비즈니스 세계에서는 끝없는 전문 용어에 시달릴 수 있습니다. "우선 팀을 활용하여 흐름을 시너지화하고 핵심 역량을 강화한 다음, 나중에 다시 돌아와서 기본으로 돌아가자"는 식의 말이죠 - 삶을 너무 혼란스럽게 만듭니다.
전문 용어를 정리하려면 실행 항목을 고려하세요. 그렇게 인상적이거나 혁명적으로 들리지는 않습니다. 하지만 기존 방식보다 훨씬 더 효과적으로 일을 완료됨에 있어서는 할 일 목록 사무실이든 주방이든 어디에서나 사용할 수 있습니다.
할 일 항목의 핵심은 완료됨을 나타내는 것입니다. 원하는 결과가 아닌 필요한 조치라는 관점에서 작업을 표현하는 전용 방법을 사용하면 생산성이 크게 향상되고 장기적인 목표에 더 가까워질 수 있습니다.
실행 항목이란 무엇인가요?
액션 아이템은 작업의 회사 별명처럼 보일 수 있지만, 서로 다른 개념입니다. 작업 항목은 가장 일반적으로 할 일 목록에 표시됩니다 를 짧고 간단한 글머리 기호로 사용합니다. 보통 무엇이라는 정보 외에는 중요한 정보가 없습니다.
반면에 작업 항목은 누가, 무엇을, 어떻게, 언제라는 측면에서 작업의 개요를 설명하는, 보다 포괄적이면서도 비교적 간결한 작업 설명 포함입니다. 따라서 누구든 이를 받는 즉시 어느 정도 익숙해질 수 있습니다.
동시에 직장에서 이러한 방식으로 작업을 제시하면 어떤 직원이 작업을 가장 잘 완료할 수 있는지 더 명확하게 판단할 수 있습니다. 이것은 실행 계획 .
이를 통해 관리자는 다음을 수행할 수 있습니다 더 쉽게 위임할 수 있습니다 를 사용하면 속도를 늦추고 두 번 설명하지 않아도 됩니다. 작업 항목이 스스로를 대변합니다. ClickUp의 작업 항목 템플릿 다운로드하기
5가지 액션 항목 리스트 팁
집중력을 유지하고 작업을 완료하고 목표를 실현하는 데 도움이 되는 멋진 실행 항목을 만들기 위한 5가지 주요 팁을 소개합니다:
1. 추상적이지 않고 구체적인 실행 항목 만들기
앞서 언급했듯이 작업은 일반적으로 "피치 데크 만들기"와 같이 무형의 추상적인 결과로 작성되는 반면, 실행 항목은 "마케팅과 협력하여 월요일에 유인물과 함께 20분짜리 피치 프레젠테이션 준비하기"와 같이 평가 가능한 구체적인 행동이어야 합니다 훌륭한 실행 항목을 만들려면 클라우드에서 벗어나 현실로 내려와야 합니다.
2. 작업 항목 세분화 를 한 줄에 맞추되 설명을 포함하세요
읽는 데 시간이 오래 걸린다면 잘못된 방법으로 일을 진행하고 있는 것입니다. 긴 작업 항목은 더 많은 정보를 제공하는 것처럼 보일 수 있지만 혼란스럽고 비생산적인 경우가 더 많습니다. 코미디 클럽의 톡톡 튀는 한 줄짜리 개그처럼 재미있을 필요는 없지만 짧아야 합니다! 그렇지만 담당자의 이해에 필수적인 내용이라면 반드시 보충 정보를 추가하세요. 자신을 위해 작성하는 경우 세부 사항을 잊어버릴 수 있으므로 간단한 설명을 추가하여 안전하게 작성할 수 있습니다.
3. 일관된 형식으로 일하기
미술사가들이 카라바조의 그림에서 렘브란트를 찾아내는 것과 마찬가지로, 여러분의 활동 항목도 일관되고 효과적인 방식으로 작성하면 이름을 알릴 수 있습니다. 일관성을 유지하면 이해도가 높아지며, 같은 형식을 연습하면 실행 항목을 더 효율적으로 준비할 수 있다는 보너스도 얻을 수 있습니다.
4. 상황, 작업 및 리소스별로 실행 항목을 분류하세요.
특히 효율성 측면에서 볼 때, 적절한 곳에 정리하고 분류하는 것이 중요합니다. 실행 항목과 관련해서는 반드시 컨텍스트(어떤 프로젝트, 일의 종류, 비즈니스 영역), 실행 자체( creative , 커뮤니케이션, 관리), 필요한 리소스( 인력, 자재, 시간, 아웃소싱 ). 단순히 정리를 위한 방법일지라도 이러한 방식으로 작업 항목을 정리하면 큰 이점을 얻을 수 있습니다.
5. 협업하면서 릴레이하기
중요한 실행 항목이 여러 사람의 협업에 의존하는 경우, 특히 그 사실을 명확히 하여 모든 사람이 작업에서 자신의 역할을 알고 있는지 확인해야 합니다. 실행 항목이 다른 사람에게 전달되어 릴레이되는 인스턴스에서는 모든 사람이 그 실행 항목을 받아 실행할 수 있어야 합니다. 실행 항목을 완료하면 이를 대체할 새 항목이 있어야 하며, 이 항목이 모든 사람에게 업데이트되어야 합니다. 공동 작업의 경우, 전달해야 할 정보와 동일한 협업이 여전히 필요한지 여부를 재평가하는 것이 특히 중요합니다.
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좋은 액션 항목이란 무엇인가요?
먼저, "신제품 도매업체 찾기" 작업을 생각해 보세요."신제품 도매업체 찾기" 한도는 어떻게 되나요? 글쎄요, 이것은 분명히 관련성이 있지만 그 자체로는 큰 의미가 없는 최종 결과일 뿐입니다.
누가 작업을 담당하고 있는지, 어떻게 작업을 수행해야 하는지, 언제 완료돼야 하는지에 대한 표시가 없습니다. 그다지 유용하지 않습니다.
작업 항목은 캡처해야 합니다:
- 작업을 완료할 책임은 누구에게 있나요?
- 어떤 작업을 수행해야 하는가?
- 작업은 어떻게 완료됨?
- 마감일은 언제입니까?
따라서 이 모델을 사용하면 작업 항목은 다음과 같이 표시될 수 있습니다: "운영 부서에서 새로운 주방용품 범위에 대한 거래를 보안하기 위해 잠재적인 도매업체(디렉토리 참조)에 전화 - 3월 10일 마감."
장점은 많습니다.
작업 소유자가 명확하고, 완료돼야 할 작업의 개요가 명확하며, 마감일이 정해져 있습니다.
심지어 프로세스 속도를 높일 수 있는 몇 가지 관련 정보도 있습니다.
비생산적일 수 있으므로 세부 사항에 너무 집착하지 마세요. "우세한 손으로 통신 기기를 들고 올바른 11자리 번호 순서로 전화를 걸어 도매업체에 전화하세요"와 같은 행동 항목은 외계인을 위한 안내서가 아닙니다
추가 정보를 추가하려면 가치 있고 관련성이 있는지 확인하세요.
하나의 큰 목표를 향해 많은 목표가 있는 것처럼 목표마다 많은 실행 항목이 있을 수 있습니다. 요약하자면
- 작업은 원하는 결과(목표)를 표현합니다.
- 실행 항목은 목표를 달성하는 데 필요한 문자 그대로의 작업을 보여줍니다.
실행 항목은 어떻게 작성하나요?
아시다시피 작업 항목은 작업이나 작업을 완료하는 데 필요한 작업을 정의하는 데 사용됩니다. 말하자면 "원숭이는 보고, 원숭이는 행동한다"는 뜻입니다. 따라서 실행 항목을 만들려면 무엇이 완료됨에 필요한지, 그리고 그것을 어떻게 할 수 있는지 스스로에게 물어보세요.
그 행동을 한두 문장으로 설명해 보세요.
실행 항목에 너무 많은 단계가 포함되어 있는 것 같으면 작은 작업으로 나누세요.
핵심은 실행 항목이 떠오르자마자 바로 적는 것입니다. 명확하고 간결하며 전달하기 쉽고, 적은 단계로 작업을 완료할 수 있는 방식으로 표현되어 있다면 실행 항목이라고 부르면 바로 실행에 착수할 수 있습니다!
좋은 예시는 설정 후 바로 실행에 옮길 수 있습니다. 그렇지 않다면 실행 항목을 너무 복잡하게 만들었거나 너무 모호하게 만들었을 가능성이 높습니다.
액션 항목 예시
- 연락할 영업 팀 배송 지연에 대한 스프링 리프 클라이언트
- 다음 주 웹사이트 업데이트를 마무리하기 위한 IT 및 에이전시 논의 - 목요일까지 완료됨
- 인사팀에서 성과 보고서(7월 25일 마감)를 부국장에게 보내야 함 - 실물 사본.
- 수요일까지 프로젝트 관리자와 예산 및 추가 비용(2월부터 4월까지)에 대한 후속 조치를 취합니다
스스로 실행 항목을 작성하는 경우에도 모든 부분을 포함하는 것이 좋습니다. 그러면 (다행히도!) 자신이 무슨 말을 하는지 이해할 수 있을 것입니다.
회사에서 직원 일일 보고에 실행 항목을 사용하는 경우나 성과 리뷰 에 이 정보를 포함하면 일한 내용을 기록하는 데 더 좋습니다.
결론
할 일 목록과 실행 항목에 대한 이 팁을 따르면 시간이 많이 걸리지 않지만 실행 항목을 작성하고 목록을 작성하는 방법을 완전히 바꿀 수 있습니다.
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