프로젝트 마감은 프로젝트 관리의 필수적인 부분입니다. 결과물을 다음 기준에 따라 테스트하는 마지막 단계입니다 KPI 및 범위 를 통해 매듭을 짓고, 교훈을 얻고, 인수인계를 완료하고, 프로젝트에 대한 결재를 받습니다.
여러 면에서 프로젝트 종결은 킥오프 회의만큼이나 중요하고 일의 범위 (SOW). 관리자는 다음을 위해 시간을 따로 설정해야 합니다 프로젝트 결과물 가 예상대로 완료됨을 확인합니다 프로젝트가 성공적으로 실행되었습니다 .
이 게시물에서는 프로젝트를 종료하는 단계별 프로세스를 안내하고 팀의 프로젝트 종료 프로세스를 간소화하는 데 사용할 수 있는 5가지 편리한 템플릿을 제공합니다.
프로젝트 종료란 무엇인가요?
내부 프로젝트이든 소프트웨어 개발 회사나 마케팅 에이전시와 같은 타사와 공동으로 진행하는 프로젝트이든 프로젝트는 항상 프로젝트 종료 단계로 끝나야 합니다.
프로젝트 종료는 프로젝트의 마지막 미션 크리티컬 단계입니다 프로젝트 관리 라이프 주기. 프로젝트의 마지막, 마지막 핵심 성과 지표 결과물이 조직에 영향을 미치기 시작하기 전에 반드시 확인해야 합니다.
가장 필수적인 KPI로 목표를 추적하고 진행 상황을 자동으로 상세하게 볼 수 있습니다
예를 들어, 기업 조직에 새로운 고객 관계 관리 소프트웨어를 배포하는 것이 목표인 경우, 특히 타사의 경우 시간이 걸릴 수 있습니다 공급업체 또는 컨설턴트 가 관여합니다.
하지만 필요한 시간을 할애할 가치가 있습니다: 대부분의 프로젝트(크기에 상관없이)는 다음이 있을 때 훨씬 더 원활하게 실행됩니다 프로젝트 관리 소프트웨어 를 사용하여 모든 사람이 작업에 집중하고 같은 페이지에서 작업할 수 있도록 하세요.
프로젝트 종료가 중요한 이유는 무엇인가요?
효과적인 프로젝트 마무리는 팀의 문화를 정의하는 데 도움이 될 수 있습니다. 팀원이나 프로젝트 리더가 프로젝트를 실행하고 전달하면서 배운 모든 것⏤성공과 실패⏤는 다음 프로젝트에 적용할 수 있습니다.
문서, 자산 및 기타 결과물을 클라이언트에게 전달하고 승인을 받는 것도 마찬가지로 중요합니다. 그렇지 않으면 클라이언트는 특히 해당 자산이 계약에 포함된 경우 프로젝트가 예상대로 완료되지 않았다고 말할 수 있습니다.
프로젝트 종료에는 몇 가지 질문에 답하여 모든 것이 마무리되었는지 확인하는 과정이 포함됩니다:
- 목표와 오브젝트가 충족되었는가?
- 클라이언트가 프로젝트 문서와 결과물에 만족하는가?
- 프로젝트가 정해진 시간과 예산에 맞춰 '적절하게' 완료되었나요?
- 병목 현상이나 프로세스 중간 문제에서 향후 프로젝트 팀에 도움이 될 만한 교훈이 있는가?
- 고위 리더와 관리자 또는 기타 이해관계자가 프로젝트 결과에 만족하는가?
- 예상할 수 있는 투자 수익률 또는 프로젝트 종료 후 클라이언트가 경험하게 될 투자 수익률은 어느 정도인가요?
- 향후 참조를 위해 - 투자한 시간, 노력, 비용의 가치가 있었나요?
- 이제 결과물이 제공되었으므로 결과물(예: 새로운 소프트웨어 애플리케이션)을 사용할 이해관계자와 직원이 이를 인지하고 교육을 받았나요?
이러한 질문에 답하는 방법은 내부적으로 프로젝트를 제공하는지 클라이언트를 위해 제공하는지에 따라 다릅니다. 각 당사자는 이 프로젝트 관리 프로세스에 다르게 접근할 것입니다.
The ClickUp 프로젝트 회고 템플릿 프로젝트의 전반적인 성공 또는 실패를 평가하는 동시에 향후 실수를 방지하기 위한 개선 사항을 파악합니다
프로젝트 종결은 프로젝트의 성공 또는 실패 여부와 무엇을 배울 수 있는지를 결정하기 때문에 중요합니다. 너무 자주 프로젝트는 예산과 기간 기준으로만 측정됩니다.
성공에는 단순한 숫자 이상의 것이 있습니다. 품질에 대한 기준을 충족했는가? 비즈니스 목표를 달성했는가? 프로젝트를 성공적으로 마무리하려면 이러한 요소가 매우 중요합니다.
프로젝트 종료 유형 ## 프로젝트 종료 유형
프로젝트의 특정 상황과 목표에 따라 구현할 수 있는 프로젝트 종료 유형에는 여러 가지가 있습니다. 다음은 몇 가지 일반적인 유형입니다:
- **normal 종료: 프로젝트가 계획대로 완료되고 모든 결과물이 생산되며 모든 목표와 목표가 달성되는 표준적이고 가장 일반적인 프로젝트 종료 유형입니다. 프로젝트 팀은 남은 모든 작업을 마무리하고 최종 검토 및 승인을 수행한 후 프로젝트를 공식적으로 종료합니다.
- 조기 종료: 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하는 경우, 모든 작업 항목을 완료한 것으로 체크할 수 있습니다. 안타깝게도 모든 프로젝트 종료 단계가 이런 식으로 끝나는 것은 아닙니다. 일부 프로젝트는 시작도 하기 전에 닫힘 상태가 됩니다. 프로젝트가 시작되기 직전에 취소되는 경우를 조기 종료라고 합니다.
- 부분 종료: 특정 구성 요소나 단계가 성공적으로 완료되었지만 다른 구성 요소나 단계가 아직 진행 중인 경우 프로젝트가 부분적으로 종료될 수 있습니다. 이러한 유형의 종료를 사용하면 나머지 작업이 계속되는 동안 완료된 부분을 닫는 단계적 접근 방식이 가능합니다. 의존성을 관리하고 리소스의 우선순위를 효과적으로 지정하는 데 도움이 됩니다.
- 통합 종료: 여러 개의 관련 프로젝트가 동시에 실행되는 경우, 통합 종료를 수행할 수 있습니다. 여기에는 여러 프로젝트의 결과물, 학습 결과 및 리소스를 하나의 마감 프로세스로 통합하는 것이 포함됩니다. 이를 통해 프로젝트 전반의 일관성, 지식 전달, 리소스의 효율적인 활용을 보장할 수 있습니다.
- 일시 중단 종료: 외부 요인이나 운영상의 제약으로 인해 프로젝트를 일시적으로 중단해야 하는 경우 일시 중단 종료가 수행됩니다. 프로젝트는 재개할 수 있는 상황이 될 때까지 보류됩니다. 종료 기간 동안 팀은 프로젝트 상태, 리소스 및 재개 시 필요한 모든 조치를 문서화합니다.
- 실패한 종료: 안타깝게도 모든 프로젝트가 성공하는 것은 아닙니다. 실패한 종료는 프로젝트가 목표를 달성하지 못하거나 원하는 결과를 얻지 못한 경우에 발생합니다. 이러한 경우 프로젝트는 의도한 목표를 달성하지 못한 채 닫힙니다. 실패 원인을 철저히 분석하고, 교훈을 문서화하며, 회수 가능한 요소나 향후 프로젝트를 위한 조정 가능성을 파악하는 것이 중요합니다.
이제 프로젝트를 닫을 때 취해야 할 단계에 대해 자세히 알아봅시다.
프로젝트 종료 프로세스를 완료하는 5단계
다음은 다섯 가지 단계입니다 프로젝트 관리 단계 프로젝트를 닫고 클라이언트 및 이해관계자로부터 승인을 받을 때 팀이 취해야 할 조치입니다.
1. 완료 작업 구현하기
모든 프로젝트의 마지막 단계에서는 항상 마무리 작업이 필요합니다.
주요 프로젝트 결과물이 완료됨에 따라 작은 실행 항목과 목표가 간과되지 않았는지 확인하세요. 여기에는 다음이 포함될 수 있습니다:
- 보조 자산 및 결과물
- 프로젝트 문서 그리고 소프트웨어 결과물의 경우, 제품 가이드
- 제공이 필요한 모든 교육
- 완료됨과 동시에 클라이언트가 소유한 파일 및 지적 재산이 이전된 경우
- 송장 전송 및 결제
- 프로젝트 종료 프로세스를 시작하기 전에 수행해야 하는 기타 관리자 작업
2. 프로젝트 범위 또는 개요를 참조하여 목표가 충족되었는지 확인합니다
이제 느슨한 부분이 마무리되었으므로 원래의 범위 또는 개요를 다시 확인하여 목표가 달성되었는지 평가할 차례입니다.
프로젝트 성공 여부는 다양한 기준과 핵심 성과 지표에 따라 측정됩니다. 대체로 대부분의 프로젝트는 몇 가지 핵심 메트릭을 기준으로 평가됩니다:
- 클라이언트가 기대한 것을 제공했는가?
- 프로젝트 마감 프로세스가 제시간에 예산 범위 내에서 이루어졌는가?
- 클라이언트가 품질에 만족하고 결과물에 대해 기꺼이 서명했는가?
- 비즈니스 및 운영 목표와 오브젝트를 달성했는가?
관련된 경영진과 프로젝트 관리 팀이 이러한 질문의 대부분⏤ 이상적으로는 모두⏤에 '예'라고 대답할 수 있다면, 프로젝트는 성공한 것입니다. 한 프로젝트에서 오브젝트를 달성하면 같은 조직과 다시 새로운 프로젝트를 진행할 때 유용하게 활용할 수 있습니다. 🛠️
에서 보드 보기를 활용하세요 ClickUp 프로젝트 관리 교훈 템플릿 을 사용하여 이전 프로젝트의 인사이트를 검토, 문서화, 추적 및 정리하세요
그렇기 때문에 성과 사후 분석 및 프로젝트 마감 프로세스 는 매우 중요합니다. 이 시간을 사용하여 클라이언트는 물론 내부적으로도 결과와 교훈을 검토할 수 있습니다.
프로젝트 관리자는 이 정보를 내부 360도 학습 회의에 사용하여 실행 가능한 교훈을 향후 프로젝트 문서, 워크플로우 및 프로세스에 적용할 수 있습니다.
팀원들은 프로젝트 성과에 대한 피드백과 방향을 통해 다음번에는 더 나은 프로젝트를 수행할 수 있습니다.
3. 클라이언트 디브리핑과 내부 360도 학습 회의를 완료합니다
디브리핑은 프로젝트 마감 프로세스에서 가장 유용한 부분 중 하나입니다. 프로젝트 관리자는 360도 학습 회의라고도 하는 내부 디브리핑과 클라이언트 디브리핑 및 인수인계 회의 두 가지를 위해 시간을 내야 합니다.
내부 회의 통화 또는 대면 세션을 클라이언트와 이야기하기 전에 개최하는 것을 목표로 하세요. 이렇게 하면 프로젝트 관리 프로세스에 참여하는 모든 사람이 같은 페이지에 있게 됩니다.
프로젝트 마감 단계에서 문제가 발생한 경우, 누가 실수에 대한 소유권을 갖고 있으며 문제가 어떻게 해결되었는지 파악하는 것이 유용합니다.
프로젝트 관리자는 이 시간을 활용하여 프로젝트 팀과 함께 주요 마일스톤을 포함하여 처음부터 끝까지 전체 프로세스를 검토해야 합니다.
360도 회의를 진행하는 동안 자신과 프로젝트 팀에게 솔직해져야 합니다. 스스로에게 물어보세요:
- 무엇이 잘못되었는가?
- 무엇이 잘 되었는가?
- 프로젝트 리소스를 효과적으로 사용했나요?
- 팀이 프로젝트 플랜을 얼마나 성공적으로 수행했나요?
- 무엇을 배웠나요?
- 다음에는 무엇을 더 잘할 수 있는가?
ClickUp 문서에서 서식 지정 및 슬래시 명령을 사용할 수 있습니다 슬래시 명령어 보다 효율적으로 일하기 위해
내부 회의 결과를 문서화하여 클라이언트와의 프로젝트 마감 단계 보고를 더 잘 준비할 수 있도록 하세요.
대부분의 클라이언트는 위에 나열된 질문과 비슷한 질문을 할 것입니다. 또한 범위, 초기 개요, 목표 및 오브젝트와 비교하여 결과물 및 결과물을 평가하고자 할 것입니다.
프로젝트의 성공을 측정하는 이해관계자와 고위 경영진은 궁극적으로 자신이 지불한 만큼의 성과를 얻었는지 확인하고자 합니다. 철저하게 하고 싶다면 이 모든 것을 프로젝트 종료 보고서에 기록하여 프로젝트 플랜과 비교할 수 있도록 하세요.
프로 팁 프로젝트가 계획대로 진행되지 않았다면 어떻게 해야 하나요? 무슨 일이 왜 일어났는지 문서화하는 것이 중요합니다. 프로젝트 진행 중에는 항상 프로젝트 관리 소프트웨어에 모든 것을 기록하고, 회의와 통화를 녹음하고, 이메일 사본도 플랫폼에 보관하세요. 이렇게 하면 클라이언트가 프로젝트 종료 과정에서 송장에 대해 이의를 제기할 수 없습니다.
4. 문서가 완료되고 인수인계가 완료됨을 확인합니다
프로젝트 인수인계에 대한 플랜이 있으신가요? 그렇다면 지금이 바로 종료 프로세스의 일부로 이 플랜을 실행에 옮겨야 할 때입니다. 그렇지 않다면 프로젝트 관리자가 플랜을 만들어야 합니다.
프로젝트 종료 단계에서는 단순히 문서, 파일 및 기타 자산이 예상대로 클라이언트에게 전달되도록 하는 경우가 많습니다. 소프트웨어나 앱과 같이 더 복잡한 프로젝트 결과물의 경우 프로젝트 종료 주기에는 테스트, 교육, 디버깅이 포함될 수 있습니다.
웹사이트부터 소프트웨어까지 무엇이든 넘겨줄 때 클라이언트는 그것이 어떻게 작동하는지 알아야 합니다. 그렇지 않으면 운전할 수 없는 자동차에 돈을 지불하는 것과 마찬가지입니다. 이 과정에서 클라이언트가 필요로 하는 모든 것을 제공했는지 확인하세요:
- 프로젝트 결과물에 대한 관리자 수준의 액세스 권한
- 문서 및 매뉴얼
- 교육 또는 훈련 자료
- 지적 재산 및 기타 자산
- 필요에 따라 지속적인 지원에 액세스
핸드오버는 장기적인 신뢰를 구축하는 데 유용합니다. 프로젝트를 성공적으로 마무리했다는 사실을 알면 향후 프로젝트를 수주하기가 더 쉬워집니다. 프로젝트 종료 보고서는 같은 회사에서 다음 프로젝트를 수주할 때 보안을 유지하는 데 유용할 수 있습니다.
또한 원활한 인수인계는 클라이언트의 만족도를 높이고, 종료 후 질문이 줄어들며, 진행 중인 일을 보안할 수 있는 가능성으로 이어집니다. 프로젝트 문서화 도구에서 프로젝트 종료 체크리스트에 체크 표시하여 프로젝트가 완료됨을 확인하세요.
5. 참여한 모든 사람에게 감사를 표하고 프로젝트 팀을 해산하세요
클라이언트가 만족하고, 프로젝트가 완료되고, 인수인계가 완료됨과 동시에 프로젝트 문서가 전달되었으니 이제 남은 일은 모두에게 감사를 표하고 프로젝트 팀을 해산하는 것입니다. 🙌
프로젝트 매니저는 모든 팀원들이 얼마나 잘 수행했는지 알 수 있도록 하세요. 교훈을 내재화하세요. 향후 프로젝트에 적용할 프로세스 및 워크플로우 변경 사항을 문서화하는 것을 잊지 마세요.
성공 사례, 바로 가기 또는 새로 시도한 도구도 마찬가지입니다. 앞으로의 일을 더 효율적으로 처리하는 데 도움이 될 만한 것을 발견했다면 배운 모든 것을 앞으로의 워크플로우와 프로세스에 통합할 수 있습니다.
이제 팀원들을 다른 프로젝트, 작업 및 클라이언트에 재배치할 수 있습니다.
프로젝트 관리를 더 쉽게 하기 위해 저장해 두면 유용한 5가지 프로젝트 종료 템플릿 목록을 정리해 보았습니다.
유용한 프로젝트 종료 템플릿 5가지
템플릿은 다양한 프로젝트 관리 시나리오, 워크플로우, 프로세스에 유용합니다. 특히 다음과 같은 프로젝트 관리 소프트웨어와 통합할 수 있을 때 유용합니다 ClickUp .
1. ClickUp 프로젝트 종료 목록 보기 템플릿
ClickUp 프로젝트 종료 템플릿의 목록 보기 버전입니다
이 간단한 ClickUp 프로젝트 종료 목록 보기 템플릿 를 사용하여 모든 것을 추적하세요.
다양한 사용자 정의 필드와 상태가 포함된 이 템플릿을 ClickUp에 추가하여 간단한 프로젝트 종료를 위해 자주 사용하는 방식으로 만들 수 있습니다.
간트, 보드, 타임라인 등 다양한 보기 유형이 제공됩니다. 따라서 팀이 프로젝트 타임라인을 보고 작업하는 방식이 무엇이든 원하는 대로 쉽게 구성할 수 있습니다.
2. ClickUp 프로젝트 종료 작업 템플릿 보기
ClickUp을 사용한 프로젝트 종료 프로세스의 작업 보기
의 ClickUp 프로젝트 종료 작업 템플릿 보기 은 ClickUp에서 사용할 수 있는 간단한 프로젝트 할 일 목록과 같습니다. 이를 프로젝트 종료 체크리스트로 사용하여 모든 미완성 작업을 캡처하세요.
템플릿을 추가하고 전체 프로젝트(또는 일련의 하위 작업)의 할 일 목록 항목을 한 번에 하나씩 보기만 하면 됩니다. 물론 일을 완료하는 것 말고도, 진행하면서 간단하게 체크해 보세요! 👀
3. ClickUp 4Ls 레트로 템플릿
이 4L 템플릿으로 회고전에 대한 복고풍 접근 방식을 취하세요
프로젝트 종료 작업을 좀 더 표현하고 싶은 분들을 위해 다음과 같은 템플릿이 있습니다 ClickUp 4Ls 레트로 템플릿 .
팀은 프로젝트를 통해 무엇을 좋아하고, 갈망하고, 싫어하고, 배운 점을 말할 수 있습니다. 이 템플릿에는 팀이 배운 교훈에 대해 자세히 설명할 수 있는 스페이스가 완료되어 있습니다.
특히 프로젝트가 더 어려울 때는 네 개의 "L"을 채워서 팀이 이해받고 있다고 느끼고, 프로젝트 매니저가 피드백을 받고, 향후 일을 위해 귀중한 교훈을 실천할 수 있도록 하는 것이 좋습니다.
4. ClickUp 피드백 양식 템플릿
맞춤형 피드백 양식 템플릿으로 고객 피드백을 수집하고 개선하여 피드백을 한곳에 정리하여 더 나은 인사이트를 얻으세요
The ClickUp 피드백 양식 템플릿 는 프로젝트가 완료되고 서명되었을 때 클라이언트의 보기를 수집하는 데 유용합니다. 내부 피드백이나 클라이언트로부터의 평가에도 사용할 수 있습니다.
클라이언트는 보통 디브리핑 통화에서 피드백을 제공합니다. 부정적인 피드백이라도 기록해 두면 향후 학습에 도움이 될 수 있습니다.
긍정적인 피드백과 추천글은 훨씬 더 가치가 있습니다. 클라이언트의 권한을 얻어 이러한 피드백을 온라인에 게시하세요. ClickUp의 디지털 피드백 템플릿으로 이러한 피드백을 수집하고, 신뢰할 수 있는 프로젝트 관리 도구에 이러한 교훈을 포함하세요.
5. ClickUp 프로젝트 핸드오버 템플릿
핸드오버 템플릿은 모든 프로젝트 종료에 필수적입니다
프로젝트 인수인계 템플릿을 구현해야 하나요? 프로젝트 핸드오버 를 알고 싶지만 어디서부터 시작해야 할지 모르시나요?
표준 운영 절차가 없더라도 걱정하지 마세요. 워드프레스닷컴의 ClickUp 프로젝트 핸드오버 템플릿 .
성공적인 인계를 위해 이 문서에 중요한 세부 정보를 모두 입력하세요. 로그인, 폴더에 연결된 링크, 문서, 교육 매뉴얼 등 클라이언트가 인수인계 후 필요로 하는 모든 것을 포함하세요.
모든 프로젝트를 계속 진행하고 비용이 많이 드는 지연이나 잘못된 커뮤니케이션을 방지하세요. ClickUp의 프로젝트 인수인계 템플릿을 사용하면 관련된 모든 팀원을 위한 원활한 프로세스를 위한 올인원 솔루션이 있습니다.
프로젝트 관리 소프트웨어로 프로젝트 마감 간소화
템플릿과 프로세스는 시간을 절약해 줍니다 조직 도구 와 같은 프로젝트 종료 체크리스트 항목과 실행 항목을 살펴보세요:
- 모든 작업이 완료됨?
- 모든 결과물과 결과물이 내부적으로 그리고 클라이언트의 서명을 받았나요?
- 클라이언트에 대한 인수인계 및 관련 교육이 완료됨?
- 프로젝트가 닫혔습니까?
- 모든 프로젝트 종료 작업이 완료됨과 동시에 경영진의 서명을 받았습니까?
하지만 모든 사람이 이 과정을 더 원활하게 진행하려면 전체 엔드투엔드 프로젝트 수명 주기를 관리할 수 있는 생산성 소프트웨어가 필요합니다. 생산성 소프트웨어를 사용하면 전체 프로젝트 팀이 계속 작업하고 책임감을 가질 수 있습니다.
액세스 권한을 부여하면 클라이언트도 자신의 의견, 아이디어, 피드백, 리소스를 제공하여 프로젝트가 성공적으로 완료되고 닫힘을 보장할 수 있습니다. 지금 무료 ClickUp 계정에 가입하세요 하나의 강력한 소프트웨어 제품군으로 전체 프로젝트 수명 주기를 관리하여 누구나 쉽게 프로젝트를 마감할 수 있습니다.