Det är utmanande att hantera flera uppgifter och projekt samtidigt som du måste se till att resurserna hanteras, kommunicera effektivt med ditt team och hålla deadlines.
Att använda kalkylblad är mindre effektivt än det brukade vara. Flera små uppgifter kan snabbt växa till en enorm, oorganiserad röra. Att förlita sig på traditionella arbetshanteringsmetoder gör att du känner dig överväldigad och oproduktiv.
Dessutom måste du vara tillräckligt flexibel för att kunna anpassa dig till förändringar i projektets omfattning, krav eller begränsningar. Att förbise ett mindre krav eller missa en deadline kan störa hela ditt arbetsflöde.
Det är här uppgiftsorganisatörer kommer in för att reda ut kaoset. De hjälper dig att dela upp din arbetsstruktur i hanterbara delar, så att du kan hantera flera projekt samtidigt på ett effektivt sätt.
Uppgiftsplanerare fungerar som ett kommandocenter som ser till att du förblir produktiv och aldrig missar deadlines.
I det här inlägget går vi igenom de olika funktioner du behöver i en uppgiftsorganiserare för att hjälpa dig att välja den som passar dina behov och gör att du kan slutföra uppgifter effektivt. ✅
Fördelar med att använda en uppgiftsplanerare
Uppgiftshanterare har mycket att erbjuda – effektivare arbetsflöden, bättre produktivitet och en känsla av kontroll och prestation.
Men det är inte allt. Låt oss dyka djupare in i andra fördelar med att använda utmärkt programvara för uppgiftshantering:
1. Förbättrad synlighet för uppgifter
Uppgiftshanteringsprogramvara hjälper dig att dela upp stora projekt i mindre uppgifter som du kan slutföra i varje steg av projektets livscykel. Detta gör det enklare att se alla uppgifter du behöver slutföra och spåra varje uppgift från en enda instrumentpanel.
Om du till exempel lanserar en ny produktfunktion som kräver innehållstillgångar kan du skapa uppgiftspaneler för att spåra de olika uppgifter som teammedlemmarna behöver slutföra.
Uppgiftspaneler ger dig en komplett, 360-graders överblick över alla dina pågående uppgifter så att du vet vad som händer.
Olika vyer, såsom Gantt-diagram och grafer, ger värdefull insikt i planering, övervakning och rapportering. Du kan anpassa vyn för att få insikt i projektets framsteg.
2. Bättre uppgiftsuppföljning
Med uppgiftsplanerare kan du hålla koll på alla uppgifter i alla faser på ett och samma ställe, vilket är ett steg före att använda penna och papper eller kalkylblad.
Med kraftfulla sökfunktioner kan du se uppgifterna och vem som arbetar med dem i realtid.
Med ClickUp kan du till exempel skapa flera vyer som hjälper dig att spåra varje uppgift och se dess status:
3. Förbättrade affärsprocesser
Bra uppgiftshanterare visualiserar arbetsflöden och uppgifter för att förenkla identifieringen av problem och åtgärda dem innan de förstör hela projektets arbetsflöde.
Det är dock troligt att oavsiktliga ineffektiviteter uppstår på grund av otydliga tidsplaner och glömda uppgifter.
Harvard Business Review rapporterar att ett av sex IT-projekt överskrider sin tidsplan med 70 %.
Med uppgiftsplanerare kan du centralisera uppgifter för att hålla dig före tidsplanerna och spara tid med förbättrade tidsplaneringsfunktioner som tidsspårning eller uppgiftsautomatisering som automatiskt utlöser vissa händelser när en uppgift markeras som slutförd.
Du kan till exempel spåra vilka arbetsflödesuppgifter som tar längre tid än nödvändigt och välja att automatisera återkommande uppgifter.
Om vissa uppgifter tar längre tid eftersom slutprodukten kräver fler iterationer innan den godkänns kan du ge dina teammedlemmar stöd så att de kan arbeta mer effektivt.
Viktiga funktioner att tänka på när du väljer en uppgiftsorganiserare
Det är dags att prata om viktiga funktioner att leta efter i en uppgiftshanterare. Låt oss börja.
Funktion 1: Möjlighet att skapa ett schema
Uppgiftsplanering hjälper medarbetarna att visualisera sina mål och fördela sin tid och sina resurser för att utföra sina uppgifter på ett effektivt sätt.
En uppgiftsschema anger hur lång tid varje uppgift kommer att ta och när den kommer att avslutas. Din uppgiftsplanerare måste göra det möjligt för dig att skapa ett schema som hjälper dig och dina anställda att hålla sig till planen.
Med ClickUp Time Management kan du schemalägga din tid och planera uppgifter med hjälp av kalendern, Gantt-diagram, tidslinjer och arbetsbelastningslägen. Här kan du också se projektets tidslinje, skapa beroenden och omplanera datum.
Med bättre uppgiftsplanering kommer ditt team att slutföra uppgifterna i tid, kommunikationen kommer att förbättras och i sin tur kommer teamets resultat att bli bättre.
Funktion 2: Flera vyer
Flera vyer med detaljerade uppgifter om uppgiftsnamn, deadlines, status och prioriteringar för alla ditt teams uppgifter kan hjälpa till att ge en tydligare bild av vad som händer.
Gruppera, filtrera och se varje uppgift i ditt projekt med flera vyer. Till exempel hjälper en teamvy dig att se vilka medlemmar som är mer överbelastade än andra. En kalendervy grupperar däremot dina uppgifter efter deras förfallodatum.
ClickUp Views har över 15 helt anpassningsbara vyer som passar nästan alla uppgifter i ditt team. Du kan välja mellan grundläggande uppgiftsvyer som lista, tavla och kalender och avancerade vyer som Gantt, tabell, tidslinje, tankekarta etc.
Här är en lista över några av de olika vyerna som ClickUp erbjuder: 👇
- Listvy – visar alla dina uppgifter i en överskådlig och hanterbar lista.
- Board View – låter dig skapa kraftfulla drag-and-drop-tavlor indelade i olika steg eller kategorier.
- Kalendervy – kartlägger uppgifter efter datum
- Gantt-vy – idealisk för att spåra uppgiftsberoenden
- Aktivitetsvy – visar en sammanfattande vy av aktiviteter på en plats
- Tidslinjevy – visualisera uppgifter på ett linjärt sätt
- Arbetsbelastningsvy – hjälper dig att se arbetsbelastningen för varje teammedlem vid en viss tidpunkt.
- Tabellvy – varje rad och kolumn har samma höjd, vilket är idealiskt för att visa eller importera information i bulk.
- Mind maps – bygg en hierarkisk struktur för att länka och gruppera uppgifter i en trädliknande struktur
- Kartvy – lokalisera dina uppgifter på en karta.
Med möjligheten att välja mellan så många olika vyer kan du se mål och uppgifter på ett mer omfattande sätt och se till att ingenting undgår din uppmärksamhet.
Funktion 3: Anpassningsalternativ
Din uppgiftsorganiserare måste göra det möjligt för dig att anpassa olika delar av dina uppgifter efter dina behov.
Anpassningsfunktioner gör att du kan justera användargränssnittet efter dina personliga preferenser. Du kan till exempel inkludera kategorier och etiketter, färgkodning och anpassningsbara meddelandealternativ i dina uppgifter.
Du kan också skapa uppgiftsberoenden för varje uppgift för att säkerställa att du slutför alla viktiga uppgifter i varje fas av ditt projekt.
Med ClickUp kan du skapa helt anpassningsbara uppgifter med anpassade uppgiftstyper för kunder eller evenemang. Du kan välja mellan flera vyer och få allt annat som vi diskuterat ovan.
💡 Proffstips: ClickUp erbjuder otroliga anpassningsmöjligheter med ClickApps, små funktionsbaserade appar som du kan aktivera eller inaktivera för att styra saker som automatisering, flera uppdragstagare, anpassade fält och mycket mer.
Funktion 4: Filhantering
Filhantering gör att du kan ha det du behöver utan att behöva leta efter dokument och filer på olika enheter.
När du väljer en uppgiftsorganiserare bör du leta efter en med robusta filhanteringsfunktioner som hjälper dig att snabbt lagra och hämta de filer du behöver.
Uppgiftsorganisatören måste också stödja flera bifogade filer och erbjuda filteralternativ när du tilldelar uppgifter.
Med ClickUps projekthierarki kan du skapa arbetsytor och organisera dina mappar inom varje yta.
Du kan bifoga filer från molnlagringsappar som Dropbox, Google Drive, Box och Microsoft OneDrive/SharePoint.
Du kan också färgkoda varje mapp och använda ClickUp Search för att hitta dina lagrade filer. Den kostnadsfria planen inkluderar 100 MB lagringsutrymme, och alla betalda planer erbjuder obegränsat lagringsutrymme.
Funktion 5: Säkerhet
Det är av största vikt att skydda dina viktiga affärsdata i uppgiftsorganisatören. Kontrollera om din uppgiftsorganisatör har funktioner som lösenordsskydd, etiketter för hantering av åtkomst och behörigheter, användarroller och mappar.
ClickUp drivs helt och hållet på Amazon Web Services (AWS) med säkerhet i världsklass. Det har också erhållit revisionscertifiering för Service Organization Controls (SOC 2) Trust Services Principles.
Funktion 6: Mobil tillgänglighet
Din uppgiftshanteringslösning ska inte bara fungera på datorskärmen.
Se efter om din uppgiftsplanerare är kompatibel med iOS och Android, har smidig synkronisering mellan mobil- och datorversioner och är tillgänglig offline.
Funktion 7: Rapporteringsfunktioner
Som chef handlar det inte bara om att tilldela uppgifter och skapa arbetsflöden, utan också om att hålla teamet på rätt spår och maximera produktiviteten. Rapportering och analys ger insikter om teamets prestationer och möjliggör uppföljning av framsteg.
Tänk på funktioner för uppgiftshantering som statistik över slutförda uppgifter, tidrapportering och rapporter om uppgifters ålder. Med rapporteringsfunktionerna aktiverade kan ditt verktyg för uppgiftshantering skicka viktiga uppdateringar om ditt team till dig.
Med ClickUp Dashboards kan du spåra och hantera prestanda med anpassade data, listor, kort och grafer. Den personliga dagliga instrumentpanelen gör det enklare att visualisera din produktivitet. Du kan också utvärdera teamets arbetsbelastning och försäljningsöversikter etc.
Funktion 8: Tidsspårning
En annan viktig funktion är tidsspårning som hjälper dig att fördela uppgifter, maximera tidsanvändningen och skapa en framtida tidsplan. Här är varför tidsspårning är viktigt:
- Tidrapportering med tidrapporter ökar flexibiliteten i arbetet och skapar en sund balans mellan arbete och privatliv.
- Förbättrad projektledning med tydlig distinktion mellan vilka uppgifter som tar hur lång tid.
- Minskad tid för administrativt arbete genom att eliminera manuell tidsregistrering och ifyllande av kalkylblad
Med ClickUps funktion för tidrapportering kan du spara tid och spåra den med Google-tillägg och integrationer med applikationer som Toggl, Harvest, Time Doctor, Clockify etc. Den ger också tidsbesparande rapporter med individuell och teamtidrapportering och kalkylblad.
Funktion 9: Användarvänligt gränssnitt
Ditt team ska inte behöva slösa tid på att navigera i eller lära sig komplex programvara. Välj ett verktyg för uppgiftshantering med ett användarvänligt gränssnitt och en överskådlig funktionstilldelning så att du kan börja arbeta direkt.
Se också efter bra kundsupport och utbildningsresurser. Dessa funktioner minimerar inlärningskurvan och hjälper dig att snabbt lära dig hur du använder de avancerade funktionerna i din uppgiftsorganiserare.
Funktion 10: Integrationsmöjligheter
En bra programvara för uppgiftshantering måste integreras sömlöst med andra applikationer som du använder.
Till exempel hjälper e-postintegrationer till att omvandla e-post till uppgifter, kalenderintegration hjälper till med hantering av deadlines och schemaläggning, och anteckningsappar låter dig snabbt fånga upp idéer.
Anta att en intressent skickar feedback om marknadsföringskampanjen via e-post. I så fall kan teammedlemmarna enkelt omvandla den till en uppgift inom plattformen och tilldela den till relevanta teammedlemmar.
Med dessa integrationer elimineras behovet av att ständigt växla mellan olika plattformar. Dina arbetsflöden blir inte bara smidigare, du sparar också mer tid.
Använda ClickUp som uppgiftsorganiserare
Nu vet du att grundläggande programvara för uppgiftshantering inte räcker till. Letar du efter ett verktyg med alla de fantastiska funktioner som vi diskuterade ovan?
Använd ClickUp, den bästa programvaran för uppgiftshantering som är byggd med en applikation som kan ersätta alla andra.
ClickUp har hjälpt Lids enormt med teamsamarbetet och att hålla koll på arbetet. Det har påskyndat arbetsflöden, effektiviserat administrationen och förbättrat resultaten. Företaget har sparat över 100 timmar över alla team med ClickUps projektledningsverktyg.
ClickUp har också hjälpt Cemex att minska tiden för projektöverlämningar från timmar till sekunder och tillhandahållit en plattform för samarbete med över 50 teammedlemmar på ett och samma ställe. Cemex levererar bättre arbetsflöden och projektleveranser med automatisering, förbättrade intagsprocesser, realtidsöverblick och strömlinjeformade processer.
ClickUp Tasks låter dig planera, organisera och samarbeta kring uppgifter med anpassningsbara inställningar för att förenkla uppgiftshanteringen.
Här är några fördelar med ClickUp Tasks, ett gratis program för uppgiftshantering:
- Samarbete: Snabba upp teamarbetet med smidiga samarbetsfunktioner som möjliggör flera uppdragstagare och kommentartrådar. Du kan också lägga till kommentarer som åtgärdspunkter och dela skärminspelningar för ökad tydlighet.
- Flexibilitet: Visualisera uppgifterna i flera vyer och navigera enkelt mellan dem. Med anpassningsbara deluppgifter får du all information du behöver när du behöver den.
- Anpassade uppgiftstyper: Hantera alla typer av arbete med ClickUps anpassade uppgiftstyper genom att använda olika namngivningskonventioner och definiera uppgiftstyper.
- Anpassade mallar: Skapa transparenta arbetsflöden och spara tid med hjälp av mallar. Du kan också skapa och återanvända dina uppgiftslistmallar senare för att spara tid.
- Tidsuppskattningar: Få en grundlig förståelse för teamets produktivitet med tidsspåraren så att du kan ligga steget före dina mål och identifiera luckor.
- Prioritera: Fokusera på det som är viktigast med fem prioritetsnivåer, från låg till brådskande. Håll teamet informerat om vilka uppgifter som ska utföras och vilka som kan vänta.
- Taggar: Lägg till anpassade taggar för att kategorisera uppgifter som du vill och filtrera dem från olika projekt och platser.
- Relationer och beroenden: Lägg till relationer för att snabbare växla till relaterade uppgifter och lägg till beroenden för att bestämma ordningen för olika operationer inom en uppgift.
- Skärminspelning: Minimera slöseri med mötestid och långa e-posttrådar genom att effektivisera teamkommunikationen med delning av skärminspelningar.
- Integrationer: Anslut till dina favoritverktyg som Slack, Zoom, Clockify, Timely, GitLab, Dropbox, Zoom, Toggl, Webhooks etc.
Här kan du använda alla dina färdigheter inom uppgiftshantering på ett och samma ställe. Spara dina viktiga data, skapa kalkylblad, använd Google Docs och slipp behöva använda flera olika appar.
Alla resurser du behöver för att hantera uppgifter effektivt finns tillgängliga med denna enkla programvara för uppgiftshantering.
ClickUp-mall för daglig att göra-lista
ClickUp är inte bara en mjukvara utan ett omfattande verktyg med flera resurser, inklusive många mallar, som hjälper dig att komma igång snabbt.
ClickUp Daily To-do List Template är en rutinplanerare som hjälper dig att hålla koll på dina uppgifter. Med den här mallen kan du komma igång på några sekunder med anpassningsbara uppgifter.
Skapa effektiva att göra-listor med ClickUp. Så här kan den här mallen hjälpa dig:
- Sätt upp uppnåeliga mål för att bidra till långsiktig framgång
- Spåra projektets framsteg noggrant och håll koll på uppgifterna på ett och samma ställe.
- Anpassningsbara uppgifter som hjälper ditt team att hålla fokus och ligga före deadlines
- Daglig uppföljning av uppgifter med automatiska anteckningar och påminnelser för att följa upp framstegen
- Dela upp uppgifter i små att göra-listor och håll motivationen uppe medan du utför uppgifterna.
ClickUp Enkel uppgiftshantering
ClickUp Simple Task Management Template är en annan värdefull mall för att förenkla lösningar för uppgiftshantering.
Några av de viktigaste funktionerna i denna mall är:
- Skapa att göra-listor för arbetet och dela upp projekt i mindre och mer hanterbara uppgifter.
- Prioritera, visualisera och organisera uppgifter på ett konsekvent och tidsenligt sätt.
- En tydlig struktur för att lägga till uppgifter och etiketter med förfallodatum, prioritet och slutförandestatus.
Välj den bästa uppgiftshanteringsprogramvaran för ditt team
Uppgiftsplanerare och projektledningsprogramvara kan göra uppgiftshanteringen till en barnlek med fördelning, schemaläggning och tidrapportering. Med färdiga mallar kan du dessutom börja hantera uppgifter direkt. Spara tid, få bättre översikt och schemalägg uppgifter för teamet med flexibla vyer.
Med dessa funktioner kan uppgiftsplanerare förenkla ditt arbete på många sätt och visa sig vara givande för både ditt team och ledningen.
En uppgiftsorganiserare som ClickUp kan hjälpa dig att samarbeta, anpassa, spåra tid, skärminspela, lägga till taggar och integrera med andra verktyg – allt på ett och samma ställe. Det är en mjukvara som kan hjälpa dig att omedelbart hantera alla aspekter av uppgiftshantering.
Registrera dig för ClickUp idag för att ta steget mot effektiva och ändamålsenliga verktyg för uppgiftshantering.
Vanliga frågor
1. Hur organiserar du uppgiftshanteringen?
Att organisera uppgiftshanteringen kan bli enkelt och effektivt med en uppgiftsplanerare som låter dig schemalägga uppgifter, sätta deadlines, samarbeta med ditt team och spara tid.
2. Vad innebär arbetet som uppgiftshanterare?
Uppgiftshanteraren hjälper dig att fördela uppgifter till teamet, se till att teamet håller sig på rätt spår, hjälpa teamet att hålla deadlines och kontinuerligt övervaka teamets prestanda för att identifiera prestandagap.
3. Hur organiserar och prioriterar du uppgifter?
En uppgiftsplanerare kan organisera och fördela uppgifter baserat på medarbetarnas tillgänglighet och kapacitet. Den kan också hjälpa till att prioritera uppgifter med taggar och etiketter så att medarbetarna vet vilka uppgifter de ska arbeta med först.