_Ed Naughtonhttps://clickup.com/ko/blog/45706/undefined/ 프로젝트의 계획된 예산 /%href/
는 비용 초과로 알려진 가장 일반적인 위험 중 하나입니다.
이러한 일이 발생하지 않도록 모든 프로젝트에는 반드시 위험 관리 플랜. 리스크 분석 및 관리는 예상치 못한 상황을 최소화하면서 프로젝트를 원활하게 진행하기 위해 필수적입니다.
위험은 완벽하게 관리할 수 있는 것은 아니지만, 프로젝트가 실패로 끝나지 않으려면 위험 발생에 대한 적절한 플랜을 세우는 것이 중요합니다.
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프로젝트 관리에서 비용 위험이란 무엇인가요?
비용 위험은 가장 일반적인 프로젝트 위험 중 하나입니다. 이는 잘못된 예산 플랜과 부정확한 비용 추산으로 인해 발생할 수 있습니다. 비용 위험은 프로젝트의 예산을 초과하거나 비용을 상쇄할 수 있는 공정한 가치를 제공하지 못할 위험을 말합니다. 또한 내부 또는 외부 요인으로 인해 더 높은 비용이 발생할 수도 있습니다. 그렇다면 비용 위험이란 정확히 무엇일까요?
내부 비용 위험
내부 위험은 비즈니스 내부의 행동으로 인해 발생합니다. 예를 들어, 프로젝트에 필요한 일의 양을 과소평가하면 일정이 연장되어 프로젝트 비용이 추가될 가능성이 높습니다. 프로젝트가 길어질수록 비용도 더 많이 듭니다. 당연하죠! 또한 이러한 위험은 일정뿐만 아니라 성능 및 품질과도 관련이 있습니다.
내부 위험의 좋은 점은 적절한 플랜과 프로젝트 관리를 통해 이를 피할 수 있다는 것입니다. 반면에 외부 비용 위험은 통제할 수 없는 경우가 많습니다.
외부 비용 리스크 ### 외부 비용 리스크
외부 비용 위험에는 비즈니스 외부에서 발생하는 위험이 포함됩니다. 여기에는 규정이나 업계 표준의 변경 또는 은행 수수료가 포함될 수 있습니다. 하지만 는 이러한 문제를 제어할 수 없지만 를 사용하면 프로젝트에 미치는 영향을 완화할 수 있습니다.
이러한 위험의 가장 큰 문제는 발생 가능성을 예측할 수 없다는 것입니다. 외부 비용 위험의 하위 그룹에는 경제적, 정치적, 자연적 위험이 포함됩니다.
비용 위험 관리가 중요한 이유는 무엇인가요?
다양한 실패의 원인 를 보면 다양한 문제가 있지만, 대부분의 문제는 잘못된 비용 관리와 연결되어 있습니다. 간단히 말해, 비용을 제대로 관리하지 못하면 프로젝트는 실패합니다. 비용 위험 관리를 통해 다음을 수행할 수 있습니다 미래 비용 예측 . 예산 가시성은 부채로부터 벗어날 수 있는 결정을 내릴 수 있게 해주기 때문에 매우 유용합니다. PMI의 2021년 연구에 따르면 에 따르면 38%의 프로젝트가 계획된 예산 범위를 벗어나지 못하고, 35%의 프로젝트가 예산 손실로 인해 실패한다고 합니다.
비용 위험 관리는 프로젝트의 성공과 실패를 좌우하는 경우가 많기 때문에 프로젝트 관리에서 매우 중요한 부분입니다.
다음 팁을 활용하여 프로젝트 비용 위험을 더 잘 관리하고 성공 가능성을 높이세요.
프로젝트 비용 위험을 관리하는 효과적인 10가지 팁
프로젝트와 관련된 모든 위험을 통제할 수는 없겠지만, 특히 통제할 수 있는 위험에 대해서는 최대한 대비해야 합니다. 다음은 프로젝트 비용 위험을 관리할 때 염두에 두어야 할 몇 가지 사항입니다:
1. 비용이 증가할 수 있는 영역에 주의를 기울이세요
프로젝트 비용은 일반적으로 세 가지 기본 그룹으로 나뉩니다:
- 직접 비용*은 프로젝트를 지원하는 데 직접적으로 필요한 비용입니다. 여기에는 인건비, 장비, 재료가 포함됩니다.
- 간접 비용은 관리 비용과프로젝트의 운영 측면을 포함합니다문서 검토, 평가 수행 또는 프로젝트에 대한 검사관 고용 비용과 같은 프로젝트의 운영 측면을 포함합니다.
- 간접비에는 프로젝트와 직간접적으로 연결할 수 없는 활동의 비용이 포함됩니다. 임대료 및 유틸리티, 법률 비용, 교육 및 보험과 같은 필수 비즈니스 비용도 간접비의 일부입니다.
*직접 비용은 이러한 범주 중 비용 리스크의 원인이 되는 경우가 많습니다. 따라서 인건비, 장비 및 자재 비용에 주의를 기울여 비용 상승의 위험을 줄이는 것이 중요합니다.
2. 프로젝트 예산에 우발 비용 포함하기
우발 상황이란 발생 여부를 보장할 수 없는 미래의 상황을 말합니다. 예를 들어, 프로젝트가 제시간에 완료될 것이라고 보장할 수 없으므로 인건비와 간접비가 증가합니다.
프로젝트 예산에 우발 상황을 포함하면 이러한 이벤트가 수익에 미치는 영향을 최소화할 수 있습니다. 또한 예산의 일부를 따로 설정하면 예상치 못한 비용에 대처하는 데 도움이 됩니다.
위험이 증가하는 프로젝트에 대해서는 예산의 더 큰 부분을 따로 설정하는 것도 고려해 보세요.
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3. 철저한 리스크 관리 플랜 수립
A 성공적인 프로젝트에는 상세한 로드맵이 필요합니다 . 로드맵은 프로젝트의 개요를 제공합니다 프로젝트의 타임라인과 오브젝트를 보여줍니다 . 로드맵의 일부로 발생 가능한 위험을 파악해야 합니다.
위험 관리 플랜은 잠재적인 위험을 식별, 평가 및 완화하는 데 도움이 됩니다. 또한 위험 허용 범위를 정의해야 하며, 감수할 수 있는 위험 수준에 대한 임계값을 설정할 수 있습니다.
위험 허용 범위를 설정하면 위험의 우선순위를 쉽게 정할 수 있습니다. 즉각적인 주의가 필요한 문제와 장기적으로 더 나은 의사 결정과 비용 절감으로 이어질 수 있는 문제를 결정할 수 있습니다.
위험 관리 계획에는 대응 플랜도 포함되어야 합니다. 먼저 인건비 예산 초과 또는 예상보다 많은 재료비 지출과 같은 특정 이벤트에 어떻게 대처할지 결정하세요.
4. 프로젝트 위험 등록부를 시작하여 위험을 추적하세요
위험 관리 플랜의 일부입니다, 위험 목록 생성 . 위험 등록은 프로젝트 평가 중에 식별한 모든 위험의 목록을 제공합니다. 이를 통해 문제를 빠르게 예측하고 해결할 수 있는 청사진을 얻을 수 있습니다.
각 위험을 기록할 수 있는 다양한 필드를 포함하세요. 예를 들어, 위험, 프로젝트에 미칠 것으로 예상되는 영향, 위험 발생 시 대응 플랜을 설명하세요. 위험 추적을 팀원 한 명에게만 맡기지 말고 각 위험에 담당자를 지정할 수도 있습니다.
프로젝트의 각 단계에서 계속해서 위험을 모니터링하세요. 위험의 상태를 추적하여 언제 대응 플랜을 시작해야 하는지 알 수 있습니다.
5. 각 위험의 가능성과 영향 파악하기
위험 등록에는 각 위험의 발생 가능성과 영향이 포함되어야 합니다. 특정 위험의 가능성은 프로젝트 중 어느 시점에 발생할 확률을 말합니다.
예를 들어 공급망 문제가 발생하면 공급업체나 공급업체의 자재 부족으로 인한 지연 위험이 증가할 수 있습니다. 또한 노동력이나 리소스 부족으로 인한 작업 속도 저하 가능성도 높아질 수 있습니다.
이벤트의 가능성을 분석한 후에는 이벤트가 미치는 영향을 고려해야 합니다. 이벤트로 인해 다른 일을 중단하거나 프로젝트의 한 단계를 지연시켜야 하는 등 계획에 차질이 생길 수 있는지 생각해 보세요.
각 이벤트의 가능성과 영향을 1~5 또는 1~10의 숫자 척도로 평가할 수도 있습니다. 평가는 위험에 대처할 때 리소스의 우선순위를 정하는 데 도움이 됩니다.
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6. 개요 일의 분류 구조 (
WBS )
비용 추정은 특정 목표를 달성하기 위한 프로젝트의 비용을 예측하는 프로세스입니다. 비용 추정에는 인건비와 자재 등 프로젝트에 필요한 모든 요소가 계정되어야 합니다.
A 작업 분류 구조 (WBS) 보다 정확한 비용 견적을 작성하는 데 도움이 됩니다. 이를 위해서는 프로젝트를 더 작고 관리하기 쉬운 작업으로 나누어야 합니다.
WBS는 결과물 기반 프로젝트를 위한 일반적인 도구이기도 합니다. 프로젝트를 더 작은 작업 패키지(WP)로 나눌 수 있습니다. 각 WP에는 고유한 비용, 위험, 할당된 팀원이 있어야 합니다. 작업 패키지를 사용하면 특정 작업의 비용 초과가 프로젝트의 다른 영역에 영향을 미치기 시작하기 전에 이를 쉽게 감지할 수 있습니다.
7. EVM(획득 가치 관리)으로 성과 측정하기
EVM(획득 가치 관리)은 각 작업 또는 작업 패키지의 성과를 측정하는 데 도움이 됩니다. 여기에는 계획된 성과와 비교하여 현재 성과를 평가하는 것이 포함됩니다.
이 기법은 프로젝트를 관리하고 통제하는 데 도움이 될 수 있지만, 빠르게 변할 수 있으므로 EVM에만 의존해서는 안 됩니다.
EVM으로 모든 위험을 측정하면 비상 예산으로 하나 이상의 위험 발생으로 인한 영향을 커버할 수 있습니다.
획득한 값은 완료된 일의 양에 따라 획득한 예산의 금액입니다.
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프로젝트 예산이 $20,000이고 타임라인이 6개월인 경우를 예시로 들어 보겠습니다. 3개월이 지난 후 50%의 일을 완료했습니다. 현재 획득한 값은 $10,000입니다. 프로젝트의 이 단계에서는 예산의 절반 정도를 사용했어야 합니다.
실제 비용이 적립된 값을 초과하기 시작하면 작업을 중단하고 비용 초과 원인을 평가해야 합니다.
8. 프로젝트의 벤더와 공급업체 비교하기
프로젝트에 적합한 벤더와 공급업체를 찾으면 프로젝트 비용 위험을 완화하는 데 도움이 될 수 있습니다. 벤더와 공급업체의 지연과 비용 증가는 여러 가지 방식으로 프로젝트 비용에 영향을 미칠 수 있습니다.
벤더와 공급업체를 비교할 때는 가격뿐만 아니라 그 이상의 요소에 주의를 기울이세요. 또한 파트너가 신뢰할 수 있고 제때에 상품이나 서비스를 제공할 수 있는지 확인해야 합니다.
예를 들어, 공급업체가 주문을 이행할 수 없는 경우 다른 장비, 자재 또는 소프트웨어를 사용하여 작업을 완료해야 할 수 있습니다. 이러한 변경으로 인해 비용과 일정이 추가될 수 있습니다.
9. 프로젝트의 범위를 늘리지 않기
프로젝트 범위를 변경하면 프로젝트의 범위 는 종종 비용 증가로 이어집니다. 클라이언트와 이해관계자는 언제든지 프로젝트에 대한 변경을 제안할 수 있습니다. 그러나 일부 변경으로 인해 비용이나 완료 일정이 크게 늘어날 수 있습니다.
프로젝트 관리자는 어떤 변경 사항이 추가 자금 없이는 구현하기 너무 어려운지 파악해야 합니다. 프로젝트의 계획된 범위를 고수하면 예산과 일정을 추적하는 데 도움이 됩니다.
더 알아보기 프로젝트 관리 트라이앵글 비용, 범위, 시간이 프로젝트 품질에 어떤 영향을 미치는지 확인하세요.
이것들을 확인하세요 예산 제안서 템플릿 !
10. 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하여 비용 모니터링하기
예상치 못한 비용을 찾아내지 마세요. 대신 다음과 같은 최고의 도구를 사용하여 진행 상황을 자주 모니터링하세요 프로젝트 관리 소프트웨어 . 프로젝트 관리 플랫폼 와 같은 ClickUp 은 프로젝트의 모든 영역을 추적할 수 있는 맞춤형 솔루션을 제공합니다. 예를 들어 프로젝트 위험 관리에 부담을 느끼는 경우, ClickUp의 예산 템플릿 는 프로젝트 예산을 추적하고 비용 위험을 주시하는 데 유용하게 사용할 수 있습니다. 또한 다음을 통해 워크플로우를 쉽게 관리하고, 목표를 설정하고, 실시간 통계를 볼 수 있습니다 ClickUp의 시각적 대시보드 .
다음은 몇 가지 예시입니다 프로젝트 관리 소프트웨어의 장점 . 시간을 절약할 수도 있습니다, 커뮤니케이션 개선 등이 있습니다.
ClickUp의 대시보드로 예산 보고서 만들기
프로젝트 비용 관리하기
비용 위험 관리는 다음 프로젝트의 성공을 위해 필수적입니다. 프로젝트의 각 단계에서 모든 관련 비용에 세심한 주의를 기울이세요.
장비, 재료, 인건비 등 직접 비용을 가장 많이 통제할 수 있습니다. 위험 이벤트에 더 잘 대비하고 프로젝트 비용 위험을 더 잘 제어하려면 다음 사항을 고려하세요 프로젝트 관리 소프트웨어 사용 .
ClickUp과 같은 효과적인 프로젝트 관리 솔루션은 일정 초과를 방지하고 비용 증가와 관련된 기타 위험 요소를 완화할 수 있습니다. 이를 사용하여 체계적으로 일정을 관리하고, 예산을 관리하고, 실시간 보고서를 받아보세요, 팀과 소통하세요 등 다양한 기능을 제공합니다.