"회의는 진짜 일이 죽는 곳이다." 저는 항상 이런 말을 했습니다. 그럴 만한 이유가 있었죠. 생각해 보세요: 여덟 명이 한 시간 동안 하는 회의는 한 시간이 아니라 여덟 시간입니다. 60분 동안 하루를 보내는 셈이죠. 여덟 시간의 돈을 함부로 쓰지는 않으면서, 우리는 아무런 생각 없이 여덟 시간의 집단 시간을 낭비합니다.
저는 비동기식 작업이 답이라고 믿었습니다. 저는 회의를 상세한 문서로 대체하여 모든 사람이 각자의 속도에 맞춰 검토하고 기여할 수 있도록 했습니다. 정말 자유로웠습니다! 모든 사람이 각자의 속도에 맞춰 일할 수 있었고, 회의 알림이 계속 울리는 일도 없었습니다. 저는 이 접근 방식에 열정적이었고, 사람들은 저를 '비동기식 학장'이라고 부르기 시작했습니다. 하지만 뭔가 찜찜했습니다.
어떤 팀원들은 잘 해내기도 했지만, 다른 팀원들은 방황했습니다. 팀원들 간의 의견 불일치가 커졌습니다. 의사 결정이 지연되었습니다. 그리고 저는 놀라운 사실을 발견했습니다: 최고의 일 중 일부는 우리가 전화 회의에 참여할 때만 이루어졌습니다. 우리가 해결하려고 했던 문제들이 새로운 방식으로 분열되기 시작했습니다. 제가 배운 것은 이것입니다: 회의가 본질적으로 나쁘다는 것이 아니라, 회의가 제대로 설계되지 않았다는 것입니다. 대부분의 회의가 실패하는 이유
대부분의 회의는 시작하기 전에 실패하도록 설계되어 있습니다. 회의는 서두르고, 과도하며, 방향성이 없습니다. 그 이유는 다음과 같습니다. ### 맥락 문제 훌륭한 회의는 사람들이 회의에 참여하는 순간 시작되는 것이 아니라, 그보다 훨씬 전에 시작됩니다. 맥락을 공유하지 않으면 회의는 시간 낭비만 하는 세션이 됩니다. 아무도 20분 동안 미리 읽을 수 있는 내용을 배우고 싶어 하지 않습니다. ### 모호한 아젠다의 함정
"프로젝트 업데이트에 대해 토론하기"는 아젠다가 아니라, 부실한 플랜을 인정하는 것입니다. 진정한 아젠다는 다음과 같은 질문에 답을 주는 것입니다: 어떤 결정을 내리는가? 어떤 문제를 해결하는가? 이러한 답변이 없다면, 달력에 공간을 확보하는 것뿐입니다. ### 과밀 효과
회의는 집중할 때 가장 잘 진행되고, 사람이 많으면 집중하기가 어렵습니다. 불필요한 참가자가 있을 때마다 대화의 집중도가 떨어집니다. 결국, 기여자가 아닌 구경꾼만 남게 되고, 구경꾼들은 왜 자신이 거기에 있는지 궁금해하며 조용히 지켜봅니다. ### 사라지는 결정 결정이 내려졌지만 기록되지 않으면, 그 결정은 결코 내려지지 않은 것과 마찬가지입니다. 명확한 기록과 후속 조치가 없다면, 회의는 매주 같은 논의가 반복되는 끝없는 순환 고리가 됩니다. 앞으로 나아가지 못하고, 빙빙 돌기만 하는 것입니다.
더 나은 방법 회의는 단순히 시간을 잡아먹는 것이 아니라, 진행을 만들어야 합니다. 그러나 회의가 산만한 노트, 잊혀진 결정, 또는 실행되지 않는 작업 항목으로 이어지는 경우가 얼마나 자주 있습니까? 협업을 돕기 위해 설계된 바로 그 도구가 종종 혼란을 겪게 만듭니다. 이것이 바로 우리가 해결하고자 하는 문제입니다. 우리 팀은 회의가 좌절의 원천이 아닌 추진력의 원천이 되도록 하는 방법에 대해 깊이 고민해 왔습니다.
저희가 이를 위해 사용하는 방법 중 하나는 /href/ https://clickup.com/features/ai-notetaker AI Notetaker /%href/ —a tool built to turn the mess after meetings into clear, actionable insights. 
아이디어는 이렇습니다… 말이 아닌 결정을 포착
회의는 가치 있는 결정과 통찰로 가득하지만, 그 결정과 통찰은 종종 노트 더미에 묻혀 버립니다. AI 노트 테이커는 모든 결정이 기록되고, 회의에 참석했든 안 했든 관계없이 누구와도 쉽게 공유될 수 있도록 합니다. 대화를 행동으로 전환 말한 내용을 기록하는 것만으로는 충분하지 않습니다. 회의는 일을 추진하는 데 도움이 되어야 합니다. AI 노트 테이커는 행동 항목을 캡처하고, 적절한 사람에게 할당하며, 어떤 것도 간과되지 않도록 합니다.
맥락 유지 모든 회의는 더 큰 프로젝트의 일부로 진행됩니다. AI 노트 테이커는 토론 내용을 작업, 파일, 과거 결정 사항과 연결함으로써 완전한 맥락을 제공합니다. 따라서 팀은 과거를 되짚어 볼 필요 없이 앞으로 나아갈 수 있습니다. 요약 그 이상, 명확성과 추진력을 위한 것입니다. 회의가 일 자체와 원활하게 연결될 때, 회의는 시간 낭비가 아니라 시간을 돌려주는 활동이 됩니다. 더 이상 노트를 찾아 헤매지 않아도 되고, 결정된 내용을 더 이상 궁금해하지 않아도 됩니다. 가장 좋은 점은?
그것은 단순히 말한 내용을 기록하는 것이 아니라 회의 전후에 이루어지는 일과 연결하는 것입니다. 모든 토론에는 맥락이 있고, 모든 결정에는 후속 조치가 따릅니다. ## 진짜 질문 모든 회의는 명확한 출발점에서 시작해야 합니다: "이 회의의 목적은 무엇인가? 문제를 해결하는 것인가, 결정을 내리는 것인가, 아니면 명확한 방향을 설정하는 것인가?"
만약 이 질문에 답할 수 없다면, 회의가 아니라 재고해야 합니다. 목표는 회의의 횟수를 늘리거나 줄이는 것이 아닙니다. 목표는 더 나은 회의를 하는 것입니다. 시간을 존중하고, 가져가는 것보다 더 많이 돌려주는 회의. 대화를 진행으로 바꾸는 회의. 제대로 완료된 회의는 일이 죽어가는 곳이 아니라, 일이 살아나는 곳이기 때문입니다.
회의를 변화시킬 준비가 되셨습니까? 회의가 시간과 에너지를 앗아가는 것을 그만두고, 회의를 진행의 비밀 무기로 만들어 보세요.
ClickUp의 AI 노트 테이커를 사용하면 모든 결정 사항, 작업 항목, 컨텍스트를 손쉽게 캡처할 수 있으므로 팀이 회의 중에 집중력을 유지하고 이후 단계에 맞춰 조정할 수 있습니다.