전체 회의는 비즈니스의 모든 사람 및 부서와 정보를 빠르게 공유할 수 있는 현명한 방법입니다. 하지만 이러한 회의는 참석자가 많기 때문에 확실한 플랜이 마련되지 않으면 금방 엉망이 될 수 있습니다.
회의에 참석하는 인원이 5명이든 500명이든, 가장 생산성 높은 전체 회의를 운영하기 위한 게임 플랜을 세우는 것이 가장 좋습니다.
이 단계별 가이드를 사용하여 팀을 위한 의미 있고 참여도 높은 전체 회의를 계획하고, 무료 템플릿을 통해 노력을 극대화하세요. 시작하세요! 🙌
전체 회의란 무엇인가요?
전체 회의는 비즈니스의 모든 직원과 리더가 참여하는 가상 또는 대면 모임입니다. 이 회의에는 최고 경영진부터 말단 직원까지 비즈니스의 모든 구성원이 포함됩니다 조직 차트 전체 회의는 여러 부서와 이해관계자가 참여한다는 점에서 일반 팀 회의와 다릅니다. 참석자 수 또한 큰 차이가 있습니다. 소수의 참석자 대신 수십, 수백 명의 사람들을 한 회의에서 관리해야 합니다.
회의 기획자는 더 많은 중재자 역할을 맡게 됩니다:
- 모든 관련 참석자 초대
- 전체 회의 아젠다 만들기
- 회의를 계속 진행
비즈니스에서 정기적으로 전체 회의를 진행할 수도 있습니다, google의 타운 홀 회의와 같이 에서 개최하거나 중요하거나 흥미로운 일이 있을 때 필요에 따라 개최할 수 있습니다.
비즈니스에서는 종종 전체 회의를 통해 회사 문화를 구축하거나 흥미로운 소식을 공유하거나 회사 전체를 단합하는 데 사용합니다. 목표는 단순한 정보 공유가 아니라 팀의 활력을 불어넣는 것입니다. 🏋️
참여도가 높은 전체 회의를 플랜하고 진행하는 방법
전체 회의는 투명성과 연결을 위한 마법 같은 기회이지만, 회의가 충분히 흥미롭지 않으면 참석자들은 금방 지루해집니다. 다음 단계에 따라 재미와 유익함을 동시에 갖춘 전체 회의를 플랜하세요. 🤩
1. 회사 전체를 위한 커뮤니케이션 플랜 만들기
어떤 일을 하기 전에 커뮤니케이션 플랜을 확인하세요. 이는 한 번의 전체 회의를 위한 커뮤니케이션 목표를 넘어서는 것입니다. 커뮤니케이션 플랜 은 효과적인 커뮤니케이션을 통해 견고한 기업 문화를 구축하기 위한 전략입니다. 추가 단계처럼 들릴 수도 있지만, 사내 커뮤니케이션 플랜을 설계하면 집중력을 높이고 팀과 소통하는 방법에 대해 꼭 필요한 몇 가지 팁을 얻을 수 있습니다. ClickUp의 커뮤니케이션 플랜 템플릿 은 직원들이 중요한 정보를 말하고 공유하도록 장려합니다.
ClickUp의 다양한 형식 지정 도구를 사용하여 플랜 비주얼을 만들고 정보를 빠르게 정리하세요
커뮤니케이션 플랜에는 다음이 포함되어야 합니다 오브젝트 및 주요 결과(OKR) . 이러한 목표에서 거꾸로 작업하여 보다 사려 깊은 회사 차원의 회의를 설계하세요.
예를 들어, 4분기까지 직원 참여도를 10% 향상시키는 것이 목표라면 사람들이 수동적으로 시청만 하는 것이 아니라 참여도가 높은 전체 회의를 플랜해야 합니다.
가장 필수적인 KPI로 목표를 추적하고 진행 상황을 자동으로 상세하게 볼 수 있습니다
단조로운 토킹 헤드 스타일의 전체 회의 대신 팀 보물찾기, 풍선 던지기, 우스꽝스러운 모자를 쓴 라마의 Zoom 방문 등을 포함할 수 있습니다. 🎈
목표를 먼저 이해하면 비즈니스의 커뮤니케이션 플랜에 반하는 것이 아니라 플랜에 부합하는 전체 회의를 디자인할 수 있습니다.
2. 회의 형식 결정하기
다음 사항을 기억하세요 다른 유형의 회의 . 전체 회의는 일대일 회의와 달리 많은 사람이 참여하므로 매 순간을 최대한 활용해야 합니다.
모든 사람을 통화에 초대하기 전에 정보를 쉽게 파악할 수 있는 방식으로 회의를 구성하세요. 즉, 다음과 같은 의미일 수 있습니다:
- 팀원들과 함께 아이스브레이커나 재미있는 퀴즈로 시작하여 회의 시작 시 긍정적인 분위기를 설정하기
- 회사 전체의 업데이트를 타운홀 스타일로 공유하여 리더십 팀이 빠른 업데이트를 공유하여 모두가 같은 페이지를 볼 수 있도록 합니다
- 고위 경영진과 함께 "무엇이든 물어보세요"(AMA) 세션을 통합하고 직원들에게 플로어를 개방합니다
- 실시간으로 Q&A 진행
하이브리드 조직에 속한 경우, 포용적인 기업 문화를 개선하기 위해 원격 근무자에게 최대한 공평한 경험을 제공할 수 있는 방법을 생각해 보세요. 예를 들어, 대면 참석자에게 재미있는 회사 기념품을 제공했다면 원격 참석자에게도 기념품을 미리 배송하여 소외되지 않도록 하세요.
3. 같은 페이지에서 의견을 수렴하고 리더십을 확보하세요
ClickUp의 직원 피드백 양식 템플릿으로 설문조사를 맞춤형으로 작성하고 간단한 드래그 앤 드롭 기능을 위해 이 보드 보기를 사용하세요
팀 전체가 이 통화에 참여하게 되므로 아젠다를 만들기 전에 항상 다른 사람의 의견을 수렴하는 것이 좋습니다. 팀이 일의 기념일이나 칭찬과 같은 재미있는 일에 집중하고 싶다고 생각할 수도 있지만, 실제로는 CEO와 허심탄회한 대화를 나누고 싶을 수도 있습니다.
Q&A 세션이나 타운홀 미팅을 위한 질문을 수집하고, 즉석에서 쇄빙선 질문을 만들고, 팀의 전체 회의 아이디어를 모으는 시간을 가져보세요.
모든 사람에게 회의 아이디어가 담긴 이메일 스레드에 답장하도록 요청하는 대신 설문조사를 만들어 회사 전체에 보내세요. 예를 들어, 다음과 같이 맞춤형으로 설정할 수 있습니다 ClickUp의 직원 피드백 양식 템플릿 를 사용하여 아이디어를 추적하세요.
모든 아이디어가 승자가 될 수는 없지만, 특히 회사 문제에 대해 논의할 때 다른 팀과 의견을 나누다 보면 새롭고 흥미로운 아이디어를 찾을 수 있을 것입니다.
4. 효과적인 아젠다 만들기
전체 회의가 아무리 재미있더라도 회의에는 구조가 필요합니다. 그렇지 않으면 주제를 벗어나거나 덜 중요한 주제에 귀중한 회사 시간을 낭비할 위험이 있습니다.
전체 회의는 회사의 전반적인 성과를 모두에게 알릴 수 있는 기회이므로 집중적이고 참여도가 높은 아젠다를 선정하세요. 비즈니스에 따라 따라야 할 몇 가지 최고의 실행 방식은 시간을 할당하는 것입니다:
- 모든 팀원에게 신입사원 소개하기
- 주요 프로젝트에 대한 CEO 발언 및 회사 업데이트
- 각 부서의 짧은 업데이트와 그것이 회사의 미션에 어떻게 부합하는지에 대한 설명
- 팀 감사에 대한 건강한 기업 문화에 대한 직원 표창
- 팀원들이 경영진과 회사 업데이트에 대해 논의할 수 있는 공개 Q&A
ClickUp 문서를 사용하면 서식 지정 및 슬래시 명령어를 사용하여 더 효율적으로 일할 수 있습니다
아젠다에 각 발표자 또는 주제에 얼마나 많은 시간을 할애할 계획인지 노트하세요. 회사에서 시간을 초과하는 것으로 악명이 높은 경우(꽤 흔한 일입니다), 시간 관리자를 지정하세요.
시간 관리자는 모든 주제를 다룰 수 있는 충분한 시간을 확보할 수 있도록 회의의 흐름을 유지합니다. ⏳
물론, 전체 회의에서 항상 시간이 부족하다면 회의 시간을 늘리거나 다음 회의를 위해 아젠다에서 무언가를 잘라내야 합니다.
5. 전체 회의 아젠다 템플릿 활용하기
ClickUp의 리더십 회의 아젠다 템플릿으로 플랜을 세워 회의 효과를 높이세요
올핸즈에 무엇을 포함해야 할지 잘 모르겠습니다 회의 아젠다 ? 저희가 도와드리겠습니다. 템플릿을 사용하면 효과적인 아젠다를 쉽게 작성할 수 있습니다. ClickUp의 리더십 회의 아젠다 템플릿 에 대한 섹션이 포함되어 있습니다:
- 성과 강조하기
- 메트릭 검토하기
- 향후 마일스톤 설정하기
- 직원 업데이트
미리 준비된 형식과 눈길을 사로잡는 그래픽도 함께 제공됩니다. 이렇게 하면 문서 형식 지정에 소요되는 시간을 줄이고 회의의 핵심에 집중할 수 있습니다.
6. 전체 회의 일정 잡기
아젠다가 정해졌으니 이제 모든 사람을 전체 회의에 초대할 차례입니다.
국내 또는 다국적 팀의 경우 회의 일정을 잡기 전에 시간대를 고려하세요. 중국에 있는 직원들은 밤 11시에 전화를 받고 싶지 않을 수 있으므로 대부분의 회사에서 일할 수 있는 시간을 찾아보세요.
하지만 전체 회의 일정을 잡는 것은 결코 쉬운 일이 아니므로 이벤트를 플랜하고 아젠다를 공유하는 데 도움이 필요하다면 다음을 참조하세요 ClickUp의 전체 회의 템플릿 를 사용하면 속도를 높일 수 있습니다.
ClickUp의 올핸즈 미팅 템플릿으로 다음 회사 회의를 위한 물류, 시간, 플랜을 쉽게 관리하세요
전체 회의 전, 회의 중, 회의 후에도 실행 항목이 있을 것입니다. ClickUp과 같은 도구는 플랜부터 실행까지 전체 회의 프로세스를 향상시켜 줍니다.
ClickUp 작업을 사용하여 스스로에게 알림을 보내세요:
- 팀과의 회의 일정 잡기
- 회의 후 할 일 할당하기
- 회의 후 팔로워 관리하기
ClickUp을 사용해 클릭 한 번으로 회의 아젠다를 실행 가능한 작업으로 전환하고 조직 내 모든 사람을 태그하여 부서 간 협업을 더욱 쉽게 진행하세요.
7. AI를 활용하여 모든 핸즈 회의 노트 요약하기
ClickUp의 AI 기반 기술로 손쉽게 정확한 회의 노트를 생성하세요 ClickUp Brain 은 ClickUp 문서에 내장되어 있어 회의 후 빠르게 노트를 작성하고 노트를 요약할 수 있습니다. 와 AI로 회의 생산성을 높일 수 있습니다 를 여러 가지 방법으로 향상시킬 수 있습니다:
- 회의록 작성: 회의 중에 모든 단어를 필기하려고 애쓰는 대신 AI의 도움을 받으세요. ClickUpAI가 명확하고 체계적인 회의록 초안을 작성하는 데 도움을 줄 수 있습니다 토론의 본질을 포착하여 중요한 내용을 놓치지 않도록 도와줍니다
- 회의 노트 요약하기: 장시간의 회의가 끝나고 나면 몇 페이지에 달하는 노트가 남을 수 있습니다. ClickUp Brain은 이러한 정보를 문서에 간결한 요약으로 압축하여 요점을 쉽게 검토하고 공유할 수 있게 해줍니다
8. 회의 후 후속 조치하기
이벤트가 끝난 후 전체 회의가 끝나지 않도록 하세요. 후속 조치는 회의 일정을 잡는 것만큼이나 중요합니다. 이를 통해 루프를 닫힘으로써 팀이 실행 항목에 대해 책임을 지도록 하세요.
회의가 끝난 후에도 후속 조치를 취해야 할 수도 있습니다:
- 회의 노트와 요점을 팀과 공유하세요
- 특정 부서 또는 팀원에게 후속 조치 항목을 할당합니다
- 팀 리더에게 회의에 대한 피드백 요청하기
디자인 또는 IT 팀이 양식을 통해 필요한 정확한 정보를 수집할 수 있도록 내부 요청을 간소화하세요
회의에 대한 긍정적인 피드백을 기대하시겠지만, 건설적인 비판을 수용하는 것도 중요합니다. 그래야만 향후 회의의 참여도와 효과를 높일 수 있습니다. 🏆
전체 회의 진행을 위한 최고의 실행 방식 ###
투명성 확보
투명한 커뮤니케이션은 전체 회의 성공의 핵심입니다. 직원들은 리더의 솔직함과 개방성을 높이 평가합니다. 회의 중에 회사 업데이트, 뉴스, 새로운 이니셔티브, 도전 과제, 성공 사례를 공유하세요. 이를 통해 신뢰의 문화를 조성할 뿐만 아니라 모든 회원이 정보를 얻고 비즈니스에 적극적으로 참여할 수 있습니다.
피드백 제공하기
전체 회의는 팀 전체에 피드백을 제공할 수 있는 좋은 기회입니다. 성과를 인정하고 박수를 보내고, 진행 상황을 강조하고, 개선이 필요한 부분을 긍정적으로 인정하세요. 이를 통해 직원들의 동기를 유지하고 지속적인 학습과 성장의 문화를 장려할 수 있습니다.
Q&A 또는 노변 채팅 개최하기
Q&A 세션이나 파이어사이드 채팅을 전체 회의에 포함하면 참여도를 높일 수 있는 좋은 방법입니다. 조직의 모든 직급에서 질문과 토론을 초대하세요. 리더십 팀이 질문에 답변하거나 캐주얼한 채팅에 참여하여 편안한 대화 분위기를 조성할 수 있습니다. 이 대화형 세그먼트는 직원들이 자신의 생각, 설명, 의견을 말할 수 있는 특별한 기회를 제공합니다.
시각 자료 제공자
시각 자료는 청중의 참여를 유도하고 정보를 이해하기 쉽게 만듭니다. 도표, 그래프, 슬라이드쇼 또는 주제를 지원하는 비디오를 포함하면 명확성과 이해도를 높일 수 있습니다. 시각적 표현은 복잡한 정보를 보다 신속하게 설명하는 동시에 청중의 집중력과 흥미를 유지할 수 있습니다.
성공 축하하기
회의를 크든 작든 성공을 축하하는 기회로 활용하세요. 개인 또는 팀의 성과를 인정하면 사기와 동기 부여가 높아집니다.
참여 독려
모든 팀원이 회의에 적극적으로 참여하도록 독려하세요. 팀원들이 더 많이 참여할수록 참여도가 높아집니다.
팀을 위한 전체 회의의 이점 ###
전체 회의를 계획하는 것은 결코 쉬운 일이 아닙니다. 여러 달력 초대장과 많은 참석자의 질문을 처리해야 하죠. 최고 경영진도 참석할 예정이므로 부담 없이 진행할 수 있습니다. 👀
전체 회의를 계획하려면 사전에 약간의 일이 필요하지만 모든 노력은 보상을 받을 수 있습니다. 이러한 유형의 회의는 기업 문화부터 프로젝트의 품질에 이르기까지 모든 것에 도움이 됩니다.
기업 문화 강화
효과적인 전체 회의를 통해 팀은 일상적인 업무 외의 긍정적인 방식으로 서로 연결될 수 있는 기회를 더 많이 가질 수 있습니다. 이러한 추가적인 팀 간 연결은 문화 구축에 필수적인 공동체 의식을 키워줍니다. 🌻
회계팀과 마케팅팀이 대립하는 대신, 모두가 비즈니스라는 동일한 배너 아래 존재할 수 있습니다. 직원들이 다른 팀과 친해질 수 있도록 몇 가지 팀 빌딩 연습을 할 수도 있습니다. 멋지지 않나요?
또한 전체 회의를 통해 신입 사원에게 회사의 업무 방식을 알려줄 수도 있습니다. 최근에 신입 사원을 몇 명 채용했다면 전체 회의를 통해 새로운 사람들을 회사 문화에 빠르게 적응시킬 수 있습니다.
팀 사기 진작
모든 동료들을 한 자리에서 볼 수 있는 기회가 얼마나 자주 있나요? 대면 근무를 하든 원격 근무를 하든, 팀원 전체가 한자리에 모이는 일은 드물게 발생할 수 있습니다.
모두가 한자리에 모이면 직원들의 성과를 자랑할 수 있는 기회가 주어져 팀 사기에 큰 도움이 됩니다. 전체 회의를 계획할 때는 반드시 축하하는 자리를 마련하세요:
- 일의 마일스톤
- 기념일
- 기대 이상의 성과를 낸 직원
직원들이 팀원들과 함께 모일 때 회사 차원의 인정과 칭찬은 회사 사기를 높이는 데 큰 도움이 됩니다. 실제로 의 최근 설문조사에 따르면 의 설문조사에 따르면 응답자의 절반 가까이가 감사함을 느끼지 못하는 직장을 떠난 적이 있다고 답했습니다. 모든 직원이 각광을 받을 수 있도록 칭찬을 골고루 나누어야 합니다. 🤩
큰 문제 해결
최선의 노력에도 불구하고 비즈니스에는 부서 간에 사일로가 있을 수 있습니다. 하지만 '두 개의 머리가 한 개의 머리보다 낫다'는 속담이 있잖아요. 한 부서에서 문제에 대해 고민하고 있다면 다른 부서에서 해답을 찾을 수도 있습니다.
조직 전체가 참여하는 정기적인 직원 회의는 평소에는 함께 일하지 않던 사람들을 연결해 줍니다. 마케팅 부서에서는 웹사이트가 원하는 기능을 수행하도록 하는 방법을 이해하지 못할 수 있지만, IT 부서 직원과의 빠른 대화를 통해 문제를 순식간에 해결할 수 있습니다. ⚒️
특히 서로 다른 경험과 재능을 가진 사람들을 한데 모으는 것은 좋은 일입니다. 가능하면 여러 부서의 사람들이 서로 교류할 수 있는 전체 회의를 설계하세요. 직원들의 자발적인 대화가 어디로 이어질지 알 수 없으니까요.
사용 ClickUp의 커뮤니케이션 매트릭스 보고서 템플릿 을 사용하면 어떤 팀이 연결되어 함께 일하고 있는지 포괄적인 개요를 파악할 수 있으므로 모든 협업을 극대화할 수 있습니다.
ClickUp 커뮤니케이션 매트릭스 보고서 템플릿으로 팀원들에게 작업, 책임, 마감일 등에 대한 최신 정보를 제공하세요
프로젝트 바이인 확보하기
전체 회의는 팀원들에게 따뜻하고 모호한 느낌을 주지만, 일과 관련된 목적도 있습니다. 바이 인은 다음을 위한 필수 요소입니다 프로젝트 관리 따라서 새로운 이니셔티브에 대해 팀원들과 상사에게 설득하려는 경우, 지금이 바로 모든 팀원들의 동의를 얻어야 할 때입니다.
대담한 새 방향을 결정했다면 전체 회의를 통해 변화의 이유, 좋은 이유, 앞으로 직원들이 기대할 수 있는 사항을 공유해야 합니다.
효과적인 타운홀 미팅을 통해 팀의 두려움을 해소하는 동시에 회사 목표에 대한 공감대를 형성하는 것이 목표입니다. ✨
열린 소통과 협업 지원
비즈니스에서 진공 상태에서는 어떤 일도 일어나지 않습니다. 다음을 수행해야 합니다 팀 협업 촉진 부서뿐만 아니라 비즈니스 전반에서 협업을 촉진하세요. 열린 커뮤니케이션 는 신뢰를 쌓고 직원들이 더 많이 마음을 열도록 장려하는 가장 좋은 방법입니다.
ClickUp 화이트보드를 사용하여 작업을 할당하고, 담당자를 태그하고, 다음 협업을 시작하는 데 필요한 모든 것을 하세요
솔직하게 공유할 수 있는 기회로 활용하세요:
- 비즈니스 업데이트
- 팀 업데이트
- 회사 소식
직원들에게 개방적이고 정직하면 직원들도 여러분에게 개방적이고 정직하게 대할 것입니다. 한 부서 또는 관리자끼리만 정보를 사일로화하는 대신, 전체 회의에서는 투명성을 장려하는 포럼에서 회사 전체와 정보를 공유합니다.
가상 팀을 위한 전체 팀 회의 팁
가상 설정에서도 전체 회의의 핵심 원칙은 변하지 않지만, 가상 전체 회의를 진행하려면 약간의 조정이 필요합니다. 다음은 전체 팀 회의에서 가상 팀의 참여를 효과적으로 유도하기 위한 몇 가지 간단한 팁입니다:
- 올바른 선택전화 회의 소프트웨어: 신뢰할 수 있는 선택가상 회의 플랫폼 팀의 크기를 지원하고 사용 중인 다른 도구와 잘 통합되는 것을 선택하세요. 화면 공유, 소규모 회의실, 라이브에 참석할 수 없는 사람들을 위한 회의 녹화 기능과 같은 기능이 있는지 확인하세요.
- 회의 전 테스트 실행: IT 팀과 함께 테스트 실행을 실시하여 잠재적인 기술적 결함을 해결하세요. 오디오 및 시각적 요소가 완벽하게 작동하는지 확인하면 회의가 기술적 문제보다는 콘텐츠에 집중할 수 있습니다.
- 청중 참여 유도: 가상 회의는 참석자에게 수동적인 경험이 될 수 있습니다. 설문조사, Q&A 세션, 소그룹 토론과 같은 대화형 요소를 통합하여 팀의 참여를 유도하세요. 회의 플랫폼과 통합되는 참여 도구를 사용하는 것도 고려해 보세요.
- 시각자료 및 프레젠테이션: 시각자료와 간결한 슬라이드를 사용하여 요점을 보다 명확하게 전달하고 청중의 주의를 집중시키세요. 잘 디자인된 프레젠테이션을 사용하면가상 회의 경험.
- 명확한 아젠다 및 시간 관리: 가상 회의는 집중력에 부담을 줄 수 있으므로, 특히 회의가 길어질 경우 아젠다를 빡빡하게 정하고 휴식 시간을 확보하세요. 아젠다를 미리 공유하여 참석자가 준비할 수 있도록 하세요.
- 참여 장려: 모든 팀원들의 의견이 소중하다는 점을 분명히 합니다. 팀의 질문과 의견을 장려하여 양방향 대화를 촉진하고 모든 사람이 자신의 의견을 듣고 가치 있게 여길 수 있도록 하세요.
- 후속 조치: 회의가 끝난 후 토론 요약을 공유하세요,실행 항목및 녹취록을 팀과 공유하세요. 이렇게 하면 다루었던 콘텐츠를 강화할 수 있을 뿐만 아니라 특히 회의에 실시간으로 참석하지 못한 사람들을 포함하여 모든 사람이 다음 단계에 대한 정보를 공유할 수 있습니다.
가상 형식에 맞게 접근 방식을 조정하면 전체 회의의 효율성을 유지하면서 팀이 어디에 있든 연결 상태를 유지하고, 정보를 제공하며, 동기를 부여할 수 있습니다.
더 짧은 시간에 더 나은 전사적 회의 플랜 세우기
전체 회의는 모든 사람이 같은 시간과 장소에 모일 수 있는 흔치 않은 기회를 제공합니다. 하지만 참석자 수가 워낙 많기 때문에 플랜을 짜는 과정이 부담스러울 수 있습니다.
다행히도 올바른 접근 방식을 사용하면 팀이 진정으로 기대하는 멋진 전체 회의를 계획할 수 있습니다.
누구나 회의 일정을 예약하고 tool을 사용하여 회의록을 추적할 수 있습니다 등 다양한 도구가 있지만, 뛰어난 전체 회의를 기획하려면 진정한 프로가 필요합니다. 올바른 시스템으로 계획 프로세스의 속도를 높이고 모든 것을 놓치지 마세요.
ClickUp은 전체 회의 아젠다 템플릿, 미리 준비된 워크플로우, 작업 및 기타 도구를 제공하여 업무를 간소화합니다.
클릭 한 번으로 더 나은 회의를 진행할 수 있습니다. 지금 ClickUp에 가입하세요 -신용카드 필요 없음!