda den!

I en värld som förändras snabbt blir tekniken föråldrad på några månader och kunderna kräver nya upplevelser. Planerna måste hitta rätt balans mellan tillförlitlighet och anpassningsförmåga.

I det här blogginlägget undersöker vi hur du kan använda olika strategier för årsplanering för att uppnå just det!

Förstå årsplanering

Idén med årsplanering låter ganska självklar – man gör upp planer för nästa år. 🤷 Men det är inte så enkelt. Beroende på din verksamhet, organisationens storlek och den marknad du verkar på kan årsplaneringen se väldigt olika ut. Låt oss se hur.

Vad är årsplanering?

Årsplanering är processen att fastställa mål, aktiviteter, milstolpar, budgetar och resurser för den kommande tolvmånadersperioden. Några av de viktigaste egenskaperna hos årsplanering är följande.

Skillnaden mellan årsplanering och strategisk planering

Inom företagsledning används ofta begreppen strategi, planer, taktik och kombinationer av dessa ord omväxlande, vilket leder till onödig förvirring. Innan vi går in på detaljerna i årsplaneringen ska vi därför klargöra skillnaden mellan denna och ”strategisk planering”.

I ett avsnitt av HBR-podcasten med titeln ”A Plan is Not A Strategy” säger Roger Martin, tidigare dekan vid Rotman School of Management vid University of Toronto:

En strategi är en integrerad uppsättning val som placerar dig på en spelplan som du själv väljer, på ett sätt som gör att du vinner... Strategi har en teori.

En stor del av den strategiska planeringsprocessen handlar alltså om att skapa teorin, dvs. att fatta de stora besluten om varför du gör det du gör, vem din kund är, vad som gör dig bättre än dina konkurrenter osv. Några av dessa mallar för strategisk planering ger dig en bättre uppfattning.

Å andra sidan handlar den årliga planeringsprocessen om genomförandet av nämnda strategi under de kommande tolv månaderna.

Även om årsplanering inte är helt strategisk till sin natur, har den av flera skäl en mycket viktig plats i en organisations livscykel.

Fördelarna med effektiv årsplanering

Effektiv årsplanering är en färdplan för företagets resa under de kommande tolv månaderna. Med den vet alla medlemmar i alla team vart de är på väg, vilka milstolpar som finns och hur de ska nå dit. Detta ger flera fördelar, till exempel:

Riktning: En effektiv årlig planeringsprocess anger riktningen för hela organisationen. Den säkerställer att varje individ är i linje med teamets plan, som i sin tur är i linje med avdelningens plan, och så vidare.

Tydlighet i åtgärderna: En bra årsplan beskriver vad som behöver uppnås och hur. Den eliminerar oklarheter kring hur organisationens mål ska uppnås.

Härifrån har teamen klarhet över sina uppgifter för året.

Ansvarsskyldighet: En årsplan fördelar ansvaret för olika mål och resultat till specifika individer. Detta uppmuntrar personlig och gemensam ansvarsskyldighet.

Mätbarhet: En årsplan är avgörande för att mäta organisationens framgång. Den är riktmärket mot vilket resultatet utvärderas i slutet av året.

Resursoptimering: Fördelning av budgetar, personal, verktyg och andra resurser blir effektiv om de ligger i linje med en robust plan.

Riskhantering: I grund och botten är en årsplan också en strategi för riskminimering. Den hjälper ledare att på ett rimligt sätt förutsäga de risker som kan uppstå under det kommande året (eller längre fram) och utarbeta åtgärder för att minimera dessa risker redan idag.

För att kunna dra nytta av ovanstående fördelar och vara effektiv måste en plan ha en specifik struktur. Låt oss utforska det i detalj.

Viktiga komponenter i effektiv årsplanering

En framgångsrik årsplan måste vara omfattande utan att vara för normativ. Den måste täcka följande element i viss detalj.

Mål

Den årliga planeringen börjar med att man sätter upp mål och målsättningar. Man fastställer prioriteringarna för verksamheten så att teamen kan fokusera sina insatser därefter. Här är några exempel på mål för 1/5/10 år som du kan utgå ifrån.

Budgetar

Budgetar i en årsplan sätter upp de finansiella ramarna. De anger de begränsningar i form av finansiella, tekniska och personella resurser som teamen behöver för att uppnå sina mål.

Handlingsplan

När organisationens årsplan sprids till avdelningar, team och individer, beskriver den också de aktiviteter som var och en av dem behöver utföra.

Roller och ansvar

En årsplan beskriver också alla inblandades roller och ansvarsområden, med deras mål och förväntningar. Om rätt resurser inte finns tillgängliga under planeringsfasen, skapar det utrymme för nyanställningar.

Mätvärden och granskningsmekanismer

I detta avsnitt av årsplanen beskrivs processen för att följa upp framstegen under året. Hur vet du om du är på rätt väg för att uppnå dina mål? Genom nyckeltal (KPI) och granskningsmekanismer, förstås!

Dessa mallar för tillväxtplaner erbjuder användbara exempel på hur dessa komponenter fungerar tillsammans.

Beredskapsplaner

En bra plan innehåller också idéer för vad man kan göra när saker inte går som planerat. I huvudsak täcker denna komponent alternativa handlingsplaner för det fall plan A inte fungerar.

Med den bakgrunden, låt oss se hur du kan omsätta din årsplanering i praktiken.

Steg för effektiv årsplanering

Som vi har sett tidigare är årsplanen en färdplan för hela organisationen. Den förenar alla mot gemensamma mål. Att skapa en sådan plan kräver ett helhetsgrepp, som det vi beskriver nedan.

1. Granskning av det gångna året

Innan du gör några planer, gör en grundlig genomgång av förra årets resultat. Titta på följande.

Samla in både kvantitativa och kvalitativa data. Samla in siffror, men också åsikter om varför och hur.

Använd denna information som grund för nästa år. Om dina konverteringar från den fysiska evenemangskanalen var bättre än webbseminarierna, skulle du göra klokt i att avsätta mer budget till den förstnämnda. Om innehållskanalen inte gav några resultat alls, kanske du bör ompröva de mål du satt upp och om de verkligen var lämpliga.

En sådan översyn ger också en tydlig avslutning på det gångna året och en ny start på det nya året.

2. Sätta upp mål och målsättningar

Med förra årets översyn som övergripande kontext för verksamheten är det dags att sätta upp mål.

Använd SMART-metoden för målsättning

Gör dina mål specifika, mätbara, uppnåeliga, relevanta och tidsbestämda. Istället för att sätta upp mål som "skaffa kunder" gör du det SMART: Öka kundförvärvet med 5 % månad för månad genom onlineannonsering.

Använd en hierarkisk modell

Sätt först upp de övergripande målen, till exempel för hela organisationen. Dela sedan upp dem nivå för nivå. Om organisationens mål är att skaffa nya kunder skulle det delas upp i:

Avdelningsmål: Marknadsföringsmål skulle handla om att öka intryck, webbplatstrafik och konverteringar; mål för talangförvärv skulle vara att anställa fler säljare; mål för kundframgång skulle handla om att få fler rekommendationer etc.

Teamets mål: Marknadsföringsteamen skulle sedan bryta ner dem ytterligare. Sökannonseringsteamet skulle skapa budgetar för varje kanal och utforma sina kampanjer. Innehållsteamet skulle planera sina tillgångar för att generera leads. Sociala medier-teamet skulle planera för att öka antalet visningar, kanske med hjälp av influencers.

Individuella mål: Baserat på teamets förväntade resultat skulle varje enskild teammedlem sätta upp sina egna mål, till exempel antalet artiklar som varje skribent ska skriva eller konverteringsmålen för varje kampanj.

3. Skapa handlingsplaner

När målen är satta är det dags att ta reda på hur de ska uppnås, dvs. göra projektplaner.

Strukturera dina projekt: Dela upp dina aktiviteter i enkla, hanterbara projekt. Du kan bygga dina projekt kring innehållsskapande, distribution i sociala medier, nyhetsbrev via e-post osv. Du kan också skapa projekt för varje kampanj, evenemang eller milstolpe.

Här är några mallar för projektplaner som hjälper dig att komma igång.

Skapa uppgifter: Fyll i dina projekt med uppgifter.

Hantera genomförandet: Tilldela dessa uppgifter till rätt personer. Ange startdatum och deadlines. Markera eventuella beroenden.

4. Verktyg och metoder för årsplanering

Om du använder beprövade dokument och kalkylblad för din årsplanering kan du inte klandras för det. Idag finns det dock mycket effektivare och kraftfullare verktyg som kan hjälpa dig med årsplaneringen.

Projektledningsverktyg

En årsplan är i grunden en samling av sammankopplade projekt som syftar till gemensamma mål. Ett bra projektledningsverktyg, som ClickUp, kan hjälpa dig att se helheten utan att missa detaljerna.

Med ClickUp Tasks kan du skapa projektplaner, ställa in uppgifter, tilldela användare, sätta deadlines, uppskatta och spåra tid samt lägga till prioriteringar eller taggar. Ställ in anpassade statusar som passar dina arbetsflöden. Lägg till återanvändbara checklistor och tillämpa dem automatiskt på specifika typer av uppgifter. Koppla ihop liknande uppgifter eller lägg till milstolpar.

Samarbetsverktyg

För att kunna genomföra årsplaner på ett effektivt sätt krävs det att man kan kommunicera enkelt i realtid. ClickUp erbjuder flera sätt att göra detta i sitt sammanhang. Till att börja med kan du föra konversationer som inbäddade kommentarer inom varje uppgift.

För mer dynamiska konversationer i realtid, prova ClickUp Chat. För konversationer kring specifika projektkanaler. Koppla uppgifter till dina konversationer och gör det enkelt för dina kollegor att navigera. Starta samtal med ett klick från ClickUp; skapa automatiskt sammanfattningar och åtgärdspunkter.

Verktyg för måluppföljning

Det enklaste sättet att uppnå dina mål är att hålla dem synliga och tillgängliga hela tiden. ClickUp Goals är en kraftfull app för måluppföljning som möjliggör allt detta och mer.

Sätt upp tydliga mål för att följa upp dina framgångar. Det kan vara uppgiftsmål (som uppgifterna i en sprint eller kampanj), numeriska mål (som antalet artiklar man måste skriva), monetära mål (som intäkter i dollar) eller sant/falskt-mål (som om en evenemangslokal är bokad eller inte).

Hantera alla dina mål på ett ställe, organisera dem i mappar och visualisera den samlade utvecklingen.

5. Genomföra årsplaner

Hittills har vi pratat om planering. Nu är det dags att gå ett steg längre och diskutera implementering.

Onboard-team

Börja med att samla alla dina teammedlemmar på projektledningsplattformen.

Konsolidera data

För att fortsätta i samma anda som föregående år är det viktigt att konsolidera vissa data. Gör så här:

Granska verktyg för prestationshantering

Skapa ett enkelt och praktiskt sätt att följa upp resultatet under året. Med ClickUp Dashboards kan du visualisera data på flera olika sätt.

Visualisera omedelbart all projektrelaterad data i ClickUp, såsom uppgifter, arbetsbelastning, tidrapporter, fakturerbara timmar och individuell produktivitet. Integrera dussintals appar från tredje part för att skapa konsoliderade instrumentpaneler, såsom försäljningsrapporter, CRM-visualiseringar, marknadsföringskampanjers resultat etc. Varje enskild användare kan också ställa in personliga instrumentpaneler för att mäta sin egen prestation.

Sist men inte minst, använd dessa data för att anpassa din plan under året. Justera budgetar, omfördela resurser eller anpassa aktiviteter för att hålla dig på rätt spår mot dina mål. För en snabbare start kan du använda mallar för operativa planer för att strukturera din implementering.

En bra årsplan består av flera rörliga delar. Det kan vara svårt att hantera utan rätt stöd.

Utmaningar i årsplaneringen

Här är de vanligaste utmaningarna inom projektledning som du kan stöta på i din årsplanering och sätt att övervinna dem.

Felaktiga prognoser: Ibland överskattar teamen vad de kan uppnå under ett år. Därför gör de felaktiga prognoser för allt, inklusive budgetar, resurser och aktiviteter.

För att undvika detta, gör prognoser baserade på befintliga data. Var rimlig i dina prognoser och var försiktig.

Bristande samordning: Varje individ, team och avdelning måste anpassa sina mål efter organisationens mål. Ännu viktigare är att de också måste tjäna den övergripande affärsplanen. När detta inte sker blir det en enorm utmaning.

Det enklaste sättet att övervinna detta är att använda planeringsmetoder som mål och nyckelresultat (OKR) eller balanserad styrkort. Detta hjälper till att hålla allas mål och aktiviteter inriktade mot samma mål.

Budgetbegränsningar: Det är extremt sällsynt att alla team får de budgetar de begär. Det innebär att teamen måste uppnå sina mål med de budgetar de har.

För att göra detta, kör några simuleringar. Överväg olika kombinationer av budgetfördelning innan du väljer den bästa.

Tidshantering: Låt oss vara ärliga. Planering tar tid. När du redan är överbelastad med det dagliga arbetet kan det vara svårt att avsätta tid för att planera för framtiden.

Övervinna denna utmaning genom att skapa reservtider som en del av planen. Se till att du lämnar några veckor i december lediga i din årsplan för nästa års affärsplanering.

Företagsledare kan spela en viktig roll när det gäller att hjälpa teamen att övervinna dessa utmaningar.

Ledningens roll i årsplaneringen

En bra ledare förstår att teamen är närmare verkligheten och har mer grundläggande kunskap om affärsfrågor.

Planera din väg till framgång med ClickUp

Oavsett om du leder ett militärt regemente eller ett team av marknadsföringspraktikanter är en bra plan grunden för bra prestationer. Den hjälper alla att förstå vad som behöver göras, varför, hur, när, av vem och enligt vilken standard. Den driver verksamheten framåt.

Det är därför organisationsplanering är en viktig del av varje företagsledares arbetsuppgifter. Det är ett sätt för dig att sätta riktningen och vägleda teamet.

Ett av de största misstag du kan göra är dock att betrakta årsplaneringen som en engångsföreteelse. Även om den strategiska planen vanligtvis skapas i början av året måste du övervaka dess genomförande under hela tolvmånadersperioden.

För att göra detta behöver du en robust plattform för planering och projektledning som ClickUp. Med kraftfull uppgiftshantering, dokumentation, analysverktyg, AI-funktioner och lättanvända mallar erbjuder ClickUp allt du behöver för att genomföra dina årsplaner. Prova ClickUp gratis idag.