프로젝트 관리에는 작업을 할당하고 검토하는 것 외에도 훨씬 더 많은 일이 있습니다. 팀원 업무량의 균형을 맞추고, 장애물을 예상하고 피할 수 있는 워크플로우를 만들고, 절차에 대한 표준 운용 절차(SOP) 초안을 작성하는 일 등이 있습니다.
움직이는 부분이 너무 많기 때문에 프로젝트 모니터링과 제어는 성공적인 비즈니스 활동의 핵심 요소입니다.
효율적인 시스템과 적절한 도구만 있다면 비즈니스나 프로젝트 관리자가 프로젝트를 모니터링하는 것이 번거로운 일이 될 필요가 없습니다. 어디서부터 시작해야 할지 모르시겠어요?
이 글에서는 프로젝트 모니터링이 실제로 무엇이며 팀에 왜 중요한지 자세히 살펴봅니다. 또한 최고의 실행 방식에 대한 팁을 제공하고, 몇 단계만 거치면 프로젝트 모니터링 및 제어 플랜을 만드는 방법을 보여드리겠습니다. ✨
프로젝트 관리에서 프로젝트 모니터링 및 제어란 무엇인가요?
프로젝트 모니터링 및 제어는 프로젝트 진행 상황을 추적하는 것입니다. 이는 프로젝트 관리의 다섯 가지 핵심 단계 중 하나입니다 프로젝트 수명 주기 실행 단계와 함께 진행됩니다.
다음은 프로젝트 수명 주기 단계를 간략하게 설명한 것입니다:
- 프로젝트 시작: 프로젝트 범위, 프로젝트 마일스톤, 이해관계자 및 결과물을 정의합니다
- 프로젝트 계획: 프로젝트 계획 초안 작성, 프로젝트 일정 개요, 프로젝트 위험 식별 등 프로젝트 목표를 달성하기 위한 로드맵을 만듭니다
- 프로젝트 실행 : 팀원을 보드에 참여시키고, 작업을 할당하고, 커뮤니케이션을 관리하여 프로젝트를 시작합니다
- 프로젝트 모니터링 및 제어 : 프로젝트에서 데이터를 캡처하고, 결과를 분석하고, 문제를 해결하기 위해 신속하게 조치합니다
- 프로젝트 마무리 : 마지막 회의를 통해 메트릭, 잘된 점, 앞으로 변경할 사항을 검토하여 프로젝트를 마무리합니다
프로젝트 모니터링은 프로젝트의 시작부터 끝까지 데이터를 수집하고 평가하는 것입니다. 여기에는 개별 프로젝트 작업의 성공 여부와 더 큰 프로젝트를 구성하는 단계를 시각화하고 평가하는 것이 포함됩니다 프로젝트 범위 .
타임라인 보기를 사용하여 가장 중요한 정보를 표시하고 작업을 시간순 또는 알파벳순으로 또는 마감일 또는 시작 날짜별로 볼 수 있습니다
제어 프로세스에는 이러한 인사이트를 가져와서 작업 항목 을 설정하고 원활하게 실행되도록 변경합니다. 꿈의 세계에서는 모든 프로젝트가 플랜대로 진행됩니다. 하지만 현실은 대부분의 프로젝트가 도중에 딸꾹질을 하게 된다는 것입니다:
- 팀원이 가정에 급한 일이 생겨 일을 그만두게 될 수도 있습니다
- 공급망 문제로 인해 비용이 예상보다 초과될 수 있습니다
- 범위 크립 프로젝트의 결과물을 늘리고 속도를 늦출 수 있습니다프로젝트 타임라인 프로젝트 관리자를 위한 팁
처음부터 다음과 같이 작업 범위 크립을 방지하세요 ClickUp의 작업 범위 동의서 문제가 무엇이든 프로젝트를 모니터링하면 잠재적인 위험에 대응할 수 있는 시간을 확보할 수 있습니다. 문제가 발생하더라도 이 단계에서 수집한 데이터는 향후 노력을 간소화하고 프로세스를 개선하는 데 매우 유용합니다. 💪
팀을 위한 프로젝트 모니터링의 중요성
프로젝트 모니터링은 모든 프로젝트의 성공에 매우 중요합니다. 프로젝트 모니터링은 프로젝트가 실패하는 주요 이유 평가 또는 감독 부족입니다.
잠재적인 문제를 예상하지 못하거나 문제가 발생했을 때 이를 파악하지 못하면 프로젝트를 추적할 수 있을 만큼 신속하게 시정 조치를 취할 수 없습니다. 프로젝트 관리자가 이를 잘 파악하지 못하면 프로젝트 실패, 지연, 프로젝트 예산 초과 등의 위험이 있습니다.
ClickUp의 작업량 보기를 사용하여 각 팀뿐만 아니라 개별 기여자에게 할당된 일의 양을 시각화하세요
팀을 모니터링하면 예산, 일정 및 추적을 유지하는 데 도움이 됩니다. 또한 프로젝트 관리자에게는 다양한 팀원의 업무량에 대한 인사이트를 제공하고 향후 프로젝트의 성공과 초기 계획 단계에 대한 정보를 제공할 수 있습니다.
효과적인 모니터링을 통해 무엇이 잘 작동하고 무엇이 개선되어야 하는지 확인할 수 있습니다. 그런 다음 프로젝트가 최대한 원활하게 진행될 수 있도록 변경하고 조정할 수 있습니다. 🛠️
프로젝트 모니터링 및 제어 플랜을 만드는 방법
플랜에서 프로젝트 단계 실행에 이르기까지 모든 과정을 추적할 수 있는 모니터링 및 제어 플랜을 마련하는 것이 중요합니다. 처음부터 이 작업을 수행하면 골치 아픈 일을 덜고 프로젝트를 성공으로 이끌 가능성이 높아집니다.
쉽게 시작할 수 있는 한 가지 방법은 다음과 같은 템플릿을 사용하는 것입니다 ClickUp의 프로젝트 모니터링 및 제어 플랜 . 사용자 지정 필드와 작업 분류 구조, 프로젝트 플랜, 팀 정보 등 프로젝트 필수 요소에 대한 빠른 링크 기능을 제공합니다.
ClickUp의 프로젝트 모니터링 및 제어 계획을 사용하면 작업 분류 구조를 쉽게 만들고, 프로젝트 플랜에 연결하고, 팀 협업을 추적 할 수 있습니다
템플릿 사용 여부와 관계없이 성공적인 모니터링 및 제어 플랜을 만드는 데 핵심이 되는 몇 가지 단계가 있습니다. 몇 분 안에 나만의 플랜 초안을 작성하는 단계별 가이드를 읽어보세요. 👀
1. 플랜 만들기
성공적인 프로젝트 모니터링 프로세스를 위해서는 다음과 같은 로드맵이나 플랜이 있어야 합니다 프로젝트 결과물 . 프로젝트 관리 플랜에는 프로젝트를 모니터링, 평가 및 제어하는 단계가 포함되어야 합니다. 즉, 개별 작업뿐만 아니라 전체 프로젝트에 대한 인사이트와 잠재적인 문제를 파악할 수 있는 방법이 있어야 합니다.
ClickUp에서 시간 또는 이벤트별로 반복 작업을 설정합니다
사용 프로젝트 컨트롤 를 참조하여 목표에 맞는 플랜을 만드세요. 다음은 모니터링 및 제어 프로세스의 이 단계에서 해결해야 할 몇 가지 사항입니다.
모든 관련 작업을 관리, 정리 및 감독할 수 있는 프레임워크 만들기
프로젝트의 모든 개별 작업과 관련 데이터를 추적할 수 있는 허브가 필요합니다. 와 프로젝트 관리 도구 clickUp과 같은 도구를 사용하면 누가 어떤 일을 하는지, 작업 기한은 언제인지, 표준 운용 절차(SOP)는 무엇인지 한 곳에서 쉽게 확인할 수 있습니다.
이 단계에서는 리소스 관리, 프로젝트 범위, 결과물, 프로젝트 비용을 다루어야 합니다. 기본적으로 처음부터 끝까지 프로젝트를 계획하고 문제가 발생할 수 있는 모든 영역에 세심한 주의를 기울여야 합니다.
ClickUp의 프로젝트 플랜 템플릿을 통해 다음 프로젝트를 올바르게 시작할 수 있습니다
템플릿을 사용하세요 ClickUp 예시 프로젝트 플랜 템플릿 에서 사용하기 쉽고 모든 것이 포함된 템플릿을 사용하여 프로젝트 계획에 대한 추측을 없애세요. 자신감을 얻고 프로젝트 시작부터 완료할 때까지 프로젝트를 추적할 수 있습니다.
모두가 자신의 책임을 알 수 있도록 책임 할당하기
여러 부서에 걸쳐 대규모 프로젝트를 관리하든 소규모 팀과 함께 일하든, 책임을 할당하는 것이 좋습니다. 누가 무엇을 담당하고 어떻게 보고해야 하는지 파악하세요 프로젝트 상태 .
프로젝트를 할당할 때 팀원들에게 지나치게 많은 알림을 보내거나 책임에 대한 커뮤니케이션이 부족하면 균형을 맞추기가 까다로울 수 있습니다. 프로젝트 관리자는 작업에 댓글을 지정할 수 있는 기능을 활용하여 팀원들이 대기 중인 작업을 알 수 있도록 할 수 있습니다.
코멘트를 ClickUp 작업으로 변환하거나 할당하여 생각을 즉시 실행 항목으로 전환하세요
평가 기준을 만들어 팀의 성공 방법을 파악하세요
프로젝트에 대한 평가 플랜을 세우세요. 이 단계는 장애물을 파악하고 조정할 충분한 시간을 확보하는 데 매우 중요합니다.
다음과 같은 질문에 답하세요:
- 얼마나 자주 평가할 것인가? 일주일에 한 번인가, 아니면 한 달에 한 번인가?
- 피드백은 어떻게 수집하나요?
- 변경 요청 절차는 어떻게 되나요?
- 프로젝트의 진행 상황을 평가하기 위해 어떤 유형의 보고가 필요한가요?
2. 일 나누기
프로젝트 플랜을 세웠다면 이제 프로젝트 팀원에게 작업과 하위 작업을 할당할 차례입니다. 프로젝트의 각 단계에 대한 마감일과 기대치를 설정해야 합니다.
프로젝트 진행 방식에 따라 단계별 또는 부서별로 작업을 그룹화하여 체계적으로 관리하세요. 다음은 다음과 같습니다 팀이 ClickUp 대시보드를 사용하는 방법 를 사용하여 체계적으로 관리하고 프로젝트 작업을 할당합니다:
ClickUp의 대시보드 보기에서 작업, 리소스 및 프로젝트 진행 상황을 추적하고 모니터링하세요 ClickUp의 대시보드 보기 는 모든 프로젝트 작업으로 제어 센터를 쉽게 구축할 수 있는 방법을 제공합니다. 맞춤형 차트를 만들어 주간 작업 또는 프로젝트의 다양한 단계에 대한 시각적 개요를 확인할 수 있습니다.
진행 추적 기능으로 병목 현상을 파악하고, 작업량 보기를 통해 다음을 수행할 수 있습니다 직원 모니터링 -직원의 대역폭에 대한 인사이트를 제공하여 필요에 따라 평가하고 조정할 수 있습니다.
ClickUp 대시보드에는 다음이 있습니다 간트 차트 를 사용하면 프로젝트 타임라인, 진행 중인 작업, 지연되고 있는 작업을 쉽게 확인할 수 있습니다. 이를 사용하여 작업을 완료하는 데 걸리는 시간을 모니터링하고 작업 의존성을 빠르게 살펴보세요.
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3. KPI 추적 및 프로젝트 성과 모니터링
실시간 모니터링은 프로젝트 성공의 핵심입니다. 사용 보고 도구 키 성과 지표(KPI), 상태 보고서, 성과 보고서와 같은 보고 도구는 프로젝트의 진행 상황을 파악하는 데 도움이 됩니다. 이러한 보고서는 성공 여부를 강조할 뿐만 아니라 프로젝트 작업에서 문제를 가장 먼저 발견할 수 있는 곳이기도 합니다.
프로젝트를 모니터링하여 기준선과의 차이와 편차를 파악하고 품질 관리를 수행할 수 있습니다. 문제가 발견되면 자세히 살펴보고 조치 항목 목록을 작성하여 문제를 바로잡을 수 있습니다.
잘 진행되고 있는 목표, 위험에 처한 목표, 달성하지 못한 목표를 강조 표시하는 ClickUp의 KPI 템플릿을 사용하여 성과 메트릭을 추적하세요 ClickUp의 KPI 템플릿 를 사용하면 프로젝트의 주요 메트릭을 쉽게 식별하고 추적할 수 있습니다. 네 가지 보기를 통해 성과에 대한 개요를 빠르게 파악하거나 잘 작동하는 항목과 조정이 필요한 항목에 대한 핵심적인 세부 사항을 자세히 살펴볼 수 있습니다.
요약 목록 보기를 사용해 상태별로 작업을 그룹화하세요. 이를 통해 진행 중인 작업, 위험에 처한 작업, 완료한 작업, 진행 중인 작업에 대한 인사이트를 얻을 수 있습니다. 부서별로 작업을 세분화하려면 부서 보기로 전환하세요.
진행 보드 보기로 이동하여 잠재적인 문제와 위험에 처한 작업을 개요 보기로 확인하세요. 여기에서 확인해야 할 사항의 목록을 만들고 조정하여 작업을 다시 추적할 수 있습니다.
마지막으로 타임라인 보기는 시작 날짜와 마감일을 기준으로 모든 작업을 달력에 표시하므로 프로젝트 일정을 모니터링하기에 좋은 옵션입니다. 🗓️
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4. 워크플로우 개선
모니터링 단계에서 문제를 발견할 가능성이 높습니다. 이것이 바로 프로젝트 관리의 본질입니다. 제어 단계에서는 평가를 통해 얻은 인사이트를 바탕으로 나머지 프로젝트가 원활하게 진행되거나 향후 프로젝트가 더 성공적으로 진행될 수 있도록 변경할 수 있습니다.
프로젝트가 지연되었나요? 수집한 분석 자료를 사용하여 그 이유를 알아보세요. 다음과 같은 이유가 있을 수 있습니다 관리되는 업무량 더 나은. 시간이 많이 걸리거나 반복적인 작업의 리소스 문제를 해결할 수 있는 더 좋은 방법이 있었을 것입니다.
ClickUp에서 사전 구축된 자동화 레시피를 사용하거나 필요에 따라 맞춤형으로 설정하여 팀이 가장 중요한 부분에 집중할 수 있도록 하세요
그 이유 ClickUp 자동화 를 프로젝트 관리 도구에 추가하면 불필요한 수작업을 줄여 가장 중요한 일에 시간을 할애할 수 있으므로 워크플로우를 개선하는 데 매우 중요합니다. 프로젝트 관리자는 종종 수많은 워크플로우와 자동화를 저글링하여 모니터링 및 제어 프로세스에 집중함으로써 프로젝트 라이프사이클의 모든 단계를 성공적으로 수행할 수 있습니다.
문제가 무엇이든 무엇이 잘못되었는지, 어떻게 해결되었는지, 어떤 다른 조치를 취할 수 있었는지 파악하는 데 시간을 투자하세요. 이 과정을 거치면 더 나은 성공 프로젝트 관리자가 될 수 있으며 다음과 같은 도움이 됩니다 더 나은 워크플로우 구축 앞으로의 일을 위해. 🌻
프로젝트 모니터링 최고의 실행 방식
이제 프로젝트 모니터링 및 제어 플랜을 구현하는 단계를 알았으니 이제 최고의 실행 방식에 집중할 차례입니다. 궁극적으로, 무언가를 하는 것과 잘하는 것은 다릅니다. 🤩
다음은 여러분이나 프로젝트 관리자가 고려할 수 있는 몇 가지 프로젝트 모니터링 최고의 실행 방식입니다:
- 기대치 설정: 초기에 명확한 목표와 기대치를 설정하면 진행 상황을 모니터링하기가 더 쉬워집니다. 각 팀원, 프로젝트 매니저 또는 부서에서 기대하는 바를 결정하고 이를 명확하게 전달하세요
- 숙제하기: 프로젝트에 대한 인사이트를 얻기 위해 이해관계자 및 팀원 모두와 회의를 하고 조사를 수행하세요. 이 과정을 통해 예산, 업무량, 리소스 위험 등 프로젝트의 한도에 대해 파악해야 합니다
- 명확하고 일관성 있는 커뮤니케이션: 상충되는 정보나 시기적절하지 않은 지침을 제공하는 것보다 더 혼란스러운 것은 없습니다. 프로젝트 업데이트 및 피드백 제공 일정을 설정하세요. 팀원들에게 체크인 방법과 빈도를 알려주세요. 그런 다음 여러분과 프로젝트 관리자는 일정을 지켜야 합니다
- 정기적인 피드백 받기: 훌륭한 프로젝트 관리자는 팀원들로부터 인사이트를 얻습니다. 팀원들은 현장에 있기 때문에 가장 최신의 정보를 제공할 수 있습니다. 또한 잠재적인 문제를 가장 먼저 파악할 가능성이 높습니다. 팀원들이 체크인하고, 피드백을 제공하고, 진행 상황을 알릴 수 있도록 시스템을 설정하세요
- 주요 연락 담당자 지정: 문제가 발생하면 직원들은 누구에게 문제를 에스컬레이션해야 하는지 알아야 합니다. 문제를 추적, 문서화 및 보고할 책임자를 한 명 지정하여 프로젝트를 시작하세요
- 보고 빈도 결정하기: 진행 보고서를 얼마나 자주 제출해야 하는지 정하세요. 프로젝트에 따라 매주, 매월 또는 격월로 확인할 수 있습니다. 일부 프로젝트 단계에서는 매일 확인해야 할 수도 있습니다. 시기를 파악하고 모든 팀원 및 프로젝트 매니저와 명확하게 소통하세요
- 만들기의사 결정 프로세스 프레임워크 만들기: 초기에 누가 결정을 내릴 것인지에 대한 프로세스를 수립하세요. 본인 또는 다른 팀원이 될 수도 있고, 프로젝트의 여러 측면(예: 예산, 리소스 등)에 대해 두 명 이상의 의사 결정자가 있을 수도 있습니다
프로젝트 모니터링 및 제어를 위한 ## 기술
모니터링 및 제어 단계에 대한 최고의 실행 방식 외에도 프로젝트를 더 쉽게 모니터링할 수 있는 몇 가지 유용한 기법도 있습니다. 다음은 모니터링 플랜을 만들 때 의사 결정 과정에 도움이 되는 검증된 방법들입니다. ✍️
다음은 고려할 수 있는 몇 가지 모니터링 및 평가 방법입니다:
중요 경로 방법(CPM)
ClickUp에서 토글 한 번으로 중요 경로에 남은 작업으로 작업량 보기!
이 방법은 차트를 사용해 프로젝트를 여러 진행 단계로 세분화하는 것입니다. 중요 경로는 프로젝트가 완료되기 전에 완료해야 하는 가장 긴 작업 시퀀스입니다.
기본적으로 프로젝트를 완료하기 위한 가장 긴 로드맵이며 활동, 작업 의존성, 작업 기간을 식별한 다음 이를 다이어그램에 연결합니다.
획득한 가치 관리
이 모니터링 기법은 현재까지 완료된 일과 기준 예측과 비교한 비용을 비교합니다. 플랜 수립 단계에서는 예정된 일에 대한 예산 비용(BCWS)이라고도 하는 달러 값을 할당합니다.
실행 단계에서는 실제 비용과 완료된 작업량을 비교하여 재무 및 물질적 진행 상황을 모니터링합니다.
전문가처럼 프로젝트를 모니터링하고 제어하기
프로젝트 관리 모니터링은 복잡합니다. 프로젝트를 플랜, 완화, 관리하는 것 외에도 처음부터 끝까지 모니터링하고 제어해야 합니다. 뿐만 아니라 프로젝트 관리 모니터링은 다음 사항에 대해 정보에 입각한 결정을 내려야 합니다 프로젝트 목표 를 설정하여 팀이 같은 페이지에 있는 동안 전체 프로젝트 성과 및 핵심 성과 지표에 대한 리더십을 유지할 수 있습니다.
이 편리한 가이드를 통해 프로젝트 모니터링을 금방 마스터할 수 있습니다. 플랜 수립부터 성과 추적 및 변경까지, 몇 단계만 거치면 프로젝트의 성공을 관리할 수 있습니다. 지금 ClickUp 사용해보기 를 클릭해 프로젝트 관리 효율화를 시작하세요. 사용자 친화적인 대시보드부터 상세한 차트 보기까지, 프로젝트의 시작부터 끝까지 관리하는 데 도움이 되는 도구가 있습니다. 🙌