Har du någonsin spenderat timmar på att leta igenom ditt digitala lagringsutrymme efter den där filen som du tydligt minns att du har sparat?
Dessa situationer inträffar oftare än vi skulle önska. Vi kan inte hitta de filer vi behöver någonstans och vårt team tröttnar på att vänta på oss.
Det behöver inte vara så. Programvara för filhantering kan hjälpa dig att lösa mysteriet med försvunna filer. Med ett sådant verktyg kan du hantera, spara och söka efter digitala tillgångar baserat på en specifik nomenklatur och organisationsstruktur, så att dina filer alltid finns till hands.
Låt oss titta på de 10 bästa programvarorna för filhantering 2024, analysera deras funktioner, fördelar och nackdelar och utforska hur de kan göra dig mer organiserad på jobbet.
Vad ska du leta efter i programvara för att organisera filer?
Din programvara för digital filhantering måste passa dina specifika affärsbehov. Här är några viktiga funktioner att leta efter:
- Användarvänligt gränssnitt: Välj ett filhanteringsprogram med ett intuitivt användargränssnitt som gör att alla teammedlemmar enkelt kan navigera bland filerna.
- Funktioner för filhantering: Leta efter funktioner som skapande av mappar, kategorisering av filer och taggning för att upprätthålla ett strukturerat och organiserat filsystem.
- Sökfunktion: En robust sökfunktion är avgörande för att snabbt kunna hitta filer. Verktyget bör stödja sökning på nyckelord, filter och avancerade sökalternativ.
- Versionskontroll: När du samarbetar med dokument är versionskontrollfunktioner avgörande för att spåra ändringar, återgå till tidigare versioner och undvika dataförlust.
- Säkerhetsåtgärder: Prioritera programvara med kryptering, åtkomstkontroll och säkra delningsalternativ för att skydda känsliga filer och säkerställa dataintegriteten.
- Plattformsoberoende kompatibilitet: Välj en programvarulösning som fungerar smidigt på olika operativsystem och enheter för att öka flexibiliteten och tillgängligheten.
- Filsynkronisering: Enkla synkroniseringsfunktioner håller filerna uppdaterade på flera enheter, vilket minskar risken för dataavvikelser.
- Anpassningsbara mallar: Välj ett verktyg som erbjuder förformaterade anpassningsbara mallar, till exempel SOP-mallar eller varumärkesmallar. De sparar tid och säkerställer konsistens mellan olika filformat.
De 10 bästa programvarorna för filhantering
Det finns många filhanteringsprogram på marknaden, men inte alla kan organisera filer på det sätt du vill. Vi har testat flera verktyg och hittat våra 10 favoriter:
1. ClickUp
ClickUps projektledningsprogramvara hjälper företag av alla storlekar att organisera projektrelaterade filer och dokument på ett systematiskt sätt. Använd ClickUps universella sökfunktion för att hitta vilken fil som helst, oavsett om den finns i ClickUp, en ansluten app eller på din lokala enhet. Med den universella sökfunktionen kan du lägga till anpassade sökkommandon som genvägar till länkar, spara text för senare användning och mycket mer för att söka efter vad som helst på ett och samma ställe.
Universal Search kan nås från var som helst i ditt arbetsområde, inklusive Command Center, Global Action Bar eller ditt skrivbord – dina filer är alltid bara ett klick eller ett tangenttryck bort!
För flexibilitet och bättre organisation kan du gruppera, sortera och filtrera dina externa filer och ClickUp-filer med hjälp av listvyn, eller ordna dem i Kanban-stil med tavelvyn. För en översiktsbild av hela ditt arbetsområde använder du allt-vyn.
ClickUp går ett steg längre för att minska arbetsbelastningen för upptagna team och öka deras produktivitet genom att erbjuda färdiga mallar.
Med ClickUps mall för projektledningsmappstruktur kan du till exempel skapa en enhetlig struktur för alla dina projekt, organisera olika versioner av filer och register och samarbeta med teammedlemmar.
Du kan lägga till upp till åtta anpassade attribut, såsom granskningsdatum, avdelning, anteckningar, framsteg, resurstyp och mer, för att spara viktig information om projekt och enkelt visualisera projektdata.
Det hjälper dig att följa projekt bättre och sparar tid när du letar efter dokument.
ClickUps bästa funktioner
- Organisera filer och mappar med taggar och etiketter för att öka synligheten.
- Välj mellan mer än 15 anpassningsbara vyer för att organisera och visualisera dina filer och mappar på det sätt du vill.
- Zooma in på enskilda uppgifter för att snabbt hitta relaterade filer.
- Zooma ut för en omfattande översikt över projektets framsteg och flaskhalsar med ClickUps smidiga instrumentpaneler.
- Skapa att göra-listor, utarbeta projektplaner och utforma projektstatusrapporter effektivt med ClickUps mallar för projektledning.
- Njut av ett användarvänligt gränssnitt som passar team med olika nivåer av teknisk expertis.
- Skriv, redigera, samarbeta på dokument och kontrollera versionshistoriken med ClickUp Docs, ett kraftfullt alternativ till Google Docs.
- Automatisera repetitiva uppgifter och få insikter från dina filer och data med ClickUp Brain.
Begränsningar för ClickUp
- Liten inlärningskurva för nybörjare
- Vissa funktioner är ännu inte tillgängliga i mobilappen.
Priser för ClickUp
- Gratis för alltid
- Obegränsat: 7 dollar per användare och månad
- Företag: 12 dollar per användare och månad
- Företag: Kontakta oss för prisuppgifter
- ClickUp Brain: Tillgängligt i alla betalda abonnemang för 5 $/arbetsplatsmedlem/månad
Betyg och recensioner för ClickUp:
- G2: 4,7/5 (över 9 000 recensioner)
- Capterra: 4,7/5 (över 4 000 recensioner)
2. OneDrive
OneDrive är ett av de mest populära programmen för filhantering för företag och yrkesverksamma. Som en del av Microsofts ekosystem organiserar det dina filer mellan olika enheter i realtid.
OneDrive ger dig en personlig instrumentpanel där du kan dela filer, samarbeta med andra och hålla koll på dina filer från andra Microsoft-verktyg. Du kan organisera dina filer bättre genom att färgkoda dem, skapa genvägar och arbeta offline för filer på enheten.
OneDrive-prenumerationen fungerar på alla enheter och Windows-versioner, så du behöver inte oroa dig för användargränssnittet eller filernas tillgänglighet.
OneDrive bästa funktioner
- Upprätthåll sömlös filsynkronisering mellan enheter
- Använd versionshistorikfunktionen för att spåra eller återställa gamla filer.
- Utnyttja offline-läget för att organisera lokala filer
Begränsningar för OneDrive
- Tillfälliga problem med synkronisering av filer
- Vissa användare tycker att sökfunktionen är ineffektiv, särskilt när det finns ett stort antal filer.
Priser för OneDrive
- OneDrive for Business (Plan 1): 5 $/användare per månad (faktureras årligen)
- Microsoft 365 Business Basic: 6 USD/användare per månad (faktureras årligen)
- Microsoft 365 Business Standard: 12,50 $/användare per månad (faktureras årligen)
Betyg och recensioner för OneDrive
- G2: 4,3/5 (över 9 000 recensioner)
- Capterra: 4,5/5 (över 11 000 recensioner)
3. Abelssoft
Abelssofts programvara för digital filhantering håller alla filer på sin rätta plats och gör din skrivbordssida fri från röran.
Du kan ställa in obegränsade regler för att sortera PDF-filer, bilder, ljudfiler, dokument, videor och andra medietyper på din dator. När du har ställt in regeln kan du automatiskt klassificera filer i rätt mappar med bara ett klick. Detta gör det också enkelt att hitta rätt filer vid rätt tidpunkt!
Abelssoft fungerar på Windows 11, Windows 10, Windows 8. 1, Windows 8 och Windows 7.
Abelssofts bästa funktioner
- Ställ in regler för att bestämma vilka filer som ska flyttas och vart.
- Använd dra-och-släpp-funktionen för att automatiskt placera filer i rätt mapp och spara värdefull tid.
- Få minst sex månaders gratis uppdateringar
- Hitta snabbt alla typer av filer som är sparade på din dator
Abelssofts begränsningar
- Fungerar endast på Windows-datorer. Passar inte för andra operativsystem.
- Stöder inte organisering av filer som finns i molnet.
Abelssofts priser
- Testversion: Gratis
- Fullständig version: 29,95 $
Abelssoft betyg och recensioner
- G2: Inte tillräckligt med recensioner
- Capterra: Inte tillräckligt med recensioner
4. Tabbles
Tabbles är ett program för filhantering och dokumentsamarbete med fokus på att strukturera filer via taggning.
Det låter dig lägga till taggar till alla typer av filer, inklusive bildfiler och musikfiler, som finns på lokala diskar, nätverksenheter eller i molnet. Du kan också använda funktionen för automatisk taggning för att automatiskt tagga dina filer baserat på deras namn, innehåll eller sökväg.
Tabbles erbjuder samarbetsfunktioner: lägg till kommentarer till filer eller bokmärken och kommunicera med ditt team. Förutom taggar och filinnehåll är kommentarerna också sökbara, vilket gör det snabbt och smidigt att hitta filer.
Tabbles bästa funktioner
- Organisera filer med automatisk taggning
- Sök efter filer baserat på taggar, kommentarer och filinnehåll med en enhetlig sökruta.
- Tagga filer som sparats i Google Drive eller Dropbox molnmappar med filsynkroniseringstjänster
Tabbles begränsningar
- Brist på ett modernt användargränssnitt
- Har en liten inlärningskurva
Priser för Tabbles
- Gratis för alltid
- Grundläggande: 3 € per användare och månad (faktureras årligen)
- Pro: 5 € per användare och månad (faktureras årligen)
- Företag: 6 € per användare och månad
Tabbles betyg och recensioner
- G2: Inte tillräckligt med recensioner
- Capterra: 4,3/5 (över 20 recensioner)
5. DocuWare
DocuWare är utformat för att minska pappersspåren genom att smart ladda upp och organisera tunga dokument via molnet.
Den har en OCR-funktion (optisk teckenigenkänning) som hjälper dig att digitalisera gamla dokument och lagra dem för enkel åtkomst. Team kan distribuera DocuWare på olika enheter för smidigare samarbete och filspårning. Den erbjuder också säkerhet och efterlevnad i företagsklass för att hålla dina filer säkra.
DocuWares kraftfulla indexering, skanning på enheten och versionsspårning gör det till ett av de mest intuitiva programmen för filhantering för företag.
DocuWares bästa funktioner
- Skanna och sortera fysiska filer för att minska risker och pappersbördan.
- Spara tid genom att söka med detaljerade filter
- Implementera molnlösningen för flexibilitet och prisvärdhet
- Integrera med andra affärsverktyg för ökad produktivitet
DocuWares begränsningar
- Den branta inlärningskurvan kan kännas överväldigande för icke-tekniska team.
- Mobilappen erbjuder inte alla funktioner och egenskaper.
Priser för DocuWare
- DocuWare Cloud 4: Anpassad prissättning
- DocuWare Cloud 15: Anpassad prissättning
- DocuWare Cloud 40: Anpassad prissättning
- DocuWare Cloud 100: Anpassad prissättning
DocuWare-betyg och recensioner:
- G2: 4,5/5 (över 200 recensioner)
- Capterra: 4,6/5 (över 80 recensioner)
6. Bynder
Bynder är ett program för fil- och tillgångshantering för företag.
Verktyget låter dig söka efter filer med anpassade filter, kontrollera åtkomstbehörigheter och dela dem med interna eller externa intressenter. Du kan kontrollera filerna även efter att du har delat dem genom att lägga till utgångsdatum för behörigheter och spåra delningshistorik.
Bynder använder AI för att ta bort dubbletter och lägga till metadata till digitala tillgångar för att förbättra sökbarheten. Det låter dig ladda ner filer i kanalspecifika format och beskära eller redigera dem för att upprätthålla enhetlighet mellan olika kontaktpunkter.
Bynders bästa funktioner
- Hitta viktiga dokument på några sekunder med Bynders intuitiva filterstruktur.
- Dela filer direkt från ditt digitala tillgångshanteringssystem (DAM)
- Skydda digitala tillgångar genom att begränsa åtkomst och användningsrättigheter för delade filer.
- Integrera Bynder API med din programvara för resursplanering (ERP)
Bynder-begränsningar
- Har en betydande inlärningskurva
- Användargränssnittet kunde vara bättre
Bynder-priser
- Digital Asset Management (DAM): Anpassad prissättning
- DAM + Skala upp dina innehållsoperationer: Anpassad prissättning
- DAM + Integrerat digitalt ekosystem: Anpassad prissättning
Bynder-betyg och recensioner
- G2: 4,5/5 (över 600 recensioner)
- Capterra: 4,5/5 (över 200 recensioner)
7. Dokmee
Dokmee Document Management System (Dokmee DMS) erbjuder en smidig lösning för att samla in, lagra, söka, hämta och dela filer.
Detta verktyg passar företag av alla storlekar och låter dig organisera filer i olika mappar, antingen manuellt eller med hjälp av automatisering. Det ger dig kontroll över dina digitala tillgångar – dela alla typer av filer, samarbeta med teammedlemmar och utnyttja versionskontrollen för att redigera dokument.
Du kan anpassa ditt arbetsflöde efter dina affärsbehov. Arbetsflödesinkorgen är tillgänglig för både webb- och mobilversioner av programvaran, så att du kan godkänna och hantera filer när du är på språng.
Dokmees bästa funktioner
- Spåra filaktivitet med en inbyggd granskningslogg
- Sortera filer i mappar och nivåer, antingen manuellt eller automatiskt.
- Lägg till anteckningar i filer och dela dem med ditt team.
- Ställ in anpassade regler för att göra ditt arbetsflöde smidigare.
Begränsningar för Dokmee
- Vissa användare tycker att användargränssnittet är svårt att navigera i.
- Sökfunktionen måste bli mer kraftfull.
Dokmee-priser
- Anpassad prissättning
Dokmee-betyg och recensioner
- G2: Inte tillräckligt med recensioner
- Capterra: 4,7/5 (över 50 recensioner)
8. Google Drive
Google Drive är en del av Google Workspace-ekosystemet och är en av de mest populära molnbaserade lösningarna för filhantering. Med Drive kan du komma åt dokument, foton och andra filer från dina synkroniserade enheter som är anslutna till internet.
Du kan skapa mappar, kategorisera filer och använda kraftfulla sökfunktioner för att förenkla sökningen. Dess samarbetsfunktioner möjliggör redigering och delning i realtid, vilket förbättrar teamarbetet och produktiviteten.
Google Drives bästa funktioner
- Integrera med andra kraftfulla verktyg i Googles ekosystem
- Markera viktiga filer med en stjärna eller lägg till dem på sidan Prioriterade filer.
- Använd versionshistoriken för en detaljerad registrering av ändringar.
- Kontrollera vem som kan visa, redigera eller kommentera dina filer och upprätthåll dataintegriteten.
Begränsningar för Google Drive
- Fungerar inte bra offline
- Brist på anpassningsalternativ
Priser för Google Drive
- Business Starter: 7,20 $/användare per månad
- Business Standard: 14,40 $/användare per månad
- Business Plus: 21,60 $/användare per månad
- Företag: Anpassad prissättning
Betyg och recensioner för Google Drive
- G2 (för Google Workspace): 4,6/5 (över 42 000 recensioner)
- Capterra: 4,8/5 (över 27 000 recensioner)
9. Dropbox
Dropbox är ett program för fildelning med robust molnlagring och funktioner för filhantering. Det passar både enskilda användare och team av alla storlekar.
Verktyget erbjuder en rad filter för att hantera flera filer. Du kan organisera innehåll med hjälp av nyckelord, gruppera filer baserat på aktivitet eller tidsram, eller kategorisera filer i befintliga undermappar baserat på Dropbox smarta rekommendationer.
För att samarbeta på filer kan du dela mappar med teammedlemmar och kontrollera vem som kan visa eller redigera dem. Du kan anpassa strukturen på ditt arkivsystem så att behöriga teammedlemmar kan komma åt nödvändiga filer.
Dropbox bästa funktioner
- Organisera och dela filer mellan enheter som är anslutna till internet
- Redigera filer direkt i Dropbox utan att byta plattform
- Håll dig uppdaterad om de senaste ändringarna som gjorts i filerna.
- Kontrollera vem som har åtkomst till dina filer med funktioner som lösenordsskydd, nedladdningsbehörigheter och länkar med tidsbegränsad giltighet.
Begränsningar för Dropbox
- Att synkronisera filer mellan olika enheter är en tidskrävande process.
- Dyra prenumerationer
Priser för Dropbox
- Grundläggande: Gratis
- Plus: 11,99 $/användare per månad
- Professional: 22 $/användare per månad
- Standard: 24 $/användare per månad
- Avancerat: 32 $/användare per månad
- Företag: Anpassad prissättning
Betyg och recensioner för Dropbox
- G2: 4,4/5 (över 23 000 recensioner)
- Capterra: 4,6/5 (över 21 000 recensioner)
10. WinZip
WinZip passar både för privat och professionellt bruk och erbjuder ett smidigt sätt att söka, öppna, redigera, flytta och dela filer från din dator, ditt nätverk eller din molnlagring.
Verktyget kan packa upp olika komprimeringsformat som Zip, Zipx, RAR, VHD och mer, samt skapa krypterade Zip- eller Zipx-filer. Du kan omvandla filer till PDF-filer, lägga till vattenstämplar och dela filer på ett smidigt sätt, allt från en och samma plattform.
WinZip Enterprise har robusta anpassningsalternativ. Företag av olika storlek kan skräddarsy funktionerna och integrationerna utifrån sina affärsbehov.
WinZips bästa funktioner
- Komprimera, packa upp och organisera digitala tillgångar för att öka produktiviteten.
- Skydda känslig information som lösenord och personuppgifter med WinZips krypteringsfunktioner.
- Få avancerade säkerhets- och licensieringsalternativ med WinZip Enterprise
- Utnyttja SharePoint-integration och molnlagringsintegration i Enterprise-konfigurationen.
Begränsningar i WinZip
- Dyrt för de funktioner det erbjuder
- Saknar den förfining och de avancerade säkerhetsalternativ som andra moderna verktyg erbjuder.
Priser för WinZip
- WinZip Standard: 29,95 dollar
- WinZip Pro Combo: 59,95 dollar
- Big Zipper: 84,95 dollar
WinZip-betyg och recensioner
- G2: Inte tillräckligt med recensioner
- Capterra: 4,5/5 (över 40 recensioner)
Håll koll på dina filer med programvara för digital filhantering
Filorganisationssystem säkerställer snabb åtkomst till rätt filer vid rätt tidpunkt, sparar tid och gör team mer funktionella. Välj ett verktyg för att hantera ditt arbetsflöde och relaterade filer på ett ställe utan att behöva växla mellan appar.
Och vad kan vara ett bättre alternativ än ClickUp?
Denna kostnadsfria programvara för projektledning organiserar filer i en hierarkisk struktur, så att du kan visualisera ditt arbetsflöde, hitta filer och dela dem med teamen på ett smidigt sätt. ClickUp är mycket anpassningsbart, så du kan skräddarsy det efter dina teams behov och öka produktiviteten. Säg adjö till röran och förlora aldrig en fil igen. Registrera dig på ClickUp idag.