Att välkomna nya kunder är en viktig del av din verksamhet.
En bra onboardingprocess lägger grunden för att bygga starka relationer och framgångsrika partnerskap. Men ibland missar vi det lika viktiga steget att ta farväl av våra befintliga kunder på ett korrekt sätt. Det är lika viktigt att avsluta saker på ett bra sätt som att börja på ett bra sätt.
Även efter att kunderna slutat samarbeta med dig är det viktigt att behålla goda relationer med dem. Nöjda kunder kan rekommendera andra och öppna dörrar för framtida affärer. Det är inte ovanligt att företag vinner tillbaka kunder som har slutat samarbeta.
Låt oss därför utforska baksidan av att välkomna nya kunder – kundavveckling – och hur det kan hjälpa dig att bygga starkare arbetsrelationer och bana väg för framtida samarbeten.
Vad är kundavveckling?
Avveckling av kundrelationer innebär att avsluta en relation eller upphöra med tjänster till en kund på ett strukturerat och hänsynsfullt sätt för att skapa en organiserad process för kundens avgång.
Det innefattar att slutföra utestående uppgifter, överföra ansvar, dela viktiga dokument eller detaljer, samla in feedback, visa uppskattning och se till att affärsrelationen avslutas på ett smidigt sätt.
Kundavvecklingsprocessen handlar om att avsluta kund-leverantörsrelationen på ett trevligt sätt, med målet att göra ett positivt intryck när kunden lämnar företaget och eventuellt lägga grunden för framtida samarbeten eller rekommendationer.
Fördelarna med en effektiv kundavvecklingsprocess
Att gå utöver det vanliga för dina kunder, även efter att alla affärsaktiviteter har avslutats, lämnar ett bestående intryck. Det ger också ytterligare fördelar:
- Definiera ditt slutmål: Tydlig kommunikation är avgörande i affärslivet, och det är nödvändigt att definiera var och när du avslutar transaktioner för att hålla ordning på dina register.
- Sammanfatta dina prestationer: Använd avvecklingsprocessen för att påminna dina kunder om de ursprungliga målen och vad du har uppnått. Detta är ett utmärkt tillfälle att visa ditt värde.
- Skapa en möjlighet att återuppta affärsrelationen: Se till att dina sista interaktioner med kunden sticker ut. Gå ett steg längre under kundavslutningssamtalen genom att upprepade gånger försäkra dig om att kunden är nöjd. Prata med dem noggrant, uttryck tacksamhet och betona hur du har fått möjlighet att lära av dem. Detta kan också öka kundlojaliteten eftersom det öppnar upp möjligheter för ytterligare samarbete med dem.
- Marknadsför dina ytterligare tjänster: Det är alltid billigare att behålla befintliga kunder än att jaga nya. När du föreslår nya sätt att samarbeta ökar sannolikheten för att de återvänder, kanske i en annan roll. Du får också värdefulla insikter som du kan använda för att skapa skräddarsydda paket som passar deras verksamhet perfekt.
- Samla in feedback och kundutlåtanden: Be om konstruktiv feedback om hur du kan förbättra dina tjänster. Kundutlåtanden är avgörande för din marknadsföring och kan stödja din försäljning.
- Generera leads passivt: Rekommendationer är nyckeln till att få nya kunder. När kunder aktivt rekommenderar dig, särskilt vid avveckling, blir din marknadsföring enklare. En nöjd kund som rekommenderar dina tjänster är ett kraftfullt stöd.
Vanliga misstag i kundavvecklingsprocessen och hur man undviker dem
Kunderna ska känna sig uppskattade för sitt bidrag och veta att deras åsikter är viktiga. Här är några vanliga misstag som du bör undvika när du avslutar kundrelationer:
1. Att inte genomföra en grundlig, detaljerad avgångssamtal och att inte samla in feedback
När du genomför en avgångssamtal, skaffa detaljerad information om orsakerna till kundens avgång. Fråga om särskilda aspekter av deras upplevelse, till exempel:
- vad de tyckte bäst om med dina tjänster eller produkter
- deras åsikt om din support och responsivitet
- om de kände sig uppskattade som kunder
När du samlar in feedback, skicka ett e-postmeddelande till din kund efter att projektet är avslutat. Håll det privat och fråga dem vad de tycker och om de har några rekommendationer till ditt företag. Alternativt kan du sammanställa en enkät med specifika frågor om din procedur, kommunikationsstil och allt annat du vill ha deras åsikt om. Det viktigaste är att göra det enkelt för dem att dela med sig av sina tankar!
Be om konstruktiva råd istället för feedback vid ett avgångssamtal. Dessa råd hjälper dig att skapa en plan för din organisations tillväxt. De ger dig en insiders synvinkel som du annars kanske inte skulle få.
2. Brist på tydlig kommunikation om tjänsternas upphörande
Positiva intryck kvarstår länge efter att en kund har lämnat företaget om du lyssnar uppmärksamt på deras bekymmer, öppet delar viktig information och tar farväl på ett respektfullt sätt. Oavsett orsaken till kundens avgång kräver din strategi för kundavgång planering och professionalism.
För att undvika missförstånd, lyssna på allt kunden har att säga och kommunicera dina erfarenheter till dem. Var uppmärksam på eventuella inkonsekvenser i betalningarna och utfärda korrekta kvitton för varje transaktion som genomförts. Och framför allt, håll kontakten med din kund under hela avvecklingsprocessen.
3. Att försumma att knyta ihop lösa trådar och underlåta att tillhandahålla nödvändig dokumentation
Se till att din uppsägningsprocess har tydligt definierade uppgifter och skyldigheter och att alla lösa trådar knyts ihop. Detta inkluderar att återlämna företagets egendom, skaffa underskrifter på nödvändiga dokument, se till att alla tillämpliga regler följs, stänga konton eller radera konfidentiella uppgifter.
Väntande pappersarbete och godkännanden blir ofta en öm punkt vid kundavveckling. Snabb och effektiv dokumenthantering bidrar i hög grad till att ge kunderna en förstklassig upplevelse under hela deras engagemang i ditt företag.
När den administrativa delen av avregistreringsprocessen är klar kan du gå vidare till den tekniska avregistreringen. Ur ett affärs- och konsumentperspektiv kan du göra avregistreringen enkel genom att ge snabb åtkomst till kundens tillgångar, dokumentation och data.
Ju mer komplex denna process är och ju mer ansträngning det kräver för dem att kontakta dig för grundläggande felsökning, desto större är sannolikheten att de lämnar negativa omdömen till andra potentiella kunder.
4. Att inte uttrycka tacksamhet eller upprätthålla en positiv relation efter tjänstens slutförande
Ett typiskt misstag som företag ofta gör vid kundavveckling är att processen blir för mekanisk och rigid. Oavsett orsaken till att ett kundavtal sägs upp måste dina kunder behandlas med respekt.
Avsluta kundens avvecklingsprocess med ett tackbrev eller till och med en liten present. Efter att avvecklingen är klar, följ upp med kunden under en månad för att säkerställa att allt gick som planerat och att de har tillgång till alla nödvändiga resurser.
Detta ger dig också en anledning att följa upp med dina tidigare kunder och hålla kontakten med dem. Kunden kommer att minnas dessa omtänksamma handlingar om och när de bestämmer sig för att återvända.
5. Avsluta inte avtalsbaserade och tillfälliga kundrelationer
Undvik misstaget att tro att avtalskunder inte behöver avregistreras. Tillfälliga kunder är en fantastisk möjlighet att få objektiva synpunkter. Eftersom de inte har någon stark känslomässig koppling till ditt företag och inte har något att förlora, är de ofta mer öppna och ärliga.
Den ultimata checklistan för framgångsrik kundavveckling
En väl utformad checklista för kundavveckling skiljer ditt varumärke från mängden genom att förbättra kundupplevelsen. Dessa steg kan hjälpa dig att skapa en positiv avvecklingsupplevelse:
1. Följ upp med din kund
När du har slutfört ett projekt för din kund, följ upp med dem för att avgöra om deras krav är uppfyllda och om de behöver ytterligare hjälp. Uppföljningen hjälper dig att identifiera eventuella luckor som måste fyllas innan du går vidare.
När du arbetar på uppdrag, specificera vad som måste slutföras innan ni går skilda vägar.
ClickUps CRM erbjuder centraliserade funktioner för kundhantering som är praktiska när du vill hålla koll på dina kunder och deras projekt.
ClickUp gör det enkelt att:
- Skapa och skicka enkäter, formulär eller e-postmeddelanden till din kundbas, både befintliga och tidigare kunder, vilket underlättar uppföljningen.
- Spåra och analysera kundernas uppföljningssvar för att enkelt identifiera mönster och få information om potentiella problem.
- Ställ in automatiska påminnelser för uppföljningar för varje steg och varje kund.
2. Skriv ett personligt meddelande till din kund
Avsluta med ett tack – skriv ett uppriktigt brev där du tackar dem för möjligheten att samarbeta.
Tacka kunden för deras förtroende för dina förmågor och dela med dig av några av de bästa ögonblicken från ert samarbete, helst personliga sådana. Att skriva ett tackbrev är en viktig del av avvecklingsprocessen, och du bör inkludera det i ditt avvecklingspaket för att göra ett positivt intryck på din kund.
ClickUps funktionsrika e-posthanteringspaket hjälper dig att sammanställa en lista över kunder och skicka personliga meddelanden utan ansträngning.
ClickUp AI hjälper dig att skriva övertygande, personliga tackbrev. Dessutom kan det:
- Förbättra dina texter och gör dem tydligare, mer koncisa och mer engagerande.
- Skapa åtgärdspunkter och deluppgifter i uppgifter och dokument genom att använda kontextmedveten intelligens.
- Brainstorma skräddarsydda enkäter för alla typer av scenarier, inklusive avveckling.
3. Lista dina prestationer och projektresultat i korthet
Nästa steg är att sammanfatta projektets mål. Det bästa tillvägagångssättet är att peka på de viktigaste resultaten som visar det värde du har tillfört kundens verksamhet.
Glöm inte bort eventuella utestående fakturor. När du har samlat in alla leveranser för jobbet skickar du den slutliga fakturan till din kund.
ClickUps uppgiftsfunktion är mycket användbar för hantering av kunddatabaser. ClickUp Tasks hjälper dig att:
- Organisera projektdetaljer med taggar, så att det blir enkelt att hitta specifika kundresultat utan ansträngning.
- Skapa en uppgiftsdatabas med återkommande uppgifter, så att du effektivt kan hantera kundavvecklingsprocesser.
- Upprätta uppgiftsberoenden för att fastställa en tydlig ordning mellan uppgifterna.
4. Kunskapsöverföring och avslutande av konton
Denna åtgärd på din uppgiftslista är ett mindre men nödvändigt administrativt arbete. Förfarandena för att avsluta kundkonton och avtal måste omfatta:
- Ge instruktioner om överföring av inloggningsuppgifter och konton
- Informera dem om vilka konton som kommer att stängas och vad som fortfarande kommer att vara tillgängligt.
Förbered dessutom din kund för nästa steg. Detta kan innebära att du listar den utrustning och de material som behövs för att de ska kunna utföra sitt arbete självständigt.
Ett system för kundavveckling hanterar alla kundprojektdata och konton för enklare hantering under avvecklingen. Ett sådant system standardiserar avvecklingsprocessen genom att:
- Sätt igång avvecklingsprocessen
- Avsluta servicenivåavtal (SLA)
- Genomföra avgångssamtal
- Skicka ut frågeformulär
- Skapa listor genom automatisering när uppgifter flyttas till olika statusar
- Utnyttja AI för att skapa väl utformade processer
- Dokumentera processen med Docs
- Använd inbyggda mallar (som ClickUps mall för kundframgång) för att underlätta kundhanteringen.
- Planera regelbundna uppföljningar
5. Spara all dokumentation som rör kunden
Att upprätthålla ett omfattande arkiv med alla projektrelaterade dokument, rapporter och korrespondens är ett annat viktigt steg för en framgångsrik kundavveckling. Det ökar kundnöjdheten och förbereder dig för eventuella uppföljningsfrågor eller förtydliganden som din kund kan ha.
Detta är ett enkelt steg för företag som använder moderna projektledningssystem med automatisering av CRM-arbetsflöden. Med ClickUp kan du använda en av de många gratis CRM-mallarna exklusivt för att hantera kundrelaterad information.
Som komplement till detta kan ClickUp Docs dessutom:
- Ställ in anpassningsbar dokumentdelning med kunder, klienter och teammedlemmar.
- Skapa schemalagda kundkontroller och för register över dem.
- Koppla dokument till kundens arbetsflöden för att enkelt kunna tilldela uppgifter, kontrollera projektstatus och mycket mer.
6. Be om en rekommendation eller ett omdöme från din kund
Tveka inte att be dina kunder om rekommendationer om de har haft en positiv upplevelse med din organisation. Låt dem veta att du uppskattar förslag och bjud in dem att delta i ditt rekommendationsprogram. Detta leder ofta till nya möjligheter längre fram.
Men var beredd på hjälpsam och positiv kritik. Uppmuntra konstruktiv kritik från dina kunder; det hjälper dig att förbättra dina produkter och tjänster på lång sikt.
I detta avseende gör inställningen av automatiseringar i ClickUp det enkelt och smärtfritt att samla in kundrekommendationer. Här är mer information om hur ClickUp hjälper till att samla in rekommendationer:
- Använd e-post, SMS eller till och med push-meddelanden för att tacka kunderna för deras deltagande.
- Rikta in dig på potentiellt aktiva kunder och uppmuntra dem att upprepa sin upplevelse eller dela den med andra.
7. Var flexibel för framtida samarbete
Slutligen – men lika viktigt – avsluta kundavvecklingspaketet med ett vänligt ord: ”Vi skulle gärna arbeta med dig igen. ”
Det är bäst att visa ditt intresse för deras framgångar även efter det aktuella uppdraget genom att hålla dörren öppen för framtida projekt eller samarbeten.
Efter avvecklingen kan du använda din CRM-programvara för att segmentera tidigare kunder utifrån deras projekttyp och andra mått, såsom kundbeteende. Du kan kontakta den segmenterade kundbasen via skräddarsydda meddelanden och nyhetsbrev.
Så här förbättrar ClickUps arbetsflöde för kundhantering möjligheterna till framtida samarbete:
- Skicka personliga tackkort, gåvor eller erbjudanden
- Dela relevant innehåll och resurser, eller till och med tips, som hjälper dina kunder i deras framtida satsningar och möjligheter.
Clickups mångsidiga mallar för kundhantering underlättar hela processen med kundavveckling genom att integrera alla steg och uppgifter som ingår i kundavvecklingen. ClickUps integrationer, såsom e-post eller AI-drivna chattbottar, underlättar kommunikationen och säkerställer att ingenting faller mellan stolarna.
ClickUps mall för kundframgång förtjänar ett särskilt omnämnande när det gäller kundavveckling. Den funktionsspäckade mallen underlättar det mödosamma arbetet med att underhålla repetitiva kundkonton.
- Den övervakar kundstatus och projektets framsteg.
- Det hjälper dig att skapa effektiva processer för att undvika kundbortfall.
- Det organiserar processen med hjälp av checklistor, automatisering och integrationer.
Förvandla avvecklingen till en möjlighet med ClickUp
Kundavveckling är inte slutet på en relation. Istället är det en ny början om du vet hur du ska använda den. ClickUp hjälper dig att ta din avvecklingsprocess till nästa nivå med sina utmärkta projektledningsverktyg som hjälper tjänstebaserade företag, som ditt, i varje steg av avvecklingsprocessen.
Definiera ditt budskap över flera kanaler, organisera all data med hjälp av kraftfull generativ AI, för en väl definierad dokumentation av alla dina kunder – tidigare, nuvarande och framtida – med ClickUp Docs och mycket mer.
Lita inte på våra ord, lita på processen. Prova ClickUp gratis idag och lås upp den outnyttjade potentialen i ett perfekt utfört kundavvecklingssystem.
Vanliga frågor
Kan en kundavvecklingsprocess påverka framtida kundrelationer?
Ja, en väl genomförd kundavvecklingsprocess kan ha stor inverkan på framtida kundrelationer.
En positiv avveckling kan lämna ett bestående intryck på din kund och visa på professionalism, tacksamhet och omtanke även i slutet av affärsrelationen. Det kan uppmuntra kunden att överväga framtida samarbeten, rekommendera dina tjänster till andra eller till och med återvända som kund.
Utnyttja avvecklingsprocessen för att förvandla dina nuvarande kunder till ambassadörer för ditt företag och förbättra kundlojaliteten. Motivera dina kunder att dra nytta av nya möjligheter inom organisationen, förlänga sina kontrakt och marknadsföra ditt företag genom att ge dem en förstklassig avvecklingsupplevelse.
Varför är en noggrann process för kundavveckling viktig?
En noggrann kundavvecklingsprocess är viktig av flera skäl. För det första fungerar den som den sista kontakten i relationen mellan kund och leverantör och lämnar ett bestående intryck på din kund. Den visar på professionalism och förbättrar den övergripande uppfattningen om ditt varumärke.
För det andra lägger det grunden för potentiella framtida samarbeten eller möjligheter. En effektiv avvecklingsprocess kan bana väg för framtida kommunikation, eftersom 15 % av människor uppger att de har återvänt till en tidigare tjänsteleverantör.
Dessutom är avvecklingsprocessen en ovärderlig möjlighet till lärande. Genom att samla in feedback under avvecklingsprocessen får du insikter om dina styrkor och förbättringsområden, vilket hjälper dig att förfina dina tjänster för framtida kunder.
Hur kan jag göra min kundavvecklingsprocess mer effektiv?
För att öka effektiviteten i din kundavvecklingsprocess:
- Börja med att fastställa en väl definierad och transparent procedur som kommuniceras tydligt till kunderna.
- Utveckla standardiserade mallar för e-post, enkäter eller dokumentation för att säkerställa konsekvens och spara tid.
- Använd automatiseringsverktyg för att automatisera repetitiva uppgifter och påminnelser, vilket minskar det manuella arbetet.
- Implementera ett strukturerat system för insamling av feedback för att samla in insikter för processförbättring.
- Centralisera kundinformationen med hjälp av samarbetsplattformar så att alla berörda teammedlemmar enkelt kan komma åt den.
- Delegera specifika ansvarsområden inom ditt team för att säkerställa ansvarstagande och smidigare genomförande.
- Granska och förfina processen kontinuerligt utifrån feedback och identifiera områden som kan förbättras.
Använd en personlig approach för att tillgodose individuella kundbehov och säkerställa en positiv och effektiv avveckling.