Tänk dig att du utbildar en anställd i sex månader, bara för att se dem säga upp sig efter två veckor. Frustrerande, eller hur? För att göra saken ännu värre startar deras uppsägning en kedjereaktion där andra anställda gör samma sak. Denna cykel uppstår när du inte övervakar och hanterar personalomsättningen.
Personalomsättning avser antalet anställda som lämnar en organisation inom en viss tidsram.
Det finns fyra typer av personalomsättning: frivillig, ofrivillig, pensionering och interna förflyttningar.
Medan de andra typerna fortfarande är hanterbara, inträffar frivillig personalomsättning plötsligt. Dess inverkan är långtgående: hög personalomsättning sänker moralen, intäkterna och produktiviteten, stör organisationens stabilitet och indikerar ofta dålig ledning.
Den mest betydande frivilliga personalomsättningen i modern tid ägde rum 2021 – den stora avgångsvågen.
Låga löner, brist på karriärmöjligheter och en oflexibel arbetsstruktur efter pandemin fick miljontals amerikaner att säga upp sig från sina jobb, och trenden fortsatte under 2022.
Den stora avgångsvågen nådde sin topp mellan november 2021 och april 2022, då över 4,5 miljoner människor lämnade sina jobb varje månad. Denna massavgång gjorde företagen oroliga för sina resultat och tvingade dem att ta fram nya strategier för att attrahera och behålla talanger.
Den verkliga kostnaden för personalomsättning
Alla arbetsgivare förstår detta intuitivt, och arbetsmarknadsstatistiken bekräftar det: personalomsättningen är kostsam. Att behålla en befintlig, välutbildad medarbetare som vet hur saker och ting fungerar kostar betydligt mindre än att anställa och omskola nya medarbetare.
Men hur beräknar man den exakta kostnaden för personalomsättningen? Jack Altman på Huffington Post har tagit fram en formel som ser ut så här:
| Personalomsättning = (rekryteringskostnader + introduktionskostnader + utvecklingskostnader + outnyttjad tid) X (antal anställda X årlig omsättningsprocent) |
Låt oss till exempel säga att ditt företag har 50 anställda med en årlig personalomsättning på 20 %. Kostnaden för rekryteringsprocessen, introduktion, utbildning och förlorad produktivitet uppgår till 100 000 dollar.
I det fallet skulle kostnaden för personalomsättningen vara = 100 000 dollar x 50 x 20 % eller 1 000 000 dollar.
För att förenkla beräkningen ingår endast kvantifierbara kostnader i denna formel, såsom kostnader för nyanställningar, introduktion av nya medarbetare, utbildning och utveckling samt den tid som förflyter mellan en medarbetares avgång och den nya medarbetarens tillträde.
Enligt Gallups forskning kostar det mellan hälften och dubbelt så mycket som en anställds årslön att ersätta en anställd. Med skyhöga arbetskraftskostnader fortsätter denna siffra att öka.
Den verkliga kostnaden för personalomsättning går dock utöver den ekonomiska förlusten. Den omfattar även immateriella kostnader som inte kan mätas i siffror.
Direkta och indirekta kostnader i samband med personalomsättning
Vi kan dela upp kostnaden för personalomsättningen i två huvudkategorier: direkta kostnader och indirekta kostnader.
Direkta kostnader
Direkta kostnader är sådana som du kan beräkna i siffror, till exempel:
- Rekryteringskostnad: Detta inkluderar kostnader för tid och pengar för att publicera annonser, boka intervjuer med potentiella kandidater, göra ett urval och administrativt arbete.
- Utbildningskostnader: Detta är kostnaderna för utbildning och utveckling av nyanställda så att de passar in i ditt ekosystem.
Indirekta/icke-monetära kostnader
Dessa kostnader är inte numeriskt påtagliga, men har en bestående effekt på företagskulturen, till exempel:
- Låg personalmoral: Oväntade förändringar i teamstrukturen leder ofta till låg personalengagemang och moral, vilket ökar risken för att fler lämnar arbetsstyrkan.
- Produktivitetsförlust: Ditt team förlorar produktivitet i processen att hitta, introducera och utbilda ersättare.
Det är därför som allt fler företag blir medvetna om personalomsättningen och inför program för att behålla personalen som ökar arbetstillfredsställelsen och engagemanget bland sina anställda.
Orsaker till hög personalomsättning
Det finns olika faktorer som kan orsaka hög personalomsättning – både på individ- och organisationsnivå:
- Dålig ersättning och löneökning: När företag inte erbjuder adekvat ersättning och löneökningar som motsvarar de anställdas kompetens, ansvar och levnadskostnader, uppmuntrar det personalen att byta jobb.
- Brist på förmåner för anställda: Att inte erbjuda viktiga förmåner som sjukförsäkring, pensionsförmåner, barnomsorg, bonusar, flexibelt arbete och möjligheter till personlig utveckling är en viktig orsak till hög personalomsättning.
- Låg arbetstillfredsställelse: Utan en bra lön och förmåner tappar medarbetarna motivationen, och arbetstillfredsställelsen och lojaliteten försvinner. De blir ”tysta avhoppare” som bara gör det absolut nödvändiga för att behålla sina jobb och byter företag så fort de hittar en bättre möjlighet.
- Ingen balans mellan arbete och privatliv: Bristen på en strukturerad arbetsplan påverkar medarbetarnas balans mellan arbete och privatliv. Långa arbetstider lämnar dem lite tid för familjen eller andra intressen. En sådan situation driver teammedlemmarna att söka efter utvägar.
- Giftigt ledarskap och företagskultur: Ledare som detaljstyr, saknar empati och inte uppskattar sina medarbetares goda arbete skapar en utmanande arbetsmiljö som får de bästa talangerna att säga upp sig.
- Brist på utveckling: Möjligheter till kompetensutveckling och prestationsbaserade befordringar ökar medarbetarnas tillfredsställelse och lojalitet. Utan dessa känner sig medarbetarna fastnade och undervärderade och lämnar arbetsplatsen för att söka mer tillfredsställande roller.
Strategier för att minska personalomsättningen
Om ditt företag har svårt att behålla sina anställda är det dags att gräva djupare och göra saker på ett annat sätt.
Som företagare eller HR-chef måste du skapa en arbetsmiljö där medarbetarna får bra ersättning, känner sig uppskattade och får gott om möjligheter till personlig och professionell utveckling, så att de inte känner behov av att lämna företaget.
Det kan vara svårt att bekämpa ofrivillig personalomsättning, men följ dessa strategier för att skapa en blomstrande arbetskultur och minska frivillig personalomsättning:
1. Uppdatera introduktionsprocesserna
Samma gamla förformaterade e-postmeddelanden och tråkiga handböcker räcker för att få dina anställda att somna (särskilt om de tillhör generation Z). Du måste piffa upp saker och ting för att skapa en engagerande upplevelse för de anställda redan från början.
Skicka personliga e-postmeddelanden, erbjud en plan för karriärutveckling, schemalägg individuella möten och säkerställ en smidig introduktion. Förnya ditt introduktionsprogram med interaktiva sessioner, isbrytande aktiviteter, mentorsprogram och tydliga mål för att förbättra personalomsättningen.
När det gäller dokumentation kan du hämta inspiration från mallar för personalhandböcker för att omforma dina introduktionsprocesser.
Med ClickUps mall för personalhandbok kan du till exempel kommunicera information om företagets bakgrund, uppförandekod, kommunikationspolicy och mycket mer på ett anpassat sätt som speglar ditt unika arbetsgivarvarumärke.
Du kan till och med lägga till grafik, emojis och GIF-bilder för att bryta upp den långa texten i policyn så att medarbetarna känner sig motiverade att läsa igenom den.
2. Förbättra utvecklings- och utbildningsprogrammen för anställda
Istället för standardiserade utbildnings- och utvecklingsprogram bör du göra en grundlig behovsanalys för att identifiera kompetensluckor hos medarbetarna. Gör en lista över vanliga problem i specifika avdelningar och försök att ta itu med dem genom dina utbildningssessioner.
45 % av medlemmarna i ditt content marketing-team har svårt med teknisk SEO. För att lösa detta kan du samarbeta med branschexperter och skapa anpassade utbildningsmoduler om teknisk SEO.
Du behöver också ett kraftfullt program för personalutbildning så att medarbetarna kan följa sina framsteg, komma åt programmet från valfri enhet och ge feedback på utbildningen. Och det är allt – du har skapat ett program som tillför mervärde till ditt teams kompetens.
Snabbtips: Använd ClickUp Docs för att skapa en centraliserad kunskapsbas eller ett wiki-forum där medarbetarna kan få tillgång till utbildningsmaterial, handledningar och bästa praxis, vilket främjar en kultur av kontinuerligt lärande.
Skapa ett särskilt utrymme eller en mapp i ClickUp Docs för ditt utbildningsmaterial. Inom detta utrymme/denna mapp kan du skapa enskilda dokument för olika ämnen, moduler eller kategorier i ditt utbildningsprogram. Denna hierarkiska struktur hjälper dig att organisera ditt innehåll på ett logiskt sätt.
ClickUp Docs stöder även rich text-formatering, vilket gör att du kan presentera ditt utbildningsinnehåll på ett engagerande och visuellt tilltalande sätt. Använd rubriker, punktlistor, kodblock och andra formateringsalternativ för att strukturera ditt innehåll på ett effektivt sätt. Dessutom kan du bädda in bilder, videor och andra multimediaelement för att förbättra inlärningsupplevelsen.
Med fulltextsökning kan medarbetarna enkelt hitta specifik information eller ämnen i ditt utbildningsmaterial. Du kan också kontrollera åtkomstbehörigheter för att säkerställa att endast behöriga personer kan visa eller redigera utbildningsinnehållet.
3. Uppmärksamma medarbetarna
Erkännande och belöningar, såsom löneökningar, uppmuntrar medarbetarna att prestera bättre, får dem att känna sig uppskattade och ökar lojaliteten.
Du kan motivera dina anställda på olika sätt, till exempel genom att:
- Ekonomiska incitament i form av löneökningar, bonusar, vinstdelning, aktier, presentkort, resekuponger, utbildningsbidrag och ersättning för studieavgifter.
- Icke-ekonomiska incitament såsom utbildningsprogram för professionell utveckling, belöningsprogram för anställda för att fira prestationer och extra ledighet.
Ditt system för att uppmärksamma anställda bör ha en perfekt balans mellan monetära och icke-monetära förmåner. Dessa aspekter är nödvändiga för att öka personalens totala tillfredsställelse och moral.
4. Identifiera hinder i ett tidigt skede
Hinder är normala. Men när du låter dem hopa sig kan de störa ditt arbetsflöde.
Använd ett system för medarbetarövervakning för att förstå de utmaningar som dina medarbetare står inför. Det kan handla om kompetens, resurser, tidsplaner eller något annat. När du identifierar dessa hinder tidigt kan du förse dina medarbetare med de resurser som behövs för att hantera dem effektivt.
Om en nyanställd till exempel har svårt att leverera projekt i tid kan du utse en projektpartner som kan lära dem hur allt fungerar och hjälpa dem att bli mer effektiva.
Med ClickUps arbetsbelastningsvy och Pulse ClickApp kan du övervaka vem som arbetar med vilka uppgifter, visualisera mängden arbete som varje teammedlem tilldelats under en viss tidsperiod och jämföra varje persons arbetsbelastning med den kapacitet som fastställts för dem.
Detta kan hjälpa dig att samla in feedback och åsikter från ditt team i realtid, så att du kan identifiera och hantera problem innan de eskalerar.
5. Erbjud flexibelt arbete
En studie från McKinsey visar att 87 % av de anställda väljer att arbeta på distans när de får möjlighet. I en annan undersökning från McKinsey är flexibilitet på arbetsplatsen den främsta anledningen till att anställda återvänder till arbetsplatsen.
Man kan med säkerhet säga att flexibla arbetsvillkor hjälper dig att behålla och attrahera nya medarbetare.
Du kan låta medarbetarna arbeta helt på distans eller erbjuda hybridlösningar som kombinerar det bästa av två världar. Prioritera medarbetarnas allmänna välbefinnande och tillfredsställelse och låt dem välja ett arbetsläge som maximerar deras produktivitet.
Och om du är orolig för ineffektivt eller ineffektivt samarbete på distans, prova ClickUps chattvy.
Chat View gör det möjligt för distansarbetande team att kommunicera i realtid, vilket främjar en känsla av samhörighet och omedelbarhet genom snabbmeddelanden, kommentarer och @omnämnanden.
Det bästa av allt? Alla konversationer i Chat View är uppgiftscentrerade. Detta säkerställer att alla relevanta diskussioner, beslut och information dokumenteras och är tillgängliga inom uppgiftens eller projektets omfattning.
Dessutom kan du dela arbetsrelaterade filer i chattrådar, vilket effektiviserar processen att dela arbete, ge feedback och göra ändringar utan att behöva externa verktyg.
6. Inrätta en process för feedback
Konstruktiv feedback om prestationer hjälper medarbetarna att utvecklas i rätt riktning – det gör dem medvetna om vad de gör rätt och vad som behöver förbättras. En undersökning från Workleap visar att 83 % av medarbetarna föredrar att få feedback, vare sig den är positiv eller negativ.
Mallar för prestationsutvärdering kan hjälpa dig att skapa ett transparent feedbacksystem på din arbetsplats och främja dina anställdas professionella utveckling.
ClickUps mall för prestationsutvärdering möjliggör till exempel självutvärdering och samlar in utvärderingar från kollegor och chefer. Anpassa mallen och genomför utvärderingar varje kvartal, halvår eller år.
7. Genomför avgångssamtal
När en anställd beslutar sig för att sluta, boka in ett avgångssamtal med hen. Efter att ha lämnat in sin uppsägningsansökan är det mer troligt att anställda är ärliga om de problem de stött på i organisationen och vad som fick dem att byta jobb.
Använd denna information för att förfina dina befintliga system och skapa en bättre arbetsmiljö för de kvarvarande medarbetarna, vilket i slutändan minskar personalomsättningen.
Använd ClickUps formulärvy för att skapa mallar för avgångssamtal och säkerställa en konsekvent och strukturerad metod för att samla in värdefull feedback.
Du kan också skapa andra omröstningar, förfrågningar och medarbetarundersökningar, spåra medarbetarnas svar och använda insikterna för att fatta bättre beslut.
8. Implementera strategier för att behålla personal med en enhetlig HR-plattform
Det kan vara svårt att hantera och tillämpa dessa strategier på rätt sätt, särskilt i företag med många anställda.
För att förenkla saker och ting behöver du ett kraftfullt HR-hanteringssystem med verktyg för att planera, skapa och implementera strategier för att behålla personal som är anpassade efter ditt företag eller din organisation.
Och vad kan vara ett bättre alternativ än ClickUp?
ClickUps plattform för personalhantering effektiviserar rekrytering, introduktion, utbildning, utveckling och andra HR-processer, vilket hjälper dig att minska personalomsättningen. Låt oss se hur du kan få ut mesta möjliga av denna programvara:
- Organisera jobbansökningar och kandidatuppgifter med denna personaladministrationsprogramvara. Automatisera kontakterna och ställ in anpassade statusar för att flytta ansökningarna genom rekryteringsprocessen med lite eller inget manuellt arbete.
- Dela upp stora utbildningsmoduler i mindre delar med hjälp av uppgifter och bädda in relaterade dokument och andra resurser i uppgifterna för snabb åtkomst. Anställda kan följa sina framsteg, samarbeta med teammedlemmar och klargöra frågor med hjälp av kommentarer.
- Anpassa HR-systemet efter dina behov med anpassade fält, statusar, checklistor och påminnelser.
- Skapa en lättförståelig arbetsordning för rekrytering, introduktion och utbildning med Dependencies.
- Håll koll på medarbetarnas engagemang, prestationer och arbetsbelastning med anpassningsbara instrumentpaneler, skapa rapporter i realtid och identifiera potentiella flaskhalsar i ett tidigt skede.
- Synkronisera dina Google-, Outlook-, Zoom- eller iCal-kalendrar med ClickUp, koppla dem till dina uppgifter och hantera din schemaläggning effektivt. Missa aldrig mer en intervju, ett enskilt möte eller ett teammöte.
Dessutom erbjuder ClickUps personalhanteringsprogramvara färdiga, anpassningsbara HR-mallar. Personalchefer kan använda dessa för att effektivisera sina dagliga arbetsflöden.
Om ett projekt till exempel inte går enligt planerna kan du använda HR-mallen för korrigerande åtgärder för att förstå vad som gick fel och utforma en plan för att åtgärda det.
Hälsoförsäkringens och personalförmånerna roll
Det räcker inte att göra arbetslivet enklare för dina anställda. Du måste också se till att de har allt de behöver för att upprätthålla produktiviteten.
Anställda uppskattar ett omfattande familjeförsäkringpaket i en tid präglad av höga levnadskostnader och stigande sjukvårdskostnader. Utöver den vanliga täckningen kan du erbjuda en försäkring som även omfattar psykisk hälsa, ögonvård och tandvård.
För små organisationer som kämpar med höga sjukförsäkringspremier kan hälsoersättningsarrangemang (HRA) vara ett bra alternativ. Det gör det möjligt att ersätta anställdas kvalificerade sjukvårdskostnader skattefritt.
Ett annat alternativ är en skattepliktig hälsotillägg, som gör det möjligt att utvidga sjukförsäkringen till internationella anställda och oberoende uppdragstagare.
Du kan också erbjuda företagsabonnemang eller ersättning för hälsoprogram som gym- eller sportklubbmedlemskap.
Att lägga till dessa förmåner i dina anställdas förmåner kommer att öka företagets totala kostnader med en liten summa. Ändå kommer de att ha en varaktig positiv inverkan på din arbetskultur, dina anställdas välbefinnande och personalbehållningen.
Minska personalomsättningen: vägen framåt
Intäkterna drabbas hårdast, men konsekvenserna av hög personalomsättning sträcker sig långt bortom det. Det påverkar företagets rykte, vilket gör att nya talanger tvekar att ansluta sig till din organisation. Den befintliga personalstyrkan tappar motivationen och planerar att sluta, vilket resulterar i en ond cirkel.
Ledare måste göra det lilla extra och utforma medarbetarvänliga policyer och rutiner för att förhindra ytterligare avgångar och behålla en nöjd och frisk personal som frivilligt kommer till jobbet. Symboliska gester räcker inte – dina strategier för att behålla personal måste anpassas till de föränderliga normerna på arbetsplatsen.
Som en talanghanteringsprogramvara låter ClickUp dig planera skräddarsydda strategier för att behålla personalen i din organisation och tillämpa dem på rätt sätt. Du kan hantera dina anställda mer effektivt, effektivisera introduktionen och utbildningen, förstå deras förväntningar och utmaningar och engagera dem med belöningsprogram med hjälp av en enda plattform.
Kom igång med ClickUp redan idag!
Vanliga frågor
1. Vilka är kostnadskonsekvenserna av personalomsättningen?
Kostnaden för personalomsättning omfattar både materiella och immateriella kostnader. Materiella kostnader inkluderar förlorade intäkter samt rekryterings- och utbildningskostnader, medan immateriella kostnader avser låg personalmoral, förlorad produktivitet och dåligt rykte för företaget.
2. Hur mäter man kostnaden för personalomsättningen?
Du kan mäta kostnaden för personalomsättningen med hjälp av Jack Altmans formel:
| Personalomsättning = (rekrytering + introduktion + utveckling + outnyttjad tid) X (antal anställda X årlig omsättningsprocent) |
3. Vad kostar personalomsättningen?
Kostnaderna för personalomsättning inkluderar en kraftig nedgång i företagets resultat, låg produktivitet, försämrad teammoral och svårigheter att attrahera nya talanger.