Excel-cheatsheet [med formler, genvägar och tips]

Du har just fått en berg av data att analysera. Du måste snabbt och tydligt förstå allt och leverera en presentation.

Börjar du känna pressen? Oroa dig inte, Excel är här för att hjälpa dig!

Excel kan förenkla en hel del saker, från finansiell modellering till projektplaner. Oavsett om du är projektledare eller bara vill få ordning på dina finanser kan Excel öka din produktivitet och effektivisera dina dagliga uppgifter.

Med vårt Excel-formelblad kommer du att kunna hantera dina Excel-problem snabbare än någonsin tidigare. Är du redo att börja?

Excel – snabbfakta

Med tiden har det utvecklats från ett generiskt fristående kalkylbladsprogram till ett molnbaserat samarbetsverktyg [Microsoft 365] och blev snabbt oumbärligt, särskilt för yrkesverksamma som projektledare och dataanalytiker.

För närvarande ingår Excel i Microsoft 365-paketet och kan inte köpas som ett fristående verktyg. Det personliga abonnemanget för Microsoft 365-paketet kostar 6,99 dollar per månad, medan företagsabonnemangen kostar mellan 8,25 och 12,5 dollar per användare och månad. Priset varierar naturligtvis beroende på vilka funktioner och tjänster du väljer.

Så här kommer du igång med Excel

Det är enkelt att komma igång med Excel. Här är en snabbguide till några av de vanligaste funktionerna som du kommer att använda:

Grunderna i Excel

Grundläggande datainmatning i Excel

Datainmatning med Excel är enkelt, snabbt och tillförlitligt. Det är bara att:

Skapa diagram i Excel

När du har lagt till dina data kan du enkelt visualisera all information på en gång med hjälp av följande steg:

Formatera Excel-celler

Du kan använda olika formateringsalternativ och ändra hur dina data visas.

Så här formaterar du dina data:

Använda Excel-mallar

Excel erbjuder färdiga mallar för allt. För att hitta en mall för din projektledning, budgetering eller andra behov gör du helt enkelt följande:

Nu när du kan grunderna kan vi titta på vårt Excel-formelcheat sheet.

31 exempel på Excel-formler

Här är ett snabbreferensblad med Excel-formler som innehåller grundläggande Excel-funktioner. Dessa sträcker sig från grundläggande matematiska funktioner till avancerade uppslagsfunktioner, textfunktioner och logiska villkor. De flesta av dem fungerar i ett eller flera kalkylblad.

Observera att A1, A10, B1 osv. är cellreferenser: A1 avser cellen i kolumn A och rad 1, B10 avser cellen i kolumn B och rad 10, och så vidare.

Matematiska funktioner

1. Summera tal [SUM]

Som försäljningschef behöver du snabbt kunna följa upp veckans försäljningssiffror. Formeln SUM beräknar och visar omedelbart summan av alla siffror i ditt aktuella dataområde [rad eller kolumn].

Formel:

Alla avdelningars försäljning registreras i cellerna A1 till A10. I cellen A11 visas summan av all försäljning.

2. Beräkna medelvärdet [AVERAGE]

Som utbildnings- och utvecklingschef måste du följa upp klassens prestationer. Formeln AVERAGE är perfekt för detta. Den beräknar snabbt medianvärdet för alla poäng, så att du vet vem som presterar bra och vem som inte gör det.

Formel:

Utvalda celler från intervallet B1 till B20 registrerar elevernas poäng. Cell B21 visar klassens genomsnitt.

3. Hitta det största värdet [MAX]

Leder du ett team? Använd formeln MAX för att markera de högsta siffrorna – oavsett om det gäller toppsäljare, projektmilstolpar eller höga poäng. Detta gör det enkelt att uppmärksamma de bästa prestationerna och deras insatser.

Formel:

Cellerna C1 till C15 innehåller varje persons försäljningssiffror. Cell D2 visar det högsta beloppet.

4. Hitta det lägsta värdet (MIN)

Formeln MIN hittar det minsta värdet i ett cellintervall. Till exempel skulle formeln `=MIN(D1:D25)` hitta det minsta absoluta värdet i cellerna D1 till D25.

Denna funktion är särskilt användbar när du analyserar datamängder och letar efter det lägsta värdet, till exempel lägsta temperatur, lägsta poäng eller absolut minsta mätvärde.

Funktionen MIN kan kombineras med andra funktioner för att utföra mer komplexa beräkningar. Du kan till exempel använda den tillsammans med funktionen IF för att hitta minimivärdet baserat på vissa villkor.

=MIN(D1:D25): Denna formel hittar det minsta värdet inom cellintervallet D1 till D25.

5. Beräkna procentandelar

Vill du följa projektets framsteg? Använd en Excel-formel för att beräkna procentandelen av slutförda uppgifter.

Formel:

Kolumnerna A och B innehåller de slutförda uppgifterna i förhållande till det totala antalet uppgifter. Kolumn C visar procentandelen slutförda uppgifter.

6. Avrunda siffror [ROUND]

Som auktoriserad revisor säkerställer funktionen ROUND att dina finansiella siffror är tydliga och exakta genom att avrunda siffror till två decimaler, vilket gör rapporterna snygga och professionella.

Formel:

Kolumn A innehåller värdena som ska avrundas, och kolumn B visar värdena avrundade till två decimaler.

Villkorliga funktioner

7. Märkning med villkorlig logik [IF]

För produktkvalitetskontroller kan funktionen IF automatiskt märka artiklar som "Godkänd" eller "Underkänd" baserat på deras kvalitetspoäng. Det är som att ha en assistent för kvalitetskontroll som aldrig missar något.

Formel:

Kolumn D registrerar produktkvaliteten och kolumn F visar de produkter som klarar kontrollen. För att en produkt ska klara kontrollen måste poängen vara högre än 50.

8. AND-funktionen

Funktionen AND returnerar TRUE om alla villkor är TRUE, annars returnerar den FALSE.

Syntax:

=AND(villkor1, villkor2, …)

Exempel:

Om A1 = 80 och B1 = 90, formeln:

=AND(A1>50, B1>85)

Resultat: SANT (Båda villkoren är uppfyllda)

Om B1 var 70 skulle resultatet bli FALSE eftersom det logiska villkoret B1>85 inte är uppfyllt.

9. OR-funktionen

Funktionen OR returnerar TRUE om minst ett villkor är TRUE. Den returnerar FALSE endast om alla villkor är FALSE.

Syntax:

=OR(villkor1, villkor2, …)

Exempel: Om A1 = 40 och B1 = 90, formeln:

=OR(A1>50, B1>85)

Resultat: SANT (eftersom B1>85 är SANT)

Om B1 var 70 skulle resultatet bli FALSE eftersom inget av villkoren är uppfyllt.

10. NOT-funktionen

Funktionen NOT inverterar det logiska värdet av ett villkor:

Syntax:

=NOT(villkor)

Exempel:

Om A1 = 100, är formeln

=NOT(A1>90)

Resultat: FALSE (eftersom A1>90 är TRUE, så NOT(TRUE) är FALSE)

Om A1 var 80 skulle resultatet bli TRUE eftersom A1>90 är FALSE.

11. Villkorlig summering [SUMIF]

Försöker du hålla koll på utgifterna? Använd formeln SUMIF för att summera alla kostnader över ett visst belopp, till exempel 100 dollar. På så sätt kan du enkelt se var din budget överskrids.

Formel:

Cellerna B2 till B10 visar utgiftsbelopp. Cell B12 visar det totala belopp som överskrider din budget.

12. Villkorligt genomsnitt (AVERAGEIF)

Formeln AVERAGEIF beräknar genomsnittet av värdena i ett cellintervall som uppfyller ett visst kriterium.

Formeln `=AVERAGEIF(I1:I50, “East,” “Sales”)` beräknar till exempel genomsnittet av försäljningsvärdena i cellerna I1 till I50 för regionen ”East”.

13. Villkorlig formatering baserad på värde

Vill du markera dagar med försäljning över 1000 dollar? Använd villkorlig formatering:

Alla siffror över 1000 markeras nu med grönt.

Räknfunktioner

14. COUNT

Formeln COUNT räknar antalet celler i ett intervall som innehåller ett värde. Till exempel skulle formeln `=COUNT(F1:F50)` räkna antalet celler i intervallet F1 till F50 som innehåller ett värde.

15. Räkna icke-tomma celler [COUNTA]

Ska du anordna ett evenemang? Funktionen COUNTA hjälper dig att räkna hur många personer som har svarat ja, så att du får en omedelbar sammanställning utan att behöva sortera svaren upprepade gånger.

Formel:

Kolumn B visar vilka gäster som har bekräftat sin närvaro, och cell B2 visar antalet deltagare.

16. Hitta dubbletter [COUNTIF]

Hantera en stor e-postdatabas? Formeln COUNTIF hittar och tar bort dubbletter för att säkerställa att din e-postlista är ordnad och att ingen får flera e-postmeddelanden.

Formel:

Denna formel returnerar TRUE för celler som har dubbletter och FALSE för unika poster. Du kan sedan filtrera eller sortera baserat på denna kolumn för att effektivt rensa din e-postlista.

Uppslags- eller sökfunktioner

17. Söka upp data vertikalt [VLOOKUP]

Hantera lager eller produktdata? Använd VLOOKUP för att hitta specifika detaljer, till exempel priser, genom att helt enkelt skriva in produktnamnet. Inget mer scrollande – bara snabba, exakta resultat.

Formel:

De första tio cellerna under kolumnerna A till C innehåller information om alla dina produkter. Cell A13 visar priset för produkt A.

18. Söka data horisontellt [HLOOKUP]

Behöver du spåra data horisontellt? Använd HLOOKUP för att hämta försäljnings-, prestations- eller andra data från din tabell över flera rader, vilket möjliggör enkel jämförelse och analys.

Formel:

De första fem cellerna under kolumnerna A till F innehåller information om all försäljning i olika regioner. Cell A8 visar den totala försäljningen från regionen Nord.

19. Matcha exakta datapositioner [MATCH]

Behöver du snabbt hitta en produkt i ditt lager? Formeln MATCH hittar dess exakta position i din lagerlista, vilket sparar tid när du söker igenom långa kalkylblad.

Formel:

Cellerna A1 till A20 i den första kolumnen innehåller listan över produkter. Funktionen returnerar 1 eftersom ”Produkt A” finns i cell A1.

20. Sök efter text i en cell [SEARCH]

Om du hanterar detaljerade Excel-rapporter och behöver hitta ett specifikt begrepp som ”Total” i en kolumn, visar formeln SEARCH exakt var det förekommer.

Detta gör att du snabbt kan hoppa till relevant avsnitt utan att behöva använda sökfältet eller sökfunktionen, vilket kan vara långsamt.

Formel:

Funktionen returnerar ett tal som anger positionen för det första tecknet i söktermen.

Textfunktioner

21. Sammanfoga text [CONCATENATE]

Har du laddat ner en lista med delade namn? Formeln CONCATENATE kan kombinera förnamn, mellannamn och efternamn i en cell. Denna formel kan också användas för att kombinera flera tecken och annan textdata, till exempel adresser.

Formel:

Här innehåller cellerna A2 till C2 den första kundens förnamn, mellannamn och efternamn. Cell D2 visar deras fullständiga namn, kombinerat.

22. Trimmera strängar (TRIM)

Funktionen TRIM i Excel tar bort alla extra mellanslag från en textsträng och lämnar endast enkla mellanslag mellan orden. Den är särskilt användbar för att rensa data som importerats från andra källor och som kan innehålla ledande, efterföljande eller flera mellanslag mellan orden. Den tar inte bort radbrytningar eller specialtecken.

Formel:

=TRIM(text)

23. Ersätta strängar (SUBSTITUTE)

Funktionen SUBSTITUTE i Excel ersätter förekomster av en specifik text i en sträng med en annan text. Den är användbar för att ändra eller rensa textdata.

=SUBSTITUTE(text, gammal_text, ny_text, [instansnummer])

Var:

24. LEFT-funktionen

Extraherar ett angivet antal tecken från början (vänster sida) av en textsträng.

Syntax:

=VÄNSTER(text, antal_tecken)

25. RIGHT-funktionen

Extraherar ett angivet antal tecken från slutet (höger sida) av en textsträng.

Syntax:

=RIGHT(text, num_chars)

26. MID-funktionen

Extraherar en delsträng från en textsträng, med start från en specifik position och för ett givet antal tecken.

Syntax:

=MID(text, start_num, num_chars)

Datumfunktioner

27. Uppdatera kalkylblad baserat på datum [TODAY]

Hantera flera kalkylblad? Använd funktionen TODAY för att automatiskt lägga till och uppdatera aktuellt datum, så att du enkelt kan hålla koll på deadlines eller milstolpar med dagliga uppdateringar.

Formel:

Denna funktion lägger till dagens datum där den tillämpas.

28. Extrahera året [YEAR]

Arbetar du med kontrakt? Formeln YEAR extraherar året från datum, vilket hjälper dig att sortera och spåra kontrakt efter år, vilket gör det enkelt att hantera förnyelser.

Formel:

Cell A1 innehåller datumet, medan cell B1 visar året som hämtas från datumet i cell A1.

Finansiella analysfunktioner

29. Beräkning av nettonuvärdet [NPV] för tillgångar

Vill du veta värdet på framtida investeringar idag? NPV-formeln beräknar det aktuella värdet på framtida kassaflöden, vilket gör den till ett viktigt verktyg för investerare som vill fatta välgrundade beslut.

Formel:

Här innehåller cell B2 kassaflödesvärden, och NPV beräknas med en rabatt på 5 % och visas i kolumn C.

30. Beräkna framtida värde [FV]

Efter att ha beräknat nuvärdet av dina investeringar kan du använda formeln för framtida värde för att uppskatta hur mycket dina investeringar kommer att växa över tid. Denna formel är perfekt för att förutsäga långsiktig avkastning.

Formel:

Denna formel hjälper dig att beräkna hur mycket en årlig investering på 1 000 dollar kommer att vara värd om 10 år med en avkastning på 4 %.

31. Betalning av finansiellt lån [PMT]

Behöver du beräkna månatliga lånebetalningar? Denna formel hjälper dig att fastställa betalningar baserat på lånebelopp och ränta, vilket ger dig en tydlig återbetalningsplan och undviker betalningsförsummelser.

Formel:

Denna formel beräknar räntan per månad på ett belopp på 5 000 dollar till en ränta på 5 % per månad under 60 månader [fem år].

Excel-genvägar

Navigeringsgenvägar i Excel

Markera och framhäva genvägar i Excel

Genvägar för redigering och datainmatning

Excel formateringsgenvägar

Användningsfall för Excel

Oavsett om du vill organisera information och förenkla de uppgifter du hanterar varje dag, bearbeta siffror eller automatisera Excel för att utföra repetitiva uppgifter, kan det göra allt.

Här är några kraftfulla användningsfall för Excel som alla Excel-användare måste känna till. De beskriver hur du kan använda Excel effektivt i olika scenarier för dataanalys. Låt oss utforska dem:

1. Dataanalys med pivottabeller

Har du en hög med data som är svår att ta till sig? Inga problem!

Du kan dela upp och analysera dina data och presentera dem grafiskt för att förstå dem med hjälp av pivottabeller i Excel.

Anta att du är en lärare som har samlat in data om elevernas provresultat från flera ämnen. Med pivottabeller kan du se varje elevs prestationer i olika ämnen och hela gruppens prestationer i ett visst ämne.

Sedan kan du visuellt presentera resultaten i format som cirkeldiagram och grafer. Detta kan hjälpa dig att se mönster i dina examensresultat och ta reda på hur studenterna klarar sig.

2. Finansiell modellering med formler

Att hantera en budget, liten eller stor, kan vara utmanande, men Excel kan hjälpa till.

Från enkla funktioner som =SUM för att summera siffror till funktioner som =NPV för att beräkna nettonuvärdet av dina tillgångar – formler är nyckeln till förenklad finansiell modellering. Dessutom kan Excel hjälpa dig att visualisera alla dina data med diagram, grafer och avancerade diagram.

3. Lagerhantering med villkorlig formatering

Låt oss säga att du är en klädtillverkare med hög lageromsättning. Att hantera lagernivåer för att möta marknadens efterfrågan kan kännas överväldigande, men det behöver inte vara så. Med Excel kan du skapa en lageruppföljare som uppdateras automatiskt och visar resultaten på en instrumentpanel.

Genom att lägga till villkorlig formatering kan du markera lagernivåer med olika färger – rött för lågt, gult för halvfullt och grönt för fullt. Detta ger dig en tydlig bild av dina lagertrender, så att du alltid är beredd att möta efterfrågan.

4. Excel-mallar för projektledning

Driver du ett projekt? Excel-mallar för projektledning hjälper dig! Du kan enkelt spåra uppgifter, deadlines, uppdrag och team utan att tappa helhetsperspektivet.

För en produktlansering är Excels Gantt-diagram och andra kalkylbladsmallar ditt hemliga vapen. De hjälper dig att kartlägga varje fas och ger dig en tydlig översikt över tidslinjerna så att du kan hålla dig på rätt spår och hantera eventuella sista minuten-ändringar smidigt.

Excel-användargrupper

Excel är komplicerat och innehåller över 500 användbara formler. Det är extremt svårt för en människa att känna till alla formler och bibliotek med deras olika alternativ och nyanser. Även med Excel-formelcheat sheet har vi knappt skrapat på ytan.

Här är en lista över Excel-användargrupper som du kan besöka för att få hjälp och utforska alla möjliga Excel-funktioner:

Microsoft Tech Community

Tech Community är Microsofts officiella forum för alla MS Office-produkter. I deras Excel-community kan du ställa frågor, lära dig Excel-tips som andra har kommit på och utforska alla möjligheter som Excel har att erbjuda.

MrExcel Forum

MrExcel Message Board är ett mycket aktivt forum där Excel-användare, från nybörjare till experter, diskuterar allt som har med Excel att göra. Du kan ställa frågor, dela med dig av dina kunskaper, lära dig av tusentals Excel-problem som andra har löst och få ett fusklapp med Excel-formler. Det är en av de mest etablerade hjälpsidorna för Excel online.

Reddits Excel-subreddit [r/excel]

Denna subreddit har en stor och engagerad community av Excel-entusiaster som regelbundet hjälper varandra med utmaningar. Oavsett om du är nybörjare eller avancerad användare kan du ställa dina frågor direkt till Excel-experter och hitta svar på Excel-relaterade problem.

Utmaningar och begränsningar i Excel

Även om miljontals yrkesverksamma använder Excel varje dag är det viktigt att känna till programmets begränsningar, särskilt om du arbetar med mycket stora projekt eller försöker samarbeta med andra.

Oorganiserat samarbete

Har du någonsin försökt arbeta med en kollega på samma Excel-ark? Ja, det blir rörigt. Excels funktioner för gemensamt arbete har visserligen förbättrats, men du kan fortfarande inte förvänta dig samma smidiga och sömlösa upplevelse som du får med ett dedikerat samarbetsverktyg.

Statiska instrumentpaneler och rapporter

Moderna företag behöver insikter i realtid. Tyvärr har Excel-dashboards inte funktioner som uppdateras automatiskt och låter dig gräva djupare i dina data.

Felbenägen och begränsad automatisering

Manuell datainmatning och redigering kan leda till många fel, vilket är alltför vanligt i Excel. Att spåra fel i stora kalkylblad är som att leta efter en nål i en höstack.

Makron är visserligen användbara för automatisering, men du måste kunna en hel del VBA-kodning för att kunna utnyttja dem fullt ut. Att konfigurera och underhålla makron kan innebära en brant inlärningskurva för nybörjare, vilket begränsar Excels automatiseringspotential.

Alternativ till Excel

Det finns många möjliga alternativ till Excel.

Du kan till exempel prova ClickUp. Precis som Excel kan det lagra data, utföra beräkningar och visa data med hjälp av olika diagram. Men det är optimerat för så mycket mer. Låt oss utforska dess funktioner tillsammans.

ClickUp tabellvy

Om du är van vid Excel kommer du att känna dig som hemma med ClickUps tabellvy.

Med hjälp av tabellvyn kan du:

Det bästa med det?

Du kan växla mellan Gantt-diagramvy och Kanban-tavla så att du aldrig är låst till en enda vy av ditt projekt. Och nu, för nästa nivå av dataanalys, långt bortom vanliga kalkylbladsapplikationer: Enter ClickUp Brain.

ClickUp Brain

ClickUp Brains AI-drivna automatisering och insikter kan ta ditt arbetsflöde långt bortom vad Excels manuella, formelbaserade inställningar kan åstadkomma.

Här är vad den erbjuder:

Kort sagt är ClickUp Brain en one-stop-shop för alla dina behov inom dataanalys. Det du kan uppnå i Excel genom att ställa in formler manuellt gör ClickUp Brain automatiskt! *

ClickUp – den ultimata uppgraderingen av Excel

Excel är utmärkt för databehandling, men ClickUps tabellvy, ClickUp Brain och andra projektledningsverktyg erbjuder en heltäckande lösning för team som vill göra mer med sina data.

ClickUps kraftfulla funktioner låter dig gå bortom kalkylbladen och organisera allt på ett ställe – smartare, snabbare och enklare. Få data att arbeta för dig – använd den för att sätta upp åtgärdspunkter och bestämma nästa steg.

Grädden på moset: ingen mer matematik! Lägg bara in dina data i ClickUp och be det om hjälp. Och det kommer det att göra.

Så registrera dig för ett gratis ClickUp-konto idag och låt det ta dina data till nya höjder.