일반 개인정보 보호 규정(GDPR)에 대해 들어보셨을 겁니다.
데이터 프라이버시에 관한 것이죠? 본질적으로는 그렇습니다.
하지만 비즈니스 입장에서는 고객 및 목표 고객과 상호 작용하고 연락을 유지하는 방식에 근본적인 변화를 의미합니다.
예를 들어, Meta는 다음과 같은 문제로 막대한 벌금을 부과받았습니다 1.30억 달러 gDPR에서 정의한 데이터 프라이버시 매개변수를 준수하지 않은 것에 대한 벌금. 😲
따라서 EU 지역에 고객이 있는 경우 이 작업을 올바르게 수행해야 하며 최대한 빨리 완료해야 합니다!
이 블로그 게시물은 GDPR 준수에 대한 명확한 이해, 이를 달성하기 위한 편리한 체크리스트, 프로세스를 자동화하고 간소화하는 데 유용한 몇 가지 도구를 제공합니다.
시작하겠습니다. 🎢
GDPR 101: 기본 사항 이해하기
GDPR이란? GDPR 은 지역 내 개인의 데이터 프라이버시를 보호하기 위해 EU에서 시행하는 규정입니다. 이는 EU 시민의 개인 데이터를 수집, 저장, 사용 및 궁극적으로 비즈니스에서 보호하는 방법을 규정합니다
이 법은 2018년 5월에 시행되었으며 기업이 고객과 상호작용하는 방식에 큰 영향을 미쳤습니다. 이 포괄적인 가이드라인은 데이터 보호의 세 가지 광범위한 측면을 관리하기 위해 마련되었습니다:
- 데이터 프라이버시: GDPR은 개인이 자신의 개인 데이터에 액세스, 수정, 삭제, 처리 제한, 데이터 이동성, 처리 오브젝트, 데이터 처리 활동에 대한 정보를 받을 권리를 포함하여 자신의 개인 데이터를 더 잘 제어할 수 있는 권한을 부여합니다
- 데이터 보안: 기업은 적절한 기술적 및 조직적 보안을 구현해야 합니다개인 데이터 보호 조치무단 액세스, 변경, 공개 또는 파기로부터 개인 데이터를 보호해야 합니다
- 책임: 기업은 GDPR을 준수하고 있음을 입증할 책임이 있습니다. 여기에는 뱅킹과 같은 고위험 처리 활동에 대한 데이터 보호 영향 평가(DPIA)를 수행하고 특정 경우 데이터 보호 책임자(DPO)를 지정하는 것이 포함됩니다
기억하세요: 회사의 위치에 관계없이 EU 거주자의 개인 데이터를 수집하거나 처리하는 모든 조직은 GDPR을 준수해야 합니다. 여기에는 소규모 비즈니스, 다국적 기업, 심지어 비영리 단체도 포함됩니다.
어떤 데이터에 대해 이야기하고 있나요?
GDPR은 직접 또는 간접적으로 개인을 식별하는 데 사용될 수 있는 모든 정보인 개인 식별 정보(PII)에 초점을 맞추고 있습니다. 예시는 다음과 같습니다:
- 직접 식별자: 이름, 주소, 사회보장번호 또는 이에 상응하는 번호, 전화번호, 이메일 주소
- 간접 식별자: 성별, 인종, 생년월일, 지리적 표시, 직업, 인구통계학적 데이터
- 민감한 개인정보: 운전면허증 번호, 여권 번호, 생체정보, 금융정보, 의료기록, 전자 및 디지털 계정 정보, 직원 인사기록, 비밀번호 정보, 학교 식별번호
자세히 보기: 2024 년 최고의 데이터 거버넌스 소프트웨어 10 가지 (리뷰 및 가격)
비즈니스에 어떤 의미가 있나요?
GDPR의 관점에서 볼 때 귀사는 EU 시민의 데이터를 다루는 데이터 컨트롤러 또는 데이터 처리자입니다. 어느 범주에 속하느냐에 따라 비즈니스에 대한 기대치가 달라질 수 있습니다.
- 데이터 컨트롤러: 개인 데이터 처리의 목적과 수단을 결정하는 주체를 말합니다. GDPR 준수를 보장할 책임이 있습니다
- 데이터 처리자: 데이터 처리자는 데이터 컨트롤러를 대신하여 개인 데이터를 처리하는 주체를 말합니다. 데이터 처리자는 데이터 컨트롤러의 지침을 따라야 합니다
실제 예시에서 데이터 컨트롤러는 병원이 될 수 있고, 데이터 처리자는 병원이 환자 기록을 저장하는 클라우드 스토리지 제공자가 될 수 있습니다. 데이터 컨트롤러로서 병원은 어떤 정보를 저장하고 어떻게 사용할지 결정합니다. 클라우드 제공자(데이터 프로세서)는 병원의 지시에 따라 데이터를 안전하게 저장하기만 하면 됩니다.
기억하세요: GDPR은 데이터 컨트롤러에게 모든 비즈니스 프로세스에 프라이버시 보호를 설계하고 구현할 더 많은 책임을 부여합니다.
GDPR: 프라이버시 법인가요, 정보 보호법인가요?
프라이버시 법과 정보 보호법은 종종 같은 의미로 사용되지만, 그 뉘앙스는 분명합니다. 둘 다 개인의 데이터 보호에 관한 것이지만, 두 법은 약간 다른 각도에서 문제에 접근합니다
가장 넓은 의미에서 프라이버시 법은 원치 않는 가정 방문과 같은 사생활과 물리적 공간에 대한 침입으로부터 개인을 보호하는 것과 관련이 있습니다. 반면에 정보 프라이버시 법은 IP 주소나 이메일과 같은 개인 데이터를 보호하는 데 중점을 둡니다.
실제로 사용자가 가입한 서비스가 휴대폰의 GPS를 통해 사용자의 위치에 액세스하여 해당 지역의 업데이트를 보내거나, 배송 서비스가 사용자의 홈 주소로 항목을 배송할 수 있습니다. 이러한 비즈니스 중 하나에서 데이터 유출이 발생하면 사용자의 홈 위치가 갑자기 외부로 노출되어 악용될 수 있습니다.
이러한 맥락에서 GDPR은 주로 개인 데이터를 보호하지만, 더 광범위한 프라이버시 문제도 다루고 있습니다
GDPR은 단순히 데이터 보호에 관한 것이 아닙니다. 프라이버시 권리와 잊혀질 권리 등 기본적 권리에 관한 것입니다. 맥스 슈렘스 , 프라이버시 활동가
GDPR 준수 체크리스트: 데이터 보호를 위한 로드맵
이제 GDPR 코드를 해독했으니(최소한 기본은!), 이제 규정 준수를 위해 GDPR 감사 체크리스트에 포함해야 하는 광범위한 단계를 살펴봅시다.
1. 데이터 소스 지도 만들기
데이터를 보호하려면 먼저 어떤 데이터를 수집하고 있는지 파악해야 합니다. 감사를 실시하여 비즈니스에서 축적하는 모든 개인 데이터의 출처와 사용 방법을 파악하세요.
이를 효율적으로 수행하려면 다음 사항을 살펴봐야 합니다:
- 데이터 인벤토리: 이름, 주소, 연락처 정보, 금융 데이터, 생체 인식 데이터 등 수집된 모든 개인 데이터 범주의 상세 인벤토리를 작성합니다
- 데이터 소스: 웹사이트, 양식, 타사 제공자 또는 물리적 상호 작용 등 데이터의 출처를 식별합니다
- 데이터 처리 활동: 저장소, 처리, 전송, 공유 등 데이터 사용 방식 결정
- 데이터 보존: GDPR 원칙에 부합하고 개인 데이터 저장소를 최소화하는 데이터 보존 정책(데이터의 시스템 내 보관 기간)을 수립합니다
- 데이터 흐름: 조직 내 및 외부 당사자로의 데이터 흐름을 지도화하세요. 예를 들어, 배송 주문을 처리하는 타사 배송 서비스가 이 범주에 속합니다
💡 프로 팁: ClickUp CRM 은 고객 데이터를 지도화하고 저장하는 데 있어 최고의 데이터 솔루션이 될 수 있습니다. 영업팀 리드의 이메일 주소 캡처부터 고객 여정 및 추가 상호 작용을 파악하는 것까지 모든 데이터를 한 곳에 정리하는 데 도움이 됩니다.
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2. 데이터 보호 책임자(DPO)를 영입하세요
DPO는 조직 내 데이터 프라이버시를 위한 단일 연락 창구 역할을 합니다.
데이터 프라이버시 전문가인 데이터 보호 책임자는 조직의 데이터 관행이 GDPR 요건에 부합하는지 확인합니다. DPO는 데이터 주체의 요청을 처리하고, 데이터 침해에 대응하며, 위험 평가를 지원하고, 데이터 보호 당국과의 연락 담당자 역할을 합니다.
DPO 자격을 갖추려면 데이터 보호법에 대한 전문 지식을 갖추고 직원과 데이터 주체가 쉽게 접근할 수 있어야 합니다. 자격을 갖춘 DPO를 임명하면 데이터 프라이버시에 대한 커밋을 입증하고 규정 미준수 위험을 줄이며 고객 사이에서 비즈니스로서의 신뢰도를 높일 수 있습니다.
자세히 보기: 데이터 거버넌스를 위해 AI를 사용하는 방법(사용 사례 및 도구)
3. GDPR 프로세스를 엔드투엔드 문서화
모든 것을 문서화하세요! 데이터 처리 정책을 수립하려면 모든 프로세스의 개요를 문서화하여 고객의 데이터가 어디에 저장되는지, 예를 들어 고객이 구독을 취소한 후 얼마나 오래 보관되는지 등을 정확히 파악할 수 있어야 합니다.
주기적으로 업데이트하거나 참조해야 하는 모든 팀이 프로세스 개요와 세부적인 세부 사항을 명확하게 정의하고 액세스할 수 있도록 하세요
활용 ClickUp 문서 를 사용하여 데이터 유형, 수집의 법적 근거, 보존 기간 등 데이터 처리 활동에 대한 기록을 중앙에서 쉽게 액세스할 수 있도록 유지하세요.
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데이터 지도, 데이터 보존 정책, 데이터 유출 대응 플랜, 위험 평가 등 컴플라이언스의 다양한 측면을 위한 별도의 문서를 작성하세요.
이러한 문서는 중첩 페이지를 사용하여 계층 구조로 구성할 수 있으므로 쉽게 탐색하고 참조할 수 있습니다. 또한 @멘션과 같은 ClickUp의 협업 기능을 사용해 관련 팀과 개인을 프로세스에 참여시켜 모든 사람이 정보를 공유할 수 있도록 할 수 있습니다.
4. 데이터 수집 프로세스 재평가
그 모든 데이터가 정말 필요한가요? GDPR은 조직이 특정 목적에 필요한 개인 데이터만 수집하고 처리해야 한다는 데이터 최소화 원칙을 강조합니다.
규정을 준수하려면 데이터 수집 관행을 정기적으로 평가하고 비즈니스 목표에 꼭 필요하고 비례하는 데이터로 한도를 정해야 합니다. 다음은 몇 가지 고려해야 할 사항입니다:
목적 한도
수집하는 데이터가 비즈니스 목표와 직접적으로 관련이 있고 의도하지 않은 목적으로 사용되지 않는지 확인해야 합니다. 전자상거래 웹사이트는 주문을 처리하기 위해 고객 이름, 주소, 결제 정보를 수집할 수 있습니다. 이 데이터는 고객의 동의 없이 목표 맞춤형 광고에 사용해서는 안 됩니다.
데이터 최소화
데이터 수집 목적을 훼손하지 않으면서 데이터 필드를 제거하거나 익명화할 수 있는지 확인합니다. 소셜 미디어 플랫폼은 처음에 사용자의 성명, 이메일 주소, 생년월일을 수집할 수 있습니다. 그러나 플랫폼이 사용자 이름과 이메일 주소만으로 적절하게 기능할 수 있다면 개인 데이터 수집을 최소화해야 합니다.
데이터 보존
적절한 데이터 보존 정책을 수립하여 데이터를 필요 이상으로 오래 보관하지 않도록 합니다. 규제 준수를 위해 은행은 특정 기간 동안 신용카드 신청 기록을 보관할 수 있습니다. 규정된 기간이 지나면 이 데이터는 익명화하거나 삭제할 수 있습니다.
동의
처리의 법적 근거로 동의에 의존하는 경우 자유롭고, 구체적이며, 정보에 입각한, 모호하지 않은 동의가 이루어져야 합니다. 모바일 앱에서 사용자에게 개인화된 추천을 위한 위치 데이터 수집에 동의하도록 요청하는 경우. 동의는 자유롭게 제공되어야 하며, 구체적이어야 합니다(예: 앱 사용 시에만 액세스 위치).
정당한 이익
정당한 이익에 의존하는 경우, 정당한 이익이 개인의 이익, 권리 및 자유보다 중요한지 신중하게 평가해야 합니다. 언론사는 소통과 협업을 원활하게 하기 위해 기자의 연락처 정보를 처리할 수 있습니다. 이는 언론 활동을 위한 정당한 이익으로 간주될 수 있습니다.
🌈 알고 계셨나요? SOC 2 는 미국 비즈니스와 더 밀접하게 연관된 GDPR에 상응하는 프레임워크입니다. 조직이 데이터 보안 및 프라이버시에 대한 커밋을 입증하기 위해 사용하는 자발적 표준입니다.
GDPR이 유럽 연합 내 개인의 개인 데이터 보호에 초점을 맞춘 법적 규정인 반면, SOC 2는 이를 보완하는 표준으로 볼 수 있습니다. 기준 sOC 2 규정 준수 달성 를 달성하면 데이터에 책임 있는 비즈니스 주체임을 입증하고 전 세계적으로 인정받는 데이터 보안 조치를 계속 준수할 수 있습니다.
5. 데이터 침해에 주의하고 신속하게 대응
GDPR에 따라 데이터 유출을 보고할 때 조직은 개인의 권리와 자유에 대한 잠재적 위험을 평가해야 합니다. 여기에는 유출된 데이터의 유형, 무단 액세스 가능성, 영향을 받은 개인에게 미칠 수 있는 잠재적 결과를 고려하는 것이 포함됩니다.
GDPR은 개인의 권리와 자유에 부정적인 영향을 미칠 위험이 높은 경우 72시간 이내에 데이터 유출을 보고하도록 의무화하고 있습니다
또한 대부분의 경우 조직은 영향을 받은 개인에게 직접 통지하여 침해, 관련 데이터 및 이를 해결하기 위해 취하고 있는 단계에 대한 명확한 정보를 제공해야 합니다.
또한 침해의 원인을 파악하고 예방 조치를 시행하기 위해서는 철저한 조사가 필요합니다. 침해를 보고하고 그 영향을 완화하기 위해 취한 단계를 포함하여 전체 프로세스에 대한 상세한 기록을 유지하는 것이 중요합니다.
사례: 영국항공 데이터 유출
2018년, 영국항공 은 약 50만 명의 고객에게 영향을 미치는 심각한 데이터 유출 사고를 경험했습니다. 해커들은 항공사의 예약 시스템에 무단으로 액세스하여 이름, 주소, 결제 카드 정보, 여행 일정 등의 개인 정보를 훔쳤습니다.
이 침해는 대규모 개인 데이터의 무단 처리와 관련된 명백한 GDPR 위반입니다. 영국항공은 이 인시던트로 인해 영국 정보위원회(ICO)로부터 2,000만 파운드의 벌금을 부과 받았습니다.
6. 데이터 수집의 투명성을 우선시하세요
고객은 귀사가 어떤 데이터를 수집하고 어떻게 사용하는지 정확히 알 권리가 있습니다. 다음은 데이터 수집 프로세스의 투명성을 보장하기 위해 취할 수 있는 몇 가지 단계입니다:
- 명확하고 간결한 개인정보 처리방침: 데이터 처리 방침을 명확하게 설명하는 쉽게 접근하고 이해할 수 있는 개인정보 처리방침을 제공하세요. 이러한 정책은 법률 전문 용어를 피하고 평이한 언어로 작성해야 합니다
- 정보에 입각한 동의 : 동의 수집 과정에서 데이터 수집 목적, 수집되는 데이터 유형, 데이터에 대한 고객의 권리를 명시합니다
- 데이터 주체 액세스 요청 : 데이터 주체의 액세스 요청에 프롬프트하고 포괄적으로 응답합니다. 이는 개인에게 개인 데이터 사본과 데이터 처리 방식에 대한 정보를 제공하는 것을 의미합니다
- 제3자 데이터 공유: 개인 데이터를 제3자와 공유하는 경우, 데이터를 보호하기 위한 적절한 안전장치를 마련하고 제3자 또한 GDPR을 준수하는지 확인합니다
7. 미성년자 고객의 경우 부모 동의 확인
GDPR에 따라 비즈니스는 대부분의 EU 국가에서 16세 미만 아동의 개인 데이터를 처리하기 전에 부모 또는 법적 보호자의 동의를 얻어야 합니다.
사용자의 연령을 검증하려면 부모의 동의를 받거나 연령 확인 서비스를 사용하는 등 신뢰할 수 있는 방법을 사용하세요. 부모 동의를 받는 경우, 자유롭고, 구체적이며, 정보에 입각한, 모호하지 않은 동의를 받아야 합니다.
또한 동의 날짜, 방법, 동의 당사자의 신원을 포함하여 동의 과정에 대한 상세한 기록을 유지해야 합니다. 아동으로부터 민감한 정보를 수집하지 않고 아동의 데이터를 필요 이상으로 오래 보관하지 않도록 추가 단계를 추가하세요.
사례: TikTok 대 아일랜드 데이터 보호 위원회 틱톡은 3억 7,900만 달러의 벌금을 부과받았습니다 아동의 개인정보를 적절히 보호하지 않았다는 이유로 아일랜드 데이터 보호 위원회(DPC)로부터 3억 7,900만 달러의 벌금을 부과받았습니다. DPC는 TikTok이 GDPR에서 요구하는 13세 미만의 아동으로부터 유효한 동의를 얻지 않았다는 사실을 발견했습니다.
또한 DPC는 틱톡이 어린이가 잠재적으로 유해한 콘텐츠를 보지 못하도록 하는 데 충분한 조치를 취하지 않았다고 비판했습니다. 이는 GDPR에 따라 부과된 벌금 중 가장 큰 금액으로, 온라인에서 아동 데이터 보호의 중요성을 강조한 것입니다.
8. 이중 옵트인 동의 사용
진정한 정보에 기반한 동의 프로세스를 촉진하려면 마케팅 목적으로 이메일 주소를 포함한 고객의 데이터를 처리하기 전에 고객의 명시적인 동의를 얻어야 합니다. 이중 옵트인 프로세스는 개인이 이메일 목록에 고의적이고 자발적으로 가입했는지 확인할 수 있는 강력한 방법입니다.
이중 옵트인은 어떻게 작동하나요?
- 최초 구독: 개인이 이메일 목록을 구독하기 위해 이메일 주소를 입력하면 확인 이메일을 받습니다
- 확인 : 개인은 확인 이메일의 링크 또는 버튼을 클릭하여 구독 프로세스를 완료해야 합니다
이 2단계 검증 프로세스는 스팸을 방지하고 개인이 이메일 수신에 적극적으로 동의했는지 확인하는 데 도움이 됩니다. 이중 옵트인 프로세스를 구현하면 원치 않는 이메일 마케팅으로 신고될 위험을 줄일 수 있습니다.
9. 개인정보 처리방침을 주기적으로 업데이트합니다
개인정보 처리방침을 정기적으로 검토하고 업데이트하여 데이터 관행이나 법적 요건의 변경 사항을 반영하세요. 개인정보 처리방침을 최신 상태로 유지하기 위해 다음 사항에 중점을 두세요:
- 정확성: 개인정보 처리방침의 정보가 정확하고 최신 상태인지 확인합니다
- 접근성: 웹사이트에서 개인정보 처리방침에 쉽게 액세스할 수 있도록 하고 다른 관련 페이지에서 개인정보 처리방침으로 연결되는 링크를 제공하세요
- 일관성: 개인정보 처리방침이 실제 데이터 관행과 일치하는지 확인합니다
보너스: 영감을 얻고 싶으신가요? 다음을 참조하세요
ClickUp의 개인정보 처리방침.
clickUp의 프라이버시 정책 예시 _ 클릭업의 프라이버시 정책에서 발췌
10. 타사 위험 평가
데이터에 대한 책임이 있는 비즈니스 주체로서 귀사는 제3자 협력업체가 GDPR을 준수하는지 다시 한 번 확인할 책임이 있습니다. 말처럼 쉽지는 않지만 완료됨! 하지만 다음은 써드파티 감사에 대한 정책을 수립하는 데 도움이 되는 프로세스 개요입니다:
- 일의 범위, 공유되는 데이터, 보안 조치, 양 당사자의 책임을 명시하는 명시적인 데이터 처리 계약을 수립합니다
- 이러한 제3자에 대한 철저한 실사를 수행하여 개인정보 처리방침, 인증 및 참조를 평가합니다
- 데이터 민감도, 처리 활동 및 지리적 위치(EU 내부 또는 외부에 위치하는지 여부)와 같은 요소를 고려하여 데이터 공유와 관련된 위험을 평가합니다
규정 준수 모니터링 및 감사 수행을 통해 정기적인 감독을 유지합니다
자세히 보기: 2024 년 10 가지 최고의 거버넌스, 위험 및 규정 준수 (GRC) 도구
자동화 도구로 GDPR 규정 준수 극복
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