Det är slutet på månaden och du stirrar på en berg av lageruppgifter som måste organiseras, spåras och rapporteras. Ditt Microsoft Excel-ark är öppet och cellerna väntar på att fyllas.
Hur förenklar du denna process med bara några få klick?
I den här guiden visar vi dig hur du hanterar lager i Excel. Vi diskuterar också hur ett Excel-kalkylblad för lageruppföljning står sig mot specialiserad programvara för lagerhantering, så att du kan bestämma vilket verktyg som bäst passar dina behov.
⏰ 60-sekunderssammanfattning
Lagerhantering kan förenklas avsevärt med rätt verktyg.
- Excel är en kostnadseffektiv lösning för småföretag som vill spåra och hantera lager.
- Viktiga funktioner inkluderar anpassningsbara mallar, automatiserade beräkningar och AI-driven analys för att upptäcka trender.
- För att upprätthålla korrekta register i Excel krävs regelbundna granskningar för att förhindra fel och avvikelser.
- Vanliga fallgropar i Excel-lagerhantering inkluderar inkonsekvent datainmatning och manuella fel.
- Specialiserad programvara för lagerhantering erbjuder spårning i realtid, automatisering och förbättrad dataintegritet.
- ClickUps automatisering, anpassningsbara instrumentpaneler och rapporteringsverktyg gör det till en idealisk lösning för att skala upp lagerhanteringen i takt med att ditt företag växer.
Förstå Excel-kalkylblad för lagerhantering
Oavsett om du driver ett litet företag eller övervakar en stor verksamhet måste du veta vad du har i lager och vad som börjar ta slut.
⭐ Utvalda mallar
Har hanteringen av ditt företags lager i Excel blivit en uppförsbacke? Gör det enklare och smidigare med ClickUps kostnadsfria mall för lagerhantering.
Effektiv lagerhantering är avgörande i alla företags värdekedjeanalys. Och över hela världen börjar många företag spåra sitt lager på det enklaste sättet – genom Excel-kalkylblad.
Varför använda Excel för lagerhantering?
Lager avser varor och material som ett företag har för återförsäljning eller produktion. Det är varor som ditt företag äger och som bara väntar på att säljas eller förvandlas till något fantastiskt.
Större organisationer kan behöva specialiserad programvara för lagerhantering inom e-handel, men mindre företag kan dra nytta av Excels enkelhet och flexibilitet. Excel-kalkylblad är mångsidiga verktyg som hjälper dig att spåra, hantera och analysera ditt lagervärde.
Här är en kort sammanfattning av specifika funktioner i Excel som gör det idealiskt för ett lagerhanteringssystem:
Lagerlistor
Excel gör det möjligt för dig att föra tydliga och tillgängliga register, vilket hjälper dig att hålla koll på lagernivåer och lagerförändringar.
Tänk på detta som ditt digitala arkivskåp. Organisera produkter, kvantiteter och detaljer på ett strukturerat sätt. Justera kvantiteter och produktdetaljer manuellt med relativ enkelhet. Använd formler, rullgardinslistor och villkorlig formatering för att snabba upp ditt arbete.
Automatiserade beräkningar
Med Excels formlerspenderar du mindre tid på att dubbelkolla siffror och mer tid på att driva ditt företag. Du behöver ingen miniräknare. Använd en funktion (formel), markera celler (värden) och tryck på Enter – så enkelt är det.
AI för analys
Excel-funktionen Analysera data upptäcker mönster, förutsäger trender och föreslår åtgärder baserat på dina data. Det är som att ha en mini-datavetare på lönelistan!
Lagermallar
Excel erbjuder färdiga lagermallar med strukturerade och anpassningsbara alternativ. Fyll bara i informationen så är du klar.
Här är ett exempel på en mall för lagerhantering i Excel.
Tekniker för lagerhantering i Excel
Excel är visserligen inte en dedikerad lösning för lagerhantering, men det erbjuder kraftfulla funktioner som kan hjälpa dig att hålla ordning och vara effektiv. Låt oss steg för steg se hur du skapar ett lagerkalkylblad i Excel:
Steg 1: Skapa ett Excel-kalkylblad för lager
Öppna Excel och börja med en tom arbetsbok. En arbetsbok är en fil som innehåller ett eller flera kalkylblad. Starta Excel, klicka på Arkiv, välj Ny och välj Tom arbetsbok.
Nu har du en tom duk att bygga din lageruppföljare på.
Steg 2: Lägg till nödvändiga produktkategorier som kolumner
Skapa tydliga, lättnavigerade kolumner för ditt lager. Märk den första kolumnen med produktnamn eller artikelbeskrivning. Skapa sedan andra viktiga kolumner som SKU (lagerhållningsenhet), lagernivåer och återbeställningspunkter.
💡Proffstips: Du kan spara tid genom att använda en av Excels inbyggda lagermallar.
Så här ser ett typiskt lager i Excel ut:
Gör ditt kalkylblad så informativt och funktionellt som möjligt för att snabbt kunna sortera och filtrera dina data.
Steg 3: Justera kvantiteterna när du gör försäljningar
Noggrann lagerhantering är avgörande för effektiv kapacitetsplanering. Du måste noggrant fastställa vilka resurser, såsom lager och lagringsutrymme, som krävs för att möta nuvarande och framtida efterfrågan utan att överbelasta din verksamhet.
Håll dina lagernivåer uppdaterade när du säljer. På så sätt undviker du både lagerbrist och överbelastade resurser.
För att uppdatera ditt lager, leta upp artikeln i ditt kalkylblad och justera kvantiteten i rätt kolumn. Du kan använda enkla Excel-formler för att automatiskt beräkna totaler och tillämpa villkorlig formatering för att markera artiklar som börjar ta slut, vilket hjälper dig att hålla koll på ditt lager och undvika lagerbrist.
💡Proffstips: Om du letar efter mer avancerade inköpsfunktioner erbjuder verktyg som SAP Ariba och Coupa smidig integration med Excel. Med dessa programvaror för inköpshantering kan du hantera inköpsprocesser som orderspårning och massuppdateringar.
Steg 4: Granska och kontrollera data
Regelbundna granskningar och revisioner av dina lagerdata är avgörande för att säkerställa deras noggrannhet.
Ta dig regelbundet tid att jämföra ditt fysiska lager med siffrorna i ditt Excel-kalkylblad. Leta efter avvikelser, föråldrad information eller saknade uppgifter om inkommande och utgående lager.
Genom att integrera logistikprogramvara som Oracle Transportation Management och Zoho Inventory kan du effektivisera processen genom att synkronisera lagerdata med spårning i realtid.
Dessa granskningar hjälper till att upprätthålla datakvaliteten och ger dig insikt i dina lagertrender, såsom fluktuationer i lagernivåer eller säsongsmässiga förändringar i efterfrågan. Dessa trender kan förutsäga framtida behov, vilket i slutändan förbättrar den operativa effektiviteten och minskar kostnaderna.
Undvik vanliga fallgropar och misstag
Manuell lagerhantering i Excel är benägen att ge upphov till fel. Vanliga fallgropar är inkonsekvent datainmatning, felmärkning av produkter och försummelse att uppdatera lagernivåer. Dessa fel är viktiga eftersom de kan leda till överlager, lagerbrist och felaktig finansiell rapportering.
Minns du den ökända JP Morgan London Whale-incidenten? År 2012 drabbades JP Morgan Chase av en svindlande förlust på 6 miljarder dollar eftersom en anställd kopierade felaktiga data från ett kalkylblad till ett annat utan att justera formlerna. Incidenter som dessa belyser vikten av noggrannhet i finans- och lagerhantering.
För att undvika dessa fallgropar, följ dessa bästa praxis:
- Fastställ tydliga riktlinjer för datainmatning, inklusive namngivningskonventioner och uppdateringar.
- Utbilda alla användare i konsekvent datainmatning
- Håll regelbundna uppfriskningskurser för att hantera potentiella nya fel på grund av uppdateringar.
- Ha en beredskapsplan för att hantera oavsiktliga misstag. Detta kan innebära att snabbt identifiera felet och meddela teamet så att avvikelser kan åtgärdas inom en fastställd tid.
Därefter genomför du en grundlig datagranskning för att korrigera lagernivåerna och en grundorsaksanalys för att förhindra att problemet uppstår igen.
Fördelar och nackdelar med Excel för lagerhantering
När det gäller lagerhantering är Excel som den pålitliga gamla bilen i ditt garage. Den är kanske inte den senaste modellen, men den gör jobbet – för det mesta.
Låt oss titta på några fördelar med att använda Excel för alla dina lagerhanteringsprocesser.
- Kostnadseffektivitet: Excel är mycket mer kostnadseffektivt än de flesta specialiserade programvaror för lagerhantering.
- Lageröversikt: Det är enkelt att skapa ett Excel-kalkylblad som ger dig en översikt över vad som finns i lager, vad som säljer slut och vad som har legat kvar sedan förra årets julrea.
- Samordning av flera kanaler: Excel kan fungera som en enda plats för ditt lager, så att du kan samordna lagernivåerna oavsett om du säljer online, i butik eller båda.
Låt oss nu undersöka några skäl till varför denna pålitliga gamla lagerhanteringslösning kanske inte alltid är den hjälte vi vill att den ska vara.
- Brist på automatisering: Avsaknaden av inbyggda automatiseringsfunktioner i Excel är ett stort problem för dagens användare.
- Felbenägenhet: Ett felaktigt tangenttryck och ditt lager kan spåra ur snabbare än du hinner säga ”ångra”.
Programvara för lagerhantering jämfört med lagerhantering i Excel
Du kan välja specialiserade alternativ till Excel för lagerhantering. Vissa, som Google Sheets, är ganska välkända, medan andra är mer specialiserade, såsom Oracle NetSuite.
Programvara för lagerhantering är särskilt utformad för att hjälpa företag att spåra och hantera sina lagernivåer, order, försäljning och leveranser. Den automatiserar många manuella processer som traditionellt är förknippade med lagerhantering, vilket förbättrar den operativa effektiviteten.
De viktigaste skillnaderna mellan specialiserad lagerhanteringsprogramvara och lagerhantering i Excel sammanställs i denna tabell:
| Aspekt | Programvara för lagerhantering | Lagerhantering i Excel |
| Användarvänlighet | Utformat speciellt för lageruppgifter, ofta med intuitiva gränssnitt. | Bekant för många användare men inte optimerat för lagerhantering |
| Automatisering | Hög automatiseringsgrad för datainmatning, uppdateringar och rapportering | Förlitar sig i hög grad på manuell inmatning |
| Tillgång till data i realtid | Ger spårning och uppdateringar av lagernivåer i realtid. | Saknar realtidsfunktioner, vilket innebär att data snabbt kan bli inaktuella. |
| Skalbarhet | Skalas enkelt efter företagets tillväxt och större lager | Begränsad skalbarhet; ineffektivt för stora datamängder |
| Dataintegritet | Starkare skydd mot datakorruption och fel | Benägen för mänskliga fel på grund av manuell datainmatning |
| Samarbete | Stöder flera användare med kontrollerad åtkomst och spårning av ändringar | Begränsade samarbetsfunktioner; benägna att ge upphov till fel när flera användare redigerar samtidigt. |
| Integration | Integreras smidigt med andra affärssystem (t.ex. ERP, e-handel) | Begränsade integrationsmöjligheter; kräver ofta manuell dataöverföring |
| Kostnad | Innebär vanligtvis abonnemangs- eller licensavgifter. | Låg kostnad eller gratis |
| Rapportering och analys | Avancerade rapporteringsverktyg för prediktiv analys och insikter | Grundläggande rapporteringsfunktioner; saknar avancerade analysverktyg |
| Anpassning | Mycket anpassningsbar för att passa specifika affärsbehov och arbetsflöden | Begränsade anpassningsmöjligheter; bygger främst på fördefinierade mallar |
Som du kan se erbjuder specialiserad programvara för lagerhantering betydande funktionella fördelar jämfört med Excel. Detta gör den till ett mer lämpligt val för företag med komplexa lagerbehov. En invändning är dock kostnaden.
Tänk om du kunde få det bästa av två världar? Robust funktionalitet till ett rimligt pris?
Välj ClickUp för lagerhantering
ClickUp är en anpassningsbar plattform för arbetshantering som erbjuder fantastiska funktioner för hantering av kalkylblad och mycket mer.
Anpassningsbara instrumentpaneler, automatiserade uppgifter och realtidsmeddelanden hjälper dig att hålla ordning på ditt lager. Dessutom erbjuder det en rad olika lagerhanteringsfunktioner, såsom säker lagring av viktiga dokument som varumottagningsnoteringar (GRN) inom uppgifter.
Det integreras med andra verktyg som du använder ofta, underlättar tidrapportering och erbjuder avancerade rapporteringsalternativ. Dess omfattande bibliotek med mallar gör det enkelt att konfigurera ditt arbetsflöde.
Ta en närmare titt på några av ClickUps lösningar för lagerhantering.
Automatisering och effektivitet
ClickUp är en modern, användarvänlig lösning som effektiviserar din lagerhanteringsprocess.
Dess mallar för leverantörshantering förenklar processen att spåra leverantörsinformation och prestanda. Inbyggd automatisering, såsom återkommande uppgifter och uppgiftsutlösare, påskyndar leverantörskoordineringen och förenklar orderhanteringen.
Med funktioner som automatisk lageruppföljning, uppdateringar i realtid och aviseringar om lågt lager är ClickUp som en personlig assistent som ser till att ditt lager hålls under kontroll.
Kostnad och flexibilitet
Excel är ett mycket prisvärt och bekvämt alternativ. Dessa fördelar har dock ett pris: att hantera komplexa Excel-kalkylblad tar mer tid och ansträngning i takt med att ditt företag växer.
ClickUp erbjuder dessutom avancerade alternativ för en liten prenumerationsavgift. (ClickUp finns naturligtvis även i en version som är gratis under hela livstiden.
Med anpassade fält och flera ClickUp-vyer har du flexibiliteten att visa din information på det sätt du vill.
Det är viktigt att notera att du också kan använda ClickUp för andra behov. Till exempel kan ClickUps programvara för verksamhetshantering hjälpa ditt växande företag.
Skalbarhet
ClickUp är byggt med skalbarhet i åtanke. Oavsett om du hanterar lager för ett litet företag eller ett stort företag kan ClickUp växa med dig.
Det hanterar effektivt stora datamängder och erbjuder avancerad rapportering och analys genom anpassningsbara ClickUp-instrumentpaneler, vilket hjälper dig att fatta välgrundade beslut i takt med att ditt företag utvecklas.
Clickups mall för lagerhantering kan anpassas efter dina behov, vilket gör det enkelt att konfigurera och hantera ditt lager med minimal ansträngning. Den är också lätt att skala upp.
Här är några av dess huvudfunktioner:
- Fördefinierade anpassade fält för att spåra lagerinformation såsom artikelbeskrivningar, lagernivåer och beställningspunkter.
- Lättanvända vyer, inklusive lista, kalender och tavla, för hantering av lageruppgifter och scheman.
- Uppgiftsberoenden och påminnelser för att säkerställa att påfyllning och lagerkontroller sker i rätt tid.
- Anpassningsbara instrumentpaneler för att övervaka lagerstatistik och prestanda
- Integration med andra verktyg som Slack och e-post för effektiv kommunikation och aviseringar
- Funktioner för samarbete i realtid som gör det möjligt för teammedlemmar att uppdatera lagerinformation samtidigt.
- Förenklad automatisering av arbetsflöden för att minska manuella uppgifter och förbättra effektiviteten
Övergång från Excel till ClickUp för lagerhantering
👀Visste du att: Enligt en studie från Acuity Training använder cirka 54 % av företagen världen över Microsoft Excel, vilket motsvarar mer än 2 miljarder användare globalt. Det är tydligt att Excel gör något rätt. Chansen är stor att även du har använt det.
Men när ditt företag växer kan du behöva överväga en mer robust lösning för lagerhantering, till exempel ClickUp.
Är du redo att uppgradera?
Om du upplever att ditt lager växer sig för stort för ditt kalkylblad kan det vara dags att överväga en uppgradering. Här är några tecken:
- Om du lägger mer tid på att rätta till misstag än på att hantera lager kan bristen på avancerad automatisering i Excel hindra dig från att nå din fulla potential.
- När ditt lager växer kan det bli överväldigande att hålla reda på allt i Excel.
- Om du behöver uppdateringar i realtid och automatisering kan Excels manuella processer bromsa dig.
- Om flera personer är involverade i lagerhanteringen kan samordningen via ett enda kalkylblad bli kaotisk.
Övergång från lagerhantering i Excel till ClickUp
Att byta från Excel till ClickUp behöver inte vara skrämmande.
Börja med att migrera dina befintliga data till ClickUps anpassningsbara instrumentpaneler. Med dessa instrumentpaneler kan du skapa dynamiska listor, spåra lagernivåer och hantera order från flera försäljningskanaler på ett och samma ställe.
Här är en steg-för-steg-guide:
Exportera dina Excel-data
Börja med att exportera dina lagerdata från Excel (i XLSX-, XLS- eller CSV-format) och importera dem till ClickUp.
Ställ in anpassade arbetsflöden
Anpassa ClickUps lagermall så att den passar dina lagerprocesser, oavsett om det handlar om att spåra lagernivåer, hantera order eller ställa in påminnelser om återbeställningar.
Med ClickUps lagermall kan du:
- Samla alla dina lagerdata på ett enda strömlinjeformat arbetsområde för enkel åtkomst och hantering.
- Spåra effektivt lagernivåer, försäljning och återbeställningar i realtid, så att du aldrig får slut på viktiga artiklar.
- Automatisera uppdateringar och rapportering, minska manuella fel och spara tid på lagerrevisioner.
För att optimera din lagerhantering kan du förbättra den här mallen genom att lägga till anpassade statusar som "I lager", "Lågt lager" och "Slut i lager". Du kan också lägga till anpassade fält som "SKU", "Leverantör", "Ombeställningspunkt" och "Senaste beställning" för att hålla viktig lagerinformation organiserad och få en heltäckande bild av ditt lagers hälsa.
Övervaka och justera
När ditt system är igång övervakar du dess prestanda och gör justeringar efter behov för att optimera din lagerhantering.
Automatisering och rapportering i realtid inom lagerhantering
En av de största fördelarna med att byta till ClickUp är automatiserings- och realtidsrapporteringsfunktionerna. Med ClickUp Automations kan du automatisera datainmatning och uppdateringar, vilket minskar risken för mänskliga fel och frigör tid för mer strategiska aktiviteter.
ClickUps rapportering i realtid låter dig generera uppdaterade insikter med ett enda klick, vilket hjälper dig att fatta välgrundade beslut snabbt.
📮ClickUp Insight: 21 % av de tillfrågade vill utnyttja AI för att prestera bättre i sitt arbete genom att använda det i möten, e-post och projekt. De flesta e-postappar och projektledningsplattformar har AI integrerat som en funktion, men det är kanske inte tillräckligt smidigt för att samordna arbetsflöden mellan olika verktyg. Men vi har knäckt koden på ClickUp!
Med ClickUps AI-drivna möteshanteringsfunktioner kan du enkelt skapa dagordningspunkter, anteckna från möten, skapa och tilldela uppgifter från mötesanteckningar, transkribera inspelningar och mycket mer – med vår AI-anteckningsfunktion och ClickUp Brain. Spara upp till 8 mötestimmar per vecka, precis som våra kunder på Stanley Security!
Och vi har sparat det bästa till sist: ClickUp Brain.
ClickUp Brain är ClickUps inbyggda, helt integrerade AI-assistent. Du kan komma åt den var som helst inom ClickUp-plattformen. Så här utnyttjar du den:
- Ställ frågor (”Vad är den aktuella omsättningshastigheten för vårt lager, och hur ser den ut jämfört med förra året?”)
- Skapa tabeller och vyer (”Visa mig en tabell över alla artiklar som tog slut under förra årets julhandel och den aktuella efterfrågan på dem”)
- Skapa rapporter (”Skriv en kort sammanfattning av månatliga variationer i skolagret i år”)
🎨Rolig fakta: Den 80-årige japanske konstnären Tatsuo Horiuchi skapar vackra målningar av japanskt liv, konstformer och landskap... med hjälp av Microsoft Excel!
Automatisera din lagerhantering med ClickUp
En klok person sa en gång: ”Den globala ekonomin bygger på två saker: förbränningsmotorn och Microsoft Excel. ” Excel har verkligen gjort sig förtjänt av sin plats.
Excel kan hjälpa småföretag att förbättra sin lagerhantering. Men när ditt företag växer kommer du att inse att det är dags att uppgradera från ditt Excel-lagerhanteringssystem.
ClickUp erbjuder moderna, skalbara lagerlösningar med automatisering, realtidsinsikter och smidiga funktioner som ett Excel-kalkylblad helt enkelt inte kan matcha. Det kommer också med många andra lösningar, såsom samarbetsdokumentation och chatt i realtid, som gör det till en lämplig allt-i-ett-app för alla avdelningar. För den framåtblickande affärsprofilen är dess skalbarhet och flexibilitet något som inte får ignoreras.