71 % av de anställda uppgav att de kände sig stressade på jobbet, enligt American Psychological Associations undersökning om arbete och välbefinnande. Det handlar inte bara om mental utbrändhet – 44 % av de anställda uppgav att de kände sig fysiskt utmattade.
Som svar på detta började företag införa förmåner för anställda, såsom obegränsad ledighet och fyradagars arbetsvecka, för att uppmuntra dem att ta ledigt.
Trots detta tar den genomsnittlige amerikanen (med obegränsad PTO) bara 10 dagars ledighet per år .
Företagen säger kanske: ”Ta ledigt!” Men i praktiken är det ofta svårt för anställda att koppla bort och ladda batterierna helt. Överväldigande arbetsbelastning, stigma kring att begära ledighet och andra faktorer gör att anställda drar sig för att ta ledigt.
Lösningen: en standardiserad process för ledighetsansökningar – med mallar för ledighetsansökningar – som minskar den emotionella belastningen vid ansökan och godkännande av ledighet och säkerställer att alla anställda behandlas rättvist när de ansöker om ledighet.
Den här artikeln utforskar ämnet och erbjuder 10 kostnadsfria mallar som hjälper dig att skapa en smidig och stressfri ledighetsprocess för alla inblandade.
Vad är mallar för ledighetsansökningar?
En mall för ledighetsansökan är ett standardiserat dokument som anställda använder för att formellt ansöka om ledighet från arbetet. Genom att använda mallar för ledighetsansökningar kan företag påskynda godkännandeprocessen, minska antalet fel och, viktigast av allt, säkerställa att ledighetspolicyn följs.
En mall för ledighetsansökan innehåller vanligtvis följande tre avsnitt:
- Uppgifter om anställda: Grundläggande information om den anställde, såsom namn, ID-nummer, avdelning och befattning.
- Begäran om detaljer: Start- och slutdatum, typ av ledighet (semester, sjukdom, personlig, etc. ) och en kort motivering till frånvaron.
- Godkännandeavsnitt: Detta område är reserverat för signaturer och datum för att dokumentera godkännandeprocessen och inkluderar medarbetarens signatur, chefens godkännande och ibland HR-avdelningens bekräftelse.
Även om den grundläggande strukturen för ledighetsansökningsformulär är densamma, kan det finnas variationer beroende på företagets storlek, bransch och specifika ledighetspolicyer. Vissa företag kan till exempel be dig ange hur de bäst kan kontakta dig under din ledighet eller vem som är direkt ansvarig (DRI) för dina projekt när du är frånvarande.
Vad kännetecknar en bra mall för ledighetsansökan?
Rätt mall för ledighetsansökningar är viktigt för en smidig och effektiv HR-process. Den ska förenkla arbetet, inte öka din arbetsbelastning.
Här är några viktiga faktorer att tänka på när du väljer mall:
- Revisionsspår: Mallen bör innehålla funktioner för att spåra statusen för ansökningar, inklusive inlämningsdatum, godkännandenivåer och versionshistorik – särskilt viktigt om du anser att transparens är en viktig värdering för företaget.
- Innehåller all information: Den måste täcka alla viktiga detaljer som krävs för både den anställde och den som godkänner, så att du kan minimera fram- och återkommande kommunikation.
- Anpassningsbar: Utöver grundläggande information bör en bra mall kunna anpassas för olika typer av ledighet.
- Skalbar: Du bör kunna använda samma mall (kanske med några små ändringar) i minst några år, eller om antalet anställda i ditt företag ökar.
- Integrationsmöjligheter: Leta efter en mall som kan integreras med din HR- och löneprogramvara så att du kan hålla koll på anställdas ledigheter.
Du kan även söka efter mallar som kan förses med ditt företags logotyp och som är mobilvänliga. Detta ger ett professionellt intryck och säkerställer enkel åtkomst för anställda som är på resande fot.
10 kostnadsfria mallar för ledighetsansökningar
Vi har valt ut 10 kostnadsfria mallar för ledighetsansökningar så att du kan förenkla dina HR-rutiner och komma igång direkt:
1. ClickUp-mall för ledighetsansökan
ClickUps mall för ledighetsansökningar är utformad för att förenkla hela ledighetshanteringsprocessen, från anställdas ansökningar till chefers godkännanden. Den hjälper dig att spåra anställdas tid och veta vem som är borta från kontoret och när, så att du kan planera arbetsbelastningen därefter under deras frånvaro.
Mallen är byggd på ClickUp Projects (ClickUps uppgiftshanteringspaket) och gör det möjligt för anställda att enkelt skicka in ledighetsansökningar, se status för sina ansökningar och till och med få aviseringar när ansökan har godkänts eller avslagits.
Det bästa med den här mallen är att den innehåller ett formulär för ledighetsansökan med anpassningsbara fält för typ av ledighet, antal timmar/dagar, start- och slutdatum samt anledning till den formella ansökan. Den har också separata avsnitt där den som ansöker och chefen kan lägga till sina elektroniska signaturer.
När en anställd har skickat in formuläret kan du använda ClickUp Automations för att tilldela det till dennes direkta chef, som kan granska ansökan. Chefer kan också använda tavel- och listvyerna för att se vem som är ledig och filtrera ansökningar baserat på deras status – ny, godkänd eller avvisad.
Med särskilda fält för allt automatiserar den här mallen hela processen för ledighetsansökningar och säkerställer att alla är på samma sida. Dessutom ger formulärets objektiva karaktär anställda friheten att begära ledighet utan att känna sig begränsade eller detaljstyrda.
2. ClickUp PTO-kalendermall
Det finns kanske många fina appar och spårningsverktyg, men ingenting slår en företagskalender när det gäller att organisera tiden. Oavsett om du spårar uppgifter, möten eller anställdas ledighet ger en kalender en tydlig visuell översikt som inget annat system kan matcha.
Om du uppskattar enkelheten och den visuella tydligheten i en kalender är ClickUp PTO-kalendermallen något för dig. Den skapar en delbar kalendervy över alla dina anställdas ledighet så att alla vet om någon är på plats eller inte.
Kalendern visar inte bara vem som är borta från kontoret, utan håller också reda på hur många dagar varje anställd har tagit ledigt. Detta är särskilt användbart för att uppmuntra teammedlemmarna att använda sin semester.
Så här fungerar det:
- Börja med att skapa ett dokument i ClickUp Docs och ange hur mycket ledighet anställda får och hur det hanteras.
- Skapa formuläret för ledighetsansökan med ClickUp Forms.
- Använd ClickUp-kalendervyn för att visualisera anställdas betalda ledighet.
- Anslut ClickUp till din HR-programvara för att spåra antalet lediga dagar för anställda och uppdatera dem.
Slutligen kan du göra kalendern offentlig för att främja synlighet och transparens bland alla anställda.
3. ClickUp-mall för begäran
Detta är inte en direkt mall för ledighetsansökningar, utan snarare grunden för en smidig ledighetsprocess. ClickUp-mallen för ansökningsformulär förenklar onboardingprocessen genom att samla in all nödvändig information från nyanställda på en gång.
När en ny teammedlem ansluter sig kan den anställde (eller deras teamledare) och deras team enkelt begära att People Ops-teamet skapar deras anställdsprofil och ger dem tillgång till PTO-formuläret och kalendern.
Formuläret har några grundläggande fält, men du kan lägga till extra fält för skiftinformation, platsbaserad information eller andra relevanta uppgifter. Om du till exempel har olika ledighetspolicyer för olika regioner och olika typer av ledighet, såsom semester och sjukdagar, kan du ange vilken policy som gäller för den nyanställde.
På så sätt visar du ditt engagemang för medarbetarnas välbefinnande och balans mellan arbete och privatliv.
4. ClickUp-mall för teamförfrågningar
Att hantera flera olika formulär för olika ansökningar kan snabbt bli kaotiskt, särskilt om du är ett nystartat företag eller ett små- eller medelstort företag med för mycket att göra. I sådana fall kan ett enda formulär för alla anställdas ansökningar vara till hjälp.
ClickUp Team Requests Template är ett allmänt formulär som anställda kan använda för att begära allt från hårdvara och verktyg till ledighet. Detta underlättar även för chefer, eftersom de inte behöver kontrollera flera formulär för att se om det har kommit in någon ny begäran.
Allt du behöver göra är att lägga till en ny kategori för "ledighet" i formuläret, tillsammans med anpassningsbara fält för ledighetsinformation, så är du klar. Eftersom ClickUp Forms har villkorade fält kan du visa anställda endast de fält som är relevanta för varje typ av ansökan.
Med Board View kan teamledare kategorisera ansökningar, och med ClickUp Automations kan du ange ledighetsansökningar som högprioriterade så att de hanteras så snart som möjligt.
Detta hjälper dig att skapa ett enda, effektivt system för alla interna ansökningar.
5. ClickUp-mall för teamets schema
Arbetsbelastningshantering under anställdas frånvaro är avgörande för att säkerställa att alla affärsprocesser i din organisation fungerar smidigt. Det hjälper chefer att omfördela uppgifter för att säkerställa att projekten fortskrider enligt plan, även när teammedlemmarna är borta från kontoret. På så sätt kan anställda njuta av sin ledighet utan att behöva oroa sig för att arbetet ska hopa sig – en av de främsta anledningarna till att de flesta anställda drar sig för att begära ledighet.
ClickUp Team Schedule Template är en enkel uppgiftsmall som teamledare och chefer kan kopiera och använda när de godkänner begärda ledigheter. Checklistan innehåller fyra åtgärder:
- Granska tidslinjer och förfallodatum för uppgifterna i en anställds schema.
- Se vem mer som ingår i projektet (eller kan hjälpa till).
- Kontrollera deras nuvarande och framtida schema
- Bekräfta med dem om de kan ta sig an några av de högprioriterade uppgifterna.
Genom att tillhandahålla en strukturerad metod för omfördelning av uppgifter säkerställer detta system projektets kontinuitet, förhindrar flaskhalsar och, viktigast av allt, minskar stressen för anställda som är lediga och deras kollegor.
6. ClickUp-mall för arbetsschema
Om arbetsbelastningshanteringen för anställda med regelbundna arbetstider är komplex, är den dubbelt så komplex för företag med flera skift. Ett välstrukturerat skiftschema, som ger dig en tydlig översikt över teamets tillgänglighet, kan hjälpa dig att säkerställa en effektiv planering och godkännande av ledighet.
ClickUp Shift Schedule Template förenklar detta i hög grad.
Mallen hjälper dig att dela upp roller i skift, tilldela dem till ansvarig person och spåra frånvaro. Detta gör att du kan:
- Se vem som arbetar när med ett ögonkast
- Spåra enkelt vem som är ledig och varför.
- Justera arbetspass utifrån teamets tillgänglighet.
- Förutse personalbehov och potentiella brister
Genom att centralisera skiftinformation förbättrar mallen strategiskt kommunikationen och samarbetet mellan teammedlemmarna.
Tycker du att processen kunde vara bättre? ClickUp Goals kan hjälpa dig att mäta hur väl dina skift fungerar och upptäcka områden som kan förbättras. Du kan sätta upp milstolpar och mål för att mäta effektiviteten i dina processer och hitta områden som kan förbättras. Du kan till exempel använda True/False-mål i ClickUp för att kontrollera om du uppfyller dina personalbehov dagligen.
I grund och botten hanterar du inte bara arbetsscheman utan optimerar dem också för maximal effektivitet.
7. ClickUp-mall för teamets schemakalender
ClickUp Team Schedule Calendar Template underlättar överlämningsprocessen från en anställd som tar ledigt och säkerställer att viktiga uppgifter och information delas innan deras frånvaro. Detta minimerar projektförseningar, möjliggör en smidig övergång och gör det möjligt för anställda att koppla bort helt under sin ledighet.
Mallen har fyra vyer:
- Projektaktiviteter: En ”listvy” där du kan få en översikt över alla uppgifter som tilldelats teamet, samt skapa och hantera nya uppgifter.
- Veckoschema: En tavla i Kanban-stil som visuellt organiserar uppgifter baserat på deras förfallodatum.
- Arbetsbelastning: Denna vy ger en tydlig bild av individers och teams arbetsbelastning, vilket hjälper till att balansera arbetsuppgifterna och förhindra överbelastning. Det bästa är att du kan ändra visningens varaktighet till en månad, två veckor eller en vecka och proaktivt planera för anställdas ledighet.
- Teamets schema: Detta är en kalendervy som visar uppgifters varaktighet och överlappningar, vilket möjliggör effektiv tidshantering och resursallokering.
Detta hjälper teammedlemmarna att samordna sina insatser, oavsett om det gäller att ta på sig ytterligare ansvar under en kollegas frånvaro eller identifiera potentiella beroenden. Samtidigt kan chefer omfördela arbetet effektivt utan att överbelasta någon.
8. ClickUp-mall för timschema
Att spåra ledighet för timanställda kan bli kaotiskt om du inte har ett korrekt system på plats. Till skillnad från tjänstemän med fast lön betalas timanställda utifrån faktiskt arbetade timmar. Det innebär att du måste spåra inte bara ”lediga dagar” utan också ”lediga timmar”.
ClickUp Hourly Schedule Template ger ett ramverk för hantering av timanställda med hjälp av en kombination av kalendervyer och tidsspårare. Detta hjälper dig att hålla reda på den faktiska arbetstiden och säkerställer korrekta löneuppgifter.
Mallen har en veckokalendervy där du kan planera en anställds schema för effektiv tidsplanering.
När en anställd vill ta en timme (eller dag) ledigt kan du blockera den specifika tidsperioden som "Borta från kontoret" och lägga till en anteckning som förklarar varför de tog ledigt. Superpraktiskt, eller hur?
9. Mall för ledighetsregister från Template.net
Om du har ett litet företag eller föredrar en enkel metod för att spåra ledighetsansökningar, kan denna HR-mall för ledighetsregistrering från Template.net vara till hjälp. Du duplicerar den för varje anställd och uppdaterar den när någon tar ledigt. Det är ett enkelt sätt att hålla reda på semesterdagar och andra frånvarodagar.
Mallen innehåller viktiga detaljer som information om anställda, PTO-ersättning, ledighetstyper, återstående saldo och en historik över uttagen ledighet. Det kan vara bra att lägga till policyn i varje anställds register om du har olika ledighetspolicyer och kategorier – för heltidsanställda, deltidsanställda och så vidare.
På så sätt centraliserar du inte bara anställdas ledighetsregister utan säkerställer också att företagets ledighetspolicy följs.
10. Blankett för ledighetsansökan för nyanställda från Template.net
Den sista mallen på vår lista är också enkel. Startup Employee Time Off Request Form by Template.net är ett enkelt formulär som anställda kan dela med sina chefer när de ansöker om ledighet.
Den har fyra avsnitt: uppgifter om medarbetaren, uppgifter om ledigheten, godkännande av chef (och kommentarer) samt godkännande av HR. Du kan också bifoga filer om din företagspolicy kräver läkarintyg vid sjukledighet.
Denna mall är särskilt lämplig för småföretag och nystartade företag där ett enkelt system för ledighetshantering föredras.
Hantera anställdas ledighet med ClickUp
Ett välstrukturerat system för ledighetshantering hjälper dig inte bara att hålla koll på frånvaro och hantera arbetsbelastning, utan säkerställer också att du följer lokala arbetsrättsliga bestämmelser. Och ClickUp kan hjälpa dig.
Dess uppsättning arbetshanteringsverktyg – mallar för ledighetsansökningar, teamscheman, tidrapportering och arbetsbelastningshantering – kan hjälpa dig att förenkla processen, minska fram- och återgångar och skapa en kultur som prioriterar balans mellan arbete och privatliv.
Dessutom, eftersom ClickUp integreras med över 1000 appar och plattformar (inklusive de flesta HR- och lönehanteringsprogram), kan du automatiskt spåra ledigheter och säkerställa korrekta utbetalningar.
Så varför inte prova? Registrera dig gratis på ClickUp och standardisera din process för ledighetsansökningar (och godkännanden).