Har du någonsin varit i en situation där du försöker fokusera på arbetet, men varannan minut dyker det upp en avisering som stjäl din uppmärksamhet? Du är inte ensam!
Från pinget från ett inkommande e-postmeddelande till surret från en uppdatering på sociala medier – vi blir ständigt avbrutna av aviseringar. Dessa frekventa avbrott är mer än bara irriterande; de skadar faktiskt vår produktivitet och orsakar trötthet.
Forskning visar också att frekventa avbrott och pressen att svara snabbt kan påverka vår prestation och stressnivå.
Notifikationsutmattning är känslan av att vara överväldigad eller mentalt utmattad av den ständiga strömmen av notifikationer från våra digitala enheter. Och detta fenomen har blivit ett alltför vanligt problem i vår hyperuppkopplade värld.
I den här artikeln kommer vi att utforska innebörden av överbelastning av aviseringar, dess källor, dess psykologiska effekter och några strategier för att minska den.
Vad är överbelastning av aviseringar?
Överbelastning av aviseringar uppstår när du ständigt bombarderas med aviseringar från olika digitala källor, såsom e-post, textmeddelanden, uppdateringar på sociala medier och arbetsplattformar som Slack, Skype etc. Det är den främsta orsaken till aviseringströtthet.
Notifikationsutmattning är lika verkligt som Zoom-utmattning. Och du är inte ensam om att uppleva det. Det inträffar när den enorma mängden notifikationer överväldigar din förmåga att hantera och svara på dem effektivt.
Denna överbelastning kan orsaka stress, distraktion och kognitiv överbelastning. Den hämmar också produktiviteten och påverkar vår koncentration och vårt allmänna välbefinnande negativt.
Så, hur kan vi minska den?
Eftersom digitala enheter är en viktig del av vårt privatliv och yrkesliv är det omöjligt att helt utesluta dem från våra liv. Vad vi istället kan göra är att vidta åtgärder för att minska stressen.
Men innan vi bestämmer oss för strategierna, låt oss identifiera de vanligaste orsakerna och källorna till överbelastning av aviseringar.
Vanliga orsaker och källor till överbelastning av aviseringar
Våra digitala enheter är de främsta källorna till aviseringar. Numera använder vi appar för allt, från att få dagliga påminnelser till att kolla vädret och kommunicera med varandra. Och alla dessa appar skickar oss dagliga aviseringar. Låt oss se vilka som är de skyldiga:.
- Mobilappar: Med smartphonernas utbredning konkurrerar mobilappar ständigt om vår uppmärksamhet genom aviseringar, allt från uppdateringar på sociala medier till nyhetsmeddelanden och appaviseringar.
- E-post: Den stora mängden e-postmeddelanden, från arbetsrelaterad kommunikation till nyhetsbrev och reklammeddelanden, bidrar avsevärt till överbelastningen av aviseringar.
- Sociala medieplattformar: Sociala medieplattformar lever på engagemang. De skickar aviseringar om allt, inklusive gillanden, kommentarer, meddelanden, födelsedagar och andra interaktioner, vilket snabbt kan bli överväldigande.
- Meddelandeappar: Plattformar för snabbmeddelanden som WhatsApp, Messenger och Slack underlättar kommunikation i realtid. Men de bombarderar också användarna med meddelanden, vilket leder till distraktion och överbelastning.
- Kalender- och påminnelseappar : Kalender- och påminnelseappar är användbara för att organisera scheman och uppgifter, men kan överbelasta oss med aviseringar om kommande evenemang, möten, deadlines och uppgifter.
- Nyhets- och medieappar: Nyhetsappar och webbplatser levererar ständiga uppdateringar om aktuella händelser och skickar aviseringar om senaste nytt, vilket också bidrar till informationsöverbelastning.
- Push-meddelanden: Push-meddelanden skickas av webbplatser och appar för att återengagera användare med innehåll eller uppdateringar, men kan bli överväldigande om de inte är personligt anpassade eller kontrolleras på rätt sätt.
- Smarta enheter och bärbara enheter: Smartphones är inte de enda syndarna; smartklockor, fitnessarmband och andra bärbara enheter genererar också aviseringar.
- Arbetsrelaterade verktyg: Arbetsrelaterade verktyg och programvara, inklusive projektledningsplattformar, appar för teamkommunikation etc., genererar ofta meddelanden relaterade till uppgifter, deadlines och teamaktiviteter.
- Prenumerationer och tjänster: Prenumerationer på olika tjänster, såsom streamingplattformar, onlinebutiker och produktivitetsverktyg, kan skicka meddelanden relaterade till kontoaktivitet, erbjudanden och kampanjer.
Meddelandenas inverkan på vår produktivitet
Notiser driver oss ofta mot multitasking, eftersom de distraherar oss från vårt arbete och flyttar vår uppmärksamhet till en annan uppgift, även om det bara är för en kort stund.
En artikel från Stanford University rapporterade att deras forskning visar att för mycket multitasking kan störa både arbetsminnet och långtidsminnet och påverka vår produktivitet.
Det beskriver vidare dess inverkan på vår arbetsprestation: ”När du har konkurrerande uppmärksamhetskällor kommer din arbetsprestation ofta att minska. Du är förmodligen långsammare när du viker tvätt eller kanske tappar du saker på golvet när du hjälper ett barn med läxorna jämfört med när du viker tvätt ensam. ”
Både multitasking och kontextväxling minskar vår produktivitet avsevärt. När vi byter kontext kan det ta upp till 10 minuter att återfå fokus på den ursprungliga uppgiften.
Psykologiska effekter av överflödiga aviseringar
Vet du vad som händer när du har en överväldigande mängd arbete att göra? Det kan orsaka arbetsöverbelastning.
Något liknande händer när du får ett stort antal aviseringar under dagen. Du börjar skjuta upp saker, kolla dina aviseringar och till och med bli apatisk gentemot dina enheter. Vad som är ännu värre är inverkan på vår mentala hälsa och koncentration.
Här är några exempel på hur överflödet av aviseringar påverkar oss:
Påverkar fokus och uppmärksamhet
De ständiga avbrotten från aviseringar stör vår koncentration och fokus. Det gör det svårt att ägna sig åt djupgående arbete eller slutföra uppgifter effektivt. Även korta distraktioner kan stör produktiviteten och hindra prestationen, eftersom det tar tid för hjärnan att återfå fokus efter varje avbrott.
Social isolering
Det är lite ironiskt – aviseringar ska ju hjälpa oss att hålla kontakten. Men att vara fastklistrade vid våra skärmar kan driva oss längre bort från verkliga mänskliga relationer. Tänk efter: hur många gånger har du varit i ett rum fullt av människor, men alla bara stirrar på sina telefoner?
Denna fixering vid digitala verktyg gör det svårare att ha meningsfulla samtal ansikte mot ansikte och knyta kontakter med andra. Med tiden kan detta leda till känslor av ensamhet, avskildhet och utanförskap. Det kan också påverka vår känsla av tillhörighet och socialt stöd.
Stress och ångest
Överflödiga aviseringar kan också bli en källa till stress och ångest. Psykologer säger också att aviseringar överbelastar vår hjärna, vilket utlöser ångest och stress. Den oändliga strömmen av aviseringar som kräver uppmärksamhet skapar en ständig känsla av brådska, vilket gör att du känner dig ständigt på helspänn.
FOMO (rädslan för att missa något) när det gäller viktiga uppdateringar eller möjligheter förstärker också denna stress, vilket leder till att vi kollar våra enheter även i stunder av avkoppling eller fritid.
Sömnstörningar
Överdriven exponering för teknik och aviseringar, särskilt före sänggåendet, kan störa sömnmönstren. Våra smartphones och surfplattor avger blått ljus som hämmar produktionen av melatonin, ett hormon som reglerar sömn- och vakenhetscyklerna.
Exponering för blått ljus på kvällen fördröjer insomningen och minskar den totala sömnkvaliteten. Detta kan leda till svårigheter att somna, frekventa uppvaknanden under natten och en groggy känsla vid uppvaknandet.
Hur kan man stoppa överflödet av aviseringar?
Nu när vi känner till den allvarliga inverkan som överflödiga aviseringar kan ha på vår mentala hälsa är det nödvändigt att kontrollera dem. Du kanske tänker: ”Varför inte bara stänga av dem?”
Det är en bra idé – du kan stänga av aviseringar direkt i inställningarna. Men är det verkligen så enkelt? Inte när vi tar hänsyn till en annan effekt av aviseringar.
Notiser kan också utlösa dopamin, ett hormon som spelar en roll för njutning och motivation. Så även när du bestämmer dig för att inte kolla dem, kommer du att känna en stark lust att kolla och agera på dem.
Detta gäller även för yrkesverksamma. Enligt Statista kollar 43 % av amerikanska arbetstagare sin e-post varannan timme utanför arbetstid, medan 10 % kollar den konstant.
Så, vad kan vi göra för att stoppa överflödet av aviseringar? Läs vidare.
Granska dina aviseringar
Det första sättet att stoppa överbelastningen av aviseringar är att granska alla appar och plattformar på dina enheter som skickar aviseringar. Identifiera vilka som är nödvändiga och vilka du kan klara dig utan. Nödvändiga kan vara kommunikationsverktyg för arbetsplatsen, telefonsamtal etc. Icke nödvändiga kan vara appar för sociala medier, spelmeddelanden etc.
Fråga dig själv: behöver du omedelbart veta vem som gillade ditt senaste inlägg på sociala medier eller när en viss produkt kommer att säljas? Prioritera dina aviseringar utifrån vilken information du behöver omedelbart och vilken som kan vänta tills du kan kolla appen.
Denna metod minskar antalet push-meddelanden avsevärt. Att hantera meddelanden är också ett av de bästa sätten att behålla fokus.
Ta avstånd från dina enheter
Det är lättare att skapa en fysisk barriär mellan dig och dina enheter än en mental. Genom att hålla dina enheter fysiskt utom räckhåll säkerställer du att du inte distraheras av varje surr och pip. Din smartphone har en förmåga att locka dig med meddelandevisningar och ljusa skärmar. På detta sätt får du till exempel tid att påminna dig själv om varför du har lagt undan din telefon och hindra dig själv från att kolla den, även när du är frestad att göra det.
Du kan också lägga den med skärmen nedåt eller på ett visst avstånd. Om du väntar på ett viktigt meddelande eller samtal och är orolig för att missa det kan du använda en smartklocka. Smartklockor låter bara vissa appar meddela dig. På så sätt kan du lägga undan din telefon utan att oroa dig för att missa något viktigt.
Schemalägg aviseringar
Vi vet alla hur svårt det kan vara att minska skärmtid och ignorera icke-väsentliga meddelanden. Försök därför inte blockera alla aviseringar helt och hållet. Bestäm istället specifika tider under dagen för att svara på dina direktmeddelanden, gruppchattar och e-postmeddelanden.
Det bästa sättet att odla denna vana är att belöna dig själv varje gång du lyckas följa schemat. Belöningen bör vara något du gillar, till exempel din favoritsnacks, en avkopplande aktivitet, ett kort spel etc.
Denna positiva förstärkning hjälper dig att behålla vanan längre. Så småningom kommer du att kunna undvika ständiga avbrott och hålla fokus på uppgifterna under längre perioder.
Använd fokusappar
Förutom att hålla dina enheter utom räckhåll och hantera aviseringar kan du också använda fokusappar och fokus-/stör ej-läge. Här är vad du kan göra:
- Aktivera läget "stör ej" eller fokusläget när du behöver arbeta intensivt och koncentrera dig.
- Anpassa aviseringar, till exempel genom att inaktivera varningar, banners, ljud och utseendet på låsskärmen.
- Använd fokusappar som Forest, Serene, Focus Bear osv. Många appar belönar dig för att du fokuserar och hjälper dig att utveckla ett schema och en vana.
- Dölj appar som distraherar dig från skärmen
- Ladda ner appblockerare för att blockera appar eller webbplatser som distraherar dig.
- Utnyttja inbox-zero -metoden för hantering av e-postuppgifter
Använd ett konsoliderat arbetshanteringsverktyg
Att begränsa antalet plattformar du använder för arbetet är en annan bra strategi för att hantera aviseringar. Använd ett konsoliderat verktyg för uppgifts- och arbetshantering som ClickUp för att hantera allt ditt arbete på en enda plattform. Du kan integrera ClickUp med över 1000 produktivitetsverktyg, vilket minskar behovet av flera appar.
ClickUp Tasks erbjuder fullständig anpassning och flexibilitet för att driva dina projekt och hantera alla typer av arbete. Du kan tilldela kommentarer som åtgärdspunkter, dela skärminspelningar, anpassa din arbetsyta, skapa checklistor och organisera uppgifter med hjälp av fem prioritetsnivåer. Dessa funktioner säkerställer att du inte behöver växla mellan appar och plattformar hela tiden.
ClickUp-uppgiftsprioriteringar
Ställ in uppgiftsprioriteringar i fyra kategorier: brådskande, hög, normal och låg. Du kan ställa in varningar för högprioriterade uppgifter och se till att du får aviseringar om eventuella ändringar av dessa uppgifter.
ClickUp låter dig också anpassa inställningarna så att du får aviseringar om någon uppgiftsprioritet ändras från låg till hög eller brådskande.
ClickUp-påminnelser
Ställ in och hantera dina påminnelser på olika enheter med ClickUp. Du kan lägga till bilagor, ställa in återkommande scheman och till och med skapa påminnelser för kommentarer och konversationer.
Fokusläge i Docs
ClickUp Docs ger dig möjlighet att använda fokusläget så att du kan koncentrera dig uteslutande på den aktuella uppgiften. Du kan välja blockfokusläget, som gråmarkerar allt på sidan utom det block du arbetar i för tillfället, eller sidfokusläget, som döljer sidofältet medan du skriver.
Här är ett annat sätt att använda ClickUp för att minska överbelastningen av aviseringar:
ClickUps funktion för hantering av aviseringar
ClickUp erbjuder omfattande anpassningsmöjligheter för att hantera aviseringar. Välj valfri åtgärd, till exempel startdatum, nya kommentarer, datumändring eller prioritetsändring, för att få en avisering för de källor som du får dem från.
Med ClickUp får du bara de aviseringar du vill ha och från den källa du vill ha dem. Du kan också schemalägga dina aviseringar så att de inte stör dig när du är upptagen. Dessutom kan du lägga till ljudsignaler för de viktigaste aviseringarna och stänga av irrelevanta aviseringar på ett enkelt sätt.
Med ClickUp kan du ställa in separata meddelanderegler för e-post, webbläsare, webbappar, mobiler och stationära datorer.
Användarbaserade metoder och strategier för att minimera överbelastningen av aviseringar
Vi har genomsökt Reddit och Medium för att samla in förstahandsstrategier som användare har funnit effektiva för att minimera överflödet av aviseringar för de flesta appar. Och här är vad de hade att säga:
Inaktivera aviseringar
Det första och vanligaste rådet som folk ger är att helt inaktivera dina aviseringar, särskilt från din arbetsdator och telefon. Tillåt endast aviseringar från viktiga källor, som appar för arbetskommunikation.
En annan användare tillade att att inaktivera ljudsignaler från aviseringar också hjälpte dem att minimera överbelastningen av aviseringar. Du kan manuellt ställa in ljudsignaler för viktiga appar.
Gör dina appar tråkiga
En Reddit-användare föreslog ett unikt sätt att hantera aviseringar. De tog bort alla icke-personliga och kontroversiella kontakter från sina sociala medier och lämnade bara korta, specifika och meningsfulla innehåll kvar.
Genom att göra dina appar tråkiga tar du bort lusten att ständigt kolla din telefon. Så när du använder apparna är det meningsfullt och roligt, men det gör inte att du längtar efter dem mer.
Använd appar för hantering av aviseringar
Ett annat råd som folk gav var att använda en pålitlig app för hantering av aviseringar. Vissa föreslog att man skulle använda övervakningsverktyg som utnyttjar AI för att minska antalet oviktiga aviseringar.
Välj appar som erbjuder omfattande anpassningsalternativ, detaljerad kontroll över enskilda aviseringar, kompatibilitet mellan olika plattformar, snooze- eller fördröjningsfunktion för aviseringar samt intelligent filtrering.
Hitta balans mitt i överflödet av aviseringar med ClickUp
Tips för att förhindra överbelastning av aviseringar
- Granska alla aviseringar; behåll endast de viktigaste
- Håll dina enheter på avstånd
- Reservera tid för att kolla aviseringar
- Begränsa ditt flöde på sociala medier till att endast innehålla korta och specifika inlägg.
- Använd fokusappar och stör ej-läge när du arbetar.
- Kombinera arbete från flera verktyg till en enda plattform
Att hitta den känsliga balansen mellan att hålla sig informerad och behålla fokus är en stor utmaning. Men med de strategier vi har diskuterat kan du återta kontrollen över ditt digitala liv och samtidigt hålla dig uppdaterad.
Från att sätta prioriteringar till att granska dina aviseringar kan du använda många olika metoder för att skydda din mentala hälsa från överbelastning av aviseringar. Kom ihåg att hantering av aviseringar inte är en universallösning. Det handlar om att hitta det som fungerar bäst för dig och dina unika preferenser. Tveka inte att experimentera med olika strategier och verktyg tills du hittar det bästa alternativet som gör att du kan hålla kontakten utan att offra din koncentration.
För att spara tid rekommenderar vi att du börjar med ClickUp. ClickUps omfattande funktioner ger dig detaljerad kontroll över dina aviseringar och varningar. Testa själv genom att registrera dig gratis!
Vanliga frågor (FAQ)
Varför blir jag överväldigad av meddelanden?
Du kan bli överväldigad av meddelanden eftersom de ständigt kräver din uppmärksamhet, stör ditt fokuserade arbete och orsakar stress.
Vad är notifikationsutmattning?
Meddelandetrötthet avser en känsla av mental utmattning eller överväldigande av den ständiga strömmen av meddelanden från alla dina appar. Det uppstår när du får för många meddelanden, vilket leder till minskad respons och engagemang för aviseringarna.
Hur stänger jag av begränsningar för aviseringar?
För att stänga av begränsningar för aviseringar måste du justera aviseringarna på din enhet. Gå till aviseringarna på din enhet eller den specifika appen du vill ändra och leta efter en vippbrytare för att inaktivera eller justera begränsningarna för aviseringar.