지도가 발명되기 전에는 사람들이 어떻게 길을 찾았는지 궁금한 적이 있나요? 태양과 별의 위치를 이용해서요.
프로젝트 도중에 별을 보는 것 같은 느낌이 든다면 지도, 즉 프로세스 맵이 필요합니다. 몇 가지를 살펴봅시다 프로세스 지도 기법과 이를 사용하여 비즈니스 효율성을 개선하는 방법에 대해 알아보세요.
프로세스 지도 기법이란 무엇인가요?
프로세스 지도 기법은 비즈니스 프로세스와 관련된 단계를 시각적으로 문서화, 분석 및 개선하는 데 사용되는 체계적인 접근 방식입니다. 워크플로우 다이어그램, 데이터 흐름 다이어그램, 비즈니스 프로세스 모델링 표기법, SIPOC 다이어그램 등 다양한 프로세스 매핑 기법이 있습니다. 자세히 알아보기 전에 먼저 기본 사항을 이해해 보겠습니다.
비즈니스 프로세스 지도란 무엇인가요?
비즈니스 프로세스 지도는 모든 비즈니스 프로세스에 관련된 일련의 단계를 시각적으로 표현한 것입니다. 비즈니스 프로세스 매핑은 프로세스의 시작부터 끝까지 통합된 그림을 제공합니다.
가장 간단한 프로세스 지도 작성 기법은 프로세스의 일련의 작업 또는 단계를 그래픽으로 표현하는 순서도입니다. 고객 불만 해결을 위한 프로세스 순서도는 다음과 같습니다.
고객 불만 접수 > 불만 평가 > 우선순위 설정 > 고객 서비스 담당자에게 배정 > 불만 해결 > 티켓 종료 > 피드백 수집.
프로세스 지도에는 무엇이 포함되나요?
일반적인 프로세스 지도에는 다음이 포함됩니다.
- 사용자가 프로세스를 진행하기 위해 수행하는 작업
- 사용자가 행동 방침을 결정하는 결정 지점
- 결정에 따른 흐름의 방향
- 프로세스의 시작과 끝을 나타내는 시작점 및 종료점
프로젝트의 복잡성에 따라 더 많은 구성 요소가 있을 수 있지만, 이 네 가지가 기본입니다.
프로세스 지도는 비즈니스 프로세스 모델링과 어떻게 다른가요?
두 용어가 비슷하게 들리고 일부 겹치는 부분이 있지만, 비즈니스 프로세스 지도는 비즈니스 프로세스 모델링과 구별됩니다.
비즈니스 프로세스 모델링은 복잡한 프로세스를 개괄적으로 설명하는 정량적이고 데이터 중심적인 접근 방식인 반면, 프로세스 매핑은 이해관계자가 프로세스를 어떻게 인식하는지에 대한 정성적인 관점입니다.
또한 모델링은 여러 관점에서 프로세스를 바라보며 상세하고 포괄적인 경향이 있는 반면, 지도는 일반적으로 활동 순서에 초점을 맞춰 더 간단합니다.
비즈니스 프로세스 지도는 현재 프로세스와 각 이해관계자가 생각하는 프로세스를 이해하기 위한 토대를 설정합니다. 이는 몇 가지 이점을 제공합니다.
비즈니스 프로세스 지도 작성 기법의 중요성 및 이점
비즈니스 프로세스 지도는 각각 특정 목적에 적합한 다양한 기법을 사용하여 완료됨. 어떤 방법을 사용하든 이점은 충분합니다.
가시성 향상: 비즈니스 프로세스 지도는 조직 내에서 프로세스가 어떻게 작동하는지 명확하게 시각화합니다. 이렇게 하면 모든 사람이 어떤 일이 일어날 것으로 예상되는지 알 수 있습니다.
예를 들어, 시니어 개발자가 코딩을 완료한 후 즉시 코드 리뷰를 수행해야 하는 경우, 프로세스 지도를 통해 두 사람 모두 이를 명확히 알 수 있습니다.
비효율성 파악: 비즈니스에서 프로세스 관리 지도를 통해 프로세스의 비효율성, 중복성, 병목 현상을 파악할 수 있습니다.
예를 들어, 조달 프로세스 지도에 일상적인 구매에 대한 승인이 여러 번 표시되는 경우, 회사는 관리 검토 임계값을 높게 설정하여 이를 간소화하여 조달 속도를 높일 수 있습니다.
커뮤니케이션 간소화: 양호 프로세스 지도 작성 도구 는 정보 흐름의 부족으로 인한 커뮤니케이션 공백이나 중복성을 드러냅니다. 이 데이터를 사용하여 더 나은 통신 프로토콜을 설정할 수 있습니다.
직원 만족도: 팀원들이 일의 전후 단계를 알면 결과물에 대해 더 신중하게 생각할 가능성이 높습니다. 예를 들어, 비즈니스 분석가가 해당 기능이 테스트를 거치게 된다는 것을 알면 더 명확한 사용자 스토리와 승인 기준을 작성합니다.
자동화: 이것이 가장 중요한 이점입니다. 프로세스 지도를 통해 비즈니스 프로세스 자동화가 가능합니다:
- 프로세스 흐름 및 단계 순서 개요 파악
- 의존성 및 중복성 식별
- 각 단계에 소요되는 시간과 노력 계산
- 한 단계가 다음 단계에 미치는 영향 측정
- 단계를 반복 가능하고 자동화 가능한 순서로 구성하기
이 모든 정보를 통해 비즈니스는 프로세스를 지능적으로 자동화하여 팀원들이 보다 전략적인 활동에 집중할 수 있는 시간을 확보할 수 있습니다.
비즈니스 프로세스 지도에 대한 이론적인 설명이 끝났으니 이제 실제로 매핑을 해보겠습니다. 지금 바로 적용할 수 있는 최고의 비즈니스 프로세스 지도 작성 기법을 소개합니다.
비즈니스 프로세스 지도 기법 ## 비즈니스 프로세스 지도 기법
프로세스의 성격, 복잡성, 관련된 이해관계자, 비즈니스에 미치는 영향 등에 따라 몇 가지 고급 프로세스 지도 기법 중에서 선택할 수 있습니다. 여기서는 몇 가지 주요 기법에 대해 설명합니다.
1. 워크플로우 기법
워크플로우란 사람이나 기계가 작업을 완료하거나 오브젝트를 달성하기 위해 따르는 일련의 단계를 말합니다. 이는 현금 인출기에서 돈을 인출하는 것처럼 간단할 수도 있고, 스마트폰 조립처럼 복잡할 수도 있습니다.
워크플로우 기반 비즈니스 프로세스 지도 작성 기법은 아무리 복잡하더라도 전체 프로세스에 사용할 수 있습니다. 조직에서는 워크플로우의 워크플로우를 지도화하기 위해 이 기법을 사용하기도 합니다.
예를 들어 개발 팀에는 프로그래밍 워크플로우가 있을 수 있습니다. 엔지니어링 팀에는 프로그래밍 워크플로우에 연결된 배포 워크플로우가 있을 수 있습니다. DevOps 팀에는 이 두 가지를 모두 포함하는 애플리케이션 유지 관리 워크플로우가 있을 수 있습니다.
워크플로우 기법을 사용하여 비즈니스 프로세스를 지도화하는 방법은 다음과 같습니다.
워크플로우 유형 식별하기
워크플로우에는 네 가지 유형이 있습니다. 어떤 유형의 프로세스인지 파악하여 비즈니스 프로세스 지도를 시작하세요.
순차적: 순차적 워크플로우에서는 작업이 특정 순서대로 차례로 수행됩니다. ATM에서 돈을 인출하는 것을 예시로 들면, 카드를 삽입하는 단계부터 카드를 회수하는 단계까지 순차적으로 수행합니다.
상태 머신: 상태 머신 워크플로우란 프로세스가 앞뒤로 진행되는 것을 말합니다. 예를 들어, 모바일 앱의 UX를 개발하는 동안 최종 디자인을 만들기 전에 여러 사용자 테스트와 리서치를 반복해서 수행할 수 있습니다.
규칙 기반: 이는 단순하지는 않지만 만약-그렇다면-그렇다면 워크플로우입니다. 일부 의사 결정에는 여러 가지 선택지가 있을 수 있으며, 각 선택지는 여러 프로세스 흐름으로 브랜치됩니다.
병렬: 워크플로우가 병렬인 경우 프로세스/작업이 동시에 진행됩니다. 린 제조에는 여러 병렬 워크플로우가 있습니다.
다양한 구성 요소 인식
모든 워크플로우에는 다음과 같은 다양한 구성 요소가 포함됩니다:
- 작업: 워크플로우에서 수행되는 각 단계/활동
- 관계: 워크플로우 내 작업 간의 의존성 및 연결 상태
- 역할: 각 작업을 담당하는 사람(개인일 필요는 없으며 프로젝트 관리자, 개발자 등의 역할일 수도 있음)
- 방향: 정보의 흐름(이는 특히 스테이트 머신 워크플로우에서 중요)
- 표준 운용 절차 (SOP): 워크플로우 내 작업에 대한 표준 운영 절차
이러한 모든 세부 사항을 워크플로우 문서에 포함하세요.
워크플로우 다이어그램 만들기
프로세스의 다양한 구성 요소로 워크플로우 다이어그램을 작성하여 작업, 누가, 어떤 순서로, 어떤 표준에 따라 작업을 수행할지 개략적으로 설명하세요. 다음은 몇 가지 예입니다 워크플로우 다이어그램 예시 를 참고하세요.
ClickUp으로 비즈니스 요구에 맞는 워크플로우 다이어그램을 만드세요
2. 데이터 흐름 다이어그램
워크플로우가 작업/활동에 관한 것이라면, 데이터 흐름은 정보에 관한 것입니다. 데이터 흐름 다이어그램은 데이터가 프로세스를 통해 입력에서 출력으로 이동하는 방법을 보여주며, 소스, 대상, 저장소 및 경로를 강조합니다.
정보 시스템을 지도화하여 소프트웨어 및 데이터 집약적인 프로세스에서 특히 유용합니다.
데이터 흐름 다이어그램 (출처: 위키미디어 커먼즈 )
데이터 흐름 다이어그램을 그리려면 다음 구성 요소를 사용하세요.
- 시스템 내에서 데이터가 어떻게 변환되는지 보여주는 프로세스를 위한 원 또는 둥근 사각형
- 파일, 데이터베이스 또는 웨어하우스와 같은 데이터 저장소를 위한 개방형 직사각형 또는 선
- 데이터 소스 또는 시스템 경계 외부의 대상과 같은 외부 엔티티를 위한 정사각형 또는 직사각형
- 데이터의 흐름, 프로세스, 데이터 저장소 및 외부 엔터티를 연결하는 화살표
데이터 흐름 다이어그램을 사용할 때는 제어 흐름이 없다는 점에 유의해야 합니다. 즉, 이 다이어그램에는 조건부 흐름, 의사 결정 규칙 또는 루프가 없습니다. 이러한 요소는 데이터 흐름도에 연결된 흐름 차트로 표현할 수 있습니다.
3. 비즈니스 프로세스 모델 및 표기법(BPMN)
비즈니스 프로세스 모델 및 표기법은 조직 내 프로세스를 그래픽으로 표현하기 위한 일련의 지침입니다. 모든 비즈니스 이해관계자가 쉽게 이해할 수 있는 포괄적인 기호 및 표기법을 제공합니다.
비즈니스 프로세스 모델 및 표기법 (출처: 위키미디어 커먼즈)
BPNM은 기술 팀, 비즈니스 분석가, 리더 및 클라이언트가 이해해야 하는 프로세스에 가장 적합합니다. 다음은 권장 표기법과 이를 사용하는 방법입니다.
흐름 오브젝트를 식별하세요: 이는 프로세스에서 완료됨 작업, 이벤트 또는 작업을 나타냅니다. 예를 들어, 작업 노드는 주문에서 현금화까지의 프로세스에서 고객의 크레딧을 확인하는 것을 나타낼 수 있습니다.
연결 오브젝트 그리기: 정보 또는 작업의 흐름을 나타내는 실선으로 한 활동에서 다음 활동으로 연결되는 화살촉이 있는 실선입니다. 점선은 메시지 흐름 또는 연결을 나타냅니다.
스윔레인으로 정리: 프로세스에서 다양한 작업을 수행하는 카테고리 또는 이해관계자를 나타냅니다. 예를 들어 송장 처리 시스템에서 작업은 공급업체, 고객, 재무팀, 영업팀 등을 위한 레인으로 나눌 수 있습니다.
프로세스 매핑을 위한 ClickUp의 스윔레인 다이어그램 순서도
아티팩트 사용: 데이터가 활동별로 어떻게 필요하거나 생성되는지 보여줍니다. 예를 들어, 데이터 오브젝트는 주문이 생성된 후 다양한 프로세스 단계를 통해 업데이트되는 것일 수 있습니다.
4. 통합 모델 언어(UML) 다이어그램
UML(통합 모델링 언어)은 시스템 설계를 시각화하는 데 사용되는 모델링 언어입니다. UML은 소프트웨어 엔지니어링에서 다양한 구성 요소의 구조와 동작을 묘사하기 위해 광범위하게 사용됩니다.
그렇게 불리지만 프로그래밍 언어가 아니라 시스템을 시각화하기 위한 일련의 지침과 어휘입니다. 각 UML 다이어그램은 시스템의 다양한 측면에 초점을 맞추기 때문에 이해관계자가 복잡한 소프트웨어 설계를 더 쉽게 이해할 수 있습니다.
비즈니스 프로세스를 지도화할 때는 자신에게 적합한 종류의 UML을 사용하세요. UML에는 두 가지 범주가 있습니다.
구조 다이어그램
구조 다이어그램은 컴포넌트, 클래스, 오브젝트 및 그 배열을 포함한 소스 코드 구조와 같은 시스템의 정적인 측면에 가장 적합합니다.
예를 들어 소셜 미디어 플랫폼의 클래스 다이어그램은 사용자 프로필, 게시물, 댓글, 메시지가 어떻게 구조화되고 상호 연결되는지 자세히 설명할 수 있습니다.
행동 다이어그램
행동 다이어그램은 시스템 내의 요소들이 시간에 따라 어떻게 상호 작용하고 변화하는지를 보여주는 시스템의 동적 측면에 가장 적합합니다. 이러한 다이어그램은 한 활동에서 다른 활동으로의 제어 흐름, 오브젝트 간의 상호 작용 및 이벤트에 대한 시스템의 응답을 간략하게 설명합니다.
예를 들어 버그 추적 시스템의 시퀀스 다이어그램은 사용자, 시스템 인터페이스 및 데이터베이스 간의 상호 작용을 포함하여 버그를 보고하는 프로세스를 설명하여 시스템이 사용자 작업 및 시스템 이벤트에 대한 응답으로 어떻게 작동하는지 강조할 수 있습니다.
5. SIPOC 다이어그램
SIPOC는 공급업체, 입력, 프로세스, 출력 및 고객의 약자입니다. 제조, 소매, 공급망 및 관련 산업에서 높은 수준의 프로세스 개요를 지도화하기 위해 사용되는 도구입니다.
SIPOC 다이어그램은 비즈니스 환경의 조감도를 만드는 데 가장 적합합니다. 다음을 포함하여 엔드 투 엔드를 다룹니다:
- 프로세스에 필요한 인풋을 제공하는 공급자(조직 내부 또는 외부 공급업체일 수 있음)
- 프로세스를 실행하는 데 필요한 자료, 정보 또는 리소스를 포함한 인풋
- 프로세스 및 입력을 출력으로 변환하는 상위 수준의 활동. SIPOC 다이어그램은 단순성과 명확성을 유지하기 위해 일반적으로 5~7단계로 구성됩니다
- 프로세스가 생성하는 제품, 서비스 또는 정보와 같은 아웃풋
- 비즈니스 내부 및 외부의 고객
이러한 기술 중 하나를 사용하면 간소화된 비즈니스 프로세스, 최적화 및 자동화의 이점을 누릴 수 있습니다. 어떤 기술을 사용하든 효율적인 비즈니스 프로세스 지도를 만드는 방법은 다음과 같습니다.
효율적인 비즈니스 프로세스 지도를 만드는 방법 ## 효율적인 비즈니스 프로세스 지도 만들기
프로세스 지도를 만들려면 조사, 명확성, 그리고 ClickUp과 같은 목적에 맞게 설계된 도구가 필요합니다. 다음은 이러한 도구를 사용하여 프로세스를 지도화하는 단계별 가이드입니다.
범위와 오브젝트 정의하기
모든 프로세스에는 여러 단계가 포함됩니다. 프로세스를 효과적으로 지도화하려면 프로세스의 범위, 필요한 세부 수준, 프로세스를 통해 달성하고자 하는 목표를 정의해야 합니다. 예를 들어, 조달 프로세스를 지도화하는 경우 범위는 엔드투엔드일 수도 있고 공급업체 선택과 같은 일부일 수도 있습니다.
좋은 값 스트림 매핑 소프트웨어 를 사용하면 필요한 세분화 수준을 파악하는 데 도움이 됩니다. 일을 시작하기 전에 다음을 사용하세요 ClickUp 문서 를 클릭하여 노력의 범위와 가드레일을 포함한 프로세스 문서를 확인하세요.
데이터 수집
단계, 작업, 입력, 출력, 의사 결정 지점 및 관련 역할을 포함하여 프로세스에 대한 모든 필요한 정보를 수집하세요.
팀원 및 이해관계자와의 인터뷰는 이러한 정보를 수집하는 좋은 방법입니다. 다음을 사용할 수도 있습니다 ClickUp 양식 를 통해 이해관계자를 대상으로 설문조사를 실시하여 정확한 데이터를 수집합니다.
ClickUp 양식을 사용하여 빠른 조치를 위한 응답 캡처
시작 및 종료 지점 식별
프로세스의 시작과 끝을 명확하게 정의하세요. 이렇게 하면 세부 프로세스 지도의 경계를 설정하고 모든 관련 활동을 포함할 수 있습니다.
조달을 예로 들면, 프로세스는 필요를 파악하는 것으로 시작하여 상품을 수령하고 공급업체에 대금을 지불하는 것으로 끝날 수 있습니다.
부족한 부분 채우기
시작점과 끝점을 다음 중 하나에 배치합니다 프로세스 지도 도구 . 그런 다음 문서화한 각 단계와 결정 시점을 순차적으로 추가하세요. 일관성과 명확성을 위해 표준 프로세스 지도 기호를 사용하세요. ClickUp 화이트보드 는 프로세스를 원하는 대로 지도화할 수 있는 깔끔한 캔버스를 제공합니다. 비효율적인 부분이 발견되어 아이디어를 브레인스토밍하고 싶을 때는 ClickUp 마인드 맵 를 사용하여 시나리오를 작성하세요.
ClickUp 마인드 맵을 사용하여 시나리오 구축하기
프로세스 지도를 처음 사용한다면 ClickUp의 템플릿을 사용해 보세요:
- ClickUp의 프로세스 매핑 템플릿 은 초보자에게 이상적입니다. 맞춤형 상태 및 목록을 통해 작업과 활동을 효과적으로 추적할 수 있습니다
- 더 고급 버전을 원하시면ClickUp의 프로세스 지도 화이트보드 템플릿* ClickUp은 또한 다양한값 스트림 매핑 템플릿 효율적인 지도 작성을 위한 템플릿을 제공하여 시간을 절약합니다
책임 할당
스윔레인을 프로세스 지도에 통합하여 다양한 역할이나 부서의 책임을 명확히 구분하세요. 예를 들어 조달 팀, 재무 부서, 공급업체를 위한 별도의 스윔레인을 사용하면 승인, 결제, 배송을 담당하는 주체를 한 눈에 파악할 수 있습니다.
프로세스 검증
프로세스 지도의 초안이 완료되면 프로세스에 관련된 이해관계자와 함께 이를 검토하고 검증합니다. 이 단계에서는 지도가 실제 프로세스를 정확하게 반영하고 필요한 모든 세부 사항을 포함하고 있는지 확인합니다.
또한 간과했던 불일치나 비효율적인 부분을 파악할 수 있는 기회이기도 합니다.
분석 및 최적화
검증된 프로세스 지도를 통해 비효율성, 병목 현상 또는 중복이 있는지 프로세스를 분석하세요. 단계 재구성, 병목현상 제거, 책임 재배분, 새로운 tool 도입 등 개선 아이디어를 도출하고 피드백을 구하세요.
이러한 프로세스 개선 사항을 실행하고 진행 상황을 지속적으로 모니터링하세요.
ClickUp의 프로세스 지도로 비즈니스를 올바른 방향으로 이끌어 보세요
좋은 프로세스 지도는 그 지도를 사용하는 모든 사람에게 정확한 방향을 제시합니다. 이것이 바로 전 세계적으로 비즈니스에서 가장 많이 사용하는 기술 중 하나인 이유입니다.
프로세스 지도는 효과적이지만 올바른 도구가 없으면 어려울 수 있습니다. ClickUp의 프로젝트 관리 소프트웨어는 이러한 요구를 염두에 두고 설계되었습니다.
화이트보드, 마인드 맵, 작업 목록, 체크리스트, 템플릿을 갖춘 ClickUp은 원하는 기법으로 포괄적인 프로세스 맵을 구축하는 데 필요한 모든 것을 제공합니다.
비즈니스 프로세스 지도를 작게 시작하세요. 지금 ClickUp을 무료로 사용해 보세요 .
비즈니스 프로세스 지도에 대한 ## 자주 묻는 질문
1. 효과적인 프로세스 지도를 위한 4단계는 무엇인가요?
효과적인 지도 작성을 위한 4단계는 다음과 같습니다:
- 범위 정의
- 데이터 수집
- 프로세스 지도 만들기
- 분석 및 개선
2. 프로세스 지도의 다섯 가지 수준은 무엇인가요?
가장 광범위한 개요부터 가장 상세한 문서까지 세분성에 따라 구성된 프로세스 지도의 5단계 수준은 다음과 같습니다:
- 가치 흐름 지도: 핵심 비즈니스 기능 또는 프로세스의 조감도 보기
- 상위 수준: 각 핵심 기능 내의 주요 프로세스에 대한 폭넓은 보기
- 활동 수준: 작업 순서 및 의사 결정 지점을 포함하여 프로세스 내 각 활동의 확대 보기(Zoom in)
- 사용자 수준: 각 사용자가 담당하는 작업/활동별로 구성됩니다
- 작업 수준: 프로세스에서 각 작업을 수행하기 위한 단계별 지침을 제공하는 가장 세부적인 수준입니다
3. 프로세스 지도의 예시란 무엇인가요?
고객 서비스 문의에 대한 간단한 프로세스 지도의 예시를 생각해 보세요.
시작: 고객이 문의를 제출합니다. 이메일, 전화, 웹 양식 등 모든 채널을 통해 문의를 제출할 수 있습니다.
문의 로깅: 문의가 고유 식별자와 우선순위가 지정된 추적 시스템에 티켓으로 기록됩니다. 이 작업은 대부분 자동화되어 있습니다.
담당자 배정: 이용 가능 여부, 티켓 심각도/우선순위 등에 따라 담당자가 문의에 배정됩니다.
해결: 배정된 담당자가 문의를 검토하고 필요한 조치를 취한 후 고객에게 응답합니다. 이 단계는 문의의 복잡성에 따라 여러 하위 단계를 포함할 수 있습니다.
종결: 고객 확인 후 담당자가 티켓을 닫힘으로 표시합니다.피드백: 피드백을 수집하기 위해 고객에게 설문조사가 자동으로 전송됩니다.