끊임없이 정보가 넘쳐나는 시대에 동일한 정보를 한 입 크기의 '스낵형' 버전으로 제공한다는 전제는 사용자에게 획기적일 수 있습니다.
그렇다면 조직에서 정보 격차를 효율적으로 해소하려면 무엇이 필요할까요? 학습, 교육, 정보를 여러 팀과 기능에 걸쳐 성공적으로 전파할 수 있을까요?
여기에는 빠른 참조 가이드가 유용합니다. 빠른 참조 가이드는 이동 중에도 쉽게 이해할 수 있는 정보 캡슐 역할을 합니다.
이 가이드에서는 참조 가이드와 그 중요성, 그리고 팀을 위해 참조 가이드를 쉽게 만드는 방법을 살펴봅니다. 시작하겠습니다. 👷
참고 가이드란 무엇인가요?
참조 가이드는 최종 사용자에게 제품에 대한 지침이나 정보를 압축하여 제공하는 문서입니다
이 문서의 목표는 사용자 설명서와 달리 가능한 한 가장 빠른 방법으로 정보를 찾고 쿼리를 해결하는 데 도움을 주는 것입니다.
간단하고 직관적으로 작성되어 독자가 필수 정보에 쉽게 접근할 수 있습니다.
참조 가이드는 일반적으로 사용자가 특정 작업을 수행할 수 있도록 팔로워가 따라하기 쉬운 단계별 지침을 포함합니다. 간결하기 때문에 제품이나 서비스의 채택을 가속화하는 데 중요한 역할을 합니다.
예를 들어, 새로 구매한 가젯과 함께 제공되는 제품 설치 가이드를 들 수 있습니다. 자세한 설명 중심의 매뉴얼과 달리 이러한 가이드는 쉽게 활용하고 실행할 수 있는 핵심 정보를 공유하는 데 중점을 둡니다.
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참고 가이드의 요소는 무엇인가요?
빠른 참조 가이드는 목적별로 나뉘어 있지만 학습(또는 교육)이 유기적이고 쉽게 느껴지도록 한다는 공통의 목표로 통합되어 있습니다.
단계별 가이드를 만들든 제품/프로세스 개요 가이드를 만들든, 빠르고 소모적이며 효과적인 가이드를 만들기 위한 몇 가지 필수 요소는 다음과 같습니다. 👇
1. 제목
참조 가이드의 제목을 단순하게 유지하되, _무엇을 위한 가이드인지, 무엇을 해결하는 _ 가이드인지 한 눈에 알 수 있도록 하여 최종 사용자가 쿼리를 해결하려고 할 때 관련 가이드를 더 빨리 찾을 수 있도록 하세요. 이를 통해 고객이 자신 있게 제품이나 서비스를 탐색할 수 있으므로 전반적인 고객 만족 지수가 높아집니다.
2. 콘텐츠
참조 가이드를 작성할 때는 항상 깔끔하게 정리하세요. 전문 용어, 복잡한 의사소통, 두툼한 단락을 줄이세요. 이렇게 하면 독자가 문제의 핵심을 더 빨리 파악할 수 있습니다. 정보를 통해 문제를 더 빨리 해결할수록 고객은 더 빨리 서비스를 즐길 수 있습니다.
3. 비주얼
인간의 뇌는 이미지를 저장하고 처리할 수 있는 속도가 13밀리초의 인상적인 속도 . 따라서 스크린샷, 아이콘, UI 이미지와 같은 요소를 가이드에 통합하여 시각적으로 매력적으로 만드는 것은 쉬운 일이 아닙니다. 또한 제품 안내 및 교육용 비디오는 시각적 요소를 사용하면 훨씬 더 매력적입니다.
4. 형식
빠른 참조 가이드의 목적에 따라 가장 적합한 형식이 결정됩니다.
예를 들어 하나의 프로세스 가이드라인 문서에는 간단한 구조가 필요할 수 있습니다. 반면에 사용 방법 가이드를 만들려면 여러 섹션을 통합해야 합니다.
5. 간결성
효과적인 참조 가이드는 거의 항상 훑어볼 수 있고 최대 2페이지를 넘지 않는 것이 좋습니다. 간결함을 연습하는 것은 제품이나 프로세스 정보를 복잡하게 만들지 않는 훌륭한 연습입니다. 기술을 잘 모르는 초보자도 쉽게 접근할 수 있습니다.
보너스: 방법 알아보기 기술 사양 작성 에 모든 사람이 이해하기 쉬운 방식으로 기술 사양을 작성하세요.
참조 가이드가 중요한 이유는 무엇인가요?
참조 가이드는 최종 사용자가 가질 수 있는 쿼리를 예상하고 답변하면서 자명하게 설명해야 합니다.
이 모든 것은 빠른 참조 가이드가 얼마나 정확하고 사용하기 쉬운지에 달려 있습니다.
하지만 빠른 참조 가이드가 고객 충성도를 높이고 만족도를 높이는 방법을 살펴보기 전에 빠른 참조 가이드가 왜 중요한지 먼저 살펴보겠습니다.
빠른 참조 가이드는 다양하고 복잡한 문제나 시나리오를 해결한다는 점에서 다용도로 사용할 수 있습니다. 교육 기관에서는 교사가 커리큘럼과 수업 계획을 정의하고 표준화하는 데 사용할 수 있습니다.
서비스 기반 조직은 최고의 실행 방식 가이드를 참조하여 서비스 제공의 일관성을 유지하고 평판을 보호할 수 있습니다. 동시에 고객 경험 리더는 참고 자료를 사용하여 고객 서비스 상담원의 교육 속도를 높일 수 있습니다.
참고 가이드도 참조하세요:
- 사용자가 자기 수준에 맞는 방식으로 제품에 익숙해지도록 하여 마찰을 줄입니다
- 직원과 이해관계자를 문서화하고 조율하여 교육을 간소화함으로써 교육 비용을 절감할 수 있습니다
- 편리한 답변을 제공하여 사용자가 더 빠르게 해결책을 찾을 수 있도록 지원
- 서비스 벤치마크를 설정하고 준수하도록 보장하여 브랜드 무결성 향상
빠른 참조 가이드 생성 방법
참조 가이드는 지침을 전달하고 문화, 프로세스 또는 규정 준수 프레임워크와 같은 주요 기본 사항을 개괄적으로 설명하는 데 매우 중요합니다. 마찬가지로 중요한 것은 참조 가이드의 디자인 방식입니다. 참조 가이드는 올바른 구조를 가져야 하며 대상 사용자가 쉽게 액세스할 수 있어야 합니다.
은 빠른 참조 가이드를 쉽게 구성, 디자인 및 제공할 수 있는 올인원 플랫폼을 제공함으로써 이 프로세스를 간소화합니다.
다음 단계에 따라 대상 고객을 위한 완벽한 참조 가이드를 만들어 보세요.
1단계: 대상 고객 파악하기 ## 1단계: 대상 고객 파악하기
훌륭하고 유용한 참조 가이드는 청중의 고충을 해결하고 그들이 질문하기 전에 모든 쿼리에 답하는 것을 목표로 합니다.
이는 공유할 정보와 공유 수준을 결정합니다. 영업 팀이나 잠재 고객 발굴 팀을 위한 가이드에 포함되는 정보의 깊이는 제품 개요 가이드에 포함되는 것과는 다를 수 있습니다.
대상 고객을 파악하는 것은 가이드의 이해 관계자를 파악하는 것부터 시작됩니다. 아직 확실한 아이디어가 없는 경우에는 가이드가 가장 큰 영향을 미칠 수 있는 대상을 조사해 보는 것이 좋습니다. 기존 데이터를 설문조사하고, 업계/직장 동료들을 인터뷰하고, 몇 가지 조사를 수행하여 이를 달성할 수 있습니다.
오디언스를 파악하기 위해 작업할 때 다음을 사용하는 것도 고려해 보세요
clickUp 플랫폼에 내장된 AI 어시스턴트입니다. 이 tool은 시장 동향, 고객 리뷰, 경쟁사 활동과 같은 주요 데이터를 분석합니다.
ClickUp Brain을 활용하여 데이터를 분석하고 청중의 요구를 효과적으로 발견하십시오
오디언스 페르소나를 통해 다양한 이해관계자의 구체적인 니즈와 과제를 정확히 파악하여 콘텐츠를 효과적으로 맞춤화할 수 있습니다.
2단계: 목적과 개요 설정 **2단계: 목적과 개요 설정하기
최종 타겟을 염두에 두고 참조 가이드를 작성할 차례입니다.
그러기 전에 몇 가지 질문에 답해야 할 수도 있습니다:
- 어떤 정보가 우선시되는가?
- 본론으로 들어가기 전에 얼마나 많은 컨텍스트 설정이 필요한가?
- 개요를 개발할 때 고려해야 할 최고의 실행 방식이 있나요?
청중의 가장 큰 쿼리에 먼저 답하는 프레임워크를 만드는 것이 좋습니다. 광범위한 정보를 포괄적으로 다루는 대신 하나의 주제, 주제 또는 쿼리에 집중하는 것을 고려해 보세요
가이드의 구조를 구축할 때 ClickUp Brain은 목적과 개요에 맞는 AI 기반 제안을 제공함으로써 도움을 줍니다. 중요한 주제에 대한 권장 사항과 명확성과 집중력을 위해 콘텐츠를 가장 잘 구성하는 방법을 제공합니다.
정확한 콘텐츠 생성을 위해 사용자의 요구와 선호도에 맞게 조정하는 Reprompt ClickUp Brain
3단계: 가독성을 위한 콘텐츠 형식 지정
콘텐츠는 오디언스가 있는 곳에서 오디언스를 만날 수 있어야 합니다. 즉, 기술적 배경 지식이 있는 독자를 대상으로 하는 것이 아니라면 참조 가이드에서 업계 전문 용어를 사용하지 마세요.
하지만 언어뿐만 아니라 참조 가이드는 훑어보기 쉬워야 하며, 무엇보다도 그 자체로 가치가 있어야 합니다.
다른 리소스를 공부하지 않고도 일관성이 없는 가이드는 가치가 없습니다.
가이드 문서의 콘텐츠가 유용하고 이해하기 쉽도록 하기 위해 할 수 있는 일은 다음과 같습니다:
- 모호함 없애기: 기존 콘텐츠와 관련이 없는 주제나 프로세스는 소개하지 않습니다
- 단순화하기: 간단하고 보편적인 언어를 사용합니다. 프로세스를 자세히 설명할 때는 전문 용어에 의존하지 말고 설명하세요
- 명확성을 위한 형식: 길고 두툼한 단락은 부담스러울 수 있습니다. 가능하면 문장을 작은 단락으로 나누고 개념을 글머리 기호로 정리하세요. 읽기 쉽고 읽기 쉬운 폰트를 선택하세요
- 최신 정보 유지: 정보 검증은 이 프로세스에서 필수적인 부분이며, 특히 자주 변경되는 프로세스를 중심으로 참조 가이드를 작성하는 경우에는 더욱 그렇습니다
특히 여러 이해관계자의 동의가 필요한 프로세스나 제품에 대한 세부 정보가 포함된 경우 참조 가이드를 만드는 것이 항상 빠른 것은 아닙니다.
이런 상황에서는 문서 액세스 보안을 유지하면서 자유롭게 맞춤 설정하고 협업할 수 있는 플랫폼을 선택하는 것이 무엇보다 중요합니다.
가 도움이 될 수 있습니다.
ClickUp 문서
ClickUp 문서로 기능 간 협업 강화하기
확실한 선택인 이유는 무엇일까요? 문서를 사용하면 가능합니다:
- 스타일 옵션과 중첩된 페이지부터 북마크와 테이블 삽입까지 원하는 대로 문서 형식 지정하기
- 검색, 정렬, 필터링 ClickUp 문서 허브 로 이동하여 필요한 문서를 찾고, 끝없이 스크롤하는 시간 소모적인 작업을 피하세요
- 팀과 실시간으로 편집하고 텍스트를 작업으로 변환하는 등의 작업을 할 수 있습니다
서식 있는 옵션과 슬래시 명령어를 사용하여 ClickUp 문서에서 중요한 사항을 강조하세요
📖 함께 읽어보기 :
문서에 AI를 사용하는 방법 (사용 사례 및 프롬프트)
4단계: 매력적인 가이드 만들기
구조와 콘텐츠가 준비되었다면 이제 가이드에 약간의 재미만 더하면 됩니다. 왜 그럴까요?
사람들은 시각적 자극에 빠르게 반응하고 기억하는 경향이 있습니다. 따라서 어려운 고객 서비스 전화를 처리하거나 작업 관리 또는 CRM 도구를 사용하기 위한 단계별 가이드/프로토콜은 적절한 '자극'을 통해 더욱 효과적입니다.
비디오, GIF, 제품 쇼케이스와 같은 요소는 아무리 지루한 프로세스나 정보도 흥미롭게 학습할 수 있게 해줍니다
ClickUp Clips로 프로세스 문서와 참조 가이드를 멋지게 꾸미세요
을 사용하면 음성 해설을 통합하는 옵션과 함께 즉석 화면 녹화를 캡처, 녹화 및 공유할 수 있습니다.
ClickUp 인터페이스에 매끄럽게 삽입되어 프로세스나 기능을 시연해야 할 때 빠르고 편리하게 화면을 녹화할 수 있습니다. 공개 또는 개인 공유 및 다운로드 옵션 중에서 선택하여 콘텐츠를 손쉽게 공유할 수 있습니다.
원하는 경우
참조 가이드를 보완하기 위해 Clip을 통합하면 학습 경험이 훨씬 더 풍부해질 수 있습니다.
또한 ClickUp Brain을 사용하면 이동 중에도 Clip을 트랜스크립션하여 참조 가이드의 접근성을 높일 수 있습니다. 모든 녹화물은 저장되며 다음을 통해 쉽게 검색할 수 있습니다
를 통해 시청자가 필요한 정보를 찾을 수 있도록 합니다.
클릭업 클립 허브에 액세스하여 필요할 때마다 클립을 쉽게 찾아보고, 검색하고, 검색하세요
참조 가이드를 시작하려면 다음과 같이 ClickUp이 보유한 템플릿 저장소를 샅샅이 뒤져보세요. 👇
ClickUp 제품 요약 템플릿
The
는 모든 제품 관리자의 고민에 대한 해답입니다. 제품의 성공 여부가 여러 개발 단계에 걸친 여러 기능별 팀에 달려 있는 경우, 합의가 매우 중요합니다.
이 템플릿을 사용하면 제품 관리자가 하나의 액세스 가능한 문서에서 목표, 성공 기준, 릴리스 플랜 및 기능 사양을 벤치마킹하여 모든 팀을 조율할 수 있습니다. 제품을 처음부터 새로 만들든 재창조하든, 제품 관리자는 하나의 플랫폼을 통해 프로젝트를 효율적으로 브리핑, 추적 및 관리할 수 있습니다.
ClickUp은 프로젝트 관리, 브레인스토밍 옵션, 작업 관리, 프로젝트 계획, 문서 관리 등 많은 기능을 한 곳에서 제공합니다. 사용하기 쉽고 UI가 잘 디자인되어 있으며 팀 내 및 다른 팀과의 협업이 더 쉬워졌기 때문에 확실히 생활이 비교적 쉬워졌습니다. 작업을 더 잘 관리하고, 작업을 쉽게 추적하고 보고할 수 있었으며, 진행 상황 일일 허들을 기반으로 향후 계획을 쉽게 세울 수 있었습니다.
Ansh Prabhakar, 비즈니스 프로세스 개선 분석가, Airbnb
퀵 레퍼런스 가이드를 만드는 최고의 실행 방식
빠른 참조 가이드는 바로 그 정도로 간단해야 합니다. 만드는 가이드에 따라 복잡한 프로세스를 세분화하거나 기술 전문 용어를 피해야 할 수도 있습니다.
다음은 첫 번째(또는 다음) 빠른 참조 가이드를 만들 때 채택할 수 있는 검증되고 검증된 최고의 실행 방식입니다. 🗒️
1. 대상과 대상의 요구 사항 이해하기
최고의 참조 가이드는 잠재 고객이 제품을 이해하고 탐색하고자 할 때 최고의 체크포인트가 됩니다. 그러기 위해서는 고객이 가질 수 있는 모든 쿼리를 예상해야 합니다.
온라인 포럼, 설문조사를 검토하거나 소비자와 정기적으로 소통하는 팀과 상담하는 것만으로도 인사이트의 보고를 얻을 수 있습니다. 특히 제품이나 서비스를 사용할 때 직면하는 장벽에 관한 인사이트를 얻을 수 있습니다.
이를 통해 체크리스트를 작성하고 빠른 참조 가이드의 개요를 생성할 수 있습니다.
2. 가독성 및 접근성을 위해 가이드 형식 최적화하기
참조 가이드를 디자인할 때 고려해야 할 중요한 요소는 사용자 우선으로 만드는 것으로, 결국 사용자들의 제품 채택 시간을 기하급수적으로 단축하기 위한 것입니다.
이는 깔끔하게 포장된 제품 소개를 버리고 기능 이름과 같은 필수 요소에 충실하는 것을 의미할 수 있습니다. 사용자의 질문에 먼저 답하고 사용자가 이해할 수 있는 언어로 소통하세요
전문 용어를 버리고 필요한 경우 짧고 간결한 문장과 글머리 기호를 채택하여 더 나은 형식의 글을 작성하세요. 이미지를 추가하여 독자의 참여를 유도하세요. 정보 접근성이 핵심입니다.
3. 관련 정보만 포함하세요
제품의 폭과 깊이가 방대하면 관련성이 있는 정보를 추적하기 어렵습니다.
제품 참조 가이드를 작성할 때는 한 번에 한 가지 측면에 집중하여 잠재고객이 자율적으로 제품을 탐색하는 데 필요한 모든 정보를 얻을 수 있도록 하세요. 즉, 다른 기능이나 관련 기능에 대한 정보는 가이드에서 제외해야 합니다.
4. 일관성 있게 콘텐츠를 조정하세요
참조 가이드는 제품이나 프로세스만큼이나 역동적으로 유지되어야 합니다. 하지만 수시로 감사하고 수정해야 하는 이유가 여기에만 있는 것은 아닙니다.
참조 가이드를 채택할 때 좋은 관행은 해당 가이드가 고객에게 어떤 용도로 사용되는지 확인하는 것입니다. 참조 가이드는 변화하는 제품, 사용자의 우려와 기대, 사용성에 대한 인사이트를 반영하기 위해 필요할 때마다 발전해야 합니다
빠른 참조 가이드의 유형에는 어떤 것이 있나요?
고객의 요구 사항을 이해하는 것이 고객에게 적합한 가이드를 만들기 위한 기초가 된다는 것은 너무나도 분명합니다. 초점 주제를 한눈에 볼 수 있는 조감도만으로는 해당 주제에 대한 구체적인 쿼리를 충족시킬 수 없습니다.
정보에 입각한 선택을 할 수 있도록 빠른 참조 가이드의 세계를 간략하게 소개합니다. ✅
빠른 시작 가이드
이 가이드는 간단하고 번거로움 없이 사용자가 바로 시작할 수 있도록 도와줍니다. 명확한 지침과 이해하기 쉬운 일러스트를 통해 '입문' 가이드를 완벽하게 만들 수 있습니다.
예시: 소프트웨어 설치 및 제거를 다루는 설치 가이드.
제품 개요 가이드
이 가이드는 신규 사용자가 제품의 기능을 폭넓게 학습할 수 있도록 도와주는 완벽한 도구입니다. 이 가이드는 제품의 핵심 기능을 강조하면서 제품이 제공하는 가치를 확인할 수 있는 완벽한 플랫폼을 제공합니다.
제품 개요 가이드는 고객이 제품에 대해 알아가거나 제품 홍보 팀이 잠재 고객을 대상으로 프레젠테이션을 준비하는 시나리오에서 이상적인 선택입니다
예시: 코딩 키트와 같은 에듀테크 제품을 소개하는 카탈로그.
👀 보너스:
를 사용하면 필수 정보를 캡처하는 데 도움이 되는 구조화된 형식으로 작성 프로세스를 간소화할 수 있습니다.
작업 가이드
작업 가이드 또는 튜토리얼은 제품의 특정 기능을 살펴볼 수 있는 몰입형 방법입니다. 특정 워크플로우를 보여줌으로써 특정 작업을 수행하기 위한 간결하고 명확한 지침을 제공합니다
예시: 가구 소매업체와 같은 온라인 소비자 상점에서 공유하는 DIY 가이드.
제품 업데이트 가이드
기능적인 수준에서 이러한 가이드는 최종 사용자에게 업데이트와 그 의미를 문서화합니다. 반면에 이러한 가이드를 최적화하여 제품에 대한 고객 경험을 향상시키기 위한 조직의 헌신을 보여줄 수 있습니다.
예시: 소프트웨어 또는 플랫폼에 적용된 기능 업데이트를 탐색하는 방법에 대한 지침.
방법 또는 단계별 가이드
이러한 가이드는 모든 프로세스를 통해 사용자를 안내하는 것과 비슷합니다. 순차적인 지침을 제공하는 방법 가이드는 모든 단계에 대한 자세한 정보를 사용하여 작업을 간소화합니다
스크린샷과 같은 시각적 보조 자료는 포괄적인 워크플로우를 이해하기 쉬운 방식으로 표현하는 데 사용됩니다.
예시: 서버 재부팅 또는 네트워크 오류에 대한 응답과 같은 정교한 프로세스.
온보딩 가이드
프로세스와 마찬가지로 사람들은 구조와 프레임워크에 의존하여 주변 세계를 탐색합니다. 온보딩 가이드는 새로운 팀원을 조직의 시스템, 문화, 관행에 적응시키는 데 유용한 도구입니다
📌 예시: 기업의 직원 입문 프로세스.
📖 또한 읽어 보세요:
빠른 참조 가이드 예시
참조 가이드를 만들 때 올바른 템플릿을 선택하는 것은 필수입니다. 형식을 확정하면 가이드 개발 프로세스가 훨씬 더 간소화됩니다.
ClickUp은 빠른 참조 가이드 작성의 예시로 사용할 수 있는 다양한 템플릿을 제공합니다.
예를 들어, 다음과 같은
는 조직에 제품 로드맵을 관리할 수 있는 참조 가이드 템플릿을 제공합니다. 또는
는 마케팅 팀이 종합적인 브랜드 가이드를 작성하는 데 바로 사용할 수 있는 리소스를 제공합니다.
쉽게 탐색하고 맞춤 설정할 수 있으며, 다른 템플릿 예시도 살펴볼 수 있습니다:
ClickUp 작성 가이드라인 템플릿
강력한 목소리와 톤은 모든 브랜드에 필수적입니다. The
는 브랜드가 모든 커뮤니케이션 접점에서 일관되고 정확한 정체성을 유지할 수 있도록 지원합니다. 여기에는 블로그 게시물, 기사, 소셜 미디어 업데이트 및
.
모든 콘텐츠에 브랜드의 가치와 메시지가 반영되도록 하면 고객에게 일관된 경험을 제공할 수 있습니다. 템플릿 내에서 사용자 정의 상태와 필드를 활용하면 모든 단계에서 작성 프로젝트를 효과적으로 관리하고 추적할 수 있습니다. AI, 자동화 등의 통합으로 프로젝트 협업이 더욱 쉬워집니다.
ClickUp 제품 문서 템플릿
The
은 모든 제품 개발 프로젝트가 간소화되도록 지원합니다. 이 템플릿은 프로젝트 플랜을 정의하고, 예산을 설정하고, 로드맵을 추적할 수 있는 중앙 집중식 플랫폼을 제공하여 궁극적으로 제품 사양을 성공적으로 만들 수 있습니다.
관련된 팀은 이 템플릿을 사용하여 진행 상황을 추적하고, 관련 문서에 액세스하고, 타임라인과 예산을 따라잡을 수 있습니다. 다음을 위한 플랫폼을 제공하는 것 외에도
이 템플릿을 사용하면 제품 팀이 잘못된 의사소통, 정보나 데이터의 부정확성, 예상치 못한 프로젝트 병목 현상 등의 가능성을 제거할 수 있습니다.
ClickUp으로 빠른 참조 가이드 만들기
빠른 참조 가이드는 학습 과정을 간소화하면서 비용을 절감할 수 있는 핵심 요소입니다.
긴 매뉴얼과 달리 쉽게 업데이트할 수 있도록 설계되어 방대한 문서를 수정하거나 시간이 많이 소요되는 워크숍을 진행할 필요 없이 팀이 항상 최신 정보에 액세스할 수 있습니다
ClickUp과 같은 도구는 간소화된 콘텐츠 생성을 비롯한 많은 이점을 제공합니다. 또한 템플릿은 가이드의 탄탄한 토대를 제공하여 시간을 절약하고 일관성을 보장합니다.
오늘!