중요한 클라이언트 회의를 위해 여행 중이거나 디지털 노마드 새로운 도시에서 원격 근무를 하면서 새로운 장소와 비즈니스 기회를 탐색할 수 있다는 기대감은 설레는 일입니다.
하지만 시차, 비행 지연, 낯선 환경, 다른 시간대 등은 이러한 설렘을 약화시켜 아무리 잘 짜여진 계획이라도 방해가 될 수 있습니다.
하지만 이러한 문제를 해결하고 스트레스 없이 순조로운 비즈니스 여행을 할 수 있다면 어떨까요? 이 블로그에서는 이러한 성가신 문제를 정면으로 해결하는 출장 여행 방법을 소개합니다.
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8가지 일반적인 업무 여행의 어려움
뉴욕, 도쿄, 런던은 세계 최고의 비즈니스 허브이자 여행지입니다. 하지만 많은 사람들이 컨퍼런스나 클라이언트 미팅을 위해 그곳이나 다른 도시로 출장을 가야 할 때 막막함을 느낍니다. 일 때문에 떠나는 여행은 설레는 일이지만 몇 가지 어려움이 따릅니다.
그 이유를 알아봅시다.
1. 흩어져 있는 여행 정보
업무상 출장을 갈 때 여행 정보를 관리하는 것은 악몽과도 같습니다. 한 앱에서 항공편 정보를, 다른 앱에서 호텔 예약을, 달력이나 이메일에서 회의 일정을 관리하다 보면 중요한 세부 정보를 추적하지 못하고 놓치기 쉬워 업무 지연과 불필요한 스트레스를 유발할 수 있습니다.
2. 물류 문제
출장을 위해 항공편과 호텔을 예약하고 최적의 가격과 일정을 찾기 위해 여러 웹사이트를 검색하는 일은 많은 시간과 스트레스를 유발할 수 있습니다. 목적지에 도착한 후, 새로운 위치로 가는 길과 교통편을 알아내는 것은 애초에 목적한 회의나 컨퍼런스에 집중하고 싶을 때 정신적 대역폭을 소비하고 싶지 않은 마지막 일일 수 있습니다. 금요일 밤
3. 시차 적응하기
여러분이 시드니에서 금요일 밤을 마무리하고 있을 때 샌프란시스코의 홈 팀은 긴 목요일을 보낸 후 깊은 REM 주기에 접어들고 있을 것입니다. 이러한 시차 때문에 회의 일정을 잡고, 긴급한 사안에 대한 최신 정보를 파악하고, 중요한 업데이트를 공유하고, 실시간으로 의사 결정을 내리는 것이 복잡해집니다. 또한 시차로 인해 다음과 같은 문제가 발생할 수 있습니다 집중력 유지 업무 여행 초기 며칠 동안 대륙을 넘나들며 생산성을 높일 수 있습니다.
4. 회사의 출장 정책 준수
특히 지역별로 정책이 다르거나 수당을 다른 통화로 환산해야 하는 경우, 회사의 출장 정책 문서를 읽는 것은 번거로운 일이 될 수 있습니다. 또한 정책 문서는 길고 복잡하며 법률 전문 용어로 가득 차 있어 혼란을 야기하거나 아예 버리고 싶게 만드는 경향이 있습니다.
5. 안전 문제
비즈니스 여행에는 건강 위험, 응급 상황, 보안 위협과 같은 몇 가지 불확실성이 존재합니다. 또한 현지 법률을 파악하고 신뢰할 수 있는 의료 서비스의 위치를 찾는 것도 스트레스를 가중시킬 수 있습니다.
여성의 경우 그 위험은 더욱 커집니다 여성 비즈니스 여행객의 71%는 여행 중 안전 문제에 직면합니다.
6. 비용 및 예산 계획
항공권, 호텔, 식사 및 기타 비용은 빠르게 합산됩니다. 게다가 영수증을 추적하고 회사에서 보장하는 항목이 무엇인지 파악하는 것도 번거로울 수 있습니다. 영수증 누락, 정책에서 벗어난 비용 또는 제출 기한이 지나면 예산이 엉망이 될 수 있습니다.
7. 문화적 차이
모든 국가마다 업무상 행동에 대한 미묘한 기대치가 다릅니다. 공손하고 존중하는 것으로 간주되는 것은 국가마다 크게 다를 수 있습니다. 한 곳에서는 일상적인 인사가 다른 곳에서는 무례하거나 지나치게 친근하게 느껴질 수 있습니다. 이러한 문화적 차이로 인해 준비가 되어 있지 않거나 충분한 정보를 얻지 못하면 낯선 느낌을 받을 수 있습니다.
8. 번거로운 환급 절차
어렵게 번 돈을 비즈니스 출장 경비로 지출했는데, 복잡한 서류 작업과 마감일로 가득한 느린 환급 절차에 직면했다고 상상해 보세요. 신중한 재무 플랜에도 불구하고 환급이 지연되면 예산이 엉망이 되고, 불만이 커지며, 생산성이 저하될 수 있습니다.
위에서 살펴본 것처럼 비즈니스 여행은 부담스러운 일이 될 수 있습니다. 좋은 소식은 이러한 혼란을 극복할 수 있는 방법이 있다는 것입니다.
업무상 출장을 위한 20가지 팁
1. 조사하기
짧은 일정으로 해외 출장을 가는 경우에도 현지 문화, 관습, 비즈니스 에티켓을 조사하는 것이 좋습니다. 예를 들어, 일부 국가에서는 클라이언트 회의에 선물을 가져가는 것이 예의라고 여겨지는 반면, 다른 국가에서는 양손으로 명함을 주고받는 것이 적절합니다.
"안녕하세요", "감사합니다", "실례합니다" 등의 표현을 현지 언어로 익혀 문화적 차이를 좁히고 원활한 상호 작용을 도모하세요. 도쿄의 복잡한 지하철 시스템이나 런던의 택시 서비스 등 최적의 경로와 이동 방법을 조사하여 중요한 회의에 가는 도중에 길을 잃거나 지체되는 일이 없도록 하세요.
이 모든 정보를 다양한 디지털 메모장이나 스티커 노트에 모으는 대신에 ClickUp 문서 를 사용하면 언제든 한 곳에서 모든 것에 액세스할 수 있습니다.
여행을 위한 문서를 만들어 보세요. 제목, 부제목, 중첩 페이지, 다채로운 색상 배너, 콜아웃 등을 사용해 정보를 정리하세요:
- 항공편 세부 정보
- 숙소 예약
- 일일 일정
- 교통 플랜
- 지도 및 길 찾기
- 레스토랑 추천
입력한 정보에 이미지, 링크, 파일, 체크리스트를 추가하여 모든 정보를 한 곳에 깔끔하게 정리하세요.
clickUp Docs로 주요 여행 정보를 저장하고 액세스하세요_
2. 자세한 여행 일정 만들기
본연의 업무를 처리하면서 출장을 계획하는 것은 부담스러울 수 있습니다. 모든 것을 추적하려면 다음과 같이 하세요 자세한 여정을 작성하세요 를 포함하여
- 회의 일정, 위치 및 필요한 준비 사항
- 서로 다른 근무지 간의 출퇴근 시간 - 이동 방법 및 지연 가능성
- 네트워킹 이벤트 또는 친구와의 회의와 같은 개인 활동
- 관광 및 새로운 장소 탐험을 위한 여가 시간
미리 플랜을 세우면 막판 스트레스와 지연을 피할 수 있습니다. 심지어 사용할 수도 있습니다 디지털 노트 필기 앱을 사용해보세요 또는 모든 것을 추적할 수 있는 달력 앱.
하지만 처음부터 다시 시작하고 싶지 않다면 ClickUp 여행 플래너 템플릿 은 훌륭한 옵션입니다.
ClickUp의 여행 플래너 템플릿
사용자 친화적인 인터페이스를 통해 일정을 쉽게 추가, 편집 및 동료 또는 클라이언트와 공유하여 모든 것을 기록하고 모든 사람이 같은 페이지에 있도록 할 수 있습니다.
💡프로 팁: _사용 AI 여행 플래너 도구 를 사용하면 업무 여행 중 관광과 문화 체험을 즐길 수 있는 균형 잡힌 개인 맞춤형 여행 일정을 만들 수 있습니다
3. 스마트한 숙소 예약
빡빡한 일정과 여러 회의가 있는 경우, 편리한 위치에 위치한 숙소를 선택하면 시간과 스트레스를 줄일 수 있습니다. 클라이언트의 사무실이나 회의가 열리는 컨벤션 센터에서 가까운 숙소를 예약하면 교통 걱정이나 출퇴근 지연이 줄어들고, 제시간에 회의에 참석할 수 있어 상쾌한 기분으로 회의에 임할 수 있습니다.
또한 무료 Wi-Fi, 회의실, 조식 옵션과 같은 편의시설을 갖춘 비즈니스 중심 호텔을 고려해 보세요. 이러한 편의시설은 생산성과 전반적인 여행 경험을 향상시킬 수 있습니다.
4. 효율적인 짐 꾸리기
출장 중 필수품을 깜빡 잊어버리는 것은 악몽이 될 수 있습니다. 이런 불상사를 방지하려면 업무 문서, 전자 기기, 적절한 비즈니스 복장, 개인 물품이 포함된 포장 체크리스트를 작성하세요.
의상을 믹스매치하고 짐을 줄이기 위해 최소한의 다용도 옷, 일명 캡슐 옷장을 챙기는 것이 좋습니다. 휴대용 충전기와 전자기기용 국가별 어댑터도 잊지 마세요.
또한, 일기예보와 드레스 코드를 고려하여 전문적으로 보이고 급하게 쇼핑하는 일이 없도록 하세요. 또한 다음을 사용할 수도 있습니다 ClickUp 작업 를 클릭해 포장 목록을 생성하고 관리하여 이동하면서 항목을 체크할 수 있습니다.
ClickUp 작업을 사용하여 포장 목록을 만들려면 다음과 같이 하세요:
- "포장 목록"이라는 제목의 새 목록을 만듭니다
- 포장해야 하는 각 항목은 별도의 작업이 됩니다
- '의류', '세면도구', '전자제품' 등과 같은 포장 목록 카테고리에 하위 작업을 활용하세요.
- 중요도에 따라 항목에 마감일 또는 우선순위를 지정하세요
- 각 항목을 포장할 때 작업을 완료한 것으로 표시합니다
시각적 정리를 위해 ClickUp의 칸반 보드 보기에서 항목을 "포장 예정", "포장 완료" 또는 "구매 예정"으로 분류할 수 있습니다 이 접근 방식은 포괄적이고 체계적인 포장 프로세스를 보장하여 필수 항목을 잊어버릴 위험을 최소화합니다.
clickUp 작업 체크리스트를 사용하여 몇 가지 간단한 단계만으로 체크리스트를 생성하세요_
5. 기업 여행사 이용
최고의 기업 출장 요금과 전문가의 출장 지원을 받고 싶으신가요? 기업 여행사가 도움을 드릴 수 있습니다.
이러한 여행사는 항공사, 호텔 및 기타 서비스 제공자와의 관계를 활용하고 더 낮은 요금을 협상하여 여러분과 회사를 위해 더 나은 거래를 확보합니다. 또한 예약이 회사의 여행 정책을 준수하는지 확인하여 향후 발생할 수 있는 골칫거리를 줄여줍니다.
항공편 취소나 변경 등 여행에 차질이 발생하는 경우, 여행사는 항공편 재예약과 대체 숙소 마련을 처리합니다. 기업 여행사에서 출장 요구 사항을 관리해 주므로 물류보다는 비즈니스 출장이라는 비즈니스 목표 회의에 집중할 수 있습니다.
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6. 현금과 카드를 모두 휴대하세요
가장 효과적인 출장 팁 중 하나는 원활한 트랜잭션을 위해 결제 옵션을 다양화하는 것입니다.
신용카드는 많은 곳에서 널리 사용되며 보안을 제공하지만, 소액 구매, 팁 또는 카드가 사용되지 않는 상황에 대비해 현지 통화를 준비해 두는 것이 유용합니다.
또한, 은행에 여행 계획을 미리 알려서 카드가 은행 계좌에서 의심스러운 활동으로 표시되는 문제를 방지하세요. 또한, 해외 트랜잭션 수수료가 없는 여행 친화적인 신용카드를 선택하여 비용을 절약하세요.
7. 여행 리워드 활용
항공사 및 호텔 리워드 또는 로열티 프로그램에 가입하면 객실 업그레이드, 무료 숙박 또는 항공권 할인을 위한 포인트 적립 기회를 제공함으로써 비즈니스 여행 경험을 크게 향상시킬 수 있습니다. 출장 시 동일한 항공사 또는 호텔 체인을 이용하면 독점 혜택과 특별 편의시설 또는 서비스를 이용할 수 있는 잠금이 해제됩니다.
일부 프로그램은 우선순위 탑승 또는 공항 라운지 무료 이용과 같은 특전을 제공하여 보다 원활한 여행을 도와줍니다.
8. 경비 추적하기
빠르고 효율적인 환급은 정확한 비용 추적에서 시작됩니다.
따라서 여행 및 경비 소프트웨어 를 사용하면 이동 중에도 비용을 기록하고 영수증을 스캔하여 쉽게 기록할 수 있습니다. 일부 앱은 회사의 계정 소프트웨어와 통합되어 있어 간편하게 환급을 받을 수 있습니다. 회사의 경비 정책을 숙지하여 규정을 준수하고 번거로움 없이 청구하세요. ClickUp의 경비 보고서 템플릿 이 도움이 될 수 있습니다. 비용을 기록 및 분류하고, 예산 한도를 설정하고, 종합적인 보고서를 통해 지출 패턴을 분석할 수 있는 효과적인 재무 관리 도구입니다.
ClickUp 경비 보고서 템플릿
도움이 될 수 있습니다:
- 표준화된 형식으로 경비 데이터 캡처
- 입력 항목에 스캔한 사본을 추가하여 수동 경비 추적을 피하세요
- 여행이 끝날 때 지출 패턴을 검토하고 다음 여행을 위해 반복하세요
9. 출장 관리 앱 사용 여행 관리 앱 는 모든 여행 정보를 한 곳에 통합하여 항공편 상태, 탑승구 변경 및 현지 날씨에 대한 실시간 업데이트를 제공합니다. 여정에 대한 오프라인 액세스 기능은 인터넷 연결이 원활하지 않은 지역에서도 정보를 확인할 수 있는 귀중한 기능입니다.
또한 여권, 비자, 보험 정보 등 필수 서류를 디지털로 저장할 수 있는 앱은 여행의 보안과 편의성을 한층 더 높여줍니다.
여행지에서 사용할 수 있는 ClickUp 달력 보기 를 통해 항공편부터 회의까지 여행의 모든 일정을 시각적으로 플랜하여 일정을 체계적으로 관리할 수 있습니다. 또한 동료들과 원활하게 협업하여 회의 및 이벤트 일정을 동기화할 수 있습니다.
clickUp 달력 보기의 드래그 앤 드롭 기능을 통해 즉시 회의 일정을 변경하세요_
또한 ClickUp 알림 를 클릭해 체크인 시간, 출발 알림, 예정된 회의 등 여행 일정에 대한 알림을 받아보세요.
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10. 미리 체크인
출퇴근 시간대에 체크인 카운터에 긴 줄이 생기면 일정이 지연되고 회의에 차질이 생길 수 있습니다. 혼잡을 피하기 위해 대부분의 항공사는 웹사이트나 앱에서 출발 24시간 전에 온라인 체크인을 제공하여 디지털 탑승권을 가지고 보안 검색대로 바로 이동할 수 있도록 합니다.
일부 항공사는 몇 시간 일찍 체크인하는 승객에게 우선순위 보딩을 제공하여 보다 편안하게 여행을 시작할 수 있도록 하기도 합니다.
11. 기업 출장 정책 이해
예약 방법, 비용 한도, 기대치 등 회사의 출장 정책을 검토하고 준수하면 그에 따라 출장을 계획할 수 있고, 출장비 환급 과정에서 발생할 수 있는 갈등과 시간을 절약할 수 있습니다.
💡프로 팁: 정책 세부사항을 ClickUp 출장 플래너 템플릿 또는 ClickUp 문서에 저장하여 이동 중에도 쉽게 액세스할 수 있습니다. 정책 중 불분명한 부분이 있다면 주저하지 말고 인사팀이나 여행 부서에 문의하여 명확히 파악하고 원활한 플랜을 세우세요
12. 적응력 확보
신중한 플랜에도 불구하고 예기치 않은 항공편 지연이나 갑작스러운 회의 취소로 인해 출장에 차질이 생길 수 있습니다.
따라서 대체 여행 경로나 현지 교통편 연락처 등 비상 플랜을 준비하세요. 교통 지연이나 악천후에 대비해 일정을 유연하게 조정하세요.
또한, 이른 아침 여행이나 직항편을 예약하면 서로 연결된 여행 일정으로 인한 지연을 피하는 데 도움이 됩니다. 또한, 동료와 클라이언트에게 여행 일정(및 변경 사항)을 업데이트하고 필요에 따라 회의 일정을 조정하는 것을 잊지 마세요.
13. 이동 중에도 보안 유지
개인 및 디지털 보안을 관리하면 스트레스 없이 즐거운 여행을 즐길 수 있습니다.
특히 번잡하거나 낯선 장소에서는 소지품을 닫힘 없이 보관하고 경계를 늦추지 마세요. 보안이 취약한 공용 Wi-Fi 네트워크를 사용할 때는 특히 회사 또는 클라이언트의 독점 데이터나 금융 정보와 같은 민감한 정보를 다룰 때 VPN(가상 사설망)을 사용하여 데이터를 보호하세요.
또한 여행용 지갑이나 머니벨트를 사용해 중요한 문서와 귀중품을 안전하게 보관하세요.
14. 시차 극복하기
중요한 회의나 이벤트가 있기 하루나 이틀 전에 목적지에 도착해 시차로 인한 스트레스를 줄이세요. 새로운 환경과 시간대에 적응하는 시간을 가지세요.
이 사전 예방적 접근 방식은 신체 시계를 더 빨리 재설정하여 비즈니스 미팅에 상쾌하고 집중력 있게 임할 수 있도록 도와줍니다.
15. 경계 설정하기
출장을 조정하는 것은 외줄 위에서 균형을 잡는 것처럼 느껴질 수 있지만, 경계를 설정하면 생산성과 균형을 유지할 수 있습니다. ClickUp의 달력 보기 를 사용하면 업무 시간을 정의하고 동료와 업무 가능 시간을 공유할 수 있습니다. 또한 불필요한 알림을 끄고 업무용 기기와 개인용 기기를 분리하면 집중력을 유지하고 일과 삶의 균형을 유지하는 데 도움이 됩니다.
clickUp의 유연한 달력 보기에서 프로젝트를 정리하고, 타임라인을 플랜하고, 일을 시각화하세요_
전용 작업 공간을 지정해 일과 휴식의 경계를 명확히 구분할 수도 있습니다. 그 작업 공간에서 벗어나면 일에서 벗어나 평화와 즐거움을 주는 활동에 시간을 보내세요.
마지막으로, 출장 중에도 자기 관리에 우선순위를 두는 것을 잊지 마세요. 충분한 수면과 운동을 취하고 규칙적인 휴식을 취해 번아웃을 방지하세요.
16. 출장 시간 생산성 향상하기
출장을 떠나기 전에 가장 중요한 작업을 파악하고 출장 중 효율적으로 처리할 수 있는 계획을 세우세요. 또한 안정적인 인터넷 연결을 위해 노트북, 휴대용 충전기, Wi-Fi 핫스팟과 같은 필수품을 잊지 마세요.
또한, 항공이나 기차 등 이동 시간을 활용해 이메일을 확인하고 문서를 검토하거나 다음 단계를 계획하세요. 인터넷 없이도 업무를 처리하려면 오프라인에서도 작동하는 생산성 앱을 활용하세요.
자세히 보기:_ 팀의 생산성을 높이는 15 가지 시간 관리 기법
17. 건강 유지
출장 중 건강을 유지하는 것은 웰빙과 생산성을 위해 매우 중요합니다.
이를 위해 균형 잡힌 식단을 유지하여 건강 문제를 예방하고 필수 의약품, 비타민, 구충제가 들어 있는 구급 상비약을 챙기세요. 탈수를 예방하기 위해 물을 충분히 마시고 공항과 호텔에서는 영양가 있고 포만감을 주는 식사를 하세요.
바쁜 일정이더라도 식사를 거르지 않도록 하고, 위장이 예민하다면 비즈니스 여행 중에도 익숙한 음식을 섭취하세요.
또한 호텔 헬스장을 이용하거나 회의 중간중간 빠르게 걷거나 방에서 간단한 운동을 하며 활동성을 유지할 수 있습니다.
18. 연락 유지
홈 오피스를 떠나 있는 동안에도 동료 및 클라이언트와 연결 상태를 유지하는 것이 중요합니다. 실시간 메시지, 영상 통화, 파일 공유를 위한 Slack, Zoom, Microsoft Teams와 같은 도구를 사용하여 멀리 떨어져 있어도 최신 소식을 놓치지 마세요.
또한, 회의 일정을 잡을 때 다양한 시간대를 고려하세요. 진행 상황을 정기적으로 업데이트하여 투명성을 유지하고 원활한 워크플로우를 보장하세요.
직장에서는 ClickUp 채팅 보기 일관된 커뮤니케이션을 위해. 프로젝트 토론을 중앙 집중화하고 비동기 커뮤니케이션 를 사용하여 시간대 간 조정을 간소화하고 원격 팀이 계속 추적할 수 있도록 합니다.
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19. 즐거운 시간을 따로 설정하세요
아름다운 장소를 방문했는데 회의실 내부만 보는 것보다 더 나쁜 것은 없습니다.
대신, 무료 시간을 활용하여 지역 명소를 둘러보거나, 지역 요리를 맛보거나, 근처 공원이나 북적이는 시장에서 여유롭게 산책을 즐겨보세요. 이러한 문화적 경험은 활력을 되찾아주고 클라이언트나 동료와의 상호작용을 위한 훌륭한 대화의 시작점이 될 수 있습니다.
이러한 활동은 휴가 기간에 따라 또는 긴 주말을 활용하여 업무에 방해가 되지 않도록 계획하세요.
💡프로 팁: 새로운 장소에서 재미있는 액티비티를 추천받으려면 트립어드바이저, 겟유어가이드, 클룩 등과 같은 앱을 이용하세요. 휴가 기간에 최적화된 투어와 체험, 이벤트 일정, 지역 축제나 회의 일정을 찾을 수 있습니다
20. 경험 기록하기
매번 비즈니스 출장 때마다 똑같은 상황에 부딪히는 데 지치셨나요? 출장을 기록해두면 다음 출장을 위한 좋은 교훈으로 활용할 수 있습니다.
여행 일기를 작성하여 회의 피드백, 물류 관련 문제, 현지 팁, 주요 연락처를 추적하세요. 잘된 일과 그렇지 않은 일, 즉 짐 꾸리기 목록이나 다음번에는 피할 호텔 등 잘된 점과 그렇지 않은 점을 노트에 기록하세요. 이 가이드를 팀의 새로운 회원이나 비즈니스 여행 경험이 없는 회원과 공유할 수도 있습니다.
💡프로 팁: clickUp 문서를 사용해 여행 정보를 중앙 집중화하세요. 여행 일지 입력 또는 글머리 기호로 여행 결과를 추가하고 여행별 여행 폴더에 저장하세요
ClickUp으로 비즈니스 여행의 효율성을 높이세요
해외 출장을 가거나 다른 주에서 클라이언트 회의에 참석하거나 새로운 도시에서 원격 근무를 하는 경우, ClickUp을 사용하면 출장을 최대한 활용하고 출장 중에도 생산성을 높일 수 있는 방법을 찾을 수 있습니다.
여행 플래너 템플릿으로 상세한 일정을 만드는 것부터 경비 보고서 템플릿으로 경비를 추적하는 것까지, 여행 프로세스를 간소화할 수 있습니다.
또한, ClickUp 달력 보기를 통해 동료들에게 출장 가능 여부를 알려주고, ClickUp 문서와 작업은 중요한 정보를 정리하고 중앙 집중화하여 여정의 한 단계도 놓치지 않도록 도와줍니다.
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