프로젝트 매니저는 팀을 이끌고, 마감일을 관리하고, 예산을 세심하게 살피는 것이 임무입니다. 좋은 소식은 효과적인 팀 커뮤니케이션 를 사용하면 업무가 훨씬 쉬워지고 더 나은 업무 결과물을 만들어낼 수 있습니다.
하지만 직장에서 발생하는 대부분의 오해는 잘못된 커뮤니케이션으로 인해 발생합니다. 어딘가에서, 어떤 식으로든 의사소통이 제대로 이루어지지 않으면 팀원들 간에 오해가 생기기 쉽습니다.
누구도 그런 일을 원하지 않기 때문에 프로젝트 관리자는 주요 프로젝트를 시작할 때 문서화된 프로젝트 커뮤니케이션 플랜을 작성하는 것이 매우 중요합니다. 추가 단계처럼 들릴 수도 있지만, 이 전략은 혼란을 방지하고 팀의 결속력을 높이며 일의 품질을 개선하기 위해 반드시 필요합니다.
효과적인 커뮤니케이션 플랜을 세워본 적이 없더라도 걱정하지 마세요. 이 가이드를 통해 프로젝트 커뮤니케이션 플랜이 무엇인지, 왜 중요한지, 어떻게 작성하는지 알아보세요.
몇 가지 예시와 프로젝트 커뮤니케이션 플랜 템플릿을 통해 커뮤니케이션 전략의 속도를 높일 수 있습니다.
프로젝트 커뮤니케이션 플랜이란 무엇인가요?
프로젝트 커뮤니케이션 플랜은 다음과 같은 방법을 설명하는 문서입니다 프로젝트 이해관계자 는 서로 정보를 공유합니다. 프로젝트 커뮤니케이션 플랜에는 다음이 포함되어야 합니다:
- 프로젝트 팀원 또는 주요 이해관계자 목록
- 공유할 정보의 유형과 공유할 팀원들
- 각 방법을 언제 사용할지에 대한 시나리오를 포함한 커뮤니케이션 방법
- 커뮤니케이션 빈도
- 모든 팀원의 연락처 정보
커뮤니케이션은 상식처럼 들릴 수 있지만 솔직히 말해서 어렵지 않나요? 그렇지 않습니다.
의사소통 방법을 가르쳐 주는 사람은 아무도 없으며, 서면으로 철자를 적는 것은 팀이 어리석고 예방 가능한 실수를 피하는 데 도움이 됩니다.
예를 들어, 한 팀원이 다음과 같은 이메일을 보내는 것을 선호한다면 메시지를 보내는 것을 선호한다면 를 통해 빠르게 이메일을 주고받는 경우, 한쪽이 다른 쪽의 중요한 업데이트를 놓칠 가능성이 높습니다. 함께 일하기 전에 프로젝트 커뮤니케이션 플랜을 만들면 모두가 같은 페이지를 공유하게 되고 앞으로의 협업 방식에 대한 합의된 규범을 만들 수 있습니다.
효과적인 프로젝트 커뮤니케이션 플랜의 ## 이점
물론 일의 품질과 타임라인도 중요하지만, 프로젝트 성공은 종종 원활한 커뮤니케이션에 달려 있습니다. 반면에 커뮤니케이션이 원활하지 않으면 재작업, 좌절감, 예산 낭비로 이어집니다.
재미있을 것 같지 않나요?
프로젝트 커뮤니케이션 플랜은 팀이 일반적인 커뮤니케이션 문제를 피하는 데 도움이 되지만, 그 외에도 훨씬 더 많은 것을 성취하는 데 도움이 됩니다.
워크플로우 및 타임라인 간소화
커뮤니케이션 플랜은 명확한 방향과 기대치를 제시하여 모든 사람이 자신이 해야 할 일을 알 수 있도록 합니다. 이를 통해 워크플로우가 간소화되고 프로젝트가 제시간에 맞춰 진행될 수 있습니다.
팀 협업 강화
협업 감지 기능을 통해 팀은 ClickUp 화이트보드에서 일과 편집을 동시에 할 수 있습니다 더 나은 팀워크 촉진 모든 사람이 자신의 역할과 책임을 명확하게 이해함으로써 팀워크가 향상됩니다. 또한 명확성은 프로젝트 진행 상황과 변경 사항에 대한 정보를 팀에 제공하여 참여도를 높입니다.
잘못된 커뮤니케이션 방지
잘못된 커뮤니케이션은 놀라울 정도로 단순한 프로젝트를 셰익스피어의 드라마로 만들 수 있습니다. 하지만 탄탄한 프로젝트 커뮤니케이션 플랜은 오해와 혼란을 크게 줄여 프로젝트 지연과 오류로 인한 팀 이탈을 방지합니다.
작업 내에서 모든 대화를 직접 보관하고 댓글을 지정하여 생각을 쉽게 실행 항목으로 전환하세요
신뢰 구축
소통은 신뢰의 기초입니다. 프로젝트 투명성 와 열린 커뮤니케이션은 모두가 팀의 일원이라는 느낌을 갖게 합니다. 팀이 서로를 신뢰하면 건강한 커뮤니케이션이 더욱 자연스럽게 이루어집니다.
갈등 최소화하기
프로젝트 관리자는 프로젝트가 얼마나 스트레스를 주는지 잘 알고 있습니다. 커뮤니케이션 플랜에는 갈등 해결을 위한 기본 프레임워크가 포함되어 있으므로 프로젝트 중에 발생하는 모든 문제를 해결할 수 있는 플레이북이 있습니다.
위험 관리
법적 및 재정적 책임은 항상 우려되는 문제입니다. 결국, 법무 부서로부터 편지를 받고 싶어하는 사람은 아무도 없습니다. 다행히도 커뮤니케이션 플랜은 리스크 관리와 함께 작동하여 잠재적인 문제를 최대한 빨리 파악하고 해결할 수 있습니다.
ClickUp의 목록 보기에서 작업 의존성을 간단하게 보고 먼저 주의가 필요한 것을 빠르게 파악할 수 있습니다
궁극적으로 잘 실행된 프로젝트 커뮤니케이션 플랜은 프로젝트 성공을 위한 필수 요소입니다. 모두가 같은 방향으로 행진하기를 원한다면 커뮤니케이션 플랜을 통해 모두가 같은 프로젝트 목표를 향해 일할 수 있도록 조정할 수 있습니다.
프로젝트 커뮤니케이션 플랜을 만드는 방법
프로젝트 관리 커뮤니케이션 플랜을 처음 사용하시나요? 걱정하지 마세요. 이 단계별 가이드를 따라 팀을 위한 탄탄한 프로젝트 커뮤니케이션 플랜을 만들어 보세요.
일반적인 커뮤니케이션 전략을 먼저 결정하세요
가장 먼저 프로젝트 커뮤니케이션 플랜에 대한 일반적인 접근 방식을 결정하세요. 다음 사항을 결정하세요:
- 다음 사항을 결정하세요커뮤니케이션 전략 팀이 팔로우할 사람
- 어떤 팀원이 프로젝트에서 일할 것인지
- 팀이 얼마나 자주 모일지, 누가 회의를 주도할지
- 회의 예약 방법
이 첫 단계에서는 커뮤니케이션의 유형과 빈도를 결정해야 합니다. 예를 들어, 매일 또는 매주 상태 업데이트를 원하시나요? 다음 정보를 제공할 것인가요? 프로젝트 업데이트 를 구두로 전달하나요, 아니면 팀이 공식적인 상태 보고를 기대하나요?
프로젝트 관리자는 커뮤니케이션 플랜에 대한 최종 결정권이 있지만, 그렇다고 해서 혼자서 플랜을 만들어야 한다는 의미는 아닙니다. 프로젝트 관리자는 킥오프 회의 를 통해 팀원들의 동의를 얻어야 합니다.
보너스: 체크 아웃 10가지 문서 및 PPT 회의를 위한 프로젝트 킥오프 템플릿 회의 중 커뮤니케이션 목표를 설정합니다 를 설정하고 팀으로부터 피드백을 수집하세요. 예를 들어, 매주 월요일 아침에 프로젝트 팀과 회의하여 한 주 동안의 작업을 살펴보고 금요일에는 진행 상황을 추적하는 목표를 설정할 수 있습니다.
동기 및 비동기 커뮤니케이션 채널 플랜 세우기
ClickUp에서 다양한 커뮤니케이션 옵션을 활용하세요: 채팅 보기에서 바로 대화하고, 문서 보기에 댓글을 남기고, 특정 작업에 팀원을 태그하는 등의 작업을 할 수 있습니다
다음으로 이 프로젝트에 사용할 커뮤니케이션 양식을 결정하세요. 일반적으로 플랜에는 채팅과 같이 실시간으로 이루어지는 동기식 커뮤니케이션과 비동기 커뮤니케이션 (이메일처럼 더 지연됨).
24시간 연중무휴로 긴급 상황이 발생하는 필드에서 일하는 경우가 아니라면 팀은 즉각적인 커뮤니케이션 방법과 지연된 커뮤니케이션 방법을 혼합하여 사용하게 됩니다.
프로젝트 커뮤니케이션 플랜에는 팀이 사용할 수 있는 모든 잠재적 채널과 각 채널을 사용하는 것이 적절한 시기가 명시되어 있어야 합니다. 팀마다 다르지만 플랜에는 다음과 같은 내용이 포함될 수 있습니다:
- 대면 회의 : 이는 팀의 원격 근무 여부 또는 사무실 근무 여부에 따라 달라집니다. 대면 회의를 소집하는 것이 적절한 시기를 지정하세요. 일부 팀에서는 공식적인 클라이언트 통화만 필요할 수도 있고, 다른 팀에서는 표준 관행으로 사용할 수도 있습니다
- 전화 통화 부서: 모든 규모의 부서는 프로젝트 커뮤니케이션 플랜을 마련함으로써 이점을 얻을 수 있습니다. 이를 통해 팀원들은 최신 변경 사항을 파악하고 필요한 관련 정보를 제때에 받을 수 있습니다.
팀 커뮤니케이션은 성공적인 프로젝트 관리에 직접적인 영향을 미칩니다. 부서 내에서 일하든, 원격 근무 팀에서 일하든, 여러 기능의 팀에서 일하든 원활한 커뮤니케이션은 필수입니다.
프로젝트 이메일을 보내기 전에 먼저 프로젝트 커뮤니케이션 플랜을 만들어 팀원들이 같은 페이지를 공유할 수 있도록 하세요. 다행히도 완벽한 커뮤니케이션 플랜을 만드는 데 몇 시간을 소비할 필요는 없습니다.
ClickUp은 커뮤니케이션 플랜, 작업, 채팅, 팀을 하나의 직관적인 플랫폼으로 통합합니다. 바쁜 팀을 위해 구축된 플랫폼으로 시간을 절약하고 워크플로우 속도를 높이며 팀 커뮤니케이션을 간소화하세요. 직접 사용해 보세요: 지금 ClickUp에 가입하세요 무료로 가입하세요.