방금 회의에 대한 달력 초대장을 보냈는데 '보내기'를 누르자마자 한 가지 생각이 스쳐 지나갑니다: '이걸 이메일로 보낼 수도 있었을 텐데...'라는 생각이 듭니다
그리고 반대로 받은 편지함이 빠른 채팅으로 삭제됨직한 메시지로 넘쳐납니다.
언제 회의를 예약하고 언제 그냥 이메일을 보내야 할지 고민하는 것은 누구나 겪는 딜레마입니다.
명확성, 협업, 효율성의 필요성 사이에서 균형을 맞추는 것은 종종 올바른 커뮤니케이션 방법을 선택하는 데 달려 있습니다. 잘못 선택하면 귀중한 시간을 낭비하거나 잘못된 의사소통을 초래할 위험이 있습니다.
이 블로그에서는 회의와 이메일에 대한 오래된 논쟁을 살펴봅니다. 시간을 절약하고 팀 협업을 개선하는 더 현명한 결정을 내릴 수 있도록 도와드리겠습니다. 👥
⏰ 60초 요약
- 회의는 종종 시간을 낭비하고 비효율성으로 인해 번아웃으로 이어질 수 있습니다
- 명확한 목적, 정보 업데이트, 간단한 피드백, 일상적인 체크인 등 이메일이 더 적합한 시나리오가 있습니다
- 집중된 아젠다가 있거나 팀 구성, 빠른 의사 결정, 복잡한 토론 또는 협업이 필요한 경우 회의가 필요합니다
- 이메일 우선 문화를 채택하면 비동기식 유연성과 추적성을 제공하여 인지 부하를 줄이고 효율성을 높일 수 있습니다
- 이메일 우선 접근 방식을 위한 전략에는 회의 정책 재정의, 효과적인 이메일 작성을 위한 직원 교육, 템플릿 사용 등이 포함됩니다
- ClickUp과 같은 도구는 이메일과 작업 관리를 통합하여 불필요한 회의의 필요성을 줄임으로써 커뮤니케이션을 개선합니다
회의가 이메일이 될 수 있는 경우 평가하기
회의는 커뮤니케이션 수단으로 자주 사용되지만 기본적으로 선택해서는 안 됩니다. 과도하거나 제대로 계획되지 않은 회의는 생산성을 떨어뜨리고 워크플로우를 방해하여 결국 번아웃의 원인이 될 수 있습니다.
연구에 따르면 회의는 비효율적이라고 합니다 72%의 경우 설문조사에 참여한 응답자의 78%는 참석해야 하는 회의의 수가 너무 많아서 부담스럽다고 느낀다고 답했습니다.
이는 필연적으로 심층적인 업무에 더 잘 사용할 수 있는 상당한 시간 낭비로 이어집니다.
직원들에게 불필요한 회의 참석을 요구하면 귀중한 업무 시간이 낭비되고 자신의 존재가 가치를 더하지 못한다고 느끼는 팀원들의 사기가 저하됩니다.
회의는 이메일이 될 수 있습니다 회의는 이메일이 될 수 있습니다
회의를 소집해야 하는 모든 이유가 그럴 가치가 있는 것은 아닙니다. 명확하고 잘 작성된 이메일로도 충분히 효과적으로 업무를 수행할 수 있는 경우가 많습니다.
다음은 회의가 필요하지 않을 수 있는 시나리오입니다:
회의의 목적이 명확하지 않은 경우: 구체적인 아젠다가 없는 회의는 종종 목적 없는 토론으로 이어지거나 회의 회복 증후군 . 실행 가능한 목표가없는 경우 이메일이 더 좋습니다
순전히 정보 제공이 목표인 경우: 프로젝트 업데이트나 완료된 작업은 팀원들이 제 시간에 검토할 수 있는 간결한 이메일 요약을 통해 보다 효율적으로 공유할 수 있습니다
토론이 필요하지 않은 경우: 서면 피드백을 통해 수신자는 자신의 속도에 맞춰 제안을 처리할 수 있습니다. 피드백이 복잡하거나 민감한 내용이 아니라면 자세한 이메일도 효과적일 수 있습니다
💌 반복적인 확인이 불필요하다고 느껴질 때: 논의할 내용이 거의 없는 주간 또는 일일 회의는 시간을 낭비할 수 있습니다. 정기적인 업데이트는 종종 이메일로 하는 것이 더 적합합니다
재미있는 사실: 공식 회의의 개념은 고대 그리스에서 공공 문제를 논의하고 아이디어를 공유하기 위해 포럼을 열었던 것으로 거슬러 올라갑니다.
회의가 필요할 때 회의가 필요한 경우
이메일은 많은 일을 처리할 수 있지만 팀 커뮤니케이션 가 필요한 경우도 있지만, 명확하고 신속한 조치를 위해 대면 회의가 진정으로 필요한 상황도 있습니다.
다음은 팀 모임을 정당화하는 주요 상황입니다:
- 집중된 아젠다가 있는 경우: 마케팅 전략을 마무리하거나 프로젝트 타임라인을 조율하는 등 목표가 명확하고 결과가 정의된 회의는 실시간 토론의 이점을 누릴 수 있습니다
- 팀 친목을 위한 경우: 친밀감과 사기를 높이기 위해서는 더 많은 대면 또는 가상 상호 작용이 필요합니다. 정기적인 팀 허들, 축하 행사 또는 체크인을 통해 업무 관계를 더욱 돈독히 합니다
- 빠른 의사결정이 필요할 때: 시간에 민감한 의사결정은 이해관계자가 옵션을 평가하고, 위험을 따져보고, 신속하게 합의에 도달할 수 있는 회의에서 처리하는 것이 가장 좋습니다
- 논의가 복잡할 때: 상충되는 관점이나 전략적 전환점이 있는 미묘한 주제는 질문에 답하고 우려 사항을 명확히 하며 다음 단계를 조율할 수 있는 회의에서 더 잘 다룰 수 있습니다
- 협업 및 브레인스토밍 세션이 필요한 경우: 대화형 설정에서 창의적인 문제 해결과 아이디어 창출이 활발하게 이루어지며, 이메일을 통해서는 달성하기 어려운 자발적인 기여를 가능하게 합니다
🔍 알고 계셨나요? 3,330억 개의 이메일 이 매일 전 세계적으로 송수신되고 있습니다. 이 수치는 2026년까지 매일 3,925억 개의 이메일로 증가할 것으로 예상됩니다.
이메일 우선 문화로의 전환
이메일 우선 문화를 도입한다는 것은 단순히 회의를 없애는 것만을 의미하지 않습니다. 목적의식을 갖고 집중해서 소통하는 업무 환경을 조성하는 데 도움이 됩니다.
회의에 비해 이메일이 갖는 장점
🤝 비동기식 유연성
이메일을 통해 팀원들은 자신의 워크플로우에 맞는 시기에 응답할 수 있어 실시간 상호 작용에 대한 부담을 줄일 수 있습니다
이는 서로 다른 시간대에 걸쳐 일하는 글로벌 팀에게 특히 유용합니다.
📝 문서화 및 추적성
이메일은 나중에 참조할 수 있는 문서화된 기록으로서 작업, 결정, 커밋에 대한 명확성을 제공합니다.
핵심 사항을 잊어버리거나 잘못 해석할 수 있는 회의와 달리, 이메일은 문서 추적을 통해 책임감을 보장합니다. 다음을 사용할 수도 있습니다 이메일 작성 도구 를 사용하여 업무량을 줄일 수 있습니다.
⏰ 시간 효율성
잘 작성된 이메일은 작성하는 데 몇 분밖에 걸리지 않지만 회의에 참석하고 조율하는 데 소요되는 시간을 절약할 수 있습니다.
또한, 팀은 불필요한 논의 대신 깊이 있는 일에 집중할 수 있습니다.
🧘🏾♀️ 인지 부하 감소
잦은 컨텍스트 전환 너무 많은 회의 집중력을 방해합니다.
이메일 우선 접근 방식은 방해를 최소화하고 팀원들이 작업 완료에 정신적 에너지를 집중할 수 있도록 합니다.
이메일 우선, 회의 후 접근 방식을 채택하기 위한 전략 ## 전략
이제 이 접근 방식을 채택할 수 있는 방법을 살펴보겠습니다. 👇
- 회의 정책 재정의: 회의가 필요한 경우와 이메일이 선호되는 커뮤니케이션 채널에 대한 명확한 가이드라인을 수립하세요. 예를 들어, 불필요한 논의를 방지하기 위해 아젠다와 회의 전 자료를 의무화하세요
- 직원들이 효과적인 이메일을 작성하도록 교육합니다이메일 프로젝트 관리 와 커뮤니케이션은 종종 불필요한 회의로 이어집니다. 팀원들이 명확한 제목으로 간결하고 실행 가능한 이메일을 작성하여 앞뒤로 설명하는 일을 줄이도록 도와주세요
- 템플릿 및 자동화 활용: 상태 업데이트나 회의 요약을 위한 이메일 템플릿으로 일상적인 커뮤니케이션을 표준화하세요. 또한, 알림을 자동화하여 회의 후속 조치를 놓치지 않도록 하세요
- 회의 요청에 '24시간 규칙' 적용: 팀원들에게 회의를 요청하기 전에 최소 24시간 동안 이메일이나 비동기 도구를 통해 문제 해결을 시도하도록 요청하세요. 이를 통해 사려 깊고 능동적인 커뮤니케이션을 장려합니다
- 커뮤니케이션 결과 추적: 이메일 우선 접근 방식을 사용해 작업이 효율적으로 완료됐는지 정기적으로 평가합니다. 문제가 발생하면 회의를 통해 명확성이나 일관성을 개선할 수 있는지 파악합니다
🔍 알고 계셨나요? 두 가지 피자 회의 가이드라인에 따르면 생산적인 회의 에는 피자 두 개를 먹을 수 있는 인원보다 더 많은 참석자가 있어서는 안 됩니다. 이 규칙은 Amazon의 창립자인 Jeff Bezos가 만든 규칙이기도 합니다.
커뮤니케이션을 향상시키는 도구
팀워크와 효율성 사이에서 적절한 균형을 유지하려면 다음이 필요합니다 직장 내 커뮤니케이션 도구 커뮤니케이션을 쉽고 효과적으로 만들어주는 플랫폼입니다. 회의는 최소한으로 유지하면서 이메일을 더 잘 관리할 수 있는 플랫폼을 찾는 것이 목표입니다.
그러한 도구 중 하나는 다음과 같습니다 ClickUp 내 일을 위한 모든 것 앱입니다.
작업, 이메일, 팀 대화가 한데 모이는 올인원 허브라고 생각하세요.
작업을 할당해야 하나요? 완료됨. 프로젝트 진행 상황을 추적하고 싶으신가요? 간편합니다. 끝없는 이메일 스레드나 회의 없이 서면 커뮤니케이션을 깔끔하게 유지하고 싶으신가요? ClickUp이 도와드립니다.
ClickUp의 기능을 자세히 살펴보세요. ✅
ClickUp 이메일 프로젝트 관리
ClickUp 이메일 프로젝트 관리를 사용하여 이메일 자동화 워크플로우를 생성하고 관리하세요 ClickUp 이메일 프로젝트 관리 를 사용하면 커뮤니케이션과 작업을 훨씬 더 쉽게 관리할 수 있습니다.
이메일 클라이언트와 ClickUp 사이를 계속 전환하는 대신 ClickUp 작업 공간에서 바로 이메일을 보내고, 받고, 추적할 수 있습니다. 이는 사소한 업데이트마다 회의에 의존하지 않고 효율적이고 체계적으로 일을 처리하고자 하는 이메일 우선 접근 방식에 완벽하게 들어맞는 기능입니다.
예를 들어, 클라이언트에 업데이트를 보내거나 피드백을 요청하거나 프로젝트에 대한 간단한 질문을 해야 하는 경우 작업 자체에서 모든 작업을 수행할 수 있습니다.
버튼을 누르면 이메일이 전송되고, 버튼을 누르거나 옵션을 선택하기만 하면 필요한 모든 프로세스가 완료됨으로써 아무리 어려운 작업도 간소화됩니다. 모든 것이 단순화됩니다
바니 프레토리우스, Jasper Consulting의 도메인 관리자
수신함으로 이동하여 이메일을 작성한 다음 다시 ClickUp으로 돌아와 작업을 업데이트할 필요가 없습니다. 모든 것이 한곳에 있으니까요.
가장 유용한 기능 중 하나는 수신 이메일을 다음과 같이 변환하는 것입니다 ClickUp 작업 . 프로젝트 업데이트나 즉각적인 주의가 필요한 작업 항목이 있을 때 세부 정보를 복사하여 붙여넣기할 필요가 없습니다.
이메일 자체에서 바로 작업으로 전환하고, 적절한 담당자에게 할당하고, 마감일을 설정하기만 하면 됩니다.
재미있는 사실: 최초의 이메일은 1971년 레이 톰린슨이 자신에게 보낸 것입니다. 이메일 제목은 'QWERTYUIOP'이었습니다
ClickUp 통합
ClickUp 통합을 사용하여 회의와 이메일 기술 스택을 함께 조립하세요
다음으로, 기존 타사 도구를 다음과 같이 온보딩하세요 ClickUp 통합 . Zoom, Gmail, Outlook, Calendly 등을 포함한 1,000개 이상의 연동 기능이 있습니다.
연동 기능을 사용하면 별도의 노력 없이 팀이 사용하던 도구의 데이터를 가져올 수 있습니다.
_모든 팀원들이 Outlook에서 바로 ClickUp으로 작업을 이동할 수 있도록 Outlook 통합을 설정하여 팀 전체의 가시성을 높이고 이메일 수신함 하단에 가라앉아 분실되거나 잊어버리는 작업을 줄였습니다
Marc Bonney, LiveBetter 커뮤니티 서비스의 참여 및 비즈니스 혁신 책임자
📖 또한 읽어보기 : 팀에 적합한 회의 케이던스를 선택하는 방법
ClickUp 회의 ## 클릭업 회의
때때로 회의는 피할 수 없는 일이기도 합니다. 하지만 회의가 꼭 필요하다면, ClickUp 회의 는 최대한 원활하고 효율적으로 회의를 진행할 수 있도록 도와줍니다.
회의 일정을 예약하면 해당 회의는 ClickUp 달력 보기 를 통해 모든 사람이 회의가 언제 어디서 열리는지 정확히 알 수 있습니다. 또한 회의를 특정 작업이나 프로젝트에 연결하여 논의해야 할 내용을 명확히 하고 진행 상황을 추적할 수 있습니다.
ClickUp 달력 보기로 회의, 작업, 마감일을 한곳에서 관리하세요
달력 보기를 사용하면 회의, 작업, 마감일 등 팀의 일정을 한곳에서 빠르게 시각화할 수 있습니다.
간단한 드래그 앤 드롭으로 회의나 마감일을 쉽게 조정하고 잠재적인 일정 충돌을 빠르게 발견할 수 있습니다. 이를 통해 업무량의 균형을 맞추고 팀의 우선순위에 따라 회의를 조정하는 것이 더 쉬워집니다
ClickUp 달력 보기에서 드래그 앤 드롭 기능으로 회의 및 마감일을 조정하세요
회의 준비도 간편합니다.
다음에서 아젠다를 설정할 수 있습니다 ClickUp 문서 을 미리 확인하여 팀이 예상되는 사항을 파악하고 준비할 수 있도록 하세요. 회의 중에 노트를 작성하고, 작업을 할당하고, 결정 사항을 한곳에서 캡처할 수 있습니다.
ClickUp 문서로 한 곳에서 주요 의사 결정을 준비하고, 협업하고, 캡처하세요
전문가 팁: 회의 중에는 어깨를 뒤로 젖힌 채 똑바로 앉아 자신감 있고 참여적인 자세를 취하세요. 이러한 바디랭귀지는 대화에 적극적으로 참여하고 있다는 것을 보여주어 더욱 친근하고 집중하는 사람으로 보이게 합니다.
ClickUp 채팅 ## ClickUp 채팅
ClickUp 채팅으로 대화, 작업, 프로젝트를 한곳에 모아보세요
회의나 이메일이 필요하지 않을 때가 있습니다. 특히 다음과 같은 경우에는 더욱 그렇습니다 ClickUp 채팅 은 커뮤니케이션과 업무 관리를 하나로 통합합니다.
채팅에서 팀원을 @멘션하고, 파일을 첨부하고, 채팅을 작업에 바로 연결할 수 있습니다. 또한 대화 내에 스레드를 만들어 관련 토론을 한데 모아 모든 것을 체계적으로 정리하고 쉽게 따라갈 수 있습니다.
좀 더 복잡한 토론의 경우, 클릭 한 번으로 채팅 메시지를 작업으로 전환하거나 작업에 대한 댓글로 전환할 수 있습니다.
여기서 대화, 작업, 프로젝트는 단순히 연결되는 것이 아니라 융합됩니다.
템플릿
위의 기능 외에도 ClickUp은 다음과 같은 다양한 기능을 제공합니다 커뮤니케이션 플랜 템플릿 .
예를 들어, 다음과 같이 ClickUp 팀 커뮤니케이션 및 회의 매트릭스 템플릿 은 특정 프로젝트와 관련된 업무 배분을 간소화하고 작업 완료 또는 후속 조치에 대한 지침을 명확하게 명시합니다. 가장 좋은 점은 대화를 정리하고 해결되지 않은 비효율성이나 놓친 대화 포인트를 빠르게 발견할 수 있다는 것입니다.
또한 ClickUp 커뮤니케이션 플랜 템플릿 은 대내외적으로 브랜드의 커뮤니케이션 스타일과 에티켓을 설명하는 이해하기 쉬운 가이드를 개발합니다.
_ClickUp으로 전환한 후 회의 시간이 얼마나 절약되었는지 놀라울 정도입니다. 이벤트 기획과 업데이트에 매주 3시간이 걸리던 것이 이제는 1시간 남짓이면 충분합니다. 관련 팀들은 이제 더 중요한 마케팅 우선순위에 집중할 수 있는 시간을 더 많이 갖게 되었습니다
Alaina Maracotta, Vida Health의 이벤트 마케팅 담당자
회의 최소화를 위한 최고의 실행 방식
회의는 때때로 시간 낭비처럼 느껴질 수 있습니다. 특정 작업에는 회의가 필수적이지만, 모든 논의가 반드시 대면(또는 가상)으로 이루어져야 하는 것은 아닙니다.
회의를 최소화하면 보다 집중적이고 생산성 높은 일에 더 많은 시간을 할애할 수 있지만, 어떻게 하면 적절한 균형을 맞출 수 있을까요?
팀과의 연결과 조율을 유지하면서 회의 피로를 줄이는 최고의 실행 방식을 살펴보세요. 📅
🚫 불필요한 회의 취소 장려
때로는 가치가 없는 회의는 취소하는 것이 가장 좋습니다.
회의의 목적이나 원하는 결과가 명확하지 않다면 굳이 일정을 잡을 이유가 없겠죠?
모든 사람을 끌어들여 광범위한 토론을 하는 대신 정말 중요한 것에 집중하세요. 간단한 전화나 업데이트를 통해 쉽게 공유할 수 있는 내용이라면 채팅 또는 이메일 로 연락하여 회의를 취소하고 모두의 시간을 절약하세요. 불필요한 회의 없이 팀이 같은 페이지를 공유하면 생산성을 유지하고 핵심 작업에 집중하는 데 도움이 됩니다.
📫 비동기식 커뮤니케이션 tools 옹호
즉각적인 피드백을 받거나 일을 계속 진행하기 위해 회의를 예약할 필요가 없습니다.
이메일, 프로젝트 관리 소프트웨어와 같은 비동기 도구를 활용하세요, 가상 회의 플랫폼 와 메시지 앱을 사용하면 팀이 각자의 속도에 맞춰 협업하고 대응할 수 있으므로 모두가 회의에 시간을 할애하지 않고도 최신 정보를 유지할 수 있습니다
업무에 필요한 모든 것을 제공하는 앱인 ClickUp은 이 모든 기능을 한곳에 모아줍니다. 초대를 예약하는 번거로움 없이 진행 상황을 추적하고, 소통하고, 작업을 관리할 수 있습니다. 이 설정은 긴 논의가 필요 없는 빠른 업데이트나 후속 질문에 완벽하게 작동합니다.
📓셀프 서비스 문서 활용하기
셀프 서비스 문서는 팀의 시간을 크게 절약해 줍니다.
필요한 모든 정보에 쉽게 액세스할 수 있다면 기본적인 질문에 답하기 위해 회의 일정을 잡을 필요가 없습니다. 팀이 스스로 문제를 해결하고 응답이나 후속 회의를 기다릴 필요 없이 필요한 것을 찾을 수 있도록 지원하세요.
또한, 명확하고 최신의 문서로 모든 사람이 일관성을 유지하여 혼란을 최소화하고 불필요한 역추적을 방지할 수 있습니다.
👍🏾 팀이 불필요한 초대를 거절할 수 있도록 지원하세요
팀원들의 의견이 필요하지 않거나 원하는 결과로 이어질 가능성이 낮은 회의 초대를 팀원들이 자유롭게 거절할 수 있도록 하는 것이 중요합니다.
초대를 수락하기 전에 회의가 자신의 우선순위에 맞는지 평가하도록 권장하세요. 회의가 단순히 안부를 묻거나 몇 가지 질문에 답하기 위한 것이라면 이메일을 보내는 것이 더 효율적일 수 있습니다.
팀원들이 불필요한 회의에 대해 거절할 수 있는 권한이 주어지면 각자의 작업에 집중하고 팀의 목표에 더 효과적으로 기여할 수 있습니다.
👀 보너스: 더 알아보기 회의 없는 날의 영향 팀의 생산성에 미치는 영향에 대해 알아보세요.
ClickUp을 엔드투엔드 회의 및 이메일 관리자로 온보딩
마지막으로, 시간을 존중하고 의도를 명확하게 전달할 수 있는 시스템이 필요합니다. 무엇보다도 각 커뮤니케이션 체인이 강력한 목적의식을 가지고 있는지 확인해야 합니다.
ClickUp을 사용하면 전 세계 팀이 비동기식 업데이트와 실시간 협업 사이를 오갈 수 있습니다. 포괄적인 내부 커뮤니케이션 기능을 통해 이메일 프로젝트 관리와 작업부터 문서화 및 일정 관리까지 모든 것을 중앙 집중화할 수 있습니다.
잡음을 줄이고 생산성을 향상시킬 준비가 되셨나요? ClickUp에 가입하기 오늘 무료로 가입하세요!