이 상황을 상상해 보세요: 꼭 필요한 휴가를 떠나기 위해 짐을 꾸리고 긴장을 풀 준비가 되었습니다. 하지만 휴가 모드를 켜고 업무 모드를 끄려는 순간 수신함에서 이메일이 쏟아져 들어옵니다. 정말 답답하죠?
또는 중요한 비즈니스 출장 중에 인맥을 쌓느라 바쁠 수도 있습니다 팀 커뮤니케이션 앱이 핑을 멈추지 않고 대화를 방해하지 않습니다! 😟
모든 이메일에 수동으로 응답하는 것은 최선의 방법이 아닙니다. 이때 잘 작성된 부재 중 메시지가 혼란에서 벗어날 수 있는 방법입니다. 언제 돌아올지 명시한 답장을 보낼 수 있어 모든 사람에게 부재 중임을 알릴 수 있습니다. ✅
대부분의 조직은 Microsoft 환경 내에서 운영되므로 Outlook이 공식 이메일 채널로 사용되는 경우가 많습니다. 따라서 받은 편지함을 확인하기 위해 Outlook에서 부재 중 회신을 설정하는 방법에 대한 단계별 가이드를 안내해 드리겠습니다.
부재중 메시지란 무엇인가요?
부재 중(OOO) 메시지는 부재 중일 때 이메일이나 메시지를 보낸 사람에게 보내는 자동 회신(미리 준비된 회신)입니다. 다음과 같이 생각해 보세요 받은 편지함 관리 도구 를 가상 '부재중' 표시로 설정하여 클라이언트, 동료 및 기타 연락처에게 언제 연락을 받을 수 있는지 알려주세요.
이러한 자동 회신은 다음과 같은 상황에서 유용합니다:
- 개인 휴가 또는 휴가 중: 휴가, 유급 휴가, 병가, 부모님 휴가, 사별 휴가 등을 사용하는 경우.
- 비즈니스 출장 또는 공식 커밋: 출장, 컨퍼런스 및 이벤트 참석, 회사 수련회, 배심원 참석 등.
- 일시적으로 자리를 비운 경우: 집중하거나 심도 있는 일을 하는 동안 방해를 최소화하고 싶을 때, 프로젝트에 집중할 시간을 따로 설정하거나 회의에 참석하는 경우 등.
요약하면, 연락처로 전송되는 자동 답장은 부재 중임을 알리고 부재 시작 시간과 종료 시간을 알려주므로 다음을 유지할 수 있습니다 직장에서의 협업 .
Outlook에서 외근을 설정하는 방법: 단계별 가이드
데스크톱, 웹 또는 모바일 앱을 통해 Outlook에 액세스하는 경우 모든 버전의 Outlook에서 OOO 메시지 설정에 액세스할 수 있습니다.
Outlook에서 부재 중 메시지를 설정하는 방법은 다음과 같습니다:
1단계: Outlook을 열고 설정으로 이동 ## 2단계: 설정으로 이동
다른 플랫폼에서 Outlook 설정으로 이동하는 방법은 다음과 같습니다:
- 웹에서 Outlook: 웹에서 Outlook을 열려면 웹 사이트로 이동하여 계정에 로그인합니다. 로그인이 완료되면 오른쪽 상단의 설정 아이콘(톱니바퀴 아이콘)을 클릭합니다. 왼쪽 창에서 계정 섹션을 클릭하고 오른쪽 창에 있는 메뉴에서 자동 답장을 선택합니다. 메시지를 설정하고 저장하여 적절한 자동 답글을 보내세요
via로 이동합니다 Microsoft
- Outlook Windows 앱: 데스크톱 또는 노트북에서 Outlook 앱을 실행하고 계정에 로그인합니다. Outlook 창의 왼쪽 상단에 있는 파일 탭을 클릭하고 자동 답장까지 아래로 스크롤합니다
- **Outlook Mac 앱: Apple 데스크톱 또는 노트북에서 Outlook 앱을 열고 왼쪽 상단 모서리에 있는 Outlook 메뉴를 클릭합니다. 아래로 환경설정까지 스크롤하여 자동 회신을 선택하면 부재 중 날짜를 확인하는 회신을 보낼 수 있습니다
- **Outlook 모바일 앱: iOS 또는 Android 디바이스에서 Outlook 앱을 실행합니다. 화면 오른쪽 하단의 톱니바퀴 아이콘을 탭합니다. 자동 회신을 설정할 계정을 선택합니다. 자동 답장_ 옵션을 선택합니다
2단계: 자동 답글 및 해당 기간 설정하기 ## 2단계: 자동 답글 및 해당 기간 설정하기
자동 답글 기능을 찾았다면 스위치를 토글하여 활성화합니다. 이제 두 가지 옵션이 있습니다:
- 수동으로 설정할 때까지 자동 회신을 무기한으로 보내도록 Outlook을 구성합니다
- 특정 날짜 범위에서만 자동 회신을 사용하려면 시작 날짜와 종료 날짜를 정의합니다. 여기서 자동 회신 기능은 정의된 기간의 각 시작 날짜와 종료 날짜에 자동으로 켜지고 꺼지므로 수동 개입 없이 자동 회신을 보낼 수 있습니다
via Microsoft 두 번째 옵션을 선택하면 Outlook의 설정을 통해 달력을 차단하고, 새 이벤트 초대를 자동으로 거절하고, 이 날짜 범위에 대한 회의를 취소할 수 있습니다.
3단계: OOO 메시지 작성
다음은 자동 회신 상자에서 부재중 메시지를 입력하는 부분입니다.
발신자에 따라 별도의 메시지를 추가할 수 있는 두 개의 Box가 있습니다. 첫 번째는 조직 내부로 답장을 보내는 경우이고, 두 번째는 조직 외부로 답장을 보내는 경우입니다.
전자는 동료, 팀원, 매니저 등과 같은 내부 연락처에게 알립니다. 동시에 후자는 클라이언트, 공급업체 등과 같은 외부 연락처를 위한 별도의 메시지를 추가할 수 있습니다.
이 설정은 조직 내부에서 자동 회신을 보낼 수 있는 옵션을 제공합니다. 그러나 조직 외부로 회신을 보내는 Box는 선택 사항입니다. 외부 연락처나 출처에서 오는 모든 수신 메시지에 자동으로 답장하려는 경우에만 이 확인란을 선택해야 합니다.
전문가 팁: 내부 및 외부 대상에게 별도의 메시지를 보내는 이 기능은 주로 웹의 Outlook과 Windows/Mac 앱에서 사용할 수 있다는 점에 유의하세요. Outlook 모바일 앱에서는 하나의 자동 회신 상자(Box)를 사용하여 모든 연락처에 회신을 보낼 수 있습니다.
4단계: 추가 설정 미세 조정
위에서 강조 표시된 대로 Outlook에서 추가 자동 회신 설정을 구성할 수 있습니다:
- 정의된 기간 동안 달력에서 차단하기
- 해당 기간 동안 진행되는 이벤트에 대한 새 초대를 거부합니다
- 해당 기간 동안 회의 거부 및 취소
- 조직 외부로 자동 회신 보내기
- 목록에 있는 연락처로부터 수신되는 메시지에 대해 조직 외부로 자동 답장 보내기
5단계: OOO 메시지 저장
자동 회신을 맞춤형으로 설정하고 메시지가 마음에 들면(이 과정에서 문제가 발생하면 아래 팁을 확인하세요) _저장을 클릭하여 변경 사항을 저장하고 부재중 자동 회신을 활성화하세요. 이제 이메일을 보내는 모든 사람에게 자동 답장이 전송됩니다.
➡️ 자세히보기 : 10 가지 최고의 이메일 생산성 도구
자동 답장을 위한 OOO 메시지 작성 팁과 요령
명확하고 간결하며 유익한 OOO 메시지를 통해 일과 삶의 균형과 프로페셔널한 면모를 유지할 수 있습니다.
이러한 목표를 달성할 수 있도록 매력적인 OOO 메시지를 작성하는 방법에 대한 몇 가지 팁과 요령을 알려드립니다:
- 부재 중인 정확한 날짜 또는 기간을 명시하세요
- 부재 중인 이유에 대해 장황하게 설명하지 말고 정보를 전면에 배치하여 독자가 부재 중인 이유, 연락을 기대할 수 있는 시기, 긴급 상황 시 연락할 수 있는 방법을 미리 파악할 수 있도록 하세요
- 정렬, 색상, 강조 등의 형식 옵션을 사용하여 부재 시간, 대체 연락처 정보, 임시 응답 타임라인 등과 같은 중요한 정보를 강조할 수 있습니다.
- 내부 팀과 외부 연락처를 위해 서로 다른 자동 응답을 맞춤 설정하세요. 예를 들어, 내부 팀을 위한 메시지에는 진행 중인 프로젝트를 처리하는 방법에 대한 입력 내용을 포함할 수 있고, 외부 연락처에는 복귀 날짜를 표시하여 응답할 수 있습니다
- 외부 연락처의 경우, 메시지를 전문적이고 부재와 관련된 내용으로만 작성하고 기밀 유지에 유의하세요
- "기다려 주셔서 감사합니다." 또는 "제가 돌아오면 연결되기를 고대합니다."와 같은 문구를 포함하여 개인적이고 친근한 느낌을 더하세요
Outlook 사용 한도 사용 한도
웹의 Outlook과 데스크톱 앱은 자동 회신을 켜는 인상적인 기능을 제공하지만, 특정 시나리오, 특히 복잡한 커뮤니케이션과 관련된 시나리오에서는 한계가 있을 수 있습니다.
이를 이해하려면 다음과 같은 Outlook 한도를 고려하세요:
1. 기본 자동화 지원
기간을 시작과 종료로 정의하더라도 다른 시간대, 근무 시간 외 또는 조직 전체의 상태 업데이트에 대해 메시지를 예약할 수 없습니다. 따라서 Outlook에서 자동 회신을 켰을 때 달성할 수 있는 작업이 한도 내에서 제한됩니다.
2. 특정 연락처에 대한 맞춤형 알림 없음
내부 및 외부 연락처에 자동 회신을 보내더라도 맞춤형 응답으로 특정 이메일의 우선 순위를 지정할 수 없습니다.
예를 들어, 둘 다 내부 연락처이더라도 팀원에게 보내는 자동 답장과 다른 부서에 보내는 표준 자동 답장에 다른 연락처 정보를 공유하고 싶을 수 있습니다. 이렇게 하면 효과적으로 팀 관리 .
3. 공유 받은 편지함에 대한 맞춤형 설정 한도*
귀하와 귀하의 팀에서 공유 받은 편지함 의 경우 Outlook에서 자동 회신을 설정하기 어려울 수 있습니다. 결국 다양한 문의나 수신 메시지에 응답하려면 더 많은 유연성이 필요합니다.
4. 부족한 모바일 앱*
Outlook 모바일 앱은 자동 답장 설정이라는 최소한의 기능만 제공합니다. 달력을 차단하고 이벤트 초대를 거절하는 것은 말할 것도 없고, 내부 및 외부 발신자에게 보낼 메시지를 구분할 수도 없습니다.
5. 한도 제한적 통합
Outlook의 자동 회신 기능은 앱 자체 내에서 잘 작동합니다. 하지만 모든 기능을 갖춘 다른 앱과의 통합은 한도 제한이 있습니다 이메일 관리 소프트웨어 .
예를 들어 Outlook의 자동 회신은 Slack과 같은 다른 커뮤니케이션 도구와 동기화되지 않을 수 있으므로 다른 앱의 연락처에 메시지를 수동으로 보내지 않으면 혼동을 일으킬 수 있습니다.
➡️ 자세히 보기: 실시간 협업 및 비동기 작업에 대한 이점
ClickUp으로 부재 중 일정 관리하기 # 외근 일정 관리하기
Outlook에서 부재 중 메시지를 설정할 때 위에서 언급 한 한도로 다음을 찾을 수 있습니다 대안 를 설정하여 받은 편지함 관리 상태를 파악하세요.
다행히도 다음과 같은 도움을 받을 수 있습니다 ClickUp !
ClickUp은 내부 또는 외부 커뮤니케이션에 대응하는 등 사무실 밖에서 필요한 사항을 관리할 수 있는 다재다능하고 강력한 솔루션입니다!
ClickUp 채팅으로 모든 대화를 체계적으로 관리하고 접근성을 유지하세요
와 ClickUp 채팅 을 사용하면 팀이나 프로젝트를 위한 전용 채팅 채널을 통해 자리를 비운 상태에서도 스레드를 분리하고 상황에 맞는 대화를 나눌 수 있습니다.
이 기능을 통해 팀원들은 시스템에서 바로 여러분의 근무 가능 여부와 우선순위를 확인하고 회의를 예약할 수 있습니다. 채팅은 워크플로우 에코시스템 내에서 바로 이루어지므로 다른 커뮤니케이션 앱으로 이동할 필요가 없습니다.
clickUp Chat으로 커뮤니케이션 및 워크플로우에 대한 포괄적인 개요를 확인하세요
실제 업무와 분리되어 정적인 Outlook의 부재 중 답장과 달리, ClickUp Chat의 시스템은 병목 현상 없이 부재 중에도 팀이 대화를 계속하고 작업을 관리하는 동적인 대화형 공간입니다.
OOO 세부 정보를 팀의 진행 중인 워크플로우에 통합함으로써 ClickUp 채팅은 중단을 줄이고 프로젝트를 추적할 수 있는 보다 총체적이고 투명한 접근 방식을 제공합니다.
팀원들은 ClickUp 채팅을 통해 여러분의 근무 가능 여부와 우선순위를 보기도 하고 직접 회의를 예약할 수도 있습니다_
또한, 모든 일을 한 곳에서 관리할 수 있는 ClickUp 채팅은 부재 중 메시지가 관련 작업 및 프로젝트에 바로 연결되도록 합니다. 따라서 팀원들은 별도의 이메일과 메시지를 검색할 필요 없이 연결된 작업이나 관련 문서 등 부재 중과 관련된 모든 컨텍스트를 쉽게 확인할 수 있습니다.
또한, 부재 중 팀원이 작업이나 문서를 멘션하면 채팅에 자동으로 연결됩니다. 그 결과, 진행 중인 모든 대화와 활동이 가시성과 추적성을 유지하여 놓쳤을 수 있는 내용을 즉시 개요로 확인할 수 있습니다.
clickUp 채팅으로 팀과 외부 연락처에 부재 중임을 알리세요
자리를 비우기 전에 현재 진행 중인 프로젝트, 마감일, 보류 중인 작업을 요약한 상세한 '업데이트' 또는 '공지' 게시물을 작성하세요. 이러한 게시물은 채팅에서 계속 액세스할 수 있으며 부재 중에도 팀이 신뢰할 수 있는 참고 자료로 활용할 수 있으므로 응답을 기다릴 필요가 줄어듭니다.
clickUp @멘션_으로 부재 기간 동안 처리해야 할 중요한 작업 항목에 대해 팀의 주의를 환기하세요
마지막으로, ClickUp 채팅은 또한 멘션 기능을 사용하면 특정 팀원, 그룹 또는 전체 팀에 즉시 부재 중임을 알릴 수 있습니다. 부재 중에도 모든 것에 액세스할 수 있도록 주요 업데이트, 토론 또는 작업에 대한 주의를 환기시키세요.
➡️ 자세히 보기: 15 가지 무료 프로젝트 커뮤니케이션 계획 템플릿: Excel, Word 및 ClickUp
ClickUp Brain을 사용해 조직 외부와 내부에 답장을 보내세요 ##
clickUp Brain의 AI 기능을 사용하여 부재 중 메시지를 강화하여 연락처에 전송하세요
부재 중에도 ClickUp Brain 는 통합 AI 도구로 작업, 이전 채팅, 프로젝트 컨텍스트에 대한 기본적인 질문에 즉시 답변해 줍니다.
따라서 팀원들은 AI가 이미 제공하는 정보를 얻기 위해 여러분에게 의존할 필요가 없습니다.
또한 돌아와서 긴 이메일 스레드와 백로그를 뒤적거릴 필요도 없습니다. ClickUp의 AI 캐치업 기능은 자리를 비운 동안 발생한 모든 것을 요약하여 중요한 업데이트, 결정 사항, 처리해야 할 작업 항목을 빠르게 확인할 수 있습니다.
진행 중인 프로젝트나 새로운 과제와 관련된 메시지가 있다고 가정해 봅시다. 이 경우, ClickUp Brain은 해당 메시지를 필요한 모든 세부 정보가 포함된 작업으로 변환하여 보류 중인 작업을 더 쉽게 파악할 수 있도록 해줍니다.
물론 Brain은 정확한 어조와 문맥으로 부재 중 메시지를 작성하여 시간과 노력을 절약해 줍니다.
ClickUp Clip을 통해 팀에 정보를 공유하세요
clickUp 클립으로 빠른 세부 정보를 기록하고 ClickUp 채팅을 통해 공유하세요_
와 ClickUp Clip 를 사용하면 팀이 쉬는 동안 액세스할 수 있도록 빠르고 유익한 비디오 메시지를 녹화하고 공유할 수 있습니다. 제품 안내, 작업 또는 프로젝트 핸드오프, 프로세스를 명확하게 설명하는 시각적 업데이트 등을 공유할 때 유용합니다.
웹 및 기타 도구에서 Outlook과 통합
clickUp 통합을 통해 1000개 이상의 도구 및 플랫폼과 통합_ _1000개 이상의 도구 및 플랫폼과 통합하세요
The ClickUp 통합 기능은 1000개 이상의 생산성 도구, 앱 및 플랫폼과의 기본적이고 원활한 통합을 제공합니다. 다른 커뮤니케이션 도구에서 가져와 모든 것을 동일한 페이지로 가져와 모든 플랫폼에서 번거로움 없이 메시지를 주고받을 수 있습니다.
clickUp으로 Outlook에서 부재 중 메시지 관리 및 예약하기
Outlook 생태계를 고수하고 싶다면 다음을 살펴보세요 ClickUp 및 Outlook 통합 작업 관리 기능을 이메일 커뮤니케이션에 내장하고 자동 답장을 보낼 수 있습니다.
ClickUp으로 이메일 관리하기 ## ##
clickUp 이메일 프로젝트 관리로 이메일과 일을 한곳에서 정리하세요_
말하기 이메일 관리 를 사용하여 ClickUp 이메일 프로젝트 관리 로 이동하여 모든 대화를 중앙 집중식 위치에 통합하세요.
ClickUp 환경 내에서 이메일을 보내고 추적하고, 특정 작업을 중심으로 대화를 구성하고, 맞춤형 알림을 보내고, 알림을 발행하고, 받은 편지함을 최적화하여 부담 없이 작업을 재개할 수 있습니다.
전문가 팁: ClickUp은 조직 내외부의 이해관계자들과 소통할 수 있는 다양한 템플릿을 제공합니다. 템플릿 다운로드 ClickUp 인스턴트 메시지 템플릿 을 사용하여 자동화된 부재 중 메시지를 통해 팀 상호 작용을 간소화 및 표준화하고 부재 기간에 대한 빠른 업데이트를 공유하세요.
부재 중이지만 ClickUp으로 연락하기
부재 중일 때 자동 답장을 보내는 것은 조직 내외부의 이해관계자에게 소식을 알리는 실용적인 방법입니다. 하지만 Outlook의 자동 회신에서 멈출 필요는 없겠죠?
ClickUp을 사용하면 여러 채널에서 업데이트를 공유하고, 부재 중임을 전달하고, 형식 옵션을 사용하여 메시지와 작업을 강조하고, 받은 편지함을 깔끔하게 유지할 수 있습니다.
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