이 글은 프로젝트 관리자인 에리카 마렛이 작성했습니다 Adhere Creative . 올바른 것을 찾는 방법에 대한 그녀의 이야기는 다음과 같습니다 프로젝트 관리 소프트웨어 디지털 에이전시를 위해! ClickUp이 어떻게 도움이 되는지 알아보려면 여기를 클릭하세요 디지털 마케팅 에이전시 ._
에이전시 생활을 경험해 본 사람이라면 누구나 좋은 에이전시란 마케팅프로젝트 관리 시스템 은 프로젝트의 성패를 좌우할 수 있습니다. 대행사가 클라이언트를 관리할 때 직면하는 문제는 비슷할 수 있지만 이상적인 솔루션은 각자의 고유한 요구사항에 따라 달라집니다.
수년에 걸쳐 요구사항이 진화하면서 항상 사용하던 방식으로는 한계에 부딪혀 좌절하게 되었습니다. 그래서 저희는 한 단계 뒤로 물러서서 팔을 걷어붙이고 위대한 프로젝트 관리 소프트웨어 검색이 시작되었습니다.
여정 시작하기
저희 에이전시입니다, 크리에이티브 준수 는 약 8년 동안 Basecamp를 사용해 왔으며, 오랫동안 매우 만족스러웠습니다! 클라이언트와 쉽게 소통하고, 팀으로 프로젝트를 진행하며, 마감일을 잘 지킬 수 있었기 때문이죠. 하지만 느리지만 확실하게 우리는 그 기능을 뛰어넘었습니다. 한동안 변화를 위해 노력해 왔지만, 진정한 전환점이 된 것은 애자일 프로젝트 관리 .
저희는 약 1주일 동안 가게를 닫고 스프린트, 칸반 보드, 회고 등에 대해 심도 있게 살펴봤습니다. 그 결과 주 집중 우리는 스크럼 마스터인 여러분이 이끄는 날렵하고 비열한 전투 기계가 등장했습니다(악의적인 웃음 삽입). 애자일을 구현한 후 효율성이 상당히 향상되었지만, 곧 다음과 같은 사실을 깨달았습니다 Basecamp는 다음을 수용할 수 없었습니다 새로운 프로세스를 수용할 수 없습니다.
첫 번째 위험 신호는 칸반~searchTerm~'~sort~false~sortDirection~'asc~page~1))) . 칸반에 익숙하지 않다면 진행 중, 클라이언트 검토 중, 완료됨 등 프로젝트의 단계를 나타내는 여러 열로 나뉜 칠판을 상상해 보세요. 모든 프로젝트가 이 보드를 가로질러 이동하면서 에이전시 전체의 진행 상황을 시각적으로 나타냅니다.
안타깝게도 Basecamp 는 이러한 구조를 수용할 수 없었기 때문에 Basecamp에서 프로젝트를 진행하는 동안 Excel로 만든 임시 칸반에서 프로젝트를 '이동'했습니다. 상상할 수 있듯이 엉망진창이었죠.
간단히 말해, Basecamp가 너무 커진 거죠. 이 플랫폼은 신생 에이전시에게 사용하기 간편하고 비용 효율적이지만, 우리가 발전하면서 오히려 발목을 잡았습니다. Basecamp가 해결하는 것보다 더 많은 문제를 야기하자 팀원 모두는 새로운 프로젝트 관리 플랫폼이 필요하다는 사실을 깨달았고, 그 시기는 빨랐습니다.
목록을 만들고 두 번 확인하기
수백 가지의 프로젝트 관리 플랫폼이 있는데, 이 모든 플랫폼을 일일이 살펴보고 자신에게 딱 맞는 플랫폼을 찾아야 한다는 생각에 막막하기만 했습니다. 그래서 여느 훌륭한 프로젝트 관리자처럼 체크리스트를 만드는 것으로 작업을 시작했습니다.
몇 주 동안 대행사를 관찰하고 프로젝트 관리와 관련된 모든 문제점을 노트에 적어 목록을 만들었습니다. 시간이 지남에 따라 패턴이 나타났습니다. 약 15개의 핵심 문제를 파악하고 이를 프로젝트 관리 솔루션과 매칭시켰죠. 돌이켜보면 목록에 포함된 항목들은 당연해 보이지만, 몇 달 동안은 문제만 보였지 이를 해결할 수 있는 솔루션은 보이지 않았습니다. 다음은 제 리스트의 미리보기입니다:
- 작업 상태를 시각적으로 표시(칸반)
- 하위 작업 생성 및 공동 할당하기
- Slack, Dropbox 및 Google Suite 통합
- 작업 내의 @ 멘션
- 작업 시작 날짜 및 종료 날짜
- 플랫폼 내 파일 저장소
- 이메일 알림
- 클라이언트 통합
- 모든 프로젝트의 손쉬운 검색 및 커뮤니케이션
- 클라이언트, 담당자, 날짜별 작업 검색
- 업무량 용량 데이터
- 간트 차트 기능
- 시간 추적 통합
- 작업 당 여러 담당자
- 반복 작업
스피드 데이트
리스트가 만들어지고 합의가 이루어진 후에는 프로젝트 관리 소프트웨어 후보를 찾는 작업, 즉 스피드 데이트라고 부르는 작업을 진행했습니다. 수백 개의 옵션 중에서 선택할 수 있는 이 플랫폼들은 몇 분 만에 제 관심을 끌지 못하고 관심 없음으로 옮겼습니다.
저는 " 에이전시 프로젝트 관리 플랫폼 ." Jira나 Kantata(구 Mavenlink)와 같이 길고 비용이 많이 드는 맞춤형 프로세스가 필요한 소프트웨어는 바로 제외했습니다. 다음으로, Basecamp가 제공하는 기능에 미치지 못하는 플랫폼은 한 단계 후퇴하는 것처럼 느껴져서 목록에서 제외했습니다.
며칠 후 약 10개 플랫폼의 목록이 생겼지만 여전히 너무 많았습니다. 그래서 인터넷을 샅샅이 뒤져 다른 기관의 프로젝트 관리 플랫폼 경험을 다룬 블로그, 팟캐스트, 상형문자 등을 모두 찾아보았습니다.
놀랍게도 많은 사람들이 Basecamp에 실망한 것을 발견했지만, 저는 유망한 5개로 목록을 좁힐 수 있었습니다: ClickUp, Asana , DoInbound, 팀워크 및 흐름 .
최후의 5명
한 손에는 리스트를, 다른 한 손에는 커피를 들고 스케줄을 짜기 시작했습니다 demos . 모든 플랫폼이 저에게 노래와 춤을 제공했지만, 궁극적으로 어떤 서비스 제공자가 15가지 요구 사항의 원래 목록을 충족할 수 있는지가 관건이었습니다.
도인바운드는 바로 결정되었습니다. 처음에는 이 플랫폼이 딱 맞는 것 같았습니다. HubSpot의 인바운드 마케팅 퍼널을 위한 프로젝트 관리 플랫폼을 만들었고, 인바운드 에이전시로서 저희는 그 플랫폼에 매료되었습니다. 하지만 애자일 구성 요소를 플랫폼에 통합할 수 있는 유연성이 없으면 안 되는 일이었습니다.
Asana에 대한 좋은 리뷰가 많았기 때문에 더 자세히 알아보고 싶었습니다. 하지만 기대가 무너지고 말았습니다. 이메일과 전화를 여러 번 시도했지만 응답이 없자, 결국 저희 기관이 너무 작아서 라이브 데모를 할 수 없다고 알려주고 대신 자료 센터로 안내해 주었습니다. 데모 체험을 통해 고객 지원이 어떤지 조금이라도 알 수 있었다면 저는 실망했을 것입니다.
TeamWork와 흐름은 훌륭한 옵션이었습니다. 제 목록에 있는 대부분의 항목을 충족했지만 다른 서비스보다 훨씬 뛰어난 경쟁자가 한 명 있었습니다: 바로 ClickUp이었습니다.
보너스: 마케팅 에이전시 소프트웨어
왜 ClickUp인가?
ClickUp이 사람이었다면 우리는 가장 친한 친구가 되었을 것입니다. ClickUp에 대해 몇 페이지에 걸쳐 글을 쓸 수도 있지만, 여러분은 저처럼 프로젝트 관리 전문가가 아니기 때문에 지루함을 덜어드리기 위해 여기까지만 말씀드리겠습니다. 에이전시이거나 현재 플랫폼을 확장 중이거나 애자일을 사용하여 프로젝트 관리를 하고 있다면 ClickUp을 적극 추천합니다. 그 이유는 다음과 같습니다:
ClickUp을 좋아하는 가장 큰 이유 중 하나는 무한한 정렬, 필터링 및 그룹화 기능입니다. 우리는 지속적으로 진화하는 클라이언트 목록을 가지고 있으며, 각 클라이언트는 수 마일 길이의 작업이 포함된 방대한 프로젝트 목록을 가지고 있습니다. ClickUp을 사용하면 클라이언트, 프로젝트, 작업, 하위 작업, 담당자, 마감일, 상태별로 정렬할 수 있습니다.
2. 드디어 가 생겼습니다 칸반 보드* **ClickUp에는 작업 상태를 반영하도록 조정한 "보드" 보기가 있습니다. 이제 매일 아침 체크인 회의에서 칸반 보드를 따라 작업을 시각적으로 이동할 수 있습니다. 프로젝트 관리를 완전히 새로운 차원으로 끌어올렸습니다.
3. ClickUp은 Google의 알고리즘보다 더 많이 업데이트합니다. 일단은 좋은 점입니다. 데모 과정에서 거의 모든 시간대에 개발자가 있어 플랫폼을 빠르게 수정, 업데이트 및 개선할 수 있다는 말을 들었습니다. ClickUp에 추가하고 싶은 기능이 있으면 기꺼이 목록에 추가해 주겠다고 합니다.
ClickUp 작업 내부는 프로젝트 관리자의 꿈의 공간입니다. 작업 지침, 파일, 대화, 시작 날짜 및 종료 날짜, 시간 추정치, 시간 추적, 의존성이 모두 고유한 위치에 있어 프로젝트 관리를 더욱 효율적으로 할 수 있습니다.
시작하기
새로운 프로젝트 관리 플랫폼을 찾고 있다면, 제가 했던 것과 같은 방법으로 원하는 목록을 만드는 것으로 시작하는 것이 좋습니다. 초기 목록을 만든 후에는 필수 항목과 있으면 좋은 항목으로 분류하세요. 과밀화된 업계에서 필수 항목은 프로젝트 관리 플랫폼을 목록에서 빠르게 제외하는 데 도움이 될 것입니다.
하지만 궁극적으로 직접 사용해 보는 것만큼 결정을 내리는 데 도움이 되는 것은 없습니다. 1년 계약을 커밋하기 전에 무료 체험판을 확보하여 플랫폼을 테스트해 보세요. 둘러보는 동안 몇 가지 질문을 스스로에게 던져보세요:
- 이 플랫폼이 현재 프로세스에 적합한가? 아니면 변경해야 할 필요가 있을까요?
- 이 플랫폼이 해결하는 것보다 더 많은 문제를 야기하는 것은 아닌지?
- 전체 팀이 얼마나 빨리 시작하고 실행할 수 있는가?
- 플랫폼이 직관적인가요, 아니면 장황한 사용자 가이드가 필요한가요?
- 고객 지원팀은 얼마나 빨리 응답하는가?
- 이 플랫폼이 우리 에이전시 전체 또는 한 부서의 요구 사항에 적합한가?
- 이 플랫폼은 얼마나 자주 업데이트되거나 개선되나요?
이러한 질문에 대한 답을 통해 많은 것을 알 수 있습니다. 또한 모든 프로젝트를 새 플랫폼으로 옮기기 전에 한 클라이언트를 테스트해 보는 것이 좋습니다. 프로젝트 관리, 디자인, 콘텐츠, 계정 관리자 팀 간의 핸드오프를 테스트하는 것도 플랫폼의 일상적인 사용이 필요에 맞는지 판단하는 데 도움이 될 수 있습니다.
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에리카 루이스 마렛
프로젝트 관리자로서 크리에이티브 준수 에리카 마렛은 클라이언트와 팀을 인바운드 마케팅 성공으로 이끌고 있습니다. 프로젝트 플랜을 만들지 않을 때는 주방에서 마스터 셰프를 재현하는 모습을 볼 수 있습니다.