여러 프로젝트를 관리하느라 바쁠 때, 일정에 뒤처져 스트레스를 받는 일은 절대 있어서는 안 됩니다.
부적절한 리소스 할당, 범위 확대 및 기타 예상치 못한 중단과 같은 장애로 인해 프로젝트가 지연될 수 있으며, 때로는 무기한 지연되기도 합니다.
이것이 바로 프로젝트 진행 상황을 추적하는 방법을 배워야 하는 이유입니다.
라이프사이클 전반에 걸쳐 프로젝트의 진행 상황을 추적하면 모든 단계에서 정보에 입각한 의사 결정을 내리고 프로젝트 활동을 조정하여 순조롭게 진행되도록 도울 수 있습니다.
이 블로그에서는 프로젝트 진행 상황을 추적하는 데 사용할 수 있는 몇 가지 최고의 실행 방식과 전략에 대해 설명합니다.
프로젝트 진행 상황 추적의 어려움 ## 프로젝트 진행 상황 추적의 어려움
프로젝트 매니저나 팀 리더로서 프로젝트를 추적하고 시작부터 성공적인 프로젝트 완료까지 작업 상태를 기록할 때 몇 가지 어려움에 직면했을 수 있습니다. 저희가 관찰한 가장 일반적인 몇 가지 문제는 다음과 같습니다:
- 명확한 오브젝트 부족: 프로젝트의 목표와 결과가 명확하게 정의되어 있지 않을 수 있습니다범위 크립프로젝트 일정을 따라잡기 어렵게 만듭니다
- 부적절한 커뮤니케이션: 이해관계자와 팀원 간의 의사소통이 원활하지 않으면 다음과 같은 혼란이 발생할 수 있습니다프로젝트 결과물, 목표, 타임라인, 책임에 대한 혼란을 야기할 수 있습니다
- 일관성 없는 데이터 수집: 구조화된 데이터 수집 프로세스가 부족하면 불완전한 진행 보고서가 작성되어 프로젝트의 상태를 평가하기 어렵습니다
- 실시간 업데이트 부족: 정기적인 실시간 업데이트가 없으면 문제를 사전에 파악하고 해결하기 어려울 수 있습니다
프로젝트 진행 상황을 추적하는 10가지 방법
프로젝트 진행 상황을 추적하고 측정하려면 다음 10단계를 따르세요.
1. 명확한 목표와 마일스톤 설정하기
팀원 및 이해관계자와 함께 프로젝트 목표에 대해 자세히 논의하세요. 이러한 목표를 주요 마일스톤으로 세분화하여 팀이 각 프로젝트 단계에서 달성해야 할 사항을 정확히 알 수 있도록 하세요.
예를 들어, 6개월 이내에 이커머스 웹사이트를 출시하는 것이 목표인 경우, 주요 목표는 다음과 같습니다 프로젝트 마일스톤 는 다음과 같이 표시됩니다:
- 1개월째: 프로젝트 범위를 확정하고 프로젝트 팀을 구성합니다
- 2개월째: 웹사이트에 대한 시장 조사 및 요구사항 문서화를 완료합니다
- 3개월: 웹사이트 디자인 확정 및 UX 전략 개발
이 과정에서 마일스톤은 프로젝트 전반에 걸쳐 체크포인트 역할을 하며, 일정 대비 프로젝트의 실제 진행 상황을 측정할 수 있게 해줍니다.
사용 ClickUp 목표 를 사용하여 프로젝트의 명확하고 추적 가능한 목표를 정의하세요. 각 목표에 타임라인과 목표를 추가하여 프로젝트가 어떻게 진행되고 있는지 정확히 알 수 있습니다.
가장 핵심적인 KPI로 목표를 추적하고 진행 상황을 자동으로 자세히 보기
더 보기: 10 년을위한 2024 가지 최고의 목표 추적 앱
2. 명확한 책임 할당
팀원들이 '그건 몰랐어요'라는 표현을 사용하지 않게 하려면 프로젝트의 할 일 목록에 있는 모든 작업에 대해 명확한 책임 소재를 정해야 합니다.
프로젝트를 여러 단계로 나누는 것부터 시작하세요. 각 단계별로 작업을 추가하고 이해관계자와 함께 검토한 후 작업 목록을 완성하세요.
- 사용ClickUp의 칸반 보드 를 사용하여 프로젝트의 각 단계를 나타내는 다양한 열을 만듭니다
- 각 열 아래에 해당 작업을 마감일 및 우선순위와 함께 그룹화하세요. 드래그 앤 드롭 기능을 사용해 각 작업을 보드 전체로 이동할 수 있습니다
- 이러한 작업을 적절한 팀원에게 할당합니다. 작업이 할당되면 알림을 받게 되므로 책임 소재를 놓치는 일이 없습니다
완전히 사용자 지정 가능한 칸반 보드 보기로 작업과 프로젝트를 한 눈에 살펴보고 손쉽게 작업을 드래그 앤 드롭하고 정렬 및 필터링하세요
💡프로 팁: 측정하세요 완료될 것으로 예상되는 시간 다양한 작업, 활동, 지연 가능성을 고려하여 예상 완료 시간을 정합니다. 이를 벤치마크로 삼아 현실적인 타임라인을 설정하고 필요한 작업의 우선순위를 정하여 프로젝트를 간소화하고 효율성을 개선하세요
3. 상세한 문서 유지 관리
프로젝트 관리 문서(프로젝트 플랜, 변경 로그, 위험 등록부, 그리고 프로젝트 상태 보고서 -이러한 세부 정보는 보통 이메일 스레드, 노트, 채팅, 끝없는 스프레드시트에 흩어져 있습니다.
중요한 문서가 공유 스페이스에 중앙 집중화되어 있지 않으면 문서에 액세스하는 것이 어렵고 시간이 많이 걸릴 수 있습니다. 여러 이해관계자에게 액세스 권한을 요청하고 여러 도구(Word, PowerPoint, MS Teams, Google Docs 등)를 살펴봐야 하며, 최신 버전의 문서를 찾지 못할 수도 있습니다.
다음을 사용해 모든 프로젝트 관련 문서와 정보를 중앙 저장소에 통합할 수 있다고 하면 어떨까요? ClickUp 문서 ?
내장된 형식 지정 옵션을 사용하여 문서를 깔끔하게 구성하고, 섹션을 추가하고, 이미지를 업로드하고, 비디오를 삽입하여 누구나 쉽게 이해할 수 있도록 하세요. 게다가, 공동 작업 감지 를 사용하면 이해관계자가 실시간으로 문서를 편집하여 정보가 항상 업데이트되도록 할 수 있습니다.
문서를 모든 사람이 동일한 정보로 일할 수 있도록 도와주는 단일 정보 소스로 생각하면 감독을 최소화하고 지연을 줄일 수 있습니다.
클릭업 문서에서 서식 지정과 슬래시 명령어를 사용할 수 있어 더 효율적으로 일할 수 있습니다_
💡 프로 팁 : 사용 고려하기_ 프로젝트 진행 추적기 템플릿 진행 상황을 감독하고, 중요한 정보를 중앙에서 정리하며, 프로젝트의 무결성을 유지하면서 귀중한 시간을 절약할 수 있는 사전 정의된 청사진입니다
4. 정기적인 상태 회의 일정 잡기
정기적인 팀 회의를 통해 모두가 진행 상황을 논의하고 작업 상태에 대한 업데이트를 제공할 수 있습니다. 이를 통해 팀원들은 완료된 작업, 보류 중인 작업, 남은 시간을 알 수 있습니다.
관리자는 이를 통해 본격적인 문제가 발생하기 전에 위험 신호를 파악하고 일정 지연을 방지할 수 있습니다. 정기적인 체크인은 팀원 모두가 더 잘 협력하고 집단적인 문제 해결을 장려하는 데 도움이 됩니다.
매일 15~20분 동안 진행되는 스탠드업 회의를 통해 모든 사람이 잘된 점, 잘못된 점, 오늘 달성할 계획에 대한 업데이트를 공유할 수 있습니다.
반면에 30~60분 동안 진행되는 주간 회의에서는 장기적인 목표, 프로젝트 과제, 상태 보고에 대해 논의합니다.
전문가 팁 : 레버리지 프로젝트 상태 보고서 템플릿 프로젝트 상태 보고서 템플릿 프로젝트 상태 보고서 템플릿 프로젝트의 상태와 진행 상황을 모니터링할 수 있습니다. 이러한 템플릿은 프로젝트 유형과 추적하려는 세부 사항에 맞게 조정할 수 있으므로 프로젝트 일정을 빠르게 관리할 수 있습니다. _
5. 적절한 진행 상황 추적 방법 구현하기 프로젝트 진행 상황 추적하기 어떤 추적 방법을 사용할지 결정하지 않고 프로젝트 진행 상황을 추적하는 것은 GPS 없이 도로 여행을 하는 것과 같습니다.
정성적 방법과 정량적 방법을 함께 사용하여 작업과 활동의 진행 상황을 효율적으로 추적하세요:
- 정량적 방법에는 작업 완료율, 시간 추적, 예산 편차, 처리량 데이터와 같은 수치 데이터 모니터링이 포함됩니다
- 정성적 방법에는 이해관계자 피드백, 클라이언트 관찰, 회의 노트, 피드백 및프로젝트 문서 프로젝트 진행 상황을 추적하기 위해 미리 정의된 프레임워크를 원한다면, 프로젝트 문서에서 ClickUp 프로젝트 트래커 템플릿 .
ClickUp의 프로젝트 트래커 템플릿
프로젝트의 다양한 작업을 추적하고 타임라인을 시각화하는 데 도움이 되는 여러 맞춤형 보기를 갖춘 포괄적인 구조를 제공합니다. 또한 진행 상황에 대한 개요를 빠르게 파악하고 카테고리, 담당자, 마감일별로 작업을 볼 수 있습니다.
💡 프로 팁: 사용하세요 ClickUp 프로젝트 시간 추적 를 사용해 팀원들이 개별 작업과 활동에 소비하는 시간을 추적하세요. 이러한 인사이트를 타임시트에 통합하여 팀의 대역폭을 차지하는 작업과 이를 최적화할 수 있는 방법을 파악하세요.
clickUp의 프로젝트 시간 추적 기능을 사용하여 팀의 대역폭을 소비하는 모든 작업에 대한 개요를 확인하세요_
6. 애자일 방법론 사용
프로젝트 관리자는 애자일 방법론을 사용하여 복잡한 프로젝트를 스프린트라고 하는 작은 반복으로 나눕니다.
애자일 방법론은 프로젝트가 끝날 때 결과를 제공하는 대신 각 프로젝트 단계 또는 스프린트가 끝날 때마다 점진적인 가치를 제공하는 데 중점을 둡니다. 제공 주기가 짧아지면 진행 상황을 추적하고 적시에 조정하기가 훨씬 쉬워집니다.
애자일 방법 사용의 3가지 이점 애자일 프로젝트 관리 기법 포함:
- 변화하는 우선순위를 처리할 수 있는 능력
- 이해 관계자를 위한 가시성 향상
- 비즈니스 연계성 향상
가장 일반적으로 사용되는 두 가지 애자일 프레임워크는 스크럼과 칸반입니다.
스크럼
작업은 진행 상황을 측정하기 위한 정기적인 체크포인트인 타임 박스 반복으로 나뉩니다. 각 Box는 약 1~4주 길이이며, 이 기간 내에 특정 활동 세트를 완료해야 합니다.
각 박스의 ClickUp 애자일 스크럼 관리 템플릿 는 애자일 스크럼 개발 프로세스를 관리할 수 있는 사용자 지정 가능한 워크플로우를 제공합니다. 맞춤형 상태를 사용하여 다양한 프로젝트 단계를 만들고 이러한 단계에 따라 작업이 어떻게 진행되고 있는지 파악할 수 있습니다.
ClickUp 애자일 스크럼 관리 템플릿
칸반
일은 워크플로우에서 여러 단계로 시각화됩니다. 단계는 '할 일', '진행 중', '검토 중'이 될 수 있습니다 안정적인 워크플로우를 유지하기 위해 각 단계별 작업 수를 한도로 제한하세요.
워크플로우의 ClickUp 칸반 템플릿 사용 을 사용하여 프로젝트의 워크플로우를 표현하세요. 사용자 지정 필드를 사용하면 단계에 따라 작업을 분류하고 작업에 대한 세부 정보를 추가하여 완료된 작업과 보류 중인 작업에 대한 가시성을 높일 수 있습니다.
ClickUp의 칸반 템플릿
더 보기: 소프트웨어 개발 팀을 위한 애자일 방법론에 대한 ClickUp의 가이드
7. 간트 차트를 사용하여 타임라인 시각화하기
간트 차트는 타임라인에서 프로젝트의 시작과 끝을 시각화하는 데 사용됩니다.
프로젝트 타임라인 사이에 작업, 결과물, 타임라인과 함께 프로젝트의 진행 상황을 표시하는 여러 마일스톤이 있는 경우, 간트 차트를 사용하면 프로젝트 일정을 명확하게 볼 수 있어 작업을 시작해야 하는 시기와 완료해야 하는 시기를 모두에게 보여줄 수 있습니다.
- 간트 차트를 사용하려면ClickUp 간트 차트 보기 를 사용하여 타임라인을 따라 작업을 정리하고 각 작업의 우선순위를 설정하세요
- 타임라인을 따라 작업을 만들고 의존성을 추가하여 완료해야 하는 하위 작업과 소요 시간을 정확히 알 수 있습니다
- 팀과 타임라인을 공유하여 작업이 완료되거나 프로젝트 일정이 수정될 때 모든 사람이 실시간 업데이트를 받을 수 있도록 하세요
clickUp의 간트 차트 보기를 통해 팀과 공유된 시각적 타임라인에서 진행 상황, 마일스톤 및 의존성을 추적하세요_
💡 프로 팁: 사용 프로젝트 모니터링 잠재적인 위험, 지연, 예산 초과를 예측하고 이를 해결하기 위한 신속한 조치를 취합니다. 이를 통해 프로젝트를 추적하여 고품질의 성공적인 결과물을 얻을 수 있는 가능성을 높입니다.
8. 일관된 보고 사용
팀원들은 종종 일관되지 않거나 부정확한 데이터로 보고서를 작성할 수 있으며, 이는 잘못된 정보로 의사 결정을 내리고 문제를 식별하기 어렵게 만들 수 있습니다 프로젝트 딜리버리 타임라인 .
이를 피하세요:
- 보고에 대한 명확한 가이드라인을 수립합니다
- 추적해야 하는 프로젝트 메트릭 및 핵심 성과 지표와 형식, 빈도 및 정보 출처를 강조합니다
- 진행 상황을 측정하는 데 동일한 기준을 일관되게 사용하여 모호함이나 혼란이 없도록 합니다
해결책은? 모든 보고에 표준화된 템플릿을 만들어 사용하세요. 더 나은 진행 상황 추적을 위해 팀원들에게 표준화된 보고의 중요성에 대해 교육하세요.
예를 들어 ClickUp의 프로젝트 진행 보고서 템플릿 에는 이해관계자와 팀원에게 프로젝트 진행 상황을 업데이트하는 데 필요한 모든 것이 포함되어 있습니다.
ClickUp 프로젝트 진행 보고서 템플릿
이 템플릿은 여러 가지 보기를 제공하여 일을 다양하게 시각화할 수 있습니다. 맞춤형 보기를 사용하면 중요한 세부 정보를 추가하여 작업을 쉽게 관리하고 추적할 수 있습니다. 작업이나 작업이 완료될 때마다 적시에 업데이트를 받도록 실시간 알림을 설정할 수도 있습니다.
9. 효과적인 프로젝트 보고서 작성하기
종합적인 보고서를 통해 프로젝트의 상태와 결과물을 명확하게 볼 수 있습니다. 다양한 리소스가 어떻게 활용되는지 강조하고 중요한 프로젝트 KPI(핵심 성과 지표)에 대한 데이터를 제공합니다. 이러한 메트릭은 프로젝트의 성과를 측정하고 각 팀원의 책임을 추적합니다.
ClickUp 대시보드를 사용하면 프로젝트 진행 상황에 대한 자세한 보고서를 작성하고, 다양한 작업과 활동에 대한 데이터를 한 곳에서 보기도 하며, 중요한 지표를 추적할 수 있습니다 프로젝트 메트릭 .
ClickUp의 대시보드는 완전히 사용자 정의할 수 있으며 차트, 그래프 또는 기타 시각화 도구를 사용하여 중요한 데이터를 멋지게 표시할 수 있습니다. 버튼과 드롭다운 메뉴와 같은 대화형 버튼을 추가하여 데이터를 더 쉽게 필터링하고 프로젝트 진행 상황에 대한 실행 가능한 인사이트를 얻을 수 있습니다.
clickUp 대시보드를 통해 팀 또는 부서 전체의 프로젝트 상태와 남은 작업을 전체적으로 확인하세요_
10. 프로젝트 관리 도구 사용
프로젝트 진행 상황을 효과적으로 추적하는 방법을 찾고 있다면 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하는 것이 가장 좋습니다.
A 프로젝트 관리 도구 는 모든 프로젝트 관련 정보를 저장할 수 있는 중앙 집중식 소스와 협업 개선, 작업 자동화, 프로젝트 추적, 작업 관리를 위한 다양한 기능을 제공합니다.
예를 들어, 인스턴스의 ClickUp 프로젝트 관리 소프트웨어 는 일의 플랜과 우선순위를 쉽게 정할 수 있는 여러 가지 강력한 기능을 제공합니다.
첼시 베넷, 브랜드 인게이지먼트 관리자, 기업 룰루 프레스 는 ClickUp이 팀의 효율성을 어떻게 간소화했는지에 대해 극찬합니다:
_프로젝트 관리 플랫폼은 마케팅 팀에게 필수적이며, 다른 부서와 연결 상태를 유지하는 데 도움이 된다는 점이 마음에 듭니다. 말 그대로 모든 일에 ClickUp을 매일 사용하고 있습니다. 크리에이티브 팀에게 매우 유용하며 워크플로우를 개선하고 효율을 높여주었습니다
첼시 베넷, Lulu Press 브랜드 인게이지먼트 매니저
프로젝트 관리자가 ClickUp을 사용하여 프로젝트 워크플로우를 개선하는 방법은 다음과 같습니다.
- 다음을 사용하여 마감일과 함께 작업을 생성하고 팀원에게 할당하세요ClickUp 작업 를 사용하여 팀원들과 협업하고 실시간 업데이트를 순식간에 제공하세요ClickUp 채팅 보기 다음을 사용하여 디지털 캔버스에서 가상으로 팀과 브레인스토밍하세요ClickUp 화이트보드 다음을 사용하여 100개 이상의 자동화 기능 중에서 선택하여 팀을 위한 효율적인 워크플로우를 만들고 반복적인 작업을 자동화하세요ClickUp 자동화 ClickUp 대시보드를 사용하여 모든 단계에서 상세한 프로젝트 보고서를 준비하세요
- ClickUp의 자체 AI를 사용하여 프로젝트 업데이트를 생성하고, 회의 노트를 컴파일하고, 문서를 즉시 요약합니다 -ClickUp Brain
clickUp AI는 프로젝트 브리프, 강의 계획서, 기타 문서 등 다양한 유형의 문서를 생성하여 워크플로우 속도를 높일 수 있습니다_
💡프로 팁: 사용 프로젝트 관리 템플릿 를 사용하면 시간을 절약하고 프로젝트를 신속하게 완료할 수 있습니다. 미리 구축된 구조에 관련 정보를 입력하기만 하면 팀이 작업을 빠르게 관리할 수 있습니다
효과적인 프로젝트 진행 상황 추적을 위한 첫 번째 단계
효과적인 프로젝트 추적은 마이크로 관리와는 거리가 멉니다. 명확한 커뮤니케이션, 상세한 문서화, 간소화된 워크플로우, 효과적인 보고가 체계적으로 결합된 것입니다.
프로젝트 관리자는 프로젝트 진행 상황에 대한 명확한 개요를 유지하고 문제를 신속하게 파악하기 위해 올바른 관행을 채택해야 합니다.
하지만 위에서 멘션한 최고의 실행 방식을 구현할 때 순식간에 0에서 1로 전환하는 것은 어려울 수 있습니다. 대신 한 단계씩 차근차근 단계를 밟아 나가면서 쉽게 적응하세요.
예를 들어, 가장 실용적인 단계는 팀의 필요에 맞게 맞춤형으로 설정할 수 있는 ClickUp과 같은 유연한 프로젝트 관리 도구를 구현하는 것입니다. ClickUp의 대시보드, 보기, 미리 만들어진 템플릿, 작업과 같은 기본 기능부터 실험해보고 도구에 익숙해지면 점차 고급 기능으로 넘어갈 수 있습니다. 지금 ClickUp에 가입하세요 에 가입하고 플랫폼의 강력한 기능으로 진행 상황을 쉽게 추적하는 방법을 알아보세요.