2024년 최고의 기록 관리 소프트웨어 및 시스템 10가지

저명한 저자이자 컴퓨터 과학자인 데미안 콘웨이는 이렇게 말했습니다: "문서는 자신에게 쓰는 러브레터입니다."

Conway의 말은 코딩 원칙에 관한 것이지만, 깔끔하고 명확한 문서는 비즈니스 운영에서 과소평가되고 종종 소홀히 다루어지는 부분이지만 수많은 이점을 제공합니다.

비즈니스를 운영하려면 원활한 운영에 도움이 되는 여러 가지 중요한 문서가 필요합니다. 다음과 같은 중요한 문서를 작성하기 위해 열심히 일합니다 법적 계약서 , 직원 파일 , 표준 운용 절차 (SOP) , 비상 플랜 등을 확인하세요.

하지만 누군가 액세스하거나 감사해야 할 때는 어떻게 될까요? 디지털화하는 것이 첫 번째 단계입니다.

하지만 종이 기록을 디지털화하려고 할 때 규제가 없는 문서 관리 시스템에서 분실되거나 손상되는 것을 어떻게 방지할 수 있을까요?

직원들이 필요한 기록을 찾아서 사용할 수 있도록 하려면 어떻게 해야 할까요? 그리고 기록 보관에 적용되는 끊임없이 변화하는 법률과 규정을 어떻게 준수할 수 있을까요?

이러한 문제로 어려움을 겪고 있거나 현재 기록 관리 시스템을 개선하고 싶다면 이 문서가 도움이 될 것입니다. 2024년 최고의 기록 관리 소프트웨어 및 시스템 10가지 목록을 정리했습니다.

이러한 도구는 다음과 같은 도움을 줄 것입니다 기록 정리, 관리, 보호 적시에 적절한 사람들에게 제공하세요. 자세히 알아보려면 계속 읽어보세요! 🚀

기록 관리 소프트웨어란 무엇인가요?

기록 관리 소프트웨어는 비즈니스 관련 문서나 기록을 추적, 저장, 액세스, 공유, 정리하기 위해 비즈니스에서 활용하는 솔루션입니다. 기록 관리 소프트웨어는 문서 생성부터 문서가 폐기될 때까지 모든 기록을 관리합니다. 기록 관리 소프트웨어는 지식 공유, 규정 준수 요건 충족, 위험 관리에 필수적입니다.

기록 관리 소프트웨어에서 무엇을 찾아야 하나요?

디지털 기록 관리는 문서를 효과적으로 저장, 액세스, 관리하고자 하는 모든 비즈니스에 필수적입니다. 특정 요구와 목표에 맞는 소프트웨어를 찾아야 합니다.

다음은 기록 관리 소프트웨어를 선택할 때 살펴봐야 할 몇 가지 주요 기능입니다:

• 가져오기 및 스캔 기능: 이메일, 클라우드 스토리지, 기타 애플리케이션 등 다양한 소스에서 문서를 쉽게 가져올 수 있는 소프트웨어가 필요합니다. 이를 통해 문서를 통합하고 팀과 공유할 수 있습니다. 아직 종이 기록이 있다면 이를 스캔하여 디지털 파일로 변환할 수 있는 소프트웨어가 필요합니다
• 접근 제어 및 보안: 민감한 데이터를 무단 액세스나 침해로부터 보호하는 소프트웨어를 찾으세요. 사용자, 그룹, 부서별로 권한과 역할을 설정할 수 있어야 합니다. 선택한 기록 관리 소프트웨어가 데이터를 암호화하고 관련 법률과 규정을 준수하는지 확인하세요
• 자동화 및 워크플로우: 비즈니스 프로세스를 간소화할 수 있는 소프트웨어를 선택하고시간 절약 그리고 노력을 절약하세요. 워크플로우를 만들고 승인, 알림, 알림 또는 보고와 같은 작업을 자동화할 수 있어야 합니다. 또한 CRM, ERP 또는 회계 소프트웨어와 같은 다른 도구와 통합되는 소프트웨어를 찾아야 합니다
• 사용자 정의 및 확장성: 데이터 필드, 라벨, 카테고리 또는 보기를 사용자 정의할 수 있어 변화하는 요구와 선호도에 맞게 조정할 수 있는 소프트웨어가 이상적입니다. 비즈니스의 성장이나 변화에 따라 확장하거나 적응할 수 있는 소프트웨어 제품을 선택하세요
• 안정성 및 신뢰성: 마지막으로, 의존성과 신뢰성을 갖춘 기록 관리 소프트웨어가 필요합니다. 평판이 좋고, 긍정적인 리뷰와 고객 만족도가 높은 소프트웨어를 찾으세요. 또한 지원, 업데이트, 백업을 제공하는 소프트웨어를 찾아야 합니다

이러한 기능을 염두에 두고 2024년 최고의 기록 관리 소프트웨어 및 시스템 10가지의 엄선된 목록에서 선택할 준비를 하세요.

2024년에 사용할 최고의 기록 관리 소프트웨어 10선

1. ClickUp

ClickUp에서 제공하는 간편한 사용자 지정 도구로 기록과 프로젝트를 빠르게 정리하세요 ClickUp의 강력하고 다재다능한 기록 관리 소프트웨어 를 사용하면 비즈니스 전반에서 데이터를 정리, 관리, 공유할 수 있습니다. 여러 부서 또는 프로젝트를 위한 스페이스와 폴더를 만들고 각각에 대한 권한과 역할을 설정할 수 있습니다.

또한 다음을 사용해 새 문서를 만들 수도 있습니다 ClickUp 문서 는 작업 공간에서 다른 회원들이 공유하고 액세스할 수 있는 문서입니다. ClickUp을 사용하면 문서 생성 중 및 생성 후에 문서 검토, 확인, 업데이트와 같은 작업을 설정할 수 있어 어떤 것도 놓치지 않을 수 있습니다.

ClickUp Docs로 중앙 집중식 디지털 공간에서 문서를 작성하고 쉽게 공유하세요

다음과 같이 데이터 정리 및 시각화를 간소화하는 다른 기능도 사용할 수 있습니다 ClickUp의 사용자 지정 필드 , ClickUp 맞춤형 보기 및 클릭 업 대시보드 .

ClickUp의 상세한 계층 구조를 통해 프로젝트를 시각화할 수 있습니다 ClickUp의 프로젝트 계층 구조 는 팀이 진행 중인 여러 프로젝트에 대해 다양한 하위 테마로 작업 공간을 만들 수 있도록 도와줍니다. 예를 들어, '크리에이티브 팀' 작업 공간 내에서 다양한 팀과 프로젝트에 대한 하위 카테고리를 추가할 수 있습니다.

또한, 다음을 사용할 수 있습니다 ClickUp의 비즈니스 기록 장부 템플릿을 사용하여 조직의 필수 문서에 대한 기록을 관리하세요. 이를 통해 기록 보관 규정을 준수하고 모든 중요한 문서를 한곳에 모을 수 있습니다.

이 템플릿 다운로드하기

ClickUp의 장부 비즈니스 템플릿을 사용해 회사의 중요한 기록을 보관하세요

이러한 기능을 통해 데이터 구조, 표시 및 분석을 맞춤형으로 설정할 수 있으므로 ClickUp은 데이터 관리 및 협업에 이상적입니다.

ClickUp 대시보드에서 프로젝트와 팀의 진행 상황을 추적하세요

ClickUp 최고의 기능:

• 다음 용도로 ClickUp 문서 사용공동 작업 문서 생성 및 편집
• 사용자 지정 필드를 활용하여 문서 유형, 상태, 우선순위, 소유자 등의 정보를 저장하고 표시하세요
• 맞춤형 보기를 사용해 주요 메트릭과 지표를 모니터링하세요
• 스페이스, 폴더 등에 대한 권한을 설정하고 액세스를 제어하세요

ClickUp 한도:

• 일부 사용자는 고급 기능에 대해 더 가파른 학습 곡선을 보고합니다

ClickUp 가격:

• free Forever: 무료
• 무제한: 사용자 당 월 $ 7 / 월
• Business: 사용자당 $12/월
• Enterprise: 가격 문의
• ClickUp Brain: 모든 유료 플랜에서 $5/작업 공간 회원/월 사용 가능

ClickUp 평가 및 리뷰:

• G2: 4.7/5 (9,000개 이상의 리뷰)
• Capterra: 4.7/5 (4,000개 이상의 리뷰)

2. FileHold

via FileHold FileHold는 문서 관리를 간소화하도록 설계된 강력한 문서 관리 시스템입니다.

모든 유형의 기록을 위한 안전한 저장소와 원활한 탐색을 위한 사용자 친화적인 인터페이스를 제공합니다.

데이터 보안에 중점을 둔다면 FileHold가 적합할 수 있습니다. FileHold는 사용자가 기록을 쉽게 정리하고 보안을 유지하면서 규정 표준을 준수할 수 있도록 도와줍니다.

FileHold 주요 기능:

• Enterprise급 문서 및 기록 관리 활용
• 고급 문서 스캔 및 이미징 기능 사용
• 워크플로우 자동화를 통한 프로세스 간소화
• 보안 강화를 위한 역할 기반 액세스 제어 설정

파일보관 한도:

• 다른 대안에 비해 타사 통합이 한도 제한됨
• 인터페이스 디자인이 다른 솔루션만큼 현대적이거나 직관적이지 않을 수 있습니다

FileHold 가격:

• 기업: 사용자당 월 $10/월
• 클라우드/인하우스 서버: 사용자당 월 $15/월
• 익스프레스 : 사용자 5명당 월 $15
• 클라우드 (Microsoft Azure) : 사용자 당 $ 30 / 월
• 맞춤형 플랜 : 가격 문의하기

FileHold 평가 및 리뷰:

• G2: 4.6/5 (30개 이상의 리뷰)
• Capterra: 4.7/5 (45+ 리뷰)

3. DocSavy

via DocSavy DocSavy는 문서를 효율적으로 저장, 정리, 액세스할 수 있도록 도와주는 클라우드 기반 기록 관리 소프트웨어입니다. 태그, 메타데이터, 연관을 사용하여 문서의 종류와 보관 위치를 정의할 수 있습니다.

매우 효과적인 전체 텍스트 검색과 필터를 통해 필요한 문서를 쉽고 빠르게 찾을 수 있습니다. 동시에 고급 보안 기능으로 민감한 정보를 보호합니다. 거창하지 않지만 사용자 친화적인 기능을 갖춘 DocSavy는 진정한 기록 관리 도구입니다.

DocSavy의 최고의 기능:

• 문서를 업로드, 스캔 또는 이메일로 전송하여 클라우드에 저장
• 문서 유형, 카테고리, 상태, 소유자 등 기록에 태그를 할당하세요
• 키워드, 구문 또는 연산자를 사용하여 문서 검색
• 이메일, 링크 또는 통합 기능을 사용해 팀원, 클라이언트, 파트너와 문서 공유

DocSavy 한도:

• 더 강력한 솔루션에 비해 고급 자동화 기능이 부족합니다.
• 복잡한 대규모 기업에는 확장성이 제한됨문서 관리 요구사항.

DocSavy 가격:

• 스타터 플랜: 사용자당 $0.99/월
• 20 플랜 : 세 명의 사용자에 대해 월 $ 9.99 / 월
• 50 플랜 : 7 명의 사용자를위한 $ 49.00 / 월
• 100 플랜 : $ 99 / 월
• 200 플랜 : $ 149.99 / 월
• 300 플랜 : $199.99 / 월
• 맞춤형 플랜

DocSavy 평가 및 리뷰:

• G2: 리뷰가 충분하지 않음
• Capterra: 리뷰가 충분하지 않음

4. Veeva Vault

via 비바 볼트 Veeva Vault는 생명 과학 및 의료와 같이 규제가 엄격한 산업을 위해 특별히 설계된 클라우드 플랫폼입니다. 단일 플랫폼에서 콘텐츠와 데이터를 관리할 수 있는 매우 안전하고 포괄적인 솔루션입니다.

임상시험, 규제 제출, 품질 문서 등의 문서를 생성, 저장, 액세스 및 공유하는 데 Veeva Vault를 사용할 수 있습니다.

Veeva Vault는 완벽한 데이터 무결성과 규정 준수를 보장합니다. 강력한 보안 조치는 최고의 품질, 확장성 및 성능 표준을 충족합니다.

Veeva 최고의 기능:

• 문서 생성부터 승인, 배포 및 보관까지 문서의 전체 수명 주기 관리
• 문서가 FDA, EMA 또는 ISO와 같은 관련 법률 및 규정을 준수하는지 확인합니다
• 전자 서명을 사용하여 문서를 안전하고 효율적으로 저자 승인

Veeva 한도:

• 사용자는 기업용 버전이 다른 도구에 비해 상대적으로 가격이 높다고 보고합니다
• 특정 산업별 요구 사항에 따라 맞춤형 옵션이 한도 제한될 수 있습니다

Veeva 가격:

• free Forever
• Enterprise: 맞춤형 가격 책정

Veeva 평가 및 리뷰:

• G2: 4.1/5 (40개 이상의 리뷰)
• Capterra: 4.5/5 (20개 이상의 리뷰)

5. SharePoint

via SharePoint SharePoint는 Microsoft에서 개발한 문서 관리 및 협업 플랫폼입니다. 모든 규모와 업종의 비즈니스에서 널리 사용되는 SharePoint를 사용하면 정의된 정책과 프로세스에 따라 기록을 처리하는 과정을 모니터링하고 보고서를 작성할 수 있습니다.

SharePoint는 다음과 같은 경우에 이상적입니다 기록 관리 microsoft 제품군을 사용하는 경우 Word, Excel, PowerPoint 및 OneDrive와 같은 Office 365 앱과 원활하게 통합됩니다.

이 tool을 사용하면 문서를 안전하게 저장, 정리, 공유하여 협업과 생산성을 향상시킬 수 있습니다.

SharePoint 최고의 기능:

• 문서 라이브러리를 만들어 문서를 중앙 집중식 위치에 저장하고 관리하세요
• 버전 기록을 사용하여 문서 변경 내용 추적 및 복원
• Office 365 앱을 사용하여 문서 액세스 및 편집

SharePoint 한도:

• 문서 라이브러리의 데이터 스페이스 한도 제한
• 맞춤형 옵션에는 기술 전문 지식이 필요함

SharePoint 가격:

• SharePoint(플랜 1): 사용자당 월 $5.00/월
• Microsoft 365 Business Standard: 사용자당 $12.50/월

SharePoint 평가 및 리뷰:

• G2: 4/5 (8,000개 이상의 리뷰)
• Capterra: 4.3/5 (5,000개 이상의 리뷰)

6. Fluix

via Fluix Fluix는 기업이 한 곳에서 문서를 디지털화하고 일상적인 작업을 자동화할 수 있도록 도와주는 코드 없는 소프트웨어 솔루션입니다. 팀이 이동 중에도 문서 관련 프로세스를 간소화하고 효율성을 개선하며 규정 준수를 보장할 수 있도록 설계되었습니다.

Fluix는 모바일 팀에 이상적이며, 모바일 장치에서 쉽게 문서에 서명하고 관리할 수 있습니다. 오프라인에서도 일하고 온라인 상태에서도 데이터를 동기화할 수 있습니다.

Fluix 주요 기능:

• IOS 또는 Android 장치를 사용해 언제 어디서나 문서에 액세스하세요
• 하이라이트, 노트, 스탬프, 그림을 사용해 문서에 주석 달기 및 편집
• 승인, 알림 또는 알림과 같은 문서 워크플로우 및 프로세스 자동화

플루익스 한도:

• 다른 플랫폼에 비해 타사 애플리케이션과의 통합이 한도 제한됨

플루익스 가격:

• 플루익스 코어: 사용자당 월 $30
• Enterprise: 가격 문의는 영업팀에 문의하세요

Fluix 평가 및 리뷰:

• G2: 리뷰가 충분하지 않음
• Capterra: 4.8/5 (40개 이상의 리뷰)

7. 알프레스코 플랫폼

via 알프레스코 플랫폼 Alfresco는 기업이 단일 위치에서 하드 카피부터 디지털 기록까지 관리하고 보안을 유지하는 데 도움이 되는 오픈 소스 보안 웹 인터페이스입니다.

Alfresco를 사용하면 모든 기록에 대한 엔드투엔드 수명주기 관리 및 거버넌스 솔루션을 확보할 수 있습니다. 또한 이 솔루션을 사용하면 법률과 규정을 준수할 수 있습니다.

모든 규모의 조직의 요구와 선호도에 맞게 조정할 수 있는 유연하고 확장 가능한 솔루션을 찾고 있다면 Alfresco를 고려해 볼 가치가 있습니다.

Alfresco 플랫폼 주요 기능:

• 메타데이터, 카테고리, 태그를 사용해 중앙 리포지토리에 기록을 정리하고 저장하세요
• 승인, 검토, 감사 등의 프로세스 및 워크플로우 간소화
• 채팅, 비디오 또는 소셜 미디어를 사용하여 팀원들과 소통하고 협업하세요

Alfresco 플랫폼 한도:

• 설정 및 맞춤형 설정에 대한 지원이 필요하며, 소규모 조직에는 어려울 수 있습니다
• 사용자 인터페이스가 다른 솔루션만큼 직관적이지 않을 수 있음

Alfresco 플랫폼 가격:

• 알프레스코 커뮤니티: 무료
• 기본 팀 : 사용자 당 월 $ 2 / 월
• Enterprise : 사용자당 $22/월

Alfresco 플랫폼 평가 및 리뷰:

• G2: 3.6/5 (40개 이상의 리뷰)
• Capterra: 4.1/5 (20개 이상의 리뷰)

8. OpenText

via OpenText OpenText는 모든 기능을 갖추고 확장성이 뛰어난 엔터프라이즈급 기록 관리 소프트웨어 솔루션으로, 조직의 효율성과 규정 준수를 개선하는 데 도움을 줍니다.

OpenText의 안전한 단일 플랫폼을 통해 기업 전체에서 전자 및 물리적 콘텐츠를 정리하고 공유할 수 있습니다.

문서 관리 소프트웨어로 혁신적인 AI의 힘을 활용하고 싶다면 이상적인 솔루션입니다.

OpenText 최고의 기능:

• 스캐너, 모바일 장치, 이메일을 사용해 종이 문서를 디지털화하세요
• 안전하고 비용 효율적인 저장소 옵션을 사용하여 장기 보존 및 규정 준수를 위해 기록을 보관하세요
• 기록이 GDPR, HIPAA, SOX 등 관련 법률과 규정을 준수하는지 확인하세요
• 유연한 AI 및 분석 플랫폼인 OpenText Magellan을 사용하여 워크플로우 자동화

OpenText 한도:

• 특히 중소기업 비즈니스의 경우 많은 경쟁사보다 가격이 높음
• 복잡한 기능으로 인해 추가 교육이 필요할 수 있음

OpenText 가격:

• 맞춤형 가격 책정

OpenText 평가 및 리뷰:

• G2: 4.3/5 (20개 이상의 리뷰)
• Capterra: 리뷰가 충분하지 않음

9. Ademero

via Ademero Ademero는 문서 정리와 검색을 간소화하도록 설계된 문서 관리 도구입니다. 조직이 문서 관련 프로세스를 간소화하고 기록 보관의 전반적인 효율성을 개선하는 데 도움이 됩니다.

비즈니스의 계정 관리를 위해 Quickbooks를 사용한다면 긴밀한 통합과 자동화된 워크플로우를 갖춘 Ademero가 이상적인 선택이 될 것입니다.

Ademero 최고의 기능:

• 스캐너, 모바일 장치 또는 이메일을 사용하여 종이 문서를 스캔하세요
• 메타데이터를 사용해 문서 인덱스 생성
• 키워드, 구문 또는 연산자를 사용하여 문서 검색

Ademero 한도:

• 다른 기업 솔루션에 비해 제한된 수의 고급 기능과 직관적이지 않은 사용자 인터페이스

Ademero 가격:

• 호스트드 스탠다드: 사용자당 $35/월
• 호스팅 프리미엄 : 사용자당 월 $ 70

Ademero 평가 및 리뷰:

• G2: 리뷰가 충분하지 않음
• Capterra: 4.3/5 (41개 이상의 리뷰)

10. Hyland

via Hyland Hyland는 문서 관리, 기록 관리 및 비즈니스 프로세스 자동화를 제공하는 선도적인 기업 콘텐츠 관리 플랫폼입니다.

Hyland는 모든 업계의 조직이 콘텐츠, 데이터, 프로세스를 원활하게 통합하여 필요한 사람에게 적절한 정보를 언제 어디서나 제공할 수 있도록 지원합니다.

다양한 기록 보관 니즈가 있는 조직을 위한 신뢰할 수 있는 선택입니다.

Hyland 주요 기능:

• 스캐너, 모바일 장치 또는 이메일을 사용해 종이 문서 스캔
• 드래그 앤 드롭 도구와 템플릿을 사용해 승인, 검토, 감사 등의 프로세스 및 워크플로우 간소화
• 기록이 GDPR, HIPAA, SOX 등 관련 법률과 규정을 준수하는지 확인하세요

Hyland 한도:

• 구현 및 맞춤형화를 위해서는 Hyland 컨설턴트의 도움이 필요할 수 있으며 추가 비용이 발생할 수 있습니다

Hyland 가격:

• 가격 문의는 영업팀에 문의하세요

Hyland 평가 및 리뷰:

• G2: 4.3/5 (150개 이상의 리뷰)
• Capterra: 리뷰가 충분하지 않음

비즈니스에 가장 적합한 레코드 관리 시스템 선택하기

부지런히 관리되는 기록은 모든 비즈니스의 근간입니다. 기록에는 계약서, 송장, 보고서 등과 같은 중요한 정보가 담겨 있습니다. 강력한 기록 관리 시스템은 효율성과 협업을 개선하고 문서 보안과 규정 준수를 보장하는 데 도움이 될 수 있습니다.

이 목록의 각 소프트웨어는 고유한 기능과 이점을 제공합니다. 어떤 옵션을 선택하든 회사의 변화하는 요구사항에 맞게 조정되고 감사 보안을 충족하는지 확인하세요.

그중에서도 ClickUp의 다목적 프로젝트 관리 플랫폼이 단연 돋보입니다. 고급 기능, 사용자 중심 디자인, 효율적인 기록 관리를 위한 사용자 지정 옵션을 제공하는 기능으로 문서와 비즈니스를 위한 믿을 수 있는 올인원 업무용 솔루션입니다. 지금 바로 무료 ClickUp 계정에 가입하세요!