Vi har alla varit med om möten som dyker upp från ingenstans, stör vår dag och lämnar alla undrande över vad som just har hänt.
Enligt Microsofts årsrapport Work Trend Index 2022 har den genomsnittliga Teams-användaren upplevt en häpnadsväckande ökning på 252 % i veckomötes tid jämfört med 2020, och antalet veckomöten har också ökat med 153 %.
Även om den ökade mötesfrekvensen ibland kan kännas överväldigande, är regelbundna avstämningar viktiga för att upprätthålla en konsekvent kommunikation och samordning mellan teamen.
Återkommande möten är ett effektivt sätt att uppnå detta. Låt oss utforska bästa praxis för planering och schemaläggning av återkommande möten för att maximera deras effekt.
Vad är återkommande möten?
Återkommande möten är förplanerade och repetitiva möten som äger rum varje vecka, månad eller kvartal. Dessa regelbundna intervall säkerställer kontinuerlig kommunikation och hjälper dina teammedlemmar att effektivt kommunicera sina idéer, framsteg och problem vid rätt tidpunkt.
Ett exempel på återkommande möten är stand-up-möten, där varje deltagare kortfattat ger en uppdatering om sitt aktuella arbete. Ett framgångsrikt stand-up-möte ger viktiga insikter till teamledaren och fastställer tydliga tidsplaner för projektets slutförande.
🧠 Rolig fakta: Ett genomsnittligt stand-up-möte varar cirka 15 minuter – tillräckligt kort för att alla ska kunna hålla fokus, men tillräckligt långt för att samordna teamet. Att förkorta stand-up-mötena ytterligare kan dock öka teamets engagemang, eftersom det uppmuntrar till koncisa uppdateringar och färre avvikelser från ämnet.
Vikten av återkommande möten
När återkommande möten hanteras effektivt kan de öka produktiviteten och förbättra beslutsfattandet. Företag kan dra nytta av regelbundna avstämningar, som hjälper till att klargöra mål och hantera pågående utmaningar.
Så här gör du:
Konsekvens och ansvarsskyldighet
Återkommande möten upprätthåller en konsekvent kommunikation och ansvarighet, oavsett om ditt team arbetar på kontoret eller på distans. Dessa möten kräver att deltagarna är förberedda, delar med sig av uppdateringar och deltar aktivt i diskussionerna.
Övervakning av framsteg
Teammedlemmarna kan enkelt följa långsiktiga projekt och tidsplaner för att granska pågående arbete, diskutera projektets framsteg och ta itu med eventuella problem. Den strukturerade karaktären hos återkommande möten skapar en rytm som gör att alla deltagare vet när och var de ska träffas. Detta är särskilt fördelaktigt när man hanterar stora team eller komplexa projekt.
Teambuilding
Återkommande möten bidrar till att skapa kamratskap och ömsesidig förståelse, vilket är viktigt för att skapa en produktiv och samarbetsinriktad miljö. De gör det möjligt för teammedlemmarna att lösa utmaningar tillsammans, söka hjälp och fira milstolpar.
Bästa praxis för produktiva återkommande möten
Återkommande möten är fördelaktiga, men kan också leda till problem om de inte organiseras på rätt sätt.
Om du till exempel avbokar ett återkommande möte utan förvarning kan deltagarna slösa bort sin tid på att vänta på mötet.
För att förhindra sådana scenarier rekommenderar vi att du tillämpar dessa bästa praxis för produktiva möten:
Sätt upp tydliga mål
Alla återkommande möten som du planerar bör ha tydliga mål. På så sätt kan deltagarna förbereda sig inför mötet. Om du inte sätter upp tydliga mål för mötet kan det bli improduktivt och slösa bort tid som skulle kunna användas till mer praktiska uppgifter.
Detta hjälper också till att hålla diskussionerna fokuserade, så att deltagarna förstår och arbetar mot de önskade resultaten. När allas idéer ligger på bordet kan du bestämma en kurs för att uppnå dina mål.
Välj rätt frekvens och längd
👀 Visste du att? Enligt Microsofts årsrapport Work Trend Index 2023 är ineffektiva möten den största produktivitetsdödaren, medan för många möten hamnar på tredje plats.
Detta visar varför det är viktigt att välja rätt frekvens och längd för möten – att hitta rätt balans kan hjälpa till att undvika onödiga avbrott och hålla produktiviteten på rätt spår.
Skulle du vilja delta i ett återkommande möte mer än två gånger i veckan? Om vi bortser från undantagsfall, vad skulle du diskutera dagligen utan att göra några verkliga framsteg?
Möten som pågår för länge gör att deltagarna tappar engagemanget, distraherar dem från syftet och slösar bort tid. Därför är den ideala längden på ett återkommande möte som hålls en eller två gånger i veckan 30–60 minuter.
💡Proffstips: Anpassa mötesfrekvensen efter teamets behov – för ofta riskerar du utbrändhet, för sällan riskerar du att tappa riktningen.
Skapa och dela dagordningar
En dagordning innehåller viktig information om mötet, vilket hjälper deltagarna att veta vad de kan förvänta sig. Att veta vad som kommer att diskuteras under ett möte hjälper till att spara tid och komma direkt in i diskussionen.
Innan du blir överväldigad av frågor om vilken information du ska ta med i dagordningen för dina framtida möten och var du ska dela den, har vi svaren här!
En idealisk mötesagenda innehåller information som mötestid, plats och diskussionsämne. För att organisera och strukturera denna information kan du använda Clickups agendamall, som låter dig dela all viktig information på ett och samma ställe.
Mötesdetaljer kan inkludera typ, omfattning, datum, tid och plats (mötesrum eller en länk för distansmöten ). Med den här mallen kan du:
- Tilldela deltagarna specifika roller, till exempel mötesledare, protokollförare och deltagare, för att säkerställa tydliga ansvarsområden.
- Skapa en tabell som beskriver dagordningen, motsvarande åtgärdspunkter och den ansvariga personen för varje uppgift.
- Följ varje deltagares framsteg och se till att de uppnår sina mål i tid och fortsätter att ta ansvar gentemot gruppen.
- Lägg till detaljer efter mötet i din agenda, till exempel en sammanfattning av mötet (eller en länk till en inspelning av mötet) och information om nästa möte.
För att dela denna agenda kan du antingen använda en offentlig eller begränsad länk, ladda ner den i PDF-, HTML- eller markdown-format och skicka den via e-post. Du kan också ladda upp filen till Google Drive och bifoga länken till filen i inbjudan till det schemalagda mötet i allas kalendrar.
Att dela denna agenda med interna teammedlemmar är ännu enklare med ClickUp – appen som hanterar allt för arbetet – som centraliserar projekt-, dokument- och kunskapshantering. Du kan direkt bjuda in önskade teammedlemmar till dokumentet eller dela det inom ett arbetsutrymme eller teamutrymme på ClickUp.
Uppmuntra deltagande
Det är ju ingen mening med att anordna ett möte om ingen dyker upp, eller hur? Din roll slutar inte med att planera och schemalägga möten. Du måste se till att dessa teammöten är roliga, produktiva och engagerande för att uppmuntra olika perspektiv under mötet.
När du har schemalagt ett möte, beskriv och samordna uppföljningsåtgärderna tydligt för att omsätta mötesdiskussionerna i konkreta resultat. Om du ogillar att ta anteckningar (som vi alla gör!) kan du använda ClickUps mall för mötesprotokoll för att skapa strukturerade mötesanteckningar.
💡Proffstips: Skapa dagordningar med hjälp av mätvärden, projektplaner eller KPI:er för att säkerställa att mötena är resultatinriktade istället för att bara vara en uppräkning av statusuppdateringar.
Mallens lättanvända format, med fördefinierade sidor för mötesreferat, säkerställer att du fångar upp viktiga resultat och lärdomar. Det är ett samarbetsverktyg som passar både nybörjare och erfarna användare och som är helt anpassningsbart.
Vad mer? Med ClickUp Brain kan du automatiskt sammanfatta mötesdiskussioner och omvandla dem till genomförbara uppgifter. Du kan sedan tilldela dessa uppgifter till dina teammedlemmar i ClickUp och skicka automatiska påminnelser för att få uppdateringar om deras framsteg.
På så sätt kan mötesdeltagarna omedelbart fokusera på sina åtgärdspunkter och förbinda sig att hålla deadlines. Det gör också att ditt team kan koncentrera sig på värdefulla aktiviteter istället för att fastna i administrativt arbete.
Med ClickUp Brain kan du enkelt skapa mötesagendor genom att ange viktiga detaljer som mål, deltagare och ämnen. Detta effektiviserar planeringsprocessen och säkerställer att alla är på samma sida innan mötet börjar.
Men för att allt detta ska fungera behöver du rätt verktyg. Verktyg som ClickUp, Google Kalender, Zoom och AI-drivna assistenter hjälper dig att hantera schemaläggning, dokumentation och uppföljning av återkommande möten. Vi kommer att prata mer om dem i nästa avsnitt!
Med ClickUps omfattande funktioner för uppgiftshantering, såsom automatiska uppdateringar av uppgifter, kan du se till att dina team håller sig på rätt spår med återkommande mönster för viktiga projekt, vilket ger konsekvent kommunikation och uppföljning av framsteg.
🧠Rolig fakta: McKinsey rapporterar att de som ligger i framkant när det gäller AI-användning ser en genomsnittlig kostnadsminskning på 5–10 %. Samtidigt flyttar de sina anställdas fokus till mer värdefulla uppgifter och främjar innovation. Detta kan innebära snabbare cykler inom FoU-testning eller kodutveckling eller helt enkelt uppmuntra till större kreativitet bland sina team.
Läs också: Hur man genomför ett eftermöte
Hur man planerar ett återkommande möte
Att sätta upp tydliga mål, välja rätt mötesfrekvens och utnyttja verktyg som ClickUp Meetings, Google Kalender och Zoom kan leda till produktiva, engagerande möten som driver projektets framsteg och säkerställer ansvarstagande.
Schemalägga återkommande möten i olika mötesverktyg
Om du letar efter ett ställe där du kan samla alla dina kalendrar och hålla koll på alla möten och uppgifter är ClickUp rätt verktyg för dig. Det integreras med dina befintliga kalenderappar och synkroniseras med dem i realtid.
Om du har ett möte schemalagt i Google Kalender, Zoom eller Apple Kalender kan du se alla dessa i ClickUp Kalendervy. Du kan också skapa små uppgifter före och efter mötet och ställa in påminnelser för när de ska slutföras för att säkerställa hög produktivitet under mötet.
Om flera uppgifter och möten är schemalagda för samma dag kan du dra och släppa dem till rätt platser och justera deras prioritet för att markera viktiga uppgifter och möten först. Dessutom kan du med hjälp av dag-, vecko- och månadsvyerna visualisera ditt arbete och hålla koll på framstegen för den aktuella tidsperioden.
Synkronisera ClickUp med kalenderappar
Här är stegen för att synkronisera ClickUp med andra kalenderappar:
- Öppna ClickUp. Gå till snabbåtgärdsmenyn genom att klicka på ikonen bredvid din profilikon i det övre högra hörnet.
- Gå till App Center
- Välj alla appar du vill integrera med ClickUp
- Klicka på Anslut i det nya fönstret så omdirigeras du till inloggningssidan för ditt Google-konto som är kopplat till Google Kalender.
- Godkänn nödvändiga villkor och ställ in behörigheter. När du är klar klickar du på Tillåt, så är du klar.
I ClickUp identifieras alla händelser som ClickUp-uppgifter. När du har integrerat din kalender kan du använda ClickUps mötesmall för att organisera dina möten (uppgifter).
Denna mall visar alla schemalagda uppgifter och deras detaljer, inklusive ämne, tidsuppskattning, förfallodatum och prioritet.
Skapa en återkommande uppgift (möte) i ClickUp
Nu när du har integrerat ClickUp med dina andra kalendrar ska vi se hur man schemalägger ett möte i ClickUp:
- Öppna ClickUp och navigera till kalendervyn, eller använd uppgiftsvyn för att skapa ett nytt evenemang.
- Klicka på knappen Lägg till uppgift i det övre högra hörnet för att börja schemalägga mötet.
- Lägg till ett mötets titel, förfallodatum, prioritet och andra detaljer
- För att göra uppgiften återkommande, gå till möten i den vänstra panelen och navigera till det möte du vill ställa in som återkommande. Under kolumnen för förfallodatum klickar du på kalenderikonen och klickar på Ställ in återkommande i det nedre vänstra hörnet.
- Tilldela denna uppgift till lämpliga teammedlemmar. För att ställa in påminnelser, navigera till uppgiften i kalendern, högerklicka på uppgiften och klicka på Påminn mig.
- Spara och visa mötet tillsammans med uppgifter, projekt och deadlines i din centraliserade kalender.
Att ha allt på ett ställe gör det mycket enklare att hantera ett stort team. Om en uppgift går långsamt kan du ändra prioriteten eller ställa in påminnelser för att snabbt få den klar. Du kan också lägga till en tidsspårare till valfri uppgift (möte) och spåra tiden som spenderas på varje möte.
Schemalägga återkommande möten i Google Kalender
Vem har inte hört talas om Google Kalender? Den är gratis och enkel att använda.
Låt oss se hur du kan schemalägga ett återkommande möte i Google Kalender:
- Öppna Google Kalender, klicka på knappen "Skapa" i det övre vänstra hörnet och välj Händelse i rullgardinsmenyn.
- Ange mötesinformationen, till exempel mötets titel, datum och tid.
- Under rullgardinsmenyn "Upprepas inte" väljer du återkommande mönster – detta kan vara dagligen, veckovis, månadsvis eller anpassas efter önskad frekvens.
- Skicka en mötesinbjudan till mötesdeltagarna genom att ange deras e-postadresser.
- Ställ in nödvändiga påminnelser eller aviseringar och klicka på Spara.
- Din kalenderhändelse skapas och läggs till i Google Kalender för alla inbjudna deltagare.
Schemalägga återkommande teammöten i Zoom
Följ dessa steg för att schemalägga ett återkommande möte i Zoom:
- Logga in på ditt Zoom-konto
- Klicka på alternativet Schemalägg ett möte på instrumentpanelen.
- Fyll i mötets titel, beskrivning och tid
- Markera rutan Återkommande möte
- Välj inställningar för återkommande möten, inklusive frekvens, slutdatum och hur ofta mötet ska upprepas (dagligen, veckovis osv.). När du är klar klickar du på Spara.
- Kopiera den genererade möteslänken eller skicka en mötesinbjudan direkt till dina deltagare.
ClickUps integration med Google Kalender och Zoom gör att du kan schemalägga och hantera diskussioner samtidigt som du säkerställer att dina mötesdetaljer lagras på ett ställe. Du kan också ställa in påminnelser för att meddela deltagarna före mötet, vilket uppmuntrar till ökad deltagande.
ClickUp Zoom-integrationen är ett fantastiskt sätt att öka din produktivitet genom att koppla samman uppgiftshantering med videokonferenser.
Här är vad det kan göra för dig:
- Schemalägg möten enkelt: Du kan schemalägga ett återkommande Zoom-möte direkt från dina ClickUp-uppgifter, vilket gör det snabbt och smidigt.
- Håll dig uppdaterad: Få aviseringar om nya Zoom-möten som är relaterade till dina uppgifter, så att ditt team alltid är informerat.
- Starta omedelbara möten: Starta Zoom-möten direkt från ClickUp Tasks eller Chat med enkla kommandon.
- Åtkomst till inspelningar: Om du spelar in ett möte kan ClickUp länka till inspelningarna och transkriptionerna, vilket gör det enkelt att hitta viktig information.
Denna integration hjälper dig att effektivisera dina arbetsflöden genom att kombinera projektledning med kommunikationsverktyg, vilket gör allt mer effektivt!
Håll ordning och håll dig uppdaterad med ClickUp
Ingen kan påstå att de kommer ihåg varje punkt på sin veckolista (och om de gör det, ljuger de!). Återkommande möten hjälper dig att komma ihåg och hålla koll på saker enkelt genom att upprätthålla en konsekvent kommunikation, följa projektets framsteg och främja samarbete inom teamen. Produktiva möten är ett kraftfullt verktyg för att hålla teamen sammankopplade, särskilt i dagens hybrid- och distansarbetsmiljöer.
ClickUp gör det enkelt att schemalägga återkommande möten, samlar alla mötesdetaljer på ett ställe och gör det enkelt att följa upp åtgärder och framsteg. Dess kraftfulla integrationer med de mötesverktyg du använder dagligen gör det till det perfekta valet för att samla dina uppgifter och konversationer på en och samma plattform.