돈을 벌려면 돈을 써야 합니다.
모든 비즈니스는 비즈니스를 운영하는 과정에서 매년 인력, 사무실 공간, 연구, 영업팀, 마케팅, IT에 지출을 합니다. 하지만 어느 항목에 얼마를 지출해야 할까요?
IT는 모든 조직에서 가장 큰 비용 중 하나입니다. Gartner는 전 세계 IT 지출이 다음과 같이 증가할 것으로 예측합니다 2024년 5조 달러 . 이러한 꾸준한 성장으로 인해 이러한 투자를 효율적으로 관리해야 할 필요성이 대두되고 있으며, 이는 훌륭한 IT 예산 책정을 통해 달성할 수 있는 과제입니다.
이 블로그 게시물에서는 조직에서 더 나은 재무 관리를 위해 IT 예산 책정 최고의 실행 방식을 사용하는 방법에 대해 설명합니다.
IT 예산이란 무엇인가요?
IT 예산은 IT 프로젝트, 도구, 시스템, 인프라 및 운영 비용에 자금을 전략적으로 할당하는 프로세스입니다. 여기에는 IT 지출을 분석, 해석, 예측, 할당, 승인 및 감독하는 것이 포함됩니다.
IT 예산의 주요 구성요소
IT 예산에는 IT 부서에서 필요로 하고 사용하는 모든 것이 포함됩니다. 여기에는 다음이 포함됩니다.
하드웨어: 서버, 컴퓨터, 네트워킹 장비 및 주변기기와 같은 물리적 기술 자산과 관련된 비용입니다.
소프트웨어 및 서비스: 소프트웨어 라이선스, 애플리케이션 및 플랫폼. 여기에는 상용 소프트웨어부터 전문 기업 솔루션, 클라우드 기반 서비스 구독에 이르기까지 다양한 범위가 포함됩니다.
IT 직원 비용: 인건비는 일반적으로 인건비 예산에서 나오지만 컨설턴트, 공급업체, 교육 등에 대한 비용도 IT 예산의 일부입니다.
기술 지원 비용: 소프트웨어 업데이트, 하드웨어 수리, 기술 지원 서비스 및 보증을 포함한 지속적인 유지보수 및 지원 비용입니다.
정보 보안: 방화벽 및 바이러스 백신 소프트웨어, 침입 탐지 시스템, 보안 감사를 포함한 IT 시스템 보안.
클라우드 컴퓨팅: 클라우드 스토리지, 컴퓨팅 리소스, SaaS 애플리케이션, 서비스형 플랫폼(PaaS) 오퍼링에 대한 클라우드 서비스 및 구독료.
IT 예산의 기본
IT 예산은 조직의 요구사항을 재정적으로 지원하기 위해 널리 사용되는 접근 방식인 ITFM(IT 재무 관리)의 중요한 부분입니다.
ITFM은 낭비 최소화, 비용 절감, 자본 및 운영 비용 예측, 바람직한 재무 행동 장려에 중점을 두며, 이 모든 것은 예산 책정을 통해 달성할 수 있습니다.
IT 예산 책정이 중요한 이유는 무엇인가요?
가장 기본적인 수준에서 IT 예산은 예산이 없는 자금, 즉 과다 지출을 방지하기 위해 필요합니다. 그 외에도 IT 예산은 그 이상의 이점을 제공합니다.
투자 수익률
좋은 IT 예산은 조직에서 지출한 모든 비용에 대한 수익을 보장합니다. 또한 프로젝트 관리자와 리더가 성과를 창출할 가능성이 높은 이니셔티브에 집중할 수 있도록 도와줍니다.
예를 들어, 다음에 투자하는 경우
좋은 IT 예산은 TAT 또는 CSAT 점수 상승과 같은 양식을 통해 기대하는 정확한 수익에 대한 사례를 만들 수 있습니다.
전략적 조정
IT 예산은 부서 리더가 조직 전략과 보조를 맞추는 데 도움이 됩니다. 예를 들어 비즈니스 전략이 성장이라면 CRM, 이메일 마케팅, 영업팀 분석 등과 같은 고객 확보 도구에 더 많은 예산을 할당할 수 있습니다.
전체 보기
연초에 IT 예산을 설정할 때는 전체 부서의 요구 사항과 목표를 전체적으로 보기 위해 노력해야 합니다. 이를 통해 IT 책임자와 프로젝트 관리자는 한 해를 효과적으로 플랜할 수 있습니다.
실험
예산을 잘 설정하면 실험적인 프로젝트를 위한 충분한 예산을 확보할 수 있으며, 이는 혁신을 확장하는 데 도움이 될 수 있습니다. 예를 들어, IT 예산의 5%를 다른 업무에 영향을 주지 않으면서 급진적인 무언가를 구축하기 위해 따로 설정할 수 있습니다.
이러한 모든 이점을 얻으려면 테이블에 적합한 인력이 있어야 합니다.
IT 예산 책정에는 누가 관여하나요?
올바른 IT 예산 책정은 재무와 IT 간의 협업 플랜이어야 합니다. 주요 이해관계자로는 최고 재무 책임자(CFO), 최고 기술 책임자(CTO) 또는 최고 정보 책임자(CIO)가 있습니다.
일반적으로 CTO/CIO는 IT 예산을 계획하고 요청하면 CFO가 이를 분석하고 승인합니다. 따라서 CIO가 책임이 있습니다:
- 비즈니스 목표에 부합하는 프로젝트를 통한 IT 전략 수립
- 요구 사항 파악, 비용 예측 및 비용 우선순위 지정
- 다른 부서와 협업하여 조직의 IT 요구 사항 파악
- IT 비용 관리, 비용 절감 방안 설계, 공급업체와의 협상 수행
- 애자일 용량 계획 및 리소스 레벨링
- 보안/컴플라이언스 위험 및 프로젝트 초과 등 IT 투자와 관련된 위험 평가 및 완화
이 프로세스의 일부에는 다른 부서도 관여할 수 있습니다. 예를 들어, HR은 계약업체나 컨설턴트 채용에 대해 발언권을 가질 수 있습니다.
에는 공급업체와 최적의 가격을 협상하는 것이 포함될 수 있습니다.
IT 예산은 매출과 어떤 관련이 있나요?
IT 예산은 자금의 유출, 즉 비용과 관련이 있습니다. IT 수익은 수입으로, IT 서비스 또는 제품이 얼마나 많은 수익을 창출하는지 추적합니다. 수익성을 유지하려면 IT 수익과 예산 간의 균형이 잘 맞아야 합니다.
매출 대비 평균 IT 예산은 조직 전반에서 핵심적인 성공 메트릭입니다. 범위는 다음과 같습니다
산업에 따라 다릅니다. 예를 들어, 건설 업계는 매출의 약 1.68%를 IT에 지출하는 반면, 은행은 거의 8%를 지출합니다.
이러한 기준을 유지하고 투자 수익을 보장하려면 프로세스가 필요합니다. 자세히 살펴보겠습니다.
IT 예산 책정 프로세스 살펴보기: 자세한 단계별 가이드
예산은 여러 가지 움직이는 부분을 관리하는 프로세스입니다. 좋은 프로세스와 강력한
ClickUp과 같은 IT 프로젝트 관리 소프트웨어
을 사용하여 효과적으로 플랜을 세울 수 있습니다. 이 섹션에서는 이 두 가지에 대해 설명합니다.
1. 현재 상태 평가하기
미래 상태를 시각화하고 이에 대한 플랜을 세우기 전에 현재 상태를 파악해야 합니다. 다음을 포함하여 현재 IT 환경을 검토하세요:
- 하드웨어, 소프트웨어, 네트워크 시스템, 보안 조치를 포함한 기존 IT 인프라
- 시스템 가동 시간, 인시던트 대응 시간, 사용자 만족도 등의 성능 메트릭
목표는 강점, 약점, 개선 또는 투자가 필요한 영역을 파악하는 것입니다. 예를 들어, 서버 용량이 자주 초과되는 경우 추가 또는 더 강력한 서버에 대한 투자가 필요하다는 것을 나타냅니다.
사용
ClickUp 대시보드
를 통해 현재 상태를 파악하세요. 필요한 보고서로 맞춤형으로 보고 부족한 부분을 평가하세요.
2. IT 전략 및 목표 정의하기
향후 몇 년간 비즈니스의 목표를 이해하고 IT가 이를 지원할 수 있는 방법을 결정하세요. 비즈니스 전략을 기반으로 지원 마케팅 전략을 수립하세요.
예를 들어, 온라인 플랫폼을 출시하여 시장 점유율을 높이는 것이 목표인 비즈니스의 경우 IT 전략에는 이커머스 기능 구축이 포함될 수 있습니다. 따라서 이에 대한 플랜을 세우세요. 이를 위해
또는
를 사용하면 여정을 가속화할 수 있습니다.
또는 백지 상태에서 시작하여 팀과 공동으로 요구 사항을 브레인스토밍하고
ClickUp 화이트보드
. 피드백을 초대하고 화이트보드에서 바로 항목을 작업으로 전환할 수 있습니다.
3. 예측 요구 사항
IT 전략에 따라 철저한
. 기술 업그레이드, 새로운 시스템 구현, 인력 요구 사항 및 기타 필요한 IT 리소스를 다룹니다.
예를 들어, 소프트웨어 개발을 빠르게 확장하려는 경우 다음이 필요할 수 있습니다
[IT 문서화 소프트웨어](https://clickup.com/ko/blog/108741/it documentation software/)
를 사용하여 프로세스에 반복성을 통합하세요.
ClickUp 양식을 사용하면 프로젝트 또는 기능 책임자로부터 요구 사항을 수집할 수 있습니다. 양식을 설정하여 제품, 보안, 인프라, 데이터 등의 책임자에게 보내서 그들의 요구 사항을 파악하세요.
4. 비용 추정
요구 사항과 관련된 직접 및 간접 비용을 추정하세요. 총 소유권 비용을 계산하세요. 예를 들어, 새로운 분석 소프트웨어의 구독 비용이 한 달에 $X일 수 있습니다.
또한 구현, 맞춤형 설정, 사용자 교육, 유지 관리 등에 지출하게 됩니다. 예산 요청서에 각 항목과 관련된 모든 비용을 포함해야 합니다.
5. 투자 우선순위 정하기
계획한 모든 것을 얻을 수는 없습니다. 따라서 가장 중요한 프로그램에 대한 예산 승인을 받도록 우선순위를 정하세요.
예를 들어, CRM 시스템 업그레이드와 사이버 보안 강화 중 하나를 선택해야 하는 경우 최근 보안 위협을 확인한 경우 후자에 우선순위를 둘 수 있습니다.
예산을 요청하기 전에
- 각 예산 항목의 비즈니스 영향 평가하기
- 전략적 중요성 문서화
- 비용 절감, 효율성, 생산성 등과 같은 비즈니스 가치 측면에서 예상 ROI를 계산하세요.
6. IT 예산 개발
모든 정보를 바탕으로 종합적인 예산 프레젠테이션을 작성하세요. 어떤 좋은
가 도움이 될 수 있습니다.
각 비용 범주에 대한 항목이 포함된 테이블을 만드세요. 관련 프로젝트에 대한 정보, 완료하고자 하는 금액, 요청하는 예산, 잠재적 ROI 및 기타 필요한 리소스를 포함하세요.
사용
에서 바로 시작할 수 있습니다.
7. 승인 받기
재무 및 비즈니스 경영진에게 가져가 승인을 받습니다. 이 단계에서는 질문에 답하고 협상할 준비를 하세요. 사용하는 경우
에서도 비동기식으로 쉽게 발생할 수 있습니다.
8. 구현 및 모니터링
이제 주어진 예산을 사용하여 전략을 실행할 차례입니다. 예산을 최대한 활용하려면 다음에서 프로젝트를 설정하세요
를 설치하고 진행 상황을 모니터링하세요.
ClickUp의 계정 템플릿
를 사용하면 이 프로세스를 손쉽게 관리할 수 있습니다. 이 고급 템플릿은 9가지 보기를 통해 미지급금과 미수금을 쉽게 모니터링할 수 있습니다.
9. 검토 및 조정
IT 예산 프로세스는 반복적이어야 합니다. 예산 달력을 설정하고 정기적으로 지출을 검토하세요. 실제 지출과 계획된 예산을 비교하여 변화하는 비즈니스 요구 사항, 기술 발전 또는 편차에 따라 재조정하세요. 다음 사항을 확인하세요
이니셔티브는 예산 사용량과 일치합니다.
위의 예산 책정 프로세스를 따르는 동안 염두에 두어야 할 몇 가지 최고의 실행 방식은 다음과 같습니다.
IT 예산 책정 최고의 실행 방식 및 팁
현재 인프라를 감사하고, 요구사항을 수집하고, 비용을 추정하고, 상충되는 요구사항의 균형을 맞추고, 설득력 있는 예산 제안서를 작성하는 일은 처리해야 할 일이 많습니다. 이를 조금 더 쉽게 하기 위해 이 분야의 리더들이 제공하는 몇 가지 조언을 소개합니다.
IT 예산을 비즈니스 목표에 맞춰 조정하세요
예산을 승인받는 가장 좋은 방법은 비즈니스 목표와 긴밀하게 연계하는 것입니다. 연결 고리가 분명해 보이지 않는다면 시간을 들여 사례를 만들어 보세요.
예를 들어, 비즈니스 전략은 고객 경험(CX)을 우선시하는 것인데 머신 러닝에 투자하고 싶을 수 있습니다. IT 리더로서 머신 러닝 이니셔티브를 통해 CX를 개선할 수 있는 방법과 이를 통해 달성할 수 있는 비즈니스 목표에 대한 사례를 만들어 보세요.
데이터 및 분석 사용
감사를 수행하는 동안 몇 년 전으로 거슬러 올라갈 수 있는지 살펴보세요. 데이터를 수집하여 패턴과 잠재적인 절감 효과를 파악하고 정보에 입각한 의사 결정을 내리세요.
정보가 없는 경우, ClickUp의
를 사용하여 미래를 위한 데이터 포인트를 캡처하세요.
ClickUp을 사용하면 예상 시간, 소요 시간, 프로젝트 수명 주기, 비용, 결제, 반품 등 프로젝트 효율성에 대한 정보를 수집할 수 있습니다.
투명한 커뮤니케이션
올바른 IT 예산 책정을 위해서는 팀원, 프로젝트 매니저, 비즈니스 담당자, 재무팀의 의견이 필요합니다. 이들과 정기적으로 소통하여 투명성과 신뢰를 구축하세요.
ClickUp 작업에는 상황에 맞는 채팅을 위한 중첩 댓글이 포함되어 있습니다. 중첩된 댓글을 사용하여
ClickUp 채팅 보기
를 클릭하면 모든 메시지를 한곳에서 확인하고 준비가 되면 답장할 수 있습니다.
적응력 구축
매년 예산 책정이 완료됨에도 불구하고 예산이 한 번에 모두 지출되는 것은 아닙니다. 따라서 연중 내내 예산을 조정할 수 있어야 합니다.
- 정기적으로 검토를 수행하여 지출 실적을 파악하세요
- 분기별 세션을 통해 지난 분기 동안 프로젝트 예산과 성과가 어떻게 진행되었는지, 그리고 다음 분기에 필요한 것이 무엇인지 확인합니다
- 비즈니스 팀과 대화하여 IT 프로그램이 어떻게 도움이되는지 이해합니다
- 학습한 내용과 필요한 사항에 따라 예산을 재할당합니다
- IT 리스크를 고려하세요. 방법은 다음과 같습니다
IT 예산 책정에서 위험 관리 및 요인 완화하기
사이버 공격, 서버 다운타임, 데이터 유출, 규정 준수 강화, 인적 오류 등 IT는 위험으로 가득 차 있습니다. IT 예산은 위험을 인식하고 이를 고려해야 합니다.
다음은 몇 가지 잠재적 위험과 이를 완화할 수 있는 방법입니다.
시나리오 플랜을 사용하여 위험 관리하기
요구 사항을 예측할 때는 다양한 시나리오를 고려하세요. 예를 들어, 새로운 CRM이 필요한 경우 이를 구축하거나 SaaS 도구를 구입하거나 기존 스프레드시트를 이 목적에 맞게 조정할 수 있습니다.
이러한 각 시나리오의 비용, 이점 및 위험을 살펴보세요. 선택에 따른 위험을 완화할 수 있도록 예산을 계획하세요.
스프레드시트 방식을 선택하면 더 많은 인력을 고용하거나 수동으로 관리하는 데 더 많은 시간을 할애해야 할 수도 있습니다. 추가 인력을 위한 예산을 따로 설정하세요.
아웃소싱 위험에 대비하기
IT 팀은 급여 및 간접비 비용을 절감하기 위해 아웃소싱 팀을 사용합니다. 그러나 외부 서비스 제공자에 의존하면 공급업체의 안정성, 서비스 품질, 서비스 중단 가능성과 관련된 위험이 발생할 수 있으며, 이는 비즈니스 운영에 영향을 미칠 수 있습니다.
- 공급업체의 안정성 평가
- 결과물과 위약금을 명확하게 정의하는 강력한 계약을 설정하세요
- 여러 공급업체와 협력하여 위험을 분산하세요
- 위험에 대비한 비용 관리 전략을 설계하세요
- 백업 메커니즘 구축
위험 및 규정 준수 관리 강화
IT 리스크는 비용이 많이 들 수 있습니다.
에 따르면 데이터 유출로 인한 평균 비용은 445만 달러입니다. 영국항공이 일반 데이터 보호 규정(GDPR)을 위반한 사실이 적발되자 EU는 이 항공사에 2천만 파운드의 벌금을 부과했습니다!
이러한 위험에 대비하는 유일한 방법은 보안 조치를 적극적으로 강화하는 것입니다.
를 통해 보안 및 위험 관리 이니셔티브의 지속적인 최적화를 지원합니다.
ClickUp으로 IT 예산을 효율적으로 관리하세요
일반적으로 팀은 예산을 지출의 한도라고 생각하는 경우가 많습니다. 반대로 잘 계획된 예산은 원하는 프로젝트를 자유롭게 실행할 수 있는 여유가 될 수 있습니다.
ClickUp을 사용하여 예산 프로세스를 명확하고 투명하게 만들어 보세요. ClickUp에서 데이터를 수집하고 프로젝트를 실행하여 효율성을 높이고 세밀하게 모니터링하세요. 정기적으로 성과를 검토하고 진행 상황에 따라 조정하세요. 그 과정에서 비용도 절약하세요.
IT 예산으로 목표를 달성할 수 있는 자유를 누려보세요.
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