Användningsfall för Slack för förbättrat teamsamarbete

Som en av de mest populära meddelandeapparna är Slack det självklara valet för team över hela världen, eftersom det hjälper dem att hålla kontakten och vara organiserade oavsett var (och när) de arbetar.

Men vad gör Slack egentligen? Och hur identifierar du vilka av dess funktioner som är mest fördelaktiga för dig?

I den här artikeln besvarar vi alla dina frågor om plattformen och mycket mer.

Vi kommer att fördjupa oss i vad Slack är, utforska dess funktioner, dela populära användningsfall från verkligheten och ge tips och tricks för att förbättra din upplevelse. Låt oss börja. 🎢

Vad är Slack?

Enkelt uttryckt är Slack ett kommunikationsverktyg för arbetsplatsen som är utvecklat för företag för att koppla samman människor och den information de behöver. Det erbjuder en enhetlig arbetsplats där team kan skapa kanaler för att organisera projekt, diskussioner och kunskapsbaserade resurser.

Team kan använda den för att enkelt komma åt filer, svara på meddelanden och hålla sig uppdaterade om det senaste, till exempel meddelanden, uppgiftsfördelning och deadlines, oavsett var de befinner sig eller vilken tidszon de befinner sig i. Denna struktur hjälper alla att hålla sig uppdaterade och främjar snabbare, kollektiva beslut.

Viktiga funktioner i Slack som du bör känna till

Vad utmärker denna plattform? Den erbjuder följande funktioner:

1. Kanaler

Det är flexibla utrymmen där ditt team kan meddela uppdateringar, dela filer och samarbeta i projekt. Du kan skapa så många kanaler du vill, som antingen kan vara öppna för alla teammedlemmar (offentliga) eller begränsade till inbjudna medlemmar (privata).

Du kan också skapa kanaler för att diskutera ämnen utanför arbetet. Dessutom kan du med Slack Connect samarbeta med externa intressenter och partners från din arbetsplats.

2. Meddelanden

Med Slack kan du skicka direktmeddelanden till en enskild teammedlem eller chatta med flera medlemmar i en grupp via direktmeddelanden (DM). Trådade konversationer håller svaren organiserade inom varje Slack-kanal.

Alla meddelanden är sökbara och sparas automatiskt i ditt arbetsutrymmes arkiv, så att du kan gå tillbaka till dem när du behöver.

3. Fildelning

Tack vare de många integrationerna som finns tillgängliga på Slack kan du ladda upp och dela dokument, foton, videor och mycket mer direkt i valfri kanal eller meddelande, vilket ger ditt team rätt sammanhang för varje bit av information.

4. Röst- och videosamtal

Det är enkelt att kommunicera via samtal på plattformen: starta bara en Huddle för snabba, informella ljudchattar, eller välj en av Slack-integrationerna som Cisco, join.me eller Microsoft Teams för videomöten. Du hittar många alternativ i Slack-appkatalogen.

5. Integrationer och appar

Slack passar enkelt in i din befintliga teknikstack. Använder du redan Asana eller Trello? Synkronisera dem med en Slack-integration för projektledning. Men det är inte allt.

Från CRM-system som Salesforce till e-handelsplattformar som Shopify kan du dra nytta av över 2 600 integrationer, effektivisera arbetsflöden och samla alla uppgifter på en och samma plattform.

Du kan också använda Slacks Workflow Builder för att skapa anpassad automatisering för repetitiva uppgifter. Slack API:er, tillsammans med guider om hur man skapar en Slack-bot, gör det möjligt för dig att bygga dina egna automatiserade arbetsflöden.

Populära användningsfall för Slack som är svåra att ignorera

Så, hur lyckas den vara ett av de bästa verktygen för uppgiftshantering på marknaden, särskilt för team som arbetar på distans? Låt oss analysera dessa användningsfall för Slack.

1. Teamkommunikation

Med sin funktion för meddelanden i realtid eliminerar Slack behovet av ändlösa e-postkedjor och ökar transparensen. Dina teammedlemmar kan kommunicera direkt med den de behöver prata med utan att behöva frustreras över en överfull inkorg eller vänta i timmar på svar.

Till skillnad från e-post ger Slacks offentliga kanaler bättre insyn i teamets eller teamövergripande samarbete och hjälper till att bryta ner silos.

Oavsett om det handlar om en dedikerad kanal för varje team, projekt eller avdelning eller enskilda möten med en kollega eller underordnad, kan du göra allt på Slack. Du kan också använda @mentions för att fånga en specifik persons uppmärksamhet eller starta en tråd för att hålla dina sidokonversationer borta från huvudkanalen.

Men även Slack har en siload approach eftersom det i första hand är en meddelandeplattform medan arbetet sker någon annanstans, eventuellt på en projektledningsplattform.

ClickUp Chat är ett utmärkt alternativ till Slack, eftersom det ersätter det vanliga kaoset i kommunikationen med sammanhang och tydlighet genom att integrera chatt med arbete.

Du kan länka meddelanden direkt till uppgifter, strukturera chattar i utrymmen efter varje teams behov och dela dokument, länkar eller annan data med robusta sekretesskontroller.

Du kan faktiskt ha flera kanaler för specifika projekt, avdelningar eller uppdrag, så att du alltid samarbetar med rätt personer och i rätt riktning.

Tänk på det som att skapa en Slack-kanal – du organiserar konversationer efter ämne, @nämner teammedlemmar för att de ska delta i relevanta chattar och håller koll på allt med ditt meddelandeflöde.

Om du letar efter en mer ansvarighetsorienterad funktion kan du prova Assign Comments på ClickUp. Använd den för att skapa åtgärdspunkter och tilldela dem till andra eller till och med till dig själv så att inga detaljer missas, glöms bort eller förbises.

Med ClickUp finns alla dina diskussioner, uppföljningar och referenser på ett och samma ställe, så att du kan gå direkt från chatt till handling utan att missa något. Detta gör ClickUp till ett mer komplett verktyg för projektkommunikation.

Dessutom är ClickUps chattfunktion AI-driven.

Med förslag på svar, sammanfattade trådar och möjligheten att automatisera uppgifter kan du fokusera på det som är viktigt. Letar du efter en gammal fil eller konversation i din arbetsyta? ClickUp Brain hittar allt du behöver och gör det tillgängligt med en enkel sökning.

2. Projektledning

I en Slack-kanal kan du diskutera projekt med ditt projektteam, planera scheman, dela filer och uppdateringar samt följa framstegen, så att alla som behöver information alltid är uppdaterade.

Du kan starta en Huddle för att chatta live med ditt team eller spela in ett klipp för att snabbt ge feedback.

Vill du samla, organisera och prioritera de viktigaste delarna av dina projekt i en lista? Slack låter dig göra det också.

Men vad händer om du vill gå mer i detalj och förstå arbetsbelastningen per team eller teammedlem? ClickUp kan hjälpa dig! Du kan använda ClickUps arbetsbelastningsvy för att visuellt visa varje teammedlems arbetsbelastning.

För att få ut det mesta av Slack och förbättra dess funktioner behöver du Slack-integration i ClickUp!

Behöver du skapa en ny ClickUp-uppgift direkt från Slack? Skriv bara ”/clickup new” i kanalen. Då kan du omedelbart fånga upp idéer och åtgärder från plattformen utan att lämna Slack.

För det andra, när du publicerar en ClickUp Task-länk i Slack, "fälls" den automatiskt ut eller expanderas för att visa viktiga detaljer, såsom uppgiftens namn, beskrivning, förfallodatum och status. Detta är användbart när du pratar med en teammedlem och vill ge dem lite bakgrundsinformation.

Dessutom kan du med hjälp av Slacks rullgardinsmeny göra snabba ändringar i dina ClickUp-uppgifter direkt från kanalen, till exempel ändra deadlines eller tilldela teammedlemmar. Detta optimerar projektets arbetsflöde och säkerställer att ingenting faller mellan stolarna.

3. Distansarbete och virtuell teambuilding

När tusentals kilometer skiljer er åt kan det vara en unik utmaning att skapa sammanhållning och samarbeta med ditt team.

Men Slack är en livlina som överbryggar geografiska avstånd.

Den främjar gemenskapskänslan genom att du kan skapa eller begära nya kanaler baserade på teamets gemensamma intressen, såsom videospel, fotboll, superhjältar och mycket mer, och ge dem namn som #fun-and-games eller #random.

Om informella samtal ännu inte är en del av ditt distansarbetslags DNA, skapa en vana. Bestäm en tid en gång i veckan för att diskutera ett ämne (t.ex. Har någon läst någon bra bok nyligen?) och bjud in dem att delta i småpratet, bidra och knyta band med andra.

Du kan också skapa omröstningar, lägga till GIF-bilder eller slumpmässigt ordna virtuella kaffedejter för teammedlemmarna (med Donut-integrationen) för att hålla stämningen intressant och positiv för alla.

Du kan också använda @mentions för att fånga en specifik persons uppmärksamhet eller starta en tråd för att hålla dina sidokonversationer borta från huvudkanalen.

4. Kundsupport

Med Slack blir kundsupporten mer effektiv och samarbetsinriktad. Dina servicerepresentanter kan skapa sidofält som ”Ticket Management” för att gruppera alla kanaler där kundförfrågningar skickas in och granskas.

För team med specialiserad kunskap kan du skapa sektioner med lämpliga namn (t.ex. Faktureringssupport) för enkel åtkomst. Integration med supportverktyg som Zendesk eller Freshdesk säkerställer att ärenden flödar direkt in i Slack för snabb lösning.

5. Intern kunskapsdelning

Med Slack blir kunskapsdelningen inom teamet enklare än någonsin. Du kan lägga till filer, webbadresser och uppdateringar varifrån som helst och skapa separata kanaler för att organisera dem, till exempel branschtrender, företagsuppdateringar, vanliga frågor eller hjälpartiklar.

Dessutom kan du med Slacks sökfunktion hitta information från tidigare konversationer eller delade dokument.

Har du viktiga länkar att dela med nyanställda, till exempel en manual om företagets Slack-etikett? Fäst viktig information eller meddelanden med funktionen Fäst till kanal. Alla i den kanalen kan komma åt objekten i flikarna Fäst och Bokmärk.

Om du vill ha en mer dynamisk brainstormingupplevelse kan du prova digitala whiteboardverktyg som ClickUp Whiteboards.

Använd den för att kartlägga idéer, informationsflöden och projektplaner med olika element, såsom kopplingar, klisterlappar, färgade block och vektorgrafik (t.ex. linjer, pilar och former), vilket ger dig en mer dynamisk samarbetsupplevelse.

Du kan exportera din ClickUp Whiteboard till Slack som en bild eller PDF och ladda upp den till din kanal eller skapa en delbar länk som du kan publicera direkt i konversationen.

Efter strategin skapar du en serie ClickUp Docs för att samla informationen på ett överskådligt sätt. Använd formateringsfunktioner för rik text, såsom textstilar, rubriker och strukturer, tabeller, emojis, inbäddade länkar och mer för att förbättra läsbarheten.

Kundernas framgångshistorier: Hur Slack förändrar processer

Företag över hela världen har upplevt en enorm ökning i produktivitet och smidigare samarbete när de har gått över till Slack. Läs om hur några av de största varumärkena har gjort det.

1. Målgrupp

Targets nätverk med över 3 000 ingenjörer använder Slack för att organisera och arkivera sina konversationer, varav många innehåller icke-verbal information som kod eller IP-adresser. Slack gör det enkelt att dela och hämta dessa data utan att behöva bläddra eller leta i mappar.

Å andra sidan gör emoji-reaktionsfunktionen det möjligt för deras ingenjörer att snabbt svara på nya meddelanden när de är på språng.

2. Intuit

Intuit använder Slack för att effektivisera sin kundsupportavdelning och skapa en 360-graders bild av kunden genom Slack Channels. Företaget har också skapat 1 200 Slack-arbetsflöden för hela företaget för att automatisera processer, inklusive onboarding med omedelbar tillgång till all information och alla verktyg som nyanställda behöver.

3. SingleThread

Slack gjorde det möjligt för SingleThread att skapa en enda, transparent kommunikationslinje mellan personalen på gården, i köket och i restaurangen. Gården kan snabbt kommunicera uppdateringar om dagens råvaror till köket, inklusive foton som visar vad de kan förvänta sig.

Med denna typ av realtidsutbyte blir det mycket mindre produktspill, eftersom köket kan förbereda dagens meny utifrån exakt vad det kommer att få levererat, och restaurangens servitörer kan ge kunderna mer precisa rekommendationer om vad de ska beställa.

4. Autodesk

Tack vare Slack är 85 grupper på Autodesk nu sömlöst sammankopplade. Ingenjörsteamet har utnyttjat integrationer och automatisering för att konfigurera Slack för snabbare incidenthantering, vilket har minskat den genomsnittliga reparations tiden.

5. Lyft

Lyft har skapat separata kanaler för varje region och konto för att underlätta synkroniseringen mellan teamen, vilket ersätter veckomötena. Zendesk-integrationen hjälper till att få omedelbar uppmärksamhet på supportärenden, medan Salesforce-integrationen hjälper säljarna att bli mer produktiva och avsluta affärer snabbare.

Bästa praxis för att använda Slack på rätt sätt

Vi har samlat beprövade tips och tricks om hur du använder Slack effektivt för optimal produktivitet. Vi går också igenom genvägar, avancerade funktioner och riktlinjer för etikett som du bör följa på Slack.

1. Skapa sektioner och markerade kanaler

Med alla coola idéer för Slack-kanaler som du säkert har kan det lätt bli rörigt. Men så behöver det inte vara.

Du kan markera de viktigaste kanalerna med en stjärna genom att klicka på stjärnikonen bredvid kanalnamnet i Slack, så att de blir lättare att hitta. Du kan också skapa anpassade sektioner – som mappar för kanaler – genom att dra relaterade kanaler till varje sektion.

Detta håller din Slack-arbetsplats organiserad och fokuserad.

2. Använd markering av nyckelord för specifika omnämnanden

Låt oss säga att du vill få ett meddelande varje gång en viss produkt eller kund nämns. Klicka på namnet på din arbetsplats, gå till Inställningar och visa Mina nyckelord för att lista de fraser du vill följa. Detta liknar inställningen av Google Alerts för alla typer av ämnen.

3. Använd historikknapparna för att komma åt där du var

Har du raderat en Slack-kanal från sidomenyn av misstag? Det händer även de bästa. Använd knapparna Tillbaka eller Historik högst upp för att återgå till där du var.

4. Högerklicka på en meddelandets tidsstämpel för att kopiera länken till det.

Om du behöver dela ett meddelande från en kanal med en annan kanal eller person kan du högerklicka på tidsstämpeln bredvid personen som delade meddelandet och välja alternativet Kopiera länk. Du kan också hålla muspekaren över meddelandet och klicka på Dela.

5. Rösta på alternativ med sifferemoji

Ett enkelt sätt att göra en omröstning i en Slack-kanal är att skriva ett meddelande med numrerade alternativ och reagera på meddelandet med antalet emojis för varje alternativ. Istället för att svara med samma meddelande om och om igen kan de andra bara klicka på relevant emoji-reaktion för att rösta – voila, du har resultatet.

6. Håll kanalnamnen konsekventa

Att följa en namngivningskonvention för Slack-kanaler hjälper till att klargöra deras syfte. Många företag kategoriserar sina kanaler med hjälp av prefix som #team-, #project- eller #client—.

När kanalerna namnges på detta sätt grupperar Slack automatiskt liknande kanaler i sidomenyn för enklare navigering.

Använda kortkommandon och avancerade funktioner

Oavsett hur väl du kan använda plattformen finns det alltid nya genvägar eller spännande funktioner att upptäcka. Här är några av våra favorittips för Slack som hjälper dig att öka din produktivitet.

Slack-etikett och riktlinjer för kommunikation

När konversationer sker virtuellt kan de bli informella, vilket kan leda till missförstånd eller bristande professionalism. Därför är det viktigt att fastställa vissa riktlinjer som uppmuntrar respektfullt umgänge. Här är några förslag på vad du kan fastställa för lämplig användning av Slack.

✅ När du svarar på ett specifikt meddelande i en livlig kanal, svara i en tråd.

✅ Använd @mentions med eftertanke; tagga endast de som är väsentliga för konversationen.

✅ Undvik sarkasm eller skämt som kan misstolkas, särskilt i interkulturella team.

✅ Undvik @channel eller @everyone om det inte är absolut nödvändigt, eftersom det kan störa hela teamet.

✅ Undvik långrandiga meddelanden; gå rakt på sak för att göra din kommunikation mer effektiv.

✅ Eftersom Slack är asynkron till sin natur, använd funktionen för meddelandeprioritering eller alternativet Markera som brådskande om omedelbar åtgärd krävs.

✅ Ställ in din status när du är borta eller upptagen; använd funktionen Stör ej när du behöver arbeta ostört.

✅ Formatera dina meddelanden med punktlistor, fetstil och kursiv stil för tydlighetens skull. För kod eller lång text använder du kodblocket (“`).

Vanliga utmaningar och lösningar: Navigera i Slack

Slack är i stort sett ett användarvänligt verktyg, men precis som alla andra plattformar har det sina utmaningar. Här är några vanliga problem med Slack som du kan stöta på och hur du löser dem.

1. Hämta information

Slack-konversationer är indelade i kanaler, där meddelanden och filer delas på varje kanal. Beroende på hur många kanaler du har kan detta innebära hundratals fram- och återgående meddelanden, och det kan vara ett slitgigt arbete att söka igenom dem.

Men det är just här som ClickUp utmärker sig med funktioner som Connected Search, som visar alla filer eller all information från din arbetsyta och ansluter tredjepartsappar på några sekunder.

2. Använda interaktivitetsfunktionerna

Slack erbjuder olika interaktiva funktioner för meddelanden. Du kan snooza ett meddelande, spara det till senare eller konvertera det till en uppgift. Problemet uppstår när dessa interaktivitetsparametrar inte fungerar som du förväntar dig, vilket leder till oväntade eller förvirrande resultat.

ClickUp Chat, å andra sidan, erbjuder ett mycket smidigare sätt att länka uppgifter till meddelanden och vice versa, vilket gör det enklare att kartlägga relationerna mellan de två.

3. Funktionen för föreslagna svar

På vår lista över fördelar och nackdelar med Slack är detta kanske en av de största nackdelarna. Slack använder Guru, en tredjepartsplattform för kunskapshantering, för att erbjuda snabb tillgång till svar utan att behöva lämna plattformen.

Men den ger ofta felaktiga svar, och det kan vara svårt att inaktivera den inbyggda funktionen Förslag på svar. Jämfört med detta är ClickUp Brain inbyggt i ClickUp-ekosystemet och kan ge dig korrekta svar, föreslå svar, och utföra åtgärder med den kombinerade kraften från AI Knowledge Manager, AI Writer, och AI Project Manager.

4. Filuppladdningar och lagringsbegränsningar

Det vanligaste scenariot är att filstorleken är för stor, vilket den kostnadsfria versionen av plattformen inte stöder. Faktum är att den har en total lagringsgräns på 5 GB för alla användare. Det kan därför hända att uppladdningar fastnar eller misslyckas.

5. Ihållande aviseringar

Många användare upplever detta: en Slack-notis som inte försvinner trots att du har kontrollerat allt. Detta kan hända om tillfälliga data som lagras av plattformen blir korrupta.

Meddelanden i ClickUp är lite annorlunda, men vi skulle säga att de är ännu bättre. Din ClickUp-inkorg fungerar som ett samlingsställe för alla meddelanden samtidigt som du har detaljerad kontroll över vilka meddelanden du får, var och när.

Om du fortfarande är missnöjd med plattformen kan det vara värt att kolla in Slacks konkurrenter.

ClickUp eller Slack, undrar du? För oss är det ClickUp hela vägen.

Slack har visserligen gjort sig ett namn inom kategorin snabbmeddelanden.

Men som vi har sett är den långt ifrån perfekt, och ClickUp kompenserar för alla områden där Slack brister: AI-driven automatisering av arbetsflöden, avancerat samarbete, rapportering och insikter, och mycket mer.

Främja smidig kommunikation med ClickUp

Slack är en av de bästa plattformarna för att hjälpa ditt team att hålla kontakten och vara produktiva, oavsett var de befinner sig. Med dessa experttips i bagaget kan du utnyttja plattformens fulla potential.

Oavsett om du är en erfaren teamledare eller sätter ihop ett asynkront team för första gången kan Slack hjälpa dig med i stort sett allt du behöver för att hålla konversationerna smidiga.

Men om du vill dra nytta av robusta projektledningsfunktioner, omfattande anpassningsalternativ och avancerade integrationsmöjligheter, byt till ClickUp.

Och om du vill få det bästa av två världar kan du prova vår Slack-integration med ett klick för att öka produktiviteten avsevärt. Prova! Du kommer att bli förvånad över vad vår plattform kan göra.

Börja med att registrera dig för ClickUp gratis idag.