취업 포털에서 빠르게 검색하면 데이터 입력 전문가를 구하는 수천 개의 구인 목록을 볼 수 있습니다. 숙련된 인력에 대한 수요는 높지만, 데이터 입력은 일과 중 가장 즐겁지 않은 부분 중 하나로 여겨지는 경우가 많습니다.
몇 시간 동안 한 곳에서 다른 곳으로 무심코 번호를 옮겨본 적이 있다면 동의하실 것입니다! 창의력은 한도 끝도 없고, 문제 해결은커녕 끝없이 단조로운 타이핑만 할 뿐입니다.
하지만 오늘날의 기술 발전 덕분에 이제 데이터 입력 자동화를 활용하여 직원의 시간을 되찾고 수동 입력과 관련된 오류를 줄일 수 있습니다. 그 방법을 알아보세요.
⏰ 60초 요약
간단한 5단계로 데이터 입력을 자동화하는 방법:
- 조직 전체의 자동화 구현을 위한 원활한 전환을 위해 *직원 교육 실시
- 반복적이고 시간이 많이 걸리며 오류가 발생하기 쉬운 작업을 식별하세요 복잡한 작업으로 넘어가기 전에 이러한 작업을 먼저 자동화해야 합니다
- 적합한 자동화 도구 선택. 커밋하기 전에 인기 있는 옵션을 조사하고, 실제 사용자의 리뷰와 사례 연구를 읽고, 가장 많이 추천하는 도구를 사용해 보세요
- 자동화 시퀀스를 설정하세요. 대부분의 도구는 조건부 트리거(심지어 자연어 자동화 빌더까지!)를 사용하여 코딩 없이도 이 작업을 수행할 수 있습니다
- 자동화된 워크플로우를 테스트 및 모니터링하여 목표에 부합하는지 확인합니다
데이터 입력 자동화란 무엇인가요?
데이터 입력 자동화는 소프트웨어 프로그램을 사용해 시스템과 데이터베이스에 데이터를 입력함으로써 수작업을 줄이거나 없애줍니다. 데이터 전송 속도를 높이고, 정확성을 높이며, 바꾸기, 중복, 오분류, 누락과 같은 일반적인 오류를 최소화합니다.
🔎 알고 계셨나요?
IDC의 연구에 따르면 전 세계 데이터의 80%가 비정형 데이터 . 이는 정형 데이터를 소스에서 대상으로 전송하기 위한 원스톱 자동화 솔루션의 필요성을 강조합니다.
데이터 입력 자동화의 ## 이점
데이터 입력 자동화는 피곤하지 않고 실수가 적으며 끝없이 반복되는 데이터 입력 작업을 손쉽게 처리하는 매우 효율적인 비서를 제공합니다.
이 지루한 프로세스를 자동화하면 업무의 판도를 바꿀 수 있는 이유를 알아보세요.
시간 절약
데이터를 추출할 양식, 데이터 시트 등이 여러 개 있을 수 있는데, 수동으로 데이터를 추출하는 것은 마치 에베레스트 산을 오르는 것처럼 느껴질 것입니다. 데이터 입력 자동화를 통해 처리할 수 있는 작업은 다음과 같습니다 이러한 반복적이고 힘든 작업을 처리할 수 있습니다 신속하고, 경우에 따라서는 상당히 프로젝트 관리 프로세스 자동화하기 .
오류 감소
'존 다우'는 이제 '존 도우'라는 이름을 되찾을 수 있습니다 자동화는 수동 데이터 입력 프로세스에서 실수로 발생할 수 있는 오류의 스페이스를 남겨두지 않습니다.
확장성 향상
신규 클라이언트를 온보딩하든 주문량 증가를 처리하든, 자동화된 시스템은 비즈니스 프로세스를 전면적으로 개편할 필요 없이 변화하는 요구사항에 더 빠르게 적응할 수 있습니다.
보다 의미 있는 인사이트 제공
반복적인 데이터 입력 작업을 제거함으로써 팀은 관리 업무에 얽매이지 않고 데이터를 해석하고 패턴을 파악하며 정보에 입각한 의사 결정에 집중할 수 있습니다.
예를 들어, 리테일 비즈니스를 운영하는 경우, 자동화된 시스템은 다음을 분석할 수 있습니다 영업 데이터 에 각 제품에 대한 판매 데이터를 수집합니다. 이를 통해 정보에 입각한 재고 결정을 내리는 데 필요한 인사이트를 얻을 수 있습니다.
이제 데이터 입력 자동화의 이점에 대해 살펴보았으니 다양한 유형의 데이터 입력 자동화와 각 유형이 목표를 어떻게 지원할 수 있는지 살펴보겠습니다.
관련 내용: 도 읽어보세요 최고의 데이터 입력 소프트웨어 프로그램 10가지 데이터 입력 자동화의 ## 유형
데이터 입력 자동화는 다양한 양식으로 제공되며, 각 양식은 일상적인 작업의 속도를 높이고 단순화하도록 설계되었습니다 AI 자동화 워크플로우 .
이러한 자동화의 주요 유형을 세분화해 보겠습니다.
광학 문자 인식(OCR)
PDF 인보이스를 받으면 OCR이 총액 및 항목 설명과 같은 관련 데이터를 추출할 수 있으므로 일일이 수동으로 입력할 필요가 없습니다. 따라서 시간을 절약하고 수동 입력으로 인한 오류를 최소화할 수 있습니다.
👀 재미있는 사실
Parseur는 데이터 추출을 자동화하는 도구입니다 송장 및 이메일과 같은 문서에서 데이터를 추출합니다.
로보틱 프로세스 자동화(RPA)
팀이 이메일에서 스프레드시트로 고객 데이터를 복사하는 데 몇 시간을 소비한다면, RPA는 정보를 정확하고 빠르게 자동으로 전송하여 이를 처리할 수 있습니다.
📌 예시 도이치뱅크도 RPA를 도입했습니다 를 도입하여 재무 부서의 데이터 입력, 유효성 검사, 조정 프로세스를 자동화했습니다. 이를 통해 데이터 정확성을 개선하고 규정 준수를 보장하며 리스크를 관리할 수 있었습니다. 또한 대용량 데이터 처리를 위해 연중무휴 24시간 처리를 달성하여 RPA가 실제 업무에 미치는 영향을 입증했습니다.
양식 자동화
설문조사부터 피드백 요청에 이르기까지 양식이 어디에나 있지만, 더 나은 정리와 분석을 위해 데이터를 도구에 수동으로 입력하는 것은 번거로울 수 있습니다. 양식 자동화 도구는 자동으로 응답을 캡처하고 정리하여 수집 프로세스를 더 쉽게 만들어 줍니다.
앱 통합 소프트웨어
애플리케이션 간 데이터 전송에도 자동화 도구를 사용할 수 있다는 사실을 알고 계셨나요?
다음과 같은 tools 5,000개 이상의 애플리케이션을 연결하는 Zapier 를 통해 사용자가 코딩 없이 앱 간 워크플로우를 자동화할 수 있습니다.
예를 들어, 새로운 리드가 웹사이트에서 양식을 작성하면 Zapier는 해당 정보를 자동으로 CRM으로 전송할 수 있습니다. A 영업 자동화 도구 는 새로운 입력을 감지하고, 리드를 육성하며, 진행 상황을 추적할 수 있습니다.
텍스트 확장 소프트웨어
이러한 도구를 사용하면 자주 사용하는 텍스트 스니펫에 대한 바로가기를 만들어 전체 스니펫을 반복해서 수동으로 입력할 필요가 없습니다. 예를 들어, 'addr'을 입력하기만 하면 전체 주소가 자동으로 확장됩니다. TextExpander는 이러한 도구의 예시입니다 텍스트 조각을 저장하고 약어를 지정할 수 있습니다. 따라서 소개 이메일을 보낼 때 매번 이름, 직함, 소속 기관을 입력하는 대신 ';소개'와 같은 짧은 코드를 입력해 바로 삽입할 수 있습니다.
데이터 입력을 자동화하는 ## 단계
이 예시를 읽고 자동화를 직접 시도해보고 싶으신가요? 수동 작업 자동화하기 다음 단계에 따라 효율적인 워크플로우로 만들어 보세요.
1단계: 반복적인 작업 파악하기
비즈니스에서 데이터 입력 자동화를 구현하는 첫 번째 단계는 반복적이고 시간이 많이 걸리며 오류가 발생하기 쉬운 작업을 식별하는 것입니다.
이러한 작업의 목록을 모두 작성하고 팀이 해당 작업에 시간을 어떻게 보내는지 추적하세요. 이를 통해 자동화 방법에 대한 아이디어를 얻을 수 있습니다.
💡 프로 팁: 자동화를 처음 사용하는 경우 중요한 작업은 나중을 위해 남겨두는 것이 현명합니다. 팀이 변화에 익숙해지도록 한 다음 프로세스와 자신감이 생기면 점차 더 중요한 영역으로 자동화를 확장하세요.
이 과정을 더욱 쉽게 진행하기 위해 다음과 같은 프로젝트 관리 도구를 사용할 수 있습니다 ClickUp 작업을 더 잘 정리하고 분석할 수 있는 도구입니다.
믿고 사용할 수 있는 기능은 다음과 같습니다:
ClickUp 테이블 보기
The ClickUp 테이블 보기 를 사용하면 작업 상태, 마감일, 담당자 등 관련 데이터를 표시하도록 열을 맞춤형으로 설정할 수 있습니다. 또한 테이블의 관계형 데이터 필드를 사용하여 서로 연결된 작업을 효과적으로 관리할 수 있습니다.
ClickUp 테이블 보기를 사용하여 작업을 정렬하고 필터링하여 자동화할 수 있는 워크플로우를 식별합니다
이 정보를 정렬하고 필터링하면 수동 업데이트나 승인이 자주 필요한 작업과 같은 패턴을 쉽게 파악할 수 있습니다.
여러 작업이 동일한 승인 단계를 지속적으로 기다린다면 해당 프로세스를 자동화할 때가 되었다는 신호일 수 있습니다.
2단계: 적합한 자동화 도구 선택하기
이제 일상적인 작업을 파악했으니 적합한 데이터 입력을 선택하세요 자동화 도구 . 방법은 다음과 같습니다:
- 목표 정의: 다음을 사용하여 자동화 도구에 대한 구체적인 목표를 설정합니다SMART 기준 (구체적, 측정 가능, 달성 가능, 관련성, 시간 제한)
📌 예시
- 구체적: 웹사이트 양식에서 들어오는 고객 문의에 대한 데이터 입력 프로세스 자동화
- 측정 가능: 1분기 내 수동 입력 시간 50% 단축
- 달성 가능: 2주 내에 Zapier와 같은 자동화 도구를 구현하고 CRM과 통합합니다
- 관련성: 고객 지원팀이 데이터 입력이 아닌 문의 해결에 집중할 수 있도록 시간 무료화
시간 제한: 3개월 이내에 완전한 구현 및 측정 가능한 결과 달성
- 인기 있는 도구 조사: 온라인에서 필요에 맞는 자동화 도구를 검색하세요. 비용, 확장성, 통합 기능, 사용 편의성, 기존 기술 스택과의 호환성 등을 고려하세요
- 사용자 피드백 검토하기 : 사용자 리뷰, 고객 추천글, 그리고사례 연구 각 도구에 대한 현실적인 관점을 얻으십시오
- 구매 전 사용해 보기: 이 단계에서는 2~3개의 강력한 후보를 선정해야 합니다. 공급업체에 연락하여 제품 데모, 무료 체험판 또는 워크스루를 통해 데이터 입력 자동화 소프트웨어가 실제로 작동하는지 경험해 보세요
- 선택: 조직의 요구, 예산, 팀 역량에 가장 적합한 자동화 도구를 선택하세요. 장기적인 목표를 지원하는 확장 가능한 솔루션을 선택하세요. AI 기반의 데이터 입력 소프트웨어워크플로우 자동화 는 일반적으로 그렇지 않은 것보다 더 많은 값을 제공합니다
사례 연구: ClickUp 🤝 CEMEX
CEMEX는 수작업을 제거하여 워크플로우를 개선했습니다 ClickUp 양식 보기 . 양식을 제출하면 맞춤형 템플릿을 사용하여 프로젝트가 자동으로 시작되므로 마케팅 팀이 바로 시작할 수 있습니다.
_자동화 이전에는 카피라이터가 작업을 완료할 때마다 카피가 준비되었다는 명령어를 수동으로 전달해야 했습니다. 36시간이 걸릴 수도 있었습니다
Oscar Aguilar, 마케팅 운영 관리자, CEMEX
CEMEX는 또한 ClickUp 작업 관계 를 사용하여 효율적인 워크플로우를 구축할 수 있습니다. 이러한 워크플로우를 통해 리드에서 카피라이터, 디자이너, 모션 그래픽 제작자까지 프로젝트를 원활하게 전환할 수 있습니다. 작업, 문서, 의존성을 하나의 중앙 집중식 공간에 연결함으로써 직원들은 필요한 모든 것을 얻을 수 있습니다.
_우리는 크리에이티브 작업을 검토하거나 변경을 요청해야 하는 사람들을 프로세스에 포함시키기 위해 검증 체인을 만들려고 합니다. ClickUp을 사용하면 더 이상 수작업이 필요하지 않습니다
Oscar Aguilar, 마케팅 운영 관리자, CEMEX
3단계: 자동화 설정하기
워크플로우에 자동화를 도입하는 것은 어려운 작업이므로 원활한 실행을 위해서는 구현 플랜 목표 설정부터 팀 교육까지 각 단계별 타임라인과 개인 및 부서의 책임에 대해 설명합니다.
그리고 ClickUp 프로젝트 실행 계획 템플릿 은 성공적인 구현 계획을 위한 사용자 친화적인 맞춤형 템플릿입니다.
ClickUp 프로젝트 구현 계획 템플릿
이 템플릿은 다음과 같이 기본 제공됩니다 ClickUp 화이트보드 . 이를 사용하여 구현 계획 템플릿을 브레인스토밍하거나 ClickUp 에코시스템 내의 다른 문서에 연결하세요.
구현 플랜이 마련되었으면 이제 첫 번째 자동화 시퀀스 설정을 시작할 차례입니다. ClickUp 자동화 를 사용하면 if-then 트리거와 응답을 사용하여 이러한 시퀀스를 구축할 수 있습니다.
설정된 트리거가 발생하여 조건을 충족하면 ClickUp은 지정된 작업을 자동으로 실행합니다. 이 수식을 사용하여 맞춤형 자동화를 만들 수 있지만, ClickUp의 워크플로우 자동화 소프트웨어 는 이미 50개 이상의 사전 구축된 자동화 템플릿을 제공하여 즉시 구축 및 푸시할 수 있도록 지원합니다.
ClickUp의 자동화를 통한 워크플로우 간소화
ClickUp에서 작업을 자동화할 수 있는 5가지 방법을 소개합니다:
1. 작업 상태 변경에 대한 댓글 알림
언제 ClickUp의 사용자 정의 필드 를 "승인됨"으로 변경하면 ClickUp에서 자동으로 작업에 댓글을 추가할 수 있습니다. 이렇게 하면 수동으로 권한을 확인하지 않고도 팀이 다음 단계나 중요한 업데이트를 항상 빠르게 파악할 수 있습니다.
2. 이메일 업데이트 자동화
작업이 "할 일"에서 "진행 중"으로 변경될 때마다 이메일을 보내도록 자동화를 설정하세요 이렇게 하면 수동으로 업데이트를 보낼 필요 없이 클라이언트와 팀원에게 최신 정보를 계속 전달할 수 있습니다.
3. 양식 제출을 통한 작업 생성 3\
누군가 양식을 제출하면(예: 버그 보고서), ClickUp이 모든 세부 정보가 포함된 작업을 자동으로 생성하여 수동 입력 시간을 절약할 수 있습니다.
4. 상위 작업 상태에 따른 하위 작업 생성
상위 작업의 상태가 변경되는 즉시(예시: "진행 중"에서 "검토 준비 완료"로), ClickUp은 마감일이 있는 하위 작업을 생성하고 특정 팀원에게 할당할 수 있으므로 직접 기억할 필요가 없습니다.
5. 기한이 만료된 작업 삭제
민감한 정보의 경우, 만료된 작업을 삭제하는 자동화를 설정하고 Google 스프레드시트에 삭제 내용을 기록하거나 Slack을 통해 관리자에게 알림으로써 작업 공간을 체계적이고 안전하게 유지할 수 있습니다.
자동화를 처음 사용하든 전문가이든, 다양한 ClickUp 자동화 예시 를 참고하세요.
💡프로 팁: ClickUp의 AI 어시스턴트를 사용하세요, ClickUp Brain 을 사용하면 자연어를 사용해 맞춤형 자동화를 만들 수 있습니다. 자동화를 원하는 프로세스를 설명하기만 하면 워크플로우의 트리거, 작업 및 조건을 쉽게 설정할 수 있습니다.
4단계: 테스트 및 모니터링하기
자동화를 시작하기 전에 평균 작업 완료 시간, 오류율 및 기타 관련 메트릭과 같은 기준 데이터를 설정하세요. 이를 통해 자동화 후의 성과를 비교하고 개선 사항을 추적할 수 있습니다.
ClickUp의 시간 관리 기능을 사용하여 작업에 소요된 시간을 효과적으로 추적하세요
사용 ClickUp의 시간 관리 기능 를 사용하여 작업 기간을 추적하고 타임시트 자동화하기 를 사용하면 특히 작업량이 많거나 보고가 복잡한 팀의 경우 시간을 절약할 수 있습니다.
효과적인 모니터링은 자동화 작업의 성공과 실패를 결정짓는 핵심 요소입니다. ClickUp 대시보드 를 사용하면 kPI 추적 를 추적하고, 작업 완료율을 분석하고, 작업에 소요된 시간을 한 곳에서 모두 검토할 수 있습니다. 영업, 마케팅, HR을 위한 사용자 지정 가능한 대시보드 템플릿을 통해 자동화 성과와 업무량 배포를 시각화하여 팀의 진행 상황을 파악할 수 있습니다.
또 읽기: 마케팅 자동화를 위해 AI를 사용하는 방법
5단계: 직원 교육하기
자동화는 직원들에게 큰 변화가 될 수 있습니다. 직원들이 전환하는 데 도움이 될 수 있도록 필요한 모든 리소스를 제공해야 합니다.
교육 자료 만들기
먼저 ClickUp 교육 매트릭스 템플릿 .
ClickUp 교육 매트릭스 템플릿
ClickUp 교육 매트릭스 템플릿이 도움이 될 것입니다:
- 직원 교육 프로그램 구성 및 평가
- 교육을 완료하는 직원의 진행 상황 추적
- 개선이 필요한 부분 파악
이러한 체계적인 접근 방식을 통해 모든 직원이 자동화를 최대한 활용할 수 있는 올바른 지식을 갖추도록 할 수 있습니다.
교육 콘텐츠의 윤곽을 잡았다면 이제 템플릿을 다운로드하세요, ClickUp 문서 가이드라인, 기술 절차, 회사 정책 또는 업계 표준과 같은 관련 정보를 정리할 수 있는 스페이스를 제공합니다. ClickUp 문서를 사용하면 이러한 정보를 액세스 가능한 중앙 집중식 매뉴얼로 정리할 수 있습니다.
교육 자료 생성
교육 자료의 품질을 높이기 위해 ClickUp Brain은 콘텐츠 생성 또는 다듬기와 같은 작업을 도와주는 글쓰기 도우미 역할을 할 수 있습니다.
ClickUp Brain을 사용하여 조직 전체에 자동화를 도입하기 위한 심층적인 교육 가이드를 만드세요
ClickUp Brain으로 자동화를 도입하기 위한 교육 자료를 생성하려면 먼저 자동화의 기본 사항과 그 이점을 설명하는 것부터 시작하세요. 그런 다음 대화형 스크린샷과 비디오를 통합한 단계별 가이드를 만들어 자동화를 설정하고 관리하는 방법을 시연하세요.
교육에 관련성을 높이려면 영업팀이나 HR 등 다양한 부서의 실제 사용 사례 시나리오를 포함하세요. Q&A 섹션을 추가하여 일반적인 문제를 해결하고 지식 확인을 위한 퀴즈를 제공하세요.
마지막으로 사용자의 진행 상황을 추적하고 피드백을 수집하여 자료를 개선하고 조직 전체에서 자동화 도구를 효과적으로 채택할 수 있도록 하세요.
💡프로 팁: 이메일 자동화 설정하기 를 설정하여 신입 사원이 입사하자마자 교육 매뉴얼을 즉시 전송하여 모든 신입 사원이 지체 없이 교육 매뉴얼을 받을 수 있도록 하세요.
교육 문서에 대한 피드백을 수집하여 경험을 개선하는 것도 잊지 마세요.
이제 데이터 입력 프로세스를 자동화하는 방법을 알았으니, 아무리 잘 짜여진 플랜이라도 장애물이 있을 수 있다는 점을 인식해야 합니다. 이 과정에서 직면할 수 있는 몇 가지 문제를 살펴보겠습니다.
데이터 입력 자동화의 과제 ## 데이터 입력 자동화의 과제
데이터 입력 자동화에 수반되는 장애물을 이해하면 이를 성공적으로 플랜하고 탐색하는 데 도움이 될 수 있습니다. 다음은 데이터 입력 자동화를 구현할 때 조직이 직면하는 주요 과제입니다:
- 높은 초기 비용: 자동화 시스템을 설정하려면 소프트웨어와 인프라에 상당한 초기 투자가 필요할 수 있습니다. 장기적인 비용 절감으로 이러한 비용을 상쇄할 수 있지만, 초기 재정적 부담은 많은 비즈니스에 장애물이 될 수 있습니다
- 데이터 품질 문제: 자동화된 시스템은 입력 데이터의 품질에 크게 의존합니다. 입력된 데이터가 부정확하거나 일관성이 없으면 출력에 결함이 발생하여 자동화의 이점이 훼손될 수 있습니다
- 변화에 대한 저항: 수동 프로세스에 익숙한 직원들은 자동화 시스템으로의 전환에 저항할 수 있습니다
- 한도 제한적 맞춤화: 일부 자동화 도구는 특정 비즈니스 요구에 맞게 솔루션을 맞춤화할 수 있는 유연성을 제공하지 않아 조직의 고유한 과제에 영향을 미칠 수 있습니다
- 유지보수 및 업데이트: 자동화된 시스템이 효과적으로 기능하려면 정기적인 유지보수 및 업데이트가 필요합니다
- 규정 준수 및 보안 위험: 자동화 시스템을 통해 민감한 정보를 처리하면 자동화 프로세스가 관련 규정을 준수하기 위한 규정 준수 및 보안 문제가 제기됩니다
데이터 입력 자동화를 통한 효율성 및 정확성 확보
수동 데이터 입력 프로세스를 자동화하는 것은 효율성을 높이고 오류를 줄이며 시간을 절약하기 위한 전략적인 조치입니다. 반복적인 작업을 파악하고, ClickUp과 같은 적절한 도구를 선택하고, 명확한 워크플로우를 설정하여 데이터 관리를 혁신할 수 있습니다.
시스템을 정기적으로 테스트 및 모니터링하고 교육에 투자하여 잠재력을 극대화하세요. 목표는 프로세스를 개선하여 팀이 창의성과 혁신에 집중할 수 있도록 하는 것입니다. 자동화를 도입하여 보다 효율적이고 생산성 높은 조직의 이점을 누려보세요! ClickUp에 가입하기 오늘!