Stel je jouw dagelijkse routine op het werk eens voor. Wat is het eerste wat je doet als je werkdag begint? Naar alle waarschijnlijkheid begint je dag met het controleren van e-mails. Het kan zelfs een terugkerende functie zijn, aangezien professionals hun e-mails controleren rond 15 keer per dag !
Gaan je notificaties af en heb je zoveel e-mails in je inbox dat je niet weet waar je moet beginnen? Dan bent u hier op de juiste plaats voor tips voor e-mailbeheer.
De situatie kan zo erg worden dat je zelfs last krijgt van e-mailangst (nee, dat hebben we niet verzonnen!). Het is een legitieme voorwaarde die wordt gekenmerkt door het gevoel van overweldigende angst en bezorgdheid die de productiviteit beïnvloeden en een deuk in je geestelijke gezondheid achterlaten.
Gelukkig hebben we de top 10 e-mail managementstrategieën om te voorkomen dat je in zo'n toestand terechtkomt.
Wat veroorzaakt een rommelige inbox?
Het probleem is duidelijk: je inbox zit vol met e-mails. Voordat we een oplossing voorstellen, moeten we eerst naar het onderliggende probleem kijken. Hieronder volgen enkele redenen voor een onoverzichtelijke e-mail inbox:
- Hoge hoeveelheden e-mails: In 2022 zijn ongeveer 333 miljard e-mails dagelijks verzonden of ontvangen. Dit cijfer zal oplopen tot 392,5 miljard in 2026! Deze statistieken benadrukken het enorme volume e-mails dat dagelijks wordt verzonden en ontvangen, dat alleen maar toeneemt en snel ruimte inneemt in ieders inbox
- Uitstelgedrag: Gemiddeld is je inbox een kerkhof van 200 e-mails-met121 nieuwe e-mails dagelijks toegevoegd. Slechts een fractie hiervan wordt beantwoord, wat een cumulatief effect triggert. De resulterende stapel e-mails is genoeg om de besluitvorming te verlammen en uitstelgedrag in de hand te werken. Bovendien is het vinden van de juiste taal en toon bij het opstellen van schriftelijke communicatie een ander obstakel dat een vlotte afhandeling van e-mails in de weg staat
- Gebrek aan organisatie: Het handmatig organiseren van e-mails kost veel tijd 14 minuten per dag gemiddeld. Hoewel het misschien niet veel lijkt, verergert het gebrek eraan de onoverzichtelijkheid van de inbox. Het over één kam scheren van e-mails maakt het moeilijker om prioriteiten te stellen en te reageren op belangrijke e-mails. Tegelijkertijd moet je de locatie weten van e-mails die je later kunt bekijken en welke geen actie vereisen
- Abonnementen op nieuwsbrieven: Een succesvolle e-mailmarketingstrategie zet lezers om in abonnees. Er komt echter een moment dat deze e-mails hun waarde verliezen. Of, zelfs als ze iets interessants bevatten, worden ze bedolven onder de rommel en gaan ze deel uitmaken van de puinhopen in je inbox. Als je je dus niet afmeldt voor dergelijke nieuwsbrieven, wordt je inbox moeilijk te beheren
- Taakbeheer via e-mails: Velen van ons gebruiken hun inbox als Taakbeheerders. De ongelezen e-mails behoren tot de lijst met taken, terwijl de e-mails die je hebt gelezen, de e-mails zijn die je hebt afgehandeld. Zo'n systeem vane-mail taakbeheer kan zijn doel tijdelijk en op korte termijn dienen. Als je ermee doorgaat, leidt dit echter al snel tot een overweldigend aantal ongelezen berichten in je inbox, afhankelijk van de lengte of complexiteit van de bijbehorende taken
10 strategieën voor e-mailbeheer om je inbox te organiseren
Het afhandelen van e-mails wordt gemakkelijker met de juiste tools voor productiviteit bij e-mail en aanvullende strategieën voor e-mailbeheer. Hier zijn 10 manieren om er het beste van te maken:
1. Gebruik een hulpmiddel voor e-mailbeheer
Beheer uw e-mails en werk op één plek - verzend en ontvang e-mails overal in ClickUp en maak e-mails tot taken, stel automatiseringen in, koppel e-mails aan elke Taak en meer
Volle inboxen verspillen 27 minuten per dag, en zelfs dat is een ambitieuze schatting. Je moet de e-mails (of in ieder geval de onderwerpregels) handmatig doornemen, beslissen of ze nuttig zijn en de e-mails ordenen op prioriteit, afzender, enz.
Je moet supergeconcentreerd (en bovenmenselijk) zijn om dit allemaal Nog te doen in de genoemde 27 minuten!
Aan de andere kant, effectief software voor e-mailbeheer oplossingen zoals die van ClickUp doen dit allemaal voor u. Tools voor e-mailbeheer zorgen voor een revolutie in de organisatie van uw inbox. Gebruik het om e-mails op prioriteit te sorteren, notificaties te sluimeren en e-mails op intelligente wijze te categoriseren om de inkomende stroom deskundig te beheren.
Bovendien hoeft u bij het gebruik van ClickUp voor e-mailbeheer niet over te schakelen op een onbekende interface. U krijgt hetzelfde gemak en gemak als de standaard layout die wordt aangeboden door gevestigde providers van e-mailservices.
Maak dus gebruik van deze automatisering van e-mail om u te concentreren op zaken die echt uw aandacht verdienen.
2. Een e-mailroutine instellen
Gemiddeld bekijken mensen hun e-mails elke 37 minuten of 15 keer per dag . Nog te doen onderbreekt de productiviteit en verspilt ongeveer een extra 21 minuten per dag dan zou zijn besteed aan e-mailcontroles per uur.
Zelfs elke uur controleren vermindert de productiviteit enigszins, omdat je bezig bent met Taak A terwijl je je zorgen maakt over Taak B, die je net hebt ontvangen! Experts raden aan om je e-mails maximaal drie keer per dag te controleren.
Ten eerste 's ochtends bij het begin van de dag. Ten tweede, 's middags, na de lunchpauze, alle dringende zaken behandelen en opvolgen. Tot slot, voor het einde van de werkdag, reageer je op de berichten van die dag en maak je een agenda voor de volgende dag.
Het volgen van een dergelijke routine voorkomt afleiding, houdt de productiviteit op peil en zorgt voor gemoedsrust.
3. Organiseer met labels, mappen en categorieën
De meeste providers van e-maildiensten bieden standaard tabbladen om gebruikers te helpen hun inbox te organiseren. Typische e-mails komen bijvoorbeeld standaard in het primaire tabblad of de hoofdinbox terecht, terwijl marketinge-mails in het tabblad promoties terechtkomen en het sociale tabblad notificaties van sociale media in Gmail bevat. De rest gaat naar de map met spam.
Bovendien krijgen gebruikers organisatorische hulpmiddelen zoals labels, mappen en categorieën om het verder te stroomlijnen. Volg een functionele of rolgebaseerde aanpak bij het maken van mappen om je e-mail te sorteren en er gemakkelijk doorheen te navigeren. Een voorbeeld: u bent een projectmanager die een website bouwt.
Voor de inbox voor e-mail projectmanagement -maak aparte mappen voor ontwikkelaars, ontwerpteams, testen en uitrollen en clients. Dan, afhankelijk van de prioriteit van het project en fase van ontwikkeling, controleer eerst de juiste map die van belang is.
4. E-mails categoriseren met regelgebaseerde filters
Nu we het toch over e-mailorganisatie en -categorisering hebben, laten we het eens hebben over filters op basis van regels.
Regelgebaseerde filters zijn een snelle e-mail automatisering hack om berichten te sorteren. Ze evalueren inkomende e-mails op basis van vooraf gedefinieerde criteria zoals het e-mailadres van de afzender, onderwerpregels en specifieke trefwoorden.
Vervolgens triggeren ze op basis van deze voorwaarden automatische acties, zoals het toepassen van labels, het verplaatsen naar mappen, het markeren van tekst en zelfs het verwijderen van e-mails.
Instance stelt bijvoorbeeld een filter op basis van regels in voor de namen van belangrijke clients. E-mails over dit onderwerp, zowel interne als externe, krijgen een label en worden verplaatst naar een aangewezen map zodat ze gemakkelijk toegankelijk zijn.
Aan de andere kant kun je e-mails met reclame in een andere map dumpen met behulp van een ander filter op basis van regels. Op deze manier verminder je de visuele rommel in de primaire inbox terwijl je volledig zicht krijgt op de e-mails die er toe doen.
Bovendien verspillen professionals dagelijks ongeveer 11 minuten aan het handmatig sorteren van e-mails.
5. Durf te verwijderen (en uit te schrijven)
Onnodige e-mails verwijderen is een proactieve strategie voor e-mailbeheer om een opgeruimde, gestroomlijnde en georganiseerde inbox te krijgen.
Het verwijderen van alle ongewenste, irrelevante en verouderde berichten voorkomt niet alleen hamsteren, maar werkt ook heel catharsisch. Het geeft je controle over de toevloed aan e-mails en helpt je om je minder overweldigd te voelen.
De visuele duidelijkheid bespaart je ook de cognitieve belasting en frustratie van het doorzeven van onbelangrijke e-mails en het doorzoekbaar maken van berichten.
Dezelfde filosofie is van toepassing op het afmelden voor nieuwsbrieven en e-mailmarketingcampagnes. Gebruik de afmeldlink als een promotie-e-mail of nieuwsbrief langer dan twee weken ongelezen in je inbox staat.
Weet je niet of een e-mail het bewaren waard is of verwijderd moet worden? Volg het OHIO-model (Only Hande It Once) om te beslissen. Deze lakmoesproef met één enkele aanraking vertrouwt op de eerste indruk om intuïtief te beslissen of de e-mail waarde heeft. Op die manier hoef je niet voortdurend te overleggen of een e-mail wel 'de moeite waard' is
Bovendien kan de e-mail 30 dagen in de prullenbak blijven zitten als vangnet. Je kunt het terughalen als dat nodig is - en als het automatisch wordt verwijderd, had je het toch nooit nodig! Je kunt de archiefmap ook gebruiken om alle e-mails die je al gelezen hebt op te bergen.
6. Weinig verzenden, weinig ontvangen
Nu e-mail steeds alomtegenwoordiger wordt, is het veel gemakkelijker om via e-mail te corresponderen. Als je echter geneigd bent om te veel e-mails te sturen, vooral voor kleine dingen, bereid je dan voor op dezelfde behandeling. E-mail geeft ook aanleiding tot lange, ingewikkelde threads van schriftelijke uitwisselingen, die gemakkelijk uit de hand lopen.
Omgekeerd, het verminderen van het aantal uitgaande e-mails minimaliseert de stroom van inkomende antwoorden en reacties. Je doet je inbox een plezier en draagt bij aan een meer gefocuste, georganiseerde digitale werkruimte die draait om waarde creëren aan het begin.
Overschakelen naar e-mail alternatieven zoals instant messaging, projectmanagement tools of zelfs telefoongesprekken zullen voorrang geven aan beknopte en duidelijke communicatie. Je bent niet langer genoodzaakt om lange e-mails op te stellen met begroetingen en betogen en komt direct tot de kern van de update en discussie.
Met zo'n positieve, doelbewuste en zinvolle communicatiecultuur bespaar je tijd en moeite en krijg je meer gedaan in minder tijd.
7. Ingestelde reacties instellen
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/12/email-in-clickup.gif
/%img/
opties voor sjabloon in ClickUp_
Schrijft en verstuurt u vaak dezelfde (of soortgelijke) e-mails? Zo ja, dan is het tijd om over te stappen op e-mailsjablonen en ingeblikte antwoorden.
Je hoeft geen meester in woordkunde te zijn om ingeblikte antwoorden op veelvoorkomende berichten en query's op te stellen. Je hoeft e-mails immers niet vanaf nul te schrijven! Selecteer gewoon een hulpmiddel om e-mails te schrijven en geef het de juiste aanwijzingen, en je krijgt binnen enkele seconden verschillende opties voor ingeblikte antwoorden!
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/04/AI-Overzicht-GIF.gif Gebruik ClickUp AI om sneller te schrijven en uw teksten, e-mailreacties en meer te verbeteren /%img/
Gebruik ClickUp AI om sneller te schrijven en uw teksten, e-mailreacties en meer op te poetsen
Deze tools maken deze Taak niet alleen eenvoudiger en minder tijdrovend, maar zorgen ook voor merkconsistentie en foutreductie met behoud van hoge responspercentages.
Tools zoals ClickUp AI biedt bedrijven bijna oneindige schaalbaarheid omdat u op intelligente wijze gepersonaliseerde reacties kunt genereren op grote hoeveelheden soortgelijke berichten en vragen.
ClickUp AI biedt flexibiliteit bij het opstellen van e-mails voor specifieke gebruikssituaties en toepassingen, content marketing, abonnementen op gebeurtenissen, het schrijven van enquêtes en nog veel meer. Gebruik het om e-mails duidelijker, beknopter en beter geformatteerd te maken.
8. Volg de twee-minuten-regel
E-mailbeheerstrategieën en effectief tijdbeheer gaan hand in hand. We hebben al geïllustreerd hoe slecht inboxbeheer tijd en middelen opslokt. Omgekeerd maakt weinig tijd het moeilijker om e-mails efficiënt af te handelen.
De twee-minuten-regel zorgt voor een perfecte balans tussen tijd en organisatie om uitstelgedrag tegen te gaan. Volgens dit principe, als je minder dan twee minuten nodig hebt om een Taak te voltooien, reageer dan onmiddellijk in plaats van het uit te stellen.
In het geval van e-mailbeheer helpt de twee-minuten-regel om een georganiseerde en rommelvrije inbox te behouden en tegelijkertijd responsief te blijven.
Gebruik de twee-minuten-regel om te reageren, te delegeren, te verwijderen of te reageren op een e-mail. Als de e-mail bijvoorbeeld een snelle bevestiging of een kort antwoord vereist of gekoppeld is aan een eenvoudige Taak die u onmiddellijk kunt voltooien, dan voorkomt u achterstanden.
Nog te doen: de twee-minuten-regel is slechts een productiviteitshack die geval per geval oordeelkundig moet worden toegepast. Je kunt alleen sommige e-mails evalueren aan de hand van dezelfde parameters, omdat sommige een genuanceerde aanpak vereisen.
Gebruik dus de snelle oplossing voor kleinere e-mails en categoriseer en plan activiteiten voor complexere e-mails.
9. Samenwerken met gedeelde inboxen
Gedeelde inboxen zijn inbox beheertools voor het centraliseren van e-mails en bijbehorende gegevens. Het is een opslagplaats van alle inkomende en uitgaande e-mails die meerdere inboxen combineert voor teams en afdelingen om samen te werken.
Zo'n uniform platform met goede toegangscontrole stroomlijnt het delen van gegevens en kennis zonder de expliciete noodzaak om e-mails uit te wisselen.
Als je ooit CC's hebt ontvangen in e-mailketens om op de hoogte te blijven, dan begrijp je de ergernis van constante (soms ongewenste) notificaties!
Gedeelde inboxen zijn een zegen voor klantgerichte activiteiten zoals marketing, verkoop en ondersteuning, omdat managers e-mails snel en efficiënt kunnen toewijzen aan leden van het team.
Zo zorgt u ervoor dat alles soepel verloopt en dat uw bedrijf met maximale deskundigheid en minimale tijd kan reageren op vragen.
Platforms zoals ClickUp maken gedeelde inboxen een stuk aantrekkelijker met tools zoals ClickUp Documenten . Het is een gemeenschappelijke werkruimte waar leden van het team rijke documenten, wiki's en kennisbanken maken, delen en eraan samenwerken.
Bovendien kun je deze verbinden met workflows voor automatisering, documenten bewerken in realtime, opmerkingen achterlaten, taken toewijzen en veel meer doen dan vastzitten aan het opstellen van e-mails!
10. Integreer alles
Integratie en systeemconsolidatie is de laatste van onze e-mailbeheerstrategieën. Ze helpen bij de instelling van een gelijk speelveld door de hele technische stack van het bedrijf te patchen.
Het overbruggen van ongelijksoortige systemen en platforms vergemakkelijkt de werkstroom van gegevens en informatie, terwijl eventuele hiaten worden gedicht, knelpunten worden weggewerkt en een uniforme digitale omgeving wordt gecreëerd. Het voorkomt ook de vorming van gegevenssilo's en heeft een aanvullend effect op verschillende bedrijfsactiviteiten.
E-mails verzenden en ontvangen in ClickUp om e-mailbeheer te stroomlijnen
Door bijvoorbeeld e-mail te integreren met kalender- en videoconferentieapplicaties kunt u instellingen maken voor waarschuwingen voor uitnodigingen voor vergaderingen en doe onmiddellijk mee.
Op dezelfde manier biedt e-mailintegratie met CRM-platforms (Customer Relationship Management) toegang tot relevante klantinformatie om personalisatie te leveren zonder van platform te hoeven wisselen.
Gelukkig maar, ClickUp integraties meer dan 1000 tools om te werken met verschillende CRM-platforms, opties voor cloud opslagruimte, kalendertoepassingen, productiviteitstools en nog veel meer.
Kortom, de integratie van uw Gmail en Outlook inbox met ClickUp is echt een hemelse combinatie.
Laat uw inbox ademen met effectieve strategieën voor e-mailbeheer
Tot zover onze top 10 strategieën voor e-mailbeheer.
Hoewel bovenstaande tips kunnen helpen, is het beheersen van de kunst van effectief e-mailbeheer geen statische vaardigheid.
Het gaat om een transformatieve aanpak waarbij je voortdurend moet innoveren en verbeteren om meer controle te krijgen over je inbox.
Bovendien, in plaats van je te richten op het temmen van je inbox, moet je streven naar het ontwikkelen van een communicatiesysteem dat prioriteit geeft aan efficiëntie, organisatie en wrijvingsloze uitwisselingen. Een dergelijk kader zal e-mails (of welk ander communicatieformulier dan ook) promoten als katalysator en stimulator van productiviteit en zinvol werk.