Ditt teams projekt löper smidigt på Airtable. Dess kodfria uppbyggnad har effektiviserat hur du hanterar och organiserar data och automatiserat repetitiva uppgifter.
Men vad gör du när du behöver flytta dessa data till en annan plattform? Du kanske vill exportera data till ClickUp för heltäckande projektledning.
Att överföra dina noggrant organiserade data från Airtable kan verka riskabelt, men vi är här för att hjälpa dig. Den här guiden gör det möjligt att exportera Airtable-data till andra appar smidigt och med bara några få klick.
Hur man exporterar data från Airtable
Här är några sätt att exportera data från Airtable. Om du inte har någon databas kan du använda dessa databasmallar för att skapa en och testa dessa metoder. Dataexport från Airtable kan vara en smidig process om du följer dessa steg.
1. Hur man exporterar Airtable-data som en CSV-fil
Steg 1
Välj den arbetsplats från vilken du vill exportera Airtable-data. När du är inne, klicka på Grid View och bläddra till Download CSV i rullgardinsmenyn.
Du hittar CSV-exportfilen i enhetens standardmapp för nedladdningar.
Steg 2
Låt oss anta att du vill ladda upp den här CSV-filen till Google Sheets.
Öppna den nedladdade filen och kontrollera om den visar några fel. Om inte, är allt i sin ordning.
Steg 3
Du kan öppna det Google Sheet-dokument som du vill ha denna databas i. När du har öppnat det klickar du på File och sedan på Import. Nu kan du välja CSV-filen från dess plats och ladda upp den här.
Steg 4
Ett fönster med namnet "Importera fil" uppmanar dig att välja vissa indata. Hoppa över det och klicka direkt på Importera data .
Steg 5
Du kan gärna ändra de exporterade datacellerna. Du kan ändra teckensnitt och färger eller använda filteralternativ om du vill presentera dataexporten på ett annat sätt.
Om du har en databas med flera tabeller och önskade vyer måste du ladda ner en separat CSV-fil.
2. Hur man använder Airtables inbyggda automatisering
Med Airtable kan du skapa flera automatiseringsinställningar för att exportera datatabeller automatiskt utan manuella klick eller kod.
Steg 1
Starta processen genom att klicka på Automations bredvid Data -knappen i den övre menyraden.
Steg 2
En ny skärm dyker upp där du ombeds att välja en utlösare. Denna utlösare startar din automatiseringsprocess och hanterar exporten av Airtable-data i realtid.
Låt oss anta att du vill ladda data till Google Sheets igen. För att göra detta klickar du på "Lägg till en utlösare" och väljer "När posten skapas" i rullgardinsmenyn.
Det innebär att varje gång en ny datapunkt eller post läggs till i din Airtable-databas kommer den också automatiskt att visas i det valda Google Sheets-kalkylbladet.
Om du letar efter ett modernare sätt att hantera din nya databas kan det vara värt att utforska alternativ till Google Sheets.
Steg 3
Därefter måste du konfigurera triggern så att den fungerar korrekt. Klicka på Konfigurationer under kolumnen Egenskaper till höger och välj sedan tabellen med dina data. I det här fallet är det Uppgifter.
Nu kan du klicka på ”Lägg till avancerad logik eller åtgärd” och välja ”Google Sheets” i rullgardinsmenyn.
Den åtgärd du sedan behöver välja är ”Lägg till rad”.
Detta steg säkerställer att en ny rad fylls i ditt Google Sheets-kalkylblad efter varje nytt tillägg till din Airtable-databas.
Steg 4
Gå återigen till kolumnen Egenskaper . Det här steget innebär att du kopplar ditt Google Sheets-konto och väljer det kalkylblad som du vill exportera data till.
Välj ”Anslut nytt Google Sheets-konto” under rullgardinsmenyn Google Sheets-konto .
Välj det kalkylblad som du vill exportera posterna till och klicka på Välj.
👀Bonus: Skapa Gantt-diagram i Google Sheets och testa om du kan visa specifika datumberoende data i din databas i ett tidslinjeformat.
Steg 5
Slutligen är det dags att välja vilket kalkylblad som ska uppdateras, inklusive de specifika kolumnerna där du vill exportera dina Airtable-data.
Klicka sedan på +Välj fält under Raddata och börja välja fältvärden i kolumnerna.
Nu är du redo! För att testa automatiseringen klickar du på knappen Testa åtgärd under rullgardinsmenyn Teststeg .
Även om detta kan verka enkelt kan det fortfarande vara svårt att använda större databaser.
Att följa så många steg och upprepade gånger fylla i uppgifter kan leda till fel. Även små ändringar i dina Google Sheets, Airtable-databas eller konfiguration kan störa automatiseringen.
💡Proffstips: Upptäck skillnaderna mellan Google Sheets och Excel för att välja en bättre datahanteringsplattform för dina arbetsbehov.
3. Hur man exporterar från Airtable med hjälp av appar från tredje part
Det går att exportera data från Airtable genom att generera en personlig åtkomsttoken. Du kan vanligtvis överföra dina data med hjälp av enkla API:er, oavsett om du arbetar med verktyg som Zapier och Tableau eller ClickUp och Notion.
Eftersom instruktionerna skiljer sig åt mellan olika verktyg är det dock bäst att följa deras skräddarsydda guider för denna övergång.
Varför du bör exportera data från Airtable
Airtable kan visserligen fungera som ett detaljerat kalkylblad för projektledning, men dess begränsningar kan på sikt leda till en rad problem med datahanteringen. Till exempel:
Stränga begränsningar för poster
Airtable, särskilt i sina gratis- och lågprisabonnemang, har strikta begränsningar för antalet poster du kan lagra i din databas. Till exempel tillåter gratisabonnemang endast 1 000 poster per bas, medan pro-abonnemang tillåter upp till 50 000 poster.
Detta blir ett problem för användare som hanterar stora datamängder. Dessutom, när dina datamängder växer, kommer du att tvingas exportera till skalbara plattformar för att upprätthålla effektivitet och dataintegritet.
Meddelandet "rekord överskridet" begränsar databasens tillväxt för många användare. Din organisations annonsinformation kommer till exempel lätt att överskrida Airtables rekordgränser.
Om du letar efter alternativ till Airtable kan du överväga plattformar som erbjuder större flexibilitet och skalbarhet.
Komplex automatisering
Som du har sett ovan tar automatiseringen tid att konfigurera och det finns risk för fel. Dessutom är de inbyggda automatiseringsfunktionerna otillräckliga för att hantera komplexa arbetsflöden med flera steg och villkor.
Till exempel kan uppgifter som kräver avancerade automatiseringsfunktioner, såsom sömlös integration med flera tredjepartsappar eller villkorliga triggare för flera vyer, vara utmanande.
Begränsad avancerad rapportering
Airtables rapporterings- och datavisualiseringsfunktioner är relativt grundläggande jämfört med dedikerade analysverktyg. De enkla diagrammen och sammanfattningarna är till viss del användbara. Men när du väl passerat den tröskeln kan bristen på djupgående dataanalys och rapportering bli ett hinder.
Om du behöver avancerad rapportering kommer du troligen att behöva exportera dina data till avancerade plattformar för affärsanalys, såsom ClickUp eller Tableau.
Dessutom erbjuder Airtable inte databehandling i realtid. Detta innebär att alla brådskande krav på rapportgenerering kan drabbas av förseningar.
Ett annat problem är att de rapporter som skapas av Airtables mobila gränssnitt inte alltid uppfyller kraven för fältinspektioner och rapportgenerering. Det är därför oftast inte möjligt att generera dem när man är på resande fot.
För att hantera begränsningen ovan kan du behöva använda datavisualiseringsverktyg.
Problematiska skalbarhetsfrågor
Storskaliga operationer kommer inte att fungera bra med Airtables skalbarhet. Ju större och mer komplex din relationsdatabas är, desto mer försämras dess prestanda. Detta gör den olämplig för projekt med komplexa frågor.
För att lösa detta måste du övergå till mer robusta datahanteringssystem som MySQL eller PostgreSQL.
Alternativ till Airtable
ClickUps unika egenskap ligger i att alla funktioner kan anpassas, från villkorlig automatisering till tankekartor och uppgiftschecklistor. Du kan använda ClickUp för att skapa och hantera kalkylblad i ett gränssnitt som är enkelt att navigera. Utnyttja denna kostnadsfria projektledningsprogramvara för att upptäcka ett nytt sätt att hantera dina data.
Låt oss utforska de viktigaste funktionerna i ClickUp som ger det en fördel framför Airtable när det gäller data- och projektledning.
Tabellvy
Med ClickUp Table View kan du enkelt skapa kalkylblad i alla storlekar, från små till stora, utan att behöva oroa dig för att jonglera med olika datatyper.
Du kan ändra färger och kolumner och länka uppgifter som är relaterade till varje datapunkt – allt detta hjälper dig att fördela uppgifter, budgetar och lager på ett spårbart sätt.
Organisera dina data smidigt med Table View:
- Anpassningsbara kolumner: Ändra, lägg till, ta bort eller ordna om kolumner för att anpassa kalkylbladet efter dina exakta projektkrav.
- Rika datafält: Använd flera datatyper som siffror, datum, text och mer för att skapa väl dokumenterade och omfattande kalkylblad.
- Filter och sortering: Testa filtren för att sortera och organisera dina data, vilket möjliggör snabbare lösning av datakörningar och navigering.
Du kan gärna länka bifogade filer till din databas eller ge stjärnbaserade betyg för produkter och prestationer.
En viktig skillnad är ClickUps förmåga att skapa relationer mellan beroende uppgifter och distribuera en helt sammankopplad databas mellan teammedlemmar, chefer, kunder och andra intressenter.
Automatisering
Dessutom är ClickUps automatisering utformad för att avsevärt minska det manuella arbetet som krävs för att hantera marknadsföring, teknik och andra projektrelaterade uppgifter, både små och stora.
Denna AI-drivna automatiseringsbyggare har avancerade triggers och åtgärder som fungerar med över 100 mallar. Dessa mallar hanterar uppgiftsberoenden, inbäddade länkar i kommentarer, ändring av uppgiftsstatus och dussintals rutinuppgifter inom databasunderhåll.
Med ClickUp Automations kan du:
- Få tillgång till granskningsloggar för att spåra och förstå hur dina automatiseringar påverkar teamets produktivitet.
- Använd AI-assistans för att mata in relevant information i anpassade fält, såsom uppgiftsöversikter, projektstatus och kundernas åsikter.
- Använd anpassade webhooks för att förbättra automatiseringsfunktionerna i din databas genom att automatisera uppgifter i andra appar som GitHub och HubSpot.
ClickUp gör det enkelt att hantera dina teamprojekt genom att automatiskt tilldela uppgifter till grupper istället för individer. Det innebär att du slipper manuella justeringar när projektplaner ändras oväntat, och att ditt teams ansvarsområden alltid är uppdaterade.
AI och dokument
ClickUp Brain och ClickUp Docs är kraftfulla verktyg för att skapa och hantera tabeller, vilket gör plattformen till ett populärt alternativ till Airtable.
I ClickUp Docs kan du enkelt skapa tabeller för att organisera din information. Du kan göra detta med hjälp av slash-kommandot, där du skriver /table på valfri plats för att infoga en tabell direkt. Du kan också helt enkelt klistra in data från Excel- eller CSV-filer, vilket möjliggör snabb dataöverföring och organisering.
När du har skapat en tabell kan du justera kolumnstorlekar, ordna om rader och kolumner och använda alternativ som att slå ihop celler och ändra bakgrundsfärger. Du kan också använda rik textformatering för att förbättra det visuella intrycket av innehållet i tabellen.
ClickUp Brain är en AI-driven funktion som hjälper dig att effektivisera skapandet av tabeller och organiseringen av data. Här är några andra fördelar:
- Användarvänlighet: Med enkla kommandon och AI-assistans är det mycket användarvänligt, särskilt om du tycker att Airtables gränssnitt är krångligt.
- Anpassningsalternativ: Formatera enkelt tabeller och integrera dem i olika dokument och uppgifter för ökad flexibilitet.
- Förbättrad samverkan: Arbeta med ditt team i realtid på tabeller i Docs utan att behöva växla mellan olika appar.
- Omfattande integration: Bädda in tabeller i uppgifter och dokument för att samla all viktig information på ett ställe och öka produktiviteten.
- Kommentarer: Lägg till kommentarer direkt i tabellerna i Docs, vilket möjliggör diskussioner och feedback i realtid.
Dashboards
ClickUp Dashboards hjälper dig att skapa en visuell representation av ditt arbete. De ger dig insikter om projektets prestanda, teamets produktivitet och dina personliga framsteg.
Dashboards byggs med hjälp av anpassningsbara kort, som fungerar som huvudkomponenter. Du kan visa olika typer av information på dessa kort, till exempel uppgiftsstatus, tidrapportering och projektets framsteg.
Dashboard-vyn integreras sömlöst med andra delar av din arbetsyta, vilket gör det enkelt för teammedlemmarna att komma åt nödvändig data och se den i sitt arbetssammanhang.
Du kan växla mellan redigerings- och visningsläge, vilket ger dig flexibilitet när det gäller att presentera och interagera med information. Uppdateringar i realtid är bara en uppdatering bort, och du kan till och med ställa in instrumentpaneler så att de uppdateras automatiskt för kontinuerlig datakontroll.
Avancerade filtreringsalternativ gör att du kan anpassa de data som visas på dina kort utifrån specifika kriterier, vilket är utmärkt för team som fokuserar på särskilda aspekter av sina projekt. Du kan också dela dashboards offentligt eller med specifika teammedlemmar, vilket främjar samarbete och transparens inom din organisation.
För dig som är intresserad av tidrapportering och rapportering erbjuder ClickUp Dashboards tidsbaserade kort för att visualisera förändringar i uppgifter över tid. Detta är särskilt användbart för att spåra projektets tidsplaner och deadlines.
Kalkylbladsmallar
ClickUps detaljerade kalkylbladsmallar påskyndar dina databas- och projektledningsprocesser.
ClickUps mall för projektledningskalkylblad är perfekt för att förenkla hanteringen av projektets uppgifter, tidsplaner och tillgångar. Den hjälper dig att hålla koll på viktig kommunikation med intressenter och säkerställer att inga datapunkter – enkla eller komplexa – förbises.
Det bästa av allt? Denna mall gör att du slipper integrera något kalkylbladsprogram i din projektledningsteknik.
Därefter är ClickUps mall för personlig budgetplanering utmärkt för att hjälpa dig att uppnå dina finansiella mål, både på kort och lång sikt. Genom att fylla i avsnitten för utgifter och inkomster kan du enkelt skapa och följa upp veckosammanfattningar och månadsöversikter av din budget.
De automatiska beräkningarna bidrar till mallens enkelhet och gör det lätt att övervaka dina utgifter.
Byt till ClickUp för smartare databas- och projektledning
Genom att övergå till ClickUp för databasunderhåll och projektledning kan du upptäcka nya tekniker som förbättrar din genomströmning.
Det omfattande utbudet av funktioner hjälper dig att länka samman allt från uppgifter, bilagor, kalkylblad och arbetsflöden på en enhetlig plattform.
Kombinationen av ClickUp Docs, Table View och kalkylbladsmallar gör plattformen till det perfekta multifunktionella alternativet till Airtable.
Exportera data till ClickUp för att uppleva en ny nivå av smidig hantering. Registrera dig gratis idag!