온보딩 프로세스는 신입 사원이 해당 역할에서 성공할 수 있는 성패를 좌우할 수 있습니다.
그 2023년 연구 컨설팅 회사 Korn Ferry는 6~12개월 이내에 직장을 그만둔 직원을 대상으로 설문조사를 실시했습니다. 응답자들은 이직을 결정한 이유로 회사 문화에서 단절된 느낌과 열악한 온보딩 경험 등을 멘션했습니다.
온보딩 문서는 입사 첫날부터 신입사원을 철저하고 투명하게 관리하는 데 도움이 될 수 있습니다. 필수 세금 양식과 고용 계약서 외에도 고려해야 할 유용한 온보딩 문서가 많이 있습니다. 꼼꼼하게 준비하고 정리하면 직원들이 새로운 업무 환경을 쉽게 탐색하는 데 도움이 될 수 있습니다. 🧭
이 도움말에서는 법률 및 세무 양식부터 조직도, 프로세스 매뉴얼, 기밀 유지 계약서까지 온보딩 프로세스에 포함해야 하는 다양한 유형의 문서에 대해 설명합니다. 또한 온보딩 서류 작성과 정리를 손쉽게 도와주는 종합적인 생산성 및 프로젝트 관리 플랫폼에 대해서도 소개합니다.
직원 온보딩 문서의 중요성
유사한 클라이언트 온보딩 직원 온보딩은 신입사원이 조직에 동화되는 과정입니다. 온보딩은 직원의 업무 준비를 돕고 회사 문화를 소개하는 과정입니다.
원활한 직원 온보딩 프로세스 는 동기 부여, 생산성, 직무 만족도를 높일 수 있습니다. 또한 온보딩 프로세스를 잘 갖춘 기업은 일반적으로 이직률이 낮습니다.
문서화는 온보딩 프로세스에서 중요한 역할을 합니다. 문서는 일반적으로 인적 자원(HR) 전문가, 관리자 또는 비즈니스 소유자.
온보딩 문서는 법적 요건일 뿐만 아니라 통합을 보다 효율적으로 진행할 수 있도록 도와줍니다. 온보딩 문서는 직원이 회사와 역할을 빠르고 쉽게 파악할 수 있도록 도와주며, 온보딩 과정과 그 이후를 지원합니다. 📃
법률 및 세무 온보딩 문서
법률 양식은 신입사원 온보딩 문서 목록에서 가장 먼저 작성해야 합니다. 법적 문제와 벌금을 피하려면 직원의 시작 날짜로부터 며칠 이내에 완료하세요.
W-4 세금 양식
직원은 W-4라는 연방 소득세 양식을 완료해야 합니다. 이를 통해 직원은 세금 원천 징수 상태를 명시하여 사회 보장 및 메디케어와 같은 기부금에 영향을 미칩니다.
W-4 양식은 직원의 급여에서 공제할 금액을 국세청(IRS)에 알려줍니다. 또한 과세 금액을 어떻게 배분할지도 알려줍니다. 💵
매 급여 지급 전에 가장 최근의 W-4 양식을 검토하여 직원의 선택 사항과 일치하는지 확인하세요. 또한 모든 직원의 세금 서류는 마지막 세금 납부 기한 또는 납부일(둘 중 나중에 도래하는 날짜) 이후 최소 4년 동안 보관해야 합니다.
주 W-4 세금 양식
대부분의 주에서는 소득세를 부과합니다. 다음 9개 주에서도 신규 직원에게 주 원천 징수 증명서를 작성하도록 요구합니다
- 알래스카
- Florida
- 네바다
- 뉴햄프셔
- 사우스 다코타
- 테네시
- 텍사스
- 워싱턴
- 와이오밍
I-9 양식 및 일할 자격 서류
I-9 양식은 신입 직원의 시민권, 거주지, 비자 및 이민 상태에 따라 미국에서 일할 수 있는 자격을 확인합니다.
직원은 양식을 완료하여 시작 날짜로부터 3일 이내에 반환해야 합니다.
그 외에도 다음과 같은 일할 수 있는 자격 서류를 제공해야 합니다:
- 출생 증명서
- 여권
- 주민 카드
양식과 서류를 검토하여 모든 요건을 충족하는지 확인하세요. 제출할 필요는 없지만 이민국 직원이 요청할 경우를 대비하여 보관해 두어야 합니다.
회사별 온보딩 서류 ## 회사별 온보딩 서류
다음 문서를 통해 신입 사원은 회사의 정책, 문화, 사람, 이벤트, 브랜드에 대해 숙지할 수 있습니다.
직원 핸드북
An 직원 핸드북 는 필수 회사 정보의 백과사전 역할을 합니다. 작성할 때는 철저하고 명확한 언어를 사용하되, 직원들에게 너무 많은 정보를 제공하지 않도록 하세요.
직원 핸드북의 가장 일반적인 요소는 다음과 같습니다:
- 사명 선언문: 좋은 직원 핸드북은 직원에게 회사의 개요, 목표, 가치를 제공합니다
- 고용 정보 : 다음 사항 포함근무 일정타임오프 및 초과 근무 정책, 해고 및 사직 정책, 기타 기술적인 사항 포함
- 보안 정책 : 회사의 보안 관행 및 비상 절차에 대해 논의합니다
- 위험 관리 정책 : 직원 핸드북은 회사가 작업장 사고, 환경 재해 및 기타 인시던트를 처리하는 방법을 설명합니다
- 직장 행동 강령 : 복장 코드 또는 차별 금지 및 괴롭힘 방지 정책과 같은 직장 내 행동에 대한 지침을 제공합니다
- 성과 관리 정보 : 회사가 성과를 평가하는 데 사용하는 기준에 대해 설명합니다성과 검토타임라인, 잠재적 결과(예: 프로모션 및 징계 조치)에 대해 설명합니다
직원이 핸드북을 읽은 후에는 동의 양식에 서명해야 합니다. ✍️
조직 차트
An 조직 차트 직원에게 회사 구조를 소개합니다. 차트에는 직원의 이름, 직무, 보고 대상 등이 표시되어야 합니다. 이는 내부 및 기능 간 커뮤니케이션을 촉진할 수 있습니다. 신입 직원이 질문이 있는 경우 차트를 보고 누구에게 질문해야 하는지 알 수 있습니다. 👥
브랜드 가이드라인
모든 회사에는 자신을 표현하는 독특하고 일관된 방식이 있습니다. 🖼️
The 브랜드 가이드라인 문서 는 신입 직원에게 마케팅 자료나 외부 커뮤니케이션에 사용할 로고의 적절한 적용, 허용되는 폰트 및 색상 구성, 글쓰기 톤에 대해 안내합니다.
회사 달력
중요한 회의와 마감일부터 공휴일, 그리고 팀 빌딩 이벤트 회사 달력은 신입 직원에게 일상적인 활동을 알려줍니다. 이를 통해 신입사원은 미리 플랜을 세우고 개인 일정을 회사 일정과 동기화할 수 있습니다. 🗓️
직무별 온보딩 문서
아래 목록에 있는 온보딩 서류를 사용하여 직원이 새로운 역할을 준비할 수 있도록 도와주세요.
채용 제안서 및 고용 계약서
최종 면접 를 통해 후보자에게 위치를 제안할 수 있지만 반드시 서면으로 후속 조치를 취해야 합니다.
채용 제안서에는 직무 제목, 시작 날짜, 기대치, 보상 및 혜택 등 신입사원의 역할에 대한 정보가 간략하게 설명되어 있습니다. 직원은 이를 주의 깊게 읽고 서명을 해야만 공식적으로 약관에 동의하는 것입니다. 직원 계약서 는 일반적으로 더 심층적입니다. 여기에는 근무 일정, 업무, 정책, 기밀 유지 및 해고 조건에 대한 정보가 포함될 수 있습니다. 직원 핸드북과 비슷하지만 직원의 역할에 대해 더 간결하고 구체적으로 설명합니다.
프로세스 매뉴얼
직원 온보딩 체크리스트의 또 다른 중요한 항목은 다음과 같습니다 프로세스 문서 .
역할의 성격에 따라 프로세스 매뉴얼은 일반적인 지침처럼 보일 수도 있고, 상세하게 보일 수도 있습니다 표준 운용 절차 (SOP) . 후자는 반복적인 프로세스를 수행하고 문제를 해결하는 방법에 대한 단계별 지침입니다.
이러한 직원용 문서의 중요성은 아무리 강조해도 지나치지 않습니다. 적절한 프로세스 문서가 있으면 신입 직원과 기존 직원 모두 문제가 있을 때 참조할 수 있는 지식 기반이 있습니다. 전화나 회의의 필요성을 줄여 일에 더욱 집중하고 효율적으로 일할 수 있습니다.
신입 직원의 경우 별도의 교육 플랜 . 이 문서에는 직원이 새로운 역할에서 처음 몇 달 동안 무엇을 기대할 수 있는지 설명해야 합니다. 또한 직원이 경험을 쌓으면서 직무가 어떻게 변화할 수 있는지, 더 높은 역할로 승진하기 위한 기준도 정의해야 합니다. 새로운 직원이 교육 중일 때 동료 또는 멘토의 지원을 받아 설정합니다. 👐
급여 및 복리후생 문서
이러한 문서를 준비하여 원활한 보상을 제공하고 복리후생에 대한 투명성을 확보하세요.
계좌 입금 양식
직원의 은행 계좌에 직접 입금하는 방식으로 급여를 지급하려는 경우, 직원은 계좌 입금 양식을 작성해야 합니다. 직원의 은행 계좌 정보 및 기본 설정 등 결제 처리에 필요한 정보를 수집할 수 있습니다. 🏦
첫 급여가 지급되기 훨씬 전에 이 데이터를 수집하여 제때 처리할 수 있도록 하세요.
혜택 요약
처음부터 회사에서 제공하는 혜택에 대해 명확히 알고 있어야 하지만, 공통된 기준점이 될 수 있는 문서를 만드는 것이 가장 좋습니다. 이 문서에는 다음과 같은 정보를 포함하세요:
- 휴가: 조건에 대해 자세히 설명합니다회사의 PTO 정책직원에게 휴무일, 사용 가능한 유급 휴가 일수, 휴가 신청 방법을 알려주세요
- 가족 및 의료 휴가법(FMLA): FMLA가 적용되는 경우 직원은 의료 또는 가족 문제를 처리할 때 휴가를 요청할 수 있습니다. 온보딩 문서에 해당 직원의 자격 요건과 휴가 기간이 명시되어 있어야 합니다. 또한 노동부에서 요청할 경우를 대비하여 모든 요청에 대한 기록을 보관해야 합니다
- 건강 보험: 회사에서 건강 보험을 제공하는 경우, 신입 직원에게 해당 약관을 설명하는 문서를 제공해야 합니다
- 401(k) 및 기타 은퇴 플랜: 401(k)는 직원과 고용주에게 특정 세금 혜택을 제공하는 은퇴 저축 플랜으로, 일반적으로 많이 선택되는 플랜입니다. 어떤 퇴직 플랜을 제공하든 온보딩 문서에 해당 플랜을 설명해야 합니다
- 기타 혜택: 일부 회사에서는 기술 장비 예산이나 전문성 개발 기금과 같은 추가 혜택을 제공합니다. 해당되는 경우 온보딩 문서에 해당 혜택을 자세히 설명하고 정확한 금액을 제공하세요
기타 양식 및 계약서
회사의 정책에 따라 이러한 추가 문서를 온보딩 프로세스에 포함할 수 있습니다.
긴급 연락처 양식
비상 연락처 양식은 모든 회사의 위험 관리 전략에 없어서는 안 될 필수 요소입니다. 인시던트 발생 시 누구에게 연락해야 하는지 알려줍니다. 직원의 업무가 잠재적으로 위험한 활동을 포함하는 경우 이 양식이 특히 중요합니다.
신입 직원에게 양식에 최소 두 사람의 이름을 적고 전화번호와 이메일 주소를 포함하도록 요청하세요.
비공개 동의서(NDA)
회사에서 기밀 정보를 취급하는 경우 기밀 유지 동의서를 준비해야 합니다 기밀 유지 계약서(NDA) 여부에 관계없이 클라이언트 온보딩 또는 직원.
이 문서에 서명함으로써 직원은 자신이 일하는 민감한 데이터를 보호할 것을 커밋합니다. NDA를 위반할 경우 회사는 법적 조치를 취할 수 있습니다. 🔏
경업 금지 계약서
경업 금지 계약서에 서명하면 직원은 고용 종료 후 일정 기간 동안 회사의 경쟁 우위를 저해할 수 있는 활동에 참여하지 못하게 됩니다. 이러한 활동에는 경쟁업체에서 일하거나 경쟁 비즈니스를 시작하는 것이 포함될 수 있습니다.
경업 금지 계약 또는 조항은 회사가 독점적인 지식, 관계 또는 기술을 개발했을 때 매우 중요합니다. 이는 직원이 회사에서의 경험을 경쟁업체에 이익을 주기 위해 사용할 수 없도록 보장합니다.
약물 검사 및 신원 조회 정책
직무에 약물 검사 또는 범죄 경력 조회가 필요한 경우, 온보딩 문서에 해당 요건에 대한 자세한 설명을 포함하세요. 직원이 기록이나 검사 결과를 제출하면 향후 규정 준수 검토에 대비하여 보관하세요. 이러한 민감한 데이터에 대한 접근이 제한되어 있는지 확인하세요.
직원 동의 문서
직원 동의 문서는 다양한 용도로 사용할 수 있습니다. 직원이 다음과 같은 특정 조치를 이해하고 동의하는지 확인합니다:
- 개인 정보 수집 및 사용
- 교육 또는 개발 프로그램 참여
- 신원 조회 및 약물 검사
- 커뮤니케이션 모니터링
- 고용 계약의 변경
온보딩 문서 작성 및 정리하기
문서가 포괄적이어야 하지만 신입 사원에게 부담을 주어서는 안 됩니다. 그렇기 때문에 규정을 준수하면서 온보딩 서류 작업을 점진적으로 도입하는 플랜을 세우는 것이 중요합니다.
예를 들어, I-9 양식의 섹션 2는 입사 3일째 되는 날까지 완료해야 하므로 우선순위 중 하나로 삼아야 합니다. 반면에 회사 달력은 법적 요건도 아니고 직원의 통합 프로세스에 중요한 것도 아니므로 시작일로부터 몇 주 후에 작성할 수 있습니다.
문서를 준비, 배포, 정리할 때 적절한 생산성 도구는 생명의 은인이 될 수 있습니다. 다음과 같은 도구는 무엇이든 가능합니다 인적 자원 관리 시스템(HRMS) 및 온보딩 소프트웨어 올인원으로 프로젝트 관리 소프트웨어 like ClickUp . 🛠️
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